Smlouva na tvorbu a implementaci workflow do intranetu Probační a mediační služby

Smlouva na tvorbu a implementaci workflow do intranetu Probační a mediační služby

uzavřená dle § 1746 odst. 2 a násl. zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Občanský zákoník“)

Níže uvedeného dne, měsíce a roku smluvní strany

Česká republika - Probační a mediační služba

se sídlem: Xxxxxxxxx xxxxxxx 000/0, 000 00, Xxxxx XXX: 70888060

DIČ: není plátcem DPH

Zastoupena: PhDr. Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx, ředitelkou bankovní spojení:

(dále jen „Objednatel“)

a

XPIS s.r.o.

se sídlem: Stříbrná Skalice 405, 281 67 Stříbrná Skalice

IČO: 28867424

DIČ: CZ28867424

Zastoupena: Xxxxxxxxxxx Xxxxxxxx, jednatelem společnosti Bankovní spojení:

(dále jen „Zhotovitel“)

(Objednatel a Zhotovitel společně dále též jen „Strany“ a každý z nich samostatně „Strana“) uzavírají tuto smlouvu (dále jen „Smlouva“) a projevují vůli řídit se všemi jejími ustanoveními.

Čl. 1

Předmět a účel Smlouvy

1.1 Uzavření Smlouvy je výsledkem veřejné zakázky malého rozsahu s názvem

„Tvorba a implementace workflow“ ve smyslu ustanovení § 27 spolu s § 31 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů.

1.2 Zhotovitel se touto Smlouvou zavazuje za níže sjednaných podmínek zhotovit pro Objednatele Dílo spočívající v tvorbě a implementaci workflow intranetu Probační a mediační služby (dále jen „Dílo“). Specifikace Díla je uvedena v příloze č. 1.

1.3 Zhotovitel je dále vázán svou nabídkou ze dne 13. 4. 2021, kterou Objednateli

poskytl v rámci průzkumu trhu, jehož výsledkem je uzavření této Smlouvy.

1.4 Zhotovitel se zavazuje zhotovit Dílo do 30. 6. 2021.

1.5 Zhotovitel prohlašuje, že je odborníkem, že je plně odborně kvalifikovaný pro poskytování Díla a že disponuje veškerými veřejnoprávními oprávněními či povoleními, která jsou pro plnění této Smlouvy právními předpisy vyžadována.

1.6 Zhotovitel bude provádět Dílo na výzvu Objednatele osobám, které Objednatel

určí, a v souladu s jeho požadavky, jak je specifikováno níže.

1.7 Zhotovitel se zavazuje zhotovit Dílo osobně; poddodavatele je oprávněn použít jen v případě, bude-li o tom písemně informovat kontaktní osobu Objednatele a zaváže-li jej ke splnění povinností vyplývajících ze Smlouvy ve stejném rozsahu, jako je zavázán sám.

Čl. 2

Cena a platební podmínky

2.1 Objednatel se zavazuje zaplatit Zhotoviteli za Dílo provedené v souladu s touto Smlouvou cenu v celkové výši 168 200,- Kč bez DPH a 203 522,- Kč včetně DPH (dále jen „Cena“).

2.2 Cena je pevnou cenou za Dílo. Strany si ujednávají, že kupní cena za věci obstarané Xxxxxxxxxxxx pro účely provedení Díla je zahrnuta v Ceně a Cena nebude po dobu trvání této Smlouvy žádným způsobem upravována a na její výši nemá žádný vliv výše vynaložených nákladů souvisejících s provedením Díla ani jakýchkoliv jiných nákladů či poplatků, k jejichž úhradě je Zhotovitel na základě Smlouvy či obecně závazných právních předpisů povinen.

2.3 Úhrada za Dílo bude prováděna na základě daňového dokladu (dále také

„Faktura“), kterou je Xxxxxxxxxx oprávněn vystavit nejdříve v den řádného předání a převzetí celého Díla podle čl. 4 Smlouvy.

2.4 Doba splatnosti Faktury je stanovena na 30 kalendářních dnů ode dne jejího doručení Objednateli. Připadne-li termín splatnosti na den, který není pracovním dnem, posouvá se termín splatnosti na nejbližší následující pracovní den. Ke splnění dluhu Objednatele dojde připsáním částky na bankovní účet Zhotovitele.

2.5 Faktura musí obsahovat náležitosti účetního dokladu stanovené v platných právních předpisech, zejména v § 29 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, a dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Součástí Faktury bude také stručný popis fakturovaného předmětu plnění.

2.6 Nebude-li Faktura obsahovat stanovené náležitosti nebo v ní nebudou správně uvedené údaje, je Objednatel oprávněn vrátit ji ve lhůtě splatnosti Zhotoviteli

s uvedením chybějících náležitostí nebo nesprávných údajů. V takovém případě se přeruší doba splatnosti Faktury a nová lhůta splatnosti počne běžet doručením opravené Faktury Objednateli.

2.7 Platby budou probíhat výhradně v Kč a rovněž veškeré cenové údaje budou v Kč.

2.8 Faktura se vždy platí bezhotovostním převodem na účet druhé Strany uvedený

v preambuli Smlouvy.

2.9 Faktura se pro účely Xxxxxxx považuje za uhrazenou okamžikem připsání fakturované částky z účtu Objednatele ve prospěch účtu Zhotovitele.

2.10 Faktura za provedené služby je zasílána elektronicky na email xxxxxxxxx@xxx.xxxxxxx.xx nebo datovou schránkou příjemce s identifikátorem raeaa5y, a to i v případě vystavení faktury ve formátu isdoc/isdocx (tzv. e-faktura). Pouze v případě nefunkčnosti emailové schránky xxxxxxxxx@xxx.xxxxxxx.xx nebo datové schránky s identifikátorem raeaa5y je faktura zaslána na adresu: Česká republika - Probační a mediační služba, Xxxxxxxxx xxxxxxx 000/0,000 00 Xxxxx 0.

Čl. 3

Práva a povinnosti Stran

3.1 Zhotovitel se zavazuje provádět Dílo svědomitě, s řádnou a odbornou péčí, v rozsahu a kvalitě podle této Smlouvy a v Době plnění. Zhotovitel je při zhotovení Díla vázán zákony, obecně závaznými právními předpisy, vnitřními předpisy, s nimiž byl Objednatelem seznámen, a pokyny Objednatele, pokud tyto nejsou v rozporu s těmito normami nebo zájmy Objednatele.

3.2 Objednatel Zhotoviteli poskytne všechny nutné vnitřní předpisy a další dokumenty

či přístupy nutné pro zhotovení Díla.

3.3 Zhotovitel je povinen při provádění Díla včas písemně upozornit Objednatele na zřejmou nevhodnost jeho pokynů, jejichž následkem může vzniknout škoda nebo nesoulad se zákony nebo obecně závaznými právními předpisy.

3.4 Strany se zavazují vyvinout maximální úsilí k předcházení škodám a k minimalizaci vzniklých škod. Strany nesou odpovědnost za způsobenou škodu v rámci platných právních předpisů a této Smlouvy. Zhotovitel plně odpovídá za plnění předmětu této Smlouvy rovněž v případě, že příslušnou část plnění poskytuje prostřednictvím poddodavatele. Nahrazuje se skutečně vzniklá škoda a ušlý zisk.

3.5 Pokud Dílo, popřípadě jeho část, je anebo se považuje za autorské dílo ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb., autorský zákon, ve znění pozdějších předpisů, Zhotovitel ke dni jeho poskytnutí uděluje Objednateli nevýhradní licenci k výkonu práva takové autorské dílo užívat v nejširším právně přípustném rozsahu, mimo jiné v původní i změněné podobě, jakýmkoli způsobem, k jakémukoli účelu, bez

jakýchkoli územních či množstevních omezení a po celou dobu trvání majetkových autorských práv.

3.6 Žádná ze Stran není odpovědná za škodu nebo prodlení způsobené okolnostmi vylučujícími odpovědnost ve smyslu § 2913 odst. 2 občanského zákoníku.

3.7 Strany jsou povinny vzájemně se informovat o všech okolnostech důležitých pro řádné plnění Díla a poskytovat si nezbytnou součinnost.

3.8 Zhotovitel se zavazuje Objednateli prezentovat stav Díla včetně jeho funkcí a

funkcionalit, kdykoliv o to Objednatel požádá.

3.9 Zhotovitel se zavazuje provádět Dílo osobně, případné poddodavatele může použít pouze po písemném schválení Objednatelem.

3.10 Zhotovitel je při plnění této Smlouvy dále povinen

a) chránit a šetřit zájmy, reputaci a dobrou pověst Objednatele; tato povinnost je

časově neomezená a trvá i po zániku této Smlouvy;

b) informovat bezodkladně Objednatele o tom, že se při plnění této Smlouvy dostal nebo by se mohl dostat do jakéhokoli střetu zájmů z jakéhokoli důvodu;

c) zdržet se porušení jakýchkoli práv třetích osob, zejména jejich práv duševního vlastnictví a osobnostních práv; a

d) vést o plnění této Smlouvy záznamy, které se při jejím plnění v souvislosti s prováděním Xxxx obvykle vedou, a uchovávat tyto záznamy, jakož i veškerou dokumentaci a účetní doklady související s plněním této Smlouvy po dobu minimálně 3 let, nestanoví-li právní předpisy lhůtu delší, a kdykoli je Objednateli na jeho žádost bezodkladně zpřístupnit, a to i po zániku této Smlouvy.

Čl. 4

Předání a převzetí Díla

4.1 Xxxx Xxxxxxxxxx předá Objednateli nejpozději k 30. 6. 2021.

4.2 O předání a převzetí Díla sepíší obě strany předávací protokol, který obsahuje alespoň identifikaci Stran, definici Díla, ujednanou cenu za Dílo, datum převzetí Díla a jeho akceptaci.

4.3 Současně s Dílem předá Zhotovitel Objednateli veškeré dokumenty, podklady, zdrojové kódy a další náležitosti spojené s tvorbou Díla.

4.4 Objednatel nabývá majetkové právo k Dílu okamžikem převzetí Xxxx podle předávacího protokolu.

Čl. 5

Ochrana osobních údajů a jejich zpracování

5.1 Pro vyloučení pochybností Strany prohlašují, že obě jsou ve vztahu k osobním údajům vzniklých v souvislosti s uzavíráním či plněním Smlouvy samostatnými správci osobních údajů. Strany prohlašují, že jsou si vědomy povinností správce osobních údajů jak podle současných právních předpisů, jmenovitě zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, tak podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „GDPR“), a zavazují se je dodržovat.

5.2 Zhotovitel bere na vědomí, že Objednatel může jako správce osobních údajů v průběhu plnění Smlouvy, za účelem plnění Smlouvy a/nebo za účelem splnění povinností Objednatele vyplývajících z právních předpisů zpracovávat osobní údaje zástupců Xxxxxxxxxxx a jeho spolupracovníků, které jsou uvedeny ve Smlouvě nebo které souvisí s plněním Smlouvy, zejména osobní údaje zástupců Zhotovitele v rozsahu jméno, příjmení, telefon, e-mail a údaje, které Zhotovitel nebo Spolupracovníci dobrovolně poskytnou Objednateli.

5.3 Nestanoví-li Smlouva jinak, osobní údaje budou zpřístupněny pouze oprávněným zaměstnancům Objednatele či zaměstnancům pověřeného zpracovatele, a to pouze v míře nezbytné pro účely zpracování.

5.4 Osobní údaje podle čl. 5.2 budou zpracovávány Objednatelem po dobu trvání Smlouvy, a dále po dobu 10 let po jejím zániku, a to za účelem ochrany legitimních zájmů Stran či za účelem obrany v případě potenciálního sporu.

5.5 Zhotovitel dále souhlasí s tím, že Objednatel je oprávněn poskytnout osobní údaje uvedené ve Smlouvě svému zřizovateli, tj. Ministerstvu spravedlnosti.

5.6 Strany se zavazují nepředávat druhé Straně žádné osobní údaje bez souhlasu,

není-li v tomto článku uvedeno jinak.

5.7 V případě jakýchkoli dotazů týkajících se zacházení s osobními údaji či uplatnění práv subjektu osobních údajů lze použít adresu xxxx@xxx.xxxxxxx.xx a xxxxxx.xxxxx@xxx.xxxxxxx.xx.

Čl. 6

Sankce

6.1 Jestliže Zhotovitel bude v prodlení s dokončením Díla, má Objednatel právo na zaplacení smluvní pokuty ve výši 0,1 % z Ceny za každý započatý den prodlení.

6.2 Uhrazením jakékoliv smluvní pokuty není dotčeno právo na náhradu škody v plné výši, a to včetně škody způsobené povinností Objednatele uhradit pokutu či jinou veřejnoprávní sankci v důsledku porušení povinnosti Zhotovitele.

6.3 Zaplacením smluvní pokuty dle této Smlouvy

a) není dotčeno právo Stran na náhradu újmy v plném rozsahu; a

b) nezanikají těmito smluvními pokutami utvrzené povinnosti.

6.4 Smluvní pokuta je splatná do 14 dnů ode dne doručení písemné výzvy k jejímu uhrazení.

Čl. 7

Komunikace Stran a kontaktní osoby

Za Objednatele:

Za Zhotovitele: Xxxxxxxxx Xxxxxx, tel.:

7.1 Jsou stanoveny tyto kontaktní osoby: a)

b)

Čl. 8

Závěrečná ustanovení

8.1 Právní vztahy Smlouvou neupravené nebo ze Smlouvy nevyplývající se řídí právním řádem České republiky a příslušnými právními předpisy, zejména Občanským zákoníkem.

8.2 Tato Smlouva obsahuje úplnou dohodu Stran ve věci předmětu této Smlouvy a nahrazuje veškeré ostatní písemné či ústní dohody uzavřené Stranami ve věci předmětu této Smlouvy.

8.3 Strany ujednaly uzavření Smlouvy v písemné formě. Tato Smlouva může být měněna nebo zrušena, pokud není ve Smlouvě uvedeno jinak, pouze písemně, a to v případě změn Xxxxxxx dodatky, které musí být vlastnoručně podepsány oprávněnými zástupci obou Stran.

8.4 Zhotovitel prohlašuje, že se podrobně seznámil s povinnostmi, které mu vyplývají z této Smlouvy, a s důsledky, které způsobí jejich případné nesplnění. V tomto kontextu Strany výslovně vylučují aplikaci ustanovení § 1799 a § 1800 Občanského zákoníku, která upravují odkazy na obchodní podmínky ve formulářových smlouvách, definují nesrozumitelné nebo zvláště nevýhodné doložky a podmínky jejich platnosti, na tuto Smlouvu.

8.5 Strany se výslovně dohodly, že

a) Xxxxxxxxxx není oprávněn postoupit jakékoli své pohledávky z této Xxxxxxx, ani tuto Smlouvu samotnou, třetí osobě bez předchozího písemného souhlasu Objednatele, a to ani částečně, ani takové pohledávky jakkoli zastavit; a

b) Objednatel je kdykoli oprávněn započíst jakékoli své pohledávky za Xxxxxxxxxxxx proti jakýmkoli pohledávkám Xxxxxxxxxxx za Objednatelem. Xxxxxxxxxx je oprávněn započíst své pohledávky za Objednatelem proti pohledávkám Objednatele za Zhotovitelem výlučně na základě písemné

dohody Stran.

8.6 Je-li nebo stane-li se jakékoli ujednání této Smlouvy zdánlivým, neplatným či nevymahatelným, nebude to mít vliv na platnost a vymahatelnost ostatních ujednání této Smlouvy.

8.7 Jestliže kterákoli ze Stran přehlédne nebo promine jakékoliv neplnění, porušení, prodlení nebo nedodržení nějaké povinnosti vyplývající z této Smlouvy, pak takové jednání nezakládá vzdání se práva ve vztahu k takové povinnosti s ohledem na její trvající nebo následné neplnění, porušení nebo nedodržení a žádné takové vzdání se práva nebude považováno za účinné, pokud nebude pro každý jednotlivý případ vyjádřeno písemně.

8.8 Strany prohlašují, že veškeré informace, které si vzájemně poskytly při uzavírání této Smlouvy, jsou úplné, pravdivé a správné a zavazují se oznámit druhé Straně jakoukoli událost nebo změnu okolností, které by způsobily během doby trvání Smlouvy nekompletnost, nepravdivost nebo nepřesnost poskytnutých informací.

8.9 Strany prohlašují, že jsou způsobilé uzavřít tuto Smlouvu, že získaly veškerá potřebná povolení a souhlasy k podpisu této Smlouvy a k plnění povinností z ní vyplývajících, a tato povolení a souhlasy jsou platné a účinné v plném rozsahu.

8.10 Nedílnou součástí této Smlouvy jsou následující přílohy:

a) Příloha č. 1: Specifikace Díla a návrh řešení Zhotovitelem.

8.11 Smlouva nabývá platnosti dnem podpisu oběma Stranami s účinností od data zveřejnění v registru smluv, nestanoví-li zákon č. 340/2015 Sb., o registru smluv, jinak.

8.12 Strany prohlašují, že si Xxxxxxx přečetly, jejímu obsahu porozuměly, bez výhrad

s ní souhlasí a na důkaz toho připojují oprávnění zástupci Xxxxx své podpisy.

PhDr. Xxxxxx

Digitálně podepsal PhDr. Xxxxxx Xxxxxxxxxx

Digitálně

Xxxxxxxxx podepsal Xxxxxxxxx

Xxxxxx'

Matoušková

Datum: 2021.06.02

12:53:42 +02'00'

Maskal'

Datum: 2021.04.30

12:05:44 +02'00'

............................................ ...........................................

PhDr. Xxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx

ředitelka PMS (Objednatel) jednatel (Zhotovitel)

Příloha č. 1

Specifikace Díla (minimální požadavky na Dílo):

• Zhotovitel vytvoří minimálně dva elektronické formuláře, nad kterými poběží workflow schválení, a to objednávka a schvalovací doložka,

• budou definovány skupiny žadatelů a schvalovatelů objednávky, které budou vycházet

z Active directory zadavatele,

• žadatel po vyplnění polí objednávky spustí proces schválení přes role věcného správce, příkazce operace a správce rozpočtu,

• v každém kroku schválení bude možné proces schválení přerušit a vrátit zpět k dopracování s poznámkou o důvodu neschválení,

• v každém kroku procesu schválení je žadatel informován o stavu schválení objednávky

e-mailem,

• dokument objednávky nelze vytisknout a poslat dodavateli až do doby, dokud není objednávka schválena správcem rozpočtu,

• po schválení objednávky se zpřístupní ovládací prvky k vytištění objednávky na předem definované formuláři,

• definovaný formulář bude moci zadavatel upravovat dle svých potřeb – šablona Word,

• proces schválení musí být elektronicky uložen a musí být v archivu vždy dohledatelný,

• bude vytvořen administrátorsky editovatelný číselník 76 středisek zadavatele pro vyplňování polí míst plnění předmětu objednávky,

• řešení bude implementováno do stávajícího provozovaného intranetu objednatele provozovaného na MS Sharepoint 2013 Foundation.

Návrh řešení:

Požadované řešení bude implementováno pomoci interního nástroje pro tvorbu WorkFlow v prostředí MS SharePoint, což do budoucna umožní opakované použití jako šablony pro obdobné pracovní procesy.

Veškeré požadované vlastnosti a procesy budou realizované jako schvalovací úkoly v prostředí SharePoint, které budou mít referenci na elektronické formuláře a budou nositelem stavu daného procesu, přičemž po schválení nebo zamítnutí daného úkolu, dojde v případě potřeby vytvoření následného až do úplného dokončení celého procesu.