SERVISNÍ SMLOUVA
SERVISNÍ SMLOUVA
uzavřená podle § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku (dále jen „Smlouva“)
Smluvní strany
Objednatel:
Obchodní firma | Fakultní nemocnice Plzeň |
Se sídlem | Xxxxxxx Xxxxxx 00, 000 00 Xxxxx |
Zřizovatel | Česká republika - Ministerstvo zdravotnictví |
IČ | 00669806 |
DIČ | CZ00669806 |
Zastoupená | MUDr. Xxxxxxxx Xxxxxxxx, Ph.X., ředitelem |
Bankovní spojení | 33739311/0710 ČNB |
(dále jen „Objednatel“) a
Poskytovatel:
Obchodní firma | ICZ a.s. |
Se sídlem | Na hřebenech II 0000/00, Xxxxx, 000 00 Xxxxx 0 |
Zapsaná | v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. B 4840 |
IČ | 25145444 |
DIČ | CZ699000372 |
Zastoupená | Ing. Bohuslavem Cempírkem, ředitelem |
Bankovní spojení | XXX |
(dále jen „Poskytovatel“)
(Objednatel a Poskytovatel dále společně jako „Smluvní strany“ a jednotlivě jako „Smluvní strana“)
1. ÚČEL SMLOUVY
1.1. Účelem této Smlouvy je zajištění provozu a rozvoje systému specifikovaného v Příloze č. 1 Smlouvy (dále „Systém“), a to za podmínek uvedených v této Smlouvě.
2. PŘEDMĚT SMLOUVY
2.1. Předmětem Smlouvy je povinnost Poskytovatele zajišťovat podporu provozu a rozvoj Systému prostřednictvím servisních služeb průběžně poskytovaných Objednateli (dále „Podpora“) a poskytnout na základě dílčích objednávek Objednatele doplňkové služby (dále „Doplňkové služby“), to vše řádně a včas a za podmínek uvedených v této Smlouvě (Podpora a Doplňkové služby dále společně jako „Služby“). Služby jsou podrobně specifikovány v jednotlivých katalogových listech obsažených v Příloze č. 2 a č. 3 Smlouvy.
2.2. Objednatel se zavazuje za poskytnuté Služby hradit Poskytovateli cenu specifikovanou v Příloze č. 4 Smlouvy (dále „Cena“).
3. MÍSTO PLNĚNÍ
3.1. Místem plnění pro poskytování Služeb je sídlo Objednatele na adrese: FN Plzeň, Xxxxxxx Xxxxxx 00, 000 00 Xxxxx.
3.2. Služby, jejichž povaha to umožňuje, mohou být poskytovány rovněž formou vzdáleného přístupu.
4. CENA SLUŽEB A PLATEBNÍ PODMÍNKY
4.1. Ceny za poskytnuté Služby jsou specifikovány v Příloze č. 4 Smlouvy.
4.2. Ceny uvedené ve Smlouvě jsou uvedeny bez a včetně DPH ve výši platné ke dni uzavření této Smlouvy. Dojde-li ke změně sazby DPH, bude Poskytovatelem DPH účtována podle právních předpisů platných a účinných v době uskutečnění zdanitelného plnění. Takováto změna Smlouvy nemusí být sjednána formou písemného dodatku k této Smlouvě.
4.3. Poskytovatel vystaví a zašle Objednateli příslušnou fakturu za poskytnuté Služby vždy bez zbytečného odkladu v měsíci následujícím po skončení příslušného kalendářního čtvrtletí, ve kterém byla poskytována příslušná Služby.
4.4. Faktury jsou splatné do třiceti (30) kalendářních dnů od jejich doručení. K uhrazení faktury dojde připsáním částky z účtu Objednatele ve prospěch účtu Poskytovatele.
4.5. Jednotlivé faktury musí obsahovat všechny náležitosti řádného účetního a daňového dokladu ve smyslu příslušných právních předpisů, zejména § 29 zák. č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty v platném znění a § 435 zák. č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku (dále „Občanský zákoník“).
4.6. V případě, že faktura nebude mít odpovídající náležitosti stanovené v této Smlouvě, je Objednatel oprávněn zaslat ji ve lhůtě splatnosti zpět Poskytovateli k doplnění či opravě příslušných údajů, aniž by se tak Objednatel dostal do prodlení se zaplacením příslušné částky. V takovém případě počíná lhůta splatnosti běžet znovu od opětovného doručení náležitě doplněné či opravené faktury Poskytovatelem Objednateli.
Strana 2 z 9
4.7. Smluvní strany si tímto sjednávají inflační doložku, kdy Poskytovatel je oprávněn během doby trvání této Smlouvy vždy k 1. dubnu příslušného kalendářního roku jednostranně upravit výši Ceny uvedené v této Smlouvě o roční míru inflace vyjádřenou v procentech přírůstkem průměrného ročního indexu spotřebitelských cen za předchozí kalendářní rok, vyhlašovanou Českým statistickým úřadem, případně jeho nástupcem, přestane-li existovat.
5. LICENČNÍ UJEDNÁNÍ
5.1. Vzhledem k tomu, že součástí výstupů plnění Poskytovatele dle této Smlouvy je i plnění, které může naplňovat znaky autorského díla ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Autorský zákon“), je k těmto výstupům plnění Poskytovatele poskytována licence za podmínek sjednaných dále v tomto článku a v souladu s příslušnými ustanoveními Občanského zákoníku.
5.2. Objednatel je oprávněn veškeré výstupy Služeb Poskytovatele považované za autorské dílo ve smyslu Autorského zákona (dále jen „Autorská díla“) užívat dle níže uvedených podmínek:
i. Objednatel je oprávněn od okamžiku účinnosti poskytnutí licence k Autorskému dílu užívat toto Autorské dílo v rozsahu nezbytném pro účely, k nimž jsou či budou určeny.
ii. Objednatel takto udělenou licenci není povinen využít.
iii. Poskytovatel uděluje Objednateli licenci jako nevýhradní, časově a místně neomezenou.
5.3. Odměna za poskytnutí licence k Autorským dílům je zahrnuta vždy v ceně příslušných poskytnutých Služeb.
6. PRÁVA A POVINNOSTI SMLUVNÍCH STRAN
6.1. V rámci realizace předmětu plnění Smlouvy má každá Smluvní strana zejména následující povinnosti:
i. vzájemně spolupracovat a poskytovat druhé Smluvní straně veškeré informace potřebné pro řádné plnění svých povinností vyplývajících ze Smlouvy;
ii. neprodleně informovat druhou Smluvní stranu o vzniku nebo hrozícím vzniku překážky plnění mající významný vliv na řádné a včasné plnění dle Smlouvy;
iii. poskytovat druhé Smluvní straně úplné, pravdivé a včasné informace o veškerých skutečnostech, které jsou nebo mohou být důležité pro řádné plnění dle Smlouvy;
iv. plnit své povinnosti vyplývající ze Smlouvy tak, aby nedocházelo k prodlení s plněním povinností vázaných k jednotlivým termínům a úhradě splatných jednotlivých peněžních dluhů.
6.2. V rámci poskytování Služeb má Poskytovatel zejména následující povinnosti:
i. postupovat při plnění Smlouvy řádně tak, aby bylo dosaženo účelu Smlouvy;
ii. poskytovat Služby v souladu se Smlouvou, řádně a včas a v souladu příslušnými obecnými standardy v odvětví a relevantními technickými normami;
Strana 3 z 9
iii. zajistit dostatečnou kapacitu svých pracovníků s odpovídající kvalifikací a zkušenostmi pro poskytování Služeb;
iv. poskytovat Služby v souladu s platnými a účinnými obecně závaznými právními předpisy, dle současného stavu techniky, jakož i v souladu se všemi normami obsahujícími technické specifikace a technická řešení, technické a technologické postupy nebo jiná určující kritéria, tak jak vyplývají i z právních předpisů;
v. postupovat v profesionální kvalitě a s odbornou péčí, podle nejlepších odborných znalostí a schopností a sledovat a chránit oprávněné zájmy Objednatele;
vi. plnit Služby v kvalitě potřebné pro dosažení parametrů stanovených v této Smlouvě a odpovídat za to, že případné vady plnění poskytnutého dle Smlouvy řádně odstraní, případně nahradí plněním bezvadným, v souladu se Smlouvou.
6.3. Poskytovatel neodpovídá za:
i. vady způsobené Objednatelem, třetí stranou nebo událostí, ležící mimo odpovědnost Poskytovatele (vyšší moc);
ii. obsahovou správnost provozních dat uložených v datové základně Systému;
iii. tvorbu a archivaci bezpečnostních kopií operačního systému, databázového systému a provozovaného Systému;
iv. zálohování a archivaci provozních dat;
v. vady Systému vzniklé neodborným zásahem Objednatel nebo 3 osoby v rozporu s poskytnutou dokumentací.
6.4. V rámci plnění Smlouvy má Objednatel zejména následující povinnosti:
i. poskytovat potřebnou součinnost podle požadavků Poskytovatele;
ii. zajistit technicko-organizační podmínky a informace potřebné pro realizaci předmětu této Smlouvy;
iii. předávat veškeré podklady potřebné pro realizaci předmětu této Smlouvy;
iv. zajistit konzultace k vyjasnění obsahu poskytovaných Služeb;
v. umožnit Poskytovateli přístup k podporované části Systému tak, aby mohl plnit povinnosti z této Smlouvy a případné změny přístupu předem Poskytovateli oznámit;
vi. předem projednat s Poskytovatelem všechny případné změny provozní platformy Systému a další skutečnosti související s plněním předmětu této Smlouvy;
vii. neprovádět vědomě bez souhlasu Poskytovatele žádné zásahy do konfigurace a nastavení systémových parametrů podporované části Systému.
7. OCHRANA INFORMACÍ
7.1. Objednatel i Poskytovatel jsou si vědomi toho, že v rámci plnění této Smlouvy:
i. si mohou vzájemně úmyslně nebo i opomenutím poskytnout informace, které budou považovány za důvěrné, přičemž tyto informace mohou též představovat předmět
Strana 4 z 9
obchodního tajemství ve smyslu ustanovení § 504 Občanského zákoníku (dále jen
„Důvěrné informace“);
ii. mohou jejich zaměstnanci získat vědomou činností druhé Smluvní strany nebo i jejím opominutím přístup k Důvěrným informacím druhé strany.
7.2. Důvěrné informace nezahrnují informace již veřejně známé a informace získané od třetí strany, která byla oprávněna tyto informace šířit.
7.3. Veškeré Důvěrné informace zůstávají výhradním vlastnictvím předávající Smluvní strany a přijímající Smluvní strana vyvine pro zachování jejich důvěrnosti a pro jejich ochranu stejné úsilí, jako by se jednalo o její vlastní důvěrné informace.
7.4. Pro účely této Smlouvy se za Důvěrné informace pokládají veškeré informace, které si Smluvní strany v souvislosti s touto Smlouvy vymění o své činnosti i záměrech, a to před podpisem této Smlouvy a/nebo při podpisu této Smlouvy a/nebo kdykoliv po podpisu této Smlouvy, ve formě písemné či ústní, případně prostřednictvím jiných technických prostředků, a výslovně je označí jako „důvěrné“. Za Důvěrné informace se dále pokládají i bez toho, aniž by jako
„důvěrné“ byly označeny:
i. veškeré informace a jakékoliv údaje týkající se činnosti, produktů, výrobních postupů, podnikatelských plánů a záměrů, know-how, účetních a daňových skutečností, obchodní a cenové strategie,
ii. informace o provozních metodách, procedurách a pracovních postupech, smlouvy, dohody nebo jiná ujednání s třetími stranami, organizace, struktura a zabezpečení informačních systémů a technologií, podmínky této Smlouvy.
7.6. Smluvní strany jsou oprávněny zpřístupnit Důvěrné informace i bez předchozího písemného souhlasu druhé Smluvní strany dle odstavce 7.5 této Smlouvy svým zaměstnancům, subdodavatelům, poradcům či úředníkům provádějícím kontrolu (např. finanční úřad), kteří budou zavázáni zachovávat mlčenlivost v celém rozsahu stanoveném touto Smlouvou. Kterákoli Smluvní strana je bez jakéhokoli omezení odpovědná za jakékoli porušení povinnosti zachovávat důvěrnost informací svými zaměstnanci, subdodavateli, poradci nebo jakoukoliv jinou osobou, které Smluvní strana takové informace poskytne. Nad rámec výše uvedeného jsou Smluvní strany oprávněny sdělit Důvěrné informace třetí osobě i bez předchozího písemného souhlasu druhé Smluvní strany dle odstavce 7.5 této Smlouvy v nezbytném rozsahu vyžadovaném příslušným právním předpisem nebo rozhodnutím příslušného soudu nebo příslušného správního či regulačního úřadu.
7.7. Po skončení účinnosti této Smlouvy může každá ze Smluvních stran žádat od druhé Smluvní strany vrácení všech poskytnutých materiálů potřebných k plnění předmětu této Smlouvy,
Strana 5 z 9
jestliže tyto materiály obsahují Důvěrné informace. Druhá Smluvní strana je povinna požadované materiály včetně případných kopií bez zbytečného odkladu vydat.
7.8. Smluvní strany se zavazují, že pokud v souvislosti s realizací této Smlouvy při plnění svých povinností přijdou do styku s osobními údaji ve smyslu zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o ochraně osobních údajů“), splní veškeré povinnosti stanovené zákonem o ochraně osobních údajů tak, aby nedošlo k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k těmto údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jejich jinému zneužití třetí osobou.
7.9. Práva a povinnosti Smluvních stran vyplývající z tohoto článku jsou pro obě Smluvní strany závazné i po skončení účinnosti této Smlouvy.
8. NÁHRADA ŠKODY
8.1. Smluvní strany mají povinnost k náhradě škody v rámci platných a účinných právních předpisů a Smlouvy. Smluvní strany se zavazují k vyvinutí maximálního úsilí k předcházení škodám a k minimalizaci vzniklých škod. Smluvní strany prohlašují, při zvážení veškerých okolností, které jsou Smluvním stranám známy nebo by jim měly být známy při vynaložení obvyklé péče, že výše škody předvídatelné jako možný důsledek porušení povinností některé ze Smluvních stran, nepřekročí částku odpovídající 30% z roční Ceny Podpory bez DPH.
8.2. Žádná ze Smluvních stran neodpovídá za škodu, která vznikla v důsledku věcně nesprávného nebo jinak chybného zadání, které obdržela od druhé Smluvní strany. V případě, že Objednatel poskytl Poskytovateli chybné zadání a Poskytovatel s ohledem na svou povinnost poskytnout Služby s odbornou péčí mohl nebo měl chybnost takového zadání zjistit, smí se ustanovení předchozí věty dovolávat pouze v případě, že na chybné zadání Objednatele písemně upozornil a Objednatel trval na původním zadání.
8.3. Žádná ze Smluvních stran nemá povinnost nahradit škodu způsobenou porušením svých povinností vyplývajících z této Smlouvy, bránila-li jí v jejich splnění některá z překážek vylučujících povinnost k náhradě škody ve smyslu § 2913 odst. 2 Občanského zákoníku. Smluvní strana, u níž nastala okolnost vylučující povinnost k náhradě škody, je povinna o této skutečnosti neprodleně písemně informovat druhou Smluvní stranu. Smluvní strany se zavazují k vyvinutí maximálního úsilí k odvrácení a překonání těchto okolností vylučujících odpovědnost.
8.4. Žádná ze Smluvních stran není odpovědná za prodlení způsobené prodlením s plněním povinností druhou Smluvní stranou.
8.5. Nahrazuje se skutečná škoda a ušlý zisk. Náhrada škody se řídí obecnými ustanoveními Občanského zákoníku upravujícími náhradu škody.
9. SMLUVNÍ POKUTY A SANKCE
9.1. Smluvní strany sjednaly, že v případě prodlení s poskytováním Služeb dle této Smlouvy je Objednatel oprávněn požadovat na Poskytovateli uhrazení smluvní pokuty stanovené v Příloze č. 2 této Smlouvy. Výše smluvních pokut dle této Smlouvy je v součtu limitována maximálně do výše 20% z roční Ceny Podpory bez DPH.
Strana 6 z 9
9.2. V případě, prodlení Objednatele s úhradou plateb sjednaných v této Smlouvě (resp. v jejích dodatcích či dalších dokumentech, uzavřených mezi Smluvními stranami za účelem splnění předmětu této Smlouvy) je Poskytovatel po Objednateli oprávněn požadovat uhrazení úroku z prodlení ve výši 0,05% z dlužné částky.
10. OPRÁVNĚNÉ OSOBY SMLUVNÍCH STRAN
10.1. Každá ze Smluvních stran jmenuje oprávněnou osobu. Oprávněné osoby budou zastupovat příslušnou Smluvní stranu ve smluvních, obchodních a technických záležitostech souvisejících s plněním této Smlouvy (dále „Oprávněné osoby“).
10.2. Oprávněné osoby jsou oprávněny jménem Smluvních stran provádět veškeré úkony v rámci, objednávání Služeb, vyjednávaní podmínek a komunikace, akceptačních procedur, zastupovat Smluvní strany ve změnovém řízení a připravovat dodatky ke Smlouvě pro jejich písemné schválení a podpis osobami oprávněnými zavazovat Smluvní strany (statutární orgán), nebo jejich zplnomocněnými zástupci.
10.3. Jména oprávněných osob jako i rozsah jejich oprávnění jsou uvedena v Příloze č. 5 této Smlouvy.
10.5. Smluvní strany se zavazují, že v případě změny své korespondenční adresy budou o této změně druhou Smluvní stranu informovat nejpozději do tří (3) pracovních dnů.
11. TRVÁNÍ SMLOUVY A MOŽNOSTI JEJÍHO UKONČENÍ
11.1. Smlouva nabývá platnosti dnem jejího podpisu poslední ze Smluvních stran a uzavírá se na dobu od 1. 7. 2017 do 30. 6. 2021.
11.2. Tuto Smlouvu lze ukončit:
i. Písemnou dohodou Smluvních stran, jejíž součástí je i vypořádání vzájemných závazků.
ii. Písemným odstoupením od této Smlouvy v případě podstatného porušení této Smlouvy druhou Smluvní stranou. Za podstatné porušení této Smlouvy se považuje:
a. prodlení Poskytovatele s plněním nepeněžitých závazků delší než devadesát (90) dnů,
b. prodlení jakékoliv Smluvní strany s plněním peněžitých závazků delší než devadesát (90) dnů,
c. porušení práv duševního vlastnictví.
iii. Písemným odstoupením od této Smlouvy v případě nepodstatného porušení této Smlouvy druhou Smluvní stranou za podmínek dále stanovených. Jestliže kterákoli Smluvní strana poruší nepodstatným způsobem tuto Smlouvu, je druhá Smluvní strana oprávněna písemně vyzvat porušující Smluvní stranu ke splnění jejích závazků
Strana 7 z 9
z této Smlouvy. Pokud do třiceti (30) dnů od doručení této výzvy Smluvní strana, která porušila tuto Smlouvu, neučiní uspokojivé kroky k nápravě nebo pokud do šedesáti (60) dnů od této výzvy, nebo do jakékoli delší doby písemně dohodnuté Smluvními stranami, tato Smluvní strana neodstraní porušení závazků této Smlouvy, může druhá Smluvní strana od této Smlouvy odstoupit, aniž by se tím zbavovala výkonu jakýchkoli jiných práv nebo prostředků k dosažení nápravy.
iv. Písemnou výpovědí této Smlouvy kteroukoliv ze Smluvních stran bez udání důvodů se šesti (6) měsíční výpovědní dobou, která začne běžet prvním dnem měsíce následujícího po doručení výpovědi druhé Smluvní straně.
11.3. Pokud jakákoliv Smluvní strana bude v úpadku, v likvidaci, pod nucenou správou, může druhá Smluvní strana odstoupit od této Smlouvy okamžitě.
11.4. Odstoupení od této Xxxxxxx a vypovězení této Smlouvy je účinné okamžikem doručení oznámení o odstoupení nebo vypovězení této Smlouvy druhé Smluvní straně na adresu uvedenou v záhlaví této Smlouvy, případně na poslední prokazatelně oznámenou korespondenční adresu s tím, že odstoupení od smlouvy má účinky pouze do budoucna.
11.5. Smluvní strany jsou povinny do třiceti (30) dnů od ukončení účinnosti této Smlouvy vypořádat písemnou dohodou své vzájemné závazky.
11.6. Ukončením účinnosti této Smlouvy nebo její části nejsou dotčena ustanovení této Smlouvy týkající se smluvní pokuty, ochrany Důvěrných informací, náhrady škody a jiných nároků a závazků, přetrvávajících ze své povahy i po ukončení Smlouvy.
12. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
12.1. Tato Smlouva nabývá účinnosti ke dni zveřejnění v registru smluv. Objednatel Poskytovatele upozorňuje a Poskytovatel bere na vědomí, že Objednatel je osobou uvedenou v § 2 odst. 1 písm. n) zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (dále „zákon o registru smluv“) s tím, že Objednatel se zavazuje zveřejnit tuto Smlouvu, jakož i veškeré její případné dodatky v souladu se zákonem o registru smluv. Smluvní strany se dále dohodly, že tabulka s cenami Doplňkových služeb v příloze č. 4 této Smlouvy tvoří obchodní tajemství ve smyslu § 504 Občanského zákoníku a zavazují se zajišťovat jeho utajení a odpovídajícím způsobem jej chránit.
12.2. Smluvní vztah mezi Smluvními stranami se řídí českým právním řádem, zejména Občanským zákoníkem.
12.3. Smluvní strany se dohodly, že žádná z nich není oprávněna postoupit svá práva a povinnosti vyplývající z této Smlouvy třetí straně bez předchozího písemného souhlasu druhé Smluvní strany.
12.4. Smlouva představuje úplné ujednání mezi Smluvními stranami a nahrazuje všechny dosavadní smlouvy, dohody a ujednání vztahující se k předmětu této Smlouvy, která byla v minulosti učiněna, ať v písemné nebo ústní formě.
12.5. Veškeré změny či doplnění Smlouvy a jejích příloh, a to vyjma případu oznámení změn Oprávněné osoby dle čl. 10.4 této Smlouvy, lze činit pouze na základě písemné dohody
Strana 8 z 9
Smluvních stran. Takové dohody musí mít podobu datovaných, číslovaných a oběma Smluvními stranami podepsaných dodatků této Smlouvy.
12.6. Tato Smlouva je vyhotovena ve dvou shodných výtiscích, z nichž Objednatel i Poskytovatel obdrží jedno vyhotovení.
12.7. Nedílnou součást Smlouvy tvoří následující přílohy: Příloha č. 1 - Specifikace Systému
Příloha č. 2 - Katalog Služeb – Podpora
Příloha č. 3 - Katalog Služeb – Doplňkové služby Příloha č. 4 - Cena Služeb
Příloha č. 5 - Oprávněné osoby
12.8. Smluvní strany prohlašují, že si tuto Smlouvu přečetly, že s jejím obsahem souhlasí a na důkaz toho k ní připojují svoje podpisy.
***
V Plzni dne / /2017 | V Praze dne / /2017 | |
Za Objednatele: | Za Poskytovatele: | |
XXXx. Xxxxxx Xxxxxxx, Ph.D. ředitel Fakultní nemocnice Plzeň | Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxxx ředitel ICZ a.s. |
Strana 9 z 9
Příloha č. 1 Specifikace Systému
Služby jsou poskytovány pro systém e-spis s následujícími moduly:
- Modul spisová služby
- Modul elektronické podatelny datových zpráv
- Modul elektronického podpisu
- Modul důvěryhodnosti (důvěryhodné úložiště)
- Modul konverze do výstupního formátu
- Modul skenování a tisku čárových kódů
- Modul elektronické podatelny e-mailových zpráv
- Modul statistiky
Základní popis systému ICZ e-spis ®
Aplikace e-spis je moderní třívrstvá aplikace, při jejímž vývoji byl kladen důraz zejména na standardizaci použitých technologií, komponentovou architekturu a maximální jednoduchost a intuitivnost ovládání.
Z těchto důvodů byly použity technologie JAVA, XML, XQW a ODBC. Tyto technologie zaručují možnost provozu na všech hlavních platformách (AIX, Microsoft Windows, Linux, UNIX) bez zásadních zásahů do infrastruktury zákazníka a využití nejlepších databází na trhu (Microsoft SQL Server, ORACLE).
Dalším důsledkem použitých technologií je jednoduchá možnost rozšiřování aplikace o další moduly a funkcionality a jednoduché zapracování legislativních změn.
Aplikace e-spis je navržena s ohledem na mnoho často se opakujících činností. Proto byly nejčastěji používané funkce optimalizovány a celkově byl kladen velký důraz na maximální ergonomii ovládání.
Architektura systému ICZ e-spis ®
Aplikace e-spis je vytvořena v třívrstvé architektuře. Jednotlivé vrstvy spolu komunikují prostřednictvím XML rozhraní.
Datová vrstva realizuje napojení na konkrétní datový zdroj tak, aby ostatní vrstvy byly od této problematiky odstíněny. Jejím úkolem je přijmout požadavek na konkrétní data, tato data získat z databáze či jiného zdroje dat a vrátit je ve formátu XML.
Aplikační vrstva zajišťuje funkční logiku komponenty. Vstupy ve formátu XML získává z datové vrstvy, výstupy (opět ve formátu XML) poskytuje prezentační vrstvě.
Prezentační vrstva řeší vizuální prezentaci dat, které získá od aplikační vrstvy. Data získaná ve formátu XML převádí do formátů HTML, PDF a dalších.
Obrázek 1: Architektura aplikace ICZ e-spis
Podporované moduly a funkce ICZ e-spis ® Modul spisové služby
Spisová služba e-spis (ESSS) je systém specializovaný na podporu evidence zpracování a oběhu dokumentů.
Spisová služba se zaměřuje na procesní část zpracování dokumentů a jejich životního cyklu uvnitř organizace v souladu s vyhláškou o vedení spisové služby. Je určena pro řízení zpracování dokumentů od vstupu do organizace např. na podatelně (doručená korespondence), přes přidělení dokumentu zpracovatelskému útvaru a konkrétnímu zpracovateli, zpracování odpovědi a vypravení (odeslaná korespondence), včetně sledování souvisejících podkladů, např. žádost o zpracování posudku a vyjádření jiných útvarů (vnitřní dokumenty). Dokumenty příslušející k sobě jsou spojeny do spisu. Uzavřené a schválené dokumenty a spisy se ukládají ve spisovně. Následně je řešena archivace a skartace na základě věcných skupin, skartačních operací a lhůt. Systém řeší jednotné přidělování čísel evidenčních (UID) a čísel jednacích (ČJ). Systém podporuje kromě zpracování dokumentů, také řídící činnost v organizaci. Vedoucí může přidělovat a kontrolovat práci svých podřízených a stav vyřízení jednotlivých dokumentů.
Ke každému dokumentu/spisu evidovanému v e-spisu jsou definována určitá přístupová práva. Přístupová práva se ve spisové službě vztahují na funkční místa, nikoliv na konkrétní uživatele. Pro každý ze stavů zpracování lze v konfiguraci systému definovat přístupová práva pro jednotlivé prvky organizační struktury (pouze čtení, čtení/zápis, bez přístupu, …).
Modul elektronické podatelny datových zpráv
Modul zahrnuje činnosti spojené s příjmem a odesíláním elektronických zpráv z/do Datových schránek. Zároveň je v aplikaci spisové služby e-spis doplněna podpora činností podatelny, výpravny a referenta spojených s komunikací s ISDS včetně služby zjištění existence Datové schránky konkrétního subjektu.
Modul zajišťuje pro spisovou službu vlastní komunikaci s ISDS a dále plní povinnosti stanovené jí
legislativou:
• Vedení evidence o přijatých a odeslaných zprávách,
• kontrola na škodlivý kód,
• kontrola el. příloh, jsou-li podepsány, na platnost elektronického podpisu a certifikátu,
• ukládání originálu zpráv,
• vedení žurnálu událostí.
Modul elektronického podpisu
Modul zahrnuje aplikační podporu podepisování elektronických příloh z prostředí spisové služby (tedy i těch zasílaných pomocí systému datových schránek), kde z povahy dokumentu vyplývá nutnost tyto elektronické přílohy podepisovat kvalifikovaným elektronickým podpisem úředníka.
Pro opatřování elektronických dokumentů kvalifikovaným elektronickým podpisem je systém e-spis doplněn funkcionalitou, umožňující uživateli z prostředí jeho pracovní stanice avšak stále v uživatelském prostředí e-spis tyto dokumenty podepisovat.
V těch procesních krocích životního cyklu dokumentu evidovaného ve spisové službě e-spis, kdy je nutné jej opatřit kvalifikovanou systémovou značkou či kvalifikovaným časovým razítkem provádí systém e-spis, popřípadě modul elektronické podatelny datových zpráv toto automaticky.
V uživatelském prostředí e-spis je pro každého oprávněného pracovníka složka K podpisu, ve které jsou zobrazovány elektronické přílohy, jež referenti označili pro podepsání (jednotlivé/hromadné podepisování vč. jednotlivé/hromadné konverze dokumentů).
V případě pořízení modulu eIDAS ověřování v souladu s článkem 32 nařízení eIDAS a souvisejícími normami pro ověřování kvalifikovaných elektronických podpisů, kvalifikovaných elektronických pečetí a kvalifikovaných časových razítek bude prováděno pro dané typy podpisů, značek a pečetí, a to pro certifikáty vydané důvěryhodným poskytovatelem z kterékoliv členské země EU.
Modul důvěryhodnosti (důvěryhodné úložiště)
Tento modul slouží k ukládání elektronických dokumentů pro potřeby spisové služby tak, aby byla zachována jejich průkaznost a důvěryhodnost z pohledu platnosti obsahu, popřípadě přiřazených elektronických podpisů.
S narůstajícím objemem elektronických dokumentů a to především těch, které budou opatřeny kvalifikovaným elektronickým podpisem/značkou a kvalifikovaným časovým razítkem (autentizační prvky) je nutné tyto dokumenty uchovávat (ukládat) tak, aby uvedené autentizační prvky nepozbyly v čase svou průkaznost a důvěryhodnost.
Modul konverze do výstupního formátu
Tento modul zabezpečuje konverzi elektronických příloh do definovaného jednotného výstupního formátu PDF/A. Modul je určen pro přípravu příloh před případným podepsáním a elektronickým odesláním (ISDS, mail, datový nosič).
Dle novelizace zákona č. 499/2004 Sb. musejí být všechny dokumenty opouštějící organizaci (OVM) v předepsaném výstupním formátu, pro dokumenty textového charakteru je to formát PDF/A. Proto je možné doplnit systém e-spis modulem zajišťujícím konverzi elektronických příloh do tohoto výstupního formátu přímo z uživatelského prostředí e-spis.
Modul skenování a tisku čárových kódů
Systém e-spis obecně umožňuje práci jak se štítky s předtištěnými čárovými kódy, tak s vlastním tiskem štítků s čárovým kódem.
Modul umožňuje tisk štítků s čárovým kódem, který nahrazuje otisk podacího razítka (označení původce, datum doručení, číslo jednací, počet listů a příloh), a v případě skenování dokumentu i automatizované rozdělení naskenované dávky a uložení pořízeného obrazu dokumentu k zaevidovanému záznamu ve spisové službě.
Elektronická podatelna a výpravna
Elektronická podatelna řeší zejména příjem a odesílání e-mailových zpráv opatřených kvalifikovaným elektronickým podpisem dle zákona č. 297/2016 Sb. O službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce v platném znění. Kromě těchto typů zpráv lze v elektronické podatelně řídit i způsob zpracování ostatních e-mailových podání doručovaných na elektronické adresy podatelny.
Elektronická podatelna je předřazena modulu ESSS spisové služby a provádí všechny operace nutné ke zpracování přijatých e-mailových podání – kontroluje e-mailové podání a dokumenty v něm obsažené, zda odpovídají požadavkům na doručení dokumentů, kontroluje, zda e-mailové podání a v něm obsažené dokumenty, jsou opatřeny uznávaným elektronickým podpisem, uznávanou elektronickou značkou a kvalifikovaným časovým razítkem a ověřuje jejich platnost. Elektronická podatelna zasílá potvrzení o doručení e-mailového podání nebo o zamítnutí s uvedením důvodů zamítnutí přijetí e-mailového podání odesílateli podání. O výsledku kontroly a ověření elektronická podatelna provádí a ukládá záznam.
E-mailové podání spolu s protokoly je dále předáno k dalšímu zpracování, kde pověřený zaměstnanec provádí příjem a evidenci doručených e-mailových podání a jejich přidělení ke zpracování určeným organizačním jednotkám. Zaevidovaný dokument v ICZ e-spis obsahuje jednak popisná metadata a dále elektronické dokumenty z doručeného e-mailového podání (tj. tělo zprávy a jednotlivé přílohy obsažené v doručeném e-mailovém podání).
Odesílateli e-mailového podání aplikace potvrdí doručení podání na elektronickou adresu odesilatele, ze které bylo podání odesláno. V případě, že doručené e-mailové podání nevyhovuje stanoveným podmínkám pro přijetí podání, je podání automaticky nebo na základě rozhodnutí uživatele zamítnuto. V každém případě je odesílateli odeslána emailová zpráva s důvodem zamítnutí.
Texty notifikací spolu s kritérii pro příjem e-mailových podání může upravit administrátor aplikace. Modul elektronické podatelny provádí následující operace:
• Přijetí e-mailového podání,
• kontrolu těla e-mailu a elektronických příloh, jsou-li podepsány, na platnost elektronického podpisu a certifikátu,
• odeslání notifikací adresátovy (dle zvoleného nastavení zákazníkem).
V rámci implementace je systém spisové služby konfigurován tak, že umožní:
• Zaevidování dokumentu z elektronické podatelny včetně uložení příloh,
• vrácení jednacího čísla zaevidovaného dokumentu,
• předání dokumentu k vypravení do elektronické podatelny,
• přijetí zpětného hlášení o odeslání.
Modul Statistiky
Spisová služba eviduje celou řadu údajů o dokumentech zpracovávaných úřadem. Tyto údaje v souhrnné formě poskytují informace pro řízení úřadu (např. počty vyřízených dokumentů jednotlivých typů, počet vypravených dokumentů, počet zpracovávaných dokumentů nebo smluv jednotlivými pracovníky).
Modul Statistika umožňuje na základě pravomocí uživatele vytvořit statistický přehled dle vlastních potřeb, zobrazit a vytisknout údaje souhrnnou formou. Přehled je možné exportovat do CSV souboru pro další zpracování.
Modul umožňuje vytvořit přehledy z šesti základních zdrojů údajů:
• údaje o dokumentech nebo spisech,
• údaje o vyřizování,
• údaje o vypraveních,
• údaje o doručeních,
• údaje o převzatých nebo předaných dokumentech,
• údaje o provedených akcích s dokumenty.
Příloha č. 2 Katalog Služeb - Podpora
Katalogový list 1 – Maintenance
Katalogový list služby - Maintenance | |
Identifikace (ID) | IS e-spis |
Název služby | Maintenance |
Služba v rámci záruky | NE |
Název činnosti | Poskytování maintenance |
Definice činnosti | |
Popis činnosti | Služba maintenance zahrnuje tyto činnosti: - nové verze systému e-spis včetně aktualizované dokumentace (uživatelské příručky, administrátorské příručky), - meziverze či hotfix systému e-spis s přehledem úprav, - nová verze systému e-spis vždy: • v souvislosti se změnou těchto právních předpisů: 1. Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, 2. Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, 3. Národní standard pro elektronické systémy spisové služby, věstník ministerstva vnitra část 64/2012 4. Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů, 5. Vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů, 6. Vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, ve znění pozdějších předpisů, 7. Zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů, 8. Zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů |
Parametry činnosti | |
Rozsah poskytování služby | Maintenance je zajišťována prostřednictvím stránek produktové podpory (xxxxx://xxx-xxxxxxx.x.xx/) pracovníkům Objednatele oprávněným požadovat Podporu. Průběžně jsou podporovány a udržovány vždy dvě po sobě jdoucí Minor verze: - Minor m. - Minor m – 1. Všechny předchozí minor verze nejsou nadále podporovány. Minor verze m - Aktuální minor verze produktu. - V rámci této verze se udržují verze na úrovni Release - Patch a na úrovni Build - Hot-fix. |
Obnovení služby | Není relevantní |
Měřící bod | Není relevantní |
Objem poskytované služby | Není relevantní |
Doplňující informace | |
Služba nezahrnuje: | |
Způsob dokladování | Elektronicky – záznamy v HelpDesku Poskytovatele |
Způsob verzování | Vzor verzování M.m.r.b, kde je M – Major, m – Minor, r – Release/Patch, b - Build – Hotfix. b) Major verze - Globální verze Informačního systému. - Významná změna architektury, funkčnosti nebo zaměření Informačního systému. c) Minor verze - Verze rozšiřující funkčnost Informačního systému. - Verze vydávaná Poskytovatelem v intervalech 3 až 4 kalendářních měsíců podle plánu rozvoje funkčnosti Informačního systému, který je určován Poskytovatelem. - Zahrnuje všechny relevantní funkčnosti, změny a opravy předchozích verzí Xxxxx.Xxxxxxx.Xxxxx (pokud nejsou novou minor verzí změněny – např. optimalizace funkčnosti nebo opravy). - K verzi je připojen popis všech obsažených nových funkčností a změn. d) Release – Patch verze - Verze vydávaná Poskytovatelem v pravidelných intervalech jednoho kalendářního měsíce. - Verze obsahuje opravy chyb a problémů a optimalizaci stávající funkčnosti. - K verzi je připojen popis všech obsažených oprav a změn. |
e) Build – Hotfix verze - Opravná verze vydávaná na základě závažných chyb při provozu a používání Informačního systému. - Verze je vydána a připravena k implementaci v co nejkratším možném termínu nezávisle na Release - Patch verzích. - K verzi je připojen popis všech obsažených oprav. Příklad – verze 2.0.1.0 2 = Aktuální globální major verze Informačního systému. 0 = Zahajovací minor verze v major verzi 2 1 = První patch Poskytovatele v minor verzi 0 = Nejedná se o hotfix verzi. | |
Audit | |
Audit licencí | Objednatel je povinen umožnit Zhotoviteli na vyžádání a po předchozím oznámení provést u Objednatele audit licencí - kontrolu dodržování licenčních a dalších povinností stanovených licenčními podmínkami a Objednatel je povinen poskytnout Zhotoviteli patřičnou součinnost k provedení takového auditu. V případě, že audit prokáže nesoulad mezi užitím software a licenčními podmínkami Zhotovitele, vyúčtuje Zhotovitel Objednateli částku dle svého aktuálního ceníku, která odpovídá zjištěnému rozdílu, za software užívaný Objednatelem nad rámec poskytnutých licencí. Objednatel je v takovém případě povinen uhradit takto vyúčtovanou částku do 30 dní od data auditu včetně nákladů na provedení auditu. |
Katalogový list 2 – Instalace verzí
Katalogový list služby - Instalace verzí | |
Identifikace (ID) | IS e-spis |
Název služby | Instalace verzí |
Služba v rámci záruky | NE |
Název činnosti | Instalace verzí |
Definice činnosti | |
Popis činnosti | Služba zahrnuje: - Instalace major verze - Instalace minor verze - Instalace patch - Instalace hotfix |
Parametry činnosti | |
Rozsah poskytování služby | 8x5 v rozsahu 8.00 - 16.00 hodin v pracovní dny |
Obnovení služby | Není relevantní |
Měřící bod | HelpDesk Poskytovatele |
Objem poskytované služby | Instalace major verze – max. 1 x ročně Instalace minor verze – max. 2 x ročně Instalace patch – max. 2 x ročně Instalace hotfix – max. 2 x ročně |
Doplňující informace | |
Služba nezahrnuje | Není relevantní |
Způsob dokladování | Elektronicky – záznamy v HelpDesku Poskytovatele |
Katalogový list 3 - Řešení incidentů
Katalogový list služby - Řešení incidentů | |
Identifikace (ID) | IS e-spis |
Název služby | Řešení incidentů |
Služba v rámci záruky | NE |
Název činnosti | Řešení incidentů |
Definice činnosti | |
Popis činnosti | Operativní řešení problémů s funkčností aplikací, průběžné odstraňování kolizí a zjištěných chyb, zprovoznění IS po jeho havárii: - oprava chybných dat po havárii, - obnova aplikace ze zálohy v případě opakování zpracování (zálohu provádí Objednavatel) - zajištění funkčnosti po havárii, která byla zapříčiněna HW výpadkem či SW poruchou, zvýšený dohled nad zpracováním v době po havárii, - zajištění podkladů o havárii pro potřeby Objednatele. Řešení incidentu zahrnuje tyto činnosti: - analýza incidentu, - návrh opatření pro vyřešení incidentu, - příprava opravných balíčků vedoucí k odstranění zjištěných chyb aplikace, - příprava pokynů vedoucí k odstranění zjištěných chyb aplikace, - konzultace při aplikaci opatření vedoucích k odstranění zjištěných chyb aplikace. |
Parametry činnosti | |
Rozsah poskytování služby | 8x5 v rozsahu 8.00 - 16.00 hodin v pracovní dny |
Obnovení služby | Dle kategorie incidentu |
Měřící bod | HelpDesk Poskytovatele |
Objem poskytované služby | max. 4 hod. měsíčně |
Doplňující informace | |
Služba nezahrnuje | Jakýkoliv návazný problém, změnové požadavky |
Způsob dokladování | Elektronicky – záznamy v HelpDesku Poskytovatele |
Katalogový list 4 - HelpDesk
Katalogový list služby - HelpDesk | |
Identifikace (ID) | IS e-spis |
Název služby | HelpDesk |
Služba v rámci záruky | NE |
Název činnosti | Provoz HelpDesku |
Definice činnosti | |
Popis činnosti | Služba HelpDesk zahrnuje tyto činnosti: - provoz aplikace HelpDesk, - obsluha vstupních kanálů (e-mailový, telefonní, webový), - směřování požadavků a jejich administrace, - dohled na plnění SLA u řešitelských skupin, - reporting služeb z nástroje HelpDesku. |
Parametry činnosti | |
Rozsah poskytování služby | 8x5 v rozsahu 8.00 - 16.00 hodin v pracovní dny |
Obnovení služby | Není relevantní |
Měřící bod | HelpDesk Poskytovatele |
Objem poskytované služby | Není relevantní |
Doplňující informace | |
Služba nezahrnuje | Není relevantní |
Způsob dokladování | Elektronicky – záznamy v HelpDesku Poskytovatele |
Katalogový list 5 - HotLine
Katalogový list služby - HotLine | |
Identifikace (ID) | IS e-spis |
Název služby | HotLine |
Služba v rámci záruky | NE |
Název činnosti | Provoz HotLine |
Definice činnosti | |
Popis činnosti | Služba HotLine zahrnuje tyto činnosti: - Službou řešení problémů se rozumí konzultace v oblasti technické systémové podpory Objednatele přijímaná prostřednictvím služby Hot-line. Konzultace budou poskytnuty v oblasti identifikace, diagnostiky a řešení problémů souvisejících s provozem e-spis a instalovaných modulů. - Hotline je poskytována na telefonním čísle XXX v pracovních dnech od 8:00 do 16:00 hodin. Služba je standardně poskytována především na systémové prostředky, softwarové produkty a aplikace, které jsou předmětem Podpory. |
Parametry činnosti | |
Rozsah poskytování služby | 8x5 v rozsahu 8.00 - 16.00 hodin v pracovní dny Konzultace, se bude řešit telefonicky. V případě, že požadavek vyžaduje větší rozsah analytických prací než ½ hodiny běžné pracovní doby, Poskytovatel ve stejné lhůtě sdělí Objednateli lhůtu, ve které dotaz zodpoví, případně jej informuje o změně charakteru požadavku (např. na incident nebo změnový požadavek). |
Obnovení služby | Není relevantní |
Měřící bod | HelpDesk Poskytovatele |
Objem poskytované služby | Není relevantní |
Doplňující informace | |
Služba nezahrnuje | Není relevantní |
Způsob dokladování | Elektronicky – záznamy v HelpDesku Poskytovatele |
Katalogový list 6 - SLA
Katalogový list služby - SLA | |
Identifikace (ID) | IS e-spis |
Název Služby | SLA |
Služba v rámci záruky | NE |
Název činnosti | Služba SLA - služby pohotovosti při řešení incidentů podle jejich úrovně |
Definice činnosti | |
Popis činnosti | Služba SLA zahrnuje: - definici kategorií incidentů a servisních požadavků - definici reakční doby na zadaný incident nebo servisní požadavek - definici doby vyřešení incidentu nebo servisního požadavku V rámci poskytnutí pohotovosti bude Poskytovatel ve svém sídle zajišťovat dostupnost následujících zdrojů: - volných kapacit odborných pracovníků, HW a SW prostředí pro analýzu a rozbor hlášených problémů. |
Parametry činnosti | |
Rozsah poskytování služby | 8x5 v rozsahu 8.00 - 16.00 hodin v pracovní dny Za čas nahlášení incidentu se považuje v běžné pracovní době čas doručení hlášení incidentu na Help Desk Poskytovatele. Za čas nahlášení incidentu mimo běžnou pracovní dobu se považuje čas zahájení nejbližšího pracovního dne. Lhůty začínají běžet nahlášením incidentu a končí předáním řešení Objednateli. Do lhůt pro odstranění incidentu se započítává pouze čas v běžné pracovní době. Uvedeným lhůtám pro odstranění incidentů nepodléhá realizace dotazů, změnových požadavků a legislativních updatů. Zjistí-li Poskytovatel v průběhu řešení incidentu, že incident má přímou souvislost s neodborným či neoprávněným jednáním osob Objednatele, případně byl incident vyvolán produkty či službami třetích stran anebo byl vyvolán rozhraním, je Poskytovatel povinen bezodkladně informovat o tomto stavu Objednatele. Po dohodě s Objednatelem zahájí Poskytovatel opětovně práci na řešení incidentu. Poskytovatel je oprávněn požádat Objednatele o dodatečné údaje incidentu a o nezbytnou součinnost na řešení incidentu, bez které nelze zahájit či pokračovat v řešení incidentu. Tím se zastavuje započítávání času, což je rozhodující pro určení čistého času řešení Incidentu při hodnocení úrovně poskytovaných služeb. Objednatel je oprávněn dořešení incidentu kdykoliv zastavit či pozastavit, přičemž nárok Poskytovatele na úhradu již vynaložených prostředků zůstává nedotčen. Incident je v tomto případě považován za vyřešený. Pro hlášení incidentů bude Poskytovatelem provozován HelpDesk, kam bude Objednatel incidenty zadávat. Na tento HelpDesk budou mít pověřené osoby Objednatele zajištěn přístup. Objednatel bude moci pro hlášení kritických či závažných incidentů využít službu telefonické Hot-line, která bude k dispozici v běžnou pracovní dobu, a následně zadat na Help Desk. |
Součástí nahlášení incidentu musí být: - navrhovaná kategorizace a závažnost, - popis Incidentu, který umožní chování reprodukovat a analyzovat, - jiné relevantní upřesňující informace, včetně případných textových či obrazových příloh, - jméno kontaktní osoby Objednatele, její telefonní číslo, případně e-mailová adresa. Termín pro odstranění problému je závislý na úrovni poskytnuté součinnosti Objednatele a může být prodloužen o dobu, kdy Poskytovatelem požadovaná součinnost nebyla Objednatelem poskytována. Pokud nastane souběh incidentu s prioritou Havárie s požadavky s prioritou Porucha (resp. Chyba), má řešení incidentu s prioritou Havárie přednost před ostatními požadavky. Doba řešení požadavků s prioritou Porucha a Chyba je automaticky prodloužena o dobu řešení incidentu s prioritou Havárie. Pokud Poskytovatel nemůže nepřetržitě pracovat na odstranění problémů z důvodu, že pro úspěšné provedení opravy je potřeba součinnost třetí strany a tato třetí strana potřebnou součinnost neposkytla, není tato doba započítána do doby zprovoznění systému a odstranění závady. | |
Obnovení služby | Není relevantní |
Měřící bod | HelpDesk Poskytovatele |
Objem poskytované služby | Není relevantní |
Doplňující informace | |
Služba nezahrnuje | Není relevantní |
Způsob dokladování | Elektronicky – záznamy v HelpDesku Poskytovatele |
Sankce | |
Nedodržení lhůty pro dosažení výsledku | Nedodržení lhůty pro dosažení výsledku z důvodů výlučně na straně Poskytovatele, je Objednatel oprávněn požadovat na Poskytovateli uhrazení smluvní pokuty v následující výši: - v případě nedodržení lhůty pro dosažení výsledku u havárie je Objednatel oprávněn požadovat smluvní pokutu ve výši 1.000,- Kč za každý den prodlení - v případě nedodržení lhůty pro dosažení výsledku u poruchy je objednatel oprávněn požadovat smluvní pokutu ve výši 500,- Kč za každý den prodlení - v případě nedodržení lhůty pro dosažení výsledku u chyby je objednatel oprávněn požadovat smluvní pokutu ve výši 100,- Kč za každý den prodlení Smluvní pokuta může být uložena maximálně do výše 20% z roční Ceny Podpory bez DPH. |
HelpDesk Poskytovatele eviduje následující stupně závažnosti incidentu/servisního požadavku:
Číslo | Kategorie požadavku | Dostupnost služby (servisní doba) | Řešení zahájeno (response time) |
1 | Vysoká | 8x5 | 8 hod. |
2 | Střední | 8x5 | 24 hod. |
3 | Nízká | 8x5 | 40 hod. |
Za dílčí vyřešení závady se považuje i takový zásah, který způsobí změnu stupně závažnosti závady na menší. Takto vzniklá méně závažná závada má dobu vzniku shodnou se vznikem původní závady.
Zařazení do kategorie je určeno dle následujících kritérií
Kategorie požadavku | Popis závady |
Vysoká | Systém je z důvodu jeho selhání kompletně mimo provoz a nelze využít žádnou z jeho služeb ani funkcí. |
Střední | Funkce a služby Systému jsou významným způsobem omezeny. Tento stav má kritický dopad na využívání Systému uživateli a nelze jej odstranit určeným technickým pracovníkem Objednatele. (Např. se jedná o komplexní výpadek základních telefonních funkcí, totální výpadek tarifikace, totální selhání konfigurace systému, totální selhání zdvojených redundantních řídících částí Systému). |
Nízká | Funkce a služby Systému nejsou významným způsobem omezeny. Tento stav má pouze částečný dopad na využívání Systému uživateli. (Například se jedná o: částečný výpadek základních telefonních funkcí, částečný výpadek tarifikace, částečné selhání konfigurace Systému, oslabení redundance, …). |
Nízká | Funkce a služby Systému nejsou významným způsobem omezeny. Požadovaného výsledku nebo akce lze dosáhnout jiným postupem. |
Nízká | Dotazy k funkčnosti Systému. |
Nízká | Žádosti o změny a úpravy. Žádosti o instalace verzí, patch a hotfix. Dle charakteru žádosti tato může spadat pod Doplňkové služby. |
Neuvedeno | Incidenty, které nelze kategorizovat v souladu s výše uvedenou specifikací. |
Příloha č. 3
Katalog Služeb – Doplňkové služby
Katalogový list 7 - Řešení změnových/rozvojových požadavků
Katalogový list služby - Řešení změnových/rozvojových požadavků | |
Identifikace (ID) | IS e-spis |
Název služby | Řešení změnových/rozvojových požadavků |
Služba v rámci záruky | NE |
Název činnosti | Řešení změnových/rozvojových požadavků |
Definice činnosti | |
Popis činnosti | Poskytovatel se zavazuje provést hodnocení dopadů změn navrhovaných Objednatelem. Poskytovatel je povinen toto hodnocení provést bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 pracovních dnů ode dne doručení návrhu. V případě, že by došlo na základě rozvoje ICT infrastruktury a aplikací Objednatele ke změnám nebo úpravám systémů, které jsou předmětem služeb, oproti stávajícímu stavu uvedenému v technické specifikaci nebo jejich původnímu stavu v době uzavření této Smlouvy, nebo ke změnám nebo úpravám systémů, které mají dopad i na systémy, které jsou předmětem služeb, budou takovéto úpravy a změny považovány za požadavek na řešení změnových požadavků. |
Parametry činnosti | |
Rozsah poskytování služby | 8x5 v rozsahu 8.00 - 16.00 hodin v pracovní dny |
Obnovení služby | Není relevantní |
Měřící bod | HelpDesk Poskytovatele |
Objem poskytované služby | Na základě objednávky |
Doplňující informace | |
Služba nezahrnuje | Není relevantní |
Způsob dokladování | Předávací protokol |
Katalogový list 8 - Přímá metodická podpora
Katalogový list služby - Přímá metodická podpora | |
Identifikace (ID) | IS e-spis |
Název Služby | Přímá metodická podpora |
Služba v rámci záruky | NE |
Název činnosti | Přímá metodická podpora |
Definice činnosti | |
Popis činnosti | Přímá metodická podpora zahrnuje: - workshopy/prezenční školení pro vybrané skupiny zaměstnanců • noví zaměstnanci • vedoucí zaměstnanci • pracovníci podatelny/výpravny • sekretariáty – klíčoví zaměstnanci • správce spisovny apod. - tematicky zaměřené workshopy/školení • seznámení s novou verzí (e-spis, Správa spisovny) • představení nových modulů (moduly na objednávku) • administrace e-spis, Správa spisovny • práce ve Správě spisovny • archivace/skartace/elektronická skartace apod. |
Parametry činnosti | |
Rozsah poskytování služby | 8x5 v rozsahu 8.00 - 16.00 hodin v pracovní dny |
Obnovení služby | Není relevantní |
Měřící bod | HelpDesk Poskytovatele |
Objem poskytované služby | 3 člověkodny za rok |
Doplňující informace | |
Služba nezahrnuje | Není relevantní |
Způsob dokladování | Předávací protokol |
Katalogový list 9 - Školení
Katalogový list služby - Školení | |
Identifikace (ID) | IS e-spis |
Název Služby | Školení |
Služba v rámci záruky | NE |
Název činnosti | Školení |
Definice činnosti | |
Popis činnosti | Služba zahrnuje poskytování školení systému elektronické spisové služby e-spis, a to zejména s ohledem na potřebu: - Průběžného školení nových zaměstnanců Objednatele - Rozdílového školení stávajících uživatelů systému elektronické spisové služby e-spis při zavádění nových verzí spisové služby e-spis - Doplňování informací o legislativních změnách dotýkajících se elektronické spisové služby a návazných procesů jak na straně Objednatele, tak na straně dodavatele - Konzultací a poradenství k práci a fungování elektronické spisové služby e- spis - Metodické podpory uživatelů elektronické spisové služby e-spis a konkrétních pracovištích - Školení administrátorů systému. Školení bude realizováno: • Prezenční formou (výkladové školení lektorem s využitím projekční techniky) • Výukou s využitím pracovních stanic (práce se systémem spisové služby na PC). Počet uživatelů školení závisí na zvolené formě školení (prezentační / u PC) a počítá se s počtem školených uživatelů v rozmezí 10 (u PC) až 40 (prezenčně) osob. Obvyklá forma školení sestává ze dvou školících bloků v jednom školícím dnu. Na základě potřeb a podnětů Objednatele je možné individuálně měnit rozsah a trvání školících bloků, vždy ale s přihlédnutím k reálným možnostem zajištění školení ze strany Objednatele (uživatelé, prostory, technika, …) a při zachování nezbytného minima přestávek mezi školícími bloky. |
Parametry činnosti | |
Rozsah poskytování služby | 8x5 v rozsahu 8.00 - 16.00 hodin v pracovní dny |
Obnovení služby | Není relevantní |
Měřící bod | HelpDesk Poskytovatele |
Objem poskytované služby | Na základě objednávky |
Doplňující informace | |
Služba nezahrnuje | Není relevantní |
Způsob dokladování | Předávací protokol |
Katalogový list 10 - Koordinace a součinnost s ostatními dodavateli
Katalogový list služby - Koordinace a součinnost s ostatními dodavateli | |
Identifikace (ID) | IS e-spis |
Název Služby | Koordinace a součinnost s ostatními dodavateli |
Služba v rámci záruky | NE |
Název činnosti | Koordinace a součinnost s ostatními dodavateli |
Definice činnosti | |
Popis činnosti | Činnosti související s koordinací prací v případě integrací externích aplikačních programových vybavení na systém e-spis. |
Parametry činnosti | |
Rozsah poskytování služby | 8x5 v rozsahu 8.00 - 16.00 hodin v pracovní dny |
Obnovení služby | Není relevantní |
Měřící bod | HelpDesk Poskytovatele |
Objem poskytované služby | Na základě objednávky |
Doplňující informace | |
Služba nezahrnuje | Není relevantní |
Způsob dokladování | Předávací protokol |
Katalogový list 11 – Vedení projektu
Katalogový list služby - Vedení projektu | |
Identifikace (ID) | IS e-spis |
Název Služby | Vedení projektu |
Služba v rámci záruky | NE |
Název činnosti | Vedení projektu |
Definice činnosti | |
Popis činnosti | Činnosti související s koordinací prací Osobní návštěva vedoucího projektu Zpracování přehledu čerpání základních služeb a služeb rozšířené podpory. |
Parametry činnosti | |
Rozsah poskytování služby | 8x5 v rozsahu 8.00 - 16.00 hodin v pracovní dny |
Obnovení služby | Není relevantní |
Měřící bod | HelpDesk Poskytovatele |
Objem poskytované služby | Na základě objednávky |
Doplňující informace | |
Služba nezahrnuje | Není relevantní |
Způsob dokladování | Předávací protokol |
Katalogový list 12 – Profylaktická prohlídka
Katalogový list služby - Profylaktická prohlídka | |
Identifikace (ID) | IS e-spis |
Název Služby | Profylaktická prohlídka |
Služba v rámci záruky | NE |
Název činnosti | Profylaktická prohlídka |
Definice činnosti | |
Popis činnosti | Pravidelná kontrola chodu e-spis a jeho modulů - kontrola logů aplikace - vyhodnocení journalů. Monitoring běhu aplikace a HW prostředků. Součástí služby jsou i doporučení ohledně preventivního odstraňováni úzkých míst nebo změn parametrů, eventuálně doporučení použití nových verzí nebo řešení s ohledem na vývoj nových produktů. |
Parametry činnosti | |
Rozsah poskytování služby | 8x5 v rozsahu 8.00 - 16.00 hodin v pracovní dny Služba bude poskytována na veškeré komponenty IS e-spis. Výstupem každé profylaktické akce bude písemná zpráva, která bude obsahovat kromě data zejména výsledky kontroly, co bylo změněno a nainstalováno, nálezy a doporučení se zaměřením na předcházení incidentům. Zpráva bude zaslána Objednateli nejpozději do 10 dnů po provedení profylaktických prací. |
Obnovení Služby | Není relevantní |
Měřící bod | HelpDesk Poskytovatele |
Objem poskytované služby | Na základě objednávky |
Doplňující informace | |
Služba nezahrnuje | Není relevantní |
Způsob dokladování | Předávací protokol |
Katalogový list 13 - Ad hoc služby
Katalogový list služby - Ad hoc služby | |
Identifikace (ID) | IS e-spis |
Název Služby | Ad hoc služby |
Služba v rámci záruky | NE |
Název činnosti | Ad hoc služby |
Definice činnosti | |
Popis činnosti | Ad-hoc služba zásahu na místě u Objednatele je standardně poskytována v pracovní dny v době od 8:00 do 16:00 hodin. Vyžádání služby zásahu na místě je možné na základě závazného a vzájemně dohodnutého způsobu vyžádání. Službu podpory na místě může vyžádat pouze oprávněný pracovník Objednatele. Při zásahu na místě jsou odpracované hodiny evidovány prostřednictvím výkazu o provedených službách. Tento schválený výkaz je podkladem pro fakturaci s využitím Ceny uvedené Příloze č. 4. |
Parametry činnosti | |
Rozsah poskytování služby | 8x5 v rozsahu 8.00 - 16.00 hodin v pracovní dny |
Obnovení služby | Není relevantní |
Měřící bod | HelpDesk Poskytovatele / Výkaz o provedených službách |
Objem poskytované služby | Na základě objednávky |
Doplňující informace | |
Služba nezahrnuje | Není relevantní |
Způsob dokladování | Předávací protokol |
Katalogový list 14 - Rozvoj
Katalogový list služby – Rozvoj | |
Identifikace (ID) | IS e-spis |
Název služby | Rozvoj |
Služba v rámci záruky | NE |
Název činnosti | Rozvoj |
Definice činnosti | |
Popis činnosti | Zákaznický rozvoj |
Parametry činnosti | |
Rozsah poskytování služby | Není relevantní |
Obnovení služby | Není relevantní |
Měřící bod | Není relevantní |
Objem poskytované služby | Na základě objednávky |
Doplňující informace | |
Služba nezahrnuje | Není relevantní |
Způsob dokladování | Předávací protokol |
Příloha č. 4 Cena Služeb
Cena Služeb se skládá z ceny Podpory (dále „Cena Podpory“) a z ceny Doplňkových služeb (dále „Cena Doplňkových služeb“), kterých výše a způsob výpočtu je stanoven následovně:
Cena Podpory:
SLUŽBY PODPORY | Cena za rok v Kč | ||
Katalogový list č. | Specifikace Podpory | Cena bez DPH | Cena s DPH |
1. | Maintenance pro 250 licencí (sleva 50%) | 51 000 | 61 710 |
2. | Instalace verzí | 3 600 | 4 356 |
3. | Řešení incidentů | 20 800 | 25 168 |
4. | HELP DESK | 3 000 | 3 630 |
5. | HOTLINE | 3 000 | 3 630 |
6. | SLA | 20 000 | 24 200 |
CENA PODPORY ROČNĚ CELKEM | 101 400 | 122 694 | |
Cena Doplňkových služeb:
DOPLŇKOVÉ SLUŽBY | Cena za hodinu v KČ | ||
Katalogový list č. | Specifikace Doplňkových služeb | Cena bez DPH | Cena s DPH |
DOPLŇKOVÉ SLUŽBY
V průběhu trvání této Smlouvy, je Poskytovatel povinen Objednateli poskytovat Doplňkové služby, a to na základě jednotlivých objednávek Objednatele odsouhlasených Poskytovatelem (dále
„Objednávka“). Objednávka bude provedena Oprávněnou osobu Objednatele a bude zaslána e-mailem Oprávněné osobě Poskytovatele nebo prostřednictvím Service Desku Objednatele (dále
„Požadavek“). Poskytovatel na základě doručeného Požadavku připraví a zašle Objednateli cenovou nabídku na realizaci Požadavku (dále „Nabídka“). V případě akceptace Nabídky Objednatelem, Poskytovatel se zavazuje poskytnout za podmínek stanovených v této Smlouvě objednané Doplňkové služby.
Cena Maintenance se skládá z:
Počet uživatelů | 250 | |
Modul | Cena 1 licence | Cena 250 licencí |
Spisová služba | 1 500 Kč | 375 000 Kč |
Elektronický podpis | ||
Důvěryhodnost | ||
Konverze do výstupního formátu | ||
Skenování a tisk čárových kódů | ||
eIDAS | ||
Modul elektronické podatelny datových zpráv | 100 Kč | 25 000 Kč |
Modul elektronické podatelny e-mailových zpráv | 140 Kč | 35 000 Kč |
Modul statistiky | 300 Kč | 75 000 Kč |
Cena licence celkem | 2 040 Kč | 510 000 Kč |
Maintenance 20% z ceny licencí ročně | 408 Kč | 102 000 Kč |
Sleva na maintenance | 50% | |
Maintenance po slevě ročně | 204 Kč | 51 000 Kč |
Příloha č. 5 Oprávněné osoby
Oprávněné osoby Objednatele:
Jméno | Oblast pravomocí | Kontaktní informace |
XXXx. Xxxxxx Xxxxxxx, Ph.D. | Podpisy a změny smluv | adresa: Xxxxxxx Xxxxxx 00, 000 00 Xxxxx email: xxxxxxx@xxxxxxx.xx telefon: 000 000 000 |
Xxx. Xxxxxx Xxxxxxx, MBA Xxx. Xxxx Xxxxxxxxxxxxxx | Osoby pověřené jednáním ve věcech organizačních, osoby oprávněné vystavit objednávku služeb | adresa: Xxxxxxx Xxxxxx 00, 000 00 Plzeň email: xxxxxxx@xxxxxxx.xx telefon: 000 000 000 email:XXX telefon: XXX |
Xxx. Xxxx Xxxxxxxxxxxxxx Xxx. Xxxxx Xxxxx Xx. Xxxxx Xxxxxxxxx | Xxxxx oprávněné k předání a převzetí jednotlivých plnění | adresa: Xxxxxxx Xxxxxx 00, 000 00 Xxxxx email:XXX telefon: XXX email: XXX telefon: XXX email: XXX telefon: XXX |
Xxx. Xxxx Xxxxxxxxxxxxxx Xxx. Xxxxx Xxxxx Xx. Xxxxx Xxxxxxxxx | Xxxxx oprávněné požadovat Podporu | adresa: Xxxxxxx Xxxxxx 00, 000 00 Xxxxx email:XXX telefon: XXX email: XXX telefon: XXX email: XXX telefon: XXX |
Oprávněné osoby Poskytovatele:
Jméno | Oblast pravomocí | Kontaktní informace |
Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxxx | Podpisy a změny smluv | adresa: Xx xxxxxxxxx XX 0000/00 000 00 Xxxxx 0, Nusle email: XXX telefon: XXX |
XXX | Podpisy a změny smluv na základě plné moci | adresa: Xx xxxxxxxxx XX 0000/00 000 00 Xxxxx 0, Nusle email:XXX telefon: XXX |
XXX | Osoby pověřené jednáním ve věcech obchodních | adresa: Xx xxxxxxxxx XX 0000/00 000 00 Xxxxx 0, Nusle email: XXX telefon: XXX |
XXX | Osoby pověřené jednáním ve věcech podpory | adresa: Xx xxxxxxxxx XX 0000/00 000 00 Xxxxx 0, Nusle email: XXX telefon: XXX |
XXX | Osoby pověřené jednáním ve věcech organizačních | adresa: Na hřebenech II 1718/10 140 00 Praha 4, Nusle email: XXX telefon: XXX |