SAFINA, a.s.
XXXXXX, a.s.
Podniková směrnice o zodpovědném dodavatelském řetězci drahých kovů 2016
1. DEFINICE
Společnost | SAFINA, a.s., akciová společnost založená a podnikající v souladu s českými zákony, se sídlem Vídeňská 104, 252 50 Vestec, IČO 03214257, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 20972. |
Podniková směrnice | Tato podniková směrnice upravuje problematiku zodpovědného dodavatelského řetězec drahých kovů. |
Směrnice LBMA | Responsible Gold Guidance, verze 6 ze dne 14. srpna 2015. |
Směrnice OECD | Pokyny OECD pro náležitou péči v zodpovědných dodavatelských řetězcích nerostných surovin z oblastí postižených konflikty a vysoce rizikových oblastí, druhé vydání, 2013, OECD Publishing. |
Drahé kovy | Pro účely této směrnice jsou za drahé kovy či minerály považovány zlato, cín, tantal, wolfram, které mohou být označovány i zkratkou 3T (tin, tantalum, tungsten) nebo 3TG (tin, tantalum, tunsgten, gold). |
Dopis pro dodavatele | Dopis pro dodavatele má podobu uvedenou v příloze 1 (Formulář dopisu pro dodavatele) této směrnice. |
2. PREAMBULE: ÚČEL A ROZSAH PLATNOSTI
XXXXXX, a.s. ("Společnost") je česká firma s uceleným výrobním programem v oblasti recyklace, zpracování a výroby produktů z drahých a neželezných kovů. Společnost ve své činnosti staví na dlouhodobé tradici, která sahá do roku 1860, a strategicky se zaměřuje na vývoj nových výrobních programů a technologií, na přístupy šetrné k životnímu prostředí a na udržitelný rozvoj, přičemž hlavní důraz je kladený na legitimní a etické zdroje a péči o to, aby neměly žádné vazby na zločinecké kruhy, ozbrojené konflikty nebo porušování lidských práv jakéhokoli druhu.
V roce 2016 společnost vypracovala a schválila tuto Směrnici o zodpovědném dodavatelském řetězci drahých kovů ("podniková směrnice"), která upravuje problematiku dodavatelského řetězce na základě modelových pokynů uvedených v přílohách I a II směrnic LBMA a OECD. Tato podniková směrnice definuje odpovědnosti společnosti s ohledem na řádnou péči (due diligence) v souvislosti s riziky, prověřování a sledování firemních transakcí a vnitřní řízení osob a orgánů, které jsou zapojené do procesu nákupu, dodávek, čištění a dalších operací, které společnost provádí v souvislosti s drahými kovy.
Tato podniková směrnice je veřejně dostupná na internetových stránkách společnosti [xxx.xxxxxx.xx/xx/xxxxx-xxx-xxxxxxxxxx] a platí pro všechny zaměstnance, vedoucí, manažery a orgány společnosti. Dodržováním postupů a zásad uvedených v této podnikové směrnici jako společnost demonstrujeme svoje odhodlání prosazovat respektování lidských práv, budovat transparentní dodavatelské řetězce a vyhýbat se situacím, kdy bychom napomáhali v důsledku nesprávného využívání zdrojů různým konfliktům.
Společnost nebude tolerovat žádná selhání odpovědných osob zapojených do dodavatelského řetězce drahých kovů, pokud jde o dodržování této podnikové směrnice; porušení ustanovení této podnikové směrnice může vést k právním krokům ze strany společnosti.
3. ORGANIZACE A ODPOVĚDNOSTI
3.1 Vnitřní organizační struktura
Za účelem ochrany hodnot a principů uvedených v preambuli této podnikové směrnice a účinného řízení dodavatelského řetězce drahých kovů a procesu řádné péče společnost stanovila a přidělila níže uvedené odpovědnosti konkrétním osobám a orgánům.
3.2 Vedení společnosti
Výkonné vedení společnosti nese vrcholné pravomoci a odpovědnosti za dodavatelský řetězec drahých kovů a související rizika.
Vedení společnosti shromažďuje a eviduje dokumentaci týkající se zdrojů drahých kovů a všech dalších surovin s cílem zajistit, aby nedocházelo k financování konfliktů, k účasti na porušování lidských práv nebo praní špinavých peněz, případně financování terorismu, a to v žádném bodě dodavatelského řetězce. Výkonné vedení společnosti zejména:
(a) udržuje nezbytné kompetence, znalosti a zkušenosti s cílem dohlížet na proces náležité péče o dodavatelský řetězec;
(b) vyšetřuje odhalená nebo hlášená rizika a reaguje na ně, přijímá odpovídající opatření s cílem omezovat rizika a zajistit prevenci negativních dopadů;
(c) přiděluje pravomoci a odpovědnosti pečlivě vybranému pracovníkovi ve funkci compliance officer a dohlíží na jeho činnosti;
(d) zajišťuje dostupnost zdrojů nezbytných pro podporu provádění a monitorování všech procesů v rámci dodavatelského řetězce drahých kovů;
(e) zavádí organizační strukturu a komunikační kanály, které zajišťují řádné předávání kritických údajů příslušným osobám ve společnosti a u jejích obchodních partnerů;
(f) zajišťuje vnitřní odpovědnost s ohledem na organizaci a provádění náležité péče o dodavatelský řetězec drahých kovů; a
(g) schvaluje každý nový dodavatelský řetězec [hodnocený jako vysoce rizikový] a pravidelně vyhodnocuje všechny zavedené obchodní vztahy.
3.3 Compliance officer
Řízením dodavatelského řetězce drahých kovů byl ve společnosti pověřen pracovník ve funkci compliance officer. Compliance officer odpovídá za [všechny] / [dále uvedené] záležitosti týkající se dodavatelského řetězce drahých kovů [zejména]:
(a) průběh, účinnost a kvalitu výstupů z procesu řádné péče o dodavatelský řetězec drahých kovů;
(b) hodnocení rizik zjištěných v rámci řádné péče o oblast drahých kovů, a jejich včasné hlášení výkonnému vedení společnosti;
(c) výběr a [provedení] / [předložení návrhu vedení společnosti] odpovídajících opatření k řešení identifikovaných rizik; a
(d) vedení informační databáze dodavatelského řetězce.
Compliance officer má pravomoc prověřovat jakéhokoli dodavatele drahých kovů do společnosti a v případě potřeby vyžadovat dodatečné podklady a informace. Compliance officer zajišťuje, aby byla
přijata odpovídající opatření v případě vysoce rizikových dodavatelských řetězců a transakcí, a má pravomoc odmítnout nového dodavatele, pokud je klasifikovaný jako vysoce rizikový.
Compliance officer se podílí na školení zaměstnanců společnosti s ohledem na zodpovědný dodavatelský řetězec, nese odpovědnost za přípravu a aktualizace směrnice upravující ve společnosti dodavatelský řetězec drahých kovů (včetně souvisejících formulářů a dalších dokumentů), a výkonnému vedení společnosti poskytuje aktuální a přesné údaje k procesu řádné péče o každý dodavatelský řetězec drahých kovů.
Compliance officer je přímo podřízený vrcholnému vedení společnosti.
3.4 Tým hodnotitelů
Společnost může vytvořit tým hodnotitelů, který převezme určité odpovědnosti funkce compliance officer v oblasti řádné péče o problematiku drahých kovů, zejména odpovědnosti vztahující se k hodnocení zjištěných rizik a reakci na ně.
Pokud nebude dohodnuto jinak, tým hodnotitelů bude přímo podřízený funkci compliance officer.
3.5 Zaměstnanci
Zaměstnanci společnosti hrají důležitou roli v procesu řádné péče o dodavatelský řetězec drahých kovů. Konkrétní odpovědnosti jednotlivým zaměstnancům může přidělovat compliance officer, nebo přímo vrcholné vedení společnosti.
Pokud jde o jakýkoli segment dodavatelského řetězce drahých kovů, zaměstnanci společnost jsou přímo podřízení pracovníkovi ve funkci compliance officer.
4. KRITÉRIA HODNOCENÍ VYSOCE RIZIKOVÉHO DODAVATELSKÉHO ŘETĚZCE
4.1 Dodavatelský řetězec
Když se v této podnikové směrnici objeví zmínka o dodavatelském řetězci, označuje se složitý systém všech činností, organizací, aktérů, technologií, informací, zdrojů a služeb, které souvisejí s přemisťováním minerálů z místa těžby směrem k místu jejich zapracování do konečného produktu určeného pro koncové zákazníky.
4.2 Oblasti postižené konflikty a vysoce rizikové oblasti
Pro účely řádné péče o dodavatelský řetězec ve společnosti se oblasti postižené konflikty a vysoce rizikové oblasti vyznačují existencí ozbrojeného konfliktu, všeobecně rozšířeným násilím a dalšími riziky ohrožujícími obyvatele. Ozbrojený konflikt může mít různé podoby, například mezinárodní nebo domácí, za účasti dvou a více států; může jít o osvobozeneckou válku, povstání nebo občanskou válku. Vysoce rizikové oblasti mohou zahrnovat území, která se vyznačují politickou nestabilitou nebo represí, nefunkčními institucemi, špatnou bezpečnostní situací, kolapsem občanské infrastruktury a všeobecně rozšířenými násilnostmi. Tyto oblasti jsou často charakterizovány rozsáhlým porušováním lidských práv a národních i mezinárodních zákonů.
4.3 Rizika související s dodavatelským řetězcem
Pokud jde o minerály a drahé kovy, níže uvádíme hlavní rizika související s příslušným dodavatelským řetězcem:
(a) systematické a všeobecně rozšířené porušování lidských práv;
(b) přímá i nepřímá podpora nestátních ozbrojených skupin nebo státních a soukromých bezpečnostních jednotek;
(c) úplatky a podvodné uvádění místa původu;
(d) praní špinavých peněz a financování terorismu; a
(e) přispívání ke konfliktu.
5. ŘÁDNÁ PÉČE V DODAVATELSKÉM ŘETĚZCI
Za účelem zjišťování a prevence nebo omezování veškerých rizik negativních dopadů souvisejících s dobýváním, obchodováním a zpracováním minerálů a drahých kovů a vztahy mezi dodavateli, kteří působí v oblastech postižených konflikty nebo vysoce rizikových oblastech, se společnost zavazuje přijmout odůvodněné kroky a vynakládat v dobré víře snahu o provádění řádné péče v dodavatelském řetězci drahých kovů.
5.1 Systém sledování dodavatelského řetězce
Společnost zavedla systém sledování původu v dodavatelském řetězci, který umožňuje shromažďovat a evidovat údaje o dodavatelském řetězci pro každou přijatou a/nebo nabízenou dodávku.
5.2 Identifikace rizik
Za účelem identifikace rizik společnost shromažďuje, ověřuje a vyhodnocuje informace získávané od existujících a potenciálních dodavatelů a dalších obchodních partnerů, a údaje o reálných okolnostech konkrétního dodavatelského řetězce. Společnost především:
(a) prověřuje každého dodavatele/obchodního partnera a jeho interní provozy (včetně příslušných struktur a podnikových vazeb);
(b) vyhodnocuje povahu a původ každé dodávky;
(c) vyhodnocuje principy, standardy a aktivity dodavatele/obchodního partnera;
(d) zkoumá - v přiměřeném rozsahu - příslušné zákony domovské země dodavatele/obchodního partnera, platné předpisy států, ze kterých pravděpodobně pocházejí dodávky, a zákony tranzitních zemí; a
(e) zkoumá všechny další relevantní místní a mezinárodní zákony, předpisy a směrnice.
5.3 Hodnocení rizik a reakce na zjištěná rizika
V rámci procedury hodnocení rizik společnost určuje, zda okolnosti fungování dodavatelského řetězce (zejména s ohledem na odpovědi na otázky uvedené v dopisu pro dodavatele) odpovídají příslušným standardům. Jakákoli nesrovnalost mezi faktickým stavem a standardem je považována za riziko s potenciálními negativními dopady.
Všechna rizika zjištěná v rámci procesu náležité péče se kategorizují podle potenciálu negativního dopadu na VYSOKÁ, STŘEDNÍ a NÍZKÁ.
Pokud jde o rizika identifikovaná v rámci konkrétního dodavatelského řetězce, společnost schválí plán řízení rizik v dodavatelském řetězci, který bude mj. uvádět odpovídající opatření (uvedená níže) zaměřená na omezování rizik.
Reakce na vysoké riziko
V případě zjištěného vysokého rizika společnost přeruší obchodování s příslušným dodavatelem. Pokud se společnosti nepodaří omezit vysoké riziko v přiměřené lhůtě (nebo takové omezení nebude proveditelné či přijatelné), společnost ukončí s daným dodavatelem smluvní vztah.
Pokud to bude vhodné, společnost také oznámí podezřelé okolnosti příslušným úřadům. Reakce na střední a nízké riziko
V případě zjištěného rizika vyhodnoceného jako střední nebo nízké společnost rozhodne o tom, zda riziko lze omezit pokračováním, přerušením nebo ukončením obchodování s příslušným dodavatelem. V případě, že si zjištěné riziko nevyžádá ukončení smluvního vztahu s dodavatelem, společnost zváží další kroky, např.:
(a) dočasné přerušení smluvního vztahu (krátko/dlouhodobé);
(b) pokračování smluvního vztahu s konkrétními omezeními;
(c) vyžádání dalších informací od dodavatele (například o dodavatelích na vyšší úrovni v řetězci, prokázání členství v organizacích, relevantní certifikáty a další údaje nad rámec informací získaných na základě dopisu pro dodavatele);
(d) kontaktování prostředníků a zákazníků dodavatele;
(e) kontaktování místních úřadů a příslušných mezinárodních organizací; a
(f) návštěva v místě;
to vše za účelem prevence nebo omezení zjištěného rizika a odstranění negativních dopadů v přiměřené lhůtě.
5.4 Vnitřní vykazování zjištěných rizik
Společnost má zavedený vnitřní postup vykazování zjištěných rizik odpovědnými osobami výkonnému vedení společnosti, s uvedením získaných informací a skutečných potenciálních rizik identifikovaných v počátečních fázích procesu řádné péče a hodnocení rizik.
5.5 Monitorování snah zaměřených na omezování rizik
Řádná péče o dodavatelský řetězec je dynamický proces, který vyžaduje průběžné monitorování rizik. Společnost náležitě monitoruje snahy zaměřené na omezování rizik, sleduje jejich účinnost a zvažuje přerušování obchodování nebo ukončování vztahů s příslušnými dodavateli nebo obchodními partnery v případě neúspěšné snahy o omezení rizika.
5.6 Kontroly náležité péče
Společnost v přiměřených lhůtách kontroluje záznamy o řádné péči o dodavatelský řetězec, kde bylo identifikováno vysoké riziko. Tam, kde je to vhodné, společnost provádí další šetření s ohledem na daný dodavatelský řetězec nebo jeho konkrétní segmenty.
5.7 Zveřejnění
S cílem motivovat všechny dodavatele a obchodní partnery společnosti k ochraně hodnot a dodržování zásad upravených ve směrnicích OECD a LBMA společnost zveřejňuje vlastní závazek chránit tyto hodnoty a principy, kvůli kterému přijala tuto podnikovou směrnici a zavazuje se udržovat ji v aktuálním stavu a veřejně dostupnou na svých internetových stránkách.
5.8 Potvrzení od dodavatelů
Společnost vyzývá všechny svoje obchodní partnery, kteří jí dodávají drahé kovy, aby přijali podobný závazek a potvrdili písemně (s použitím Formuláře potvrzení závazku v příloze 2 tohoto dokumentu), že berou na vědomí, že společnost je odhodlaná chránit hodnoty a zásady uvedené v příslušné směrnici OECD a v této podnikové směrnici, ve všech interakcích se společností.
6. PROCES IDENTIFIKACE DODAVATELŮ A OBCHODNÍCH PARTNERŮ
Společnost schválila tuto podnikovou směrnici upravující postupy zavedené na základě směrnic OECD a LBMA s cílem mj. řádně identifikovat svoje dodavatele a další obchodní partnery zapojené do dodavatelského řetězce drahých kovů. V tomto ohledu se společnost zavazuje provádět důkladnou řádnou péči o každý jednotlivý dodavatelský řetězec, a přijímat odpovídající opatření k řešení všech zjištěných rizik.
Základním nástrojem tohoto procesu je dopis pro dodavatele (a tam, kde je to vhodné, i pro další obchodní partnery), kterým společnost žádá všechny svoje dodavatele o poskytnutí relevantních údajů. Získané informace se následně vyhodnocují a prověřují, načež se zkoumají a klasifikují související rizika za účelem přípravy odpovídajících opatření k jejich řešení.
Základním principem, kterým se společnost řídí ve svém podnikání, je neuzavírání obchodních vztahů s dodavatelem, který nedostatečně identifikuje svůj podnik a vlastnickou strukturu.
7. PROCES ZKOUMÁNÍ ZÁKAZNÍKA
Společnost se snaží zjistit všechny relevantní informace o svých zákaznících v rozsahu, který jí ukládají české zákony a předpisy EU.
8. VEDENÍ ZÁZNAMŮ
Společnost se zavazuje, že povede evidenci řádné péče o všechny dodavatelské řetězce, a to minimálně po dobu pěti let, v tištěné podobě a/nebo v elektronické databázi.
9. ŠKOLENÍ
Společnost má zavedený program průběžného školení na téma dodavatelského řetězce pro všechny zaměstnance zapojené do dodavatelského řetězce drahých kovů a pro pracovníka ve funkci compliance officer, kterého jmenuje společnost.
V rámci tohoto školicího programu společnost pořádá pravidelná školení pro zaměstnance a pracovníka na pozici compliance officer, a vysvětluje jim hodnoty a zásady upravené v této podnikové směrnici s cílem zajistit, aby dobře znali svou roli, kterou mají v procesu řádné péče o dodavatelský řetězec a s ohledem na související rizika a odpovědnosti.
9.1 Program školení na téma dodavatelský řetězec pro zaměstnance
Společnost provádí[ročně/pravidelně] školení pro všechny zaměstnance zapojené do dodavatelského řetězce drahých kovů, a požaduje od těchto zaměstnanců, aby se seznámili s touto podnikovou směrnicí a dodržovali ji [dodržování bude společnost vymáhat s použitím odpovídajících právních opatření].
9.2 Program školení na téma dodavatelský řetězec pro funkci compliance officer
Společnost provádí[ročně/pravidelně] školení pro jmenovaného pracovníka na pozici compliance officer a požaduje, aby se tento pracovník seznámil s touto podnikovou směrnicí, dodržoval ji a plnil svoje povinnosti a odpovědnosti s ohledem na řízení řádné péče o dodavatelský řetězec drahých kovů.
Compliance officer se podílí na školeních pro zaměstnance a poskytuje průběžnou podporu zaměstnancům zapojeným do dodavatelského řetězce drahých kovů.
10. ČLENSTVÍ A CERTIFIKÁTY
Společnost sice není uvedená jako "Responsible Gold Refiner" u sdružení The London Bullion Market Association, kde není ani členem; přesto se společnost považuje za nečlena, který dodržuje ustanovení příslušných směrnic OECD a LBMA a respektuje hodnoty a principy v nich uvedené.
Společnost klade velký důraz na to, aby drahé kovy odebírala z legitimních etických zdrojů, které nemají žádné vazby na zločin, ozbrojený konflikt nebo porušování lidských práv jakéhokoli druhu.
11. KONTAKTNÍ INFORMACE A KOMUNIKAČNÍ KANÁLY
Prostřednictvím přímého kontaktu s pracovníkem ve funkci compliance officer mají všichni zaměstnanci společnosti, členové týmu hodnotitelů i další odpovědné osoby příležitost vyjadřovat případné obavy v souvislosti s dodavatelským řetězcem drahých kovů, upozorňovat na podezřelé aktivity, okolnosti nebo transakce uvnitř nebo v souvislosti se společností.
Společnost také zprovoznila následující emailovou adresu [xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx] / [ @xxxxxx.xx], kam může kterýkoli zaměstnanec, compliance officer, akcionář, zákazník, obchodní partner nebo jakákoli jiná osoba zapojená do dodavatelského řetězce hlásit prostřednictvím elektronické pošty svoje obavy nad dodavatelským řetězcem nebo v souvislosti s nově identifikovaným rizikem v podnikání společnosti.
Pokud nebude dohodnuto jinak, komunikace mezi společností, zaměstnanci, týmem hodnotitelů a funkcí compliance officer bude probíhat v češtině a angličtině.
12. PŘÍLOHY
Příloha 1 - Formulář Dopisu pro dodavatele Příloha 2 - Formulář potvrzení závazku
PŘÍLOHA 1
Formulář Dopisu pro dodavatele
SUPPLIER LETTER – KYC QUESTIONNAIRE
This is the supplier letter used by SAFINA a.s. and its affiliates ("SAFINA") to carry out the supply chain due diligence and indentify potential risks. Please fill in this supplier letter and tick the statements which are applicable.
1. SUPPLIER DETAILS
1.1 Identification
Name | Business Registration Number | |
Registered Address | Country of Incorporation | |
Business Address | Date of Incorporation | |
Phone Number | Website | Tax Identification/Registration |
Contact person name and | Contact Person Telephone | Contact Person E-mail |
Listed on Stock Exchange(s) | Specification of Stock | Ticker(s) |
What subsidiaries (direct and indirect) do you have (if any)? (Kindly provide us with your group structure chart.) | ||
1.2 Board of Directors
Name | Title | Country of | Registration Number / |
1.3 Management
Name | Title | Country of | Registration Number / |
1.4 Shareholders (more than 10% ownership)
Name | Title | Country of | Registration Number / | Holding (%) |
1.5 Ultimate Beneficial Owners (more than 10% ownership)
Name | Title | Nationality | Date of Birth | Holding (%) |
1.6 Financial Information for Last Two Reporting Periods (including currency)
Reporting | Share | Total | Balance | Sales | Net Income |
Kindly specify your external financial auditors (if any). (Please provide us with your latest annual report.)
1.7 Employees
Number of Employees of the Supplier | Number of Employees of the group of the Supplier |
2. BUSINESS ACTIVITIES OF SUPPLIER
2.1 General
Type of Business | |||
☐Bank | ☐Other Financial Intermediary | ☐Wholesaler | ☐Scrap dealer |
☐ Industrial | ☐Precious Metals Trader/Dealer | ☐Jeweller | ☐Coin dealer |
☐Mint | ☐Other: | ||
Your main market | |||
Your main products | |||
Licence(s) that you hold to carry out your business (Kindly provide us with copies.) | |||
2.2 Precious Metals Origin
Profile of your precious metal suppliers | |||||
☐Corporate (% ) | Describe: | ||||
☐Individual persons | Describe: | ||||
What information do you request from your precious metal suppliers? | |||||
Companies | Individuals | ||||
☐ | Company name | ☐ | Name and first name | ||
☐ | Address | ☐ | Address | ||
☐ | Registration Number | ☐ | Date of birth | ||
☐ | Country of Incorporation | ☐ | Nationality | ||
☐ | Business register extract or equivalent document | ☐ | Copy of ID card or passport | ||
☐ | Beneficial Owners | ☐ | Beneficial Owners | ||
☐ | Origin of Precious Metals | ☐ | Origin of Precious Metals | ||
☐ | Description of main activity and financial information | ☐ | Supplier profile (activity, wealth, etc.) | ||
Tick where applicable | |||||
☐We assess precious metal suppliers on a risk basis (e.g. low, medium or high risk). | |||||
☐We screen precious metal suppliers and transactions against lists of persons, entities or countries issued by government/competent authorities. | |||||
☐We perform enhanced due diligence for high-risk precious metal suppliers. | |||||
☐We assess corporate precious metal suppliers' AML-CFT and purchase procedures and practices. | |||||
☐The origin of the precious metals delivered to XXXXXX did not change due to refining. | |||||
Tick/fill in country(ies) of origin of precious metals delivered to SAFINA | |||||
☐Democratic Republic of the Congo (DRC) | ☐Tanzania | ☐Burundi | |||
☐Central African | ☐The Republic of | ☐South Sudan | ☐Uganda | ||
☐Zambia | ☐Rwanda | ☐Angola |
☐Other: | ||
List country(ies) of destination of precious metals delivered once refined | ||
List licence(s) you need to import precious metals (if any). (Please provide us with a copy.) | ||
List licence(s) you need to export precious metals (if any). (Please provide us with a copy.) | ||
2.3 Facilities
Tick where applicable
☐We have our own smelting facilities. |
☐We have our own refining facilities. |
☐We have our own manufacturing facilities. |
☐We produce our own jewellery. |
Specify the percentage and forms of precious metals sourced by you
☐Recycled precious metals (% ) | |||
☐LBMA GD Bullion | ☐Non LBMA Good Delivery Bullion (Au =>995 / AG =>9999) | ||
☐Jewellery | ☐Broken jewellery | ☐Coins | ☐Collected waste |
☐Other, please specify: | ☐Rudimentary Bars | ☐N/A | |
☐ Primary material – mined precious metals | |||
Specify the types of precious metals which you will send to SAFINA for refining
☐Gold | ☐Silver | ☐Titanium | ☐Platinum |
☐Tin | ☐Tantalum | ☐Tungsten | ☐Rhodium |
☐Other, please | ☐Palladium |
Specify the forms of precious metals which you will send to SAFINA for refining
☐Unprocessed recycled precious metals | |||
☐LBMA GD Bullion | ☐Non LBMA Good Delivery Bullion (Au =>995 / AG =>9999) | ||
☐Jewellery | ☐Broken jewellery | ☐Coins | ☐Collected waste |
☐Other, please specify: | ☐Own production | ☐N/A | |
☐Melted recycled precious metals | |||
☐Rudimentary Bars (undefined dimension | |||
☐Other: | |||
3. COMPLIANCE
3.1 Precious Metals Policies
Tick the guidance/policy with which you comply |
☐OECD Due Diligence Guidance for Responsible Supply Chains of Minerals from Conflict-Affected and High- Risk Areas |
☐LBMA Responsible Gold Guidance |
☐RJC Chain of Custody Standard |
☐WGC Conflict Free Gold Standard |
☐Conflict Free Smelter (CFS) Program |
List other guidance/policy with which you comply |
List guidance/policy with which you intend to comply and their estimated implementation in your business |
Describe the processes and measures which you use to ascertain that the precious metals which you purchase have not been used to finance a conflict.
3.2 Data Protection
Tick items that you have implemented |
☐Data Protection Policy |
☐Data Protection Commissioner |
☐Certified data storage system or an information system |
3.3 AML/CFT
List anti-money laundering (AML) / combating financial terrorism (CFT) laws or regulations which you are subject to (if any). List AML / CFT law regulatory bodies which you are subject to (if any).
Describe AML / CFT policies, procedures and measures which you have in place on the basis of local and/or international laws, rules and standards (if any). (Please provide us with a copy.)
Provide us with the name, corporate title, phone number and e-mail address of a personal responsible for AML / CFT compliance (Compliance Officer) in terms of due diligence, policies and internal training (if any).
List governmental bodies and/or private entities which audit you with respect to AML / CFT compliance (if any) and indicate the date of last audit(s).
Briefly describe your AML / CFT training for employees (if any).
If you outsource certain compliance processes to a third party, identify such compliance processes and the respective third parties (if any).
Specify the period for which you keep due diligence records.
3.4 Bribery
Tick where applicable
☐We have a bribery policy in place (Please provide us with a copy). |
☐Our company has been charged for violation of anti-bribery laws or regulations (Please provide a copy of the charge and related decisions). |
☐A member of senior management of our company has been charged for violation of anti-bribery laws or regulations (Please provide a copy of the charge and related decisions). |
3.5 Transactions monitoring
Tick/fill in where applicable
☐We have in place a responsible supply chain of gold from conflict-affected and high-risk areas policy, which is in compliance with Annex II of the OECD Due Diligence Guidance for Responsible Supply Chains of Minerals from Conflict-Affected and High-Risk Areas. | ||
☐We perform a risk-based assessment to understand the normal and expected transactions of our suppliers (in order to identify unusual transactions). | ||
☐We have a monitoring program for unusual and potentially suspicious activities that covers funds transfers and monetary instruments (e.g. traveller's cheques) or third party payments. | ||
☐We have to register all purchases and sales. | ||
To which of the following suppliers do you sell your precious metals and what is the average amount of purchase by deal? | ||
Supplier Type | Purchase percentage (%) | Average amount in USD per deal |
Bank | |
Corporate | |
Individual | |
What usual payment methods do you use to pay your precious metal suppliers? | |
Payment Type | Percentage (%) |
Bank transfers | |
Checks (cheques) | |
Cash | |
☐We have a procedure in place to prevent, detect and report suspicious transactions from our suppliers to the relevant Authority. | |
We have filled in and handed over to the relevant Authority the following number of suspect reports in last two years: | |
As per our internal policy or regulatory framework, we have: | |
☐the following maximum amount allowed for cash payment (in the relevant currency): | |
☐the following maximum amount of deal per supplier (in the relevant currency): | |
☐Where cash transaction reporting is mandatory, we have procedures to identify transactions structured to avoid such obligations. | |
Tick/fill in where applicable (to be filled in only by a company purchasing precious metals from individuals) | ||
☐We perform statistics on precious metals sold by person in order to identify unusual transactions. | ||
☐We have a specific procedure if a deal with an individual is significantly higher than the average deal (Please | ||
☐We are able to verify that a person does not come several times to the counter/to different counters each time to sell a small amount but for a global material amount (smurfing) (Please describe how): | ||
Tick/fill in where applicable (to be filled in only by industrial companies) | ||
What type of precious metals do you purchase for industrial purposes? | ||
☐LBMA GD | ☐Non LBMA Good Delivery Bullion (Au =>995 / | |
☐Grains | ☐Semi-finished | |
☐Industrial products, please | ||
☐Others, please specify: | ||
In which country(ies) do you purchase your precious | ||
From whom do you source your precious metal products? | ||
☐Refineries | ☐Precious | ☐Industrial |
☐Banks | ☐Others, please | |
☐We have identified the refinery which produced the precious metals used in our supply chain. | ||
☐We have assessed the refiner's due diligence policies and practices. | ||
Comments:
4. BACK OFFICE DETAIL
Main Contacts | ||
Dealing | Back Office | |
Contact Name: | ||
Telephone N°: |
Fax N°:
E-mail:
Banking Reference
Bank name and
address: Account N°: Person to Contact:
Daily and monthly statements to be e-mailed to the following address:
I hereby declare that the information given above is true and accurate as of the date of writing.
I undertake to automatically and immediately inform XXXXXX of any material changes.
Authorised Signatory | Authorised Signatory | |
Signature: | ||
Print Name: | ||
Title: | ||
Company name: | ||
Date and location: |
PŘÍLOHA 2
Formulář potvrzení závazku
with OECD Model Supply Chain Policy for a Responsible Global Supply Chain of Minerals from Conflict-Affected and High-Risk Areas
From: [ _], a company established and existing under [ ] law, with its registered office at [ ], registered in [ _] under [registration No. [ ]] ("We")
To: SAFINA, a.s., a joint stock company established and existing under Czech law, with its registered office at Xxxxxxxx 000, 000 00 Xxxxxx, Xxxxxxxxxxxxxx No. 03214257, registered in the Commercial Register maintained by the Municipal Court in Prague, Section B, Insert No. 20972 ("SAFINA")
We acknowledge to XXXXXX that we are committed to adhering to the following policies: (Ticks indicate our commitment. We provide an explanation below the relevant policy if we may not commit to it.) | |
☐ | (1) While sourcing from, or operating in, conflict-affected and high-risk areas, we will neither tolerate nor by any means profit from, contribute to, assist with or facilitate the commission by any party of: (a) any forms of torture, cruel, inhuman and degrading treatment; (b) any forms of forced or compulsory labour, which means work or service which is exacted from any person under the menace of penalty and for which said person has not offered himself voluntarily; (c) the worst forms of child labour;1 (d) other gross human rights violations and abuses such as widespread sexual violence; (e) war crimes or other serious violations of international humanitarian law, crimes against humanity or genocide. |
☐ | (2) We will immediately suspend or discontinue engagement with upstream suppliers where we identify a reasonable risk that they are sourcing from, or linked to, any party committing serious abuses as defined in paragraph 1. |
1 "Worst forms of child labour" include (a) all forms of slavery or practices similar to slavery, such as the sale and trafficking of children, debt bondage and serfdom and forced or compulsory labour, including forced or compulsory recruitment of children for use in armed conflict; (b) the use, procuring or offering of a child for prostitution, for the production of pornography or for pornographic performances; (c) the use, procuring or offering of a child for illicit activities, in particular for the production and trafficking of drugs as defined in the relevant international treaties;
(d) work which, by its nature or the circumstances in which it is carried out, is likely to harm the health, safety or morals of children.
2 "Affiliates" includes négociants, consolidators, intermediaries and others in the supply chain that work directly with armed groups to facilitate the extraction, trade or handling of minerals.
3 "Control" of mines, transportation routes, points where minerals are traded and upstream actors in the supply chain means i) overseeing extraction, including by granting access to mine sites and/or coordinating downstream sales to intermediaries, export companies or international traders; ii) making recourse to any forms of forced or compulsory labour to mine, transport, trade or sell minerals; or iii) acting as a director or officer of, or holding beneficial or other ownership interests in, upstream companies or mines.
4 "Extort" from mines, transportation routes, points where minerals are traded or upstream companies means the demanding, under the threat of violence or any other penalty, and for which the person has not voluntarily offered, sums of money or minerals, often in return for granting access to exploit the mine site, access transportation routes, or to transport, purchase, or sell minerals.
5 "Direct or indirect support" does not refer to legally required forms of support, including legal taxes, fees, and/or royalties that companies pay to the government of a country in which they operate (see paragraph 13 on disclosure of such payments).
6 For guidance on Voluntary Principles on Security and Human Rights please see xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxx-xxx-xxx-xxxxxxxxx-xxxxxxxxxx/
☐ | (8) We will support efforts, or take steps to engage with central or local authorities, international organisations and civil society organisations to contribute to workable solutions on improving transparency, proportionality and accountability in payments made to public security forces for the provision of security. |
☐ | (9) We will support efforts, or take steps to engage with local authorities, international organisations and civil society organisations to avoid or minimise the exposure of vulnerable groups, in particular, artisanal miners where minerals in the supply chain are extracted through artisanal or small-scale mining, against adverse impacts associated with the presence of security forces, public or private, on mine sites. |
☐ | (10) In accordance with the specific position of the company in the supply chain, we will immediately devise, adopt and implement a risk management plan with upstream suppliers and other stakeholders to prevent or mitigate the risk of direct or indirect support to public or private security forces, as identified in paragraph 5, where we identify that such a reasonable risk exists. In such cases, we will suspend or discontinue engagement with upstream suppliers after failed attempts at mitigation within six months from the adoption of the risk management plan.7 Where we identify a reasonable risk of activities inconsistent with paragraphs 8 and 9, we will respond in the same vein. |
☐ | (11) We will not offer, promise, give or demand any bribes, and will resist the solicitation of bribes to conceal or disguise the origin of minerals, to misrepresent taxes, fees and royalties paid to governments for the purposes of mineral extraction, trade, handling, transport and export. |
☐ | (12) We will support efforts, or take steps to contribute to the effective elimination of money laundering where we identify a reasonable risk of money laundering resulting from, or connected to, the extraction, trade, handling, transport or export of minerals derived from the illegal taxation or extortion of minerals at points of access to mine sites, along transportation routes or at points where minerals are traded by upstream suppliers. |
☐ | (13) We will ensure that all taxes, fees and royalties related to mineral extraction, trade and export from conflict-affected and high-risk areas are paid to governments and, in accordance with the company’s position in the supply chain, we commit to disclose such payments in accordance with the principles set forth under the Extractive Industry Transparency Initiative (EITI). |
7 Companies should conduct an additional risk assessment on those risks requiring mitigation after the adoption of the risk management plan. If within six months from the adoption of the risk management plan there is no significant measurable improvement to prevent or mitigate the risk of direct or indirect support to public or private security forces, as identified in paragraph 5, companies should suspend or discontinue engagement with the supplier for a minimum of three months. Suspension may be accompanied by a revised risk management plan, stating the performance objectives for progressive improvement that should be met before resuming the trade relationship.
☐ | (14) In accordance with the specific position of the company in the supply chain, we commit to engage with suppliers, central or local governmental authorities, international organisations, civil society and affected third parties, as appropriate, to improve and track performance with a view to preventing or mitigating risks of adverse impacts through measureable steps taken in reasonable timescales. We will suspend or discontinue engagement with upstream suppliers after failed attempts at mitigation.8 |
☐ | We commit to refraining from any action which contributes to the financing of conflict and we commit to comply with relevant United Nations sanctions resolutions or, where applicable, domestic laws implementing such resolutions. |
Authorised Signatory | Authorised Signatory | |
Signature: | ||
Print Name: | ||
Title: | ||
Company name: | ||
Date and location: |
8 Companies should conduct an additional risk assessment on those risks requiring mitigation after the adoption of the risk management plan. If within six months from the adoption of the risk management plan there is no significant measurable improvement to prevent or mitigate the risks of bribery and fraudulent misrepresentation of the origin of minerals, money-laundering and payment of taxes, fees and royalties to governments, companies should suspend or discontinue engagement with the supplier for a minimum of three months. Suspension may be accompanied by a revised risk management plan, stating the performance objectives for progressive improvement that should be met before resuming the trade relationship