Smlouva o zpracování osobních údajů
Smlouva o zpracování osobních údajů
v souladu s nařízením EPaR EU 2016/679 o ochraně fyzických osob při zpracovávání osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, kterým se zrušuje směrnice 95/46 / ES (obecné nařízení o ochraně údajů)
Čl. I
Smluvní strany
Název: Základní škola a Mateřská škola, Hradec Králové – Svobodné Dvory, Xxxxxxxxx 00 Právní forma: příspěvková organizace
Adresa sídla: Xxxxxxxxx 00/00, 000 00 Xxxxxx Xxxxxxx IČO: 70886075
Statutární orgán: Xxx. Xxxxx Xxxxx
(dále jen „Správce“)
a
Název: aSc Applied Software Consultants s.r.o. Adresa sídla: Xxxxxxxxx 0, 00000 Xxxxxxxxxx
IČO: 31361161
Statutární zástupce: Xxx Xxxxxxxx, jednatel
(dále jen „Zpracovatel“)
uzavírají podle článku 28 nařízení EPaR EÚ 2016/679 o ochraně osobních údajů (dále jen
„Nařízení“) tuto smlouvu o zprostředkování zpracování osobních údajů v informačním systému aScAgenda, aScEduPage, aScRozvrhy včetně jejich rozšiřujících modulů a mobilních aplikací.
(dále jen „Informační systémy aSc“)
Čl. II
Předmět smlouvy
1. Xxxxxxx, podle článku 4. bodu 7. nařízení EPaR EÚ 2016/679 zpracovává osobní údaje v Informačních systémech aSc. Osobní údaje jakož i všechna ostatní data zadávané do Informačních systémů aSc patří Správci. Zpracovatel v rámci své služby poskytování softwaru jako služby (SaaS) nepřichází do°přímého kontaktu s údaji. V rámci servisu nebo opravy databází však může dojít ke kontaktu s°osobními údaji uloženými Správcem.
2. Správce tímto pověřuje Zpracovatele zpracováním osobních údajů jménem správce v Informačních systémech aSc jako informačních systémech školy / školského zařízení podle § 28 zákona č. 561/2004 Sb., O předškolním, základním, středním, vyšším
odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), v platném znění (dále jen školský zákon), který vymezuje účel zpracování osobních údajů.
3. Zpracovatel je oprávněn zpracovávat osobní údaje ode dne nabytí účinnosti této smlouvy.
4. Účelem zpracování osobních údajů je uchovávaní a údržba Informačních systémů aSc, v kterých zpracuje osobní údaje správce a které jsou fyzicky uložené na technických prostředcích zpracovatele formou SaaS (software jako služba).
5. Zpracovatel je oprávněn zpracovávat osobní údaje, které mu poskytl správce anebo je zpracovatel získal ve jménu správce, pouze po čas dohodnuté doby, v rozsahu, na účel zpracování a za podmínek dojednaných se správcem v této smlouvě a způsobem podle Nařízení.
Čl. III
Seznam osobních údajů a okruh dotčených osob
1. Seznam osobních údajů, které jsou předmětem zpracování, tento seznam může správce kdykoliv rozšířit o další položky:
a. žák/student/uchazeč: jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, bydliště, rodič (zákonný zástupce), telefonní číslo, e-mail, státní příslušnost, vyučovací jazyk, zdravotní znevýhodnění a°nadání, sociální znevýhodnění, podpůrná opatření, závěry hodnocení, studijní obor, vzdělání, údaje o zkouškách a přijímacích řízeních, docházka, vyšetření poradenských zařízení, vyučování ve vazbě, sportovní příprava, zdravotní pojišťovna, obrazové a zvukové dokumenty, fotografie a videa,
b. zákonní zástupci žáků: jméno, příjmení, bydliště, telefon, e-mailová adresa, datová schránka, zaměstnání,
c. zaměstnanci: jméno, příjmení, rodné číslo, datum narození, adresa, telefon, osobní číslo, číslo OP, zdravotní pojišťovna, typ zaměstnance, číslo pracovní smlouvy, úvazek, kariérové pozice, platová třída, typ pobíraného důchodu, číslo účtu.
Zpracovatel zpracovává osobní údaje o žácích/studentech/uchazečích, o jejích zákonných zástupcích a o zaměstnancích (dále "dotčené osoby") na základě pověření Správce.
Čl. IV
Způsob výkonu a oprávnění Zpracovatele
1. Zpracovatel provádí zpracování osobních údajů prostřednictvím Informačního systému aSc, který je provozován v příslušné škole / školském zařízení a / nebo v cloudovém prostoru (řešení Software jako Služba, SaaS) u renomovaných poskytovatelů hostingu v zemích EU, přednostně fa. HETZNER AG, 91710 Gunzenhausen, provoz podle ISO 27001: 2013.
2. Osobní údaje o dotčených osobách se získávají od zákonných zástupců žáků nebo plnoletých žáků, od zaměstnanců anebo spolupracovníků.
3. Na zpracování osobních údajů, pokud jsou vymezeny zákonem č. 561/2004 Sb., se nevyžaduje souhlas dotčené osoby
4. Zpracovatel je oprávněný na pokyn Správce:
a. kontrolovat konzistentnost uživatelských databází,
b. vyhledávat osobní údaje o dotčené osobě za účelem jejich opravy nebo zabezpečení věcné a časové logičnosti údajů,
x. xxxxxxxxx osobní údaje, a to na technických prostředcích Správce nebo na vlastních nebo smluvních technických prostředcích Zpracovatele v prostoru EU,
d. zpracovávat osobní údaje za účelem vytváření agregovaných statistických sestav po dohodě se správcem,
e. blokovat a mazat údaje, pokud jsou k tomu splněny podmínky podle Nařízení.
5. Zpracovatel je oprávněn zpracovávat osobní údaje dotčených osob po dobu trvání účelu zpracování v souladu s obsahem pedagogické dokumentace jmenované školským zákonem a lhůtami uložení dokumentace danými vyhláškou Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy České republiky o dokumentaci škol a školských zařízení. Zpracovatel při vymazání údajů postupuje podle plánu výmazu, pokud je tento Správcem stanoven.
6. Zpracovatel zajistí, že všechny jím určené oprávněné osoby byly před zpracováním osobních údajů poučeny o zásadách zpracování osobních údajů a o zachování mlčenlivosti.
Čl. V
Prohlášení Správce
Správce prohlašuje, že při výběru Zpracovatele postupoval v souladu se zněním zákona o ochraně osobních údajů a dbal na odbornou, technickou, organizační a personální způsobilost Zpracovatele a jeho schopnost zaručit ochranu práv dotčených osob.
Čl. VI
Podmínky zpracování osobních údajů
1. Správce souhlasí, aby Zpracovatel zpracovával osobní údaje prostřednictvím jiné osoby, za splnění následujících podmínek:
a. Zpracovatel může pověřit zpracováním osobních údajů dalšího Zpracovatele pouze na základě zvláštního písemného souhlasu Správce; při zapojení dalšího Zpracovatele do provádění konkrétních zpracovatelských činností jménem Správce je mu povinen uložit stejné povinnosti týkající se ochrany osobních údajů,
b. zpracovávat osobní údaje pouze na základě písemných pokynů Správce, Zpracovatel může umožnit předávání osobních údajů třetí straně nebo třetí zemi pouze při doloženém pokynu Správce.
c. provést opatření k zajištění úrovně bezpečnosti zpracování osobních údajů,
d. poskytnout součinnost Správci při zajišťování plnění povinností v oblasti bezpečnosti osobních údajů,
e. vymazat osobní údaje nebo vrátit Správci osobní údaje po ukončení poskytování služeb týkajících se zpracování osobních údajů na základě rozhodnutí Správce a vymazat stávající kopie,
f. poskytnout Správci informace nezbytné k prokázání splnění povinností a poskytnout součinnost v rámci auditu ochrany osobních údajů a kontroly ze strany Správce nebo auditora, jehož pověřil Správce.
Čl. VII
Ostatní dohodnuté podmínky
1. Zpracovatel postupuje při zpracování osobních údajů v souladu s nařízením EPAR EU 2016/679 o ochraně fyzických osob při zpracovávání osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů.
2. Zpracovatel je povinen zajistit osobní údaje před odcizením, ztrátou, poškozením, neoprávněným přístupem, změnou a rozšiřováním. Pro tento účel přijme odpovídající technické, organizační a personální opatření.
3. Správce je oprávněn požadovat od Zpracovatele prokázání provedení všech předepsaných bezpečnostních opatření na ochranu osobních údajů podle odst. 2 tohoto článku.
4. Zpracovatel se zavazuje uhradit Správci všechny škody, které mu vzniknou v souvislosti s nedodržením této smlouvy ze strany Zpracovatele, pokud mu byl prokázán zlý úmysl.
5. Správce a Zpracovatel zveřejní, například na jejich webovém sídle, kontaktní údaje zmocněných osob určených k provádění dohodnutých věcných vztahů a úkonů podle této smlouvy. Případnou změnu obě strany neprodleně oznámí druhé straně, následně i v písemné formě.
6. Zpracovatel povede písemné záznamy (za písemné se považují i elektronické záznamy) o činnostech zpracování.
Čl. VIII
Závěrečné ustanoveni
1. Tato smlouva se uzavírá na dobu neurčitou.
2. Obě strany mohou vypovědět smlouvu i bez udání důvodu na základě písemného oznámení druhé straně a výpovědní lhůta je tři měsíce. Výpovědní lhůta začne běžet první den následujícího měsíce po měsíci, v němž byla písemná výpověď doručena druhé smluvní straně.
3. Oprávněné osoby Zpracovatele resp. subdodavatele, které mají přístup k osobním údajům, jsou vázány povinností mlčenlivosti o těchto údajích a to i po zániku zaměstnaneckého poměru, pracovního poměru uzavřeného v souladu se zákoníkem práce resp. v souladu se zákonem o výkonu práce ve veřejném zájmu nebo dohody o práci konané mimo pracovní poměr v souladu se zákoníkem práce.
4. Tato smlouva se vyhotovuje ve dvou stejnopisech, po jednom pro každou stranu.
5. Práva a povinnosti neupravené touto smlouvou se budou řídit příslušnými právními předpisy platnými na území ČR.
6. Osoby podle článku VII. odstavce 5 a 6 této smlouvy standardně komunikují prostřednictvím elektronické pošty. V případech, kdy to vyžaduje smlouva, obecně
závazný právní předpis nebo jedna ze smluvních stran, doručí se písemnost i v listinné podobě.
7. Tato smlouva je platná po podpisu obou smluvních stran, a pokud podléhá zveřejnění, je účinná následující den po dni zveřejnění v souladu se zákonem č. 340/2015 o registru smluv.
8. Strany se dohodly, že případné spory vyplývající z této smlouvy budou řešit především vzájemným jednáním zástupců smluvních stran, v případě přetrvávajících sporů vzniklých z tohoto smluvního vztahu bude k řízení příslušný věcně a místně příslušný soud.
9. Změny této smlouvy lze provést jen na základě dohody smluvních stran písemným a očíslovaným dodatkem ke smlouvě.
10. Strany prohlašují, že tuto smlouvu před jejím podpisem přečetly, že byla uzavřena po vzájemné dohodě, podle jejich svobodné vůle a nikoliv v tísni, ani za jinak nápadně nevýhodných podmínek .
V .................................... dne ................ V Bratislave dne 05.11.2019
.....z..a...S..p..r..á..v.c..e..:.....
Xxx. Xxxxx Xxxxx
..........................z..a...Z..p..r.a..c..o..v..a..t.e..le..:..........................
Xxx. Xxx Xxxxxxxx, konateľ aSc