Contract

ZADÁVACÍ DOKUMENTACE k veřejné zakázce zadávané ve zjednodušeném podlimitním řízení podle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon“)
Název veřejné zakázky:	Poskytování služeb k projektu Ostrava – Evropské město sportu 2014
Název zadavatele:	Statutární město Ostrava
IČ zadavatele:	00845451
Kontaktní adresa (sídlo) zadavatele:	Xxxxxxxxx xxxxxxx 0, 000 00 Xxxxxxx
Kontaktní osoba zadavatele:	Xxx. Xxxxx Xxxxxxxxx
Telefon, fax:	000 000 000, 000 000 000
E-mail:	xxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx
I. Vymezení předmětu veřejné zakázky (služby)
Předmětem veřejné zakázky je poskytování poradenských služeb a odborných konzultací v oblasti externí a interní komunikace a public relations za účelem propagace a komunikace záměrů, aktivit a cílů statutárního města Ostravy v rámci projektu „Ostrava – Evropské město sportu 2014“ (dále jen „projekt“), zejména těchto: 1. Zviditelnění akcí, aktivit, infrastruktury a investic statutárního města Ostravy v oblasti sportu na území města Ostravy, Moravskoslezského kraje, České republiky a Evropy. 2. Posílení role města Ostravy na mezinárodním poli v oblasti sportu - zvyšování potenciálu využitelnosti infrastruktury pro mezinárodní vrcholové i amatérské podniky (mistrovství světa, mistrovství Evropy, oborové, firemní, atd.) – ekonomické přínosy. 3. Posílení pozice sportu jako výchovného prostředku. 4. Sekundárně podpora posilování členských základen sportovních organizací a komunikace s nimi. V rámci poskytování výše uvedených služeb se jedná zejména o níže uvedené činnosti a další činnosti na základě jednotlivých požadavků zadavatele (nevyplývá-li z dílčí části předmětu plnění, že má být poskytována tato část pravidelně v určité době): a) Poradenství při přípravě dlouhodobých a střednědobých komunikačních strategií. b) Sestavování a aktualizace témat a k nim příslušných komunikačních plánů. c) Sledování a analýza zpráv v místních, národních i evropských médiích týkajících se projektu – včetně vypracování návrhu reakcí. d) Poradenství v případě krizové komunikace. e) Konzultace oddělení prezentace a vztahů k veřejnosti zadavatele při přípravě odpovědí na dotazy médií a při přípravě styku s novináři. f) Konzultace ve všech relevantních public relations záležitostech. g) Zpracování mediální analýzy v návaznosti na monitoring tisku a dalšího zpravodajství jednou za týden a její zapracování do komunikační strategie. Výstup zpracování bude v elektronické podobě předkládán pravidelně každé pondělí po 12 hodině příslušného týdne osobě pověřené vedoucím odboru sociálních věcí, školství, sportu a volnočasových aktivit Magistrátu města Ostravy, nedohodnou-li se strany jinak. h) Spolupráce při tvorbě tiskových zpráv a jejich distribuce. i) Tvorba dalších textových materiálů určených pro média/veřejnost a jejich distribuce na základě podkladů dodaných zadavatelem. j) Tvorba obsahu (nikoliv tisk) tiskových materiálů (newsletter, prezentace, brožura, apod.). k) Spolupráce při přípravě a organizaci tiskových konferencí zadavatele, briefingů pro novináře, apod.). l) Konzultace při přípravě a zpracování audiovizuálních děl (klipy, reportáže, …) určených ke komunikaci a propagaci projektu. m) Konzultace k přípravě a užívání vizuálního stylu projektu.

n) Konzultace při jednáních a přípravě výstupů z marketingových a mediálních partnerství projektu na základě podkladů dodaných zadavatelem.

Zadavatel předpokládá poskytování předmětných služeb v rozsahu cca 220 hodin měsíčně.

Další podmínky plnění předmětu veřejné zakázky jsou uvedeny v Požadavcích na obsah smlouvy - příloha

č. 1 Zadávací dokumentace.

II. Způsob hodnocení nabídek

Hodnocení nabídek k veřejné zakázce bude probíhat podle kritéria - ekonomická výhodnost nabídky.

Nabídky budou hodnoceny dle dílčích hodnotících kritérií s následujícími vahami:

Pro hodnocení nabídek bude použita bodovací stupnice v rozsahu 0 – 100 bodů. Každé jednotlivé nabídce bude v rámci hodnotícího kritéria přiděleno takové bodové ohodnocení, které odráží úspěšnost předmětné nabídky v rámci hodnotícího kritéria.

1. V rámci dílčího kritéria „Nabídková cena bez DPH za 1 hodinu výkonu činností“ získají hodnocené nabídky bodovou hodnotu, která vznikne násobkem 100 a poměru hodnoty nejvhodnější nabídky k nabídce hodnocené. Jako nejvhodnější bude hodnocena nabídka, v níž uchazeč nabídne nejnižší nabídkovou cenu.

2. V rámci dílčího kritéria „Pracovní návrh komunikační strategie projektu“ bude hodnocena kvalita a kreativita návrhu komunikační strategie aktivity „Posílení role města Ostravy na mezinárodním poli v oblasti sportu - zvyšování potenciálu využitelnosti infrastruktury pro mezinárodní vrcholové i amatérské podniky (mistrovství světa, Evropy, oborové, firemní akce, atd.)“. Návrh komunikační strategie bude zpracován na období 1. 1. 2014 až 31. 12. 2014.

Návrh komunikační strategie v minimálním rozsahu pro hodnocení nabídek bude obsahovat zejména:

 Cíle komunikace

 Klíčová sdělení

 Cílové skupiny

 Komunikační témata

 Nástroje pro komunikaci

 Preferovaná média

 Rámcový harmonogram aktivit

 Rizika spojená s komunikací

 Vzor/návrh tiskové zprávy a článku pro využití na www SMO a projektu

 Způsob hodnocení marketingových dopadů realizace strategie

Kvalitní a kreativní návrh je ten, který přinese maximální pozitivní publicitu městu Ostrava jako městu se silnou sportovní infrastrukturou a projektu Ostrava – Evropské město sportu 2014 v domácích i evropských tištěných, elektronických i vysílacích médiích a mezi širokou (uživatelé sportovišť) i odbornou veřejností (pořadatelé akcí a sportovní kluby a oddíly, národní i mezinárodní sportovní organizace).

Subjektivním hodnocením přidělí hodnotitel jednotlivým nabídkám (návrhům) příslušný počet bodů. Nejvíce bodů obdrží taková nabídka, jejíž návrh bude max. kvalitní a kreativní co do přesné specifikace cílů, popisu cílových skupin, bude obsahovat vhodný návrh hlavního sdělení, bude zajímavý a poutavý, bude definovat návrh strategie, jakož i nástroje, kterými má být cílů dosaženo, obsahovat vhodný časový harmonogram a způsob vyhodnocení marketingového dopadu.

Nabídky budou seřazeny od nejvhodnější k nejméně vhodné, přičemž nejvhodnější nabídce bude přiřazeno maximální bodové ohodnocení (100 bodů) a každé následující nabídce bude přiřazeno takové

Pořadové číslo kritéria	Dílčí hodnotící kritérium	Váha kritéria v %
1.	Nabídková cena bez DPH za 1 hodinu výkonu činností	60%
2.	Pracovní návrh komunikační strategie projektu	40%

bodové ohodnocení, které vyjadřuje míru splnění kritéria ve vztahu k nejvhodnější nabídce. Více nabídkám může být přiřazen stejný počet bodů.

Jednotlivá bodová ohodnocení nabídek dle dílčích hodnotících kritérií pak budou vynásobena váhou daného kritéria. Na základě součtu výsledných hodnot u jednotlivých nabídek bude stanoveno pořadí úspěšnosti nabídek tak, že jako nejvýhodnější bude stanovena nabídka, která dosáhne nejvyšší hodnoty.

III. Požadavky na způsob zpracování nabídkové ceny, platební podmínky

Nabídkovou cenu uchazeč uvede v níže uvedeném členění:

Nabídková cena bez DPH bude cenou nejvýše přípustnou.

Nabídková cena bude zpracována v souladu se Zadávací dokumentací a bude uvedena na Krycím listu nabídky.

Platební podmínky:

Zálohy nejsou přípustné.

Doba splatnosti daňových dokladů bude stanovena minimálně na 30 kalendářních dnů ode dne doručení daňového dokladu zadavateli.

Podrobnosti platebních podmínek jsou uvedeny v Požadavcích na obsah smlouvy.

IV. Podmínky, při jejichž splnění je možno překročit výši nabídkové ceny

Zadavatel nepřipouští překročení nabídkové ceny, vyjma změny sazeb DPH.

V. Obchodní podmínky

Jsou uvedeny v Požadavcích na obsah smlouvy - příloha č. 1 Zadávací dokumentace. Pro případ změny právních předpisů si zadavatel vyhrazuje právo přizpůsobit obsah smlouvy právním předpisům účinným v době uzavření smlouvy.

VI. Pokyny pro zpracování nabídky

Nabídka bude předložena v jednom originále a v jedné kopii v listinné podobě, v českém jazyce.

Uchazeč použije pořadí dokumentů specifikované v následujících odstavcích tohoto článku Zadávací dokumentace.

1. Krycí list nabídky. Pro sestavení Krycího listu uchazeč použije přílohu č. 2 Zadávací dokumentace.

2. Obsah nabídky s uvedením čísel stránek u jednotlivých oddílů (kapitol). Nabídka bude zabezpečena proti manipulaci s jednotlivými listy.

3. Doklady, jimiž uchazeč splňuje kvalifikaci – specifikováno v čl. VII. Zadávací dokumentace.

4. Seznam subdodavatelů, kterým má uchazeč v úmyslu zadat více než 10 % veřejné zakázky v souladu s § 44 odst. 6 zákona, k čemuž uchazeč použije přílohu č. 3 Zadávací dokumentace.

5. Písemný návrh smlouvy, zpracovaný v souladu s Požadavky na obsah smlouvy, jež jsou přílohou č. 1 Zadávací dokumentace. Tento návrh smlouvy musí být podepsaný osobou oprávněnou podepisovat, a to stanoveným způsobem. Oprávnění k podpisu, včetně jeho způsobu dokládá uchazeč příslušným oprávněním (např. výpisem z obchodního rejstříku, plnou mocí). Smlouva nepodléhá režimu obchodního tajemství dle § 17- § 20 Obchodního zákoníku.

Plnění	Cena v Kč bez DPH	Sazba DPH v %	Cena v Kč včetně DPH
Nabídková cena za 1 hodinu výkonu činností

6. Součástí nabídky musí být rovněž podle § 68 zákona odst. 3 písm.:

a) seznam statutárních orgánů nebo členů statutárních orgánů, kteří v posledních 3 letech od konce lhůty pro podání nabídek byli v pracovněprávním, funkčním či obdobném poměru u zadavatele;

b) má-li uchazeč formu akciové společnosti, seznam vlastníků akcií, jejichž souhrnná jmenovitá hodnota přesahuje 10 % základního kapitálu, vyhotovený ve lhůtě pro podání nabídek;

c) prohlášení uchazeče o tom, že neuzavřel a neuzavře zakázanou dohodu v souvislosti se zadávanou veřejnou zakázkou.

Uchazeč použije přílohu č. 4 Zadávací dokumentace.

7. Návrh komunikační strategie v minimálním rozsahu pro hodnocení nabídek dle čl. II. této Zadávací dokumentace.

8. Ostatní.

9. Elektronické médium (CD, DVD, USB flash), které bude obsahovat textové a tabulkové části nabídky ve formátech kompatibilních s programy MS Office, needitovatelné dokumenty budou spustitelné v aplikaci Acrobat Reader.

VII. Požadavky na kvalifikaci

1. Kvalifikovaným pro plnění veřejné zakázky je uchazeč, který:

a) splní základní kvalifikační předpoklady podle § 53 zákona;

b) splní profesní kvalifikační předpoklady podle:

- § 54 písm. a) zákona: doložením výpisu z obchodního rejstříku či jiné obdobné evidence, je-li v něm (ní) uchazeč zapsán;

- § 54 písm. b) zákona: doložením dokladu o oprávnění k podnikání podle zvláštních právních předpisů v rozsahu odpovídajícímu předmětu veřejné zakázky, zejména dokladem prokazujícím příslušné živnostenské oprávnění či licenci;

c) splní technické kvalifikační předpoklady podle § 56 odst. 2 písm. a) zákona doložením seznamu min. 2 významných služeb poskytnutých uchazečem v posledních 3 letech s uvedením jejich rozsahu a doby poskytnutí, přičemž k seznamu musí být přiložena osvědčení objednatelů těchto významných služeb, příp. smlouva s jinou osobou a doklad o uskutečnění plnění uchazeče v souladu s ust. § 56 odst. 2 písm. a) body 1-3 zákona. Za významné služby obdobného charakteru je považována zakázka v oblasti poskytování poradenských služeb, jejímž předmětem bylo poskytování služeb PR a komunikace včetně zpracování návrhu komunikační strategie. Alespoň jedna z těchto významných zakázek pak musela být poskytována po dobu nejméně 12 měsíců; z hlediska posouzení prokázání splnění kvalifikace je rozhodující, aby alespoň část z těchto 12 měsíců spadalo do období posledních 3 let.

2. Splnění požadovaných kvalifikačních předpokladů podle odstavce 1 tohoto článku uchazeč prokáže předložením čestného prohlášení, k čemuž uchazeč použije přílohu č. 5 Zadávací dokumentace. Uchazeč, se kterým bude uzavřena smlouva, je povinen před jejím uzavřením předložit zadavateli originály nebo úředně ověřené kopie dokladů prokazujících splnění kvalifikace podle odstavce 1 tohoto článku Zadávací dokumentace.

VIII. Zadávací lhůta

Zadávací lhůta končí dne 28.02.2014.

IX. Otevírání obálek

Otevírání obálek se uskuteční dne 9.12.2013 v 14:00 hod. v zasedací místnosti č. 222 v sídle zadavatele.

X. Další podmínky a požadavky zadavatele

1. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky: 4 mil. Kč bez DPH.

2. Zadavatel nepřipouští variantní řešení nabídky.

3. Nabídka uchazeče bude v listinné podobě v řádně uzavřené obálce opatřené adresou uchazeče a bude označená: Veřejná zakázka – „Poskytování služeb k projektu Ostrava – Evropské město sportu 2014“ - neotevírat !

4. Uchazeči jsou oprávněni po zadavateli požadovat písemně dodatečné informace k zadávacím podmínkám. Písemná žádost musí být zadavateli doručena nejpozději do 5 pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek. Poskytované dodatečné informace k zadávacím podmínkám budou zadavatelem uveřejňovány na profilu zadavatele – xxxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxx.xx/.

5. Je-li zadavatelem v zadávacích podmínkách nebo zákonem vyžadováno prohlášení či čestné prohlášení, musí být podepsáno osobou oprávněnou jednat jménem uchazeče či za uchazeče a předloženo v originále či úředně ověřené kopii. V případě, že osoba oprávněná jednat jménem uchazeče či za uchazeče pověří jednáním či podpisem jinou osobu, bude (kromě požadovaného prohlášení či čestného prohlášení) součástí nabídky originál nebo ověřená kopie oprávnění (zmocnění) pro tuto osobu s jednoznačně vymezeným rozsahem oprávnění (zmocnění) a s ověřenými podpisy obou stran.

6. Zadavatel si v souladu s ust. § 76 odst. 6 zákona vyhrazuje právo oznámit rozhodnutí o vyloučení uchazeče jeho uveřejněním na profilu zadavatele. Oznámení rozhodnutí o vyloučení uchazeče se považuje za doručené okamžikem uveřejnění na profilu zadavatele.

7. Zadavatel si v souladu s ust. § 81 odst. 4 zákona vyhrazuje právo oznámit rozhodnutí o výběru nevhodnější nabídky jeho uveřejněním na profilu zadavatele. Oznámení o výběru nejvhodnější nabídky se považuje za doručené okamžikem uveřejnění na profilu zadavatele.

XI. Přílohy

 Požadavky na obsah smlouvy – příloha č. 1

 Krycí list nabídky – příloha č. 2

 Seznam subdodavatelů – příloha č. 3

 Seznam a prohlášení k § 68 odst. 3 zákona – příloha č. 4

 Čestné prohlášení – příloha č. 5