SMLOUVA č. DOT/2023/04

o dílo a o poskytování služeb provozní podpory

uzavřená podle § 2586 a násl. zákona č. 89/2012 Sb., ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Občanský zákoník“)

Objednatel: Město Bílina

sídlo: Xxxxxxxxx 00/0, 000 00 Xxxxxx

IČ: 00266230

DIČ: CZ00266230

zastoupené: Mgr. Zuzanou Xxxxxxx Bařtipánovou, starostkou města

telefon: 000 000 000

email: xXxxxxxxxx@xxxxxx.xx

(dále jen „objednatel“)

Zhotovitel/poskytovatel: AUTOCONT a.s.

sídlo: Xxxxxxxxxx 0000/00, 000 00 Xxxxxxx

IČ: 04308697

DIČ: CZ04308697

zapsaná v obch. rejstříku vedeném oddíl B, vložka 11012 u Krajského soudu v Ostravě

zastoupené ve věcech smluvních: na základě plné moci zástupce pro věci technické:

telefon:

email:

bankovní spojení: Česká spořitelna a.s. číslo účtu:

(dále jen „zhotovitel“)

Účel a předmět plnění

1.1. Smluvní strany uzavírají tuto smlouvu jako výsledek zadávacího řízení na zakázku „Pořízení a implementace softwarového (SW) nástroje k automatizaci/robotizaci procesů Městského úřadu Bílina“ (dále jen „zakázka“).

1.2. Objednatel je příjemcem dotace na projekt „Smart Bílina – efektivní a komunikující úřad“, registrační číslo projektu: CZ.03.4.74/0.0/0.0/19_109/0016719 (dále jen „projekt“). Projekt je spolufinancován z Operačního programu Zaměstnanost.

1.3. Účelem této smlouvy je upravit vzájemné právní vztahy mezi objednatelem a zhotovitelem, a to tak, jak je dále v této smlouvě uvedeno.

1.4. Zhotovitel se touto smlouvou zavazuje provést na svůj náklad a na své nebezpečí pro objednatele dílo dle specifikace a za podmínek uvedených dále v této smlouvě a objednatel

se zavazuje dílo převzít a zaplatit zhotoviteli za provedení díla ujednanou cenu.

Xxxxxxxxxx se zavazuje provést veškeré práce související s dílem dle své nabídky a rozsahu

prací dle rozpočtu, jenž tvoří přílohu č. 1 této smlouvy.

Vše výše uvedené provede zhotovitel v rozsahu dle této smlouvy, procesní analýzy (dále také technické specifikace či technické dokumentace) a rozpočtu.

Rozsah prací je popsán v této smlouvě a technické specifikaci (příloha č. 2 smlouvy), s níž se zhotovitel řádně seznámil, neboť byla přílohou zadávací dokumentace a zavazuje se při provádění díla bezezbytku naplnit podmínky stanové v dokumentaci a dílo zhotovit tak, aby bylo v souladu s touto technickou specifikací, kdy jedině tak se dílo považuje za řádně zhotovené.

1.5. Zhotovitel si prověřil rozpočet a zohlednil tyto ve své nabídce, přičemž tímto není dotčena odpovědnost objednatele za správnost a úplnost rozpočtu a technické dokumentace.

1.6. Předmětem této smlouvy je závazek zhotovitele provést za podmínek stanovených touto smlouvou účelně a efektivně práce, činnosti a úkoly v rozsahu technické dokumentace specifikované v odst. 1.4. této smlouvy.

1.7. Pro vyloučení pochybností se stanoví, že plnění, resp. splnění závazku zhotovitele popsaného výše v tomto článku smlouvy se v této smlouvě dále označuje rovněž jako

„provádění“, resp. „provedení díla“ zhotovitelem.

1.8. Xxxxxxxxxx se zavazuje zajistit, aby při provádění díla nedošlo ke škodám na majetku, zdraví, životech, přírodě ani životním prostředí.

1.9. Veškeré práce budou provedeny s odbornou péčí dle platných právních předpisů. Pro účely této smlouvy se dílem způsobilým k předání rozumí dílo prosté jakýchkoliv vad a nedodělků a je-li předvedena jeho způsobilost sloužit svému účelu. Smluvní strany po vzájemné dohodě vylučují užití ustanovení § 2628 občanského zákoníku.

1.10. Účelem smlouvy je dodávka, implementace a poskytování provozní podpory a servisu

dodaného řešení.

1.11. Předmětem smlouvy je závazek zhotovitele provést pro objednatele dílo spočívající

v dodávce a implementaci SW řešení, které bude zahrnovat zejména:

• Dodávku a implementaci SW nástroje k automatizaci/robotizaci procesů v rámci organizace objednatele zahrnující licence pro práci nejméně 1 administrátora s možností nastavení zástupu a min. 20 uživatelů s editačními právy.

o Dodávka SW vybavení pro integraci procesů se stávajícími IS a SW objednatele.

o Poskytnutí veškerých dalších licencí pro užívání software, který je předmětem plnění dle smlouvy mimo provozní prostředí zajištěné objednatelem.

o Implementaci procesů.

o Technickou podporu při nasazení do produkčního (ostrého) provozu.

o Dokumentaci nastavení a dokumentaci dodaného SW řešení.

o Veškerou další dokumentaci potřebnou pro řádné převzetí a užívání díla.

• Zaškolení správců a uživatelů:

o Školení bude provedeno v prostorách objednatele prostřednictvím osob

zhotovitele.

o Školení proběhne v rozsahu 8 hodin (1 hodina = 60 minut). Počet školených osob nepřesáhne 30 účastníků.

Podrobná technická specifikace je uvedena v příloze č. 2.

1.12. Předmětem smlouvy je dále poskytování služeb technické, provozní a servisní podpory a maintenance (dále také souhrnně „provozní podpora“) po dobu 12 měsíců od předání a převzetí díla.

1.13. Provozní podpora zahrnuje:

• Poskytování a instalace nových verzí dodaného SW nástroje, tj. aktuálních verzí,

upgrade a update dodaného software (SW maintenance).

• Legislativní servis (update), kdy aktuální verze dodaného software, implementující legislativní změny, musí být objednateli poskytnuta nejpozději k datu nabytí účinnosti nové právní úpravy za předpokladu vydání příslušných právních předpisů nejpozději 30 dnů před nabytím účinnosti této nové právní úpravy (v opačném případě do 30 dnů od vydání příslušných právních předpisů). Instalace update je součástí plnění.

• Poskytování služby HelpDesk v pracovní dny od 08:00 do 14:00.

• Provozní kontrola systému (profylaxe) v rozsahu 1 člověkodne (8 člověkohodin prací) ročně.

• Servisní činnost spočívající v servisní podpoře objednatele sloužící pro správu IS dodaných zhotovitelem jako součást jeho díla a mimo jiné specifikovaných v odst. 1.11 této smlouvy:

o zhotovitel se zavazuje vykonávat pro objednatele po dobu trvání provozní podpory poskytování konzultací, metodickou a technickou podporu, servis, hot- line a další formy podpory spočívající v operativním odstranění problému, např. havárie, nefunkčnosti, částečné nefunkčnosti, a to podle charakteru problému formou vzdálené správy nebo osobně na místě u objednatele nebo jinou formou odborné pomoci směřující k vysvětlení odborných záležitostí a k odstranění problému;

o připomínky a vady je objednatel povinen prokazatelně uplatňovat prostřednictvím služby HelpDesk s uvedením závažnosti problému, popisu vady a popisu kdy a za jakých okolností se vada vyskytla, popisu předchozích kroků a ostatních vstupů – oznámení musí být provedeno prostřednictvím aplikace helpdesk dostupné na: xxxxx://xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xx nebo na e-mail: xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx nebo na tel.: x000 000 000 000;

o zhotovitel bude garantovat provozuschopnost dodaného řešení po dobu trvání této smlouvy a provozuschopnost servisní činnosti po dobu trvání provozní podpory v následujících parametrech SLA:

Klasifikace	Čas reakce od zadání požadavku; doba vymezená pracovními dny končí v daný den ve 14:00 h.	Doba provedení opravy, odstranění nefunkčnosti nebo splnění jiného definovaného požadavku objednatele počítaná od zadání požadavku; doba vymezená pracovními dny končí v daný den ve 14:00 h.
A	Následující pracovní den	Do 2 pracovních dnů
B	Následující pracovní den	Do 5 pracovních dnů
C	Do 5 pracovních dnů	Do 15 pracovních dnů

o klasifikace závad:

▪ incident / vada kategorie A (havárie – přerušení provozu): jde o výpadek celého systému vedoucí k přerušení provozu nebo o nedostupnost nebo vady funkcionalit systému na více koncových pracovištích a/nebo systém opakovaně kolabuje při zpracování stejné úlohy, přičemž není možné použít jiný pracovní postup (workaround) a hrozí prodlení v předepsaném postupu zpracování příslušných dat;

▪ incident / vada kategorie B (významná závada – významné omezení provozu): jde o situaci, kdy některá z klíčových funkcí systému není k dispozici nebo je její funkčnost nespolehlivá (nebo jinak netypická) a použití náhradních postupů (workaround) buď není možné, nebo je užití náhradních postupů pro uživatele velmi problematické, díky čemuž vzniká nebezpečí z možného prodlení ve zpracování dat a/nebo hrozí výpadek systému, resp. hrozí výskyt vady kategorie A;

▪ incident / vada kategorie C (závada / chyba – méně závažné omezení provozu): jde o situaci, kdy některá z méně významných funkcí systému není k dispozici a zbývající části systému jsou správně funkční bez dopadu na standardní zpracování dat, nehrozí nebezpečí z prodlení zpracování dat a/nebo některá ze standardních funkcí systému nepracuje korektně, ale k příslušné operaci existuje náhradní postup (workaround), který je možné v daném čase použít a/nebo systém má zhoršený výkon nebo komfort obsluhy a/nebo užívání systému vyžaduje od uživatelů zvýšenou pracovní zátěž (nutnost užití méně efektivních resp. náhradních postupů) a/nebo kontrolní funkce systému nepracují správně nebo spolehlivě a při obsluze systému tak roste riziko zavlečení chyby do dat nebo postupu zpracování a/nebo je vyžádána konzultace bezprostředně související s provozem systému;

o klasifikace systému:

▪ klasifikace vad a SLA hodnot SW může být v průběhu trvání této smlouvy revidována, vždy ale pouze na základě oboustranné dohody smluvních stran;

o dostupnost služby a příjem požadavku:

▪ dostupnost služby je smluvně dohodnutá doba, po kterou je služba (podpora vč. helpdesk) dostupná objednateli – dostupnost služby v pracovní dny od 08:00 h do 14:00 h;

▪ příjem požadavku (provozní doba) je časový interval, po který bude poskytovatel přijímat požadavky objednatele – příjem požadavků v pracovní dny od 08:00 h do 14:00 h) – stanovené časové rozmezí se používá při výpočtu dostupnosti a je základem pro výpočet doby odezvy a doby odstranění incidentu (do této doby se nepočítají předem plánované a nahlášené odstávky).

▪ čas reakce je časový interval v rámci provozní doby, v němž poskytovatel dle kategorizace, kterou provádí objednatel dle významnosti a naléhavosti incidentu / vady, incident / vadu vyřeší, nebo k němu přiřadí specialistu, který se bude věnovat incidentu / vadě do jeho / jejího vyřešení či odstranění incidentu / vady;

▪ doba odstranění incidentu je časový interval, v němž poskytovatel incident, resp. vadu nejpozději vyřeší (tzn. je odstraněna primární příčina nebo aplikován „workaround“) nebo do které je požadavek realizován a zároveň je o tom objednatel informován.

▪ garantovaný čas reakce k nástupu k servisnímu zásahu se při nahlášení požadavku (chyby) počítá takto:

• pokud bude požadavek nahlášen do 12:00 h pracovního dne, počítá

se od 12:00 h tohoto dne;

• při nahlášení požadavku po 12:00 h pracovního dne se počítá od 8:00 h následujícího pracovního dne;

o dostupnost:

▪ plánované odstávky softwaru budou prováděny vždy po předchozí vzájemné domluvě smluvních stran mimo běžnou (denní) pracovní dobu, a to přednostně v nočních hodinách;

▪ ve všech případech zjištěné nefunkčnosti bude poskytovatel informovat objednatele následujícím způsobem:

• neprodleně po zjištění nefunkčnosti (incidentu) informovat helpdesk a/nebo kontaktní osoby objednatele o možných dopadech nefunkčnosti;

• po nalezení příčiny nefunkčnosti (incidentu) informovat helpdesk a/nebo kontaktní osoby objednatele o pravděpodobném čase odstranění nefunkčnosti a případně alternativních způsobech řešení;

• po odstranění nefunkčnosti (incidentu) informovat helpdesk a/nebo kontaktní osoby objednatele o způsobu vyřešení a případné úpravě konfigurace softwaru pro zamezení budoucího výskytu identifikované nefunkčnosti.

1.14. Není-li v této smlouvě pro jednotlivé případy uvedeno jinak, považuje se za dílo pouze plnění definované v odst. 1.11 této smlouvy. Plnění poskytovaná dle odst. 1.12., resp. 1.13. této smlouvy mají samostatnou povahu nebo pouze navazují na provedené dílo.

1.15. Součástí smlouvy je převod nevýhradních a nepřenositelných práv k užívání příslušné SW licence. Součástí závazku zhotovitele je rovněž doprava věcí sloužících k provedení díla a dalších plnění objednateli do místa plnění, jeho instalace a zprovoznění, a dále provádění záručních oprav díla.

II.

Podmínky zhotovování díla

2.1. Xxxxxxxxxx se zavazuje zhotovit dílo svým jménem a na vlastní odpovědnost. V rámci provádění předmětu této smlouvy dle tohoto článku dodá zhotovitel na svůj náklad a nebezpečí veškeré materiály, dodávky a provede práce a výkony přímo související s řádným a včasným zhotovením a zprovozněním díla, jakož i provede veškeré potřebné, vedlejší, pomocné a dodatečné činnosti a práce.

2.2. Korespondence a platební doklady, které budou objednateli zasílány zhotovitelem, musí být označeny názvem díla. Neoznačenou korespondenci a platební doklady má objednatel právo vrátit zhotoviteli.

2.3. Xxxxxxxxxx je oprávněn zadat plnění díla třetím osobám – jen se souhlasem objednatele.

2.4. Domnívá-li se zhotovitel, že pro řádné provádění prací existují překážky, musí to neprodleně písemně ohlásit objednateli. Opomene-li toto oznámení, může uplatnit jen ty okolnosti, které byly objednateli známy včetně jejich účinků.

2.5. Smluvní strany se dohodly, že případné změny rozsahu díla, ceny a dalších podstatných změn v průběhu provádění díla jsou zcela limitovány podmínkami vtělenými do ust. § 222 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, které musí být vždy bezezbytku splněny a nesmí být za žádných okolností překročeny.

III.

Doba a místo plnění

3.1. Místo realizace díla: sídlo objednatele.

3.2. Zahájení realizace díla: od účinnosti této smlouvy

Pořízení a implementace SW řešení: do 31.03.2023

Provozní a servisní podpora: po dobu 12 měsíců od předání a převzetí díla

3.3. Lhůty provádění budou prodlouženy:

a) jestliže překážky v provádění díla zavinil objednatel,

b) jestliže přerušení prací bylo zaviněno vyšší mocí

IV.

Cena

4.1. Základem ceny za provedení prací podle této smlouvy je položkový rozpočet, který je součástí nabídky zhotovitele, jež tvoří přílohu č. 1 této smlouvy (dále jen „rozpočet“). Tento rozpočet se považuje za rozpočet závazný, úplný a tvořící nedílnou součást této smlouvy.

Cena díla podle č. 1.11 této smlouvy činí 987 500 Kč bez DPH (slovy: devět set osmdesát sedm tisíc pět set korun českých) 21 % DPH 207 375 Kč

(slovy: dvě stě sedm tisíc tři sta sedmdesát pět korun českých)

Cena díla činí 1 194 875 Kč vč. DPH

(slovy: jeden milion jedno sto devadesát čtyři tisíc osm set sedmdesát pět korun českých)

Tato celková cena je fixní, konečnou a závaznou cenou za provedení díla. Rovněž jednotkové ceny uvedené v rozpočtu, ze kterých se celková cena skládá, jsou fixní, konečné a závazné.

4.2. Cena díla zahrnuje veškeré náklady na instalaci a implementaci a zprovoznění díla, školení, předání dokumentace, poskytnutí licencí k SW. Cena díla zároveň zahrnuje poskytování záručního servisu.

4.3. Cena za služby provozní podpory na období 1 kalendářního měsíce činí 15 000 Kč bez DPH

(slovy: patnáct tisíc korun českých)

4.4. Celková cena za služby provozní a servisní podpory na období 12 kalendářních měsíců tak činí 180 000 Kč bez DPH

(slovy: jedno sto osmdesát tisíc korun českých) 21 % DPH 37 800 Kč

(slovy: třicet sedm tisíc osm set korun českých)

Celková cena za služby provozní podpory činí 217 800 Kč vč. DPH

(slovy: dvě stě sedmnáct tisíc osm set korun českých)

Tato celková cena je fixní, konečnou a závaznou cenou za provedení díla. V případě, že provozní podpora nebude poskytována po celou dobu kalendářního měsíce, sníží se fakturovaná částka poměrným způsobem s ohledem na dobu, po kterou byla provozní podpora skutečně poskytována.

4.5. Smluvní strany sjednávají, že cenu díla je možné navýšit, v rámci písemného, oběma stranami potvrzeného dodatku této smlouvy, pouze o práce či položky,

a) které nebyly výslovně uvedeny v cenové nabídce a

b) zároveň které zhotovitel nemohl, s ohledem na předmět díla, předané podklady a svou odbornost, ani předpokládat, či takové, které vzniknou dodatečně z pokynu objednatele či jím pověřené osoby

c) Pokud mezi smluvními stranami bude uzavřen dodatek k této smlouvě o dílo, jehož předmětem bude změna rozsahu předmětu díla, pak se smluvní strany dohodly, že nová cena díla sjednaná v tomto dodatku bude dohodnuta mezi smluvními stranami podle položkového rozpisu ceny uvedeného v cenové nabídce zhotovitele ze dne 02.02.2023, která je z tohoto důvodu přílohou č. 1 této smlouvy. Nová cena bude stanovena dohodou vycházející z cen obvyklých. Jakékoliv vícepráce lze realizovat jen po předchozím písemném souhlasu objednatele, a to na základě dodatku k této smlouvě.

4.6. Jestliže zhotovitel zjistí v průběhu prací nové skutečnosti ovlivňující rozpočet, oznámí to bezodkladně písemně objednateli.

4.7. Cena dle této smlouvy může být zpřesněna nebo upravena jen dohodou mezi objednatelem a zhotovitelem na základě vypracovaného tzv. změnového listu a dále podmínek stanovených touto smlouvou.

4.8. Bude-li objednatelem vyžadováno provedení prací, které nejsou obsaženy v položkovém rozpočtu (vícepráce), musí na tuto skutečnost zhotovitele upozornit před zahájením těchto prací. V tomto případě musí být dohodnuta nová cena před jejich zahájením a tyto vícepráce musí být písemně odsouhlaseny objednatelem.

4.9. Veškeré vícepráce, které zhotovitel provede nad rozsah předmětu této smlouvy po případném zpřesnění rozpočtu bez výzvy nebo souhlasu objednatele, které nejsou v souladu s touto smlouvou, hradí zhotovitel.

4.10. Výše DPH se bude řídit předpisy platnými v době realizace díla.

Platební podmínky

5.1. Objednatel neposkytuje zhotoviteli zálohy na cenu plnění dle čl. 4.1. této smlouvy.

5.2. Cena za služby Provozní podpory bude objednatelem hrazena měsíčně zpětně. Na cenu

provozní podpory se přiměřeně použijí ujednání o platebních podmínkách ceny za dílo.

5.3. Smluvní strany se dohodly na termínu splatnosti faktury 30 dnů ode dne doručení faktury objednateli. Za den splnění povinnosti zaplatit cenu je považován den odepsání příslušné částky z účtu objednatele.

5.4. Faktura musí mít náležitosti daňového dokladu dle § 29 zák. č. 235/2004 Sb., a obchodní listiny podle § 435 občanského zákoníku a musí být zaslána buď doporučeně na adresu objednatele uvedenou v záhlaví této smlouvy nebo elektronicky na xXxxxxxxxx@xxxxxx.xx. Faktura bude dále obsahovat název projektu a registrační číslo projektu uvedené v čl. I. odst. 1.2. V případě, že faktura bude obsahovat nesprávné údaje, kterými jsou číslo účtu, IČO, DIČ, adresa zhotovitele a objednatele, datum odeslání a datum splatnosti, číslo platebního dokladu, fakturovaná finanční částka, předmět platby a podpis oprávněného zástupce zhotovitele, označení názvu projektu a registrační číslo projektu v intencích čl. I. odst. 1.2., nebo bude-li chybět název projektu a registrační číslo projektu na zhotovitelem vystavené faktuře zcela, je objednatel oprávněn fakturu do data její smluvní splatnosti vrátit zhotoviteli. Zhotovitel je v takovém případě povinen fakturu stornovat nebo opravit. U opravené faktury běží nová lhůta splatnosti ode dne jejího doručení objednateli.

5.5. Faktura musí být zhotovitelem doručena objednateli nejdéle do 15 kalendářních dnů po převzetí díla objednavatelem.

VI.

Záruční podmínky, odpovědnost za vady

6.1. Xxxxxxxxxx zodpovídá za to, že předmět díla bude proveden v souladu s touto smlouvou, platnými českými normami a předpisy a požadavky objednatele, že technická řešení a navržená zařízení budou v souladu s požadovanými parametry, uvedenými v předaných podkladech.

6.2. Zhotovitel poskytuje na zhotovené dílo záruku v délce trvání 24 měsíců (dále také jen

„Záruční doba“). Záruka počíná běžet dnem protokolárního předání a převzetí poslední předávané části díla.

6.3. Objednatel se zavazuje, že případnou reklamaci vady díla uplatní bezodkladně po jejím zjištění písemnou formou a navrhne přiměřenou lhůtu k jejímu odstranění.

6.4. Zhotovitel se zavazuje začít s odstraňováním případných vad díla v nejkratším možném termínu, nejpozději do 3 kalendářních dnů od uplatnění oprávněné reklamace objednatelem a vady odstranit v co nejkratším technicky možném termínu, tj. do 30 kalendářních dnů od uplatnění oprávněné reklamace objednatelem. Jestliže zhotovitel v této lhůtě vadu neodstraní, je objednatel oprávněn dát vadu na náklady zhotovitele odstranit.

6.5. Neodstraní-li zhotovitel reklamovanou vadu ve lhůtě, tak jak je výše ujednáno nebo pokud prohlásí, že vadu neuznává, má objednatel právo vadu nechat odstranit na náklady zhotovitele třetí osobou. Strany si pro takovýto případ tímto ujednávají, že postup odstranění vady a cenový rozpočet k jejímu odstranění bude stanoven znaleckým posudkem.

6.6. O odstranění reklamované vady sepíše objednatel protokol, ve kterém potvrdí odstranění vady nebo uvede důvody, pro které odmítá opravu převzít.

6.7. Objednatel má rovněž právo postupovat v uplatňování svých nároků vyplývající

z odpovědnosti za vady v záruční době vůči zhotoviteli dle ust. § 2107 Obč. zák.

VII.

Povinnosti zhotovitele

7.1. Zhotovitel bude dodržovat všeobecné podmínky bezpečnosti práce a požární ochrany.

7.2. Zhotovitel se zavazuje dodržovat při provádění díla, které je předmětem této smlouvy, platné předpisy na úseku ochrany životního prostředí, a to zejména v souladu se zákonem č. 17/1992 Sb., o životním prostředí, ve znění pozdějších předpisů, a zákonem č. 114/1992 Sb., o ochraně přírody a krajiny, ve znění pozdějších předpisů. Dále se zavazuje odpady vzniklé jeho činností řádně shromažďovat a průběžně předávat k využití nebo odstranění oprávněným osobám vše v souladu se zákonem č. 185/2001 Sb., o odpadech, ve znění pozdějších předpisů. Doklady o tomto odstranění nebo využití odpadů na požádání předložit objednateli. S nebezpečnými chemickými látkami a chemickými přípravky se zhotovitel zavazuje nakládat v souladu se zákonem č. 350/2011 Sb., o chemických látkách a chemických směsích a o změně některých zákonů (chemický zákon), ve znění pozdějších předpisů, a s látkami závadnými vodám se zavazuje nakládat v souladu se zákonem č. 254/2001 Sb., o vodách, ve znění pozdějších předpisů. Zhotovitel bude při plnění předmětu této smlouvy postupovat s odbornou péčí. Zavazuje se dodržovat všeobecně závazné směrnice, předpisy, technické normy a podmínky této smlouvy. Zhotovitel se bude řídit výchozími podklady objednatele, jeho pokyny, zápisy a dohodami oprávněných pracovníků smluvních stran a rozhodnutími a vyjádřeními dotčených orgánů státní správy.

7.3. Zhotovitel zaručuje, že inženýrské postupy, prostředky atd. používané pro zhotovení a provoz díla buď vlastní, nebo že je oprávněn je používat bez porušení práv třetích stran. Zhotovitel se zavazuje zprostit objednatele jakékoliv odpovědnosti a žalob vyplývajících z používání takovýchto postupů, projektů atd. ve spojení se zhotovením a provozem díla podle této smlouvy.

7.4. Zhotovitel se zavazuje provést za úhradu vícepráce, požadované objednatelem, jejichž

nutnost vyplynula v průběhu prací a nejsou zahrnuty v položkovém rozpočtu.

7.5. Zhotovitel se zavazuje dodržovat při provádění díla, které je předmětem této smlouvy, platné předpisy na úseku bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, a to zejména zákoník práce a zák. 309/2006 Sb. v platném znění a předpisy související v platném znění. Zhotovitel si je vědom, že je plně odpovědný za bezpečnost a ochranu zdraví svých pracovníků. Xxxxxxxxxx se dále zavazuje, že jeho pracovníci a i jeho další případní zhotovitelé jsou proškoleni z právních a ostatních předpisů k zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví ve smyslu ust. zákoníku práce týkajících se předmětu díla této smlouvy. Xxxxxxxxxx se dále zavazuje, že všichni jeho zaměstnaní cizí státní příslušníci, kteří pracují nebo budou na tomto díle pracovat, mají platné povolení k práci a pobytu v ČR. Zhotovitel se zavazuje spolupracovat s objednatelem při šetření vzniku pracovního úrazu zaměstnance zhotovitele, při kontrole prováděné státními nebo odborovými orgány.

7.6. Změna poddodavatele, pomocí kterého zhotovitel prokazoval v zadávacím řízení kvalifikace, je možná jen ve výjimečných případech se souhlasem objednatele. Nový poddodavatel musí splňovat kvalifikaci minimálně v rozsahu, v jakém byla prokázána v zadávacím řízení.

VIII.

Dokončení a předání díla

8.1. Provedením díla se rozumí úplné dodání dokončeného díla bez vad a nedodělků a současně řádné protokolární předání díla Objednateli na základě akceptačního řízení.

8.2. Předání se uskuteční fyzickým převzetím (u SW podpory předáním přístupových hesel a uživatelských manuálů, u dokumentace předáním papírové / elektronické verze příslušné dokumentace, u školení provedením příslušného školení v českém jazyce) Objednatelem. Předání díla bude oboustranně stvrzeno podpisem předávacího protokolu. Předávací protokol bude podepsán oprávněnými zástupci obou smluvních stran. Xxxx se považuje za převzaté a předané okamžikem podpisu předávacího protokolu, v němž Objednatel prohlásí, že dílo přejímá.

8.3. Předávací protokol musí obsahovat předmět a charakteristiku předmětu díla, jakož i prohlášení Objednatele dle ust. § 2605 Obč. zák., že dílo přejímá poté, co byla předvedena jeho způsobilost sloužit svému účelu. Předávací protokol bude vyhotoven ve dvou stejnopisech, z nichž jeden obdrží Zhotovitel a druhý Objednatel. Každý stejnopis bude podepsán oběma stranami a má právní sílu originálu. Objednatel je oprávněn odmítnout dílo převzít, pokud se objeví jakékoliv vady a nedodělky včetně těch, které nebrání řádnému užívání díla.

8.4. Veškerá dokumentace projektu bude Zhotovitelem Objednateli předávána v originálech, a to jak ve formě listinných dokumentů, tak v elektronické editovatelné podobě. Veškerá dokumentace musí být zhotovena výhradně v českém jazyce, bude dodána v 1 vyhotovení v elektronické formě ve standardních formátech (např. MS Office) používaných Objednatelem na datovém nosiči a 1x v originále v papírové formě. Předána bude uživatelská dokumentace, administrátorská dokumentace, bezpečnostní dokumentace, provozní dokumentace, dokumentace popisující operace zpracování osobních údajů, popis integračních vazeb a další odpovídající podklady nebo dokumenty související s plněním a dodáním předmětu díla.

8.5. V případě, že se při přejímání předmětu díla Objednatelem prokáže, že je Xxxxxxxxxxxx předáván předmět díla, který nese vady nebo nedodělky, není Objednatel povinen předávaný předmět díla převzít. Tato skutečnost bude uvedena v předávacím protokolu tak, že Objednatel prohlásí, že dílo nepřebírá a popíše vady a nedodělky, ve kterých spatřuje tento důvod. Zhotovitel se zavazuje odstranit vady a nedodělky zjištěné v rámci předání a převzetí díla jako celku, ať už bylo dílo převzato s vadami, či nikoliv, ve lhůtě 5 pracovních dnů od předání a převzetí díla, případně od podpisu protokolu, že Objednatel dílo nepřebírá.

IX.

Smluvní pokuty

9.1. V případě prodlení zhotovitele s řádným provedením a předáním díla v termínu dle této smlouvy, postihuje objednatel zhotovitele smluvní pokutou ve výši 0,5 % z celkové ceny díla za každý den prodlení.

9.2. V případě prodlení zhotovitele se zahájením díla, postihuje objednatel zhotovitele smluvní pokutou ve výši 0,5 % z celkové ceny díla za každý den prodlení.

9.3. V případě prodlení zhotovitele se zahájením odstraňování řádně reklamované vady během záruční doby, postihuje objednatel zhotovitele smluvní pokutou ve výši 0,5 % z celkové ceny díla za každý den prodlení.

9.4. V případě prodlení objednatele s úhradou faktury je objednatel povinen uhradit zhotoviteli smluvní pokutu ve výši 0,5 % z dlužné částky za každý den prodlení.

9.5. V případě prodlení zhotovitele s doručením konečné faktury, postihuje objednatel zhotovitele smluvní pokutou ve výši 0,5 % z celkové ceny díla za každý den prodlení.

9.6. Smluvní pokutou není dotčeno právo objednatele na náhradu škody, kterou zhotovitel způsobil objednateli nesplněním svých povinností, ke kterým se zhotovitel zavázal v této smlouvě. Smluvní strany tímto, po vzájemné dohodě, vylučují použití ustanovení §2050 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník.

9.7. Smluvní pokuty jsou splatné do 10 dnů od doručení výzvy oprávněné strany k její úhradě. Objednatel je oprávněn zádržné použít při účtování smluvních pokut výše uvedených jednostranným zápočtem.

Vyšší moc

10.1. Jakékoliv zpoždění nebo nedostatky v činnosti zhotovitele nebo objednatele nejsou neplněním závazku a nedávají důvod k jakýmkoliv požadavkům na náhradu škody, pokud je rozsah těchto zpoždění nebo nedostatků vyvolán příčinami vyšší moci, které zhotovitel nebo objednatel nemohou ovlivnit, zahrnujícími vyvlastnění nebo zabavení věcí, vyhovění jakémukoliv příkazu nebo žádosti vládních úřadů, válečné události, vzpouru nebo sabotáž nebo tím vzniklou škodu, požáry, povodně, výbuch, stávky nebo jakékoliv další příčiny, ať již stejného nebo jiného charakteru než výše uvedené, kterým při veškerém přiměřeném úsilí nemohou smluvní strany zabránit.

10.2. Zpoždění způsobená vyšší mocí prodlužují termín plnění závazků podle této smlouvy pro každou ze zúčastněných stran.

XI.

Zvláštní ujednání

11.1. Zhotovitel prohlašuje, že mu bylo uděleno oprávnění k provádění činností, které jsou předmětem této smlouvy. Zhotovitel neprodleně oznámí objednateli jakoukoli změnu, týkající se autorizovaných osob nebo živnostenského oprávnění zhotovitele.

11.2. Zhotovitel prohlašuje, že má sjednané pojištění odpovědnosti za újmu způsobenou svou činností, a to v rozsahu této zakázky, případně v rozsahu potenciálního rizika, tak aby v případě způsobení škody byl schopen náhradu škod uhradit. Zhotovitel je povinen na žádost objednavatele prokázat doklad o uzavřeném pojištění a výšku sjednaného plnění.

11.3. V případě více jak desetidenního prodlení zhotovitele se splněním konečného termínu provádění díla, nebo pokud bude z jiných skutečností zjevné, že zhotovitel z důvodů na své straně dílo nedokončí ve sjednaném termínu, může objednatel od této smlouvy odstoupit.

11.4. Objednatel je oprávněn od této smlouvy odstoupit také tehdy, pokud zhotovitel provádí dílo v rozporu s touto smlouvou a nezjedná nápravu ani do 10 dnů poté, co k tomu byl objednatelem vyzván.

11.5. Smluvní strany se dohodly, že zhotovitel není oprávněn bez předchozího písemného souhlasu objednatele postoupit jakékoli pohledávky za objednatelem vyplývající z této smlouvy na třetí osobu.

11.6. Zhotovitel prohlašuje a zavazuje se, že obchodní a technické informace, které mu byly svěřeny objednatelem, a které nemají povahu obecně známých informací, nezpřístupní třetím osobám bez předchozího písemného souhlasu objednavatele a nepoužije tyto informace pro jiné účely než pro účely splnění závazků dle této smlouvy.

XII.

Práva k duševnímu vlastnictví

12.1. Zhotovitel uděluje podpisem této smlouvy oprávnění k užití počítačových programů (tj. software, který je předmětem plnění Zhotovitele (dále jen „Software“) Objednateli a jeho zaměstnancům a dalším osobám, které se podílejí na plnění úkolů Objednatele, a to pouze na území České republiky, nevýhradně a v rozsahu potřebném k řádnému a nerušenému užívání Software k účelu sjednanému v této smlouvě, jinak k účelu obvyklému (dále též jen

„Licence“). Toto oprávnění de vztahuje také na právní subjekty, které jsou zřízené nebo vlastněné Objednatelem při dodržení licenčních podmínek Software.

12.2. Zhotovitel uděluje oprávnění k užití počítačových programů (tj. Software) dle odst. 12.1 této smlouvy na neomezenou dobu a výslovně souhlasí s tím, že Objednatel a osoby uvedené v odst. 12.1 této smlouvy budou oprávněni vykonávat právo užití počítačových programů (tj. Software) i po zániku této smlouvy. Objednatel není povinen Licenci využít.

12.3. Zhotovitel poskytuje oprávnění k užití počítačových programů (tj. Software) v potřebném množstevním rozsahu pro řádné a úplné splnění této smlouvy.

12.4. Smluvní strany se dohodly, že Objednateli přísluší práva podle ustanovení § 66 zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon), v platném znění, v plném rozsahu, pokud mu touto smlouvou nejsou přiznána práva nad rozsah uvedený v citovaném ustanovení.

12.5. Zhotovitel nese odpovědnost za to, že veškeré počítačové programy (tj. Software a jeho součásti či složky) budou Zhotovitelem dodány v souladu s příslušnou smluvní a právní úpravou, zejména v souladu s aplikovatelnými licenčními ujednáními dodavatelů těchto počítačových programů, a že Objednatel a jeho zaměstnanci a další osoby, které se podílejí na plnění úkolů Objednatele, budou oprávněni užívat počítačové programy (tj. Software a jeho součásti či složky) dle této smlouvy v souladu s příslušnou smluvní a právní úpravou, zejména v souladu s aplikovatelnými licenčními ujednáními dodavatelů těchto počítačových programů a v souladu s autorským zákonem.

12.6. Cena za Licenci je součástí ceny díla dle odst. 4.1 této smlouvy.

XIII.

Sociální a environmentální odpovědnost

13.1. Objednatel požaduje, aby Xxxxxxxxxx a jeho poddodavatelé prováděli dílo v souladu

s mezinárodními úmluvami týkajících se organizace práce (ILO) přijatými Českou republikou.

13.2. Zhotovitel se zavazuje dodržovat minimálně následující základní pracovní standardy:

• Úmluva č. 87 o svobodě sdružování a ochraně práva organizovat se

• Úmluva č. 98 o právu organizovat se a kolektivně vyjednávat

• Úmluva č. 29 o nucené práci

• Úmluva č. 105 o odstranění nucené práce

• Úmluva č. 138 o minimálním věku

• Úmluva č. 182 o nejhorších formách dětské práce

• Úmluva č. 100 o rovnosti v odměňování

• Úmluva č. 111 o diskriminaci v zaměstnání a povolání

• Úmluva č. 155 o bezpečnosti a zdraví pracovníků a pracovním prostředí

13.3. Zhotovitel se zavazuje po celou dobu trvání smluvního vztahu založeného smlouvou zajistit dodržování veškerých právních předpisů, zejména pak pracovněprávních (odměňování, pracovní doba, doba odpočinku mezi směnami, placené přesčasy), dále předpisů týkající se oblasti zaměstnanosti a bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, tj. zejména zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů, a Zákoníku práce, a to vůči všem osobám, které se na plnění zakázky podílejí (a bez ohledu na to, zda budou prováděny Xxxxxxxxxxxx či jeho poddodavateli). Zhotovitel se také zavazuje zajistit, že všechny osoby, které se na plnění zakázky podílejí (a bez ohledu na to, zda budou prováděny Xxxxxxxxxxxx či jeho poddodavateli), jsou vedeny v příslušných registrech, jako například v registru pojištěnců ČSSZ. Zhotovitel je dále povinen zajistit, že všechny osoby, které se na plnění zakázky podílejí (a to bez ohledu na to, zda budou činnosti prováděny Xxxxxxxxxxxx či jeho poddodavateli) budou proškoleny z problematiky BOZP a že jsou vybaveny osobními ochrannými pracovními prostředky dle účinné legislativy.

13.4. Zhotovitel a jeho poddodavatelé jsou odpovědní za zajištění toho, aby všichni zaměstnanci pracující na díle měli zákonné právo pracovat v České republice a že jejich zaměstnání bude v souladu se zákonem 262/2006 Sb., zákoník práce.

13.5. Zhotovitel a jeho poddodavatelé musí zajistit rovnost a spravedlivé a důstojné zacházení se všemi jejich zaměstnanci a spravedlivě oceňovat své zaměstnance. Diskriminace zaměstnanců jakéhokoli druhu je přísně zakázána.

13.6. Pokud se Objednatel dozví, že Zhotovitel nebo jeho poddodavatelé nesplňují výše uvedená nařízení, je Zhotovitel povinen tyto nedostatky napravit a dokončit plnění dle smlouvy v souladu s těmito požadavky. Jakékoli potenciální náklady spojené s touto povinností jsou nákladem Zhotovitele.

13.7. Dodavatel je povinen předkládat na konci každého čtvrtletí čestné prohlášení, že všechny platby svým poddodavatelům provedl řádně a včas. Zadavatel si vyhrazuje právo ověřit pravdivost poskytnutý informací u jednotlivých poddodavatelů.

13.8. Objednatel je oprávněn průběžně kontrolovat dodržování povinností Zhotovitele dle odst.

16.3. tohoto článku Smlouvy, (a to i přímo u osob podílejících se na plnění zakázky), přičemž Zhotovitel je povinen tuto kontrolu umožnit, strpět a poskytnout Objednateli nezbytnou součinnost k jejímu provedení.

13.9. Xxxxxxxxxx je povinen oznámit Objednateli, že vůči němu či jeho poddodavateli bylo orgánem veřejné moci (zejména Státním úřadem inspekce práce či oblastními inspektoráty, Krajskou hygienickou stanicí apod.) zahájeno řízení pro porušení právních předpisů, jichž se dotýká ujednání v odst. 16.3. tohoto článku Xxxxxxx, a k němuž došlo při plnění zakázky nebo v souvislosti s ním, a to nejpozději do 10 dnů od doručení oznámení o zahájení řízení. Součástí oznámení Zhotovitele bude též informace o datu doručení oznámení o zahájení řízení.

13.10. Zhotovitel je povinen předat Objednateli kopii pravomocného rozhodnutí, jímž se řízení ve věci dle předchozího odstavce tohoto článku končí, a to nejpozději do 10 dnů ode dne, kdy rozhodnutí nabude právní moci. Současně s kopií pravomocného rozhodnutí Zhotovitel poskytne Objednateli informaci o datu nabytí právní moci rozhodnutí.

13.11. V případě, že Zhotovitel (či jeho poddodavatel) bude v rámci řízení zahájeného dle odst.

16.9. tohoto článku Smlouvy pravomocně uznán vinným ze spáchání přestupku, správního deliktu či jiného obdobného protiprávního jednání, je Xxxxxxxxxx povinen přijmout nápravná opatření a o těchto, včetně jejich realizace, písemně informovat Objednatele, a to v přiměřené lhůtě stanovené po dohodě s Objednatelem.

13.12. Objednatel je oprávněn požadovat po Dodavateli zaplacení smluvní pokuty ve výši:

• 10.000,- Kč v případě, že Dodavatel bude v prodlení s plněním povinnosti oznámit Objednateli zahájení řízení a uvést datum jeho zahájení dle odst. 16.9. Smlouvy; a to vždy za každý jednotlivý případ porušení a i jen započatý den prodlení,

• 10.000,- Kč v případě, že Dodavatel bude v prodlení s plněním povinnosti předložit Objednateli kopii pravomocného rozhodnutí, jímž se řízení končí, a uvést datum právní moci, dle odst. 16.10. Smlouvy; a to vždy za každý jednotlivý případ porušení a i jen započatý den prodlení.

13.13. Objednatel je oprávněn odstoupit od Smlouvy, pokud Zhotovitel nebo jeho poddodavatel bude orgánem veřejné moci uznán pravomocně vinným ze spáchání přestupku či správního deliktu, popř. jiného obdobného protiprávního jednání, v řízení dle odst. 16. 9. Smlouvy.

13.14. Zhotovitel se zavazuje v maximální možné míře při provádění díla dodržovat principy sociálně odpovědného zadávání, environmentálně odpovědného zadávání a inovací. Zhotovitel se v tomto smyslu zavazuje dodržovat veškeré pracovněprávní předpisy,

předpisy týkající se bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, jakož i předpisy související

s ochranou životního prostředí.

XIV.

Závěrečná ustanovení

14.1. Tato smlouva nabývá platnosti dnem připojení podpisu obou smluvních stran a účinnosti dnem zveřejnění v informačním systému registru smluv na Portále veřejné správy dle zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv. Tato smlouva bude v plném rozsahu uveřejněna v informačním systému registru smluv na Portále veřejné správy dle zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv.

14.2. Tuto smlouvu lze měnit nebo doplňovat pouze dohodou ve formě písemných dodatků k ní. Pro účely tohoto ustanovení se za písemnou formu nepovažuje komunikace prostřednictvím e-mailu nebo jiných elektronických zpráv.

14.3. Tato smlouva je vyhotovena ve dvou stejnopisech, z nichž objednatel i zhotovitel obdrží po jednom výtisku.

14.4. Pokud nebylo v této smlouvě ujednáno jinak, řídí se právní vztahy z ní vyplývající zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník.

14.5. Pokud by některé z ustanovení této smlouvy bylo nebo se stalo neúčinným nebo neproveditelným, nebude tím dotčena platnost ostatních ustanovení této smlouvy. Smluvní strany se v takovém případě zavazují nahradit neúčinné nebo neproveditelné ustanovení takovým, které se podle smyslu a účelu nejvíce blíží hospodářskému účelu neúčinného nebo neproveditelného ustanovení.

14.6. Smluvní strany prohlašují, že tato smlouva byla uzavřena podle jejich svobodné a vážné vůle a nikoliv v tísni ani za nápadně nevýhodných podmínek. Účastníci smlouvy si tuto smlouvu přečetli, je jim znám její obsah a souhlasí s ním, což stvrzují vlastnoručními podpisy.

14.7. Účastníci smlouvy se dohodli, že text smlouvy je veřejně přístupnou listinou ve smyslu zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu i informacím.

14.8. Svým podpisem souhlasí zhotovitel se zveřejněním smlouvy na internetových stránkách objednatele a zároveň bere na vědomí, že znění smlouvy, včetně příloh podléhá zákonu č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, v platném znění.

14.9. Smluvní strany souhlasí s tím, aby tato Smlouva byla vedena v evidenci smluv vedené městem Bílina, která bude přístupná dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, a která obsahuje údaje o smluvních stranách, předmětu smlouvy, číselné označení smlouvy a datum jejího uzavření.

14.10. Smluvní strany prohlašují, že skutečnosti uvedené v této Xxxxxxx nepovažují za obchodní tajemství a udělují svolení k jejich zpřístupnění ve smyslu zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím.

14.11. Nedílnou součástí této smlouvy jsou:

• příloha č. 1 – položkový rozpočet zhotovitele

• příloha č. 2 – technická specifikace (procesní analýza vč. příloh)

• příloha č. 3 – seznam poddodavatelů

14.12. Tato smlouva byla schválena Radou města Bílina dne 15.02.2023 č. usnesení 219.

V Bílině dne V Teplicích dne

město Bílina Autocont a.s.

Xxx. Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx starostka města

ředitel regionálního centra na základě plné moci

8

AUTOCONT a.s.,

910 971 111

xxx.xxxxxxxx.xx xxx.xxxxxxxx.xx

„Smart Bílina – efektivní a komunikující úřad“

Analýza vybraných procesů Městského

úřadu Bílina

Město Bílina

Reg. č. projektu: CZ.03.4.74/0.0/0.0/19_109/0016719

OBJEDNAVATEL:

Město Bílina

Xxxxxxxxx 00/0, 000 00 Bílina Xxx. Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx, starostka města

IČO: 00266230, DIČ: CZ00266230

ZPRACOVATEL:

MIM Consulting s.r.o Xxxxxxxxxxx 0000/000x 000 00 Xxxxx 0 – Xxxxxx

IČ 26326299, DIČ CZ 26326299

Na tvorbě dokumentu se dále podíleli svými podněty

Děkujeme za spolupráci.

OBSAH

1 MANAŽERSKÉ SHRNUTÍ 4

2 ÚVODNÍ ČÁST 5

3 ZDROJE, CÍLE A VÝCHODISKA 5

3.1 Přehled zdrojů použitých pro tvorbu 5

ANALYTICKÁ ČÁST 6

4 POPISNÁ ANALÝZA 6

4.1 Stručná charakteristika provádění analýzy 6

4.2 Výsledky provedené analýzy 7

4.2.1 Karty procesů 7

4.2.2 Rizika procesů 7

4.2.3 Procesní mapy (notace ArchiMate) 7

5 POTENCIÁL K OPTIMALIZACI 8

6 ZÁVĚR 16

7 SEZNAM POUŽITÝCH ZKRATEK 17

8 SEZNAM POUŽITÉ LITERATURY 18

9 SEZNAM TABULEK 19

10 SEZNAM OBRÁZKŮ 19

11 SEZNAM ZÁPISŮ A SOUBORÚ 19

12 PŘÍLOHY 20

12.1 Komunikační matice 20

12.2 Karty procesů 20

12.3 R IZIKA 20

12.4 Některé detailní požadavky pro realizátory optimalizace 21

12.5 Procesní mapy 23

1 MANAŽERSKÉ SHRNUTÍ

Předmětem veřejné zakázky bylo provedení procesní analýzy 15 předem vybraných procesů MěÚ Bílina ve 4 procesních sadách:

1. Procesy související s řízením úkolů zahrnující automatické plánování termínů, sběr podnětů, tvorbu zápisů, generování úkolů:

.01.01 Požadavky a úkoly z jednání rady města a zastupitelstva města

.01.02 Požadavky a úkoly z porad vedení úřadu a jednotlivých odborů

.01.03 Požadavky a úkoly z jednání komisí

2. Procesy související s činností podatelny: - NENÍ SOUČÁSTÍ ZAKÁZKY

.02.01 Příjem dokumentace - NENÍ SOUČÁSTÍ ZAKÁZKY

.02.02 Zpracování, evidence a odeslání analog. dok. k vyřízení v rámci úřadu - NENÍ SOUČÁSTÍ ZAKÁZKY

.02.03 Zpracování, evidence a odeslání analog. dokumentů ven z úřadu - NENÍ SOUČÁSTÍ ZAKÁZKY

3. Procesy související s personalistikou:

.03.01 Nástup zaměstnance (evidence požadavků a úkolů související s nástupem zaměstnance, schvalovací procedura)

.03.02 Změny u zaměstnance (změna stavu)

.03.03 Odchod zaměstnance

.03.04 Přidělování práv zaměstnanci

.03.05 Přidělování IT vybavení (HW, SW) zaměstnanci - NENÍ SOUČÁSTÍ ZAKÁZKY

.03.06 Vzdělávání zaměstnanců v oblasti IT (testování znalostí, vyhodnocování, opakování atd.) -

NENÍ SOUČÁSTÍ ZAKÁZKY

4. Xxxxxxx související s oběhem účetních dokladů:

.04.01 Tvorba objednávek - NENÍ SOUČÁSTÍ ZAKÁZKY

.04.02 Evidence objednávek - NENÍ SOUČÁSTÍ ZAKÁZKY

.04.03 Vytěžování dat z objednávek do účetnictví - NENÍ SOUČÁSTÍ ZAKÁZKY

a dále Návrh doporučení k optimalizaci procesů úřadu prostřednictvím automatizace/robotizace.

SOUČÁSTÍ ZAKÁZKY JE 7 MODŘE OZNAČENÝCH PROCESŮ.

2 ÚVODNÍ ČÁST

U výše uvedených procesů Městského úřadu Bílina byla provedena procesní analýza (zmapování a popis procesů) za účelem detailního zanalyzování těchto procesů úřadu a stanovení, zda daný proces je nebo není vhodný k automatizaci či robotizaci. Cílem automatizace procesu bylo využití technologií takovým způsobem, aby proces či jeho část proběhl bez aktivního lidského řízení či lidské práce (a tím dojde k úspoře lidské práce a snížení chybovosti při výkonu procesu). Účelem realizace analýzy vybraných procesů úřadu bylo – na základě sběru informací z relevantních podkladových materiálů a informačních zdrojů a zejména prostřednictvím strukturovaných rozhovorů s relevantními zaměstnanci Městského úřadu Bílina – zmapovat a popsat následující parametry vykonávaných procesů:

• jaké jsou vstupy jednotlivých procesů a jejich dílčích činností,

• jaké jsou výstupy jednotlivých procesů a jejich dílčích činností,

• jaké role vstupují do jednotlivých procesů (jaké je personální zajištění procesů),

• jaká je časová náročnost jednotlivých procesů a jejich dílčích činností,

• jaká jsou slabá (úzká) místa výkonu jednotlivých procesů,

• zda a jak jsou procesy a jejich činnosti podporovány IT nástroji,

• zda jsou v rámci procesů vykonávány rutinní úkony a pro jejich výkon jsou definována jasná pravidla, tj. posouzení, zda je proces vhodný pro automatizaci či robotizaci.

Dodávka byla vedena pomocí vybraných postupů a procesů projektového řízení dle metody PRINCE2.

3 ZDROJE, CÍLE A VÝCHODISKA

Východiska pro zpracování analýzy 15 vybraných procesů byla:

• Zadávací dokumentace veřejné zakázky malého rozsahu s názvem „Analýza vybraných procesů Městského úřadu Bílina vč. návrhu optimalizace“

• Smlouva uzavřená mezi MěÚ Bílina a společnosti MIM Consulting s.r.o. Praha 4

• Řízené rozhovory, které se uskutečnily osobně i virtuálně, uvedené v komunikační matici, viz. kap.12.1

3.1 Přehled zdrojů použitých pro tvorbu

Pro tvorbu analýzy byly dále použity zdroje uvedené v seznamu literatury (viz. kap.8).

Dále pak interní zdroje MěÚ Bílina:

• Jednací řád zastupitelstva města Bíliny

• Jednací řád rady města Bíliny

• Jednací řádk komisí rady města Bíliny

• Jednací řád města Bíliny

• Směrnice pro užívání výpočetní techniky

• Podpisový řád

• Směrnice o oběhu účetních dokladů

• Směrnice o hospodaření s majetkem a účtování o něm

• Organizační řád Městského úřadu

• Pracovní řád Městského úřadu Bílina a organizačních složek

ANALYTICKÁ ČÁST

4 POPISNÁ ANALÝZA‌

4.1 Stručná charakteristika provádění analýzy

V rámci procesní analýzy byly předem vybrané procesy úřadu detailně zmapovány a popsány, a to až do úrovně dílčích aktivit, odpovědnostních rolí na úrovni pracovních pozic, legislativy, rizik a monitorovacích měřitelných ukazatelů (KPI). Popis procesů byl primárně založen na dokumentové analýze a strukturovaných rozhovorech s vybranými zaměstnanci úřadu (blíže komunikační matice, viz. kap.12.1). K analýze a popisu mapovaných procesů byla využita metoda Karet procesů, které pomocí strukturovaných a standardizovaných informací popisují daný proces. Každý proces tak byl popsán ve stejné struktuře, stejnými charakteristikami a ve stejné úrovni podrobnosti, což zaručilo jednak provázanost informací, a jednak možnost vzájemného porovnávání, řazení či prioritizaci mapovaných procesů.

Strukturované Karty procesů byly navrženy tak, aby obsahovaly:

• Název procesu – pojmenování procesu podle jeho účelu,

• Identifikátor procesu – jednoznačné označení procesu číslem či jiným znakem,

• Působnost – přenesená nebo samostatná,

• Kategorie procesu – řídící, hlavní nebo podpůrný process,

• Cíl procesu – přesný popis cíle, k němuž proces směřuje, resp. účelu procesu,

• Vlastník/garant procesu,

• Popis procesu – podrobnější popis obsahu procesu, zmiňující základní činnosti a postup,

• Účastníci procesu – vyjmenování rolí v procesu,

• Vstupy – datové i fyzické vstupy, jež proces zpracovává,

• Výstupy – datové i fyzické výstupy, jež proces vytváří,

• Metrika hlavního výstupu – kvantitativní (měřitelný) parametr hlavního výstupu procesu a definice způsobu jeho kvantifikace, definování klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI),

• Legislativní podmínky – obecné podmínky stanovené zákony a dalšími právně platnými dokumenty,

• Podpora IT nástroji,

• Identifikované rutinní úkony/činnosti procesu,

• Rizika procesu,

• Potenciál k optimalizaci.

4.2 Výsledky provedené analýzy

4.2.1 Karty procesů

Karty jednotlivých procesů jsou zpracovány v MS Excel. Blíže viz příloha, kap. 12.2.

4.2.2 Rizika procesů

Rizika procesů byla zpracována standardní metodou. Jedná se o jejich popisy, klasifikaci a ohodnocení pravděpodobnosti a dopadu včetně grafického znázornění v matici. Zmírnění rizik není zpracováno, protože se zpracovávala analýza stávajícího stavu. Blíže viz příloha, kap. 12.2.

4.2.3 Procesní přehledové mapy (notace ArchiMate)

Procesní mapy, nebyly součástí zadání ani smlouvy. Blíže viz příloha, kap.12.5 Zpracovatel připravil procesní mapy nepovinně jako bonus pro snažší přípravu případných žádostí o dotaze z Evropských strukturálních fondů. Notace ArchiMate je de facto národním standardem. Mnohdy bývají procesní mapy, respektive business architektura (Enterprise architektury), vyžadovány. Metoda BPMN nebyla použita.

ÁVRHOVÁ ČÁST

NÁVRHOVÁ ČÁST

– DOPORUČENÍ PRO OPTIMALIZACI

5 POTENCIÁL K OPTIMALIZACI

Z provedené analýzy vyplývá tento potenciál k optimalizaci. Potenciály jsou uvedeny v Tabulka č. 1. V tabulce

je též pro každý proces vyznačena priorita znamenající navrhované pořadí implementace.

1 – VYSOKÁ PRIORITA

2 – STŘEDNÍ PRIORITA

3 – NÍZKÁ PRIORITA

Potenciály jsou označeny zkratkou PO, identifikátorem procesu a pořadovým číslem potenciálu k optimalizaci

Např. PO.01.01.01, ..., PO.01.12.01, …, PO.02.20.02

Způsob jejich realizace je v odpovědnosti MěÚ Bílina.

Tabulka č. 1 Přehled potenciálu k optimalizaci a stanovení priorit procesů pro zlepšení

01. Procesy související s řízením úkolů zahrnující automatické plánování termínů, sběr podnětů, tvorbu zápisů, generování úkolů

Priorita procesu

Přínosy po optimalizaci

.01.01

PO 01.01.01: Nahrazení opakovaných ručních činností automatickou softwarovou funkcionalitou (workflow), která odstraní kopírování údajů z FormFlow do Word (bude se jednat o funkcionalitu, která definované textové pole ze zápisů automaticky nebo zcela zajistí realizaci schvalovacího procesu (workflow) přes všechny zainteresované osoby

PO 01.01.02: Nahrazení opakovaných ručních činností automatickou softwarovou funkcionalitou (workflow), která nahradí kopírování údajů z HelpDesk do Word, tzn. automaticky přenese do FormFlow nebo zcela zajistí realizaci schvalovacího procesu (workflow) přes všechny zainteresované osoby

P0 01.01.03: : Funkcionalita umožní barevné zvýraznění stavů požadavků (bude zajišřtovat automatizovanou tvorbu, evidenci a sledování evidence úkolů/požadavků)

PO 01.01.04: Nahrazení a automatizace ručního připojování příloh ve FormFlow (nastavit automatizované číslování příloh a vybírat je ze standardního místa, např. sdíleného disku)

PO 01.01.05: Zajistit vyšší přehlednost při práci s úkoly/požadavky lepším barevným designem, tzn. podsvícení seznamu úkolů (liché/sudé řádky barevně odlišeny pro lepší orientaci)

PO 01.01.06: Nahradit ruční kompletaci materiálů z odborů do jednoho materiálu pro RM a ZM podle předem stanoveného klíče - algoritmicky

PO 01.01.07: Zajistit automatické vyplňování opakujících se údajů (pomocí našeptávače, číselníků nebo „dotažením“ již jednou evidovaného údaje)

2 – STŘEDNÍ PRIORITA

Zavedením nového software platformy BPM/RPA) odpadnou v procesu 01.01 opakované činnosti, budou nahrazeny softwarovou funkcionalitou (automatizovaným procesem – workflow), jedná se o:

• činnost 3)

• činnost 4)

• činnost 5)

• činnost 6)

• činnost 8)

• činnost 9)

Přínos je ve snížení administrativní zátěže všech osob na procesu zúčastněných.

.01.02

PO 01.02.01: Odstranění manuální tvorby, evidence a sledování evidence úkolů/požadavků pomocí vhodného SW

PO 01.02.02: Nahradit opakované zapisování úkolů z porad vedení do Excel tabulky pomocí automatizované funkcionality (workflow), aby tyto úkoly byly též automatizovány podobně jako je tomu u procesu 01.01.

PO 01.02.03: Automatizovat vykopírovávání úkolů z Excel tabulky pomocí zavedení automatizovaného procesu (workflow)

PO 01.02.04: Automatizovat vkládání úkolů do jiných systémů tím, že všechny procesy 01.1, 01.02 a 01.03 budou implementovány v jedné platformě (např. vytvoření formuláře k vyplnění; formulář bude mít schvalovací kroky pro každého

účastníka procesu)

2 – STŘEDNÍ PRIORITA

Zavedením nového software (platformy BPM/RPA) odpadne v procesu 01.02 používání MS Excel na poradách vedení úřadu a jednotlivých odborů a dojde k provázání úkolů z porad vedení a odborů do stejné platformy

Přínos je ve sjednocení práce s úkoly a snížení administrativní zátěže všech osob na procesu zúčastněných.

.01.03

PO 01.03.01: Nahrazení opakovaných ručních činností automatickou softwarovou funkcionalitou (workflow), která umožní členům komisí pracovat se zápisem vzdáleně

PO 01.03.02: Umožnit podepisovat zápis elektronicky

PO 01.03.03: Umožnit členům komise, aby byli v doméně xxxxxx.xx

PO 01.03.04: Umožnit členům komise přístup na sdílené úložiště zápisů

2 – STŘEDNÍ PRIORITA

Zavedením nového software (platformy BPM/RPA) odpadnou v procesu 01.03 opakované činnosti, budou nahrazeny softwarovou funkcionalitou (automatizovaným procesem – workflow), jedná se o:

• činnost 1)

• činnost 4)

• činnost 5)

• činnost 6)

• činnost 8)

• činnost 9)

Přínos je ve sjednocení práce s úkoly a snížení administrativní zátěže všech osob na procesu zúčastněných.

02. Procesy související s činností podatelny

Priorita procesus

Přínosy po optimalizaci

.02.01

PO.02.01.01: Odstranit manuální práci s označováním podání č.j. a evidencí do spisové služby GINIS (scanováním, automaticky přiděleným čárovým kódem, apod.) PO.02.01.02: Zakládat přijatá listinná podání do spisovny, bude kolovat pouze správný scan podání s anonymizovanými citlivými údaji nebo jen scan úvodní stránky/stránek (změna formou úpravy interní směrnice v souladu se spisovým řádem)

PO.02.01.03: Zajištění oběhu dokumentů v elektronické podobě (kde je to možné) a odstranění duplicitního zpracování, tj. tisku následného zpracování dokumentu v listinné podobě, z toho plynoucí duplicitní evidence dokumentů

PO.02.01.04: Odstranit duplicity v oběhu dokumentu v systému elektronické spisové služby a zároveň jeho oběhu papírového stejnopisu, který obíhá úřadem fyzicky

PO.02.01.05: Zlepšit monitoring a kontrolu práce s dokumenty a jejich vyřizováním a tím snížit administrativní zátěž.

3 – NÍZKÁ

PRIORITA

Přínos pro 02.01 je ve prohloubení již tak vysoké automatice o drobné prvky spočívající v používání dosud nepoužívaných funkcionalit a to zejména pro analogové (listinné) dokumenty, jedná se o:

• činnost A 01

.02.02

PO.02.02.01: Odstranit manuální práci s označováním podání č.j. a evidencí do spisové služby GINIS (scanováním, automaticky přiděleným čárovým kódem, apod.) PO.02.01.02: Zakládat přijatá listinná podání do spisovny, bude kolovat pouze správný scan podání s anonymizovanými citlivými údaji nebo jen scan úvodní stránky/stránek (změna formou úpravy interní směrnice v souladu se spisovým řádem)

PO.02.02.03: Zlepšit již tak automatizovanou práci s dokumenty pomocí monitoringu aplikace a následné její optimalizaci přímo s dodavatelem

3 – NÍZKÁ

PRIORITA

Přínos pro 02.02 je ve prohloubení již tak vysoké automatice o drobné prvky spočívající v používání dosud nepoužívaných funkcionalit a to zejména pro analogové (listinné) dokumenty, jedná se o:

• činnost A 01

• činnost A 04

• činnost A 05

.02.03

PO.02.03.01: Automatizace manuální práci s výpisováním obálek použitím funkcionality spisové služby - šablony organizace náhled obálky, tisk adresy i s čárovým kódem PO.02.03.02: Zakládat odchozí listinná podání do spisovny - včetně informací o doručení (změna formou úpravy interní směrnice v souladu s archivním a spisovým řádem)

PO.02.03.03: Zlepšit již tak automatizovanou práci s dokumenty pomocí monitoringu aplikace a následné její optimalizaci

3 – NÍZKÁ

PRIORITA

03. Procesy související s personalistikou

Priorita procesu

Přínosy po optimalizaci

.03.01

PO.03.01.01: Umožnit automatizované využití a vytěžení informací z již existujících informačních systémů MěÚ Bílina a vznik nové typové funkcionality (workflow) umožňující podporu procesu „Nástup zaměstnance (evidence požadavků a úkolů související s nástupem zaměstnance, schvalovací procedura)“

PO.03.01.02: Vytvoření upomínajícího workflow, které bez vložení potřebných dokladů/dokumentů v elektronické podobě neumožní se posunout do dalšího stavu procesu (pro všechny zainteresované osoby)

PO.03.01.03: Vytvoření připomínkovače (reminder) - funkcionality, která bude upozorňovat na blížící se událost, na splnění stanovených podmínek v personálním procesu nebo na to, že už byla nedodržena lhůta (pro všechny zainteresované osoby)

PO.03.01.04: Vytvoření automatických spouští, které spustí následující krok v procesu a upozornění jeho vlastníka (vedoucího odboru, apod.)

PO.03.01.05: Automatické vyplňování již jednou zaevidovaných údajů o zaměstnanci do šablon, které jsou součástí dalších kroků v procesu

PO.03.01.06 : Zobrazení jednoduchého dashboardu, co bylo/nebylo doloženo (např.

% doložení požadovaného)

PO.03.01.07 : Ukazatele porovnávající délku jednotlivých "nástupů", tzn. rychlost odbavení požadavků

PO.03.01.08: Vyhotovit grafickou procesní mapu k uveřejnění na intranetu pro všechny vedoucí odborů "Co dělat, když nastupuje zaměstnanec/co vše je potřeba" PO.03.01.09 : Umožnit workflow spolupráci i s procesy, které jsou na straně IT (např. 3.04 - 3.06)

PO 03.01.10 : Načítání údajů z e-Občanského průkazu zaměstnance

1 – VYSOKÁ

PRIORITA

Zavedením nového software platformy (BPM/RPA) odpadnou v procesu 03.01 opakované ruční činnosti, budou nahrazeny softwarovou funkcionalitou (automatizovaným procesem – workflow), jedná se o:

• činnost 1)

• činnost 2)

• činnost 3)

• činnost 4)

• činnost 5)

Přínos je ve snížení administrativní zátěže vlivem automatizace a to pro všechny osoby na procesu zúčastněné a připomínání nesplněných termínů, nesplnění doložení potřebných dokladů/informací, nesplnění činností, odsouhlasení, apod.

.03.02

Po 03.02.01: Umožnit automatizované využití a vytěžení informací z již existujících informačních systémů MěÚ Bílina a vznik nové typové funkcionality umožňující podporu procesu „Změny u zaměstnance (změna stavu)“

PO.03.02.02 : Vytvoření upomínajícího workflow, které souvisí se změnou stavu zaměstnance

PO.03.02.03 : Vytvoření připomínkovače (reminder) - funkcionality, která bude upozorňovat na blížící se událost, na splnění stanovených podmínek v personálním procesu nebo na to, že už byla nedodržena lhůta (pro všechny zainteresované osoby)

PO.03.02.04 : Vytvoření automatizovaných spouští, které spustí následující krok v procesu a upozornění jeho vlastníka (vedoucího odboru, apod.) při změně stavu zaměstnance

PO.03.02.05 : Automatické vyplňování již jednou zaevidovaných údajů o zaměstnanci do šablon, které jsou součástí dalších kroků v procesu změna stavu zaměstnance PO.03.02.06 : Zobrazení jednoduchého dashboardu o změněch stavů zaměstnan PO.03.02.07 : Ukazatele porovnávající délku jednotlivých změn stavů zaměstnanců, tzn. rychlost odbavení požadavků

PO.03.02.08 : Vyhotovit grafickou procesní mapu k uveřejnění na intranetu pro všechny vedoucí odborů "Co dělat, když nastupuje zaměstnanec mění stav/co vše je potřeba"

PO.03.02.09 : Umožnit workflow spolupráci i s procesy, které jsou na straně IT (např.

3.04 - 3.06)

PO 03.02.10 : Načítání údajů z e-Občanského průkazu zaměstnance

1 – VYSOKÁ

PRIORITA

Zavedením nového software platformy (BPM/RPA) odpadnou v procesu 03.02 opakované ruční činnosti, budou nahrazeny softwarovou funkcionalitou (automatizovaným procesem – workflow), jedná se o:

• činnost 1)

• činnost 2)

• činnost 3)

• činnost 4)

.03.03

PO 03.03.01: Umožnit automatizované využití a vytěžení informací z již existujících informačních systémů MěÚ Bílina a vznik nové typové funkcionality umožňující podporu procesu „Odchod zaměstnance (evidence požadavků a úkolů související s odchodem zaměstnance – jednotný formulář, schvalovací procedura apod.)“ PO.03.03.02: Vytvoření upomínajícího workflow, které souvisí se změnou odchodem zaměstnance

PO.03.03.03: Vytvoření (reminder) připomínkovače - funkcionality, která bude upozorňovat na blížící se událost, na splnění stanovených podmínek v personálním procesu nebo na to, že už byla nedodržena lhůta (pro všechny zainteresované osoby) - při odchodu zaměstnance

PO.03.03.04: Vytvoření automatických spouští, které spustí následující krok v procesu a upozornění jeho vlastníka (vedoucího odboru, apod.) při odchodu zaměstnance

PO.03.03.05: Automatické vyplňování již jednou zaevidovaných údajů o zaměstnanci do šablon, které jsou součástí dalších kroků v procesu odchodu zaměstnance PO.03.03.06: Zobrazení jednoduchého dashboardu o odchodech zaměstnanců

1 – VYSOKÁ

PRIORITA

Zavedením nového software platformy (BPM/RPA) odpadnou v procesu 03.03 opakované ruční činnosti, budou nahrazeny softwarovou funkcionalitou (automatizovaným procesem – workflow), jedná se o:

• činnost 1)

• činnost 2)

• činnost 3)

• činnost 4)

odsouhlasení, apod.

PO.03.03.07: Ukazatele porovnávající délku jednotlivých odchodů zaměstnanců, tzn. rychlost odbavení požadavků

PO.03.03.08: Vyhotovit grafickou procesní mapu k uveřejnění na intranetu pro všechny vedoucí odborů "Co dělat, když odchází zaměstnanec mění stav/co vše je potřeba"

PO.03.03.09: Umožnit workflow spolupráci i s procesy, které jsou na straně IT (např. 3.04 - 3.06)

.03.04

PO 03.04.01: Minimálně 1x ročně provádět audit, pravidelná kontrola dodržování licencí a přístupů. V případě porušování zásad omezit přístupy.

PO 03.04.02: Vydávat metodické pokyny uživatelům a oprávněným uživatelům související s provozem ICT a přístupů k příslušným ISVS, IS.

PO 03.04.03: Proškolení uživatelů a oprávněných uživatelů a jejich poučení

PO 03.04.04: Provazba na personální odbor ohledně nástupu, změny a odchodu zaměstnance.

PO 03.04.05: Infromováni uživatelů o změnách programového vybavení, instalaci nového SW, změn přístupu a aplikací.

PO 03.04.06: Automatické vytváření účtů v aplikacích, které nejsou navázány na

ActiveDirectory

PO 03.04.07: Automatické přebírání údajů z ActiveDirectory do personálního/mzdového systému a obrázeně

PO 03.04.08: Vytěžení údajů již zadaných v ActiveDirectory a personálním/mzdovém systému k předvyplňování protokolů souvisejících s procesy 3.01 - 3.06

PO 03.04.09: Vytvoření automatické funcionality (workflow porcesu), která bude navázána na personální proces a to tak, aby automaticky generovala/vytvářela účty

v systémech nenapojených na ActiveDirectory, aby vyplňovala údaje do souvisejících formulářů

2 – STŘEDNÍ

PRIORITA

Zavedením nového software platformy (BPM/RPA) odpadnou v procesu 03.04 opakované ruční činnosti, budou nahrazeny softwarovou funkcionalitou (automatizovaným procesem – workflow), jedná se o:

• činnost 1)

• činnost 2)

• činnost 3)

• činnost 4)

.03.05

PO 03.05.01 : Provazba na personální odbor ve věci změny oprávnění zaměstnance PO 03.05.02 : Minimálně 1x ročně provádět audit, pravidelná kontrola dodržování licencí a přístupů

PO 03.05.03 : Provazba na personální odbor ohledně nástupu, změny a odchodu zaměstnance

PO 03.05.04 : Automatické vytváření účtů v aplikacích, které nejsou navázány na

ActiveDirectory

PO 03.05.05 : Automatické přebírání údajů z ActiveDirectory do personálního/mzdového systému a obrázeně

PO 03.05.06 : Automatické vytěžení údajů již zadaných v ActiveDirectory a personálním/mzdovém systému k předvyplňování protokolů souvisejících s procesy 3.01 - 3.06

2 – STŘEDNÍ

PRIORITA

Zavedením nového software platformy (BPM/RPA) odpadnou v procesu 03.05 opakované ruční činnosti, budou nahrazeny softwarovou funkcionalitou (automatizovaným procesem – workflow), jedná se o:

• činnost 1)

• činnost 2)

• činnost 3)

• činnost 4)

Přínos je ve snížení administrativní zátěže vlivem automatizace a to pro všechny osoby na procesu zúčastněné a připomínání nesplněných termínů,

nesplnění doložení potřebných

dokladů/informací, nesplnění činností, odsouhlasení, apod.

.03.06

PO 03.06.01: Zpracování informace o školení pokud není ukončeno testem (zjištění dosažené kvalifikace)

PO 03.06.02: Automaticky nabízená a připomínaná školení zaměstnanci podle pracovního zařazení

PO 03.06.03: Automaticky nabízená a připomínaná školení vedoucí odboru o zaměstnancích odborů

PO 03.06.04: Automaticky nabízená a připomínaná doložení potvrzení/certifikátů o absolvovaných školení

PO 03.06.05: Automaticky nabízené a připomínané blížící se termíny školení, na

které se zaměstnanec přihlásil

2 – STŘEDNÍ

PRIORITA

• činnost 1)

• činnost 2)

• činnost 3)

• činnost 4)

odsouhlasení, apod.

04. Procesy související s oběhem účetních dokladů

Priorita procesu

Přínosy po optimalizaci

.04.01

PO 04.01.01: Vytvoření standardního formuláře pro tvorbu objednávek, dle připraveného vzoru objednávky, pokrývajícího všechny potřeby odborů s využitím vytěžení informací z již existujících informačních systémů MěÚ Bílina, formulář bude mít podepisovací kroky - referent, přímý nadřízený, příkazce operace, správce rozpočtu

Vytvoření přehledové záložky s filtrováním pro Objednávky s možností filtrovat, zobrazovat detail, exportovat včetně vkládání nových, editace a mazání stávajících

Implementace propojení systému v němž jsou vedeny faktury, včetně potřebných číselníků, našeptávače"

PO 04.01.02: Vytvoření přehledné centrální sdílené evidence objednávek pro účely vytěžování dat pro potřeby účetnictví PO 04.01.03:

1 – VYSOKÁ PRIORITA

Vytvořením nové funkcionality do existujícího software odpadnou v procesu 04.01 opakované ruční činnosti, budou nahrazeny softwarovou funkcionalitou (novým automatizovaným procesem – workflow), jedná se o:

• činnost 1)

• činnost 2)

• činnost 3)

• činnost 4)

Přínos je ve snížení administrativní zátěže

vlivem automatizace a to pro všechny

osoby na procesu zúčastněné. Další přínosem je nová funkcionalita pro připomínání nesplněných termínů, nesplnění doložení potřebných dokladů/informací, odsouhlasení, apod.

.04.02

PO 04.02.01: Vytvoření standardního formuláře pro tvorbu objednávek, dle připraveného vzoru objednávky, pokrývajícího všechny potřeby odborů s využitím vytěžení informací z již existujících informačních systémů MěÚ Bílina, formulář bude mít podepisovací kroky - referent, přímý nadřízený, příkazce operace, správce rozpočtu

Vytvoření přehledové záložky s filtrováním pro Objednávky s možností filtrovat, zobrazovat detail, exportovat včetně vkládání nových, editace a mazání stávajících

1 – VYSOKÁ PRIORITA

Vytvořením nové funkcionality do existujícího software odpadnou v procesu 04.02 opakované ruční činnosti, budou nahrazeny softwarovou funkcionalitou (novým automatizovaným procesem – workflow), jedná se o:

• činnost 1)

• činnost 2)

• činnost 3)

Přínos je ve snížení administrativní zátěže vlivem automatizace a to pro všechny osoby na procesu zúčastněné. Další přínosem je nová funkcionalita pro připomínání nesplněných termínů, nesplnění doložení potřebných

dokladů/informací, odsouhlasení, apod.

.04.03

PO 04.03.01: Vytvoření přehledné centrální sdílené evidence objednávek pro účely vytěžování dat pro potřeby účetnictví.

PO 04.03.02: Zavést workflow pro vytěžování dat z evidence objednávek, párování na přijatou fakturu (z GINIS) a ukládání do úložiště (pro potřeby účetnictví)

1 – VYSOKÁ PRIORITA

• činnost 1)

Přínos je ve snížení administrativní zátěže vlivem automatizace a to pro všechny osoby na procesu zúčastněné a vytěžení údajů včetně jejich „párování“ s dalšími údaji před zaúčtováním. Dalším přínosem je nová funkcionalita pro připomínání nesplněných termínů, nesplnění doložení potřebných dokladů/informací,

odsouhlasení, apod.

6 ZÁVĚR

Předběžným vyhodnocením potenciálů k optimalizaci lze konstatovat, že pro procesy označené

1 – VYSOKÁ PRIORITA doporučuje zpracovatel zahájit bezprostředně práce na jejich optimalizaci.

Pro optimalizaci procesů se doporučuje využít typové produkty z oblasti Business Process Management a

Robotic Process Automation. Vhodnými kandidáty jsou produkty uvedené níže.

Robotic Process Automation	Platforma StringData	xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx
	Platforma Soitron	xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxx
	Platforma Kofax	xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx
	Platforma UiPath	xxx.xxxxxx.xxx
	Platforma XELTO	xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xxx/xx/
Business Process Management	Bonita	xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx
	Axon IVY	xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxx
	Xeelo	xxxx://xxx.xxxxx.xxx
	iBPM	xxxxx://xxxx.xx

Tabulka č. 2 Přehled/vybrané RPA a BPM platformy vhodné pro realizaci optimalizace procesů

Souhrnně lze přínosy uvedené v kap. 5, Tabulka č. 1, které automatizací a robotizací analyzovaných procesů

vzniknou, charakterizovat následovně:

• Úspora času

• Snížení manuální pracnosti

• Snížení (minimalizace) chybovosti

• Odstranění dohledávání informací

• Propojování informací

• Kvalitativně opakovatelný a proveditelný úkon

V Praze dne 28.5.2022

7 SEZNAM POUŽITÝCH ZKRATEK

Zkratka	Vysvětlení
ArchiMAte	ArchiMate je standardizovaný modelovací jazyk, sloužící primárně pro účely zobrazení, popisu a pro následnou analýzu podnikové architektury.
BPMN	Business Proces Management Notation (metoda zobrazování procesů)
HTTP	Internetový protokol určený pro komunikaci s WWW servery, slouží pro přenos hypertextových dokumentů ve formátu HTML, XML, i jiných typů souborů
HW	Hardware
ICT	Informační a komunikační technologie
IS	Informační systém
ISVS	Informační systém veřejné správy
MěÚ	Městský úřad
PRINCE 2	Metodika řízení projektů
WWW	World Wide Web (celosvětový web) - světová komunikační síť, jedná se o síť vzájemně propojených hypertextových dokumentů přístupných na internetu
RPA	Robotic Process Automation
RM	Rada města
ZM	Zastupitelstvo města

Příloha č. 2 - procesní analýza.docx Strana 17 / 23

8 SEZNAM POUŽITÉ LITERATURY

1) Svaz měst a obcí ČR. Digitální strategie pro rozvoj měst a obcí 2014+: Strategie využití informačních a komunikačních technologií (ICT) pro moderní správu měst a obcí v ČR v letech 2014–2020 [online]. Brusel, 2014 [cit. 2019-08-11]. Dostupné z: xxxx://xxx.xxxxx.xx/xx/xxxxxxx-xxxxxxxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx-xxxxxxxxx-xxx-xxxxxx-xxxx-x- obci-2014.aspx

2) Evropská komise. Digitální program pro Evropu [online]. Brusel, 2010 [cit. 2019-08-11]. Dostupné z: xxxxx://xxx-xxx.xxxxxx.xx/xxxxx-xxxxxxx/XX/XXX/XXX/?xxxxXXXXXX:00000000- 4e3d-11e6-89bd-01aa75ed71a1&from=BG

3) Ministerstvo vnitra ČR. Strategický rámec rozvoje veřejné správy České republiky pro období 2014-2020 [online]. 2016 [cit. 2019-08-11]. Dostupné z: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxxxx-xxxxx-xxxxxxx.xxxx

4) Gordic: Vytváříme bezpečně propojenou společnost [online]. 2020 [cit. 2020-05-10]. Dostupné

z: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx

5) Evropská komise. Index digitální společnosti a ekonomiky 2019 (DESI): Cílené investice a účinné digitální strategie podporují výkonnost členských států. 2019 [cit. 2020-03-08]. Dostupné z: xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx-xxxxxxxx/xxxx/000000_xxxx_xx

6) XXXXXX, Xxxx. Gordic: Portál občana: Sběr elektronických formulářů [online]. 2020 [cit. 2020-05- 10]. Dostupné z: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxx-xxxxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxxxx- formularu-j-kotisa-gordic/nkn

7) ČESKO. Zákon č. 128/2000 Sb. ze dne 12. dubna 2000 o obcích (obecní zřízení). In: Sbírka zákonů České republiky. 2000, částka 38, XXXX 0000-0000.

8) XXXXX, Xxxxxx. The visualization of program and project portfolios and smart services of municipalities by the concept of Enterprise Architecture in the public administration In: International Journal of Public Administration, Management and Economic Development IJPAMED, 2019, VOL. 4, NO. 1 ISSN: 2533-4077, p. 16-26, Faculty of Administration and Economic Studies in

Uherské Hradiště, Jagiellonian College in Toruň, Czech Republic.

9) XXXXX, Xxxxxx. Použití centrálních služeb eGovernmentu. Časopis Obec & finance 06/2021, str.74- 75, ISSN 1211-4189, Triada a.s.

10) XXXXX, Xxxxxx. Jak samosprávy využijí přístup Enterprise architektury 1, 2 a 3. Časopis Moderní

obec, vydání 07/2021 (str. 26-27), 09/2021 (str. 40-41), 11/2021 (str. 48-49), ISSN: 1211-0507

11) XXXXX, Xxxxxx, Vize efektivnějšího využívání eGON Service Bus ve veřejné správě pomocí principu řetězení sběrnic služeb, Rok: 2016, Ročník: 23, Číslo: 3-4, Str. 24 – 39, ISSN: 1210-9479 (print), 1804-2716 (online)

12) XXXXX Xxxxxx, XXXXX Xxxxx, Lost in Translation: Enterprise Architecture in e-Government Projects., EGOV-CeDEM-ePart 2020, Proceedings of Ongoing Research, Practitioners, Workshops, Posters, and Projects of the International Conference EGOV-CeDEM-ePart 2020, 31 August-2 September 2020 Linköping University, Sweden (Online), xxxx://xxxxx.xxx/xxxx-0000/

9 SEZNAM TABULEK

Tabulka č. 1 Přehled potenciálu k optimalizaci a stanovení priorit procesů pro zlepšení 9

Tabulka č. 2 Přehled / vybrané RPA a BPM platformy vhodné pro realizaci optimalizace procesů 16

Tabulka č. 3 Komunikační matice 20

Tabulka č. 4 Přehled rizik – matice 20

10 SEZNAM OBRÁZKŮ

Obrázek 1 Aktuální stav FormFlows – při optimalizaci doplnit objednávkový proces 21

Obrázek 2 Ukázka FormFlow – při optimalizaci zlepšit práci s těmito obrazovkami 22

Obrázek 3 FormFlow – ukázka přehledu zápisů, při optimalizaci zlepšit práci s přehledem 23

Obrázek 4 Ukázka HelpDesk – při optimalizaci zlepšit práci s úkoly a jejich přenosem do/mimo HelpDesk 23

11 SEZNAM ZÁPISŮ A SOUBORÚ

Zápisy z jednání byly předány: MIM_MeU_Bilina_zapis_ MIM_MeU_Bilina_zapis_ MIM_MeU_Bilina_zapis_ MIM_MeU_Bilina_zapis_ MIM_MeU_Bilina_zapis_

12 PŘÍLOHY

12.1 Komunikační matice

Tabulka č. 3 Komunikační matice

12.2 Karty procesů

12.3 Rizika

Tabulka č. 4 Přehled rizik – matice

12.4 Některé detailní požadavky pro realizátory optimalizace

V této části jsou shromážděny některé detailní požadavky na optimalizaci procesů. Jedná se o vstupy od pracovníků, kteří se svými pohovory podíleli na přípravě podkladů pro karty procesů.

1) Přesný obsahový (nikoliv grafický) návrh obsahu objednávky. Tento návrh musí být zohledněn při optimalizaci procesů 04.01 – 04.03

2) Ukázka FormFlow s vyznačeným místem, kam realizátoři optimalizace proceů 04.01 – 04.03

mohou umístit nově navržený process

Obrázek 1 Aktuální stav FormFlows – při optimalizaci doplnit objednávkový proces

3) Přehledná tabulka se způsobem přihlašování do jednotlivých IS MěÚ Bílina přes ActiveDirectory (AD) nebo vlastními (proprietárními) přihlašovacími údaji. Tato tabulka se vztahuje k procesům 03.04 – 03.06 a při optimalizaci procesů ji realizátor musí zohlednit.

4) Ukázka využívaných obrazovek ve stávajících procesech 01.01 – 01.03 při činnosti kopírování úkolů z FormFlow přes Word do HelpDesk a zpět. Tyto, společně s manuální činností, je nutné zohlednit v návrhu optimalizace včetně dílčích požadavků funkčních a design charakteru.

Obrázek 2 Ukázka FormFlow – při optimalizaci zlepšit práci s těmito obrazovkami

Obrázek 3 FormFlow – ukázka přehledu zápisů, při optimalizaci zlepšit práci s přehledem

Obrázek 4 Ukázka HelpDesk – při optimalizaci zlepšit práci s úkoly a jejich přenosem do/mimo HelpDesk

12.5 Procesní přehledové mapy

MIM_MeUBilina_procesni_architektura_20220530.archimate

Krycí list Analýza vybraných procesů Městského úřadu Bílina
Poř. č. procesu	Poř. č. procesu dle kom. matice	Zkratka procesu	Název procesu
1	1.01	PoÚkJMZM	Požadavky a úkoly z jednání rady města a zastupitelstva města
2	1.02	PoÚkPVO	Požadavky a úkoly z porad vedení úřadu a jednotlivých odborů
3	1.03	PoÚkJK	Požadavky a úkoly z jednání komisí
4	2.01	PříDok	Příjem dokumentace
5	2.02	ZprEvOdDovÚ	Zpracování, evidence a odeslání/předání analogových dokumentů k vyřízení v rámci úřadu
6	2.03	ZprEvOdDovenÚ	Zpracování, evidence a odeslání analogových dokumentů ven z úřadu
7	3.01	NásZam	Nástup zaměstnance (evidence požadavků a úkolů související snástupem zaměstnance, schvalovací procedura)
8	3.02	ZměStavZam	Změny u zaměstnance (změna stavu)
9	3.03	ZměZam	Změny u zaměstnance (evidence požadavků a úkolů související s odchodem zaměstnance – jednotný formulář, schvalovací procedura apod.)
10	3.04	PřiPraZam	Přidělování práv zaměstnanci
11	3.05	PřiITVybZam	Přidělování IT vybavení (HW, SW) zaměstnanci
12	3.06	VzdZamIT	Vzdělávání zaměstnanců v oblasti IT (testování znalostí, vyhodnocování, opakováním atd.)
13	4.01	TvorObj	Tvorba objednávek
14	4.02	EvObj	Evidence objednávek
15	4.03	VytDat	Vytěžování dat z objednávek do účetnictví

Název procesu: 1.01 Požadavky a úkoly z jednání rady města a zastupitelstva města
Identifikátor procesu	1	Působnost	samostatná + přenesená	Kategorie procesu	hlavní
Vlastník/garant procesu	(Asistentka I)
Cíl procesu přesný popis cíle, k němuž proces směřuje, resp. účelu procesu	Zajistit transparentní, opakovatelnou, trasovatelnou a efektivní tvorbu, evidenci a sledování životního cyklu požadavků a úkolů z jednání RM a ZM
Popis procesu podrobnější popis obsahu procesu, zmiňující základní činnosti a postup	1) Jednotliví zaměstnanci úřadu zpracovávají materiál pro RM a ZM ve FormFlow, součástí materiálu jsou též navrhované úkoly/požadavky (tyto jsou přímo v textu materiálů). Po projednání materiálu na RM a ZM zpracovává asistentka zápis z jednání RM a ZM (navrhované úkoly/požadavky v téže nebo pozměněné podobě jsou na jednání projednány a zápisem jsou potvrzeny včetně přiřazení odpovědného pracovníka/odboru/zastupitele/tajemníka/starosty, apod., úkolu/požadavku je přiřazen termín plnění) 2) Součástí zápisu z RM a ZM ve FormFlow je i diskuze členů RM a ZM, kdy z této diskuze mohou vyplynout další požadavky a úkoly. 3) Asistentka si ručně kopíruje z FormFlow pomocí CTRL-C a CTRL-V znění požadavků/úkolů do souboru ve formátu Word (.doc/.docx), soubor je uložen na sdíleném disku kanceláře úřadu (je přístupný na základě oprávnění i dalším pracovníkům kanceláře) 4) Následně si asistentka otevře HelpDesk a znění požadavků/úkolů ze souboru Word kopíruje pomocí CTRL-C a CTRL-V do FormFlow 5) K překopírovaným požadavkům/úkolům ve FormFlow doplňuje datum uložení úkolu, odpovědné pracovníky, datum splnění (přidělením pracovníka k úkolu, apod.) 6) Životní cyklus požadavku/úkolu je evidován/sledován v HelpDesk (tvorba, evidence a sledování) 7) Pro informování členů RM a ZM o (s)plnění úkolů spustí asistentka spustí FormFlow a v něm připravují materiál do RM a ZM (vytvoří obálku) 8) Při přípravě materiálu do RM a ZM asistentka spustí HelpDesk, pomocí CTRL-C a CTR-V si vykopíruje znění požadavků/úkolů do Word souboru (.doc/.docx), doplní aktuální informace (nesplněno, plnění probíhá, splněno) 9) Asistentka do připravené obálky pomocí CTRL-C a CTRL-V vkládá do důvodové zprávy standardizovaný informační text a do přílohy nahraje přehled úkolů připravený v souboru Word (.doc/.docx) Ve FormFlow k materiálu do RM a ZM též případně připojí další elektronické přílohy (.doc, .xls, .pdf, .jpg a další běžné formáty) 10) Materiál s plněním úkolů se zpracovává pro každý odbor zvlášť.
	Zastupitelé
	Radní
Účastníci procesu vyjmenování rolí v procesu	Starosta Místostarosta
	Tajemník
	Asistentka kanceláře úřadu
	Vedoucí odborů
	Materiál do ZM
	Materiál do RM
Vstupy (datové i fyzické vstupy, jež proces zpracovává)	Návrh zápisu z jednání ZM Návrh úkolů z jednání ZM
	Návrh zápisu z jednání RM
	Návrh úkolů z jednání RM
Výstupy (datové i fyzické výstupy, jež proces vytváří)	Aktualizovaný úkol Aktualizovaný požadavek Uzavřený úkol Uzavřený požadavek
	KPI 01.01.01: Zaevidovaný úkol z jednání RM KPI 01.01.02: Zaevidovaný úkol z jednání ZM KPI 01.01.03: Zaevidovaný požadavek z jednání RM

Metrika hlavního výstupu (kvantitativní (měřitelný) parametr hlavního výstupu procesu a definice způsobu jeho kvantifikace, definování klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI))

KPI 01.01.04: Zaevidovaný požadavek z jednání ZM KPI 01.01.05: Aktualizovaný úkol z jednání RM

KPI 01.01.06: Aktualizovaný úkol z jednání ZM

KPI 01.01.07: Aktualizovaný požadavek z jednání RM KPI 01.01.08: Aktualizovaný požadavek z jednání ZM KPI 01.01.09: Uzavřený úkol z jednání z RM

KPI 01.01.10: Uzavřený úkol z jednání z ZM

měřitelná jednotka: ks (1 ks zaevidovaný úkol/zaevidovaný požadavek/aktualizovaný úkol/ aktualizovaný požadavek/uzavřený úkol)

Legislativní podmínky (obecné podmínky stanovené zákony a dalšími právně platnými dokumenty)

Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení)

Jednací řád Rady města Bíliny - schválený usnesením č. 1272 z 04.12.2018 Jednací řád Zastupitelstva města Bíliny - schválený usnesením č. 251 z 15.12.2021

Podpora IT nástroji

MS Word MS Excel FormFlow HelpDesk

Identifikované rutinní úkony/činnosti procesu

Zpracování materiálu pro RM a ZM ve FormFlow, včetně úkolů/požadavků v textu Zpracování zápisu z jednání RM a ZM

Schválení navrhovaných (příp. upravených) úkolů/požadavků včetně přiřazení odpovědného

pracovníka/odboru/zastupitele/tajemníka/starosty a přižazení termínu plnění

Asistentka si ručně kopíruje z FormFlow pomocí CTRL-C a CTRL-V znění požadavků/úkolů do souboru ve formátu Word (*.doc/*.docx)

Soubor je uložen na sdíleném disku kanceláře úřadu, do které se soubory ukládají ručně opakovaně

Opakované otevření HelpDesk a znění požadavků/úkolů ze souboru Word je kopírováno pomocí CTRL-C a CTRL-V do FormFlow

K překopírovaným požadavkům/úkolům ve FormFlow doplňováno ručně datum uložení úkolu, odpovědní pracovníci, datum splnění (přidělením pracovníka k úkolu, apod.)

Opakované ruční spuštění FormFlow a v něm příprava materiálu do RM a ZM - Tvorba obálky

Opakované ruční spustění HelpDesk, pomocí CTRL-C a CTRL-V si kopírováno znění požadavků/úkolů do Word souboru (*.doc/*.docx) - Příprava materiálu

Do Word souboru (*.doc/*.docx) doplňovány aktuální informace (nesplněno, plnění probíhá, splněno)

Do připravené obálky pomocí CTRL-C a CTRL-V vkládán do důvodové zprávy standardizovaný informační text

Do přílohy k připravené obálky nahráván přehled úkolů připravený v souboru Word (*.doc/*.docx)

Připojení dalších elektronických přílohy (*.doc, *.xls, *.pdf, *.jpg a další běžné formáty)

Rizika procesu

Náročnost na manuální zpracování zápisu

Zvýšená chybovost při ručním kopírování pomocí CTRL-C a CTRL-V Neefektivní využití času díky ručnímu kopírování pomocí CTRL-C a CTRL-V

Neefektivní manuální evidence úkolů, sledování termínů,

Potenciál k optimalizaci

P0 01.01.03: : Funkcionalita umožní barevné zvýraznění stavů požadavků (bude zajišřtovat automatizovanou tvorbu, evidenci a sledování evidence úkolů/požadavků)

PO 01.01.04: Nahrazení a automatizace ručního připojování příloh ve FormFlow (nastavit automatizované číslování příloh a vybírat je ze standardního místa, např. sdíleného disku)

PO 01.01.06: Nahradit ruční kompletaci materiálů z odborů do jednoho materiálu pro RM a ZM podle předem stanoveného klíče - algoritmicky

PO 01.01.07: Zajistit automatické vyplňování opakujících se údajů (pomocí našeptávače, číselníků nebo „dotažením“ již jednou evidovaného údaje)

Předpokládaná výše

nákladů

viz záložka Náklady

Název procesu: 1.02 Požadavky a úkoly z porad vedení úřadu a jednotlivých odborů
Identifikátor procesu	2	Působnost	samostatná + přenesená	Kategorie procesu	hlavní
Vlastník/garant procesu	(Asistentka I)
Cíl procesu přesný popis cíle, k němuž proces směřuje, resp. účelu procesu	Zajistit transparentní, opakovatelnou, trasovatelnou a efektivní tvorbu, evidenci a sledování životního cyklu požadavků a úkolů z porad vedení úřadu a jednotlivých odborů
Popis procesu podrobnější popis obsahu procesu, zmiňující základní činnosti a postup	1) Na pravidelných poradách vedení s jednotlivými vedoucími odborů jsou starostkou, místostarostkou, tajemníkem nebo asistentkou zaznamenány do tabulky ve formátu Excel úkoly. Do tabulky se na další poradě zapisuje informace o způsobu plnění/splnění.
	Starosta
	Místostarosta
Účastníci procesu vyjmenování rolí v procesu	Tajemník
	Asistentka kanceláře úřadu
	Vedoucí odborů
Vstupy (datové i fyzické vstupy, jež proces zpracovává)	Návrh zápisu z porad vedení úřadu a jednotlivých odborů Návrh úkolů z porad vedení úřadu a jednotlivých odborů
	Zaevidovaný úkol
	Zaevidovaný požadavek
Výstupy (datové i fyzické výstupy, jež proces vytváří)	Aktualizovaný úkol Aktualizovaný požadavek
	Uzavřený úkol
	Uzavřený požadavek
Metrika hlavního výstupu (kvantitativní (měřitelný) parametr hlavního výstupu procesu a definice způsobu jeho kvantifikace, definování klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI))	KPI 01.02.01: Zaevidovaný úkol z jednání PV/odborů KPI 01.02.02: Zaevidovaný požadavek z jednání PV/odborů KPI 01.02.03: Aktualizovaný úkol z jednání PV/odborů KPI 01.02.04: Aktualizovaný požadavek z jednání PV/odborů KPI 01.02.05: Uzavřený úkol z jednání z PV/odborů
	měřitelná jednotka: ks (1 ks zaevidovaný úkol/zaevidovaný požadavek/aktualizovaný úkol/ aktualizovaný požadavek/uzavřený úkol)
Legislativní podmínky (obecné podmínky stanovené zákony a dalšími právně platnými dokumenty)	Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení) Jednací řád Rady města Bíliny - schválený usnesením č. 1272 z 04.12.2018 Jednací řád Zastupitelstva města Bíliny - schválený usnesením č. 251 z 15.12.2021
Podpora IT nástroji	MS Word MS Excel FormFlow Email
Identifikované rutinní úkony/činnosti procesu	Manuální kopírování z FormFlow pomocí CTRL-C a CTRL-V znění požadavků/úkolů do souboru ve formátu Word (.doc/.docx), Manuální rozložení souboru ve formátu Word (.doc/.docx) na sdíleném disku kanceláře úřadu Opakované ruční otevře HelpDesk a znění požadavků/úkolů ze souboru Word kopíruje pomocí CTRL-C a CTRL-V do FormFlow Opakované ruční doplnění k překopírovaným požadavkům/úkolům ve FormFlow odpovědné pracovníky a datum splnění

Opakované ruční vytváření a příprava materiálu ve FormFlow na poradu vedení úřadu a jednotlivých odborů - tvorba obálky

Rizika procesu

Zvýšená chybovost při ručním kopírování pomocí CTRL-C a CTRL-V Neefektivní využití času díky ručnímu kopírování pomocí CTRL-C a CTRL-V

Manuální evidence/aktualizace úkolů

Potenciál k optimalizaci

PO 01.02.01: Odstranění manuální tvorby, evidence a sledování evidence úkolů/požadavků pomocí vhodného SW

PO 01.02.03: Automatizovat vykopírovávání úkolů z Excel tabulky pomocí zavedení automatizovaného procesu (workflow)

PO 01.02.04: Automatizovat vkládání úkolů do jiných systémů tím, že všechny procesy 01.1,

01.02 a 01.03 budou implementovány v jedné platformě (např. vytvoření formuláře k vyplnění; formulář bude mít schvalovací kroky pro každého účastníka procesu)

Předpokládaná výše

nákladů

viz záložka Náklady

Název procesu: 1.03 Požadavky a úkoly z jednání komisí

Identifikátor procesu

Působnost

samostatná + přenesená

Kategorie procesu

hlavní

Vlastník/garant procesu

(Asistentka I)

Cíl procesu

přesný popis cíle, k němuž proces směřuje, resp. účelu procesu

Zajistit transparentní, opakovatelné a trasovatelné jednání komisí v souladu s jednacím řádem komisí Rady města Bíliny.

Popis procesu podrobnější popis obsahu procesu, zmiňující základní činnosti a postup

1) Tajemník komise zpracovává zápis z jednání komise ve formátu Word, případně .pdf

2) Tajemník komise následně zpracovává materiál pro jednání rady města ve FormFlow, součástí materiálu jsou též navrhované úkoly/požadavky (tyto jsou přímo v textu materiálů)

3) Po projednání materiálu na radě města zpracovává asistentka zápis z jednání rady (navrhované úkoly/požadavky v téže nebo pozměněné podobě jsou na jednání projednány a zápisem jsou potvrzeny včetně přiřazení odpovědného pracovníka/člena komise, apod., úkolu/požadavku je přiřazen termín plnění)

4) Asistentka si ručně kopíruje z FormFlow pomocí CTRL-C a CTRL-V znění požadavků/úkolů do souboru ve formátu Word (*.doc/*.docx), soubor je uložen na sdíleném disku kanceláře úřadu (je přístupný na základě oprávnění i dalším pracovníkům kanceláře)

5) Následně si asistentka otevře HelpDesk a znění požadavků/úkolů ze souboru Word kopíruje pomocí CTRL-C a CTRL-V do FormFlow

6) K překopírovaným požadavkům/úkolům ve FormFlow doplňuje datum uložení úkolu, odpovědné pracovníky, datum splnění (přidělením pracovníka k úkolu, apod.)

7) Životní cyklus požadavku/úkolu je evidován/sledován v HelpDesk (tvorba, evidence a sledování)

8) Pro informování členů RM a ZM o (s)plnění úkolů spustí asistentka spustí FormFlow a v něm připravují materiál do RM a ZM (vytvoří obálku)

9) Při přípravě materiálu asistentka spustí HelpDesk, pomocí CTRL-C a CTR-V si vykopíruje znění požadavků/úkolů do Word souboru (*.doc/*.docx), doplní aktuální informace (nesplněno, plnění probíhá, splněno)

10) Asistentka do připravené obálky pomocí CTRL-C a CTRV-V vkládá do důvodové zprávy standardizovaný informační text a do přílohy nahraje přehled úkolů připravený v souboru Word (*.doc/*.docx) Ve FormFlow k materiálu do RM a ZM též případně připojí další elektronické přílohy (*.doc, *.xls, *.pdf, *.jpg a další běžné formáty)

11) Materiál s plněním úkolů se zpracovává pro každou komisi zvlášť.

12) Pro projednání informací o plnění/splnění úkolů radou města jsou následně příslušní tajemníci a předsedové komisí informováni o plnění/splnění úkolů e-mailem.

Účastníci procesu

vyjmenování rolí v procesu

Předseda komise Členové komise Tajemník komise

Asistentka kanceláře úřadu

Vstupy

(datové i fyzické vstupy, jež proces zpracovává)

Návrh zápisu z jednání komisí

Návrh úkolů z jednání komisí

Výstupy

(datové i fyzické výstupy, jež proces vytváří)

Zaevidovaný úkol Zaevidovaný požadavek Aktualizovaný úkol Aktualizovaný požadavek Uzavřený úkol

Uzavřený požadavek

Metrika hlavního výstupu

KPI 01.03.01: Zaevidovaný úkol z jednání PV/odborů

KPI 01.03.02: Zaevidovaný požadavek z jednání PV/odborů

kvantitativní

(kvantitativní (měřitelný) parametr hlavního výstupu procesu a definice způsobu jeho kvantifikace, definování klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI))	KPI 01.03.03: Aktualizovaný úkol z jednání PV/odborů KPI 01.03.04: Aktualizovaný požadavek z jednání PV/odborů KPI 01.03.05: Uzavřený úkol z jednání z PV/odborů
	měřitelná jednotka: ks (1 ks zaevidovaný úkol/zaevidovaný požadavek/aktualizovaný úkol/ aktualizovaný požadavek/uzavřený úkol)
Legislativní podmínky	Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení)
(obecné podmínky stanovené
zákony a dalšími právně
platnými dokumenty)	Jednací řád komisí rady města Bíliny - schválený usnesením č. 170 z 5. února 2019
Podpora IT nástroji	Email MS Word MS Excel FormFlow
Identifikované rutinní úkony/činnosti procesu	Vyhotovení zápisu z jednání komise Uložení zápisu z jednání komise elektronicky do sdíleného adresář (přiřazení jména souboru) Uložení podepsaného zápisu z jednání komise fyzicky do příruční evidence Předání zápisu z jednání komise jejím členům a dalším zúčastněným osobám, které jsou mimo doménu xxxxxx.xx Rozesílání zápisu elektronicky členům komise, kteří jsou v doméně xxxxxx.xx Podpis listiny přítomných (prezenční listina)
Rizika procesu	Nedodržení termínů návratnosti a připomínek zápisů z interních jednání Zvýšená chybovost při zapracování připomínek z několika draftů do jednoho dokumentu Náročnost na manuální zpracování zápisu
Potenciál k optimalizaci	PO 01.03.01: Nahrazení opakovaných ručních činností automatickou softwarovou funkcionalitou (workflow), která umožní členům komisí pracovat se zápisem vzdáleně PO 01.03.02: Umožnit podepisovat zápis elektronicky PO 01.03.03: Umožnit členům komise, aby byli v doméně xxxxxx.xx PO 01.03.04: Umožnit členům komise přístup na sdílené úložiště zápisů
Předpokládaná výše nákladů	viz záložka Náklady

Název procesu: 3.01 Nástup zaměstnance (evidence požadavků a úkolů související s nástupem zaměstnance, schvalovací procedura)

Identifikátor procesu

Působnost

samostatná

Kategorie procesu

podpůrný

Vlastník/garant procesu

(personalistka, odbor správních a vnitřních věcí)

Cíl procesu

přesný popis cíle, k němuž proces směřuje, resp. účelu procesu

Zajistit transparentní, efektivní, jednotný, opakovatelný a standardizovaný postup přijetí zaměstnance do pracovního poměru, průběžné změny v průběhu a ukončení pracovního poměru včetně evidence požadavků a úkolů s tím souvisejících (schvalovací proces napříč věcně

příslušnými odbory a vedením úřadu)

Popis procesu podrobnější popis obsahu procesu, zmiňující základní činnosti a postup

1) Uchazeč o zaměstnání, který byl vybrán na základě výběrového řízení, se dostaví na personální útvar a doloží požadované náležitosti (dokumenty) potřebné po nástup na pozici k dohodnutému termínu

2) Po doložení požadovaných náležitostí (dokumentů) a podpisu pracovní smlouvy nastupuje v daném termínu do zaměstnání

3) Jednotlivé dokládané náležitosti jsou postupně přebírány a ukládány do osobní složky

Účastníci procesu

vyjmenování rolí v procesu

Uchazeč o zaměstnání (zaměstnanec) Personalistka

Vedoucí věcně příslušného odboru, do kterého uchazeč má zájem nastoupit/nastupuje Tajemník úřadu

Pracovník krizového řízení Školitel (BOZP a PO)

Vedoucí oddělení informatiky (pracovník informatiky)

Vedoucí věcně příslušných odborů, kteří zajišťují pro nově nastupujícího zaměstnance potřebné pracovní pomůcky a prostředky (např. vstupy, technika, jména a hesla, klíče a další agendy)

Vstupy

(datové i fyzické vstupy, jež proces zpracovává)

Osobní dotazník (osobní informace včetně čísla účtu, na který bude zasílán plat) Životopis (CV) včetně příloh

Doklad o vzdělání

Doklady o doložení praxe (např. studium, předchozí zaměstnanecké smlouvy, zápočtový list, výstupní list, apod.)

Doklad o absolvování lékařské prohlídky (popř. speciálních fyzických a psychologických testů) Výpis z rejstříku trestů

Zápočtový list

Číslo osobní dokladu (OP, pas)

Žádost o povolení jiné výdělečné činnosti (např. činnost na základě živnostenského oprávnění, apod.)

Souhlas se zpracováním osobních údajů (GDPR) Dohoda o srážkách z platu (za odebrané stravenky)

Prohlášení poplatníka daně z příjmu fyzických osob ze závislé činnosti pro zdaňovací období (pro část zdaňovacího období)

Doklad o studiu v případě vyživovaných dětí nad 18 let Rodné listy dětí

Rozhodnutí soudu o svěření dětí do péče Doklad o invaliditě

Doklad druhého z partnerů o neuplatňování úlevy na děti

Podepsaná žádost o zasílání platu na účet (nestačí uvést v dotazníku)

Výstupy

(datové i fyzické výstupy, jež proces vytváří)

Přijatý zaměstnanec na pracovní pozici Pracovní smlouva

Platový výměr Náplň práce

Nahlášení zaměstnance na příslušnou zdravotní pojišťovnu

Nahlášení zaměstnance na příslušnou okresní správu sociálního zabezpečení Dohoda o hmotné odpovědnosti (je-li potřeba)

V průběhu stanovené doby po nástupu zaměstnanec absolvuje nástupní školení (např. BOZP, PO, Kybernetické bezpečnosti, ochrana osobních údajů, apod.)

Metrika hlavního výstupu (kvantitativní (měřitelný) parametr hlavního výstupu procesu a definice způsobu jeho kvantifikace, definování klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI))

KPI 03.01.01: Počet přijatých zaměstnaců na pracovní pozici/rok KPI 03.01.02: Počet uzavřených pracovních smluv/rok

KPI 03.01.03: Počet vytvořených platových výměrů/rok KPI 03.01.04: Počet vytvořených náplní práce/rok

KPI 03.01.05: Počet nahlášených zaměstnanců na příslušnou zdravotní pojišťovnu/rok KPI 03.01.06: Počet nahlášených zaměstnanců na správu sociálního zabezpečení/rok KPI 03.01.07: Počet podepsaných dohod o hmotné odpovědnosti/rok

KPI 03.01.09: Počet podepsaných dohod o mlčenlivosti/rok

KPI 03.01.10: Počet doložených listinných/elektronickcýh dokumentů/zaměstnanac

měřitelná jednotka A: osoba (počet přijatých zaměstnanců/počet nahlášených zaměstnanců)

měřitelná jednotka B: ks (počet uzavřených pracovních smluv, počet vytvořených platových výměrů, počet vytvořených náplní práce,...)

Legislativní podmínky (obecné podmínky stanovené zákony a dalšími právně platnými dokumenty)

Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení)

Zákon č. 312/2002 Sb., o úřednících uzemních samosprávných celků a o změně některých zákonů Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce

Zákon č. 159/2006 Sb., o střetu zájmů

Zákon č. 309/2006 Sb., kterým se upravují další požadavky bezpečnosti a ochrany zdraví při práci v pracovněprávních vztazích a o zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při činnosti nebo poskytování služeb mimo pracovněprávní vztahy (zákon o zajištění dalších podmínek bezpečnosti a ochrany zdraví při práci)

Vyhláška č. 512/2002 Sb., o zvláštní odborné způsobilosti úředníků územních samosprávných celků

Vyhláška č. 304/2012 Sb., o uznání rovnocennosti vzdělání úředníků územních samosprávných celků

Podpora IT nástroji

Email Flux PAM Word

Excel

Identifikované rutinní úkony/činnosti procesu

Vytvoření osobní složky/karty zaměstnance nově přijatého zaměstnance v PC

Vytvoření osobní složky/karty zaměstnance nově přijatého zaměstnance a uložení složky do archivu.

Opakované vyplňované osobních údajů nového zaměstnance do všech potřebných formulářů Nahlášení zaměstnanců na příslušnou zdravotní pojišťovnu

Nahlášení zaměstnanců na správu sociálního zabezpečení

Rizika procesu

Zvýšená možnost chybovosti při opakovaném vyplňování osobních údajů nového zaměstnance Opomentutí ze strany personalisty vyžádat si doložení dokumentu osvědčující skutečnosti o Opomenutí ze strany přijímaného zaměstnance doložit dokumenty osvědčující skutečnosti o

Časová náročnost při opakovaném vyplňování osobních údajů nového zaměstnance

Potenciál k optimalizaci

PO.03.01.01: Umožnit automatizované využití a vytěžení informací z již existujících informačních

systémů MěÚ Bílina a vznik nové typové funkcionality (workflow) umožňující podporu procesu

„Nástup zaměstnance (evidence požadavků a úkolů související s nástupem zaměstnance, schvalovací procedura)“

PO.03.01.04: Vytvoření automatických spouští, které spustí následující krok v procesu a upozornění jeho vlastníka (vedoucího odboru, apod.)

PO.03.01.05: Automatické vyplňování již jednou zaevidovaných údajů o zaměstnanci do šablon, které jsou součástí dalších kroků v procesu

PO.03.01.06 : Zobrazení jednoduchého dashboardu, co bylo/nebylo doloženo (např. % doložení požadovaného)

PO.03.01.07 : Ukazatele porovnávající délku jednotlivých "nástupů", tzn. rychlost odbavení požadavků

PO.03.01.08: Vyhotovit grafickou procesní mapu k uveřejnění na intranetu pro všechny vedoucí odborů "Co dělat, když nastupuje zaměstnanec/co vše je potřeba"

PO.03.01.09 : Umožnit workflow spolupráci i s procesy, které jsou na straně IT (např. 3.04 - 3.06) PO 03.01.10 : Načítání údajů z e-Občanského průkazu zaměstnance

Předpokládaná výše

nákladů

viz záložka Náklady

Název procesu: 4.01 Tvorba objednávek

Identifikátor procesu

Působnost

samostatná

Kategorie procesu

podpůrný

Vlastník/garant procesu

(vedoucí finančního odboru)

Cíl procesu

přesný popis cíle, k němuž proces směřuje, resp. účelu procesu

Zajistit transparentní, efektivní, jednotný a standardizovaný postup zakládání (tvorby) objednávek, které odpovídají potřebám jednotlivých organizačních jednotek MěÚ Bílina.

Popis procesu podrobnější popis obsahu procesu, zmiňující základní činnosti a postup

1) Pracovník věcně příslušného odboru (správce rozpočtu) použije šablonu objednávky (MS Word), která se zvyklostně na odboru používá.

2) Vepíše do této šablony specifikaci služeb nebo zboží, které potřebuje objednat a zajistí schválení vedoucím odboru (příkazcem operace).

3) Objednávku zaeviduje do „odborové“ evidence objednávek vedené v MS Excel

4) Následně pracovník (správce rozpočtu) fyzickou a podepsanou objednávku včetně otišteného razítka převede do PDF podoby, uloží PDF objednávku do odborové evidence na sdíleném disku, fyzickou kopii objednávky ukládá do příručního archivu objednávek na věcně příslušném odboru POZOR: Pro objednávky do 50 tis.Kč proveden pracovník průzkum trhu ke stanovení ceny v čase a místě obyvklé (oslovením 3 subjektů), použije pro to formulář č. 11 - rozhodnutí o zadání VZ na základě poptávky jednoho dodavatele a následně se vytvoří

Účastníci procesu

vyjmenování rolí v procesu

Správce rozpočtu (pracovník věcně příslušného odboru nebo jím pověřená osoba) Příkazce operace (vedoucí věcně příslušného odboru)

Vedoucí finančního odboru, pracovník finančního odboru

Vstupy

(datové i fyzické vstupy, jež proces zpracovává)

Protokol o zjištěné ceně - formulář č. 11 - rozhodnutí o zadání VZ na základě poptávky jednoho dodavatele

Požadavky na objednání služeb, zboží od vedoucích věcně příslušných oborů/pracovníků věcně příslušných odborů

Výstupy

(datové i fyzické výstupy, jež proces vytváří)

Formálně i obsahově různorodá podoba objednávky ve formátu MS Word, kterou vytváří věcně příslušný odbor (vedoucí věcně příslušného odboru nebo pracovníci), která není centrálně evidovaná ani sdílená pro další vytěžování (objednávka je uložena v rozptýlených, dílčích a podružných evidencích objednávek, které jsou vedeny organizačními jednotkami MěÚ Bílina

Metrika hlavního výstupu (kvantitativní (měřitelný) parametr hlavního výstupu procesu a definice způsobu jeho kvantifikace, definování klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI))

KPI 04.01.01. počet vytvořených standardizovaných objednávek za rok na odbor

KPI 04.01.02. jeden standardní formulář objednávky pokrývající všechny potřeby odborů KPI 04.01.03. jedna centrální sdílená evidence objednávek

měřitelná jednotka: ks (1 ks = standardizovaná objednávka v souladu s daň. zákony a standardy stanovenými finančním odborem MěÚ Bílina/ 1 ks = standardní objednávkový formulář/ 1 ks = centrální sdílená evidence objednávek)

Legislativní podmínky (obecné podmínky stanovené zákony a dalšími právně platnými dokumenty)

Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení)

Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů

Podpisový řád, aktuální znění od 1.12.2018 včetně dodatků

Směrnice č. 02/2019, o oběhu účetních dokladů

Podpora IT nástroji

MS Word (různé šablony vytvořené věcně příslušnými odbory) MS Excel (dílčí, podružná evidenční tabulka objednávek)

Identifikované rutinní úkony/činnosti procesu

Zajištění schválení objednávky vedoucím odboru (příkazcem operace) Evidence objednávky do „odborové“ evidence objednávek vedené v MS Excel Převod fyzické a podepsané objednávky do PDF podoby

Uložení PDF objednávky do odborové evidence na sdíleném disku

Uložení fyzické objednávky do příručního archivu objednávek na věcně příslušném odboru

Odeslání objednávky dodavateli

Rizika procesu

Formálně i obsahově různorodá podoba objednávky nemusí odpovídat potřebám daňových zákonů nebo standardů MěÚ Bílina.

Formát vytvořených objednávek není jednotný.

Absence centrální sdílené evidence objednávek - nepřehlednost. Manuální archivace objednávky do příručního archivu objednávek.

Potenciál k optimalizaci

Vytvoření přehledové záložky s filtrováním pro Objednávky s možností filtrovat, zobrazovat detail, exportovat včetně vkládání nových, editace a mazání stávajících

Implementace propojení systému v němž jsou vedeny faktury, včetně potřebných číselníků, našeptávače

PO 04.01.02: Vytvoření přehledné centrální sdílené evidence objednávek pro účely vytěžování dat pro potřeby účetnictví

PO 04.01.03:

Předpokládaná výše nákladů

viz záložka Náklady

Název procesu: 4.02 Evidence objednávek

Identifikátor procesu

Působnost

samostatná + přenesená

Kategorie procesu

hlavní

Vlastník/garant procesu

(vedoucí finančního odboru)

Cíl procesu

přesný popis cíle, k němuž proces směřuje, resp. účelu procesu

Zajistit transparentní, efektivní, jednotnou a standardizovanou evidenci objednávek, které odpovídají potřebám jednotlivých organizačních jednotek MěÚ Bílina (odborů, oddělení apod.)

Snížení rozptýlených (dílčích a podružných) evidencí objednávek, které jsou vedeny v organizačních jednotkách MěÚ Bílina a přispět ke vzniku centrální evidence objednávek s řízeným přístupem.

Popis procesu podrobnější popis obsahu procesu, zmiňující základní činnosti a postup

1) Správce rozpočtu (pracovník věcně příslušného odboru nebo jím pověřená osoba) objednávku zaeviduje do „odborové“ evidence objednávek vedené v MS Excel – tato evidence je uložena na odborovém disku (evidence není sdílená pro finanční odbor)

2) Následně pracovník (správce rozpočtu nebo jím pověřená osoba) fyzickou a podepsanou objednávku převede do PDF podoby, uloží PDF objednávku do odborové evidence na sdíleném disku, fyzickou kopii objednávky ukládá do příručního archivu objednávek na věcně příslušném odboru

3) Následně pracovník (správce rozpočtu nebo jím pověřená osoba) zajistí zaslání objednávky dodavateli prostřednictvím:

• emailu nebo

• elektronické spisové služby, (ISDS) nebo

• tradiční poštovní službou

Účastníci procesu

vyjmenování rolí v procesu

Správce rozpočtu (pracovník věcně příslušného odboru nebo jím pověřená osoba)

Příkazce operace (vedoucí věcně příslušného odboru)

Vstupy

(datové i fyzické vstupy, jež proces zpracovává)

Formálně i obsahově různorodá podoba objednávky ve formátu MS Word, vytvořená věcně příslušným odborem, která není centrálně evidovaná ani sdílená pro další vytěžování

PDF podoba fyzické a podepsané objednávky

Výstupy

(datové i fyzické výstupy, jež proces vytváří)

Uložení formálně i obsahově různorodé objednávky ve formátu MS Word a PDF na sdílený odborový disk

Zaevidovaná objednávka v odborové tabulce v MS Excel

Uložená kopie fyzické a podepsané objednávky do příručního archivu objednávek na věcně příslušném odboru

Metrika hlavního výstupu (kvantitativní (měřitelný) parametr hlavního výstupu procesu a definice způsobu jeho kvantifikace, definování klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI))

KPIO 04.02.01. počet evidovaných standardizovaných objednávek za rok na odbor

KPI 04.02.02. jedna centrální sdílená evidence objednávek

měřitelná jednotka: ks (1 ks = standardizovaná evidovaná objednávka v souladu s daň. zákony a standardy stanovenými finančním odborem MěÚ Bílina/ 1ks = centrální sdílená evidence objednávek)

Legislativní podmínky (obecné podmínky stanovené zákony a dalšími právně platnými dokumenty)

Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení)

Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů

Podpisový řád, aktuální znění od 1.12.2018 včetně dodatků

Směrnice č. 02/2019, o oběhu účetních dokladů

Podpora IT nástroji

MS Word

MS Excel Email

Identifikované rutinní úkony/činnosti procesu

Pojmenování word souboru obsahující objednávku dílčí "odborovou" číselnou řadou a identifikátory

Uložení MS Word souboru na "odborový" disk

Otevření MS Excel s "odborovou" evidencí objednávek a ruční vepsání objednávky do tabulky a uložení

Vytištění objednávky, vepsání podpisu a otištění razítka na vytištěnou objednávku Převod fyzické, podepsané a orazítkované objednávky do PDF podoby (scanování)

Uložení PDF objednávky s názvem/identifikátorem do odborové evidence na sdíleném disku Uložení fyzické objednávky do příručního archivu objednávek na věcně příslušném odboru

Odeslání objednávky dodavateli

Rizika procesu

Formálně i obsahově různorodá podoba evidované objednávky nemusí odpovídat potřebám daňových zákonů nebo standardů MěÚ Bílina.

Formát evidovaných objednávek není jednotný.

Absence centrální sdílené evidence objednávek - nepřehlednost.

Absence centrální sdílené evidence objednávek pro účely vytěžování dat pro potřeby účetnictví Manuální archivace objednávky do příručního archivu objednávek.

Potenciál k optimalizaci

Vytvoření přehledové záložky s filtrováním pro Objednávky s možností filtrovat, zobrazovat detail, exportovat včetně vkládání nových, editace a mazání stávajících

Předpokládaná výše nákladů

viz záložka Náklady

Název procesu: 4.03 Vytěžování dat z objednávek do účetnictví

Identifikátor procesu

Působnost

samostatná

Kategorie procesu

hlavní

Vlastník/garant procesu

(vedoucí finančního odboru)

Cíl procesu

(přesný popis cíle, k němuž proces směřuje, resp. účelu procesu)

Zajistit automatizované, efektivní a jednotné vytažení informací z evidence objednávek pro potřeby párování přijatých faktur na schválené a evidované objednávky.

Snížení nepřesností a časové náročnosti manuální evidence objednávek a jejich „pseudo- párování“ na přijaté faktury mimo informační systémy (IS GINIS), které provádí jednotlivé organizační jednotky MěÚ Bílina (příkazce operace) a následně finanční odbor (správce rozpočtu).

Popis procesu (podrobnější popis obsahu procesu, zmiňující základní činnosti a postup)

1) V současné době nedochází k automatizovanému vytěžování údajů z objednávky (objednávky nejsou vedené jednotně, nejsou uloženy v centrálním sdíleném úložišti s řízeným přístupem a mnohdy mají rozdílnou formální podobu).

Účastníci procesu

(vyjmenování rolí v procesu)

Správce rozpočtu (vedoucí finančního odboru, pracovník finančního odboru)

Příkazce operace (vedoucí věcně příslušného odboru, pracovník odboru nebo jím pověřená osoba)

Vedoucí finančního odboru, pracovník finančního odboru

Vstupy

(datové i fyzické vstupy, jež proces zpracovává)

Uložená formálně i obsahově různorodá podoba objednávky ve formátu MS Word a PDF na sdílený odborový disk

Zaevidovaná objednávka v odborové tabulce v MS Excel

Uložená kopie fyzické a podepsané objednávky do příručního archivu objednávek na věcně příslušném odboru

Výstupy

(datové i fyzické výstupy, jež proces vytváří)

Ruční vytěžování objednávek formou „ručního párování“ objednávek na fakturu

Nelze hovořit o typizovaným opakovatelně vytvářeném výstupu

Metrika hlavního výstupu (kvantitativní (měřitelný) parametr hlavního výstupu procesu a definice způsobu jeho kvantifikace, definování klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI))

KPI 04.03.01. Počet automaticky spárováných přijatých faktur na schválené a evidované objednávky na odbor

KPI 04.03.02. Počet automaticky přenesených datových polí z objednávky do účetnictví (např. ceny bez DPH, cena s DPH, včetně DPH, počet kusů, dodavatel, datum vystavení objednávky, apod.)

měřitelná jednotka: ks (1 ks = automaticky spárováná přijatá faktura na schválenou a evidovanou objednávku/ 1ks = automaticky přenesené datové pole z objednávky do účetnictví)

Legislativní podmínky (obecné podmínky stanovené zákony a dalšími právně platnými dokumenty)

Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení)

Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů

Podpisový řád, aktuální znění od 1.12.2018 včetně dodatků Směrnice č. 05/2019, o hospodaření s majetkem a účtování o něm

Směrnice č. 02/2019, o oběhu účetních dokladů

Podpora IT nástroji

Žádný SW na centrální evidenci objednávek ani vytěžení údajů z rozptýlených podružných evidencí objednávek na místně příslušných odborech NENÍ k dispozici. K dispozici je pouze: MS Word, MS Excel a Email.

Identifikované rutinní úkony/činnosti procesu

V současné době nedochází k automatizovanému vytěžování údajů z objednávky. Vytěžování dat je prováděno ručně, tzn. je vedená listinná evidence, údaje jsou pořizovány ručně.

Rizika procesu

Nepřesnost a časová náročnost při manuální evidenci objednávek a jejich „pseudo-párování“ na přijaté faktury

Absence automatizovaného vytěžování údajů z objednávky, využívaný IS GINIS neobsahuje modul objednávky

Absence centrální sdílené evidence objednávek pro účely vytěžování dat pro potřeby účetnictví

Formát evidovaných objednávek není jednotný

Formálně i obsahově různorodá podoba evidované objednávky

Potenciál k optimalizaci

PO 04.03.01: Vytvoření přehledné centrální sdílené evidence objednávek pro účely vytěžování

dat pro potřeby účetnictví.

PO 04.03.02: Zavedení workflow pro vytěžování dat z evidence objednávek, párování na přijatou

fakturu (z GINIS) a ukládání do úložiště (pro potřeby účetnictví)

Předpokládaná výše nákladů

viz záložka Náklady

automatizaci/ro-

P23V00000008

: AUTOCONT a.s.

sta

04308697

(

bude v spolupracovat s pod-

dodavateli tabulce:

dodavatele

Podpis:

V dne

AUTOCONT a.s.,

910 971 111

xxx.xxxxxxxx.xx xxx.xxxxxxxx.xx

Document Metadata

Table of Contents

SMLOUVA č. DOT/2023/04

Document Metadata