Smlouva

Smlouva

o zajištění elektronických stravenek

a o zajištění správy zaměstnaneckých benefitů

uzavřená níže uvedeného dne, měsíce a roku v souladu s ustanovení § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, (dále jen „občanský zákoník“ nebo „OZ“)

I. Preambule

Podkladem pro uzavření této smlouvy je nabídka poskytovatele na nadlimitní veřejnou zakázku na služby s názvem „Správa zaměstnaneckých výhod – zaměstnaneckých stravenek, benefitů, služeb a výrobků (cafeterie)“ (dále jen „veřejná zakázka“), která byla zadávána v otevřeném nadlimitním řízení dle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále také jen

„ZZVZ“).

II. Smluvní strany

Objednatel: Královéhradecký kraj

sídlo: Xxxxxxxxxx xxxxxxx 0000, 000 00 Xxxxxx Xxxxxxx

IČO: 708 89 546

DIČ: CZ70889546

statutární zástupce: Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxx, hejtman bankovní spojení:

č. účtu:

Osoby oprávněné jednat ve věcech smluvních:

Osoby oprávněné jednat ve věcech technických:

(dále též jako „Objednatel“)

a

Poskytovatel: Sodexo Pass Česká republika a.s.

zápis v OR: Spisová značka B 2947 vedená u Městského soudu v Praze sídlo: Xxxxxxxx 0, 000 00 Xxxxx 0 - Xxxxxxx

IČO: 61860476

DIČ: CZ61860476

zástupce: Xxx. Xxxx Xxxxxxxxx, specialista veřejných zakázek, na základě plné moci bankovní spojení Komerční banka a.s.

číslo účtu 115-3951700217/0100

Osoby oprávněné jednat ve věcech smluvních a ve věcech technických:

(dále též jako „Poskytovatel“)

(Objednatel a Poskytovatel společně také jako „Smluvní strany“, jednotlivě jako „Smluvní strana“)

III. Předmět smlouvy

1. Předmětem této smlouvy je závazek poskytovatele zajistit pro objednatele poskytování elektronických služeb v oblasti stravování a v oblasti služeb charakteru kulturního a sociálního

rozvoje pro všechny zaměstnance1 Objednatele, a to prostřednictvím Systému správy (systém Cafeteria) v rámci příspěvků z fondu kulturních a sociálních potřeb (souhrnně dále jen „Služby“).

Poskytovatel bude zajištovat Služby v souladu s relevantními obecně závaznými právními předpisy, zejména zákonem č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla).

Poskytovatel bude zajištovat Služby v souladu s interními předpisy Objednatele (metodický pokyn s názvem: „Pokyny pro používání sociálního fondu pro rok 2022“ a metodický pokyn s názvem:

„Pokyny pro používání Sociálního fondu pro rok 2022 - Uvolnění členové Zastupitelstva Královéhradeckého kraje), které jsou oddělenou přílohou této smlouvy a budou pravidelně (ročně) aktualizovány (souhrnně dále jaké jen jako „Metodický pokyn“).

2. Součásti Služeb je poskytnutí elektronické karty pro každého zaměstnance Objednatele (dále jen každá samostatně jako „Karta“ nebo souhrnně jako „Karty“) a poskytnutí komplexního Systému správy Služeb (dále jen „Systém správy“) specifikovaných dále v této Smlouvě.

3. Služby se pro účely této smlouvy dělí na dvě kategorie:

a) Xxxxxxxxx

b) Osobní účet

4. Účel jednotlivých kategorií služeb je následující:

a) Xxxxxxxxx jsou finančním příspěvkem Objednatele jeho zaměstnancům ve všech směnách na stravování v souladu s ustanovením § 236 odst. 2 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, ve znění pozdějších předpisů, v souladu s právními předpisy České republiky, v souladu s Metodickým pokynem a slouží k nákupu jídla nebo potravin,

b) Osobní účet slouží k platbám za všechny ostatní služby a zboží v souladu s Metodickým pokynem, jež nespadají pod písm. a).

IV. Doba a místo plnění

1. Poskytovatel se zavazuje vytvořit, implementovat a spustit Systém správy (systém Cafeteria) do 90 dnů od účinnosti této smlouvy, a to tak, aby byl plně funkční. O předání a převzetí plně funkčního systému bude smluvními stranami vyhotoven předávací protokol.

2. Místem plnění (zejména implementace Systému správy, pořádání školení, předání Systému správy) je sídlo Objednatele. Technická a servisní podpora Systému správy, případně i jiné části plnění, pokud to jejich povaha umožnuje, mohou být poskytovány též vzdáleným přístupem.

V. Implementace Služeb

1. Implementace Služeb spočívá zejména v povinnosti Poskytovatele zajistit zavedení a plnou funkčnost Systému správy (definovaného níže touto Smlouvou), nastavit spolupráci a komunikaci mezi oprávněnými osobami Objednatele a Poskytovatele, a předání Karet v množství dle požadavků Objednatele.

2. Poskytovatel je povinen zajistit a provést implementaci Služeb tak, aby bylo poskytování Služeb zahájeno v souladu s článkem IV této Smlouvy.

3. V rámci implementace Služeb Objednatel předá Poskytovateli seznam zaměstnanců, kterým bude zřízen přístup do Systému správy a vyhotovena Karta.

4. V průběhu procesu implementace je Objednatel oprávněn svolat implementační schůzku/ schůzky, Poskytovatel je povinen se takové schůzky zúčastnit.

5. Smluvní strany jsou povinny si vzájemně poskytnout při implementaci potřebnou součinnost.

6. Poskytovatel je povinen poskytnout Objednateli informační podporu, jejíž součástí jsou i školení oprávněných osob Objednatele (minimálně 10 osob), před zavedením Systému správy.

7. Poskytovatel je povinen vypracovat a Objednateli v rámci implementace předat manuál nebo návod nebo e-learning nebo demoverzi k Systému správy.

1 Pod pojmem „zaměstnanec“ či „zaměstnanec Objednatele“ se v této smlouvě rozumí také uvolněný člen zastupitelstva Objednatele.

8. Předání karet podle tohoto článku proběhne na písemnou výzvu Objednatele, a to způsobem, v počtu a termínu určených touto výzvou (postačí i emailová forma).

9. O úspěšné implementaci Služeb bude vyhotoven předávací protokol. Implementace je považována za dokončenou úspěšně, pokud bude Systém správy zprovozněn a plně dostupný pro všechny zaměstnance Objednatele, zároveň pokud bude sjednán způsob spolupráce a komunikace mezi oprávněnými osobami Objednatele a Poskytovatele a zároveň pokud bude dokončeno předání Karet způsobem, v počtu a termínu dle výzvy Objednatele.

VI. Podmínky poskytování služeb a související práva a povinnosti smluvních stran

A. Podmínky obecně

1. Objednatel je oprávněn Služby využívat výlučně k účelům definovaným touto Smlouvou, v souladu s právními předpisy a v souladu s Metodickým pokynem. Služby nemohou být využity k jiným účelům.

2. Poskytovatel je povinen poskytovat Služby v souladu s touto Smlouvou tak, aby byly po celou dobu trvání Smlouvy plně funkční a způsobilé k využití Objednatelem a jeho zaměstnanci, a to včetně Karet a Systému správy.

Poskytovatel je povinen zajistit, že hodnota služeb a zboží se musí po celou dobu trvání Smlouvy nejvýše rovnat ceně, za kterou může danou službu/zboží pořídit od jednotlivých smluvních partnerů Poskytovatele jakákoliv třetí osoba; zboží a služby tak nesmí mít pro zaměstnance Objednatele přirážku.

3. Xxxxxxxxx a příspěvky Objednatele jeho zaměstnancům budou nahrávány každému zaměstnanci na jeho Kartu/ do Systému správy, a to prostřednictvím bodů (rámci jednotlivých kategorií Služeb). Platí, že hodnota jednoho bodu bude mít pro zaměstnance hodnotu 1,- Kč včetně DPH (ať už na Kartě nebo v Systému správy). Stejnou hodnotu pak bude mít jeden bod při platbě u smluvního partnera Poskytovatele.

4. Nahrání bodů na účet zaměstnance Objednatele musí být provedeno tak, aniž by se držitel konkrétní Karty musel dostavit na určité místo či k určitému zařízení. Zaměstnanec Objednatele musí být vždy do 24 hodin informován o tom, že došlo k nahrání bodů na jeho účet, a to prostřednictvím e-mailu nebo formou SMS.

5. Objednatel se zavazuje aktualizovat seznam svých zaměstnanců. Tyto aktualizace bude Objednatel provádět tak, aby mohlo být zajištěno řádné poskytování Služeb Poskytovatelem.

B. Podmínky poskytování Karet

1. Karty musí být elektronické, každá Karta musí mít jedinečné identifikační číslo, jež umožní snadnou identifikaci zaměstnance Objednatele.

2. Karty musí umožňovat kontaktní i bezkontaktní úhrady ceny zboží a služeb prostřednictvím platebních terminálů a bran, včetně možnosti platby prostřednictvím mobilního telefonu.

3. Platnost každé Karty musí být alespoň tři roky od jejího předání Objednateli v souladu s touto Smlouvou.

4. Karty musí být Poskytovatelem vydány vždy na písemnou výzvu Objednatele, a to způsobem, v počtech a termínech určených v takové výzvě. Stanovení termínu je Objednatel oprávněn s Poskytovatelem projednat. Za písemnou se pro účely tohoto ustanovení považuje i e-mailová komunikace. Tento odstavec se uplatní na všechny Karty vydané dodatečně po úspěšné implementaci Služeb.

5. Na každé Kartě musí být: jméno a příjmení zaměstnance, název i logo Objednatele (personifikace Karet pro Objednatele). Tato personalizace Karet je zahrnuta v ceně Služeb podle této Xxxxxxx.

6. Poskytovatel je povinen Objednatele včas (minimálně 14 pracovních dnů před) upozorňovat na hrozící vady, výpadky a odstávky Karet či Systému správy.

C. Podmínky poskytování Systému správy

1. Systém správy musí být dostupný formou samostatné aplikace anebo formou přístupu přes webové rozhraní. Součástí systému správy musí být internetová aplikace nebo webové rozhraní sloužící ke vzdálené správě systému a k nahlížení zaměstnanců na stav jeho bodů a historie čerpání. Webový portál (Systém správy) musí být zabezpečen protokolem https. Poskytovatel zajistí grafické přizpůsobení Systému správy přímo pro Objednatele.

2. Poskytovatel je povinen zajistit nepřetržitý on-line přístup k Systému správy.

3. Poskytovatel je povinen zajistit, aby byl Systém správy přístupný na všech zařízeních typu notebook, stolní PC, tablet a mobilní telefon, a to bez ohledu na operační systém konkrétního zařízení, jedná-li se o běžně dostupný operační systém (Windows, Linux, MacOS, iOS, iPadOS, Android), jakož i na všech běžných platformách a prohlížečích (Chrome, Opera, Firefox, Edge).

4. Systém správy musí

a) mít možnost vzdáleného internetového přístupu pro zaměstnance a pro pověřené osoby Objednatele, a to včetně možnosti personifikovaného přístupu a přihlášení pro každého zaměstnance zvlášť,

b) účet každého zaměstnance rozdělovat do kategorií Služeb nebo vést oddělené účty pro každou kategorii (tj. oddělené minimálně na stravenky a ostatní benefity),

c) poskytovat každému zaměstnanci informace přehled o historii čerpání jeho bodů v rámci kategorií Služeb

d) poskytovat každému zaměstnanci aktuální informace o stavu bodů v rámci kategorií Služeb

e) poskytovat každému zaměstnanci aktuální přehled smluvních partnerů Poskytovatele, u kterých je možné Služby čerpat,

f) umožnit pověřeným zaměstnancům Objednatele spravovat a kontrolovat nastavení Služeb

5. Poskytovatel při poskytování Systému správy musí

a) provádět jeho komplexní správu (vedení agendy) včetně implementace technologického řešení zavedení dat podle údajů Objednatele případně migrace dat dle dohody Smluvních stran a jejich pravidelných (automatických) aktualizací na základě dohody s Objednatelem (zejména nové nástupy a odchody zaměstnanců Objednatele), případně využití aplikace KS Program mzdy PROFi a PIS

b) poskytnout Objednateli všechny prostředky nezbytné pro plné fungování Systému správy (zejména např. přihlašovací údaje; výroba, personalizace a hromadné doručení Karet zaměstnancům, včetně náhrady v případě ztráty karty),

c) poskytovat průběžnou informační podporu Objednateli včetně průběžných školení budoucích uživatelů a oprávněných osob Objednatele, potvrzení o nastavení procesů,

d) zajistit čerpání služeb prostřednictvím Karty, která je on-line propojená s účtem zaměstnance v Systému správy a zajistit možnost platby prostřednictvím platební brány,

e) zajistit průběžnou zákaznickou a technickou podporu Objednateli a jeho zaměstnancům (call centrum bude k dispozici Objednateli minimálně v pracovní dny od 09:00 do 17:00 hod. na tel.

, Help desk (případně Hot line) bude k dispozici na I , v režimu 24/7 s reakcí poskytovatele nejpozději následující pracovní den)

f) umožnit správu tohoto systému alespoň 3 oprávněným osobám (administrátorům),

g) provádět tvorbu, úpravu a pravidelnou aktualizaci Přehledu smluvních partnerů,

h) obsahovat možnost, aby si zaměstnanci Objednatele mohli zobrazit v Systému správy pouze ty služby, které jsou v maximální hodnotě bodů poskytovaných Objednatelem, ale zároveň aby celková cena služby pro oblasti s názvem „rekreace“ a „dětské tábory“ mohla přesáhnout výši aktuálního stavu bodů, přičemž rozdíl mezi dostupnou úhradou v bodech a celkovou cenou služby musí být uhrazen zaměstnancem Objednatele jiným způsobem.

6. Poskytovatel je povinen zajistit plný soulad nabízeného zboží a služeb v Systému správy s Metodickým pokynem, tzn. umožní zaměstnanci výběr pouze toho zboží a služeb, na které lze v souladu s Metodickým pokynem poskytnout příspěvek z takového fondu Objednatele.

Systém správy musí být nastaven tak, aby povoleným smluvním partnerům Poskytovatele umožňoval nabídnout pouze zboží a služby splňující požadavky plynoucí z Metodického pokynu. Ostatní zboží a služby nesplňující požadavky nesmí být v Systému správy dostupné nebo musí být zakázané.

7. Poskytovatel umožní na základě požadavků Objednatele doplnit portfolio zboží a služeb nebo přidat poskytovatele zboží nebo služeb jako jeho smluvního partnera.

8. Poskytovatel je povinen v rámci zajistit rozsah nabízeného zboží a služeb v následujících oblastech: stravování, rekreace, kultura, sport, vzdělávání a dětské tábory.

9. Poskytovatel je povinen umožnit

a) čerpání bodů v kategorii Služeb s názvem „Osobní účet“ a zde jen v oblastech s názvem

„rekreace“ a „dětské tábory“ na samostatnou fakturu vystavenou Poskytovatelem i pro čerpání u mimosmluvních poskytovatelů služeb. Takové čerpání však musí splňovat podmínky vyplývající z Metodického pokynu;

b) poskytnutí příspěvku na penzijní připojištění nebo doplňkové penzijní spoření;

c) Objednateli provádět kontrolu, kdy mu bude zpřístupněna historie čerpání na účtech zaměstnanců po celou dobu trvání této Smlouvy.

10. Body v Systému správy není možné měnit za hotovost nebo vybrat z účtu (cash-back), a to v jakékoliv měně.

11. V případě poruchy je Poskytovatel povinen uvést Systém správy do plného provozu nejpozději do 2 pracovních dní od nahlášení poruchy Objednatelem.

12. Poskytovatel je povinen pružně reagovat na odchody a nástupy zaměstnanců Objednatele. Takové změny budou Objednatelem Poskytovateli vždy písemně oznámeny, přičemž za písemnou se považuje i emailová komunikace. Bude-li spolu s takovým nástupem nebo odchodem zaměstnanců Objednatele potřeba provést úpravy v Systému správy ze strany Poskytovatele, provede ji Poskytovatel bez zbytečného odkladu po doručení písemného oznámení Objednatele.

13. Každý měsíc je Poskytovatel povinen provádět pravidelný elektronický reporting ve formátu

*.xls o stavu čerpání bodů pro účely Objednatele, minimálně v rozsahu pro vyúčtování Služeb. Takové reportovací sestavy musí být pro pověřené osoby Objednatele dostupné kdykoliv online v administrátorském rozhraní.

14. Poskytovatel je povinen provést pravidelnou roční rekapitulaci ke každému roku. Roční rekapitulace bude obsahovat stav k 15.12. příslušného roku a detailní rozpis ke každému zaměstnanci s uvedením čerpaných benefitů a konečným zůstatkem.

15. Poskytovatel je povinen zajistit i výše nespecifikované činnosti, související se Systémem správy a jeho chodem, které jsou nezbytné k dosažení účelu této smlouvy.

D. Podmínky poskytování Služeb v kategorii s názvem „Stravenky“

1. Nominální hodnota jedné stravenky je Kč včetně DPH.

2. Poskytovatel je povinen nahrávat stravenky, respektive body na jednotlivé účty zaměstnanců na základě objednávky Objednatele zaslané mu kterýmkoliv z těchto způsobů:

a) prostřednictvím formuláře umístěného na webových stránkách Poskytovatele, nebo

b) prostřednictvím Systému správy, nebo

c) e-mailem prostřednictvím elektronické pošty.

3. Objednávka podle předchozího odstavce bude obsahovat také údaje o nominální hodnotě a množství objednávaných stravenek.

4. Poskytovatel se zavazuje po provedení každé objednávky vystavit Objednateli daňový doklad – fakturu. Při fakturaci bude Poskytovatel násobit počet stravenek cenou podle této Smlouvy v Kč včetně DPH.

5. Každá objednávka stravenek je považována za dokončenou připsáním (nahráním) objednaného počtu kusů, resp. bodů odpovídajících nominální hodnotě stravenek poskytnutých pro příslušný měsíc, na jednotlivé účty zaměstnanců Objednatele.

6. Poskytovatel je dále povinen:

a) posílat potvrzení pověřeným osobám Objednatele o nahrání stravenek, resp. bodů na účty

b) zajistit, že platnost stravenek bude minimálně 12 měsíců od každého nahrání bodů na účet zaměstnance Objednatele a že se budou automaticky čerpat nejstarší body.

7. V případě zániku této Smlouvy je Poskytovatel povinen zajistit udržitelnost Karet a nevyčerpaných stravenek, resp. bodů, a to minimálně jeden kalendářní rok následující po zániku Smlouvy.

8. Stravenky nemohou být zaměstnanci Objednatele užity k jinému účelu, než je definován právními předpisy České republiky. Naplnění tohoto omezení je povinen zajistit Poskytovatel.

E. Podmínky poskytování Služeb v kategorii s názvem „Osobní účet“

1. Příspěvek Objednatele V kategorii Služeb názvem „Osobní účet“ činí Kč včetně DPH na

každého zaměstnance a kalendářní rok. Při zahájení poskytování Služeb sdělí Objednatel

Poskytovateli celkovou hodnotu příspěvku pro každého zaměstnance v rámci implementace Služeb.

2. Poskytovatel je při poskytování Služeb v této kategorii povinen:

a) nahrát body odpovídající příspěvku Objednatele jeho zaměstnancům na Karty/ do Systému správy vždy nejpozději do 14 kalendářních dnů od sdělení Objednatele o výši celkové hodnoty příspěvku pro každého zaměstnance, nejdříve však k 1. 1. kalendářního roku, za který příspěvek náleží.

Body v kategorii s názvem „Osobní účet“ bude možné čerpat nejpozději do 15.12. příslušného kalendářního roku. Body v této kategorii bude Poskytovatel převádět do následujícího kalendářního roku, jen pokud to tak stanoví Metodický pokyn Objednatele. V případě nevyčerpání bodů k tomuto datu a zároveň v případě, že se dle Metodického pokynu body nepřevádějí, zajistí Poskytovatel k 16. 12. smazání zůstatku bodů, a to na Kartě i v Systému správy (přehled o stavu bodů, resp. o výši nevyčerpaného zůstatku před jeho smazáním uvede poskytovatel v roční rekapitulaci);

b) zajistit, že bude zaměstnancům Objednatele umožněno čerpání bodů v této kategorii jako mimořádného příspěvku na penzijní připojištění nebo doplňkové penzijní spoření. K naplnění této povinnosti Poskytovatel zajistí Objednatelovi jmenný seznam zaměstnanců, kteří o toto čerpání projevili v rámci Systému správy zájem, jež bude obsahovat osobní čísla zaměstnanců a zůstatek bodů, resp. výši mimořádného příspěvku.

c) zajistit, že jednotlivá čerpání bodů v této kategorii Služeb nebudou neomezená, resp. budou umožněná pouze do výše zůstatku v rámci této kategorie, s výjimkou pro oblasti „rekreace“ a

„dětské tábory“

3. Platby za čerpání u jednotlivých smluvních partnerů Poskytovatele a za vymezené čerpání v oblastech „rekreace“ a „dětské tábory“ i u mimosmluvních poskytovatelů služeb v rámci této kategorie hradí Poskytovatel. Při následné fakturaci Objednateli bude Poskytovatel násobit čerpané body v Kč včetně DPH cenou podle této Smlouvy a takto vynásobenou částku bude fakturovat Objednatelovi měsíčně, a to vždy na základě skutečně čerpaných bodů.

4. Měsíční fakturace za všechna čerpání u všech smluvních partnerů i mimosmluvních poskytovatelů bude provedena vždy do 15 kalendářních dnů ode dne uskutečnění dílčího zdanitelného plnění. Dnem uskutečnění dílčího zdanitelného plnění je poslední kalendářní den příslušného měsíce, resp. 15. kalendářní den v měsíci prosinec.

5. Poskytovatel je povinen Objednateli nejpozději do 15 kalendářních dnů ode dne uskutečnění dílčího zdanitelného plnění předat podrobné měsíční vyúčtování skutečně využitých služeb jednotlivými zaměstnanci ve formátu *.xls, a to v následujícím minimálním rozsahu informací:

a) přidělený identifikační údaj (osobní číslo zaměstnance),

b) jméno a příjmení zaměstnance,

c) oblast čerpané služby (rekreace, kultura, sport, vzdělávání…) včetně uvedené analytického účtu Objednatele pro příslušnou kategorii.

Analytický Bankovní účet pro kategorii „Stravenky“ je: Analytický Bankovní účet pro kategorii „Osobní účet“ je:

d) počet vyčerpaných bodů a

e) celkovou hodnotu vyčerpaných bodů v Kč včetně DPH.

F. VYHRAZENÉ ZMĚNY PŘI POSKYTOVÁNÍ SLUŽEB

1. Zadavatel je oprávněn jednostranně rozhodnout o změně:

a) nominální hodnoty jedné stravenky v kategorii Služeb s názvem „Stravenky“,

b) výši příspěvku v kategorii Služeb s názvem „Osobní účet“,

c) Metodického pokynu (interní pokyny a pravidla).

2. O rozhodnutí podle předchozího odstavce písemně informuje Poskytovatele v dostatečném předstihu. V rámci písemného oznámení Objednatel uvede alespoň:

a) termín, od kterého má být změna provedena, a novou nominální hodnotu stravenky v případě změny v kategorii s názvem „Stravenky“ anebo novou výši příspěvku v případě změn v kategoriích s názvem „Osobní účet“,

b) termín, od kterého má být změna provedena, a nové znění Metodického pokynu.

3. Za písemnou formu se pro účely oznámení podle toho článku považuje i e-mailová komunikace.

4. Poskytovatel je povinen takovou změnu akceptovat a provést veškeré nutné změny při poskytování Služeb, které z ní vyplývají, a to nejpozději do termínu určeného výzvou Objednatele.

5. V případě změny nominální hodnoty stravenky nedojde ke změně způsobu stanovení ceny za jednotlivou stravenku tzn. nedojde ke změně převodu 1 Kč včetně DPH na 1 bod. V případě změny nominální výše příspěvku v kategorii s názvem „Osobní účet“ nedojde ke změně způsobu stanovení ceny tzn. nedojde ke změně převodu 1 Kč včetně DPH na 1 bod.

6. Všechny změny podle tohoto článku jsou vyhrazenou změnou závazku ve smyslu § 100 odst. 1 ZZVZ a budou provedeny dodatkem k této Smlouvě.

VII. Cena a platební podmínky

A) Cena

1. Cena je Smluvními stranami stanovena za 1 bod v každé kategorii Služeb následovně:

a) v kategorii s názvem „Stravenky“ je cena za 1 bod sjednána ve výši 1 Kč včetně DPH,

b) v kategorii s názvem „Osobní účet“ je cena za 1 bod sjednána ve výši 1 Kč včetně DPH.

2. Cena stanovená pro jednotlivé kategorie Služeb v předchozím odstavci za jeden bod je cenou konečnou, nejvýše přípustnou a jsou v ní zahrnuty všechny náklady, poplatky, přirážky, slevy a další finanční plnění, které vyplývají ze zadávací dokumentace Veřejné zakázky a z této Smlouvy (zejména vytvoření a dodávka Karet pro všechny zaměstnance Objednatele, nahrání bodů na příslušné účty a Karty zaměstnanců Objednatele, provedení implementace, poskytování a vedení Systému správy a atd.).

3. Výjimku z předchozího odstavce tvoří sankční poplatek za vydání nové Karty při její ztrátě nebo odcizení.

4. Sankční poplatek dle předchozího odstavce bude účtován dle platného ceníku Poskytovatele, avšak nejvýše ve výši 200,- Kč včetně DPH. Sankční poplatek bude Poskytovateli platit přímo zaměstnanec Objednatele, jenž Kartu ztratil nebo jemuž byla Xxxxx odcizena.

5. Cena bude placena v souladu s platebními podmínkami a podmínkami poskytování jednotlivých kategorií Služeb.

B) Platební podmínky – obecná pravidla

1. Poskytnuté Služby budou hrazeny měsíčně na základě faktur – daňových dokladů vystavených Poskytovatelem. Daňový doklad musí být doručen Objednateli do patnáctého dne měsíce následujícího po měsíci, ve kterém byly služby poskytnuty.

2. Platebním dokladem je faktura. Faktura musí obsahovat:

a) veškeré náležitosti daňového – účetního dokladu podle obecně závazných právních předpisů, zejména § 29 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů,

a zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů a

b) číslo smlouvy Objednatele.

3. V případě, že daňový doklad nebude obsahovat příslušné náležitosti, je Objednatel oprávněn ho vrátit ho. V takovém případě se přeruší plynutí lhůty splatnosti a nová lhůta splatnosti (v celé délce) začne plynout dnem doručení nového daňového dokladu Objednateli.

4. Splatnost faktury je do 21 kalendářních dní ode dne jejího doručení Objednateli.

5. Úhrada poskytnutých služeb proběhne v české měně. Rovněž veškeré cenové údaje musí být uváděny v české měně.

6. Faktura bude uhrazena na účet Poskytovatele, který je správcem daně zveřejněn v Registru plátců DPH. Pokud k datu uskutečnění zdanitelného plnění uvedeného na daňovém dokladu bude Poskytovatel v Registru plátců DPH uveden jako nespolehlivý plátce nebo v něm nebude mít účet uveden, bude Objednatel postupovat v souladu se zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů.

7. Objednatel nebude poskytovat zálohové platby.

8. Zvláštní platební podmínky pro jednotlivé kategorie Služeb jsou definovány výše.

VIII. Doba trvání smlouvy a její ukončení

1. Tato smlouva se uzavírá na dobu neurčitou.

2. Smlouva může být ukončena písemnou dohodou stran, odstoupením ze zákonných či smluvních důvodů nebo výpovědí Smluvní strany. Oznámení o odstoupení od Xxxxxxx a výpověď smlouvy musí být písemné a musí být doručeny druhé Smluvní straně.

3. Smluvní strany jsou oprávněny odstoupit od Xxxxxxx s účinností ke dni doručení tohoto odstoupení v případě podstatného porušení Smlouvy druhou Smluvní stranou, přičemž podstatným porušením Smlouvy se rozumí:

a) bylo-li zahájeno insolvenční řízení, ve kterém se řeší úpadek nebo hrozící úpadek druhé Smluvní strany podle zákona č. 182/2006 Sb., o úpadku a způsobech jeho řešení (insolvenční zákon), ve znění pozdějších předpisů;

b) prodlení Poskytovatele s plněním kterékoli jeho povinnosti vyplývající z této Smlouvy po dobu delší než 20 dnů, přičemž musí být na tuto skutečnost písemně upozorněn a ani v dodatečné přiměřené lhůtě stanovené Objednatelem nedojde k nápravě;

c) nezahájení poskytování Služeb Poskytovatelem v termínu podle této Smlouvy;

d) prodlení Objednatele po dobu delší než 30 dnů s kteroukoli platbou dle Xxxxxxx, přičemž musí být na tuto skutečnost písemně upozorněn a ani v dodatečné přiměřené lhůtě (minimálně 10 pracovních dnů od doručení písemného oznámení) nebude dlužná platba uhrazena.

4. Objednatel i Poskytovatel mají právo Smlouvu jednostranně vypovědět, a to i bez uvedení důvodu, vždy s tříměsíční výpovědní dobou, která počíná běžet od prvního dne měsíce následujícího po doručení výpovědi.

5. Ukončení této Smlouvy nezbavuje žádnou ze Smluvních stran povinnosti vyrovnat své závazky vzniklé nedodržením povinností (sjednané smluvní pokuty, náhradu škody}, včetně závazků vzniklých po dobu účinnosti této smlouvy, a dodržovat závazky v oblasti ochrany osobních údajů, povinnost mlčenlivosti, případně další závazky, které mají přetrvat i po ukončení této smlouvy.

IX. Ochrana duševního vlastnictví

1. Zákazník bere na vědomí, že Systém správy (Cafaterie) je autorským dílem ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon), ve znění pozdějších předpisů.

2. Poskytovatel prohlašuje, že je oprávněný udělit Objednateli právo používat Systém správy včetně jeho součástí, a to pro celé plnění předmětu této Smlouvy. Poskytovatel uzavřením této Smlouvy uděluje Objednateli právo využívat Systém správy včetně jeho součástí, přičemž uvedené právo je časově omezené na období platnosti a účinnosti této Smlouvy a územně omezené územím České republiky. Takto udělené právo má charakter nevýhradní licence.

3. V případě, že třetí strana uplatní nárok z důvodu porušení patentu nebo autorského práva v souvislosti s plněním předmětu této Smlouvy Poskytovatelem, bude Poskytovatel hájit Objednatele před takovým nárokem na své náklady. Poskytovatel uhradí veškeré náklady, škody nebo poplatky uložené soudem nebo vynaložené Objednatelem na základě uzavřeného smíru, dohody o narovnání, případně vykonatelného rozhodnutí.

X. Ochrana osobních údajů

1. Objednatel jako správce osobních údajů poskytne Poskytovateli jako zpracovateli na základě této Smlouvy své osobní údaje a osobní údaje svých zaměstnanců (dále společně jen „Osobní údaje") nezbytné k řádnému naplnění předmětu a účelu Xxxxxxx. Poskytovatel je oprávněn s Osobními údaji nakládat pouze k účelům vyplývajícím z této Smlouvy a v rozsahu nezbytném k jejímu řádnému plnění, to vše v souladu s obecně závaznými právními předpisy, a zajišťovat jejich náležitou ochranu před neoprávněným užitím. Poskytovatel v této souvislosti prohlašuje, že disponuje dostatečnými technickými a organizačními opatřeními k tomu, aby zajišťoval ochranu Osobních údajů v souladu s obecně závaznými právními předpisy.

2. Poskytovatel se zavazuje Osobní údaje bezpečně uchovávat v elektronické, anebo listinné podobě s omezeným přístupem třetích osob. Poskytovatel se zavazuje Osobní údaje chránit před odcizením, ztrátou, poškozením, či neoprávněným přístupem a šířením. Tam, kde je to pro zpracování Osobních údajů v souladu s platnou právní úpravou nezbytné, je povinen vyžádat ke zpracování Osobních údajů souhlas subjektu se zpracováním Osobních údajů.

3. Poskytovatel umožní na žádost Objednatele provádění inspekcí a auditů zpracování Osobních údajů za účelem kontroly plnění povinností k zabezpečení ochrany Osobních údajů, které vyplývají poskytovateli z této Smlouvy, a poskytne Objednateli veškerou nezbytnou součinnost.

4. Pokud Poskytovatel zjistí porušení zabezpečení Osobních údajů, ohlásí je bez zbytečného odkladu Objednateli. Ohlášení musí minimálně obsahovat:

a) popis porušení zabezpečení Osobních údajů včetně, pokud je to možné, kategorií a přibližného počtu dotčených subjektů údajů a kategorií a přibližného množství dotčených záznamů osobních údajů,

b) popis pravděpodobných důsledků porušení zabezpečení Osobních údajů,

c) jméno a kontaktní údaje osoby Poskytovatele, která může ve věci poskytnout bližší informace a další nezbytnou součinnost,

d) opatření, která Poskytovatel přijal nebo navrhl za účelem nápravy porušení zabezpečení Osobních údajů.

5. Poskytovatel vede záznamy o všech kategoriích činností zpracování Osobních údajů prováděných pro Objednatele a dokumentuje tak skutečnosti, které se ke zpracování Osobních údajů vztahují. Dokumentace obsahuje dostatečné informace, aby byl Objednatel schopen doložit soulad s obecně závaznými předpisy a dozorový orgán byl schopen soulad zpracování Osobních údajů dle záznamů přezkoumat. Poskytovatel se zavazuje Objednatele bez zbytečného odkladu informovat o každé žádosti dozorového orgánu o spolupráci či o zahájení kontroly, které souvisejí s předmětem této Smlouvy.

6. Poskytovatel je oprávněn zpracovávat Osobní údaje pouze po dobu trvání této Smlouvy.

7. V případě ukončení tohoto smluvního vztahu nebo pokud další uchování údajů nebude nutné za účelem plnění povinností vyplývajících pro Poskytovatele z platných právních předpisů či této Smlouvy, je Poskytovatel povinen odevzdat Osobní údaje Objednateli případně je dle pokynů Objednatele zlikvidovat (ať už jde o jakékoliv údaje v elektronické i listinné podobě, jakož i jejich kopie zhotovené jakýmkoliv způsobem a uchované na jakémkoliv druhu záznamového média).

XI. Důvěrnost informací a Mlčenlivost

1. Poskytovatel se nad rámec ochrany osobních údajů zavazuje:

a) považovat za důvěrnou a chránit před zneužitím a zpřístupněním bez zákonného důvodu jakoukoliv informaci, která mu bude poskytnuta nebo kterou se dozví či získá v souvislosti s plněním předmětu Smlouvy, i když nebyla výslovně uvedena jako důvěrná, a užít tyto informace pouze pro účely plnění Smlouvy,

b) uložit uvedenou povinnost zachování důvěrnosti informací všem zaměstnancům a pracovníkům, kteří budou vykonávat jakékoli činnosti v souvislosti s plněním předmětu Smlouvy s tím, že povinnost bude trvat i po ukončení pracovního poměru,

c) podniknout veškerá opatření k ochraně informací, k zabránění jejich poskytnutí nebo předání třetím stranám, které nebudou jakýmkoliv způsobem participovat na plněné předmětu této Smlouvy, a to včetně vyzrazení z nedbalosti.

2. Povinnost zachování mlčenlivosti zůstane v platnosti i po zániku Xxxxxxx, pokud se Smluvní strany písemně nedohodnou jinak. Povinnosti k dodržování důvěrnosti informací se nebudou vztahovat na

informace:

a) které jsou nebo se stanou všeobecně a veřejně přístupnými jinak než porušením povinností k zachování důvěrnosti informací dle Smlouvy,

b) které jsou příjemci známy a byly mu volně k dispozici ještě před přijetím těchto informací od druhé Smluvní strany,

c) které budou následně příjemci sděleny bez povinnosti mlčenlivosti třetí stranou, jež rovněž není ve vztahu k nim nijak vázána,

d) jejichž sdělení se vyžaduje ze zákona nebo na základě rozhodnutí soudu či jiného příslušného orgánu.

XII. Náhrada škody a smluvní pokuty

A) Náhrada škoda

1. Poskytovatel je povinen služby poskytovat s odbornou péčí a ve vysoké kvalitě.

2. Pokud některá ze Smluvních stran poruší povinnost vyplývající z této Smlouvy či obecně závazných právních předpisů, je povinna nahradit újmu tím způsobenou druhé Smluvní straně. Poskytovatel kromě toho odpovídá i za vady plnění dle Smlouvy.

3. Obě Smluvní strany se zavazují vyvinout maximální úsilí k předcházení újmám a minimalizaci vzniklých újem.

4. Poskytovatel nebude odpovídat za újmy vzniklé zaviněním Objednatele, jeho zaměstnanců nebo osob, které se přímo účastní na kontrole majetku Objednatele, a které nemohl při řádné odborné péči odvrátit.

5. Objednatele nebude odpovídat za škody vzniklé zaviněním Poskytovatele, jeho zaměstnanců nebo třetích osob, které se budou podílet na plnění Smlouvy jako poddodavatelé.

B) Smluvní pokuty

1. Smluvní pokuty jsou sjednány v následujících případech a výších:

a) v případě porušení povinnosti Poskytovatele úspěšně implementovat Služby v souladu s článkem k implementaci Služeb je Poskytovatel povinen zaplatit Objednateli smluvní pokutu ve výši 10 000,- Kč, a to za každý i započatý den prodlení až do dne podpisu protokolu o úspěšné implementaci Služeb,

b) v případě porušení povinnosti Poskytovatele zajistit čerpání příspěvků ze strany zaměstnanců Objednatele prostřednictvím Systému správy či Karet, v souladu s touto Smlouvou nebo platnými právními předpisy, zejména pak s Metodickým pokynem, je Poskytovatel povinen Objednateli zaplatit smluvní pokutu ve výši 5 000,- Kč, a to za každý jednotlivý případ,

c) v případě porušení povinností Poskytovatele o zachování důvěrnosti informací dle Xxxxxxx je Poskytovatel povinen zaplatit Objednateli smluvní pokutu ve výši 50 000,- Kč, a to za každé jednotlivé porušení.

2. Uplatněním nároku na zaplacení smluvní pokuty ani jejím skutečným uhrazením nezaniká povinnost Smluvní strany splnit povinnost, jejíž plnění bylo smluvní pokutou zajištěno.

3. Úhradou smluvní pokuty není dotčeno právo Objednatele na náhradu újmy způsobené porušením povinnosti Poskytovatele, na kterou se smluvní pokuta vztahuje, a náhrada újmy se tedy hradí v plné výši vedle smluvní pokuty.

4. Smluvní pokuty jsou splatné do 15 dnů od doručení výzvy k zaplacení Poskytovateli/ Objednateli.

5. Úroky z prodlení jsou sjednány v zákonné výši.

XIII. Závěrečná ustanovení

1. Tato smlouva může být měněna nebo doplňována pouze písemnými dodatky uzavřenými oprávněnými zástupci smluvních stran.

2. Smlouva nabývá platnosti dnem podpisu oběma smluvními stranami a účinnosti dnem jejího uveřejnění v registru smluv v souladu s § 6 zákona č. 345/2015 Sb., o registru smluv.

3. Poskytovatel je podle § 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů, osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly prováděné v souvislosti s úhradou zboží nebo služeb z veřejných výdajů.

4. Poskytovatel je srozuměn s tím, že objednatel je povinným subjektem dle § 2 odst. 1 zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv a je tak povinen zveřejnit obraz smlouvy a její případné změny (dodatky) a další dokumenty od této smlouvy odvozené včetně metadat. Objednatel se zavazuje tuto smlouvu uveřejnit v souladu s tímto zákonem, a to požadovaným způsobem, v zákonem stanovené lhůtě. Smluvní strany jsou v této souvislosti povinny si vzájemně sdělit, které údaje tvoří obchodní tajemství a jsou tak vyloučeny z uveřejnění.

5. Pokud je smlouva uzavírána v listinné podobě je vyhotovena ve čtyřech vyhotoveních, z nichž tři obdrží Objednatel a jedno Poskytovatel. Pokud je smlouva uzavírána v elektronické podobě, obdrží každá ze smluvních stran oboustranně podepsaný elektronický originál.

Uzavření této smlouvy bylo schváleno Radou Královéhradeckého kraje usnesením č. RK/38/1745/2022 ze dne 28.11.2022.

6. Přílohy:

Příloha č. 1. Metodický pokyn s názvem: „Pokyny pro používání sociálního fondu pro rok 2022“ (oddělená příloha, která bude pravidelně aktualizována)

Příloha č. 2. Metodický pokyn s názvem: „Pokyny pro používání Sociálního fondu pro rok 2022 - Uvolnění členové Zastupitelstva Královéhradeckého kraje (oddělená příloha, která bude pravidelně aktualizována)

Za objednatele: Za poskytovatele:

V Hradci Králové dne: V Praze dne:

................................................

Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxx, hejtman

za Královéhradecký kraj

i

...

za Sodexo Pass Česká republika a.s.