Contract
Název | B 03 CL Smlouva pro provozovatele zařízení pro sběr a logistiku |
Stav | Finální |
Revize / datum | Rev 05 verze 1 / 4. srpna 2020 (CZ překlad – v případě nejasností je platná originální anglická verze) |
SMLOUVA PRO PROVOZOVATELE ZAŘÍZENÍ PRO SBĚR A LOGISTIKU
Tento dokument definuje podmínky a další pravidla spolupráce mezi (kandidátským) provozovatele zařízení pro sběr a logistiku WEEELABEX (dále jen "zpracovatel" nebo (kandidátský) zpracovatel sběru/logistiky WEEELABEX") a organizací WEEELABEX, se sídlem U Habrovky 11/247, 14000 Praha 4, Česká republika (dále jen "organizace WEEELABEX" nebo "kancelář WEEELABEX").
Tuto dohodu vyplní a podepíší obě strany. Jednu podepsanou kopii této dohody si ponechá organizace WEEELABEX a jednu kopii si ponechá zpracovatel (kandidát) WEEELABEX.
PODROBNOSTI O (KANDIDÁTSKÉM) ZPRACOVATELI WEEELABEX
NÁZEV SPOLEČNOSTI | |
ADRESA SÍDLA | |
IDENTIFIKAČNÍ ČÍSLO | |
DIČ | |
ADRESA PROVOZOVNY PROVOZOVATELE (kde má být posouzení provedeno) | |
KONTAKTNÍ ÚDAJE | |
KONTAKTNÍ JMÉNO | |
EMAILOVÁ ADRESA | |
TELEFONNÍ ČÍSLO | |
PODROBNOSTI O ORGANIZACI WEEELABEX
NÁZEV | Organizace WEEELABEX |
ADRESA XXXXX | X Xxxxxxxx 00/000, 00000 Xxxxx 0, Xxxxx xxxxxxxxx |
IDENTIFIKAČNÍ ČÍSLO | 01594303 |
DIČ | CZ01594303 |
TELEFONNÍ ČÍSLO | +420 (225) 852 802 |
WEB | |
EMAILOVÁ ADRESA |
Výše uvedený provozovatel zařízení pro sběr a logistiku (dále jen "zpracovatel" nebo "kandidát na zpracovatele (sběru/logistiky) WEEELABEX") podpisem této dohody souhlasí s tím, že bude dodržovat požadavky na ověřování shody stanovené organizací WEEELABEX ve smluvních podmínkách (v příloze), a poskytne veškeré informace potřebné pro vyhodnocení sběru nebo logistického procesu (procesů) uvedené v "Prohlášení o záměru", aby mohl být certifikován jako splňující požadavky na ověřování shody.
Podpisem této smlouvy se organizace WEEELABEX zavazuje dodržovat požadavky definované ve smluvních podmínkách (v příloze).
Zpracovatel (kandidát) WEEELABEX rovněž prohlašuje, že žádný jeho předchozí kontakt v posledních dvanácti měsících s žádným z jmenovaných auditorů WEEELABEX nevedl k žádným specifickým poradenským činnostem společnosti, které by napomáhaly při získávání ověření shody.
(Kandidát) zpracovatel sběru nebo logistiky WEEELABEX (dále jen "zpracovatel"), který jedná, pokud je to relevantní, souhlasí s tím, že údaje z auditů mohou být případně použity pro výzkumné účely v rámci procesu ověřování shody. Shromážděné údaje budou agregovány a/nebo anonymizovány pro účely další analýzy a publikace.
Za společnost a jejím jménem: .......................................................................
(název sběrného nebo logistického zařízení nebo sběrného místa)
Jméno: .......................................................................
Název pracovní pozice: ......................................................................
Datum: ......................................................................
Podpis: .................................................................
Za společnost a jejím jménem: WEEELABEX Organizace
Datum: .................................................................
Podpis: .................................................................
(Xxxx Xxxxxxx - výkonný ředitel organizace WEEELABEX - certifikační orgán - zpracovatelé)
PODMÍNKY PRO ZPRACOVATELE
Předmluva
a) slova, která mají význam jednotného čísla, zahrnují, pokud to kontext připouští, i význam množného čísla a naopak;
b) slova označující mužský rod zahrnují i ženský a střední rod;
c) odkaz na ustanovení je odkazem na celé toto ustanovení, pokud není uvedeno jinak;
d) odkazy na jakoukoli osobu zahrnují fyzické osoby a osobní společnosti, firmy a jiné právnické osoby a všechny ostatní právnické osoby jakéhokoli druhu a jakkoli zřízené, jakož i jejich nástupce a povolené právní nástupce nebo nabyvatele;
e) slova "zahrnuje", "zahrnuje" a "včetně" se vykládají tak, jako by za nimi bezprostředně následovala slova "bez omezení";
f) nadpisy jsou v těchto podmínkách uvedeny pouze pro usnadnění odkazů a nemají vliv na výklad nebo konstrukci podmínek;
g) "zpracovatelem" se rozumí každé sběrné nebo logistické zařízení, které přijímá OEEZ (z domácností nebo ne od domácností).
h) slovo "musí" znamená požadavek; slovo "měl by" znamená důrazné doporučení.
Obsah
1. PŘÍSTUP 4
2. DODATEČNÉ DOTAZNÍKY A ZPRÁVY 4
3. ODVOLÁNÍ 4
4. ŽÁDOST O OVĚŘENÍ SHODY 4
5. PLÁNOVÁNÍ 5
6. OSVĚDČENÍ O SHODĚ (CERTIFIKACE) 5
7. POPLATEK ZA AUDITORSKÉ SLUŽBY 5
8. AUDITOŘI 5
10. ZRUŠENÍ A ODEBRÁNÍ CERTIFIKACE 8
11. ZMĚNA ÚDAJŮ - PROCES A DŮSLEDKY ZMĚNY ÚDAJŮ 8
12. PODMÍNKY PRO POKRAČOVÁNÍ CERTIFIKACE 9
13. DŮVĚRNOST 10
14. PROCES OVĚŘOVÁNÍ SHODY INICIOVANÝ ČLENSKÝM SYSTÉMEM (SYSTÉMY) WEEELABEX 11
15. ZDRAVÍ A BEZPEČNOST 11
16. PRÁVNÍ PŮSOBNOST 12
17. ODPOVĚDNOST 12
18. ZÁSTUPCI VEDENÍ 12
19. LOGO A OSVĚDČENÍ O SHODĚ (CERTIFIKÁT) 12
20. ZNEUŽITÍ ZNAČEK A CERTIFIKÁTŮ ORGANIZACE WEEELABEX 13
21. DOHODA O MLČENLIVOSTI 13
23. AUDITY A TESTY NA MÍSTĚ 14
24. PŘEZKOUMÁNÍ (POSOUZENÍ ŘÍZENÍ KVALITY A AKREDITACE) 14
25. REGISTRAČNÍ POPLATEK 15
26. RIZIKA A POJIŠTĚNÍ 15
27. POZASTAVENÍ CERTIFIKACE 15
28. TECHNIČTÍ EXPERTI 16
(Zpracovatel (kandidát) WEEELABEX bude muset poskytnout:
a) přístup k auditorovi (auditorům) WEEELABEX a případným technickým expertům nebo dalším členům auditního týmu za účelem provedení hodnocení a
b) přístup k zástupci (zástupcům) organizace WEEELABEX (jmenovanému organizací WEEELABEX), aby byl svědkem auditních činností za účelem provedení interního posouzení kvality auditu. Tato osoba bude povinna dodržovat podmínky důvěrnosti stanovené v bodě 13 těchto podmínek a na požádání podepíše a bude dodržovat jakoukoli samostatnou dohodu o mlčenlivosti poskytnutou (kandidátským) zpracovatelem WEEELABEX, aby byla poskytnuta další záruka důvěrnosti. Kopie všech těchto dohod budou uchovávány v kanceláři WEEELABEX po dobu dvou let nebo déle, pokud se na tom obě strany dohodnou; a
c) přístup zástupce členského systému WEEELABEX (zaměstnance členského systému WEEELABEX nebo přidruženého výrobce EEZ), aby byl svědkem auditních činností (platí pouze v případě, že členský systém WEEELABEX zadal a zaplatil proces ověřování shody WEEELABEX). Xxxx zástupci budou povinni dodržovat podmínky důvěrnosti stanovené v bodě
13 těchto podmínek a na požádání podepíší a budou dodržovat případnou samostatnou dohodu o mlčenlivosti, kterou jim poskytne (kandidátský) zpracovatel systému WEEELABEX, aby poskytl další záruku důvěrnosti. Kopie všech těchto dohod budou uchovávány v členském systému WEEELABEX po dobu dvou let nebo déle, pokud se na tom obě strany dohodnou, a
d) přístup příslušným zástupcům Českého institutu pro akreditaci za účelem provedení akreditačního posouzení certifikačního procesu WEEELABEX.
2. Dodatečné dotazníky a zprávy
Pokud je proces ověřování shody iniciován členským systémem (členskými systémy) WEEELABEX, mohou být se souhlasem příslušného zpracovatele (kandidáta) WEEELABEX do auditu přidány další vlastní dotazníky / zprávy. Tyto dodatečné dotazníky / zprávy nejsou součástí auditu WEEELABEX a jejich kopie se neposkytují Kanceláři WEEELABEX.
(Kandidátský) zpracovatel systému WEEELABEX je oprávněn podat odvolání proti výsledku auditu WEEELABEX, který se ho negativně dotýká. Každé takové odvolání pozastavuje platnost rozhodnutí, proti němuž bylo podáno. Úplný postup odvolacího řízení je popsán v dokumentu B06 Odvolací řízení pro systémy a zpracovatele.
Proces ověřování shody zahrnuje audit na místě (dále jen "audit WEEELABEX") sběrného nebo logistického zařízení s cílem zjistit shodu s dokumenty pro ověřování shody WEEELABEX, jak je definováno v certifikačním schématu WEEELABEX - zpracovatelé (dále jen "požadavky WEEELABEX"). Žádost (kandidátského) zpracovatele WEEELABEX se podává organizaci WEEELABEX způsobem, který může organizace WEEELABEX čas od času stanovit. Úplný postup procesu ověřování shody je popsán v dokumentu B04 WEEELABEX Pokyny.
Zpracovatel (kandidát) WEEELABEX je povinen se přesvědčit, že je připraven nechat posoudit jeden nebo více toků OEEZ auditorem (auditory) WEEELABEX, včetně všech navazujících procesů / zpracování, pokud je to relevantní.
S výjimkou neočekávaných auditů oznámí vedoucí auditor WEEELABEX datum auditu WEEELABEX (kandidátskému) zpracovateli WEEELABEX v dostatečném předstihu. Viz oddíl 4.8.1 dokumentu B04 WEEELABEX Pokyny. Po potvrzení může být zrušení návštěvy (kandidátským) zpracovatelem WEEELABEX zpoplatněno servisními poplatky. Pokud je zrušení návštěvy oznámeno méně než 10 pracovních dnů předem, může být (kandidátskému) zpracovateli WEEELABEX účtován poplatek až do výše celkových nákladů na návštěvu.
6. Osvědčení o shodě (certifikace)
Po dokončení všech nezbytných kroků v procesu auditu WEEELABEX (obecný audit, dozorový audit) předloží auditor WEEELABEX výsledky auditu (potvrzení, zda (kandidátský) zpracovatel WEEELABEX splnil či nesplnil požadavky WEEELABEX) úřadu WEEELABEX ve formě souhrnné zprávy.
Kancelář WEEELABEX zaznamenává a přezkoumává výsledky každého auditu WEEELABEX a buď:
a) vydá osvědčení o shodě (certifikaci) a certifikuje [nebo potvrdí pokračování certifikace] zpracovatele WEEELABEX a řádně posouzené procesy sběru nebo logistiky nebo
b) odmítne vydat osvědčení o shodě (certifikaci) a necertifikuje kandidáta na zpracovatele [nebo pozastaví, odejme nebo omezí rozsah certifikace zpracovatele WEEELABEX].
V případě kladného rozhodnutí o certifikaci (kandidátského) zpracovatele WEEELABEX a po zaplacení registračního poplatku (podmínka pro získání certifikace zpracovatele WEEELABEX) vydá kancelář WEEELABEX doklad o osvědčení shody (certifikát), který podrobně popisuje rozsah certifikace zpracovatele WEEELABEX a obsahuje datum certifikace, dobu platnosti a číslo dokumentu. Podrobnosti o informacích, které mají být obsaženy v dokumentu o osvědčení o shodě, jsou uvedeny v dokumentu B04 WEEELABEX Pokyny.
Certifikát je majetkem organizace WEEELABEX a musí být na požádání vrácen kanceláři WEEELABEX při ukončení certifikace z jakéhokoli důvodu.
7. Poplatek za auditorské služby
Poplatky za služby WEEELABEX auditora (auditorů) a případných technických expertů hradí členský systém (členské systémy) WEEELABEX, který (které) si audit WEEELABEX objednal (objednaly), nebo zpracovatel (kandidát) WEEELABEX, pokud audit WEEELABEX sám iniciuje. Viz oddíl 4.2.4 dokumentu B04 WEEELABEX Pokyny.
Pro audit WEEELABEX je jmenován vedoucí auditor, který provede celkový audit; doporučuje se, aby byl stejný vedoucí auditor jmenován pro provedení následného kontrolního auditu (následující rok po celkovém auditu). Viz bod 4.2.3 dokumentu B04 WEEELABEX Pokyny.
Členský(é) systém(y) WEEELABEX nebo zpracovatel (kandidát) WEEELABEX, který iniciuje proces auditu WEEELABEX, může v dokumentu "Prohlášení o záměru" navrhnout Kanceláři WEEELABEX jméno auditora(ů), který(í) audit(y) provede(ou). Navrhovaní auditoři mohou být vybráni pouze ze seznamu certifikovaných auditorů WEEELABEX, který bude veden organizací WEEELABEX a bude k dispozici na internetových stránkách xxx.xxxxxxxxx.xxx. Za jmenování auditora (auditorů), který (kteří) provede (provedou) audit (audity), odpovídá kancelář WEEELABEX.
Alespoň jeden člen auditního týmu musí být vedoucím auditorem WEEELABEX (nebo auditorem WEEELABEX v případě sběru nebo logistických procesů). Vedoucí auditor (auditor) je odpovědný za ověření shody toků sběru nebo logistických procesů (kandidátského) zpracovatele WEEELABEX s
požadavky WEEELABEX a za předložení výsledků auditu WEEELABEX kanceláři WEEELABEX (ve formě souhrnné zprávy o auditu včetně všech dalších podpůrných zpráv a dokumentů vyplněných auditorem WEEELABEX souvisejících s procesem ověření shody), je-li to relevantní.
Ve vztahu k členům auditního týmu musí být dodržována následující pravidla nestrannosti:
a) Auditoři se zavazují k nestrannosti a důvěrnosti v souladu s normou ISO 17024 a musí být v požadovaném rozsahu nezávislí.
b) Auditor zaměstnaný v členském systému WEEELABEX nesmí v posledních dvanácti kalendářních měsících provádět audit v zařízení, kde má odpovědnost za smluvní/služební vztah.
c) Všechny audity provádějí auditoři "třetí strany" (auditoři, kteří nejsou zaměstnanci žádného členského systému WEEELABEX). Aniž je dotčen bod b) a výše uvedená věta, může auditor "třetí strany" požádat o služby auditora "druhé strany" (auditora, který je zaměstnán v členském systému WEEELABEX) ve výjimečných případech, kdy je auditorů nedostatek nebo kdy je auditor "třetí strany" posuzován jako vedoucí auditor. Auditor (vedoucí auditor nebo auditor) zaměstnaný v systému WEEELABEX může tedy provádět audit WEEELABEX pouze jako člen auditorského týmu složeného alespoň z jednoho auditora, který není zaměstnán v žádném systému WEEELABEX. Všichni členové auditorského týmu se zavazují k nestrannosti a důvěrnosti podle norem ISO 17024 a ISO 17065. Smluvní vztah mezi auditorem (auditory) a zpracovatelem řídí auditor, který není zaměstnancem žádného systému WEEELABEX.
d) Auditor nebo jeho auditorská společnost nesmí provádět audit v zařízení, kde auditor nebo auditorská společnost měli v posledních dvanácti kalendářních měsících přímý poradenský/obchodní vztah.
e) Auditoři nebo jejich auditorské společnosti nesmějí poskytovat poradenské služby ani navazovat obchodní vztahy s žádným zpracovatelským zařízením, v němž provedli audit WEEELABEX, po dobu jednoho roku od provedení uvedeného auditu WEEELABEX.
Členské systémy WEEELABEX se mohou rozhodnout zřídit národní nebo nadnárodní auditorskou skupinu, která bude pověřovat, koordinovat a financovat audity. Mohou také jmenovat koordinátora, který bude koordinovat audity v určité oblasti a zprostředkovávat případné problémy.
Pro sběrná místa a sběrná zařízení:
Audit WEEELABEX probíhá ve čtyřletém cyklu. Platnost certifikace je 48 měsíců (čtyři roky) od data certifikace. Certifikace zpracovatele WEEELABEX trvá tak dlouho, dokud zpracovatel dosáhne pozitivní zprávy z auditu (po všeobecném nebo dohledovém auditu) a dokud jsou splněny podmínky stanovené v tomto dokumentu a požadavky stanovené v dokumentu WEEELABEX Pokyny.
Pro logistická zařízení:
Audit WEEELABEX probíhá ve dvouletém cyklu. Platnost certifikace je 24 měsíců (dva roky) od data certifikace. Certifikace zpracovatele WEEELABEX trvá tak dlouho, dokud zpracovatel dosáhne pozitivní zprávy z auditu (po všeobecném nebo dohledovém auditu) a dokud jsou splněny podmínky stanovené v tomto dokumentu a požadavky stanovené v dokumentu WEEELABEX Pokyny.
Viz oddíl 4.4 v dokumentu B04 WEEELABEX pokyny.
Existuje několik kategorií auditu (v prvním roce a v dalších letech auditního cyklu), které jsou popsány níže. Běžné audity probíhají ve stanovených termínech, mimořádné audity probíhají podle potřeby.
Pokud se u (kandidátského) zpracovatele systému WEEELABEX vyskytnou závažné nedostatky v připravenosti, takže hlavní auditní činnost nemůže pokračovat beze změn jeho zákonného povolení, nebo pokud existují identifikovatelná zdravotní a bezpečnostní rizika pro členy auditního týmu, nebo pokud jsou nabízeny pobídky, vedoucí auditor systému WEEELABEX proces auditu ukončí a informuje o tomto rozhodnutí (kandidátského) zpracovatele systému WEEELABEX, přičemž mu dá příležitost odstranit nedostatky před úplným auditem v jiném vhodném termínu.
Doba trvání každého auditu je stanovena v oddíle 4.5 a případně v příloze 1 dokumentu B04 WEEELABEX pokyny.
Pro sběrná místa a sběrná zařízení:
PRVNÍ ROK | TŘETÍ ROK | Výjimečné audity |
Dodržování obecných a | Dodržování obecných a | Rozšíření nebo změny |
právních předpisů a | právních předpisů a | oblasti působnosti |
správa dokumentů | správa dokumentů | |
Příjem, manipulace, | Příjem, manipulace, | |
skladování a třídění materiálu Školení, bezpečnost | skladování a třídění materiálu Školení, bezpečnost | |
Neplánované/překvapivé audity | ||
zařízení a havarijní | zařízení a havarijní | |
plánování | plánování | |
Doprava | Doprava | Návštěvy zaměřené na |
OEEZ vhodné pro | OEEZ vhodné pro | nápravná opatření |
přípravu k opětovnému | přípravu k opětovnému | (opakované audity) |
použití | použití | |
Dokumentace | Dokumentace Přezkum provedených | |
Odvolací audity | ||
nápravných opatření |
Pro logistická zařízení:
PRVNÍ ROK | DRUHÝ ROK | Výjimečné audity |
Dodržování obecných a | Zaměření především na | Rozšíření nebo změny |
právních předpisů a | požadavky priority 1 a | oblasti působnosti |
správa dokumentů | předchozí neshody. | |
Příjem, manipulace, | ||
skladování a třídění | Neplánované/překvapivé | |
materiálu | audity | |
Školení, bezpečnost | ||
zařízení a havarijní plánování | ||
Návštěvy zaměřené na | ||
Doprava | nápravná opatření | |
OEEZ vhodné pro | (opakované audity) | |
přípravu k opětovnému použití | ||
Odvolací audity | ||
Dokumentace |
10. Zrušení a odebrání certifikace
Viz oddíl 3.5 dokumentu B04 WEEELABEX Pokyny.
Kancelář WEEELABEX může kdykoli zastavit projednávání žádosti nebo odebrat certifikát zpracovateli WEEELABEX z důvodu neuhrazení předepsaných poplatků a plateb. Rozhodnutí o zrušení posuzování žádosti nebo o odnětí certifikace se písemně oznámí (kandidátskému) zpracovateli WEEELABEX a považuje se za účinné po uplynutí čtrnácti dnů ode dne odeslání dopisu.
Pokud zpracovatel WEEELABEX požádá o obnovení své certifikace, může kancelář WEEELABEX účtovat poplatek na pokrytí souvisejících nákladů.
Kancelář WEEELABEX může kdykoli odejmout certifikaci zpracovateli WEEELABEX, pokud se ke spokojenosti WEEELABEX organizace prokáže, že:
a) porušil některou z povinností uložených těmito podmínkami nebo
b) neudržuje své sběrné nebo logistické procesy v souladu s požadavky příslušné normy, nebo
c) nenapraví odchylky od požadavků WEEELABEX zjištěné auditorem (auditory) WEEELABEX během jakéhokoli dohledu nebo mimořádných auditů sběru nebo logistického procesu (procesů) poskytovaných zpracovatelem WEEELABEX, nebo
d) neoznámí úřadu WEEELABEX existenci změn ve svém sběru nebo logistickém postupu či provozu, nebo
e) neoznámí kanceláři WEEELABEX do třiceti dnů změnu vlastnictví Zpracovatele WEEELABEX, která má za následek změnu kontrolního podílu Zpracovatele WEEELABEX, nebo
f) se pokusí uvést své klienty v omyl ohledně místa nebo zdroje služby v rámci své certifikace, nebo
g) neinformuje Kancelář WEEELABEX o známém porušení právních předpisů, které má přímý vliv na certifikaci udělenou WEEELABEX organizací, nebo
h) se dostane do úpadku nebo platební neschopnosti, nebo je proti němu vydán příkaz k přijetí pohledávky, nebo se vyrovná se svými věřiteli, nebo je obchodní společností, začne být likvidován (nejedná se o dobrovolnou likvidaci pro účely obnovy), nebo vykonává činnost pod správcem konkursní podstaty ve prospěch věřitelů nebo některého z nich, nebo pokud se podle názoru WEEELABEX organizace změní povaha jeho práce nebo přestane podnikat, nebo pokud dojde k jakékoli změně ve vlastnictví podniku, která podstatně ovlivní podmínky, za kterých byl zpracovatel WEEELABEX certifikován, nebo
i) provede jakýkoli úkon, který je podle názoru kanceláře WEEELABEX v rozporu s jejími cíli nebo její pověstí nebo ji poškozuje.
Před rozhodnutím o odebrání či neodebrání certifikace zpracovateli WEEELABEX informuje kancelář WEEELABEX zpracovatele WEEELABEX písemně doporučenou zásilkou o svém záměru tak učinit a o důvodu odebrání certifikace. Kancelář WEEELABEX poskytne zpracovateli WEEELABEX možnost písemně se vyjádřit WEEELABEX organizace do čtrnácti dnů ode dne doporučeného odeslání a toto vyjádření zváží, než rozhodne, zda zpracovateli WEEELABEX certifikaci odejme.
Rozhodnutí o odebrání certifikace zpracovateli WEEELABEX se oznamuje písemně doporučenou zásilkou. Kancelář WEEELABEX může oznámení o odebrání certifikace zveřejnit a uvést důvody, proč bylo takové rozhodnutí učiněno.
11. Změna údajů - proces a důsledky změny údajů
Zpracovatelé WEEELABEX musí vedoucímu auditorovi WEEELABEX, který provedl audit během dvouletého auditního cyklu, a kanceláři WEEELABEX oznámit veškeré změny svých údajů, zejména změny uvedené v následující tabulce. To je nezbytné, protože změny mohou ovlivnit platnost certifikace.
Typ změny | Důsledky |
Další místo sběru nebo logistiky. | Audit nového místa. |
Přemístění. | Audit nového místa. |
Významná změna výrobního zařízení nebo procesu (viz 4.4.2.3) | Audit změn a všech dotčených procesů. |
Zrušení společnosti WEEELABEX zpracovatele. | Odejmutí osvědčení. Nutná opětovná certifikace prostřednictvím žádosti a úplného auditu. |
Změna názvu společnosti. | Opětovné vydání certifikátu (s odkazem na předchozí název, pokud je v rámci daného auditního cyklu). |
Systém WEEELABEX nebo Auditor, který se dozví o neohlášených změnách v obchodním statusu zpracovatele WEEELABEX. | Auditor WEEELABEX přezkoumá, případně doporučí pozastavení nebo odebrání certifikace a požádá o úplný nebo částečný opakovaný audit. |
Odebrání povolení / licencí k činnosti | Pozastavení/odejmutí certifikace do doby, než budou k dispozici potřebná povolení/licence a než je bude moci ověřit auditor WEEELABEX. |
Jiné toky OEEZ | Certifikace nových procesů pro další procesní toky. |
Jiné změny - Změny, které nespadají pod tyto definice, musí být postoupeny kanceláři WEEELABEX. V případě potřeby Kancelář WEEELABEX postoupí změnu WEEELABEX Governing council, např. pokud se jedná o technický problém.
Kancelář WEEELABEX rozhodne do jednoho kalendářního měsíce a případně změní tento dokument tak, aby odrážel tyto změny v seznamu položek vyžadujících oznámení.
12. Podmínky pro pokračování certifikace
Pro sběrná místa a sběrné suroviny se audit WEEELABEX provádí ve čtyřletém cyklu. U logistických zařízení probíhá audit WEEELABEX ve dvouletém cyklu. Obecný audit se provádí v prvním roce a dozorový audit se provádí ve třetím roce (sběrná místa a sběrná zařízení) nebo ve druhém roce (u logistických zařízení). Po provedení dohledového Auditu se cyklus auditu vrátí k Obecnému auditu v prvním roce (bez omezení). Nový Všeobecný audit podléhá novému certifikačnímu procesu, který začíná předložením nového Prohlášení o záměru.
Pokud se zpracovatel WEEELABEX rozhodne na konci dvouletého cyklu auditů nepožádat o ověření shody, pak certifikace zaniká ke dni uplynutí platnosti uvedenému v dokladu o ověření shody (certifikátu) za předpokladu, že:
a) uspokojivý výsledek dozorového auditu a dodržování těchto podmínek, které mohou být čas od času změněny,
b) soulad s požadavky WEEELABEX a
c) úhrada ročního registračního poplatku, přičemž platba musí být provedena v běžných platebních lhůtách vystavené faktury; a
d) přístup auditora (auditorů) WEEELABEX do těch částí podniku a prostor, na které se vztahuje rozsah certifikace, za účelem dozorových nebo mimořádných auditů a
e) žádost o změnu rozsahu certifikace zpracovatele WEEELABEX v důsledku změn v procesech sběru nebo logistiky zpracovatele WEEELABEX. Zpracovatel systému WEEELABEX oznámí změny WEEELABEX organizace nejpozději dvacet osm dní před jejich vstupem v platnost.
Kancelář WEEELABEX splňuje požadavky norem ISO 17024 a ISO 17065, aby byla zajištěna důvěrnost "důvěrných informací". Zpracovatel (kandidát) WEEELABEX musí splňovat požadavky definované v tomto dokumentu, aby byla zajištěna důvěrnost "důvěrných informací":
"Důvěrné informace" zahrnují:
a) Licence, povolení nebo výjimky a/nebo pracovní plány.
b) Zásady společnosti; písemné nebo ústní pokyny pro zaměstnance a/nebo provozní metodické pokyny na staveništi.
c) sběr nebo logistické operace a trasy pro jiné než nebezpečné materiály pocházející z demontáže odpadních elektrických a elektronických zařízení před jejich využitím a/nebo recyklací.
d) a další obchodně citlivé informace týkající se sběru, zpracování a nakládání s odpadními elektrickými a elektronickými zařízeními a povinností týkajících se dodržování předpisů jakékoli takové organizace, kterou má auditor (auditoři) WEEELABEX auditovat.
"Důvěrnými informacemi" se rozumí:
a) pokud jde o informace, které nejsou obecně známé, a důvěrné nebo chráněné informace, ať už ústní, písemné nebo obsažené v materiálech, včetně, ale nejen, všech informací týkajících se jakýchkoli technických a obchodních operací, včetně finančních výkazů, marketingových informací o financování procesů, výkresů, plánů, náčrtů, návrhů, seznamů, zpráv, datových listů, memorand, dokumentů, nezveřejněných patentových přihlášek; elektronické reprezentace, technické údaje, know-how, obchodní tajemství, modely, vzorky, programy, výzkum, vývoj, provozní metody a aplikace a veškeré informace sdělené přijímající straně jako informace, které jsou v okamžiku poskytnutí označeny nebo jinak označeny tak, aby bylo výslovně nebo z nutného předpokladu zřejmé, že jsou poskytovány jako důvěrné.
b) pokud jde o Informace, které jsou předávány ústně, veškeré informace, o nichž sdělující strana nebo její zástupci informovali přijímající stranu v době jejich předání jako o důvěrných, a které jsou převedeny do písemné podoby, označeny jako "důvěrné" a zaslány přijímající straně do třiceti dnů od původního předání; a
c) jakoukoli kopii výše uvedeného.
"Obchodně citlivé informace" jsou definovány jako:
a) požadované informace jsou obchodním tajemstvím, nebo
b) zveřejnění informací by mohlo poškodit obchodní zájmy jakékoli osoby. (Osobou může být fyzická osoba, společnost nebo jiná právnická osoba.)
Například:
I. výkazy finančních informací obsahující auditované rozvahy a výkazy zisků a ztrát společností, informace o výrobních nákladech, dosažených příjmech atd.
II. informace o cenové struktuře společnosti.
III. informace provozní povahy, budoucí strategie, exportní trhy, prodejní ceny a zahraniční zákazníci.
IV. informace, jako jsou aktuální seznamy klientů a výrobní náklady.
Kromě výše uvedených požadavků musí být dodržována následující pravidla důvěrnosti zpráv a dokumentů WEEELABEX:
- (Kandidátský) zpracovatel systému WEEELABEX nesmí distribuovat ani umožnit distribuci žádné kopie zprávy o auditu A05.2 kromě kanceláře WEEELABEX a členského systému WEEELABEX (pokud byl pověřen a zaplatil za proces ověřování shody WEEELABEX). Zpráva o auditu nesmí být předána žádné další třetí straně, s výjimkou případů, kdy to ukládá zákon nebo vyžadují dokumenty a pravidla WEEELABEX.
- (Kandidátský) zpracovatel systému WEEELABEX souhlasí s tím, že souhrnná zpráva o auditu A05.4 bude zpřístupněna úřadu WEEELABEX a všem členským systémům WEEELABEX (platí pouze v případě, že členský systém WEEELABEX zadal a zaplatil za proces ověřování shody WEEELABEX). Je-li to nutné pro účely odvolání, (kandidátský) zpracovatel systému WEEELABEX souhlasí s tím, že zpráva o auditu a souhrnná zpráva o auditu a další příslušné dokumenty budou zpřístupněny auditorům pro účely odvolání.
- (Kandidátský) zpracovatel sběru nebo logistiky WEEELABEX souhlasí s tím, že údaje z auditů mohou být případně použity pro výzkumné účely v rámci procesu ověřování shody. Shromážděné údaje budou agregovány a/nebo anonymizovány pro účely další analýzy a publikace.
- Zpracovatel (kandidát) WEEELABEX nesmí šířit ani umožnit šíření žádné kopie dokumentů, zpráv, nástrojů a šablon WEEELABEX bez předchozího písemného souhlasu kanceláře WEEELABEX, s výjimkou případů, kdy to vyžadují nebo umožňují pravidla WEEELABEX.
Veškeré informace získané organizací WEEELABEX a/nebo členským systémem (členskými systémy) WEEELABEX o (kandidátském) zpracovateli WEEELABEX jsou důvěrné a nesmí být poskytnuty třetí straně bez předchozího písemného souhlasu dotčeného (kandidátského) zpracovatele WEEELABEX, s výjimkou případů, kdy to ukládá zákon nebo vyžadují či umožňují dokumenty a pravidla WEEELABEX. Shromážděné údaje budou agregovány a/nebo anonymizovány pro účely další analýzy a publikace.
Kancelář WEEELABEX používá zařízení, které zajišťuje bezpečné nakládání s důvěrnými informacemi.
14. Proces ověřování shody iniciovaný členským systémem (systémy) WEEELABEX
Pokud členský systém (členské systémy) WEEELABEX zahájí proces ověřování shody ("audit WEEELABEX"), zpracovatel (kandidátský) WEEELABEX umožní členskému systému (členským systémům) WEEELABEX, aby prostřednictvím auditora (auditorů) WEEELABEX a technických odborníků, které může za tímto účelem jmenovat, provedl audit procesů sběru nebo logistiky zpracovatele (kandidátského) WEEELABEX.
Zpracovatel (kandidát) WEEELABEX má právo vznést námitku proti složení auditního týmu a tuto námitku odůvodnit. Členský systém (členské systémy) WEEELABEX nesmí důvody námitky bezdůvodně přehlížet.
Zpracovatel (kandidát) systému WEEELABEX neprodleně informuje auditora (auditory) systému WEEELABEX o všech zdravotních a bezpečnostních rizicích, která mohou vzniknout v souvislosti s auditem (audity) a procesem (procesy) sběru nebo logistiky a/nebo operacemi prováděnými v zařízení sběru nebo logistiky.
Auditor(i) WEEELABEX, který(í) má(í) přístup na místo zpracovatele (kandidáta) WEEELABEX, bude(ou) dodržovat pravidla bezpečnosti a ochrany zdraví a životního prostředí zpracovatele (kandidáta) WEEELABEX a nebude(ou) bránit v provádění procesu či procesů sběru nebo logistiky a/nebo jiných činností prováděných na místě, pokud nejsou v rozporu s vnitrostátními nebo místními předpisy.
Certifikační proces a platnost, konstrukce a plnění těchto podmínek, ve znění občasných změn organizace WEEELABEX a v souladu s řízením, stanovami, příkazy nebo jinými dokumenty, se řídí právem České republiky.
Audity WEEELABEX budou prováděny v souladu s požadavky WEEELABEX a auditními nástroji poskytnutými organizací WEEELABEX za účelem auditu služeb, licencí a povolení (kandidátského) zpracovatele WEEELABEX a zařízení a vybavení zařízení.
Rozsah práce při přípravě auditorských zpráv bude omezen pouze na tyto postupy. Vedoucí auditor WEEELABEX je proto povinen vyjádřit pouze názor na to, zda (kandidátský) zpracovatel WEEELABEX splnil požadavky WEEELABEX. Kancelář WEEELABEX zůstává odpovědnou stranou za proces certifikace zpracovatele WEEELABEX.
Klient (ať už proces ověřování shody inicioval kdokoli) je odpovědný za určení, zda je rozsah specifikovaných prací dostatečný pro jeho účely, a auditor WEEELABEX (nebo jeho společnost) neposkytuje žádné prohlášení ohledně dostatečnosti těchto postupů pro účely klienta. Prováděné postupy nejsou určeny k odhalení podvodu a není pravděpodobné, že by jej odhalily. Auditor WEEELABEX (ani jeho společnost) nepřijímá žádné povinnosti, odpovědnost ani závazky vůči žádné jiné straně než vůči klientovi.
Zástupce vedení je osoba jmenovaná (kandidátským) zpracovatelem WEEELABEX, která je funkčně odpovědná výkonnému vedení za údržbu a provoz procesů sběru a logistiky OEEZ tohoto (kandidátského) zpracovatele WEEELABEX a která je plně obeznámena s požadavky WEEELABEX.
19. Logo a osvědčení o shodě (certifikát)
Viz oddíl 6 dokumentu B04 WEEELABEX Pokyny. Zpracovatel (kandidát) WEEELABEX souhlasí s tím, že:
a) uplatňuje nároky na certifikaci pouze v souvislosti se sběrem nebo logistickým procesem (rozsahem), pro který bylo vydáno osvědčení o shodě (dále také "certifikát");
b) nepoužívá značky nebo certifikáty způsobem, který by mohl poškodit pověst organizace WEEELABEX, a neuvádí žádná prohlášení týkající se sběru nebo logistického procesu, která by Kancelář WEEELABEX mohl považovat za zavádějící nebo neoprávněná;
c) bude používat značky nebo certifikáty pouze k označení toho, že jeho sběrné nebo logistické procesy (rozsah, pro který byla certifikace udělena) splňují požadavky WEEELABEX;
d) usiluje o to, aby žádné značky, certifikáty nebo zprávy ani jejich části nebyly použity zavádějícím způsobem;
e) dodržuje požadavky organizace WEEELABEX a těchto smluvních podmínek při uvádění odkazů na svou certifikaci v komunikačních médiích, jako jsou dokumenty, brožury nebo reklama;
f) (po pozastavení nebo odnětí certifikace) přestane používat veškeré reklamní materiály, které na něj odkazují, a vrátí všechny značky a certifikáty podle požadavků úřadu WEEELABEX.
Značky/loga a certifikáty může používat pouze zpracovatel WEEELABEX, který splňuje požadavky stanovené v těchto podmínkách a dalších příslušných materiálech kontrolujících proces ověřování shody a který má výslovné povolení WEEELABEX organizace.
Vlastnictví všech značek/log a slov použitých v souvislosti s certifikací jako zpracovatel WEEELABEX zůstává majetkem organizace WEEELABEX. Značky/loga a formulace mohou být použity pouze v prodejní literatuře týkající se procesů sběru a/nebo logistiky provozovaných zpracovatelem WEEELABEX v rámci jeho certifikace.
Pokud je zpracovateli WEEELABEX odebrána certifikace, musí být všechny značky a certifikáty bez zbytečného odkladu odstraněny z jeho komunikačních médií a/nebo vráceny kanceláři WEEELABEX.
Zpracovatel (kandidát) WEEELABEX nesmí používat značku/logo (značky) organizace WEEELABEX, dokud není jeho certifikace písemně potvrzena.
20. Zneužití značek a certifikátů organizace WEEELABEX
Viz oddíl 6.2.9 dokumentu B04 WEEELABEX Pokyny..
Zpracovatel WEEELABEX, kterému bylo osvědčení odebráno, nesmí vystavovat nebo nechat vystavovat své dřívější osvědčení nebo jeho kopii ve svých prostorách ani jinde, ani nesmí používat nebo vystavovat, nebo umožnit vystavení jakékoli reprodukce, tisku nebo repliky značek organizace WEEELABEX nebo osvědčení v jakékoli formě nebo na jakémkoli materiálu.
(Kandidátský) zpracovatel WEEELABEX, který dosud není certifikován, nesmí používat nebo nechat používat slova "zpracovatel WEEELABEX" žádným způsobem ani k žádnému účelu v souvislosti se svým podnikáním nebo svou společností nebo obchodním jménem, ani nesmí žádným způsobem prezentovat sebe nebo svůj podnik jako takto certifikovaný.
Všichni členové auditního týmu, včetně případných pozorovatelů, na požádání podepíší a budou dodržovat případnou samostatnou dohodu o mlčenlivosti, kterou jim poskytne (kandidátský) zpracovatel WEEELABEX, aby byla zajištěna další důvěrnost.
Kopie všech těchto dohod bude vedoucí auditor WEEELABEX uchovávat po dobu dvou let nebo déle, pokud se na tom obě strany dohodnou..
Zpracovatel (kandidát) systému WEEELABEX umožní auditorovi (auditorům) systému WEEELABEX pořizovat fotografie všech prostor sběrného nebo logistického zařízení v souvislosti s prováděním auditu systému WEEELABEX, aby zaznamenal aspekty sběrného nebo logistického procesu; aby zaznamenal problémy nebo porušení požadavků systému WEEELABEX, které mohou vyjít najevo během auditu (auditů); s výjimkou případů, kdy by takové fotografie zaznamenaly citlivé obchodní informace.
Vedoucí auditor WEEELABEX zpřístupní všechny pořízené fotografie zpracovateli WEEELABEX (kandidátovi) a odstraní/zlikviduje všechny fotografie, u nichž se dohodne, že porušují ustanovení o důvěrnosti v rámci těchto podmínek.
Auditor (auditoři) WEEELABEX a případní techničtí odborníci (auditorský tým) posoudí soulad (kandidátského) zpracovatele WEEELABEX s požadavky WEEELABEX provedením auditu WEEELABEX na místě (a/nebo dozorového auditu podle posuzovaných toků sběru nebo logistických procesů). Auditor (auditoři) WEEELABEX využije (využijí) dokumenty, nástroje auditu a zprávy poskytnuté organizací WEEELABEX, jak je stanoveno v B04 WEEELABEX Pokyny.
(Kandidátský) zpracovatel WEEELABEX poskytne neomezený přístup do těch částí svého podniku, prostor všem členům auditorského týmu a k podpůrným dokumentům, na které se vztahuje navrhovaný rozsah auditu WEEELABEX.
Po dobu trvání auditu na místě (a/nebo kontrolního auditu, jak je uvedeno v posuzovaném sběru nebo logistickém procesu) musí být auditorskému týmu k dispozici kancelářské prostory a po celou dobu musí být přítomen zástupce vedení (kandidátského) zpracovatele WEEELABEX nebo jeho zástupce. Zástupce vedení se účastní zahajovací a závěrečné schůzky.
Audit WEEELABEX se obvykle uskuteční do tří měsíců od potvrzení žádosti kanceláří WEEELABEX. V případě, že časový interval přesáhne tři měsíce, může vedoucí auditor WEEELABEX požadovat potvrzení, že se postupy (kandidátského) zpracovatele WEEELABEX podstatně nezměnily.
24. Přezkoumání (posouzení řízení kvality a akreditace)
Organizace WEEELABEX zavedla systém řízení kvality, který zajišťuje kvalitu celého procesu certifikace.
Přezkum kvality auditů provedených auditory WEEELABEX provede kancelář WEEELABEX nebo osoby jmenované kanceláří WEEELABEX.
Zpracovatel (kandidát) sítě WEEELABEX souhlasí s tím, že všechny zprávy a dokumenty vypracované auditorem WEEELABEX v rámci procesu ověřování shody WEEELABEX budou zpřístupněny WEEELABEX organizaci nebo osobám určeným kanceláří WEEELABEX za účelem provedení interního přezkumu kvality těchto zpráv.
Zpracovatel (kandidát) WEEELABEX souhlasí s tím, že všechny audity nebo testy na místě mohou sledovat osoby jmenované kanceláří WEEELABEX, aby provedly interní posouzení kvality auditu.
Všechny osoby jmenované kanceláří WEEELABEX, které se mají podílet na interním procesu kvality, musí podepsat dohodu o zachování důvěrnosti informací.
Zpracovatel (kandidát) WEEELABEX bude předem informován o tom, kdo je určen k provedení interního auditu kvality na místě příslušného auditu nebo testu WEEELABEX. Zpracovatel (kandidát) WEEELABEX může nominovanou osobu (osoby) odmítnout v případě, že se prokáže střet zájmů a existuje důvodná obava, že nebude dodržena nestrannost interního auditu kvality. Takové odmítnutí musí být písemně oznámeno kanceláři WEEELABEX s vysvětlením, aby k němu kancelář WEEELABEX přihlédla. V takovém případě bude k provedení interního auditu kvality určena jiná (vhodná) osoba (osoby).
Zpracovatel (kandidát) WEEELABEX souhlasí s tím, že všechny zprávy a dokumenty vyplněné auditorem WEEELABEX v rámci procesu ověřování shody WEEELABEX budou k dispozici příslušným zástupcům Českého institutu pro akreditaci za účelem provedení akreditačního posouzení procesu certifikace WEEELABEX. Kromě toho (kandidátský) zpracovatel WEEELABEX souhlasí s tím, že příslušní zástupci Českého institutu pro akreditaci mohou být přítomni při jakémkoli auditu nebo zkoušce WEEELABEX za účelem provedení akreditačního posouzení certifikačního procesu WEEELABEX.
.
Certifikace zpracovatele WEEELABEX je podmíněna zaplacením ročního registračního poplatku podléhajícího DPH (pokud se na něj vztahuje) v sazbě platné v České republice. Registrační poplatek hradí zpracovatel za každý z toků sběru nebo logistiky (které jsou předmětem certifikace). Viz oddíl
3.3.2 dokumentu B04 WEEELABEX Pokyny.
Zpracovatel WEEELABEX je povinen ji zaplatit po vydání osvědčení o shodě a jeho certifikaci jako zpracovatele WEEELABEX a poté při každém výročí, dokud certifikace trvá.
Poplatek pokrývá používání značky (značek) WEEELABEX zpracovatelem WEEELABEX během následujících 12 měsíců.
Kancelář WEEELABEX vystaví fakturu na registrační poplatek, který je splatný do 14 dnů od data vystavení, bez srážky.
Auditor WEEELABEX zváží a posoudí všechna rizika při vstupu na pozemek (kandidátského) zpracovatele WEEELABEX v souvislosti s prováděním auditu.
Veškeré vybavení vnesené na pozemek (kandidáta) zpracovatele WEEELABEX je na vlastní riziko auditora WEEELABEX, ledaže je auditor WEEELABEX schopen prokázat, že taková ztráta nebo poškození byly způsobeny nedbalostí nebo selháním (kandidáta) zpracovatele WEEELABEX nebo k nim přispěly.
Auditor WEEELABEX (nebo jeho společnost) uzavře a udržuje u renomované pojišťovny pojistnou smlouvu nebo smlouvy, které poskytují přiměřenou úroveň krytí všech rizik, která mohou auditorovi WEEELABEX vzniknout v souvislosti s auditem, včetně úmrtí nebo zranění osob, ztráty nebo poškození majetku nebo jakékoli jiné škody. Tyto pojistky musí zahrnovat krytí jakékoli finanční ztráty vyplývající z jakéhokoli poradenství, které auditor WEEELABEX poskytl nebo opomenul poskytnout. Toto pojištění musí být udržováno minimálně po dobu dvou let po skončení nebo dřívějším ukončení certifikace auditora WEEELABEX.
Auditor WEEELABEX (nebo jeho společnost) musí mít pojištění odpovědnosti zaměstnavatele za škodu způsobenou zaměstnancům v souladu s platnými právními předpisy.
Auditor WEEELABEX (nebo jeho společnost) předloží kanceláři WEEELABEX a/nebo (kandidátskému) zpracovateli WEEELABEX na požádání kopie všech pojistných smluv uvedených v tomto článku nebo ověření pojištění makléřem, aby prokázal, že je zajištěno příslušné pojištění, spolu s účtenkami nebo jinými doklady o zaplacení posledního dlužného pojistného podle těchto smluv.
Podmínky jakéhokoli pojištění nebo výše pojistného krytí nezbavují auditora WEEELABEX (nebo jeho společnost) jakýchkoli závazků podle této smlouvy.
Viz oddíl 3.5.3 dokumentu B04 WEEELABEX Pokyny.
Certifikace udělená organizací WEEELABEX může být dočasně pozastavena z řady důvodů, včetně:
a) dobrovolné ukončení (ze strany zpracovatele WEEELABEX) sběru nebo logistického procesu (procesů) z jakéhokoli důvodu,
b) sběr nebo logistický proces (procesy) provozovaný zpracovatelem WEEELABEX trvale nebo závažným způsobem nesplňuje kritéria pro ověřování shody a prokazuje, že není schopen být účinný,
c) zpracovatel WEEELABEX nepovolil auditorovi (auditorům) WEEELABEX provádět dohled nebo mimořádné audity.
Po dobu pozastavení, ať už z jakéhokoli důvodu, nesmí zpracovatel WEEELABEX prosazovat žádné tvrzení, že jeho procesy sběru nebo logistiky jsou v souladu s požadavky WEEELABEX. Kromě toho může organizace WEEELABEX na svých internetových stránkách umístit oznámení, že certifikace zpracovatele WEEELABEX je pozastavena.
Po uplynutí doby pozastavení: před obnovením certifikace se provede dozorový audit a dokončí se všechna příslušná nápravná opatření. V tomto případě hradí poplatky za dozorový audit a případná nápravná opatření auditorům WEEELABEX a případným technickým expertům zpracovatel WEEELABEX.
Viz oddíl 4.2.2 dokumentu B04 WEEELABEX Pokyny.
Technický odborník jmenovaný jako součást auditorského týmu je osoba, která je odborníkem v určité oblasti znalostí a je najata, aby auditorovi WEEELABEX poskytovala podrobné informace a rady v souvislosti s prováděním auditu WEEELABEX.
Xxxx techničtí odborníci budou na základě smlouvy povinni dodržovat podmínky dokumentu A03 Smlouva s auditorem WEEELABEX a zachovávat všechny aspekty důvěrnosti, jak je stanoveno v těchto podmínkách. Doklad o souhlasu s těmito podmínkami bude na požádání poskytnut (kandidátskému) zpracovateli WEEELABEX.