SMLOUVA O KONTROLNÍ ČINNOSTI
Číslo smlouvy: SMLN-2024-729-000001
uzavřená dle § 2652 a násl. o zák. č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „občanský zákoník“)
I.
Smluvní strany
1. Objednatel: VÚV TGM, v. v. i.
Zapsaná v rejstříku veřejných výzkumných institucí vedeném Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy dle zřizovací listiny č. j. 7081/M06, op. 12/06
sídlo: Xxxxxxxxx 0000/00, 000 00 Xxxxx 0 jednající: Xxx. Xxxxx Xxxxxx, ředitel
IČO: 00020711
DIČ: CZ00020711
bank. spojení:
.
2. Kontrolor: GRINEX AUDIT s. r. o.
zapsaná v obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze, sp. zn. C 200368
sídlo: Xxxxxxxxx 000/00, 000 00 Xxxxx jednající: Xxx. Xxxxx Xxxxx, jednatel
IČ: 24277827
.
DIČ: CZ24277827
bank. spojení:
II.
Účel smlouvy a úvodní ustanovení
1. Účelem této smlouvy je úprava vzájemných práv a povinností smluvních stran pro řádné, kompletní a včasné poskytnutí služeb spočívajících v kontrolní (auditorské) činnosti projektu objednatele v rámci programu Horizont Evropa.
2. Služby kontrolora jsou poskytovány zejména za účelem vyhotovení Osvědčení o finančních výkazech projektu (Certificate on the Financial Statemenets, CFS), které je objednatel povinen předložit poskytovateli dotace. Na řádném a včasném poskytnutí kontrolní činnosti je tak objednatel závislý a nelze je nijak adekvátně nahradit. Kontrolní osvědčení bude objednatelem následně předáno poskytovateli dotace k posouzení, zda jsou náklady a další údaje vykazované objednatelem v souladu s pravidly programu Horizont Evropa.
3. Smluvní strany výslovně prohlašují, že vzhledem ke specifické povaze služeb poskytovaných kontrolorem na základě této smlouvy je zcela nezbytné, aby měl kontrolor i jeho realizační tým dostatečné předchozí zkušenosti s plněním obdobným závazků. S vědomím uvedeného kontrolor prohlašuje, že kontrolor i jeho realizační tým mají s výkonem auditorské činnosti obdobných projektů dostatečné předchozí zkušenosti. Kontrolor dále prohlašuje, že si není vědom žádných překážek, které by mu bránily služby dle této smlouvy řádně a včas poskytnout.
Strana 1 (celkem 6)
III.
Předmět smlouvy
1. Předmětem této smlouvy je závazek kontrolora provést nestranně, řádně a ve sjednané kvalitě finanční externí audit 1. stupně (Osvědčení o finančních výkazech) následujícího projektu programu Horizont Evropa:
• Poskytovatel dotace: Evropská komise, reprezentována Evropskou výkonnou agenturou pro výzkum
• Dotační program: Horizont Evropa
• Název projektu: Danube Region Water Lighthouse Action
• Registrační číslo: 101094070
• Doba řešení projektu: 48 měsíců
• Výše dotace: 484 375.00 €
• Počet zpráv za dobu trvání této smlouvy: 2 x (1 x průběžná zpráva po ukončení prvního monitorovacího období + závěrečná zpráva / certifikát o finančních výkazech do 45 dnů od ukončení projektu)
• Dodání zpráv: průběžná zpráva po 18. měsíci trvání projektu, po 48. měsíci trvání projektu závěrečná zpráva do 15. 3. 2027
• Jazyk zprávy: anglicky (dále jen „projekt“)
2. Závazek kontrolora dle této smlouvy zahrnuje:
• povinnost vypracování nezávislé zprávy (resp. zpráv) kontrolora o věcných zjištěních v souladu s příslušnými odbornými standardy, a to v počtu, frekvenci a ve lhůtách vyplývajících pro projekt dle odst. 1 tohoto článku;
• povinnost vyhotovení Osvědčení o finančních výkazech, a to ve lhůtě dle odst. 1 tohoto článku;
• závazky vyplývající kontrolorovi ze smlouvy o vydání osvědčení (Terms of reference, ToR), kdy ToR vztahující se k projektu tvoří přílohu č. 1 této smlouvy.
3. U projektu kontrolor provede postupy předepsané poskytovatelem dotace a formou zprávy zdokumentuje, zda projektová evidence (příjmy a výdaje) je správná, důvěryhodná a ověřitelná na základě adekvátních podpůrných dokumentů, zda evidované způsobilé náklady, které vznikly v souvislosti s příslušným projektem, byly správně vynaloženy v souladu s ustanoveními příslušné grantové dohody, s navazujícími prováděcími dokumenty a platnými relevantními metodikami.
4. Zpráva kontrolora se bude týkat pouze té části účetnictví, která zachycuje poskytnutí a použití finančních prostředků pro financování projektu. Nevztahuje se na účetní závěrku objednatele.
5. Objednatel se zavazuje zaplatit kontrolorovi za provedení kontrolní činnosti dle této smlouvy dohodnutou odměnu.
IV.
Cena a platební podmínky
1. Objednatel se kontrolorovi za poskytnuté služby zavazuje uhradit odměnu ve výši 1 200 Kč bez DPH za jednu hodinu kontrolní činnosti, maximálně však 102 000 Kč bez DPH.
2. Cena zahrnuje veškeré náklady kontrolora související s plněním smlouvy a zahrnuje veškeré činnosti kontrolora dle této smlouvy. K ceně uvedené bez DPH bude DPH připočtena v zákonné výši ke dni zdanitelného plnění.
3. Objednatel neposkytuje zálohy.
4. Cena za kontrolní činnost dle této smlouvy bude objednatelem hrazena následujíc ím způsobem:
• po podpisu předávacího protokolu dle čl. V. odst. 2 této smlouvy, jímž strany potvrdí předání průběžné zprávy, a to ve výši 36 000 Kč až 42 000 Kč bez DPH za průběžnou zprávu,
• po podpisu předávacího protokolu dle čl. V. odst. 2 této smlouvy, jímž strany potvrdí předání závěrečné zprávy / certifikátu o finančních výkazech vztahující se k projektu, a to ve výši 54 000 Kč až 60 000 Kč bez DPH,
přičemž přesná částka bude účtována dle času reálně stráveného kontrolní činností.
5. Úhrada ceny bude objednatelem provedena bezhotovostním převodem na účet kontrolora uvedený v čl. I. odst. 2 této smlouvy, a to na základě faktury vystavené kontrolorem po předání příslušné plnění objednateli. Splatnost faktury je 14 dnů od jejího doručení objednateli. Závazek splatnosti ceny je splněn okamžikem odeslání příslušné částky z účtu objednavatele na účet kontrolora.
6. Faktura musí splňovat veškeré náležitosti daňového a účetního dokladu stanovené příslušnými právními předpisy včetně čísla smlouvy objednatele uvedené v záhlaví této smlouvy. Faktura bude dále obsahovat tuto větu: „This project has received funding from the European Union's Horizon Europe research and innovation programme under grant agreement No. 101094070“. Nebude-li faktura obsahovat tyto náležitosti, je objednatel oprávněn, aniž by se dostal do prodlení, tuto fakturu ve lhůtě splatnosti vrátit kontrolorovi s uvedením důvodu k opravě či doplnění. V takovém případě začne doručením opravené (doplněné) faktury objednateli běžet nová lhůta splatnosti, a to v délce stanovené čl. IV. odst.
5 této smlouvy. V případě, že má kontrolor s objednatelem uzavřenou více než jednu smlouvu, je kontrolor povinen vystavovat příslušné faktury ke každé takovéto smlouvě samostatně. Pokud tak neučiní a fakturuje na jedné faktuře z více smluv, je objednatel oprávněn postupovat v souladu s tímto odstavcem a takovouto fakturu kontrolorovi vrátit.
7. Ceny uvedené v této smlouvě jsou maximální a nepřekročitelné a zahrnují všechny náklady související s předmětem plnění této smlouvy jako např. dopravné, stravné, licenční poplatky, správní poplatky, clo, kursové rozdíly apod. Kontrolor není oprávněn sjednanou cenu jednostranně změnit nebo jinak upravovat. Lze ji překročit pouze v případě změny sazby DPH, a to právě o výši sazby DPH.
8. Pokud bude v okamžiku uskutečnění zdanitelného plnění správcem daně zveřejněna způsobem umožňujícím dálkový přístup skutečnost, že kontrolor je nespolehlivým plátcem ve smyslu § 106a zákona č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZDPH“), je objednatel oprávněn část ceny odpovídající dani z přidané hodnoty z každé fakturované platby na základě této smlouvy zadržet a tuto přímo zaplatit (aniž k tomu bude vyzván jako ručitel) na účet správce daně ve smyslu § 109a ZDPH.
9. Pokud číslo účtu kontrolora uvedené v záhlaví této smlouvy nebude zveřejněno způsobem umožňujícím dálkový přístup ve smyslu § 96 ZDPH nebo se jedná o účet vedený v zahraničí ve smyslu §109 odst. 2 písm. b) ZDPH, je objednatel oprávněn část ceny odpovídající dani z přidané hodnoty z každé fakturované platby na základě této smlouvy zadržet a tuto přímo zaplatit (aniž k tomu bude vyzván jako ručitel) na účet správce daně ve smyslu § 109a ZDPH.
Stejný postup bude aplikován při naplnění podmínek ručení dle §109 odst. 1 ZDPH, tedy kdy se objednatel dozví, že
a) daň uvedená na daňovém dokladu nebude úmyslně zaplacena,
b) plátce, který uskutečňuje toto zdanitelné plnění nebo obdrží úplatu na takové plnění, se
úmyslně dostal nebo dostane do postavení, kdy nemůže daň zaplatit, nebo
c) dojde ke zkrácení daně nebo vylákání daňové výhody
10. Po provedení úhrady daně z přidané hodnoty příslušnému správci daně v souladu s tímto odstavcem je úhrada zdanitelného plnění kontrolorovi bez příslušné daně z přidané hodnoty (tj. pouze základu daně) smluvními stranami považována za řádnou úhradu, resp. řádné splnění dluhu objednatele, dle této smlouvy (tj. základu daně i výše daně z přidané hodnoty),
a kontrolorovi nevzniká žádný nárok na úhradu případných úroků z prodlení, penále, náhrady škody nebo jakýchkoli dalších sankcí vůči objednateli, a to ani v případě, že by mu podobné sankce byly vyměřeny správcem daně.
11. Bude-li na daňovém dokladu uveden jiný než oznámený účet ve smyslu § 96 ZDPH, objednatel je oprávněn poukázat příslušnou platbu na kterýkoli oznámený účet kontrolora. Úhrada platby na kterýkoli oznámený účet (tj. účet odlišný od účtu uvedeného na daňovém dokladu) je smluvními stranami považována za řádnou úhradu plnění dle smlouvy.
V.
Doba, místo plnění a způsob plnění
1. Kontrolor se zavazuje provádět kontrolní činnost a poskytovat služby ve vztahu k jednotlivým projektům v termínech vyplývajících z čl. III. odst. 1 této smlouvy. Kontrolor se zavazuje vést záznamy o času stráveném kontrolní činností dle této smlouvy.
2. Výstupem činnosti kontrolora bude samostatná auditní zpráva a Osvědčení o finančních výkazech za projekt, a to ve struktuře a detailu, které určují podmínky programu Horizont Evropa. Výstupy dle předchozí věty budou vyhotoveny v anglickém jazyce, a to ve 2 výtiscích v listinné podobě a v jednom vyhotovení v elektronické podobě. O předání jednotlivých výstupů dle tohoto odstavce bude smluvními stranami vyhotoven a podepsán předávací protokol.
3. Kontrolor se zavazuje předložit objednateli návrh zprávy/Osvědčení o finančních výkazech alespoň 10 pracovních dnů před stanoveným termínem pro dodání zprávy. Objednatel je oprávněn se k návrhu zprávy vyjádřit, a to do 5 pracovních dnů ode dne jeho předložení. Veškeré připomínky objednatele je kontrolor buď povinen zohlednit ve zprávě, nebo s odůvodněním písemně vypořádat, proč je do zprávy nezohlednil; písemné vypořádání připomínek objednatele je kontrolor povinen předat objednateli nejpozději spolu s osvědčením. Pro vyloučení pochybností se výslovně konstatuje, že tímto ustanovením není dotčena povinnost kontrolora provést kontrolní činnost dle této smlouvy nestranně.
4. Kontrolní činnost dle této smlouvy bude prováděna na adrese sídla objednatele případně pomocí dálkového přístupu (zabezpečené stránky SharePoint), nebude-li mezi objednatelem a kontrolorem písemně dohodnuto jinak.
VI.
Kvalitativní požadavky na poskytnutí kontrolní činnosti
1. Kontrolor je povinen poskytovat služby s odbornou péčí v souladu s příslušnými právními předpisy, zejména zákonem č. 93/2009 Sb., o auditorech a o změně některých zákonů (zákon o auditorech), ve znění pozdějších předpisů, dále s § 2652 a násl. občanského zákoníku, dále podle mezinárodních auditorských standardů a auditorských standardů a předpisů vydaných Komorou auditorů České republiky.
2. Kontrolor se zavazuje řídit se závaznými dokumenty a aktuálními pokyny poskytovatele dotace k projektům programu Horizont Evropa.
3. Kontrolor je povinen postupovat s maximální odbornou péčí při provádění všech činností, to vše při dodržení maximální možné kvality.
4. Kontrolor je povinen vůči třetím osobám zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, které se dozvěděl při realizaci této smlouvy a v souvislosti s ní a které jsou chráněny příslušnými obecně závaznými právními předpisy (zejména obchodní tajemství, osobní údaje, utajované skutečnosti) nebo které objednatel prohlásil za důvěrné. Objednatel za důvěrné označuje veškeré informace, které lze zjistit z dokumentů k projektům, příp. které kontrolor v souvislosti s plněním dle této smlouvy získá od objednatele, ať už se týkají objednatele, jeho zaměstnanců či jiných osob.
5. Povinnost mlčenlivosti dle předchozího odstavce trvá i po skončení platnosti této smlouvy. Tyto povinnosti se kontrolor zavazuje zajistit i u všech svých zaměstnanců, případně jiných osob, které kontrolor k realizaci této smlouvy použije.
6. Kontrolor se zavazuje řádně uchovávat veškerou dokumentaci související s realizací předmětu smlouvy, včetně účetních dokladů, a to minimálně po dobu 10 let ode dne vyhotovení závěrečné zprávy / certifikátu o finančních výkazech.
VII.
Práva a povinnosti objednatele
1. Objednatel je povinen poskytnout nezbytnou součinnost potřebnou pro to, aby služby mohly být řádně a včas poskytnuty. Objednatel je zejména povinen umožnit kontrolorovi potřebný přístup ke všem relevantním dokumentům k projektu, kterých je pro poskytnutí služeb dle této smlouvy potřeba, a sdělit veškeré relevantní informace, které si kontrolor vyžádá, a které jsou pro řádné a včasné poskytování služeb dle této smlouvy nezbytné. Místem přístupu kontrolora k těmto dokumentům je sídlo objednatele případně pomocí dálkového přístupu (zabezpečené stránky SharePoint), nebude-li mezi smluvními stranami dohodnuto jinak. Kontrolor je oprávněn vynášet dokumenty objednatele mimo tyto prostory pouze po předchozím písemném souhlasu objednatele.
2. Je-li v této smlouvě uvedeno nebo z povahy věci vyplývá, že objednatel je povinen kontrolorovi poskytnout součinnost, není kontrolor v prodlení s plněním dle této smlouvy v případě nedostatků a prodlení ze strany objednatele, avšak pouze v rozsahu, v jakém neposkytnutí součinnosti ze strany objednatele brání splnění povinnosti kontrolora. Kontrolor je však povinen objednatele na nedostatky v součinnosti neprodleně písemně upozornit a vyzvat k nápravě.
VIII.
Pojištění kontrolora
1. Kontrolor je povinen, aniž by tím byla jakkoli omezena jeho odpovědnost daná touto smlouvou a příslušnými právními předpisy, sjednat pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou objednateli v souvislosti s prováděním finančního auditu dle této smlouvy s pojistným krytím ve výši min. 7 000 000 Kč, a to s počátkem krytí nejpozději do 30 dnů ode dne účinnosti této smlouvy.
2. Kontrolor se zavazuje, že pojištění v rozsahu uvedeném v odst. 1 tohoto článku nebude zrušeno, omezeno, ani jakkoliv měněno bez předchozího písemného vyjádření objednatele. Trvání pojištění dle tohoto článku smlouvy se kontrolor zavazuje objednateli na jeho vyžádání prokázat, a to vždy nejpozději do 3 pracovních dnů ode dne obdržení žádosti objednatele.
3. Skutečnost, že kontrolor řádně a včas neuzavře nebo nebude udržovat v účinnosti pojištění v rozsahu uvedeném v odst. 1 tohoto článku, nebo tuto skutečnost objednateli řádně a včas neprokáže, bude považována za podstatné porušení této smlouvy.
IX.
Sankce, odpovědnost za újmu a její náhrada
1. Pro případ prodlení kontrolora s plněním dle této smlouvy, se kontrolor zavazuje zaplatit objednateli smluvní pokutu ve výši 0,01 % z celkové ceny bez DPH ve smyslu čl. IV. odst. 1 této smlouvy, a to za každý den prodlení. Nárok objednatele na náhradu škody, která mu v souvislosti s prodlením kontrolora vznikla, včetně škody, která přesahuje smluvní pokutu, není tímto ustanovením dotčen.
2. V případě prodlení objednatele s úhradou faktury kontrolora vystavené v souladu s touto smlouvou je kontrolor oprávněn účtovat úrok z prodlení ve výši 0,01 % z nezaplacené části ceny bez DPH za každý započatý den prodlení.
3. Kontrolor je povinen si při plnění této smlouvy počínat tak a učinit taková opatření, aby nedocházelo ke vzniku újmy, a to jak majetkové (škody), tak nemajetkové. Kontrolor nese plnou odpovědnost za veškeré újmy způsobené objednateli v souvislosti s jeho činností, jakož i za újmy způsobené objednateli v souvislosti s porušením povinnosti dle této smlouvy a platných a účinných obecně závazných právních předpisů. Kontrolor je povinen bez zbytečného odkladu újmu nahradit uvedením do původního stavu a není-li to možné, nahradit ji v penězích. Veškeré náklady s tím spojené nese kontrolor. Volba způsobu náhrady újmy náleží objednateli.
X.
Registr smluv, účinnost a doba trvání
1. Objednatel je jako veřejná výzkumná instituce povinen tuto smlouvu uveřejnit v registru smluv dle zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), ve znění pozdějších předpisů. Smluvní strany souhlasí se zveřejněním veškerých informací týkajících se závazkového vztahu založeného mezi smluvními stranami touto smlouvou, zejména vlastního obsahu této smlouvy ve strojově čitelném formátu a příslušných metadat, a to v rozsahu požadovaném uvedeným zákonem s výjimkou údajů, které se v registru smluv neuveřejňují. Uveřejnění se zavazuje provést objednatel bez zbytečného odkladu po uzavření této smlouvy.
2. Tato smlouva nabývá platnosti okamžikem jejího podpisu oprávněnými zástupci obou smluvních stran a účinnosti dnem uveřejnění v registru smluv.
3. Tato smlouva se uzavírá do doby splnění všech závazků z ní.
4. Tuto smlouvu lze ukončit písemnou dohodou smluvníc h stran.
5. Objednatel může dále ukončit tuto smlouvu písemnou výpovědí bez uvedení důvodu s výpovědní dobou 2 měsíce, která počne běžet prvním dnem měsíce následujícího po doručení výpovědi kontrolorovi.
6. Každá ze stran je dále oprávněna od této smlouvy odstoupit v případě podstatného porušení smlouvy druhou smluvní stranou. Odstoupení od smlouvy musí mít písemnou formu a musí být doručeno druhé smluvní straně.
7. Kontrolor je povinen ve lhůtě 10 dnů po zániku či zrušení závazků ze smlouvy předat objednateli veškeré hotové i rozpracované výsledky poskytování služeb, které do té doby objednateli nepředal, přičemž pokud by k ukončení smlouvy nedošlo, byl by je objednateli předal nebo je měl předat. Objednatel je povinen za tyto výsledky kontrolorovi zaplatit přiměřenou odměnu, pokud již dříve nebyly zaplaceny, přičemž při jejím výpočtu strany vyjdou z odměny sjednané ve smlouvě a míry, s jakou byly kontrolorem služby řádně a včas poskytnuty. Uvedené neplatní, prohlásí-li objednatel, že pro něj takové výsledky nemají hospodářský význam.
XI.
Ostatní ujednání
1. Kontrolor není oprávněn postoupit svá práva a povinnosti nebo pohledávky plynoucí z této smlouvy nebo jejich části třetí osobě bez předchozího písemného souhlasu objednatele.
2. Objednatel pověřil realizací předmětu této smlouvy tyto své zaměstnance:
-
Kontrolor pověřil realizací předmětu této smlouvy tyto své zaměstnance:
3.
4. Ke změně pověřených zaměstnanců postačí oznámení druhé smluvní straně doporučeným dopisem nebo datovou zprávou zaslanou do datové schránky druhé smluvní strany.
5. Kontrolor je povinen poskytnout kontrolním a obdobným orgánům veškerou potřebnou součinnost a dokumentaci při výkonu kontrol týkajících se této smlouvy. Tuto povinnost zajistí kontrolor i u subdodavatelů, kteří se podílí na realizaci této smlouvy.
6. Kontrolor podpisem této smlouvy prohlašuje, že nemá v evidenci daní zachyceny daňové nedoplatky, nemá nedoplatek na pojistném a na penále na veřejné zdravotní pojištění ani nedoplatek na pojistném a na penále na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti.
X.
Závěrečná ustanovení
1. Ve věcech výslovně neupravených touto smlouvou se smluvní vztah založený touto smlouvou řídí občanským zákoníkem, zejména příslušnými ustanoveními o smlouvě o kontrolní činnosti (§ 2652 a násl.) a dalšími právními předpisy České republiky. Smluvní strany v souladu s §
558 odst. 2 občanského zákoníku výslovně vylučují použití obchodních zvyklostí ve svém právním styku v souvislosti s touto smlouvou.
2. Kontrolor tímto na sebe přebírá nebezpečí změny okolností dle § 1765 občanského zákoníku.
3. Nedílnou součástí této smlouvy jsou i její přílohy a to:
a. příloha č. 1 – Terms of Reference k projektu.
4. Neplatnost některého ustanovení této smlouvy nemá za následek neplatnost celé smlouvy.
5. Podmínky této smlouvy, jež svou povahou přesahující dobu platnosti této smlouvy zůstávají plně v platnosti a jsou účinné až do okamžiku jejich splnění a platí pro případné nástupce smluvní strany.
6. Smluvní strany se zavazují veškeré spory vzniklé z této smlouvy primárně řešit smírnou cestou.
7. Smluvní strany se v souladu s § 89a zákona č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád ve znění pozdějších předpisů dohodly, že místně příslušným soudem je Městský soud v Praze.
8. Tuto smlouvu lze měnit a doplňovat jen na základě písemných číslovaných a oprávněnými zástupci obou smluvních stran podepsaných dodatků k této smlouvě. Všechny dodatky, které budou označeny jako dodatky této smlouvy, jsou nedílnou součástí této smlouvy.
9. Veškerá předchozí ústní nebo písemná ujednání smluvních stran shodující se svým obsahem s obsahem této smlouvy, nejsou považována za závazná.
10. Tato smlouva se vyhotovuje ve 2 stejnopisech, z nichž každá smluvní strana obdrží dvě vyhotovení. To neplatí v případě, je-li tato smlouva podepsána elektronickými podpisy v souladu se zákonem č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů. V takovém případě má každá smluvní strana k dispozici elektronický originál.
Za kontrolora: Za objednatele:
V Praze dne V Praze dne
Ing. Milan
Digitálně podepsal Xxx. Xxxxx Xxxxx
Digitálně podepsal Xxx. Xxxxx Xxxxxx
Xxxxx
Datum: 2024.05.20
14:43:44 +02'00'
Datum: 2024.05.28
08:30:22 +02'00'
............................................... ............................................................
Xxx. Xxxxx Xxxxx Xxx. Xxxxx Xxxxxx
Jednatel ředitel
GRINEX AUDIT s.r.o. VÚV TGM, v. v. i.
Příloha č. 1 – Terms of reference
1. Background and subject matter
A certificate on the financial statements (CFS) must be provided for entities that participate as beneficiary or affiliated entities (‘participants’) in EU grants — provided that it is required under the Grant Agreement and that certain thresholds are met (see EU Grant Agreement Data Sheet and Article 24.2 and AGA — Annotated Grant Agreement, art 24.2).
The purpose of the CFS is to provide the EU granting authority with findings to be able to assess whether costs that are declared on the basis of actual costs or costs according to usual cost accounting practices (if any) and, if relevant, also revenues comply with the conditions set out in the Grant Agreement.
The present Terms of Reference set out the procedures to be performed, define the scope and applicable standards of the CFS and who may deliver it.
2. Scope and applicable standards
The CFS is a report on (factual) findings based on agreed-upon procedures (AUP). The engagement is to perform agreed-upon procedures (AUPs) regarding the eligibility of the costs (and, if relevant, also revenues) declared under grant agreement •101094070 — [insert acronym] (‘the Grant Agreement’). It is not an assurance engagement; the CFS practitioner does not provide an audit opinion, nor expresses assurance.
The following standards apply:
− the International Standard on Related Services (ISRS) 4400 (revised) Agreed- upon Procedures Engagements as issued by the International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB)
− the International Code of Ethics for Professional Accountants (including International Independent Standards) issued by the International Ethics Standards Board for Accountants (IESBA), including the independence requirements
− the International Standard on Quality Control 1 Quality Control for Firms that Perform Audits and Reviews of financial statements, and Other Assurance and Related Services Engagements (or equivalent).
Supreme audit institutions applying INTOSAI-standards may carry out the procedures according to the corresponding International Standards of Supreme Audit Institutions (ISSAIs) and Code of Ethics issued by INTOSAI instead of the International Standard on Related Services (ISRS) 4400 (revised) and the Code of Ethics for Professional Accountants issued by the IAASB and the IESBA.
The CFS must be issued according to the highest professional standards. The practitioner must comply with the present Terms of Reference, including the agreed- upon procedures checklist and report template — without modifying them. The work must be planned in a way that the engagement can be performed effectively. The practitioner must use the evidence obtained from the procedures performed as the basis for the report. Matters which are important for the findings and evidence that the work was carried out in accordance with the Terms of Reference must be
documented. The findings must be described in sufficient detail and include the affected amounts, to allow the participant and the EU granting authority to ensure appropriate follow-up.
3. Practitioners who may deliver a certificate
The participant is free to choose a qualified external auditor, including its usual external auditor, provided that:
− the auditor is independent from the participant and
− the provisions of Directive 2006/43/EC1 (or similar standards) are complied with.
Although ISRS 4400 (revised) states that independence is not a requirement for engagements to carry out agreed-upon procedures, this is one of the qualities to ensure an unbiased approach and therefore required for CFS practitioners. Compliance with the IESBA Code’s independence requirements is therefore mandatory.
However:
− public bodies can choose an external auditor or a competent independent public officer. In this latter case, independence is usually defined as independence ‘in fact and in appearance’ (e.g. that the officer is not involved in drawing up the financial statements). It is for each public body to appoint the public officer and ensure their independence. The certificate should refer to this appointment.
− pillar-assessed entities can choose their regular internal or external auditors in accordance with their internal financial regulations and procedures as assessed by the European Commission in accordance with Article 154(3) of Regulation 2018/10462.
The CFS costs themselves can be charged to the EU project and the choice of practitioner therefore has to comply with the cost eligibility criteria, in particular lowest price or best value for money and no conflict of interest as set out in the Grant Agreement (for the detailed conditions, see AGA — Annotated Grant Agreement, art 6.2.C*).
The CFS does not affect the granting authority’s right to carry out its own assessment or audit on the eligibility of the costs covered. Neither does it preclude the bodies mentioned in Article 25 of the Granting Agreement (e.g. granting authority, European Anti-Fraud Office (XXXX), European Public Prosecutor’s Office (EPPO), European Court of Auditors (ECA), etc) from exercising their rights under the Grant Agreement.
4. Procedures to be followed and expected results
The procedures to be carried out by the practitioner are listed in the agreed-upon procedures checklist below. The checklist is an integral part of these Terms of Reference.
1 Directive 2006/43/EC of the European Parliament and of the Council of 17 May 2006 on statutory audits of annual accounts and consolidated accounts or similar national regulations (OJ L 157, 9.6.2006, p. 87).
2 Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 of the European Parliament and of the Council of 18 July 2018 on the
financial rules applicable to the general budget of the Union (‘Financial Regulation’) (OJ L 193, 30.7.2018, p. 1).
The engagement should be undertaken on the basis of inquiry and analysis, (re)computation, comparison, other accuracy checks, observation, inspection of records and documents and by interviewing the participant (and the persons working for them) as described in the agreed-upon procedures.
The ‘result’ column in the checklist has three different options of findings:
− YES — means that the standard finding is confirmed and that no exception needs to be reported
− NO — means that the standard finding cannot be confirmed and that an exception needs to be reported (either because the practitioner carried out the procedures but cannot confirm the standard finding or because the practitioner was not able to carry out a specific procedure, e.g. because it was impossible to reconcile key information or data were unavailable)
− N.A. — means that the standard finding is ‘not applicable’ and that the procedure did not have to be carried out. The reasons for the non-application must be obvious, e.g. no cost was declared under a certain category; conditions for a certain procedure are not met, etc. For instance, for participants with accounts established in a currency other than the euro the procedure related to participants with accounts established in euro does not apply. Similarly, if no additional remuneration is paid, the standard finding(s) and procedure(s) for additional remuneration do not apply.
The reference document for the confirmation of standard findings are the rules set out in the Grant Agreement, as explained in the AGA — Annotated Grant Agreement*. The agreed-upon procedures make reference to the relevant Grant Agreement provisions and cost categories, to enable the practitioner to find them easily.
SIGNATURES
For the practitioner For the participant
……………………….. ………………………………
GRINEX AUDIT s.r.o. VÚV TGM, v. v. i.
Xxx. Xxxxx Xxxxx, statutory representative Xxx. Xxxxx Xxxxxx, Director Date: Date:
Stamp Stamp