Newsletter 1/2015

Newsletter 1/2015

Lze uzavřít písemnou smlouvu prostřednictvím e-mailu?

Dle nového občanského zákoníku platí, že právně lze jednat

v jakékoli formě, ledaže zákon či smluvní ujednání stran určí jinak.

Proto za právní jednání může být teoreticky považována

i komunikace prostřednictvím elektronické pošty (e-mailu).

Nicméně pro některá právní jednání zákon předepisuje povinnou písemnou formu. Písemná forma se vyžaduje též v případech, kdy se na ní dohodly smluvní strany. Lze v takovém případě písemné právní jednání uskutečnit (např. uzavřít písemnou smlouvu či dohodu, učinit či potvrdit právně závaznou písemnou objednávku apod.) prostřednictvím e-mailu?

Obecně se lze domnívat, že ano, jelikož písemné právní jednání nemusí být nutně učiněno jen na papíře či jiném hmotném nosiči. Písemná forma je totiž zachována v případě jakékoli zprávy, textu či sdělení učiněných elektronickými či technickými prostředky, které současně umožňují (i) zachytit jejich obsah a (ii) identifikovat jednající osobu. Přitom e-mail je způsobilý zachytit obsah textu, zprávy či sdělení. Je rovněž způsobilý identifikovat jednající osobu?

K identifikaci osoby dochází jejím podpisem. Jakým způsobem je nutno připojit podpis k e-mailové zprávě, aby taková e-mailová zpráva byla platným písemným jednáním? Odpověď na tuto otázku se liší podle toho, zda písemná forma jednání je vyžadována (i) zákonem či (ii) „pouhou“ dohodou stran.

Písemná forma vyžadovaná zákonem

V případě, že písemnou formu vyžaduje zákon, musí být e-mailová zpráva podepsána elektronickým podpisem.

Náležitosti elektronického podpisu upravuje zákon

o elektronickém podpisu, který rozlišuje mezi elektronickým podpisem prostým a zaručeným. Rozdíl mezi těmito dvěma druhy elektronického podpisu lze přirovnat k rozdílu mezi prostým

a úředně ověřeným vlastnoručním podpisem.

Dle tohoto zákona je prostý elektronický podpis údaj

v elektronické podobě připojený k samotné textové zprávě (nebo s ní logicky spojený), který se používá ke zjištění identity

podepsané osoby ve vztahu k textové zprávě. Dle důvodové zprávy k zákonu o elektronickém podpisu může prostým elektronickým podpisem být např. faksimile vlastnoručního podpisu jednající osoby (tj. naskenovaný vlastnoruční podpis) nebo speciální kód či PIN, se kterým jednající osoba disponuje. Důvodová zpráva

bohužel blíže nespecifikuje, co se pod pojmy speciální kód či PIN rozumí a kdo je přiděluje.

Zaručený elektronický podpis je pak podpis jednoznačně spojený s podepisující osobou, který umožňuje její identifikaci, byl vytvořen a k textové zprávě připojen pomocí prostředků, které podepisující osoba může udržet pod svou výhradní kontrolou.

Kvalifikovaný certifikát, který umožňuje podepisování zaručeným elektronickým podpisem, je možné získat na každé pobočce České pošty se službou Czech POINT.

U prostého elektronického podpisu existuje samozřejmě riziko, že bude zneužit osobou, které podpis nepatří nebo druhá strana zpochybní, že osoba, které patří prostý elektronický podpis, ve skutečnosti e-mail neodeslala. Proto přejí-li si strany uzavírat písemná právní jednání e-mailem a chtějí vyloučit uvedená rizika, měly by pro svá právní jednání používat výhradně zaručený elektronický podpis.

V praxi jsou e-maily nejčastěji „podepisovány“ pouhým uvedením jména a příjmení odesílatele (resp. též funkce a korporace, za níž je jednáno) pod text e-mailu. Takový podpis s ohledem na výše uvedené nebude dle našeho názoru představovat ani prostý (natož zaručený) elektronický podpis a takto podepsaný e-mail nebude platným a právně zavazujícím právním jednáním v případech, kdy zákon vyžaduje pro takové právní jednání písemnou formu.

Písemná forma dohodnutá stranami

Poněkud jiná situace nastává v případech, kdy zákon písemnou formu pro určité právní jednání nevyžaduje, ale smluvní strany se na písemné formě, jako na povinné formě jejich právního jednání, dohodnou. Mohou tedy například sjednat, že jejich smlouva může být platně měněna pouze písemnými dodatky anebo určité úkony v rámci plnění smlouvy musí být činěny jen písemnou formou.

V této souvislosti mohou smluvní strany též sjednat, že taková písemná jednání budou činěna prostřednictvím e-mailu,

s použitím konkrétních e-mailových adres stran. Jsme toho názoru, že dojde-li pak z e-mailové adresy, předem specifikované ve smlouvě, např. objednávka, pak je pro odesílatele zavazující

a je-li druhou stranou akceptována e-mailem doručeným z její e-mailové adresy rovněž specifikované ve smlouvě, dochází

k uzavření dílčí smlouvy na příslušné plnění.

Tímto způsobem pak mohou smluvní strany činit i jiná písemná právní jednání či dokonce uzavírat písemné dodatky ke smlouvě (opět pouze za situace, kdy je písemná forma vyžadována dohodou stran a nikoli zákonem). Proto je-li tak ve smlouvě sjednáno, dle našeho názoru může být požadavek řádného podpisu a písemné formy jednání naplněn i pouhým uvedením jména a příjmení pod textem e-mailové zprávy.

Stejně tak jako v případě prostého elektronického podpisu hrozí shora popsaná rizika zneužití či zpochybnění podpisu. I zde tedy platí doporučení, aby si smluvní strany pro významnější jednání sjednaly povinnost e-maily podepisovat zaručeným elektronickým podpisem (nebo elektronickou formu jednání dokonce smluvně vyloučily a vyžadovaly pro taková významná jednání klasickou

„papírovou“ formu a případně též úředně ověřený podpis).

Absence zákonného či smluvního požadavku na písemnou formu

Pokud pro určité právní jednání zákon nevyžaduje písemnou formu a ani smluvní strany si ji výslovně nesjednaly, domníváme se, že pouhá e-mailová komunikace mezi nimi může založit jednání, které je právně zavazující, lze-li v daném případě jednoznačně identifikovat jednající osobu a zachytit obsah takového jednání.

Takové účinky e-mailové komunikace mohou být za určitých okolností nežádoucí a zdrojem právní nejistoty. Pokud strany chtějí vyloučit riziko uzavření zavazujícího právního jednání e-mailem, je vhodné e-mailovou komunikaci ve vzájemných

smluvních vztazích vyloučit výslovným ujednáním nebo sjednat povinnou písemnou formu spojenou s požadavkem na elektronický podpis.

Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxx, advokát XXXXX XXXXX LEGAL

Legislativní novinky

Doporučujeme Vaší pozornosti následující vybrané legislativní novinky z prvního čtvrtletí roku 2015.

Novela zákona o veřejných zakázkách

Od 6. března 2015 nabyla účinnosti novela zákona o veřejných zakázkách. Novelou došlo mimo jiné ke zvýšení limitu pro zadávání víceprací jednomu dodavateli ze stávajících 20 % ceny původní veřejné zakázky na 30 % a k rozšíření dílčích hodnotících kritérií. Nově je tak umožněno hodnotit organizaci, kvalifikaci

a zkušenosti osob zapojených do realizace veřejné zakázky. Zadavatel je nově taktéž oprávněn otevřít i jedinou doručenou nabídku, aniž by musel zadávací řízení zrušit. Další významné novinky se týkají řízení o přezkoumání úkonů zadavatele a jejich cílem je řízení zrychlit a omezit jeho zneužívání.

Méně administrativy pro živnostníky

Od 1. ledna 2015 platí, že živnostník, který už k některému ohlášení živnosti, žádosti o koncesi nebo k oznámení změny přiložil výpis z trestního rejstříku, doklad o odborné způsobilosti či doklad pro zápis sídla či organizační složky a skutečnosti prokazované těmito doklady zůstaly beze změn, nemusí takové doklady předkládat při ohlášení další živnosti či podání žádosti

o další koncesi. Elektronické kopie těchto dokladů si živnostenský úřad bude pořizovat sám. Další významnou změnou je, že

v živnostenském rejstříku nebudou zveřejňovány údaje o bydlišti a místu pobytu. Po uplynutí 4 let ode dne zániku posledního živnostenského oprávnění podnikatele navíc nebudou zveřejňovány ani ostatní údaje.

Ochrana soukromého majetku bezpečnostními kamerami

Dne 25. února 2015 zrušil Nejvyšší správní soud rozhodnutí Úřadu pro ochranu osobních údajů v kauze pana Xxxxxx. Xxx Xxxxx poté, co na něj a jeho rodinným dům opakovaně útočily neznámé osoby,

nechal na svůj dům instalovat bezpečnostní kamery, kterými snímal dění na ulici před svým domem. Za to mu byla Úřadem pro ochranu osobních údajů udělena pokuta za porušení zákona

o ochraně osobních údajů. Nejvyšší správní soud rozhodl, že xxx Xxxxx byl pokutován protiústavně, neboť až do konce roku 2014, kdy byla otázka výjimky z aplikovatelnosti zákona o ochraně osobních údajů Nejvyšším správním soudem definitivně rozřešena, mu nebylo ani nemohlo být jasné, zda a kdy se na instalaci kamer na rodinný dům za účelem ochrany majetku

a zdraví aplikuje zákon o ochraně osobních údajů, včetně oznamovací povinnosti vůči příslušnému úřadu. Proto osoby, které si kamery (snímající též veřejné prostory) na své rodinné domy nainstalovaly do konce roku 2014, není možné za toto jednání postihovat. (Úplné znění rozsudku Nejvyššího správního soudu lze nalézt na stránkách xxx.xxxxxx.xx)

Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxx, advokát XXXXX XXXXX LEGAL

Newsletter společnosti XXXXX XXXXX LEGAL advokátní kancelář s.r.o. informuje obecně o vybraných legislativních změnách, judikatuře a právních problémech. Informace předkládané v newsletteru mají pouze informativní povahu a nepředstavují úplný přehled změn v legislativě, judikatuře či právní praxi. Do newsletteru jsou zařazovány informace, které naše advokátní kancelář vybírá dle vlastního uvážení s ohledem na zajímavost či praktickou využitelnost informací pro adresáty newsletteru. Aplikovatelnost v newsletteru publikovaných informací na specifické případy je závislá na konkrétních okolnostech. Tento newsletter nepředstavuje právní radu

a XXXXX XXXXX LEGAL advokátní kancelář s. r. o. neodpovídá za aplikaci závěrů či skutečností uvedených v newsletteru na jakýkoli právní případ.