Všeobecné licenční podmínky COGVIO
Všeobecné licenční podmínky COGVIO
Tyto Všeobecné licenční podmínky (dále jen „Podmínky“) platí pro případy, kdy společnost Cogvio, s.r.o., se sídlem Xxxxxxxxxx 0000/0, Xxxxxx, 000 00 Xxxxx 0, IČ: 062 19 799, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 277493 (dále jen „Poskytovatel“) poskytuje druhé smluvní straně (dále jen
„Objednatel“) licenci k užití určitého počítačového programu – software, k němuž Poskytovatel vykonává majetková práva.
I. Definice některých pojmů
Pro účely těchto Podmínek mají následující pojmy tento význam:
- „Software“ – konkrétní počítačový program Poskytovatele, k němuž je udělována licence Objednateli.
- „Nabídka“ – nabídka Poskytovatele specifikující Software, k němuž Poskytovatel nabízí Objednateli licenci, jakož i další práva a povinnosti stran týkající se užívání daného Software, včetně návrhu licenční odměny.
- „Smlouva“ – oboustranně závazná smlouva mezi Poskytovatelem a Objednatelem, která byla uzavřena akceptací Poskytovatelovy Nabídky, a to postupem, který je popsán v těchto Podmínkách, přičemž obsah této Smlouvy je tvořen právy a povinnostmi uvedenými v těchto Podmínkách a blíže specifikovaných v konkrétní schválené Nabídce. V případě, že Smlouva obsahuje ujednání odchylné od některého ujednání v těchto Podmínkách, má přednost ujednání ve Smlouvě.
- „Oprávněná osoba Objednatele“ - fyzická osoba, která je Objednatelem určena k jednání o Nabídce a k uzavření Smlouvy.
- „Nařízení“ - Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)
II. Způsob uzavření Smlouvy
1. Smlouva se považuje za oboustranně závaznou, schválenou, uzavřenou a platnou okamžikem, k němuž Objednatel projeví jedním z těchto způsobů svůj souhlas s Nabídkou Poskytovatele:
a) Oprávněná osoba Objednatele zašle Poskytovateli na e-mailovou adresu xxxxxxx@xxxxxx.xxx, popřípadě na jinou e-mailovou adresu uvedenou v Nabídce zprávu, z níž bude plynout úplný a bezvýhradný souhlas Objednatele s Nabídkou.
NEBO
b) Oprávněná osoba Objednatele potvrdí svůj úplný a bezvýhradný souhlas s Nabídkou tím, že na tuto nabídku připojí svůj vlastnoruční nebo elektronický podpis, popřípadě potvrdí Nabídku jiným způsobem, který bude uveden v Nabídce nebo dohodnut v konkrétním případě mezi Poskytovatelem a Objednatelem.
2. Bude-li v Nabídce uvedena lhůta pro její akceptaci, platí, že Objednatel je oprávněn tuto Nabídku akceptovat pouze v této lhůtě, nebude-li s Poskytovatelem sjednáno jinak. Není-li v Nabídce lhůta pro akceptaci uvedena, platí, že tato Nabídka musí být akceptována Objednatelem nejpozději do 30 dní od svého odeslání Poskytovatelem, v opačném případě pozbývá platnosti.
3. Jakékoliv výhrady nebo připomínky Objednatele k zaslané Nabídce jsou považovány za odmítnutí Nabídky Objednatelem. Smlouva je tedy uzavřena pouze v případě, že Objednatel akceptuje Nabídku úplně a
bezvýhradně. Dojde-li k odmítnutí Nabídky Objednatelem, ať již z jakéhokoliv důvodu a jakýmkoliv způsobem, záleží výlučně na uvážení Poskytovatele, zda vytvoří a Objednateli zašle Nabídku novou (reflektující případné Objednatelovy výhrady či připomínky), nebo nikoliv.
4. Postup popsaný v tomto čl. II. se analogicky použije i pro sjednávání jakýchkoliv úprav uzavřené Smlouvy (týkajících se například nové výše licenční odměny nebo změny licenční doby).
III. Licence
1. Poskytovatel uzavřením Smlouvy poskytuje Objednateli oprávnění k výkonu práva duševního vlastnictví (licenci) k Software, tj. právo užít Software, a to za následujících podmínek:
a) Licence pro Objednatele zahrnuje právo přístupu k Software pro pojmenované uživatele určené Objednatelem (uživatelem je míněna jedna konkrétní fyzická osoba s konkrétní e-mailovou adresou, na kterou bude navázána registrace a přístupové heslo do Software), přičemž maximální počet těchto pojmenovaných uživatelů majících přístup k Software je uveden ve Smlouvě. Objednatel je oprávněn takto určit výlučně uživatele, kteří soustavně vykonávají práci na území téhož státu (tedy všichni uživatelé musí být pracovníky téže národní pobočky Objednatele, v případě, že má Objednatel více poboček v různých státech, přičemž všichni uživatelé mají právo přístupu k Software kdekoliv, tj. bez ohledu na území státu, ve kterém soustavně vykonávají práci). Každý takto specifikovaný uživatel je oprávněn zpřístupnit si Software z libovolných osobních počítačů či jiných k tomu uzpůsobených koncových zařízení kdekoliv;
b) Licence je udělována jako nevýhradní;
c) Licence je udělována na dobu uvedenou v čl. VII. těchto Podmínek, resp. ve Smlouvě;
d) Licence je udělována bez územního omezení – čímž není dotčeno ujednání dle písm. a) výše –, přičemž server Poskytovatele, na kterém bude Software provozován, bude umístěn v Evropské unii;
e) Objednatel je oprávněn, nikoli však povinen Software užít; případným nevyužitím Software není dotčeno právo Poskytovatele na sjednanou odměnu.
2. Objednatel nesmí nad rámec nezbytný k řádnému využití Software v souladu s účelem těchto Podmínek, resp. konkrétní Smlouvy:
a) Software kopírovat, šířit, oddělovat jeho části, nebo vytvářet odvozené verze Software či jiná odvozená díla.
b) Nabízet nebo umožňovat užívání Software třetím osobám, ať již úplatně nebo bezúplatně. Objednatel mimo jiné není oprávněn sdělovat přístupové údaje k Software jakékoliv třetí osobě.
c) Software zpětně analyzovat, dekompilovat, upravovat, adaptovat, překládat, převádět do zdrojového kódu nebo se jiným způsobem pokusit získat zdrojový kód Software s výjimkami výslovně povolenými zákonem, a nesmí ani udělit souhlas k těmto činnostem třetím osobám.
3. Objednatel je povinen používat Software jen způsobem, který je v souladu se všemi platnými právními předpisy, především v souladu s platnými omezeními vyplývající z autorského práva.
4. Poskytovatel Objednateli odpovídá za to, že řádným využitím licence k Software ze strany Objednatele v souladu s těmito Podmínkami a Smlouvou nedojde k porušení žádných právních předpisů (zejména autorských či jiných práv třetích osob) a dále za to, že Software bude ze strany Poskytovatele průběžně aktualizovaný/upgradovaný tak, aby plně sloužil účelům předvídaným těmito Podmínkami a Smlouvou. Poskytovatel neodpovídá za užití licence Objednatelem v rozporu s těmito Podmínkami a Smlouvou, dokumentací k Software nebo jinými instrukcemi Poskytovatele k Software.
5. Poskytovatel nenese jakoukoliv odpovědnost za stabilitu hardware a software Objednatele, na kterém je Software provozován, ani za užití dat a informací získaných Objednatelem prostřednictvím Software ze strany Objednatele nebo třetích osob, kterým Objednatel tato data zpřístupní (například užití takových dat ve správních řízeních o ceně a úhradě či jiných řízeních, návrh obchodní strategie na základě tržních dat či informacích o konkurenci a další). Objednatel současně bere na vědomí, že Software slouží pouze jako
pomocný nástroj, přičemž finální rozhodnutí, jak s takto získanými daty a informacemi naložit je vždy na rozhodnutí Objednatele. Poskytovatel proto nenese jakoukoliv odpovědnost za škodu či jinou újmu vzniklou v přímé či nepřímé souvislosti s užitím dat a informací získaných Objednatelem prostřednictvím Software, zejména pokud je výstup přímo použit ve správním řízení o ceně a úhradě nebo pro jakékoliv rozhodnutí týkající se těchto správních řízení/obchodních strategií Objednatele. Software je doporučeno používat pouze v souladu s platným návodem (Help sekce), školením a dle instrukcí Poskytovatele.
IV. Licenční odměna
1. Objednatel je povinen uhradit Poskytovateli za udělení licence k užití Software dle těchto Podmínek a konkrétní Smlouvy licenční odměnu ve výši uvedené v oboustranně potvrzené Smlouvě, resp. za podmínek v této Smlouvě specifikovaných.
2. V případě prodlení Objednatele s úhradou licenční odměny je Poskytovatel oprávněn účtovat Objednateli úrok z prodlení ve výši 0,05 % z dlužné částky za každý započatý den prodlení.
V. Mlčenlivost
1. Strany se zavazují, že o veškerých informacích, které nejsou veřejně dostupné a které jedna smluvní strana obdrží nebo získá přímo či nepřímo od druhé smluvní strany v souvislosti se Smlouvou (např. informace obsažené v neveřejné dokumentaci k Software), nebo obsažené ve Smlouvě nebo sdělené ústně či písemně jednou smluvní stranou druhé smluvní straně v průběhu výkonu práv a povinností dle těchto Podmínek a konkrétní Smlouvy, zachovají mlčenlivost.
VI. Zpracování osobních údajů
1. Smluvní strany chtějí dostát všem povinnostem, které vyplývají z Nařízení. Tento článek Podmínek upravuje vzájemná práva a povinnosti smluvních stran při zpracování osobních údajů, ke kterému při plnění Smlouvy dochází. Pro účely tohoto článku, není-li stanoveno jinak, se za správce osobních údajů považuje Objednatel a za zpracovatele osobních údajů se považuje Poskytovatel.
2. Specifikace zpracování. Objednatel pověřuje Poskytovatele zpracováním osobních údajů zpřístupněných na základě a v souvislosti s plněním Smlouvy, přičemž specifikace je následující:
a) Účel zpracování: Za účelem plnění Smlouvy má Poskytovatel přístup k osobním údajům všech uživatelů Software. Poskytovatel tak zpracovává osobní údaje za účelem poskytování služeb dle Xxxxxxx, k zajištění funkčnosti Software, kontrole, vyřízení požadavků a také pro případ kontroly ze strany orgánu dozoru či pro účely uplatněných nároků či zajištění práv.
b) Povaha zpracování: zpracování je prováděno manuálně a částečně automatizovaně, a to prostřednictvím čtení, přístupu, úpravy a uchování. Zpracování je prováděno elektronicky.
c) Předmět zpracování: osobní údaje uživatelů Software, vygenerovaná data a související údaje při užívání Software pro účely dle Smlouvy.
d) Doba zpracování: doba trvání Smlouvy, resp. nezbytná doba pro poskytování jednotlivých služeb dle Xxxxxxx.
e) Typ osobních údajů: identifikační údaje, kontaktní údaje, údaje týkající se logů (síťové identifikátory, datum a čas operací, záznam operace, údaje týkající se použitého zařízení a jeho nastavení a další nezbytné údaje související s logy), uživatelská nastavení, údaje týkající se analýz a využitých služeb (ID, síťové identifikátory, logy, údaje o LP přípravcích, ATC skupiny, filtrační kritéria, typy zobrazených dat, časy zobrazení, analýzy, exportované soubory, statistické údaje, požadavky, reporty a databáze).
f) Kategorie subjektu údajů: uživatelé Software, zaměstnanci a oprávněné osoby Objednatele, zákazníci Objednatele.
3. Opatření k ochraně. Poskytovatel výslovně prohlašuje, že je schopen poskytnout dostatečné záruky zavedení vhodných technických a organizačních opatření tak, aby byla zajištěna ochrana subjektů osobních údajů a jejich práv. Mimo jiné se Poskytovatel zavazuje:
a) zpracovávat osobní údaje pouze na základě písemných, touto Smlouvou doložených pokynů Objednatele;
b) zajišťovat, aby se osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje zavázaly k mlčenlivosti nebo aby se na ně vztahovala zákonná povinnost mlčenlivosti;
c) přijmout všechna opatření požadovaná článkem 32 Nařízení a tato evidovat interními předpisy;
d) zohledňovat povahu zpracování a být Objednateli nápomocen tím, že bude mít vždy nastavena vhodná technická a organizační opatření;
e) v souladu s rozhodnutím Objednatele a po ukončení Smlouvy, vymazat všechny osobní údaje Objednatele získané v souvislosti s plněním Smlouvy, ledaže je tyto oprávněn nadále uchovat, a to z důvodu plnění právní povinnosti anebo na základě doloženého oprávněného zájmu;
f) poskytne Objednateli veškeré informace potřebné k doložení toho, že byly splněny povinnosti stanovené v tomto článku Podmínek, a umožní audity, včetně inspekcí, prováděné Objednatelem nebo jiným auditorem, kterého Objednatel pověřil, a k těmto auditům přispěje, přičemž každá kontrola či audit musí být oznámená alespoň 90 dní dopředu včetně všech vyžadovaných podkladů;
g) oznámit, v případě, že to zjistí, že jakýkoliv pokyn Objednatele porušuje Nařízení či jiné právní předpisy týkající se ochrany údajů;
h) zohlednit povahu zpracování a v případě potřeby informovat Objednatele o potřebě nových společných opatření.
4. Zapojení dalšího zpracovatele. Poskytovatel je oprávněn zapojit do zpracování osobních údajů dle Xxxxxxx dalšího zpracovatele, a to bez dalšího výslovného písemného povolení Objednatele. Poskytovatel se zavazuje zavázat všechny další zpracovatele stejnými povinnostmi, kterými je vázán dle tohoto článku Podmínek. V případě jakýchkoliv změn týkajících se přijetí dalších zpracovatelů anebo jejich nahrazení, se zavazuje Poskytovatel informovat Objednatele před účinností takové změny, a to zveřejněním na adrese xxx.xxxxxx.xxx/xxxxx. Objednatel má právo vyslovit vůči změnám námitky, a to do tří dnů od jejich oznámení. V případě, že nebudou námitky Objednatele shledány jako důvodné, je Poskytovatel oprávněn tyto zamítnout. Objednatel je v takovém případě oprávněn písemně, do tří dnů od přijetí oznámení o zamítnutí námitek, požadovat ukončení zpracování osobních údajů, bere však na vědomí, že v takovém případě Poskytovatel nemůže poskytovat služby dle Smlouvy a není odpovědný za nedodržení Smlouvy z takových důvodů, a to ani za vzniklé škody či újmy. Přehled aktuálních dalších zpracovatelů je uveden na adrese xxx.xxxxxx.xxx/xxxxx. Objednatel se zavazuje sledovat pravidelně jakékoliv nové informace uveřejněné na adrese xxx.xxxxxx.xxx/xxxxx.
5. Předávání údajů do třetí země (mimo EU). Poskytovatel je oprávněn zpřístupnit data dalším zpracovatelům z třetích zemí (mimo EU). Přehled aktuálních třetích zemí, ze kterých může být zpracování prováděno je uveden na adrese xxx.xxxxxx.xxx/xxxxx. Poskytovatel je oprávněn, bez jakéhokoliv dalšího dodatečného souhlasu Objednatele, změnit přístup ze třetích zemí, a to na základě oznámení zveřejněného na adrese xxx.xxxxxx.xxx/xxxxx. Objednatel se zavazuje sledovat pravidelně jakékoliv nové informace uveřejněné na adrese xxx.xxxxxx.xxx/xxxxx.
6. Práva subjektu údajů. Poskytovatel se zavazuje, v případě, že se na něj obrátí subjekt s uplatněním práva dle Nařízení nebo jiných souvisejících předpisů, tomuto požadavku buď bez zbytečných prodlev vyhoví anebo jej postoupí Objednateli, který je povinen jej vyřídit.
7. Ohlašování případů porušení zabezpečení. Poskytovatel se zavazuje oznámit Objednateli každé porušení zabezpečení, únik dat, ohrožení dat či jiné bezpečnostní incidenty ve smyslu článku 33 Nařízení, a to bez zbytečného odkladu, nejpozději do 72 hodin od okamžiku, kdy se o něm dozvěděl.
8. Kontaktní osoby. Objednatel se zavazuje na žádost Poskytovatele sdělit Poskytovateli kontakty na jednotlivé osoby dle potřeby Poskytovatele, a to bez zbytečné prodlevy. Kontakt Poskytovatele xxxx@xxxxxx.xxx.
9. Práva a povinnosti správce a zpracovatele. Smluvní strany se zavazují dodržovat veškerou účinnou právní úpravu, mimo jiné Nařízení a za tímto účelem si poskytnout veškerou nezbytnou součinnost. K zajištěné Xxxxxxx si sjednávají dále následující:
a) Objednatel je oprávněn vyžadovat od Poskytovatele veškeré potřebné a relevantní informace týkající se Poskytovatelem prováděného zpracování osobních údajů;
b) Objednatel je oprávněn v případě potřeby nahlédnout do záznamů Poskytovatele o činnostech týkajících se zpracování osobních údajů, které je Poskytovatel povinen vést v rozsahu dle Nařízení po celou dobu trvání Smlouvy;
c) Objednatel je povinen na žádost Poskytovatele udělit pokyn, a to nejdéle do tří dnů od doručení žádosti;
d) Zpracování osobních údajů Poskytovatelem probíhá pouze v souvislosti s účelem, pro který byly poskytnuty, ledaže je to nutné pro splnění právní povinnosti anebo doloženého oprávněného zájmu Poskytovatele;
e) Poskytovatel nesmí osobní údaje bez písemného a výslovného souhlasu Objednatele zpřístupnit jakékoli třetí osobě, pokud nestanoví Podmínky jinak. Poskytovatel nesmí jakkoliv postupovat v otázkách předání osobních údajů do třetí země nebo vůči mezinárodní organizaci bez konkrétního pokynu Objednatele, pokud nestanoví Podmínky jinak;
f) Smluvní strany se zavazují vynaložit veškeré možné úsilí na odstranění protiprávního stavu ve vztahu k osobním údajům zpracovávaným dle Smlouvy, kterým by mohlo dojít k porušení povinností stanovených Nařízením;
g) Smluvní strany se dále zavazují, že bude-li to třeba, poskytnou si vzájemně veškerou součinnost při styku a jednáních s orgány dozoru;
h) Poskytovatel je oprávněn, v případě, že dojde k jakékoliv žádosti Objednatele, nad rámec služeb hrazených dle Smlouvy, účtovat hodinovou sazbu dle ceníku Poskytovatele.
i) Smluvní strany si tímto výslovně sjednávají, že odpovědnost Poskytovatele bude ve všech případech činit maximálně trojnásobek celkové hodnoty odměny za tři měsíce dle Smlouvy. V případě, že není odměna určena měsíčně, přepočtou strany odměnu poměrně na měsíční výši a limit je stanoven nejvýše trojnásobkem takto zjištěné částky. Uvedeným nejsou dotčena kogentní ustanovení účinné právní úpravy dle kterých odpovídá Poskytovatel bez omezení.
10. Objednatel bere na vědomí, že Poskytovatel musí pro účely zajištění Smlouvy zpracovávat osobní údaje Poskytovatele, resp. Oprávněných osob a dále má nastavené doložené oprávněné zájmy na provádění zpracování osobních údajů za účelem vytváření statistik, vývoje Software a kontroly. Podrobné informace o zpracování osobních údajů jsou uvedeny v dokumentu Informace o zpracování osobních údajů. Objednatel podpisem Xxxxxxx potvrzuje, že byl s Informací o zpracování osobních údajů seznámen a získal vyhotovení tohoto textu. Objednatel se zavazuje seznámit všechny uživatele Software a Oprávněnou osobu s Informací o zpracování osobních údajů.
VII. Doba trvání Smlouvy
1. Nebude-li v konkrétní Smlouvě sjednáno jinak, platí, že:
a) Smlouva se uzavírá na dobu určitou v délce trvání 12 měsíců od jejího uzavření (viz čl. II. odst. 1 těchto Podmínek).
b) Obě smluvní strany jsou oprávněny Smlouvu vypovědět pouze v posledních 60 dnech doby trvání Smlouvy. Taková výpověď musí být učiněna v písemné formě a doručena druhé smluvní straně před uplynutím doby trvání Smlouvy; výpověď nabývá účinnosti k poslednímu dni sjednané doby trvání Smlouvy.
c) V případě, že žádná ze smluvních stran Xxxxxxx v souladu s předchozím písm. b) nevypoví, prodlužuje se automaticky doba trvání Smlouvy o dalších 12 měsíců.
d) Prodlužování Smlouvy dle předešlého písm. c) probíhá opakovaně, dokud nebude Smlouva ukončena:
i. výpovědí, přičemž právo na výpověď platí analogicky dle písm. b) tohoto článku v každém 12měsíčním období trvání Smlouvy,
ii. dohodou Smluvních stran, nebo
iii. na základě zákona v některém z případů v zákoně uvedených.
VIII. Závěrečná ustanovení
1. Tyto Podmínky jsou k dispozici na adrese xxx.xxxxxx.xxx/xxxxx.
2. Tyto Podmínky i každá Smlouva se řídí právním řádem České republiky, přičemž případný spor týkající se Smlouvy, který se nepodaří vyřešit smírnou dohodou smluvních stran, bude rozhodován soudem v České republice, jehož místní příslušnost bude určena dle sídla Poskytovatele.
3. Příslušná Smlouva se řídí tou verzí Podmínek, která je platná v době uzavření dané Smlouvy. Poskytovatel je oprávněn tyto Podmínky průběžně aktualizovat a upravovat; v takovém případě Poskytovatel o této změně Podmínek informuje Objednatele zasláním nové verze Podmínek na e-mailovou adresu Oprávněné osoby Objednatele. Pokud Oprávněná osoba Objednatele nevyjádří s novou verzí Podmínek na adresu xxxxxxx@xxxxxx.xxx písemně nesouhlas do 30 dnů od okamžiku, kdy jí tato verze byla odeslána Poskytovatelem, platí, že k časovému okamžiku specifikovanému Poskytovatelem se Smlouva nadále řídí novou verzí Podmínek. Pokud Oprávněná osoba Objednatele vyjádří ve lhůtě uvedené v předešlé větě s novou verzí Podmínek stanoveným způsobem nesouhlas, platí, že Smlouva se nadále řídí aktuálně pro tuto Smlouvou platnou verzí Podmínek, přičemž Poskytovatel je v takovém případě oprávněn od Smlouvy jednostranně odstoupit ve lhůtě 30 dnů od obdržení informace o nesouhlasu Objednatele s novou verzí Podmínek.
4. Uzavřením Smlouvy Objednatel potvrzuje, že se seznámil s těmito Xxxxxxxxxx a že s nimi souhlasí.
5. Tato verze Podmínek je platná ode dne 1. 09. 2023.