Smlouva o provedení certifikace D8
Smlouva o provedení certifikace D8
produkt D8 – Výrobky z drůbežího masa v režimu jakosti - Q CZ registrační číslo Žádosti o certifikaci ……..…………..
Níže uvedené smluvní strany uzavřely níže uvedeného dne ve smyslu příslušných ustanovení Občanského zákoníku v platném znění následující smlouvu:
1. Smluvní strany:
1.1. Dodavatel:
Státní veterinární ústav Jihlava (dále jen SVÚ) Certifikační orgán pro produkty (dále jen COP) Rantířovská 93/20, Horní Kosov, 586 01 Jihlava
Zastoupený ředitelem SVÚ Jihlava a vedoucím COP: MVDr. Xxxxxx Xxxxxxxx, Ph.D. Bankovní spojení: Česká národní banka
Číslo účtu: 34234681/0710
IČO: 13691554
DIČ: CZ13691554 (neplátce DPH)
1.2. Žadatel (dále jen Žadatel):
………………………………………………….…………….
………………………………………………….……………. Zastoupený:
Bankovní spojení:
Číslo účtu:
IČO:
DIČ:
Registrační číslo:
Statutární zástupce:
Osoba pověřená jednáním:
E-mail:
2. Kvalifikace certifikačního orgánu
2.1. SVÚ je na základě a v rozsahu Osvědčení o akreditaci Certifikačním orgánem pro produkty akreditovaným Českým institutem pro akreditaci, o.p.s. (dále ČIA) podle normy ČSN EN ISO/IEC 17065:2013.
3. Předmět smlouvy a rozsah plnění
3.1. Předmětem smlouvy je certifikace produktu Výrobky z drůbežího masa v režimu jakosti Q CZ podle Věstníku Ministerstva zemědělství (dále jen MZe), ročník 2018, částka 3 (dále jen Věstník) a v souladu s Certifikačním schématem podle SOP COP D8, verze 2 (vychází z ČSN EN ISO/IEC 17067, schéma 2, založeno na zkoušení).
3.2. Výstupy procesu certifikace jsou zejména:
a) Potvrzení o vstupu do režimu jakosti Q CZ (dále jen Potvrzení)
b) Certifikát
c) Zpráva o hodnocení / Zpráva o hodnocení dozoru
3.3. Potvrzení a Certifikát budou vydávány Žadateli v listinné podobě doporučenou poštou nebo předány osobně, ostatní výstupy doporučenou poštou, osobně nebo datovou schránkou po uhrazení úkonů, které s procesem certifikace souvisí.
3.4. Sledované období pro vydání Certifikátu je 12 měsíců od 1. dne následujícího měsíce po vydání Potvrzení o vstupu do režimu jakosti Q CZ, sledovaná období v rámci dozoru jsou opakovaně období 12 měsíců od 1. dne následujícího měsíce po vydání Certifikátu.
4. Práva a povinnosti Žadatele
4.1. Práva a povinnosti Žadatele vycházejí zejména z Věstníku MZe. Podpisem této smlouvy Žadatel potvrzuje, že se s tímto dokumentem seznámil. Uvedený materiál je k dispozici na portálu MZe xxxx://xxxxx.xx/xxxxxx/xxx/xxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxx-xxxxxxxx-xxx/xxxxxxxx- mze/vestniky-mze_vestnik-mze-2018-3.html a webových stránkách COP (xxx.xxxxxxxxxx.xx).
4.2. Žadatel zodpovídá a zajišťuje plnění certifikačních požadavků zejména následujícím způsobem:
a) Žadatel v průběhu celého procesu certifikace postupuje v souladu s Věstníkem MZe, ročník 2018, částka 3.
b) Žadatel je povinen zajišťovat dodání originálů laboratorních protokolů (z akreditované laboratoře) a originálu Prohlášení o nákupu a užití produktů D4, D5 nebo D7 od producenta, který prokazatelně vstoupil do režimu jakosti Q CZ a je držitelem platného Potvrzení o vstupu do režimu jakosti Q CZ a/nebo Certifikátu, a to v periodicky se opakujících sledovaných obdobích v rámci dozoru (12 měsíců) po vydání Potvrzení o vstupu do režimu jakosti Q CZ a/nebo Certifikátu. Žadatel je povinen zajistit přístup k odpovědným pracovníkům a dodavatelům Žadatele.
c) Prohlášení o nákupu a užití produktů D4, D5 nebo D7 provozovaných v režimu jakosti Q CZ od producentů drůbeže zpracovatelem drůbežích produktů musí být dodáváno ve formě přehledu o zpracovaném produktu s uvedením dodavatelů splňujících požadavky režimu jakosti Q CZ. Doklad musí obsahovat údaj o celkovém množství zpracovaného produktu za shodné období, aby bylo možno určit procento zpracovaného produktu ve kvalitě Q CZ. Vzor dokladu s nezbytnými údaji pro odeslání je uveden v příloze č. 2 této smlouvy. Doklad musí být opatřen podpisem oprávněné osoby.
d) Žadatel je povinen uvádět v Prohlášení o nákupu a užití produktů D4, D5 nebo D7 jen správné údaje, odpovídající skutečným množstvím zpracovaných produktů. V případě kontroly, která zjistí, že zpracované množství produktů v kvalitě Q CZ neodpovídá skutečnosti, dojde k odebrání Certifikátu.
e) Žadatel je povinen zajišťovat dodání těchto protokolů, prohlášení, dokumentace a záznamů pro prověřování (provozních podkladů, účetních dokladů a průvodní dokumentace dokládající nákup), které osvědčují kvalitu tohoto produktu v režimu jakosti Q CZ, na COP průběžně, vždy ve stanovených intervalech po celou dobu sledovaného období před vydáním Certifikátu, jakož i v následných sledovaných obdobích v rámci dozoru po vydání Certifikátu, a to vždy nejpozději do 15. dne měsíce následujícího po povinnosti tyto sledované parametry, prohlášení a doklady doložit.
f) Žadatel zodpovídá za správnou identifikaci svých vzorků platným registračním číslem na akreditovaných protokolech. Registrační číslo uvedené na laboratorních protokolech musí být identické s registračním číslem uvedeným v této smlouvě.
g) laboratorní protokoly (originály v listinné podobě) dodané na COP za účelem certifikace musí být ze zkušební laboratoře akreditované podle ČSN EN ISO/IEC 17025 akreditačním orgánem, který je signatářem dohody ILAC MRA.
h) rozsah a četnost vyšetření akreditované laboratoře musí odpovídat specifikaci uvedené ve Věstníku MZe, ročník 2018, částka 3.
i) Žadatel je povinen během celého procesu certifikace a dozoru spolupracovat s COP na odstranění případných neshod, vyplývajících zejména z výsledků vyšetření, které neodpovídají požadovaným parametrům.
j) Žadatel spolupracuje s COP při řešení případných stížností, šetřených COP a dodržuje pravidla používání Certifikátu.
k) Žadatel má povinnost sledovat a implementovat příslušné změny spojené s certifikací sdělené COP na webových stránkách: xxx.xxxxxxxxxx.xx
l) Žadatel informuje písemně bez prodlení COP o změnách, které mohou ovlivňovat jeho schopnost plnit certifikační požadavky. Zejména o modifikaci produktu, o změně kontaktní adresy Žadatele a dalších významných změnách.
m) Žadatel je povinen vést záznamy o všech stížnostech jemu oznámených, které se týkají shody s certifikačními požadavky, přijímat vhodná opatření a na požádání tyto záznamy poskytnout k dispozici COP.
n) jsou-li při hodnocení v průběhu certifikace zjištěny neshody, je o nich pracovníkem COP pověřeným k danému hodnotícímu kroku Žadatel informován a je vyzván, aby stanovil vhodná nápravná opatření, tato opatření dokumentuje. Po zavedení nápravných opatření pak musí být část hodnocení, která prokázala neshodu, znovu provedena s cílem zjistit, zda opatření byla účinná. Pokud není z tohoto důvodu dodržen termín ukončení certifikace uvedený ve smlouvě, není tato skutečnost zaviněna certifikačním orgánem.
o) Žadatel souhlasí s tím, že u něj bude COP po dobu platnosti certifikace provádět dozor.
5. Práva a povinnosti COP
a) COP musí umožnit stejný přístup všem Žadatelům ke svým službám.
b) COP nakládá se všemi informacemi, které byly získány nebo vytvořeny v průběhu výkonu certifikačních činností jako s důvěrnými informacemi a zachází s nimi v souladu s Nařízením Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů.
c) COP zveřejňuje na svých webových stránkách xxx.xxxxxxxxxx.xx vzory Smluv o provedení certifikace (pro jednotlivé produkty).
d) COP vydává Žadateli po podepsání smlouvy oběma stranami a úhradě stanovených poplatků Potvrzení o vstupu do režimu jakosti Q CZ s platností 15 měsíců. Toto Potvrzení zasílá doporučeně poštou nebo předává Žadateli osobně.
e) COP v hodnoceném období sleduje, eviduje a vyhodnocuje výsledky laboratorních vyšetření, eviduje a vyhodnocuje množství zpracovaného produktu Žadatele dle požadovaných parametrů a jeho podíl na celkovém množství zpracovaného produktu.
f) Po posouzení shody ve 12-ti měsíčním sledovaném období k vydání Certifikátu zasílá COP Žadateli Zprávu o hodnocení spolu s Rozhodnutím o udělení / neudělení Certifikátu. Případné neshody řeší s Žadatelem.
g) COP zasílá Certifikát doporučeně poštou nebo předává Žadateli osobně.
h) COP zasílá periodicky vždy po 12-ti měsíčním sledovaném období dozoru Zprávu o hodnocení dozoru. První sledované dozorové období začíná 1. dnem následujícího měsíce po vydání Certifikátu a periodicky se 5x opakuje.
i) COP udržuje na svých webových stránkách xxx.xxxxxxxxxx.xx aktuální databázi vydaných Potvrzení o vstupu do režimu jakosti Q CZ a aktuální databázi vydaných Certifikátů.
j) COP na svých stránkách xxx.xxxxxxxxxx.xx oznamuje změny spojené s certifikací.
k) COP řeší s Žadatelem neshody, zjištěné v průběhu certifikace.
l) COP se zabývá všemi písemně podanými stížnostmi, odvoláními, námitkami. Na vyžádání Žadatelem COP poskytne Směrnici pro vyřizování stížností, podnětů a ostatních podání.
6. Pravidla pro používání Certifikátu COP
6.1. Po obdržení Potvrzení o vstupu do režimu jakosti Q CZ a Certifikátu je pro účely této smlouvy Žadatel označen také jako Držitel.
6.2. Držitel Certifikátu má právo uvádět informace o certifikaci pouze ve spojení s logem SVÚ Jihlava, a to po dobu platnosti Certifikátu:
a) v reklamě, v materiálech pro propagaci firmy.
b) ve své úřední korespondenci, v nabídkách a soutěžích.
c) v dokumentaci, která se vztahuje k certifikovanému produktu.
6.3. Držitel Certifikátu je povinen:
a) používat Certifikát v písemném projevu vždy včetně registračního čísla a názvu COP po dobu jeho platnosti, v souladu s rozsahem certifikace.
b) nepoužívat odkaz na certifikaci zavádějícím způsobem tzn., nesmí použít značku ČIA/ kombinovanou značku IAF MLA a/nebo textový odkaz na akreditaci Certifikačního orgánu pro produkty dle normy ČSN EN ISO/IEC 17065:2013. Držitel Certifikátu nesmí značku ČIA/ kombinovanou značku IAF MLA používat samostatně na svých produktech a jeho obalech, hlavičkových papírech, kancelářských potřebách apod.
c) písemně bez prodlení oznamovat COP veškeré změny, které by mohly mít vliv na plnění certifikačních požadavků.
d) podrobit se po dobu platnosti certifikace dozoru.
e) jestliže Držitel poskytuje jiným osobám kopie certifikačních dokumentů, musí být dokumenty reprodukovány jako celek.
f) Držitel Certifikátu musí po pozastavení platnosti certifikace okamžitě přestat v odkazování na certifikaci produktu. Musí také přestat publikovat veškeré dokumenty odkazující na certifikaci produktu a zastavit distribuci existujících dokumentů, které takový odkaz obsahují.
g) po ukončení platnosti, pozastavení nebo odnětí certifikace přestat používat Certifikát, včetně odkazů na Certifikát.
h) vést záznamy o všech stížnostech a následných nápravných opatřeních a na vyžádání je předložit COP.
i) splňovat jakékoli požadavky COP vztahující se k používání informací souvisejících s produktem.
6.4. Nesprávné použití Certifikátu nebo zneužití Certifikátu:
a) v případě zjištění nesprávného používání Certifikátu je až do provedení nápravy pozastavena platnost certifikace.
b) COP informuje ihned písemně doporučeným dopisem nebo datovou schránkou držitele certifikátu o neshodě a pozastavení certifikace a vyžádá si v určené lhůtě zpracování nápravných opatření.
c) reaguje-li držitel Certifikátu v požadované lhůtě a jím přijatá nápravná opatření v určené lhůtě účinně napraví nežádoucí stav, je po následné kontrole COP pozastavení certifikace zrušeno, držitel je písemně o tomto kroku informován spolu s informacemi o hodnocení nápravných opatření.
d) nereaguje-li Žadatel v požadované lhůtě, popřípadě jím přijatá náprava neřeší okamžitě a účinně nežádoucí stav, je mu Certifikát odebrán, na tuto skutečnost je upozorněn písemně.
e) Držitel nepoužívá svoji certifikaci produktu takovým způsobem, který by diskreditoval certifikační orgán, a nevydává žádné prohlášení týkající se jeho certifikace produktu, které by certifikační orgán mohl považovat za zavádějící nebo neoprávněné.
6.5. Nesprávné používání Certifikátu zahrnuje i zneužití Certifikátu (tj. úmyslné nesprávné použití), či padělání Certifikátu. COP je v takovém případě oprávněn platnost certifikace odejmout či pozastavit a tuto skutečnost zveřejnit na svých webových stránkách xxx.xxxxxxxxxx.xx , popř. podniknout odpovídající právní kroky.
7. Účtování provedených úkonů, cena a fakturace
7.1. Skutečně provedené úkony certifikace budou fakturovány dle sazeb platného ceníku certifikace, který je přílohou č. 1 této smlouvy.
7.2. Splatnost faktur je 14 dnů. Doklady o provedených úkonech (Potvrzení o vstupu do režimu jakosti Q CZ, Certifikát, Zpráva o hodnocení / hodnocení dozoru) budou klientovi vydány vždy až po řádném uhrazení faktury za provedené úkony.
8. Odstoupení od smlouvy
8.1. Pokud nemá Žadatel zájem pokračovat v procesu certifikace, může od této smlouvy odstoupit. V takovém případě je COP oprávněn fakturovat Žadateli již provedené úkony.
8.2. Výpovědní lhůta je jeden měsíc a začne plynout prvního dne měsíce následujícího po doručení písemné výpovědi.
9. Závěrečná ustanovení
9.1. Smlouva se uzavírá na dobu určitou – po dobu platnosti Potvrzení o vstupu do režimu jakosti Q CZ, Certifikátu.
9.2. Změny smlouvy, přílohy a dodatky budou řešeny písemně, formou jednotlivě číslovaných dodatků ke smlouvě.
9.3. Smlouva je vyhotovena ve dvou stejnopisech. Každá ze smluvních stran obdrží po jednom vyhotovení.
9.4. Smlouva nabývá platnosti a účinnosti dnem jejího podpisu oběma smluvními stranami.
9.5. Obě smluvní strany prohlašují, že smlouvě porozuměly a souhlasí s ní, což stvrzují svými podpisy.
V Jihlavě dne................................ V…………….…………dne…………..
....................................................... ....................................................
Ředitel SVÚ Jihlava Žadatel
a vedoucí COP
Příloha č.1 - Ceník úkonů spojených s certifikací
Příloha č. 2 – Vzor Prohlášení o nákupu a užití produktů D4, D5 nebo D7
Příloha č. 3 – Kopie platného Dokladu o schválení / registraci vydaný kompetentní autoritou (kopii zašle Žadatel společně s podepsanou Smlouvou o provedení certifikace)
Příloha č. 1 – Ceník úkonů spojených s certifikací
Registrace a přezkoumání žádosti 500 Kč
Vyhotovení Smlouvy a vydání Potvrzení o vstupu do režimu jakosti Q CZ 1000 Kč
Sledování a evidence plnění požadovaných parametrů Q CZ / 1 sledovaný rok 6000 Kč
Vyhodnocení plnění kritérií za sledované období (12 měsíců) a vydání: | ||
Certifikátu / Zprávy o hodnocení / Zprávy o hodnocení dozoru | 800 | Kč |
Evidence a vyhodnocení nápravných opatření | 900 | Kč |
Vystavení Duplikátu:
Potvrzení / Certifikátu / Zprávy o hodnocení / Zprávy o hodnocení dozoru 200 Kč
Poštovné 30 Kč
COP není plátcem DPH.
Provedené úkony budou hrazeny na základě vystavených faktur.
………………………………………………
XXXx. Xxxxx Xxxxxx, Ph.D. ředitel SVÚ Jihlava a vedoucí COP
Příloha č. 2 – Vzor Prohlášení o nákupu a užití produktů D4, D5 nebo D7
Prohlášení o nákupu produktů provozovaných v režimu jakosti Q CZ od producentů drůbeže zpracovatelem drůbežích produktů pro potřeby certifikace
Název firmy:
Adresa:
IČO:
Registrační číslo zpracovatele: CZ……………………
Číslo Potvrzení o vstupu do režimu jakosti Q CZ a/nebo Certifikátu:
D8 - ………………….…………..
Registrační číslo dodavatele: CZ…………………….
Dokladované období (rok): od…………..……..do………..…………
Celkové množství nakoupeného a zpracovaného produktu (v kg) | ………………………… |
Celkové množství nakoupeného a zpracovaného produktu v režimu jakosti Q CZ (v kg) od producenta, který prokazatelně vstoupil do režimu jakosti Q CZ a je držitelem platného Potvrzení o vstupu do režimu jakosti Q CZ a/nebo Certifikátu | D4 ………………………… D5 ………………………… D7 ………………………… |
Oprávněná osoba svým podpisem stvrzuje, že výše uvedené údaje jsou pravdivé a dohledatelné pro kontrolu v dokumentaci Žadatele.
V……………………….. dne…………………
……………………..……… Razítko a podpis oprávněné osoby