Příloha č. 2. Specifikace návrhu řešení
Příloha č. 2. Specifikace návrhu řešení
Návrh řešení splňuje veškeré požadavky zadávací dokumentace a vlastní realizace bude v souladu se smlouvou upřesněna v rámci implementační analýzy a definována v Cílovém konceptu.
Požadovaná funkčnost bude zabezpečena implementací vyšší verze IS GINIS. Ze stávající verze GINIS EXPRESS na GINIS STANDARD. Implementovány budou jak nové verze doposud využívaných modulů tak i moduly nové splňující požadované funkčnosti. Požadavek na převody dat bude zabezpečen na dvou úrovních. 100% dat bude zachováno ve stávajících modulech využívaných v současnosti zadavatelem a budou i v budoucnu plně k dispozici. Na základě implementační analýzy bude v rámci Cílového konceptu definováno další využití dat a jejich převod do nově využívaných agend a procesů.
Požadavky obecné části ZD jsou nabídkou splněny, včetně požadavků na možný rozvoj, bezpečnost atd.
Požadavky na proškolení pracovníků budou řešeny v požadovaném rozsahu dle role konkrétního pracovníka.
Níže uvedený popis zahrnuje základní klíčové moduly a funkčnosti jednotlivých modulů pro základní orientaci v návrhu řešení a architektuře nabízeného systému. Podrobný výčet využitých licencí je uveden v příloze č. 5 Smlouvy – Specifikace Proprietárního software.
IS GINIS verze Standard
Informační systém GINIS® je nejrozšířenějším informačním systémem ve veřejné správě. Představuje robustní softwarové řešení s vysokou mírou integrace aplikací a komplexním oběhem dokumentů. Řízení informačních toků v organizaci je technicky realizováno pomocí centrální databáze s decentralizovaným pořizováním dat ve vícevrstvé architektuře. Veškeré agendy používají společnou vrstvu identifikace, vlastnictví a oběhu dokumentů.
Systém GINIS® je tvořen těmito subsystémy:
Jádro systému GINIS®
Subsystém Spisová služba
Subsystém Ekonomika;
Subsystém Registry;
Subsystém Správní agendy
Obr.: Základní schéma systému GINIS®
Systém GINIS® má společnou administraci, přičemž je část administrovaných dat využívána všemi subsystémy a každý subsystém pak má dále své speciální administrační moduly. Jednotlivé subsystémy umožňují komfortní, průkazné, přehledné a výkonné vedení podvojného účetnictví, rozpočtování, spisové služby a agend charakteru registrů a správního řízení. Tyto subsystémy jsou členěny na specializované programové moduly, jimiž jsou řešeny jednotlivé agendy.
Jednotlivé agendy (funkční okruhy) ekonomických dějů dané organizace jsou v systému GINIS® evidovány ve specializovaných modulech (komponentách), které svojí funkčností umožňují komfortní, průkazné, přehledné a výkonné vedení podvojného účetnictví a rozpočtování včetně vedení souvisejících operativních evidencí. Veškeré operace s dokumenty ekonomického charakteru se v systému GINIS® provádějí nad agendovými knihami a cílově se zachycují v účetních denících a v denících zápisů rozpočtu.
Filosofie subsystému důsledně dodržuje některé obecné principy uplatňované jednotně v rámci všech komponent systému:
subsystém pracuje s jednotnou, uživatelem definovatelnou, strukturou účetní a rozpočtové věty, která se v rámci implementace definuje pro jednotlivá účetní a rozpočtová období v souladu se schválenou metodikou účtování a rozpočtování organizace;
v rámci implementace systému lze jednotlivá slova účetní a rozpočtové věty pro konkrétní období v souladu s metodikou zakázat nebo povolit. Všechna pole mohou být napojena na centrálně udržované číselníky použitelných hodnot (UCS, NS, účtový rozvrh, otevřené dílčí účetní období, akce, atd.);
editovatelnost a povinnost vyplnění jednotlivých polí v komponentách subsystému je striktně řízena dle uživatelem nastavených konfiguračních záznamů. Danou funkcionalitou je výrazně snižována pracnost evidence účetních údajů a riziko vzniku chyb;
každý zápis v deníku účetních nebo rozpočtových zápisů je vázán na systémem evidovaný prvotní doklad (faktura, poukaz, bankovní výpis, materiálový účetní doklad, pokladní doklad apod.);
každý evidovaný subjekt (ekonomická písemnost, účetní doklad, účetní rozvrh, externí subjekt atd.) je jednoznačně identifikován pomocí obecného, celostátně jedinečného Prvotního identifikátoru – PID;
každý účetní doklad evidovaný v knize (deníku) získává uživatelsky formátovatelné agendové číslo, které zabezpečuje inkrementální identifikaci v rámci každé jednotlivé evidenční knihy (deníku). Toto číslo je za dodržení určitých podmínek jednoznačné v rámci dané agendy;
každý účetní doklad evidovaný v knize (deníku) získává uživatelsky formátovatelné evidenční číslo, které zabezpečuje inkrementální identifikaci v rámci každé jednotlivé evidenční knihy (deníku). Toto číslo je jednoznačné v rámci dané agendové knihy. Při přeevidenci dokladu z jedné knihy do druhé přebírá doklad nové evidenční číslo z nové knihy, agendové číslo si ponechává;
každý doklad (ekonomická písemnost, účetní doklad apod.), evidovaný v knize (deníku) má v systému GINIS® jednoho konkrétního, systémem jednoznačně identifikovaného vlastníka, který jako jediný vlastní práva k provádění účetních úkonů nad daným dokladem, a to v uživatelem definovaném rozsahu. Ostatní uživatelé mají k danému dokladu pouze prohlížecí práva. Vlastníka lze měnit pomocí funkce předání;
historie jednotlivých operací s každým dokladem je od okamžiku jeho podání zaznamenávána a může být kdykoli zpětně dohledána;
pořizování, ukládání, opravy a další zpracování účetních dokladů vychází důsledně z platného znění zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů;
automatizované zálohování dat je řešeno centrálně s využitím systémových prostředků;
systémem je minimalizováno duplicitní zadávání údajů;
v těch případech, kdy je to účelné, využívají jednotlivé moduly důsledně možnosti přednastavených předkontací. Systém předkontací výrazně automatizuje systém účtování o účetním případu; ve vztahu k pracovním činnostem dochází ke kvalitativnímu posunu pracovní činnosti zaměstnance z polohy mechanických a rutinních úkonů do roviny kontrolní a metodické;
pomocí Výběrové masky je umožněno nastavení nejrůznějších výběrových podmínek pro jednoduché a rychlé vyhledání dokladů nebo jejich skupin v agendových knihách;
v rámci jednotlivých modulů systému jsou výstupní sestavy řešeny jednotným způsobem pomocí implementovaného generátoru sestav s vestavěným makrojazykem, který umožňuje definovat obsah a vzhled jednotlivých výstupů;
kde to charakter modulu umožňuje, je pro informační účely vytvořena řada předem definovaných výstupů, jejichž tvar a způsob zpracování může uživatel ovlivnit na úrovni zabudovaných masek a pevných voleb. Jednotlivé výstupy se nejprve zobrazí na monitoru v univerzálním prohlížeči, a teprve poté se uživatel rozhodne, zda je chce uložit (ve formátech např . : *.xml, *.xls, *.doc, *.pdf, atp.) nebo vytisknout .
Pomocí administračních modulů se popisuje organizační struktura a její vlastnosti a nastavují nejrůznější vlastnosti jednotlivých modulů systému. Tyto moduly umožňují nastavit přístupová práva uživatelů, naplnit různé číselníky, parametricky nastavit chod systému apod. Zasahovat do administrace systému může pouze vyškolený uživatel, nebo autorizovaný zástupce firmy GORDIC®. Neautorizovaný zásah nezkušeného uživatele do některého z administračních modulů může ohrozit bezproblémový chod celého informačního systému.
Moduly Jádra systému GINIS®:
ADM – Administrace základní;
ADK – Administrace kartotéky externích subjektů;
ADE – Administrace ekonomická;
ADR – Administrace účtových rozvrhů a číselníků;
ADP – Administrace předkontací;
ADS – Administrace sestav.
Administrace (společná pro celý systém GINIS®) je určena k nastavení a průběžné aktualizaci celého systému i jednotlivých subsystémů dle požadavků uživatele. V rámci administrace systému se provádí evidence několika základních oblastí dat, která jsou ukládána do systému v rámci jednotlivých administračních úkonů.
Administrace kartotéky externích subjektů (ADK)
Ve všech modulech s přístupnou kartotékou externích subjektů systém GINIS® umožňuje využívat a nově vytvářet adresář externích subjektů. Efektivní využívání kartotéky externích subjektů jednotlivými moduly je do značné míry ovlivněno kvalitou pořízených dat.
V modulu se v rámci implementace definují ekonomické struktury a vazby, provádí se správa centrálních řídících číselníků, řízení přístupových práv uživatelů a dalších parametrů, které jsou nezbytné pro správný chod jednotlivých ekonomických komponent systému GINIS®.
Administrace účtových rozvrhů a číselníků (ADR)
V modulu se definuje členění Účtového rozvrhu pro účetnictví a rozpočet daného uživatele. V závislosti na struktuře účetní věty uživatele se provádí naplnění a správa všech číselníků rozvrhu (Syntetický účet, Analytický účet, Oddíl Paragraf, Položka atd.).
Administrace předkontací (ADP)
V systému GINIS® vzniká zpravidla většina účetních zápisů přímo v jednotlivých agendách, tj. v modulech FUC, KDF, KOF, POU, PRE, POK a MAJ, přičemž jsou účetní zápisy automaticky generovány podle předem definovaných předkontací, vytvořených právě v modulu ADP.
Administrace sestav (ADS)
Modul slouží k provádění k zadávání nových, případně editace již existujících Formátů sestav a vytváření nových či úpravy existujících uživatelských Stromů sestav pro jednotlivá Tisková témata.
Evidence všech subjektů ESU, je neoddělitelnou součástí jádra databáze. A využívají ji nejen agendy informačního systému GINIS®, ale i všechny napojené systémy přes OIP – Otevřená integrační platforma prostřednictvím XRG služeb.
Administrace všech těchto subjektů se provádí Administrací kartotéky ESU.
Otevřené rozhraní ESU poskytuje funkce pro založení a ověření partnera na aplikační úrovni. Je možné evidovat libovolné množství kontaktních údajů ke každému partnerovi (subjektu). ESU rozlišuje evidenci partnera (subjektu):
Firma: základní rozdělení dle rolí (dodavatel, odběratel)
Název, IČ, adresa, bankovní spojení, provozovna, fakturační místa, telefonní čísla
Občan: jméno, příjmení, adresa, RČ, vše v souladu s legislativou zákona č. 101/2000 Sb. ve znění pozdějších předpisů.
Partner (subjekt) je evidován pouze jednou, bez ohledu na důvody vzniku vztahu. Vyhledání, kontrola a převzetí adresy z RUIAN.
Administrace kartotéky externích subjektů (ADK)
Ve všech modulech s přístupnou kartotékou externích subjektů systém GINIS® umožňuje využívat a nově vytvářet adresář externích subjektů. Efektivní využívání kartotéky externích subjektů jednotlivými moduly je do značné míry ovlivněno kvalitou pořízených dat.
Integrace Knihovnického systému a otevřenost
IS GINIS disponuje otevřenou integrační platformou, která umožňuje napojovat systémy třetích stran. Rozhraní je popsáno a dokumentováno na xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxx-xxxxxxxxx
V rámci nabídky byly dle požadavku zahrnuty licence rozhraní na knihovnický systém. Rozsah vlastních prací při napojení bude odvislý od požadavků a možnostem zvoleného knihovnického systému a nelze je dopředu predikovat. Nabídka řešení předpokládá, že firma zajišťující knihovnický systém využije stávajících webových služeb.
V rámci nabídky je kalkulováno:
licence webových služeb v požadovaném rozsahu
Instalace webových služeb a konfigurace
Poskytnutí základní metodické podpory a přístupu do testovacího prostředí pro firmu zajišťující Knihovnický systém.
Případné další požadavky nad rámec tohoto rozsahu, např. úpravy rozhraní, rozšiřování funkčnosti, a další, které mohou vyplynout ze specifik knihovnického systému, a které nejsme schopni predikovat, budou řešeny na základě samostatných objednávek ze strany Zadavatele, případně dodavatele knihovnického systému.
Webové služby rozhraní XRG jako součást integrační platformy GINIS slouží pro obousměrnou komunikaci mezi systémem GINIS a ostatními informačními systémy a umožní tak projit informační systémy organizace do jednoho funkčního celku. Tato komunikace probíhá na bázi online výměny dat ve standardizovaném formátu XML za vysoké míry zebezpečení pro ochranu před neoprávněným přístupem do systému nebo zneužití či znehodnocení předávaných dat. Existujících více než dvacet webových služeb a jejich více než sto padesát metod pokrývá většinu agend systému GINIS z oblasti ekonomiky, DRMS, registrů a dalších oblastí. Každé volání webové služby je důkladně logováno, aby bylo možné zpětně dohledat, jaké služby byly volány a jaké hodnoty byly do systému předávány.
Manažerské řízení
Požadavky této oblasti budou řešeny primárně těmito moduly.
Agenda Účetní a rozpočtové výstupy
Agenda Účetní a rozpočtové výstupy umožňuje prohlížení účetního deníku a deníku rozpočtových zápisů, vytváření legislativně závislých, manažerských a controllingových výkazů a sestav, plánování automatického zpracování a zveřejnění výstupů (mail, file-systém, www), využití technologie datových skladů pro rozhodovací procesy řízení organizace.
Klíčovými komponentami agendy Účetní a rozpočtové výstupy jsou moduly:
UCR® – Účetní a rozpočtové výstupy;
UCR® – ekonomika PO
UCR® – ekonomika PO
Přehledná a srozumitelná prezentace základních i specifických údajů o hospodaření příspěvkových organizací, které si každý občan, úředník nebo manažer může zobrazit ve svém internetovém prohlížeči. Aplikace umožňuje nahlédnout na ekonomická data příspěvkových organizací poutavou grafickou formou a v potřebném míře detailu, kterou určuje sama organizace. K dispozici je široká škála pohledů na výnosy a nálady, od nejobecnějších, až po maximálně detailní, případně velmi specifické. Vzhledem k přímému napojení na ekonomický informační systém je tato prezentace maximálně efektivní, umožňuje prezentovat i ta nejaktuálnější data uložená v informačním systému a nevyžaduje žádné dodatečné náklady spojené s propojením na zdroje dat.
Data prezentuje přehlednou a srozumitelnou rozpadovou formou.
Má atraktivní a pro uživatele graficky přívětivý vzhled.
Díky velké šíři nejrůznějších pohledů nabízí ucelený obraz o hospodaření příspěvkových organizací.
Umožňuje nastavit úroveň detailu informací podle přání zákazníka.
Zobrazuje ekonomická data z informačních systémů GORDIC® bez zapojení dalších dodavatelů a s tím souvisejících nákladů.
Podporuje mobilní zařízení, jako jsou tablety a chytré telefony
Jednotlivé moduly jsou dále popsány v rámci ekonomického subsystému. Konkrétní požadavky na grafické výstupy a prezentace dat jsou odvislé od používané metodiky. Podrobněji budou specifikovány v rámci implementační analýzy.
Elektronická spisová služba
Systém Spisové služby je integrální součástí IS GINIS®, umožňuje evidenci veškerých údajů o písemnostech i spisech včetně sledování pohybu dokumentů v organizaci. Je určen pro kompletní správu písemností v organizaci. Systém činnosti Spisové služby firmy GORDIC® plně vyhovuje zákonu č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě.
Oběh jednotlivých dokumentů mezi moduly Spisové služby je závislý na vykonávaném procesu (předání k vyřízení, stornování, vrácení k doplnění, předání do předarchivní péče…), který je řízen metodikou spisové služby a interními normami organizace (zejména Spisovým a skartačním řádem). Každý dokument je při počáteční evidenci označen prvotním identifikátorem (PID), pod kterým lze následně vysledovat oběh dokumentu v organizaci. Dokument lze tímto identifikátorem označit fyzicky (nalepením PID samolepky na dopis, fakturu…), nebo se PID vygeneruje a k dokumentu je přiřazen v elektronické podobě (např. evidence elektronických dokumentů).
Výstupy subsystému jsou řešeny pomocí jednotlivých modulů. Každý modul disponuje klasickými tiskovými výstupy a datovou návazností na ostatní moduly Spisové služby. Subsystém SSL je modulární. Jednotlivé části jsou přizpůsobeny pro činnosti, které jsou od nich požadovány.
Spisová služba je tvořena základními moduly:
• POD – Podatelna/e–Podatelna
• USU – Spisový uzel
• VYP – Výpravna/e-Výpravna
• SPI – Spisovna
ESR – elektronické skartační řízení
eSPI – elektronická spisovna
PPO – transakční protokol
PAR – podepisování
SUD – správa uložených digitálních dokumentů
GSL - Skenovací linka GORDIC
DKS – Dokumentový konverzní server
Externí a interní formuláře
Obr. Schématické znázornění vazeb v rámci subsystému spisová služba
Modul slouží především pro hromadný příjem, označování, evidenci a roztřiďování dokumentů. Rozšířený modul podatelny kromě příjmu „klasických“ (analogových) podání také kompletně řeší problematiku elektronické podatelny - umožňuje příjem podání dokumentů v digitální podobě. Legislativou řízený proces dle vyhlášky 259/2012 Sb. O podrobnostech výkonu spisové služby 499/2004 Sb. O Spisové a archivní službě ve znění pozdějších předpisů a NSESS. Dále zajišťuje vnitro organizační tok dokumentů. Uživateli je k dispozici i podpora hromadného návratu dodejek do organizace.
Dokument vstupující do systému podléhá přísné evidenci a je tedy označen jednoznačným Prvotním identifikátorem (PID). Dokument lze označit fyzickým nalepením identifikátoru, nebo pouhým vygenerováním tohoto identifikátoru uvnitř modulu. V kombinaci se skenovací linkou dochází k maximálnímu zjednodušení evidence podání a efektivnímu využití času referentů podatelen.
Efektivní příjem a zpracování všech druhů a forem podání
Intuitivní průvodce příjmem elektronických podání
Odeslání Potvrzení o příjmu podání formou předdefinovaných odpovědí podle výsledku zpracování
Pokročilé vyhledávací nástroje
Možnost uživatelských nastavení
Plný soulad s platnou legislativou (vč. Národního standardu pro el. systémy spisové služby)
Spolupráce s modulem USU (Univerzální spisový uzel) a ostatními moduly Spisové služby GINIS
Elektronická podatelna je určena pro příjem veškerých datových zpráv, emailových zpráv a podání na nosiči doručovaných na organizaci. Vzhledem k aktuálně platné legislativě vznikla potřeba procesy podatelny upravit zejména směrem k el. podáním a kontrole písemností podávaných na podatelnu organizace. Zejména se jedná o kontrolu platností elektronických podpisů a časových razítek, včetně kontroly v rámci seznamu odvolaných certifikátů tzv. CRL listů.
Podání lze dle legislativy učinit těmito způsoby:
podání e-mailem na adresu elektronické podatelny
b) podání přes www podatelnu
c) podáni na nosiči dat
d) podání datovou schránkou
Častým problémem je, že již při příjmu el. podání prostřednictvím podatelny, jsou na vstupu přebírána i taková podání, která nesplňují standardy.
Zejména je potřeba se zaměřit na rozbor podání, který se často přehlíží, s ohledem na elektronický podpis a časová razítka. Pokud i tak podání jsou přijata, způsobují takovéto el. dokumenty problémy již při kontrole metadat evidovaných dokumentů a následné předávání do garantovaných datových uložišť. Nad těmito dokumenty se musí provádět tzv. narovnání dat což samozřejmě zabere čas a pracovní kapacitu a je to velmi neefektivní.
Rozbor podání
Spisová služba provádí rozbor podání dle vyhlášky 259/2012 Sb. nahrazuje vyhlášku 496/2004 Sb.
Antivirová kontrola
Antivirová kontrola el. příloh podání, integrovaným antivirovým programem nebo externí komponentou, což je důležité pro podání přes email nebo na nosiči dat.
Ověření podpisu, čas. razítka
Účelem ověření podpisu je kontrola elektronických podpisů souborů a to jejich platnosti a kontroly vůči CRL listům. Rozborem rovněž prochází čas. Razítka na el. podání. Toto není problém u podání přes ISDS, ale je to problému u emailového podání, podání na nosiči a přes webovou podatelnu.
Možné důvody neplatnosti elektronického podpisu:
neakreditovaná certifikační autorita
obsah zprávy byl po podepsání pravděpodobně změněn
prošlá lhůta platnosti certifikátu, CRL
Pokud je soubor podání označený jako nečitelný nebo nestandardní (není např. v PDF-A nebo při otevření přílohy je text nečitelný - skenování) , bude podání odmítnuto s tím, že vybranému odesilateli bude zaslána odpověď o nepřijetí jeho podání z důvodu nečitelnosti souboru s podáním.
Tvorba odpovědi
Definuje, jakým způsobem má být informován vybraný externí subjekt. V případě odpovědi mailem dojde ke generování e-mailu na zadanou adresu a přiložení souboru s odpovědí a el. podpisem této odpovědi. Odpověď na podání bude realizována elektronickým e-mailem s podepsanou přílohou - příloha bude automatizovaně generována ve formě souboru typu TXT. Spisová služba využívá komponentu MS CAPICOM pro přidání elektronického podpisu k souboru.
Strukturované podání s požadovanými náležitostmi
Kontrola při tvorbě podání zrychluje následný příjem podání
Podatel získá potřebné informace k řešené životní situaci
Distribuce nejběžněji výužívaných formulářů
Otevřenost a vlídnost organizace k občanům
Elektronizace dat na podatelně
Jako součást podatelny je řešeno napojení skenovací linky, která je dnes již nedílnou součást spisové služby. Národní standard pro elektronické systémy spisové služby v podobě novely zákona č. 499/2004 a. viz další níže vypsané, přesně vyjmenovávají funkce a pojmy spojené s digitalizací dokumentů. Skenovací linka je velmi výkonná nadstavba, která činnosti spojené s prací ve spisové službě zásadně zefektivňuje.
Hromadné skenování dokumentů přináší úsporu času nejenom na podatelně úřadu, ale především v rámci zpracovávání. Naskenované dokumenty je možné téměř okamžitě po zaevidování zpracovávat.
Skenovací linka je tvořena několika na sebe navazujícími procesy.
Nalepení PID a registrace dokumentu v GINIS POD
Naskenování na HW zařízení (dokumentový skener)
Zpracování výstupu skeneru na obslužný SW
Načtení výstupu z obslužného SW pomocí GINIS MAS služby do elektronické karty dokumentu
Subsystém spisové služby zajišťuje příjem, označování, evidence a roztříďování tj. označení dokumentů prvotním identifikátorem (PID), příjem dokumentů do systému, včetně zachycení základních nebo rozšířených identifikačních údajů, roztřídění a přidělení dokumentů spisovým uzlům.
Registrace podání před samotným skenováním je povinným krokem, bez ní nemůže byt naskenovaný elektronický dokument přiřazen.
Univerzální spisový uzel (USU) představuje hlavní pracovní modul pro výkon spisové služby a eGovernmentu. Díky svému širokému záběru funkcionality se jedná o ideální nástroj pro sekretariáty, ale i pro koncové vyřizování dokumentů na pozici referenta. Modul umožňuje správu doručených i vlastních dokumentů po celou dobu jejich životního cyklu. Eviduje a sleduje profilové i pomocné údaje o dokumentu (věc, odesilatel, klíčová slova, typ dokumentu, úroveň přístupu…), vytváří spis, umožňuje zadání údajů o způsobu vyřízení, nabytí právní moci, přiřazení spisových znaků a skartačních lhůt, uložení dokumentů do operativních úložných míst, zadání údajů o odeslání dokumentu mimo organizaci a následné zpracování dodejek, ale i o stornu, ztrátě, přerušení a obnově vyřizování atd. Pracuje naprosto rovnocenně s analogovými i digitálními dokumenty, využívá elektronické podpisy a časová razítka a důsledně sleduje historii činností (transakční logy). Modul USU obsahuje i silné vyhledávací nástroje. Uživatel může dohledat dokumenty podle evidenčních údajů, ale také podle obsahu elektronických dokumentů nebo jejich příloh (fulltext). Modul spolupracuje se všemi ostatními moduly Spisové služby GINIS.
Legislativou řízený proces spisové služby vychází zejména dle vyhlášky 259/2012 Sb. O podrobnostech výkonu spisové služby 499/2004 Sb. O Spisové a archivní službě ve znení pozdějších předpisů a NSESS.
Modul dále eviduje profilové i pomocné údaje o dokumentu (věc, odesilatel, klíčová slova, typ dokumentu, úroveň přístupu…), vytváří spis, umožňuje zadání údajů o stornu, ztrátě, nalezení, způsobu vyřízení, přerušení a obnově vyřizování, nabytí právní moci, zadání spisových a skartačních znaků a skartačních lhůt, ukládání dokumentů do operativních úložných míst, zadání údajů o odeslání dokumentu mimo organizaci a následné zpracování dodejek. Pro sledování interního oběhu dokumentu v organizaci slouží důsledné předávání a převzetí včetně sledování osobní zodpovědnosti.
Při přípravě zásilek je možno tisknout obálky zásilek, podle typu odesílané písemnosti. Důležitou součástí je také možnost sledovat historii dokumentů s vazbou na Workflow (předem definované cesty dokumentů v rámci organizace). Integrací ESU – kartotéky externích subjektů existuje provázanost na základní registry státu – ISZR, ARES, RŽP, ISDS…
Z prostředí spisové služby mohou rovněž referenti postoupit dokument do elektronické podpisové knihy v rámci stanovených procesů v organizaci. Nedílnou součástí je také vazba na zveřejňování dokumentů na elektronickou úřední desku organizace. Jelikož modul USU – univerzální spisový uzel je základním prvkem subsystému spisové služby je velmi dobře parametricky nastavitelný a to jak z pohledu řízení práv uživatelů v rámci jednotlivých spisových uzlů, tak přístupu k jednotlivým agendám třetích stran například SZR.
Nesmíme rovněž opomenou vazbu dokumentů na agendy usnesení a úkolů, které na základě vzniklých písemností definují nutné kroky a termíny k jejích vyřízení.
Modul Elektronická podpisová kniha - EPK legislativně vychází ze zákonů 227/200 Sb. o elektronickém podpisu a konverzi dokumentů. Řeší případy, kdy referent potřebuje elektronicky podepsat dokument a sám nevládne elektronickým podpisem nebo potřebuje podpis nadřízeného pracovníka. Může tedy v aplikaci GINIS zažádat o elektronické podepsaní osobu, která elektronický podpis vlastní a to velmi efektivně a jednoduchým způsobem. Elektronická podpisová knihu lze použít nad subsystémem spisové služby, jako rozšíření o schvalovací proces.
Aplikace podporuje možnosti individuální nebo hromadné zadávání :
Podepsání daného elektronického obrazu nebo příloh dokumentu
Konverzi daného elektronického obrazu nebo příloh dokumentu
Posouzení daného elektronického obrazu nebo příloh dokumentu
Schválení daného elektronického obrazu nebo příloh dokumentu
EPK
provozujeme v základní variantě prostřednictvím tlustého nebo
lehkého klienta USU v systému el. spisové služby.
Záleží na potřebách, struktuře a odbornosti pracovníků dané organizace. Určitě je dobré nastavené pravidla popsat v podpisovém řádu nebo skartačním řádu.
Doporučený model provozu (2 stupňový) :
1. Proces schvalování – je používán k zajištění připomínkování a vytvoření finálního schváleného dokumentu typu WORD dokument. Referent žádá o schválení a vedoucí vrací zpět = neschválí (s připomínkou na změnu) nebo finálně schválí.
2. Proces podepisování – referent nad schváleným dokumentem v 1. stupni provede konverzi do PDF a následně žádá o podepsání dokument typu PDF. Vedoucí v podstatě, pokud je vše v pořádku provádí podepsaní elektronickým podpisem (event. Čas. Xxxxxxxx) a vrací referentovi podepsané zpět k odeslání.
Varianta zamítnutí v 2. Stupni je možná, při zamítnutí se referent vrací k historicky poslední verzi elektronického souboru typu WORD ( verze uložených elektronickým obrazu) a opět pokračuje 1. stupněm.
Modul slouží především k vypravení zásilek mimo organizaci. Modul zpracovává zásilky vznikající v modulu USU – Univerzální spisový uzel při odeslání dokumentů. Hlavní funkčnost modulu spočívá v příjmu odesílaných zásilek od jednotlivých spisových uzlů, jejich zpracování, následném třídění a vypravení odesílaných zásilek mimo organizaci (poště, doručovací službě, atd.).
M
Uživatel má k dispozici obecné přehledové a vyhledávací funkce, pomocí kterých lze téměř libovolně vytvořit požadovaný přehled zásilek či dokumentů podle potřebných kritérií. Modul disponuje základními tiskovými výstupy, které jsou legislativně povinné, a jejich tvar nelze měnit. Mezi tyto výstupy patří, Poštovní doručovací arch pro obyčejné i sledované zásilky, atd.
Klíčové vlastnosti
Efektivní vypravení všech druhů zásilek různými doručovacími způsoby
Automatické promítnutí údajů o vypravení zpět vyřizujícímu referentovi
Jednotná mailová adresa, elektronická značka a jeden styčný bod s internetem a datovou schránkou
Pokročilé vyhledávací nástroje
Možnost uživatelských nastavení
Plný soulad s platnou legislativou (vč. Národního standardu pro el. systémy spisové služby)
Spolupráce s modulem USU (Univerzální spisový uzel) a ostatními moduly Spisové služby GINIS
V rámci řešení spisové služby se jedná o část spisovny a část digitální spisovny (e-Spisovny),
Všechny dokumenty musí být bezpečně a důvěryhodně uloženy i po svém vyřízení po dobu až 99 let! Žádný problém pro modul SPI (Spisovna), kde můžete jednoduše vyhledat uložený dokument (listinný i digitální), vytvořit zápůjčku či připravit skartační návrh. A to vše s jistotou, že i za mnoho let digitální dokumenty neztratí svou autenticitu.
Modul je určen pro správu centrálních i odborových spisoven. Modul Spisovna umožňuje přijímat vyřízené dokumenty a uzavřené spisy do spisovny. Takto uložené dokumenty již nevstupují do „běžného života“. V modulu je možné vytvářet a spravovat větší úložné celky (balíky), sledovat a kontrolovat kapacitu úložných míst, evidovat zápůjčky, připravovat skartační návrhy a skartační protokoly. K základním evidenčním údajům se přidávají informace o lokaci (místě uložení) a případných výpůjčkách. Modul spolupracuje s ostatními moduly subsystému Spisové služby, především logicky a evidenčně navazuje na modul USU. Elektronická spisovna (eSPI) je integrálním rozšířením modulu SPI. Výhodou je jednotné uživatelské prostředí pro správu a uložení analogových i digitálních dokumentů.
Základní funkčnost:
příjem vyřízených a uzavřených spisů;
evidence výpůjček;
přehled o volných kapacitách spisovny;
tvorba skartačního návrhu a skartačního protokolu;
možnost vyhledání uloženého spisu podle zadaných podmínek.
Balíky je možno tvořit libovolně, na základě zvolené metodiky a to na základě skartačního znaku a lhůty nebo na základě spisového znaku. Výsledkem je:
Důvěryhodné střednědobé i dlouhodobé uložení všech dokumentů úřadu / organizace
Přehledná a jednotná správa digitálních, analogových i hybridních dokumentů a spisů.
Možnost centrálního uložení dokumentů i z externích agend (jiných informačních systémů)
Snadné provedení skartačního procesu včetně přenosu archiválií do příslušných archivů či NDA
Řešení pro všechny druhy spisoven (odborové, agendové, centrální atp.)
Možnost uživatelských nastavení
Splnění legislativních požadavků
E-spisovna
Pro práci s el. dokumenty je možno využít modul Elektronická spisovna, který je rozšířením SPI. Výhodou tohoto přístupu je jednotné uživatelské prostředí pro správu a uložení fyzických i elektronických dokumentů. Jen dopředu vybraní uživatelé mohou přijímat do spisovny Elektronická Spisovna (eSPI). Jedná se o pracovníky, kteří mají na starosti oborovou a centrální spisovnu.
Funkcionalita vstupního ověřovaní vkládaných dokumentů/spisů/balíků do spisovny (kontrola zda jsou elektronické dokumenty ve standardizovaném formátu, metadata dle Národního standardu pro elektronické systémy spisových služeb (NSESS).Při přijmu dokumentů/spisů/balíků do spisovny se kontroluje jejich obsah zejména elektronický Obraz dokumentu a elektronické Přílohy dokumentu. Pokud jejich obsah není ve správném formátu, tak po převzetí systém nabídne převedení dokumentu do formátu PDF/A (u formátu které lze převést do PDF/A), popřípadě přidání elektronického podpisu a časového razítka. Toto mohou provést pověření referenti a nebo pracovníci odpovědni za spisovnu.
Dodatečné převedení (u formátu které lze převést do PDF/A), je možné realizovat také v obslužném modulu PAR.
V rámci spisovny je možno pracovat také s rozšířenými filtry v jednotlivých seznamech, které znázorňují primární (původní) formu dokumentu - elektronická, fyzická.
Seznam pro generování elektronických metadat do KDS(NDA) – v seznamu se zobrazují všechny dokumenty / spisy (nikoliv balíky) ať digitální i čistě listinné dokumenty mají povinná metadata, která budou přebírána do KDS(NDA).
Úplně nové je generování SIP balíčku a správa SIP balíčku před uložením v KDS, které je vnímáno spíše z pohledu garantovaného uložiště a jako uložiště před předáním dat do KDS. Generování SIP je omezeno pouze na referenty Spisoven, ostatním pracovníkům, se však doporučuje provádět, kontrolu metadat dokumentů spisů a balíků. Bez tohoto, nebudou balíky na spisovnu přebíraný.
Elektronické skartační řízení
V rámci usnadnění práce se Spisovnou v elektronickém systému spisové služby je požadováno, aby bylo možné provádět hromadné operace a poskytovat hromadné přehledy nad balíky, dokumenty a spisy ve spisovně e-spisovně. Pro přehlednější orientaci k tomuto se pořídil modul ESR – Elektronické skartační řízení, který navazuje na modul Spisovny a je určen pro uzavření životního cyklu elektronických dokumentů respektive práci s jejich metadaty. Dalším cílem tohoto modulu je hromadné generování SIP balíčků, jejich export do KDS a dále do NDA a u dokumentů, které úspěšně „projdou“ elektronickým skartačním řízením zabezpečí mazání metadat z databáze. Veškeré aktivity jsou zaznamenány v historii.
Modul umožňuje následující:
Zobrazení seznamů vygenerovaných skartačních návrhů a skartačních protokolů
Generování SIP pro realizovaná skartační řízení jednotlivě i hromadně
Export SIP do digitálního archivu (správního, Národního či krajského) a příjem potvrzení z digitálního archivu, že SIP byly úspěšně přijaty
Kontrola validity
Kontrola SIP v karanténě
Při odmítnutí – jasně definovaný důvod odmítnutí
Stažení DIP balíčku
Přehledy uložených SIP balíčků
Export spis. Plánu a typů dokumentů
Smazání dat pro dokumenty prošlé skartačním řízením, ponechání jen hlavičky
Možnost vyhledávání dokumentů / spisů / balíků (obdobně jako v modulech SPI)
Ukázka elektronického skartačního řízení
Transakční protokol (PPO)
Díky modulu PPO je organizace schopna s vysokou mírou důvěryhodnosti prokazovat pravost informací o všech svých dokumentech. Transakční protokol je souhrnný přehled profilových informací o všech doručených i vlastních dokumentech organizace, zafixovaných v čase. Výstupem je vygenerovaná sestava, která obsahuje informace o příslušných dokumentech jako: PID, Čj., Xxx, Název souboru, čas podání/odeslání, hash souboru atp. Protokol je vygenerován ve výstupním datovém formátu PDF/A a opatřen elektronickým podpisem a časovým razítkem. Protokol je možné v souladu s požadavky Národního standardu automaticky zaevidovat do Spisové služby jako nový dokument s příslušným skartačním znakem a lhůtou. V případě nejasností o pravosti jakéhokoliv dokumentu získává původce tímto způsobem unikátní a právně průkazný podklad pro garanci autenticity svých dokumentů. Transakční protokol je možné generovat pomocí tohoto modulu, nebo je možno sestavy i vytvářet automatizovaně pomocí modulu ZUD
Podepisování a razítkování (PAR)
Přínosem modulu Podepisování a razítkování (PAR) je maximální možné zjednodušení a zefektivnění práce s "živými" digitálními dokumenty v systému GINIS. Modul PAR řeší problematické oblasti migrace formátů, konverze, elektronického podepisování (LTV), opatření dokumentů časovým razítkem a kontroly formátů. Díky modulu PAR bude uživatel schopen udělat tyto úkony hromadně, čímž dojde k výrazné úspoře času. Pro výběr dokumentů ke zpracování slouží filtry, pomocí kterých se dá zúžit vybraná množina záznamů. Nástroj slouží pro vyhledání elektronických souborů, které nejsou ve formátu PDF/A, nejsou podepsané nebo neobsahují časové razítko. Je zde také možnost u digitálních dokumentů ověřit elektronické podpisy a časová razítka a výsledek ověření zapsat do tzv. historie ověření, bez které nelze z daného digitálního dokumentu vytvořit SIP balíček pro předání do archivu.
SUD Správa uložených digitálních dokumentů
Modul SUD zjednodušuje a zefektivňuje práci s dokumenty a spisy uloženými ve spisovně. Modul nabízí hromadnou aktivní péči o uložené digitální dokumenty (kontrola formátů, validity a udržení autenticity a čitelnosti) i o metadata analogových dokumentů. Kontrola úplnosti metadat je prováděna podle Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (NSESS) a zaručuje správné vytvoření SIP balíčků pro předání digitálnímu archivu. Modul umožňuje opravu nalezených chyb v metadatech (např. chybějící typ dokumentu, spisový znak…), podání žádosti o změnu datových formátů do RAKu podepsání souborů elektronickým podpisem a časovým razítkem a jejich ověření, atd. Díky modulu SUD je uživatel schopen udělat všechny tyto úkony hromadně, čímž dojde k výrazné úspoře času.
Skenovací linka GORDIC (GSL)
GSL periodicky kontroluje zadaný adresář a pokud se v něm nachází soubory příslušného povoleného typu, tak tento soubor zpracuje. U zpracovávaného dokumentu je rozpoznán PID (identifikátor) dokumentu, podle kterého je pojmenován výsledný soubor (např. MMCRX000KQJK.PDF), aby ho mohl dále zpracovat modul MAS. GSL rozpoznává nejpopulárnější jedno a dvourozměrné čárové kódy včetně 2D Aztec, Data Matrix a QR Code, bez ohledu na úhel nebo umístění na dokumentu. Zároveň je při zpracování skenovaného dokumentu použita technologie OCR (optické rozpoznání znaků), která vytěžuje textovou vrstvu skenovaného dokumentu, s níž lze následně pracovat stejně jako kdyby to byl text napsaný např.: ve Wordu. Nad výsledným digitálním dokumentem tedy uživatel může provádět fulltextové hledání dle obsahu
Dokumentový konverzní server (DKS)
Dokumentový konverzní server (DKS) zajišťuje bezobslužnou centralizovanou konverzi (změnu datového formátu) dokumentů do formátů vhodných k dlouhodobému uložení. Dokumenty určené ke konverzi formátu jsou z klientské aplikace přes komunikační službu vloženy do vstupní složky. DKS pravidelně kontroluje tuto složku, vyzvedne uložené dokumenty a provede jejich konverzi (např. do PDF/A-1b i PDF/A-2b podle nařízení eIDAS). V případě, že je vstupním souborem JPG, TIF, TIFF, PDF, atd., je možné vytěžit pomocí technologie OCR (ABBYY FineReader) jejich textovou vrstvu a podle ní následně uložené dokumenty vyhledat. Tyto soubory jsou ukládány do výstupního adresáře, odkud je komunikační služba odešle zpět klientské aplikaci, která dokumenty uloží do příslušných úložišť elektronických dokumentů. Po uložení lze ověřit archivní formát souboru pomocí 3-Heights PDF validátoru, který používá i Národní digitální archiv. Cílem řešení je zabezpečit uživateli zcela automatickou, rychlou a efektivní konverzi dokumentu do výstupního datového formátu. DKS využívá pro konverzi externích konverzních nástrojů, např. MS Office, Open Office).
Formuláře
S pomocí formulářů lze efektivněji využívat vlastnosti dokumentu. Vyplněné údaje do formuláře se ukládají do vlastností dokumentu a tím i do databáze organizace.
Jednotlivé položky pro formuláře se administrují pomocí modulu Základní administrace.
Samotný design formuláře se vytváří pomocí modulu Návrhář sestav.
Po vytvoření formuláře se přiřadí danému typu dokumentu a poté lze z detail karty dokumentu daného typu formulář vygenerovat.
Při tvoření designu formuláře se mohou označit položky jako editovatelné, ty pak bude moci uživatel měnit ve vygenerovaném formuláři a nebude muset měnit údaje ve vlastnostech.
Vygenerovaný formulář lze uložit do vlastností dokumentu nebo jako samostatný soubor. Vlastnosti a formulář využívají stejná data, takže uložením jednoho se změní druhé (např.: ve vygenerovaném formuláři změním jméno plátce, poté uložím a uzavřu formulář a změněné jméno se zobrazí ve vlastnostech dokumentu; naopak změním ve vlastnostech dokumentu datum narození plátce a poté vygeneruji formulář už s novým datem narození).
Jednotný vzhled, přehlednost a jednoduchost dokumentů jsou jedněmi z hlavních kritérií „přívětivosti“ každého úřadu či organizace. GINIS DRMS (SSL) nabízí tu nejpřímější cestu, jak rychle a jednoduše vytvořit správné dokumenty ve správný okamžik. Touto cestou je přímé vygenerování dokumentu ze systému, bez nutnosti spouštění jiného programu nebo ručního přepisování evidenčních údajů do dokumentu. A nejen to. Vygenerovaný formulář je pevně spojen se systémem GINIS a díky tomu nabízí unikátní možnost zpětného přenosu údajů z formuláře do systému GINIS. To znamená, že uživatel může již ve vygenerovaném formuláři například opravit chybný údaj a ten se po jeho uložení automaticky přenese do příslušné evidenční položky v systému GINIS. Současně se vygeneruje nový formulář s již opraveným údajem.
Formulářový systém je v systému GINIS spojen s rozšířeným evidenčním profilem dokumentu (tzv. Vlastnosti). Díky tomu je možné pro tvorbu formulářů využívat nejen základní evidenční položky spisové služby, ale libovolné množství dalších údajů, které si k danému dokumentu potřebujete evidovat.
V pozadí dobře fungujícího formulářového systému samozřejmě musí být kvalitně navržené formuláře včetně administrace jednotlivých formulářových položek (např. možnost jejich editace). Design formuláře se vytváří pomocí modulu Návrhář sestav. Precizní příprava a průběžné udržování formulářů v aktuální podobě vyžaduje důslednost a systematickou práci, která ale rozhodně stojí za to. Výsledek jistě ocení nejen uživatel (referent), který získá jednoduchý nástroj na tvorbu dokumentů, ale také občan, pro kterého bude úřad zase o trochu příjemnější místo na zemi.
Ekonomika
Níže jsou popsány moduly ekonomického subsystému. Některé požadované funkčnosti v této oblasti však budou řešeny i za využití modulů a funkčností již výše popsaných modulů v rámci modulů manažerského řízení a spisové služby.
Jedná se především o moduly:
EPK – elektronická podpisová kniha – řešení elektronických žádanek , schvalování cestovních příkazů, …
Formuláře, rozšířený profil – požadavky Evidence provozu
Součástí dodávky je i kompletní metodika, která je plně v souladu se „Zásadami vztahu orgánů statutárního města Brna k příspěvkovým organizacím (srpen 2011)“ a systém je schopen zajistit splnění veškerých pokynů zřizovatele Statutárního města Brna.
Jednotlivé agendy (funkční okruhy) ekonomických dějů dané organizace jsou v systému GINIS® evidovány ve specializovaných modulech (komponentách), které svojí funkčností umožňují komfortní, průkazné, přehledné a výkonné vedení podvojného účetnictví a rozpočtování včetně vedení souvisejících operativních evidencí. Veškeré operace s dokumenty ekonomického charakteru se v systému GINIS® provádějí nad agendovými knihami a cílově se zachycují v účetních denících a v denících zápisů rozpočtu.
Filosofie subsystému důsledně dodržuje některé obecné principy uplatňované jednotně v rámci všech komponent systému:
subsystém pracuje s jednotnou, uživatelem definovatelnou, strukturou účetní a rozpočtové věty, která se v rámci implementace definuje pro jednotlivá účetní a rozpočtová období v souladu se schválenou metodikou účtování a rozpočtování organizace;
v rámci implementace systému lze jednotlivá slova účetní a rozpočtové věty pro konkrétní období v souladu s metodikou zakázat nebo povolit. Všechna pole mohou být napojena na centrálně udržované číselníky použitelných hodnot (UCS, NS, účtový rozvrh, otevřené dílčí účetní období, akce, atd.);
editovatelnost a povinnost vyplnění jednotlivých polí v komponentách subsystému je striktně řízena dle uživatelem nastavených konfiguračních záznamů. Danou funkcionalitou je výrazně snižována pracnost evidence účetních údajů a riziko vzniku chyb;
každý evidovaný subjekt (písemnost, účetní doklad, administrační záznam, účtový rozvrh, externí subjekt,…) je jednoznačně identifikován pomocí obecného, v rámci všech implementací systému jedinečného identifikátoru (PID). Identifikátor váže každou ekonomickou písemnost prostřednictvím vrstvy workflow;
každý primární doklad evidovaný v evidenční knize získává uživatelsky centrálně formátovatelné evidenční číslo, které v rámci každé evidenční knihy zabezpečuje inkrementální identifikaci a dále získává uživatelsky centrálně formátovatelné agendové číslo, zabezpečující jeho identifikaci v rámci agendy (modulu);
každý primární účetní doklad evidovaný v knize má v systému GINIS® současně právě jednoho konkrétního, systémem jednoznačně identifikovaného vlastníka, který jako jediný vlastní práva k provádění evidenčních a účetních úkonů nad daným dokladem a to v uživatelem centrálně definovaném rozsahu. Ostatní uživatelé mají k danému dokladu pouze prohlížecí práva. Vlastníka lze měnit pomocí funkce protokolovaného nebo neprotokolovaného předání a oběh dokladu v rámci systému je evidován v historii;
v historii dokladů systému lze kdykoliv pro dané časové období zjistit vlastníka dokladu a jím v dokladu provedené operace;
každý účetní doklad evidovaný v účetním deníku nebo deníku rozpočtových zápisů získává současně uživatelsky centrálně formátovatelné číslo (číslo účetního dokladu, číslo rozpočtového dokladu), které zabezpečuje inkrementální identifikaci v rámci každého deníku;
každý zápis v deníku účetních zápisů nebo deníku zápisů rozpočtu je vázán na systémem evidovaný prvotní doklad (fakturu, bankovní výpis, poukaz, smlouvu, majetkový účetní doklad, opravný účetní doklad);
pro pořízení, uložení, opravy a další zpracování účetních dokladů platí striktně pravidla platná pro podvojné účetnictví;
automatizované zálohování dat je řešeno centrálně s využitím systémových prostředků bez zásahu uživatele;
systémem je minimalizováno jakékoliv duplicitní zadávání údajů;
v rámci jednotlivých modulů systému jsou výstupní sestavy řešeny jednotným způsobem pomocí implementovaného generátoru sestav
Agenda rozpočet
Agenda Rozpočet je v rámci ekonomického subsystému tvořena soustavou aplikačních komponent (produktů), které slouží ke sběru požadavků na rozpočet a jejich variantnímu balancování jednotlivými správci rozpočtu pro potřeby rozpisu schváleného rozpočtu včetně jejich začleňování do jednotlivých investičních a neinvestičních akcí. Řeší problematiku správy akcí a jejich začleňování do plánů kapitálových a běžných výdajů nebo i plánů příjmů. Svojí funkcionalitou řeší i oblast tvorby a realizace jednotlivých rozpočtových opatření. Většina operací agendy zpracování rozpočtu a také zpracování účetnictví má přímou vazbu do systémem udržovaného střednědobého rozpočtového výhledu.
Klíčovými komponentami agendy Rozpočet jsou moduly:
ROZ – Pořizovač rozpočtových dokladů
ADA – Evidence akcí.
Pořizovač rozpočtových dokladů (ROZ)
V modulu ROZ se provádí kompletní zpracování všech typů rozpočtových dokladů, tj. interních rozpočtových opatření, rozpočtových opatření z rozhodnutí MF ČR, rozpočtových opatření z rozhodnutí vlády ČR, ale i dokladů schváleného rozpočtu. Každý v modulu ROZ evidovaný rozpočtový doklad má svého konkrétního vlastníka. Editaci dokladu, tj. aktivní operace s dokladem smí provádět pouze vlastník dokladu. S cizími doklady, lze provádět pouze operace pasivní, tj. prohlížení, tisk apod. Ke změně vlastníka slouží funkce Předání dokladu.
Každá aktivní operace v modulu má svůj řídící parametr. V závislosti na jeho nastavení má uživatel definováno právo tuto operaci provádět. Tímto je umožněno dokonalé rozlišení přístupových práv do modulu pro každého uživatele. Řadou dalších konfiguračních parametrů je v rámci implementace systému umožněno nastavit chování modulu ROZ dle konkrétních potřeb uživatele. Veškeré důležité operace s doklady jsou zaznamenávány v historii rozpočtových dokladů, včetně data, času, jména a funkce osoby, která operaci provedla. Systém umožňuje na základě daných záznamů vytvářet pracovní snímky využití systému dle jednotlivých uživatelů, oddělení, odborů apod. Modul je za účelem snížení chybovosti zpracování dokladů v maximální míře vybaven jednotným validačním mechanismem a systémem nabídek z centrálně udržovaných číselníků.
Jednotlivé rozpočtové doklady jsou evidovány v předem zvolené, uživateli dostupné Agendové knize, ve které je dokladu automaticky, dle uživatelsky definovaného formátu, přiděleno jednoznačné číslo. Modul svou funkcionalitou zabezpečuje zavedení rozpočtových dokladů do systému (podání), zaevidování a opravu potřebných evidenčních údajů hlavičky, zaevidování a opravu jednotlivých položek dokladu, schválení a realizaci rozpočtového dokladu, úpravu věcného profilu upravovaných akcí (zakázek) souvisejícího plánu výdajů nebo příjmu.
Modul ROZ umožňuje realizovat rozpočtové doklady v účetní měně definované pro dané účetní období účetní jednotkou. Pomocí Výběrové masky je umožněno nastavení nejrůznějších výběrových podmínek pro jednoduché a rychlé vyhledání evidovaných rozpočtových dokladů nebo jejich skupin v agendových knihách. Pro informační účely je vytvořena řada předem definovaných výstupů, jejichž tvar a způsob zpracování může uživatel ovlivnit pomocí masek a pevných voleb. Jsou to např. opis rozpočtového opatření, záznam o realizace rozpočtového opatření, seznam rozpočtových dokladů, kniha rozpočtových dokladů.
Evidence akcí (ADA)
Modul Administrace akcí (projektů) je určen k evidenci a správě plánu příjmů a výdajů organizace v aktuálním rozpočtovém období vztažené ke konkrétnímu projektu. Každá aktivní operace v modulu má svůj řídící parametr. V závislosti na jeho nastavení má uživatel definováno právo tuto operaci provádět. Modul svou funkcionalitou zabezpečuje zejména správu číselníku programů a projektů, správu číselníku interních programů a projektů organizace, založení základního profilu akce, opravu základního profilu akce, založení věcného profilu akce (projektu), opravu věcného profilu akce, export akcí. Pro informační účely je vytvořena řada předem definovaných výstupů, jejichž tvar a způsob zpracování může uživatel ovlivnit pomocí masek a pevných voleb. Jsou to např. opis investičních akcí rozpočtového období, opis neinvestičních akcí rozpočtového období, plán výdajů movité infrastruktury, plán výdajů nemovité infrastruktury, plán příjmů, apod. Dále je v systému GINIS® zabudován generátor s vlastním makrojazykem, který umožňuje definovat vlastní uživatelské výstupy. Jednotlivé výstupy se nejprve zobrazí na monitoru v univerzálním prohlížeči, a teprve poté se uživatel rozhodne, zda je chce uložit, vytisknout atd.
Ucelený přehled o příjmech a výdajích v rámci daného plánu
Jednoduchá správa daného plánu
Přehled o financování stanovených akcí
Kontrola nad financováním vybraných projektů
Analytické výstupy pro usnadnění rozhodování
Evidence smluv (SML)
Pomocí modulu SML se provádí kompletní zpracování dodavatelských a odběratelských smluv a dodavatelských a odběratelských objednávek počínaje jejich podáním, zadání případné vazby na veřejnou zakázku, přes zaevidování evidenčních údajů, zadání a schválení položek smluvního případu, zadání splátkového kalendáře, zadání dodatků ke smlouvě, schválení smlouvy, sledování navázaných fakturace, sledování uskutečněných úhrad faktur, až po sledování majetkového plnění smluv.
Každý evidovaný doklad (smlouva) má svého konkrétního vlastníka. Editaci dokladu, tj. aktivní operace s dokladem smí provádět pouze její vlastník. S cizími doklady lze provádět pouze operace pasivní, tj. prohlížení, tisky apod. Ke změně vlastníka slouží funkce Předání. Každá aktivní operace v modulu má svůj řídící parametr. V závislosti na jeho nastavení má uživatel definováno právo tuto operaci provádět. Tímto je umožněno dokonalé rozlišení přístupových práv do modulu pro každého uživatele.
Řadou dalších konfiguračních parametrů je v rámci implementace systému umožněno nastavit chování modulu SML dle konkrétních potřeb uživatele. Veškeré důležité operace s doklady jsou zaznamenávány v historii dokladu, včetně data, času, jména a funkce osoby, která operaci provedla. Systém umožňuje na základě daných záznamů vytvářet pracovní snímky využití systému dle jednotlivých uživatelů, oddělení, odborů apod.
Modul je za účelem snížení chybovosti zpracování dokladů v maximální míře vybaven jednotným validačním mechanismem a systémem nabídek z centrálně udržovaných číselníků. Jednotlivé doklady jsou evidovány v předem zvolené, uživateli dostupné Agendové knize, ve které je dokladu v okamžiku evidence automaticky, dle uživatelsky definovaného formátu, přiděleno jednoznačné číslo. Pomocí Výběrové masky je umožněno nastavení nejrůznějších výběrových podmínek pro jednoduché a rychlé vyhledání evidovaných případů nebo jejich skupin v Agendových knihách.
Agenda Finanční závazky a pohledávky
Agenda řeší evidenci, správu a účetní likvidaci prvotních dokladů, na základě kterých vznikají finanční závazky nebo pohledávky účetní jednotky. Svojí funkcionalitou umožňuje s využitím vrstvy workflow a mechanismu konfigurovatelnosti aplikačních rolí rozložit proces evidence, správy a likvidace závazků a pohledávek mezi více zpracovatelů a využitím redistribučních mechanismů simulovat skutečný oběh prvotního dokladu v organizaci s automatickým mapováním realizovaných úkonů (např. podání, evidence, schválení, úhrada, zaúčtování, předání, odúčtování, odpárování, zrušení schválení, storno, …).
Prvotní doklady se evidují v rámci účetního období v libovolném počtu agendových knih. Každá kniha umožňuje evidovat závazky a pohledávky v různých měnách s přepočtem podle aktuálního nebo pevného kurzu. Evidované doklady lze přiřazovat do skupin pomocí uživatelem definovaných klíčů a poté dle přiřazených klíčů a množství dalších kritérií vybírat a vybrané doklady dále zpracovávat.
Fakturační závazky a pohledávky lze vázat na smluvní procesy účetní jednotky zachycené specializovaným modulem, který eviduje jednotlivé uzavřené smlouvy s externími subjekty a v rámci smlouvy vyčleňuje výdajové finanční prostředky pro jejich následné použití. Systém automaticky při schválení krytí závazků finančními prostředky kontroluje jejich realizovatelnost v rámci rezervací prostředků aktuálního rozpočtu.
Evidence souvisejících dodacích listů k fakturačním pohledávkám a závazkům umožňuje přes uživatelem definovaný systém párování sledovat proces majetkového plnění prostřednictvím vazeb se souvisejícími majetkovými účetními doklady subsystému Majetek (tj. příjemky, výdejky, převodky, doklady o pořízení DM, doklady zhodnocení DM, …). Systém tedy umožňuje kontrolu, zda vynaložené prostředky byly správně a cíleně použity.
Jednotlivé evidované pohledávky lze jednotlivě i hromadně upomínkovat a penalizovat, a to jak generací penalizační faktury, tak i zvýšením penalizované pohledávky o částku vyměřeného penále.
Transparentnost a průkaznost proúčtování jednotlivých prvotních dokladů (faktur, poukazů, …) včetně případných opravných účetních dokladů je řešena implementovaným mechanismem vazby účetních zápisů na prvotní doklady, který umožňuje pro každý účetní zápis v systému dohledat související prvotní doklad.
Klíčovými komponentami agendy Finanční závazky a pohledávky jsou moduly:
KDF – Kniha došlých faktur;
POU – Kniha poukazů;
KOF – Kniha odeslaných faktur;
DDP – Daně, dávky, pohledávky, poplatky.
Kniha došlých faktur (KDF)
V modulu KDF se provádí kompletní zpracování všech typů došlých faktur, tj. faktur dodavatelských, penalizačních faktur, dobropisů, zálohových faktur, proforma faktur a vyúčtování zálohových faktur. Modul KDF umožňuje evidovat účetní doklady v libovolné měně s možnosti využití přepočtu na účetní měnu pevným nebo aktuálním kursem ze systémem evidovaného kurzovního lístku. Jednotlivé účetní doklady je systémem umožněno likvidovat i ve více účetních obdobích a to se zohledněním různé metodiky účtování jednotlivých období.
Každá aktivní operace v modulu má svůj řídící parametr. V závislosti na jeho nastavení má uživatel definováno právo tuto operaci provádět. Tímto je umožněno dokonalé rozlišení přístupových práv do modulu pro každého uživatele. Řadou dalších konfiguračních parametrů je v rámci implementace systému umožněno nastavit chování modulu KDF dle konkrétních potřeb uživatele. Veškeré důležité operace s doklady jsou zaznamenávány v historii dokladu, včetně data, času, jména a funkce osoby, která operaci provedla. Systém umožňuje na základě daných záznamů vytvářet pracovní snímky využití systému dle jednotlivých uživatelů, oddělení, odborů apod.
Modul je za účelem snížení chybovosti zpracování dokladů v maximální míře vybaven jednotným validačním mechanismem a systémem nabídek z centrálně udržovaných číselníků. Jednotlivé doklady jsou evidovány v předem zvolené, uživateli dostupné agendové knize, ve které je dokladu automaticky, dle uživatelsky definovaného formátu, přiděleno jednoznačné číslo. Modul svou funkcionalitou zabezpečuje zavedení dokladů do systému (podání), zaevidování potřebných evidenčních údajů, určení způsobu úhrady závazku, určení krytí závazku rozpočtovými prostředky a předpisu závazku (účetní likvidace), zaúčtování předpisu závazku, odeslání platby k realizaci úhrady až po zaúčtování uskutečněné úhrady.
Každý doklad lze v jakémkoliv stádiu svého zpracování účetně a poté evidenčně stornovat a to vždy v historii dokladu zdokumentovaným způsobem. K daným operacím jsou určeny funkce „Odpárování“ platby, Odúčtování předpisu, Zrušení schválení a Storno. Modul KDF umožňuje evidovat účetní doklady v libovolné měně s možnosti využití přepočtu na účetní měnu pevným nebo aktuálním kursem ze systémem evidovaného kurzovního lístku. Jednotlivé účetní doklady je systémem umožněno likvidovat i ve více účetních obdobích a to se zohledněním různé metodiky účtování jednotlivých období Pomocí Výběrové masky je umožněno nastavení nejrůznějších výběrových podmínek pro jednoduché a rychlé vyhledání evidovaných dokladů nebo jejich skupin v agendových knihách.
Pro informační účely je vytvořena řada předem definovaných výstupů, jejichž tvar a způsob zpracování může uživatel ovlivnit pomocí masek a pevných voleb. Jsou to např. faktura, likvidační záznam faktury, záznam o zaúčtování faktury, seznam faktur atd.
V modulu POU se provádí kompletní zpracování výdajových a příjmových poukazů včetně možnosti hromadného generování poukazů.
Každý evidovaný doklad má svého konkrétního vlastníka. Editaci dokladu, tj. aktivní operace s dokladem smí provádět pouze vlastník dokladu. S cizími doklady, lze provádět pouze operace pasivní, tj. prohlížení, tisk apod. Ke změně vlastníka slouží funkce Předání dokladu.
Každá aktivní operace v modulu má svůj řídící parametr. V závislosti na jeho nastavení má uživatel definováno právo tuto operaci provádět. Tímto je umožněno dokonalé rozlišení přístupových práv do modulu pro každého uživatele. Řadou dalších konfiguračních parametrů je v rámci implementace systému umožněno nastavit chování modulu POU dle konkrétních potřeb uživatele. Veškeré důležité operace s doklady jsou zaznamenávány v historii dokladu, včetně data, času, jména a funkce osoby, která operaci provedla. Systém umožňuje na základě daných záznamů vytvářet pracovní snímky využití systému dle jednotlivých uživatelů, oddělení, odborů apod.
Modul je za účelem snížení chybovosti zpracování dokladů v maximální míře vybaven jednotným validačním mechanismem a systémem nabídek z centrálně udržovaných číselníků. Jednotlivé doklady jsou evidovány v předem zvolené, uživateli dostupné agendové knize, ve které je dokladu automaticky, dle uživatelsky definovaného formátu, přiděleno jednoznačné číslo. Modul svou funkcionalitou zabezpečuje zavedení dokladů do systému (podání), zaevidování potřebných evidenčních údajů, určení způsobu úhrady závazku (pohledávky), určení krytí závazku (pohledávky) rozpočtovými prostředky a určení účetní likvidace závazku (pohledávky), odeslání platby k realizaci úhrady až po zaúčtování uhrazeného poukazu.
Každý doklad lze v jakémkoliv stádiu svého zpracování účetně a poté evidenčně stornovat a to vždy v historii dokladu zdokumentovaným způsobem. K daným operacím jsou určeny funkce „Odpárování“ platby, Odúčtování předpisu, Zrušení schválení a Storno. Modul POU umožňuje evidovat účetní doklady v libovolné měně s možnosti využití přepočtu na účetní měnu pevným nebo aktuálním kursem ze systémem evidovaného kursovního lístku.
Jednotlivé účetní doklady je systémem umožněno likvidovat i ve více účetních obdobích a to se zohledněním různé metodiky účtování jednotlivých období Pomocí Výběrové masky je umožněno nastavení nejrůznějších výběrových podmínek pro jednoduché a rychlé vyhledání evidovaných dokladů nebo jejich skupin v agendových knihách.
Pro informační účely je vytvořena řada předem definovaných výstupů, jejichž tvar a způsob zpracování může uživatel ovlivnit pomocí masek a pevných voleb. Jsou to např. poukaz, likvidační záznam poukazu, záznam o zaúčtování poukazu, seznam poukazů atd.
V modulu KOF se provádí kompletní zpracování všech typů odeslaných faktur, tj. faktur odběratelských, penalizačních faktur, dobropisů, zálohových faktur, proforma faktur a vyúčtování zálohových faktur.
Každý v modulu KOF evidovaný doklad má svého konkrétního vlastníka. Editaci dokladu, tj. aktivní operace s dokladem smí provádět pouze vlastník dokladu. S cizími doklady, lze provádět pouze operace pasivní, tj. prohlížení, tisk apod. Ke změně vlastníka slouží funkce Předání dokladu.
Každá aktivní operace v modulu má svůj řídící parametr. V závislosti na jeho nastavení má uživatel definováno právo tuto operaci provádět. Tímto je umožněno dokonalé rozlišení přístupových práv do modulu pro každého uživatele. Řadou dalších konfiguračních parametrů je v rámci implementace systému umožněno nastavit chování modulu KOF dle konkrétních potřeb uživatele.
Veškeré důležité operace s doklady jsou zaznamenávány v historii dokladu, včetně data, času, jména a funkce osoby, která operaci provedla. Systém umožňuje na základě daných záznamů vytvářet pracovní snímky využití systému dle jednotlivých uživatelů, oddělení, odborů apod. Modul je za účelem snížení chybovosti zpracování dokladů v maximální míře vybaven jednotným validačním mechanismem a systémem nabídek z centrálně udržovaných číselníků.
Jednotlivé doklady jsou evidovány v předem zvolené, uživateli dostupné agendové knize, ve které je dokladu automaticky, dle uživatelsky definovaného formátu, přiděleno jednoznačné číslo. Modul svou funkcionalitou zabezpečuje zavedení dokladů do systému (podání), zaevidování potřebných evidenčních údajů, určení způsobu úhrady pohledávky, určení krytí pohledávky a předpisu pohledávky (účetní likvidace), zaúčtování předpisu pohledávky, odeslání údajů o očekávané platbě do modulu BUC – Komunikace s bankou až po zaúčtování uskutečněné úhrady.
Každý doklad lze v jakémkoliv stádiu svého zpracování účetně a poté evidenčně stornovat a to vždy v historii dokladu zdokumentovaným způsobem. K daným operacím jsou určeny funkce „Odpárování“ platby, Odúčtování předpisu, Zrušení schválení a Storno. Modul KOF umožňuje evidovat účetní doklady v libovolné měně s možnosti využití přepočtu na účetní měnu pevným nebo aktuálním kursem ze systémem evidovaného kursovního lístku. Jednotlivé účetní doklady je systémem umožněno likvidovat i ve více účetních obdobích a to se zohledněním různé metodiky účtování jednotlivých období Pomocí Výběrové masky je umožněno nastavení nejrůznějších výběrových podmínek pro jednoduché a rychlé vyhledání evidovaných dokladů nebo jejich skupin v agendových knihách.
Pro informační účely je vytvořena řada předem definovaných výstupů, jejichž tvar a způsob zpracování může uživatel ovlivnit pomocí masek a pevných voleb. Jsou to např. faktura, likvidační záznam faktury, záznam o zaúčtování faktury, seznam faktur atd.
Daně, dávky, pohledávky, poplatky (DDP)
Pomocí modulu DDP se provádí kompletní zpracování všech typů pohledávek i ostatních příjmů, počínaje jejich podáním, přes zaevidování evidenčních údajů, zadání splátkového kalendáře, sledování uskutečněných úhrad, až po upomínkování, vymáhání a penalizaci nedoplatků.
Modul svou funkcionalitou zabezpečuje zavedení případů do systému (podání), zaevidování potřebných evidenčních údajů, zadání doplňkových údajů, zadání předpisů pohledávek (platební kalendář), zobrazení úhrad pohledávek, event. vratek, zadání způsobu penalizace, výpočet splátkového a účetní salda případu, výpočet splátkového a účetní salda poplatníka za všechny jeho případy, evidenci kontrol poplatníka, upomínkování, penalizaci apod.
Veškeré účetní operace (účtování předpisů pohledávek, účtování úhrad, vratek, penále apod.) se provádějí v modulu FUC – Finanční účtárna.
Pomocí modulu DDP se provádí kompletní zpracování všech typů pohledávek i ostatních příjmů, počínaje jejich podáním, přes zaevidování evidenčních údajů, zadání splátkového kalendáře, sledování uskutečněných úhrad, až po upomínkování, vymáhání a penalizaci nedoplatků. Každá evidovaná karta případu má svého konkrétního vlastníka. Editaci případu, tj. aktivní operace s kartou případu smí provádět pouze její vlastník. S cizími kartami případů lze provádět pouze operace pasivní, tj. prohlížení, výpočet salda, tisky apod. Ke změně vlastníka slouží funkce Předání.
Každá aktivní operace v modulu má svůj řídící parametr. V závislosti na jeho nastavení má uživatel definováno právo tuto operaci provádět. Tímto je umožněno dokonalé rozlišení přístupových práv do modulu pro každého uživatele. Řadou dalších konfiguračních parametrů je v rámci implementace systému umožněno nastavit chování modulu DDP dle konkrétních potřeb uživatele.
Veškeré důležité operace s doklady jsou zaznamenávány v historii dokladu, včetně data, času, jména a funkce osoby, která operaci provedla. Systém umožňuje na základě daných záznamů vytvářet pracovní snímky využití systému dle jednotlivých uživatelů, oddělení, odborů apod. Modul je za účelem snížení chybovosti zpracování dokladů v maximální míře vybaven jednotným validačním mechanismem a systémem nabídek z centrálně udržovaných číselníků.
Jednotlivé případy jsou evidovány v předem zvolené, uživateli dostupné agendové knize, ve které je případu v okamžiku evidence automaticky, dle uživatelsky definovaného formátu, přiděleno jednoznačné číslo. Modul svou funkcionalitou zabezpečuje zavedení případů do systému (podání), zaevidování potřebných evidenčních údajů, zadání doplňkových údajů, zadání předpisů pohledávek (platební kalendář), zobrazení úhrad pohledávek, event. vratek, zadání způsobu penalizace, výpočet splátkového a účetní salda případu, výpočet splátkového a účetní salda poplatníka za všechny jeho případy, evidenci kontrol poplatníka, upomínkování, penalizaci apod.
Veškeré účetní operace (účtování předpisů pohledávek, účtování úhrad, vratek, penále apod.) se provádějí v modulu FUC – Finanční účtárna. Pomocí Výběrové masky je umožněno nastavení nejrůznějších výběrových podmínek pro jednoduché a rychlé vyhledání evidovaných případů nebo jejich skupin v agendových knihách.
V modulu DDP je vytvořena řada předem definovaných výstupů, jejichž tvar a způsob zpracování může uživatel ovlivnit pomocí masek a pevných voleb. Jsou to jak výstupy, určené k odeslání poplatníkovi (platební, výměry, poukázky, složenky atd.), tak celá řada dalších výstupů, určených pro informační účely uživatele.
Agenda řeší problematiku realizace bezhotovostních úhrad jednotlivých závazků a pohledávek včetně procesu párování plateb na jednotlivé závazky a pohledávky. Bankovní výpisy se evidují v rámci účetního období v libovolném počtu agendových knih. Každá kniha umožňuje evidovat výpisy v různých měnách s poloautomatickým výpočtem kursových rozdílů.
Klíčovými komponentami agendy Bezhotovostní operace jsou moduly:
BUC – Komunikace s bankou (platební centrum);
PRE – Kniha převodních poukazů.
Komunikace s bankou (platební centrum) (BUC)
Modul BUC realizuje v systému GINIS® kompletní funkce, potřebné pro komunikaci s bankami, u nichž má organizace vedeny vlastní bankovní účty. Jedná se o tvorbu veškerých dávek příkazů k úhradě dle požadavků na úhradu, vzniklých v kterémkoli z modulů systému GINIS® a jejich odesílání do banky k realizaci, a dále o příjem a evidenci dávek bankovních výpisů z jednotlivých bank. Modul umožňuje všechny možné způsoby bezhotovostních úhrad (hromadným či jednotlivým příkazem, inkasem, složenkami apod.).
Modul BUC také umožňuje načítat externí dávky požadavků na úhradu, vzniklé mimo systém GINIS® a realizovat jejich uhrazení. Modul BUC je párovacím centrem systému GINIS®, vybaveným řadou nástrojů, zabezpečujících párování položek zaevidovaných výpisů z účtů s předpisy očekávaných úhrad, vzešlými z různých modulů systému GINIS®. U položek bankovních výpisů, které předpis očekávaných úhrad nemají (mylné platby apod.) a nemohou být tudíž spárovány, zabezpečuje modul BUC jejich odeslání do modulu UCT – Pořizovač účetních dokladů k účetní likvidaci.
Každá aktivní operace v modulu má svůj řídící parametr. V závislosti na jeho nastavení má uživatel definováno právo tuto operaci provádět. Tímto je umožněno dokonalé rozlišení přístupových práv do modulu pro každého uživatele. Řadou dalších konfiguračních parametrů je v rámci implementace systému umožněno nastavit chování modulu BUC dle konkrétních potřeb uživatele. Veškeré důležité operace s doklady (bankovními výpisy) jsou zaznamenávány v historii dokladu, včetně data, času, jména a funkce osoby, která operaci provedla. Systém umožňuje na základě daných záznamů vytvářet pracovní snímky využití systému dle jednotlivých uživatelů, oddělení, odborů apod.
Modul je za účelem snížení chybovosti zpracování dokladů v maximální míře vybaven jednotným validačním mechanismem a systémem nabídek z centrálně udržovaných číselníků. Jednotlivé doklady (bankovní výpisy) jsou evidovány v předem zvolené, uživateli dostupné agendové knize, ve které je dokladu automaticky, dle uživatelsky definovaného formátu, přiděleno jednoznačné číslo. Pomocí Výběrové masky je umožněno nastavení nejrůznějších výběrových podmínek pro jednoduché a rychlé vyhledání bankovních výpisů a jejich položek.
Pro informační účely je vytvořena řada předem definovaných výstupů, jejichž tvar a způsob zpracování může uživatel ovlivnit pomocí masek a pevných voleb. Jsou to např. příkaz k úhradě, průvodka ke kompatibilnímu médiu, opis výpisu bankovního účtu atd.
Kniha převodních poukazů (PRE)
V modulu PRE se provádí kompletní zpracování výdajových a příjmových převodních poukazů, sloužící k převodům prostředků mezi vlastními bankovními účty. Každý evidovaný doklad má svého konkrétního vlastníka. Editaci dokladu, tj. aktivní operace s dokladem smí provádět pouze vlastník dokladu. S cizími doklady, lze provádět pouze operace pasivní, tj. prohlížení, tisk apod. Ke změně vlastníka slouží funkce Předání dokladu.
Každá aktivní operace v modulu má svůj řídící parametr. V závislosti na jeho nastavení má uživatel definováno právo tuto operaci provádět. Tímto je umožněno dokonalé rozlišení přístupových práv do modulu pro každého uživatele. Řadou dalších konfiguračních parametrů je v rámci implementace systému umožněno nastavit chování modulu PRE dle konkrétních potřeb uživatele.
Veškeré důležité operace s doklady jsou zaznamenávány v historii dokladu, včetně data, času, jména a funkce osoby, která operaci provedla. Systém umožňuje na základě daných záznamů vytvářet pracovní snímky využití systému dle jednotlivých uživatelů, oddělení, odborů apod. Modul je za účelem snížení chybovosti zpracování dokladů v maximální míře vybaven jednotným validačním mechanismem a systémem nabídek z centrálně udržovaných číselníků.
Jednotlivé doklady jsou evidovány v předem zvolené, uživateli dostupné agendové knize, ve které je dokladu automaticky, dle uživatelsky definovaného formátu, přiděleno jednoznačné číslo. Modul svou funkcionalitou zabezpečuje zavedení dokladů do systému (podání), zaevidování potřebných evidenčních údajů, určení způsobu úhrady závazku (pohledávky), určení krytí závazku (pohledávky) rozpočtovými prostředky a určení účetní likvidace závazku (pohledávky), odeslání platby k realizaci úhrady až po zaúčtování uhrazeného převodního poukazu.
Každý doklad lze v jakémkoliv stádiu svého zpracování účetně a poté evidenčně stornovat a to vždy v historii dokladu zdokumentovaným způsobem. K daným operacím jsou určeny funkce „Odpárování“ platby, Odúčtování předpisu, Zrušení schválení a Storno. Modul PRE umožňuje evidovat účetní doklady v libovolné měně s možnosti využití přepočtu na účetní měnu pevným nebo aktuálním kursem ze systémem evidovaného kursovního lístku. Jednotlivé účetní doklady je systémem umožněno likvidovat i ve více účetních obdobích a to se zohledněním různé metodiky účtování jednotlivých období. Pomocí Výběrové masky je umožněno nastavení nejrůznějších výběrových podmínek pro jednoduché a rychlé vyhledání evidovaných dokladů nebo jejich skupin v agendových knihách.
Pro informační účely je vytvořena řada předem definovaných výstupů, jejichž tvar a způsob zpracování může uživatel ovlivnit pomocí masek a pevných voleb. Jsou to např. převodní poukaz, likvidační záznam převodního poukazu, záznam o zaúčtování převodního poukazu, seznam převodních poukazů atd.
Daná agenda řeší tvorbu, evidenci a likvidaci prvotních dokladů, které jsou likvidovány úhradou nebo příjmem v hotovosti z (do) vlastní pokladny uživatele. Jednotlivé doklady je možno evidovat přímo na peněžní pokladně (v místě fyzického výdeje a příjmu peněz) nebo prostřednictvím přípravy dokladu na jiných místech organizace a následným předáním schváleného podkladu k výplatě nebo příjmu peněz na vlastní pokladnu.
Pokladní doklady (podklady) se evidují v agendových knihách, které se zakládají pro jednotlivá účetní období. V rámci jedné knihy je umožněno evidovat dané doklady pouze v jedné měně s přepočtem podle aktuálního nebo pevného kursu.
Agenda řeší kontrolu proti volným rozpočtovým prostředkům s nastavitelnou blokací nebo pouze varováním při překročení čerpání. Systém také transparentně řeší průkaznost proúčtování jednotlivých pokladních dokladů, kdy lze z jednotlivých dokladů získat informaci, jak byl daný doklad účetně likvidován a to včetně případných oprav (opravných účetních dokladů). To je umožněno vazbou opravného účetního dokladu na opravovaný pokladní doklad.
V rámci agendy hotovostních operací je systém vybaven množstvím výstupních sestav, které jsou definovány pomocí generátoru sestav a jsou uživatelsky definovatelné v rozsahu možností daného generátoru.
Klíčovými komponentami agendy Hotovostní operace jsou moduly:
POK – Pokladna.
V modulu POK se provádí kompletní zpracování výdajových a příjmových pokladních dokladů.
Modul POK umožňuje evidovat doklady v libovolné měně s možnosti využití přepočtu na účetní měnu pevným nebo aktuálním kursem ze systémem evidovaného kursovního lístku. Pro každou měnu je definována samostatná agendová kniha, přičemž je každý zaevidovaný doklad započten do stavu pokladny v dané měně.
V modulu POK se provádí kompletní zpracování výdajových a příjmových pokladních dokladů. Každý v modulu POK evidovaný doklad má svého konkrétního vlastníka. Editaci dokladu, tj. aktivní operace s dokladem smí provádět pouze vlastník dokladu. S cizími doklady, lze provádět pouze operace pasivní, tj. prohlížení, tisk apod. Ke změně vlastníka slouží funkce Předání dokladu.
Každá aktivní operace v modulu má svůj řídící parametr. V závislosti na jeho nastavení má uživatel definováno právo tuto operaci provádět. Tímto je umožněno dokonalé rozlišení přístupových práv do modulu pro každého uživatele. Řadou dalších konfiguračních parametrů je v rámci implementace systému umožněno nastavit chování modulu POK dle konkrétních potřeb uživatele. Veškeré důležité operace s doklady jsou zaznamenávány v historii dokladu, včetně data, času, jména a funkce osoby, která operaci provedla. Systém umožňuje na základě daných záznamů vytvářet pracovní snímky využití systému dle jednotlivých uživatelů, oddělení, odborů apod.
Modul je za účelem snížení chybovosti zpracování dokladů v maximální míře vybaven jednotným validačním mechanismem a systémem nabídek z centrálně udržovaných číselníků. Jednotlivé doklady jsou evidovány v předem zvolené, uživateli dostupné agendové knize, ve které je dokladu automaticky, dle uživatelsky definovaného formátu, přiděleno jednoznačné číslo. Modul svou funkcionalitou zabezpečuje zavedení dokladů do systému (podání), zaevidování potřebných evidenčních údajů, zadání položek pokladního dokladu, tj. určení výše závazku (pohledávky), určení krytí závazku (pohledávky) rozpočtovými prostředky a určení způsobu účetní likvidace závazku (pohledávky), započtení částky dokladu do stavu pokladny, zaúčtování pokladního dokladu.
Každý doklad lze v jakémkoliv stádiu svého zpracování účetně a poté evidenčně stornovat a to vždy v historii dokladu zdokumentovaným způsobem. Modul POK umožňuje evidovat doklady v libovolné měně s možnosti využití přepočtu na účetní měnu pevným nebo aktuálním kursem ze systémem evidovaného kursovního lístku. Pro každou měnu je definována samostatná agendová kniha, přičemž je každý zaevidovaný doklad započten do stavu pokladny v dané měně. Pomocí Výběrové masky je umožněno nastavení nejrůznějších výběrových podmínek pro jednoduché a rychlé vyhledání evidovaných dokladů nebo jejich skupin v agendových knihách.
Pro informační účely je vytvořena řada předem definovaných výstupů, jejichž tvar a způsob zpracování může uživatel ovlivnit pomocí masek a pevných voleb. Jsou to např. pokladní doklad, pokladní kniha, seznam pokladních dokladů, výčetka atd.
Agenda Účetnictví
Agendu Zpracování účetnictví tvoří následující komponenty (moduly):
FUC - Finanční účtárna;
UCT - Účetní doklady.
V modulu FUC se provádí kompletní zpracování všech prvotních účetních dokladů, jejichž účetní zpracování není prováděno přímo v evidenčních modulech ekonomického subsystému GINIS® včetně přes vrstvu rozhraní (interface) importovaných účetních případů zavedených do systému za účelem jejich finanční likvidace (úhrady, zaúčtování).
Účetní případy v modulu FUC v rámci účetního období a účetního střediska mají ve svém profilu evidovány všechny informace potřebné jejich k plnohodnotné finanční likvidaci. Obsahují údaje o topologii, časové údaje, finanční a platební údaje a také údaje o typu účetního případu. Každý účetní případ je z účetního hlediska tvořen jednotlivými účetními pohyby zařazenými do kategorií definovaných v systému. Jednotlivé účetní pohyby případu vznikají při evidenci jednotlivých účetních dějů případu (evidence, spárování, storno, odpárování, vratka příjmu, atd.).
Modul FUC také zabezpečuje tvorbu, evidenci a správu zápočtových listů v rámci problematiky kompenzací závazků a pohledávek vůči externím ekonomickým subjektům.
V modulu FUC se provádí kompletní zpracování všech prvotních účetních dokladů, jejichž účetní zpracování není prováděno přímo v evidenčních modulech ekonomického subsystému GINIS® včetně přes vrstvu rozhraní (interface) importovaných účetních případů zavedených do systému za účelem jejich finanční likvidace (úhrady, zaúčtování).
Účetní případy v modulu FUC v rámci účetního období a účetního střediska mají ve svém profilu evidovány všechny informace potřebné jejich k plnohodnotné finanční likvidaci. Obsahují údaje o topologii, časové údaje, finanční a platební údaje a také údaje o typu účetního případu. Každý účetní případ je z účetního hlediska tvořen jednotlivými účetními pohyby zařazenými do kategorií definovaných v systému. Jednotlivé účetní pohyby případu vznikají při evidenci jednotlivých účetních dějů případu (evidence, spárování, storno, odpárování, vratka příjmu, atd.).
Modul FUC také zabezpečuje tvorbu, evidenci a správu zápočtových listů v rámci problematiky kompenzací závazků a pohledávek vůči externím ekonomickým subjektům. Každé kategorii účetního pohybu jednotlivých typů účetních případů je v předkontačním mechanismu systému přidělen v rámci účetního období konkrétní způsob zaúčtování, který je při proúčtování účetního pohybu systémem použit k vytvoření jednotlivých účetních zápisů příslušného účetního deníku. Řadou konfiguračních parametrů je v rámci implementace systému umožněno nastavit chování modulu FUC dle konkrétních potřeb uživatele.
Veškeré důležité operace s účetními případy jsou zaznamenávány v historii primárních dokladů, včetně data, času, jména a funkce osoby, která operaci provedla. Systém umožňuje na základě daných záznamů vytvářet pracovní snímky využití systému dle jednotlivých uživatelů, oddělení, odborů apod. Modul je za účelem snížení chybovosti zpracování dokladů v maximální míře vybaven jednotným validačním mechanismem a systémem nabídek z centrálně udržovaných číselníků. Pomocí systému Výběrových masek je umožněno nastavení nejrůznějších výběrových podmínek pro jednoduché a rychlé vyhledání evidovaných účetních případů, pohybů nebo jejich skupin.
Pro informační účely je vytvořena řada předem definovaných výstupů, jejichž tvar a způsob zpracování může uživatel ovlivnit pomocí masek a pevných voleb. Jsou to např. opis účetních případů, opis účetních pohybů, opis účetního dokladu, atd.
Pořizovač účetních dokladů (UCT)
V modulu UCT se provádí kompletní zpracování opravných a speciálních účetních dokladů včetně možnosti zavedení počátečních stavů účetnictví bez využití dávkového rozhraní.
Každý evidovaný účetní doklad má svého konkrétního vlastníka. Editaci dokladu, tj. aktivní operace s dokladem smí provádět pouze vlastník dokladu. S cizími doklady, lze provádět pouze operace pasivní, tj. prohlížení, tisk apod. Ke změně vlastníka slouží funkce Předání dokladu.
Každá aktivní operace v modulu má svůj řídící parametr. V závislosti na jeho nastavení má uživatel definováno právo tuto operaci provádět. Tímto je umožněno dokonalé rozlišení přístupových práv do modulu pro každého uživatele. Řadou dalších konfiguračních parametrů je v rámci implementace systému umožněno nastavit chování modulu UCT dle konkrétních potřeb uživatele. Veškeré důležité operace s doklady jsou zaznamenávány v historii účetních dokladů, včetně data, času, jména a funkce osoby, která operaci provedla. Systém umožňuje na základě daných záznamů vytvářet pracovní snímky využití systému dle jednotlivých uživatelů, oddělení, odborů apod.
Modul je za účelem snížení chybovosti zpracování dokladů v maximální míře vybaven jednotným validačním mechanismem a systémem nabídek z centrálně udržovaných číselníků. Jednotlivé účetní doklady jsou evidovány v předem zvolené, uživateli dostupné agendové knize, ve které je dokladu automaticky, dle uživatelsky definovaného formátu, přiděleno jednoznačné číslo. Modul svou funkcionalitou zabezpečuje zavedení účetních dokladů do systému (podání), zaevidování a opravu potřebných evidenčních údajů hlavičky, zaevidování a opravu jednotlivých položek dokladu, schválení a proúčtování účetního dokladu a navázání dokladu na související prvotní doklad.
Modul UCT umožňuje proúčtovávat účetní doklady v účetní měně definované pro dané účetní období organizace. Pomocí Výběrové masky je umožněno nastavení nejrůznějších výběrových podmínek pro jednoduché a rychlé vyhledání evidovaných účetních dokladů nebo jejich skupin v agendových knihách.
Pro informační účely je vytvořena řada předem definovaných výstupů, jejichž tvar a způsob zpracování může uživatel ovlivnit pomocí masek a pevných voleb. Jsou to např. opis účetního dokladu, záznam o zaúčtování, seznam účetních dokladů, kniha účetních dokladů, … atd.
Agenda Účetní a rozpočtové výstupy
Agenda Účetní a rozpočtové výstupy umožňuje prohlížení účetního deníku a deníku rozpočtových zápisů, vytváření legislativně závislých, manažerských a controllingových výkazů a sestav, plánování automatického zpracování a zveřejnění výstupů (mail, file-systém, www), využití technologie datových skladů pro rozhodovací procesy řízení organizace.
Klíčovými komponentami agendy Účetní a rozpočtové výstupy jsou moduly:
UCR® – Účetní a rozpočtové výstupy;
INU - Manipulace s daty.
Účetní a rozpočtové výstupy (UCR®)
Modul UCR® je určen ke zpracování všech přístupných účetních a rozpočtových dat z jednotlivých deníků. Modul svou funkcionalitou zabezpečuje uživatelské omezení rozsahu zpracovávaných dat, prohlížení účetních a rozpočtových zápisů, prohlížení účetních a rozpočtových stavů, tvorbu účetních, rozpočtových a rozborových výstupů a kontrolních chodů, uložení požadavků, zveřejnění výstupů, odložené zpracování uložených požadavků.
Každá aktivní operace v modulu má svůj řídící parametr. V závislosti na jeho nastavení má uživatel definováno právo tuto operaci provádět. Tímto je umožněno dokonalé rozlišení přístupových práv do modulu pro každého uživatele. Řadou dalších konfiguračních parametrů je v rámci implementace systému umožněno nastavit chování modulu UCR® dle konkrétních potřeb uživatele.
Modul je za účelem snížení chybovosti zpracování dokladů v maximální míře vybaven jednotným validačním mechanismem a systémem nabídek z centrálně udržovaných číselníků. Pomocí centrálně administrovaného mechanismu pevného omezení lze řídit přístup jednotlivých uživatelů systému k datům účetnictví a rozpočtu. Systém umožňuje v případě uživatelského omezení dat seskupením elementů jednotlivé nebo kumulované zpracování požadovaných výstupů.
Pro informační účely je vytvořena řada předem definovaných výstupů, jejichž tvar a způsob zpracování může uživatel ovlivnit pomocí masek a pevných voleb. Jsou to např. opis účetních zápisů, účetní deník, hlavní kniha, obratová předvaha, atd.
Součástí je i vazba na CSÚIS, výstupy Insolvence apod.
Manipulace s daty (INU)
V modulu INU se provádí v rámci zvoleného období v jednotlivých denících provozní činnosti uzavírání a otevírání dílčích účetních a rozpočtových období, jednotlivé kroky roční účetní uzávěrky včetně řízení celého procesu, import a export účetních a rozpočtových zápisů, průběžné přepočty a aktualizace stavů účetnictví a rozpočtu. Veškeré činnosti jsou striktně prováděny pouze v uživatelem zvoleném účetním a rozpočtovém období a účetním středisku.
Veškeré aktivní operace s daty jsou zaznamenávány v historii činností, včetně data, času, jména a funkce osoby, která činnosti provedla. Modul je za účelem snížení chybovosti zpracování v maximální míře vybaven jednotným validačním mechanismem a systémem nabídek z centrálně udržovaných číselníků. Každá aktivní operace v modulu má svůj řídící parametr. V závislosti na jeho nastavení má uživatel definováno právo tuto operaci provádět. Tímto je umožněno dokonalé rozlišení přístupových práv do modulu pro každého uživatele. Řadou dalších konfiguračních parametrů je v rámci implementace systému umožněno nastavit chování modulu INU dle konkrétních potřeb uživatele.
Majetek
Agenda Majetku je v rámci systému GINIS tvořena soustavou aplikačních komponent (produktů), které provádí kompletní zpracování agendy spojené s analytickou evidencí veškerého majetku organizace. Jednotným způsobem lze vést evidenci dlouhodobého majetku, materiálových zásob a operativní evidence majetku ve spotřebě. Majetek lze libovolně členit na skupiny a druhy dle potřeb uživatele a platné metodiky vedení majetku organizace. Veškeré operace mající vliv na stav, množství, cenu, klasifikaci a ostatní důležité popisné údaje majetku lze realizovat evidencí majetkového dokladu a jeho položek. Nedílnou součástí problematiky řešení majetku je komplexní zajištění inventarizace a to moderními metodami za použití čteček čárových kódů.
Klíčovými komponentami agendy Majetek, Sklady jsou moduly:
MAJ – Evidence majetku
Základní vlastnosti
V modulu MAJ se provádí kompletní zpracování agendy spojené s analytickou evidencí veškerého majetku organizace. Jednotným způsobem lze vést evidenci dlouhodobého majetku, materiálových zásob a operativní evidence majetku ve spotřebě. Majetek lze libovolně členit na skupiny a druhy dle potřeb uživatele a platné metodiky vedení majetku organizace. Veškeré operace mající vliv na stav, množství, cenu, klasifikaci a ostatní důležité popisné údaje majetku lze realizovat evidencí majetkového dokladu a jeho položek.
Modul definuje způsob provedení změn v analytické evidenci majetku pomocí typu dokladu (příjem, výdej, vyřazení, vložení do souboru, technické zhodnocení, …). K danému typu dokladu lze zavést do systému množinu majetkových pohybů dle platné metodiky vedení majetku v organizaci. K danému majetkovému pohybu lze zavést do systému způsob zaúčtování majetkové účetní operace dle platné metodiky účtování v organizaci.
Modul svou funkcionalitou zabezpečuje zavedení dokladů do systému (podání), zaevidování potřebných evidenčních údajů, modifikaci stavu, množství a cen majetku v analytické evidenci pomocí položek dokladu, schválení, proúčtování a uzavření dokladu. Každý doklad i jeho položky lze do stádia uzavření účetně a evidenčně stornovat a to vždy v historii dokladu zdokumentovaným způsobem. K daným operacím jsou určeny funkce Storno položky a Storno dokladu.
Modul podporuje systém automatizovaného převodu majetku mezi nákladovými středisky. Modul umožňuje účetní i daňové odpisování dlouhodobého majetku, generování plánu odpisu a vedení historie odpisů. Způsob odpisu, interval odpisu a algoritmus odpisu je nastavitelný dle platné metodiky odpisování majetku v organizaci. Odpis dlouhodobého majetku je realizován automatickou tvorbou majetkového dokladu o odpisu majetku. Pomocí Výběrové masky je umožněno nastavení nejrůznějších výběrových podmínek pro jednoduché a rychlé vyhledání evidovaných dokladů, jejich skupin, položek a pohybů majetkových dokladů v Evidenčních knihách a majetku vedeného v analytické evidenci v Kartotéce majetku.
V modulu MAJ se provádí kompletní zpracování agendy spojené s analytickou evidencí veškerého majetku organizace. Jednotným způsobem lze vést evidenci dlouhodobého majetku, materiálových zásob a operativní evidence majetku ve spotřebě. Majetek lze libovolně členit na skupiny a druhy dle potřeb uživatele a platné metodiky vedení majetku organizace.
Veškeré operace mající vliv na stav, množství, cenu, klasifikaci a ostatní důležité popisné údaje majetku lze realizovat evidencí majetkového dokladu a jeho položek. Každý v modulu MAJ evidovaný doklad, má svého konkrétního vlastníka. Editaci dokladu, tj. aktivní operaces dokladem smí provádět pouze vlastník dokladu. S cizími doklady, lze provádět pouze operace pasivní, tj. prohlížení, tisk apod. Ke změně vlastníka slouží funkce Předání dokladu.
Každá aktivní operace v modulu má svůj řídící parametr. V závislosti na jeho nastavení má uživatel definováno právo tuto operaci provádět. Tímto je umožněno dokonalé rozlišení přístupových práv do modulu pro každého uživatele. Řadou dalších konfiguračních parametrů je v rámci implementace systému umožněno nastavit chování modulu MAJ dle konkrétních potřeb uživatele.
Veškeré důležité operace s doklady jsou zaznamenávány v historii dokladu, včetně datumu, času, jména a funkce osoby, která operaci provedla. Systém umožňuje na základě daných záznamů vytvářet pracovní snímky využití systému dle jednotlivých uživatelů, oddělení, odborů apod. Modul je za účelem snížení chybovosti zpracování dokladů v maximální míře vybaven jednotným validačním mechanismem a systémem nabídek z centrálně udržovaných číselníků.
Jednotlivé doklady jsou evidovány v předem zvolené, uživateli dostupné Evidenční knize, ve které je dokladu automaticky, dle uživatelsky definovaného formátu, přiděleno jednoznačné číslo.
Pro informační účely je vytvořena řada předem definovaných výstupů, jejichž tvar a způsob zpracování může uživatel ovlivnit pomocí masek a pevných voleb. Jsou to např. majetkový doklad, protokol o zařazení a vyřazení majetku, záznam o zaúčtování majetkového dokladu, seznam majetkových dokladů, kniha majetkových dokladů, seznam majetkových položek a pohybů, seznam evidovaného majetku, seznam vyřazeného majetku, seznam reservovaného majetku, inventurní seznamy, přehled stavu majetku v analytické evidenci a v účetních stavech, atd. Dále je v systému GINIS® zabudován generátor s vlastním makrojazykem, který umožňuje definovat vlastní uživatelské výstupy. Jednotlivé výstupy se nejprve zobrazí na monitoru v univerzálním prohlížeči, a teprve poté se uživatel rozhodne, zda je chce uložit, vytisknout atd.
Řízený schvalovací proces
Využívá modulu EPK, popsaného na jiném místě nabídky v rámci popisu spisové služby. Funkčnost je rozšířena o možnost řízeného schvalování rozpočtu a je integrována do ekonomických dokumentů, kterých se proces týká. Schvalovací postupy předběžné finanční kontroly se řídí zákonem č.320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a prováděcí vyhláškou č.416/2003 Sb. (novelizace od 1.7.2012). Dle předpokladu dojde k dalším úpravám legislativy v této oblasti. IS GINIS® jako legislativně závislý SW je připraven na požadované úpravy.
Uvnitř organizace musí být definováni vedoucí zaměstnanci:
Příkazce operace pověřený k nakládání s veřejnými prostředky
Správce rozpočtu odpovědný za správu rozpočtu (Operace je v souladu se zákonem č. 250/2000 Sb. o rozpočtových pravidlech a v souladu se schváleným rozpočtem).
Hlavní účetní odpovědný za vedení účetnictví (Operace je v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb. o účetnictví).
Při předběžné kontrole se posuzuje, zda plánované a připravované operace odpovídají stanoveným úkolům organizace a jsou v souladu s právními předpisy, schválenými rozpočty, programy, projekty, uzavřenými smlouvami nebo jinými rozhodnutími o nakládání s prostředky organizace.
Do systému jsou zadávány schvalovací role
Ze zákona o finanční kontrole:
Příkazce operace
Správce rozpočtu
Hlavní účetní
Uživatelsky definované role např.
Schvalující
Auditor
Kontrolor...
Kategorie schvalovacích rolí jsou zadané z výroby (PO, SR, HU, Obecná role). Pro jednu kategorii lze v administraci definovat několik různých typů schvalovacích rolí.
Šablona obecně popisuje schvalovací proces daného typu dokumentu:
Určuje, které role se účastní procesu, jejich pořadí, jakou činnost má každá role vykonat (podepsat/ schválit...), zda schválení danou rolí je povinné pro celkové schválení dokumentu, atd.
Schvalovací proces u konkrétního dokumentu se řídí schvalovacím předpisem, který vznikne na základě vybrané šablony:
závazné údaje se přebírají z šablony (role, pořadí...);
další jsou zadány uživatelem (zejména konkrétní funkce, které budou vykonávat požadovanou roli);
Jedna funkce může v systému vykonávat více rolí.
Vazba funkce - role se administruje buď pro konkrétní schvalovací šablonu nebo obecně, pro všechny šablony.
Při vytváření předpisu podle šablony lze nabídku funkcí u jednotlivých úkonů omezit pouze na ty funkce, které mají vazbu na požadovanou roli nebo které jsou přímo navázané na danou šablonu.
Předběžnou finanční kontrolu je možno řešit v různých agendách ekonomické systému KDF - kniha došlých faktur, SML - smlouvy, …
Evidence provozu
Požadavky této části zadávací dokumentace budou řešeny především v rámci agend spisové služby a ekonomického subsystému s využitím výše uvedených modulů. Většina agend svými procesy prochází přes více modulů.
- evidence automobilového parku (počet vozů 3)
- elektronické žádanky na dopravu
Tyto požadavky budou řešeny za pomocí využití funkcí modulů MAJ, EPK, Formulářů a rozšířeného profilu jednotlivých dokumentů, včetně elektronický příloh a nástrojů MS office
Řešení cestovních příkazů prostřednictvím workflow
Schvalování před cestou
Vyúčtování
Řešení záloh
Zahraniční cestovné
Jedná se pouze o jeden z možných procesů probíhajícím workflow systému. Řešení bude zahrnovat využití výše uvedených modulů. EPK, Finanční řídící kontrola, KDF, POU, POK. Konkrétní nastavení procesu bude řešeno v rámci implementační analýzy.
Vazba na Energy Broker
Veškeré údaje evidované v IS GINIS je možno vystoupit, včetně elektronických obrazů faktur atd. Jedná se opět o výstupy z více modulů SSL a ekonomického subsystému. Konkrétní postup bude určen implementační analýzou.
Řízení lidských zdrojů
Personální moduly zajišťují komplexní pokrytí oblasti lidských zdrojů. Systém Vám umožní nejen sledovat evidenční data zaměstnanců, ale i plnění stanovených kvalifikačních předpokladů, plánování kariérního růstu a získávání zpětné vazby
V rámci agendy budou využity následující moduly, které pokrývají veškeré požadavky ZD na tuto oblast.
PAM – práce a mzdy
PER – Personalistika
PES – Personální systemizace
PEV – vzdělávání
Docházkový systém
Práce a mzdy (PAM)
Modul PAM zpracovává platy na základě dat pořízených mzdovou účetní, případě z externích systémů. Provádí zúčtování platů, vyčíslení odpracované a neodpracované doby, ostatních osobních nákladů, náhrad platu nebo mzdy, nemocenských dávek, poskytnutých nemzdových prostředků. Všechny tyto údaje přenáší automatizovaně do modulů BUC a FUC.
Společnost GORDIC® disponuje dlouholetými zkušenostmi v oblasti zpracování platů a mezd. Modul PAM zpracovává platy na základě dat pořízených nejen v modulu PAM, ale i dat získaných z jiných modulů. Provádí vlastní zúčtování platů, jedná se o výpočet jednotlivých složek platu nebo mzdy za odpracovanou dobu, ostatních osobních nákladů, náhrad platu nebo mzdy, nemocenských dávek, poskytnutých nemzdových prostředků. Další částí zúčtování je sumarizace složek vyúčtování za pracovníka, stanovení odvodů pojištění, daňových odvodů. Modul řeší provedení srážek ze mzdy, realizaci výplaty mzdy, zpracování ročního zúčtování daně, výkaznictví a elektronické zasílání dokladů příslušným institucím. Funkce modulu jsou rozděleny do měsíčního, čtvrtletního a ročního zpracování
Personalistika (PER)
Aplikace umožňuje evidovat a spravovat kompletní personální údaje o osobách v jakémkoliv pracovněprávním vztahu k organizaci, včetně archivace dat po ukončení pracovněprávního vztahu a zajišťuje důslednou evidenci všech povinných údajů pro vedení osobního spisu. Slouží jako nástroj pro automatizaci a koncepční práci s personálními procesy. Umožňuje metodické vedení uživatele v průběhu celého životního cyklu osoby v organizaci. Personalistika disponuje automatickými výpočty zápočtu praxe, platových stupňů, platových výměrů a data nároku na důchod. Sleduje a upozorňuje na důležité události jako je ukončení zkušební doby, ukončení pracovního poměru, datum nového platového výměru, jubilea zaměstnanců, termíny zdravotních prohlídek a nároku na důchod. V aplikaci je možné evidovat personální údaje zaměstnanců, jako jsou dosažené vzdělání, jazykové znalosti, lékařské prohlídky, předchozí zaměstnání, pracovní úrazy a řadu dalších personálních údajů o osobě. Modul umožňuje archivaci pracovních smluv, platových výměrů, dokladů o dosaženém vzdělání a dalších personálních dokladů v elektronické podobě. Personalistika obsahuje řadu tiskových sestav s možností přizpůsobení požadavkům uživatele.
Personální systemizace (PES)
Systemizace definuje organizační útvary, jejich charakteristiky a vztahy nadřízenosti a podřízenosti. Umožňuje přesouvat jednotlivé organizační celky ve struktuře organizace a plánovat změny organizační struktury v čase. Aplikace zároveň slouží ke správě systemizovaných míst. Umožňuje vytvářet, přesouvat a rušit systemizovaná místa. Definuje charakteristiky a požadavky na systemizovaná místa a eviduje jejich obsazení zaměstnanci. V aplikaci je možné evidovat požadavky na jednotlivá systemizovaná místa jako je vzdělání, platová třída, praxe, jazykové znalosti, povolání dle katalogu prací, rizika spojená se systemizovaným místem a další požadavky na systemizované místo. Systemizace umožňuje tisk výstupů a přehledů týkajících se organizačních celků a systemizovaných míst v různých podobách s možností přizpůsobení požadavkům uživatele.
Personální vzdělávání (PEV)
Modul vzdělávání umožňuje vytvářet a průběžně sledovat plnění plánů vzdělávání zaměstnanců v organizaci. Aplikace poskytuje informace o počtu dnů školení jednotlivých zaměstnanců. Modul vzdělávání dále umožňuje sledovat náklady na vzdělávání jednotlivých zaměstnanců, organizačních celků a celé organizace. Aplikace podporuje evidenci a plánování vzdělávání zaměstnanců územních samosprávných celků podle zákona o úřednících územních samosprávných celků. Sleduje vstupní vzdělávání, průběžné vzdělávání, zvláštní odbornou způsobilost a vzdělávání vedoucích úředníků. Umožňuje uznávat rovnocennost vzdělávání úředníků územních samosprávných celků. Vzdělávání je propojeno s modulem Systemizace, ze kterého je možné importovat vzdělávací požadavky kladené na systemizované místo a zároveň je propojeno s modulem Hodnocení, kdy je možné hodnotit jednotlivé vzdělávací akce a přidávat vzdělávací kurzy na základě výsledků hodnocení. Modul umožňuje tisk výstupů a přehledů týkajících se vzdělávání zaměstnanců v různých podobách s možností přizpůsobení požadavkům uživatele.
Docházkový systém
Na základě požadavku k upřesnění popisu docházkového systému a skutečnosti, že projekt nepočítá s žádným HW řešením pro tento docházkový systém, byl upřesněn návrh řešení a došlo k úpravám potřebných licencí:
Jako optimální řešení byl zvolen
Systém-WebTime12
Aplikace ANeT-WebTime 12 je plnohodnotný webový klient docházkového systému ANeT-Time pro pracovníky zadávání docházky.
Aplikace je určena pro osoby zodpovědné za docházku zaměstnanců, tedy pro vedoucí pracovníky.
Parametricky se nastaví přístup od pouhého zadávání pro běžné pracovníky až po plný přístup vedoucího.
Aplikace ANeT-WebTime 12 přináší zjednodušení přístupu uživatelů ke všem potřebným informacím.
Komunikace s docházkovým systémem z jakéhokoli místa na světě!
Docházkový systém bude propojen se mzdovým systémem.
Intranet / Internet aplikace docházkového systému
Přístup k datům z domu, dovolené či služební cesty
Provoz systému na platformách Windows, Android i iOS
Funkcionalita běžného provozu docházky
Sledování přítomnosti
Průchody
Plánování
Pracovní list
Agenda osob
Agenda středisek
Statistiky a reporty
Výhody ANeTWebTime 12
Přístup k datům z libovolného místa kdekoliv na světě, kde existuje připojení k internetu
Nepotřebuje žádnou instalaci u klienta, stačí webový prohlížeč
Jednoduché ovládání
Doplněním instalace docházkového systému o WebTime dosáhnete zvýšení efektivity práce s docházkovým systémem a tím ještě vyšší úspory nákladů
Plná funkcionalita vzhledem k běžnému provozu docházky
Snadná správa a aktualizace
Pracovní list
• Editace průchodů, příplatků, směn
• Převody sald a přesčasů
• Náhled modelu pracovní doby
• Dynamické přestávky
• Tisk pracovního listu
• Seznam nepotvrzených a odblokování potvrzených osob
Plánování směn a absencí
• Plánování směn osoby - je možné plánovat směny standardních modelů (fondové a zástupné směny) i modelů s přímým přidělováním časů
• Plánování absencí
• Plánování pohotovostí
Sledování přítomnosti a průchodů
• Aktuální přítomnost osob
• Přítomnost osob k určitému datu
• Editace průchodů jednotlivců a celého střediska
Agenda osob a středisek
• Správa osob: přidávání, zrušení a editace osob
• Správa čipů osoby: přiřazení a zrušení čipu
• Správa otisků prstů: přiřazení a zrušení otisku
• Správa modelů osoby
• Správa nákladového střediska
• Editovatelné uživatelské pole
Plánování návštěv
• Je možné plánovat návštěvu pro konkrétní osobu na konkrétní čas
• Možnost zadat předpokládanou délku pobytu návštěv
Podrobná metodika bude určena na základě výsledku implementační analýzy.
159