Smlouva o poskytnutí služeb
Univerzita Palackého v Olomouci
Smlouva o poskytnutí služeb
uzavřená dle ust. § 1746 odst. 2 a násl. zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, mezi smluvními stranami:
European Association for Southeast Asian Studi es registrována u obchodní komory v Nizozemsku pod číslem KvK 40448189
se sídlem: v Nizozemí, PO Box 9515, 2300 RA Leiden zastoupená:
kontaktní osoba:
-atef" nebo ,,EuroSEAS"
a
Univerzita Palackého v Olomouci
veřejná vysoká škola režim existence dle zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění některých zákonů (zákon o vysokých
concluded in accordance wíth section 1746 paragraph 2 et seq. of the Act No. 89/2012 Col!., the Civil Code, as amended, between contracting parties:
-
European Association for Southeast Asian Studies registered with the Chamber of Commerce in the Netherlands under the KvK-numer 40448189
seated: in the Netherlands, PO Box 9515, 2300 RA Leiden
represented by:
contact person:
hereinafter refered to as the„customer" or „EuroSEAS"
and
Xxxxxxx University Olomouc
public university established according to the Act No. 111/1998 Col!., on universities and amending and supplementing other Acts (the Higher Education Act), as amended
školách), ve znění pozdějších předpisů
se sídlem: Křížkovského 8, 771 47 Olomouc, česká republika
IČO: 61989S92
seated: Křížkovského Olomouc, Czech Republic 1D number: 61989592
constituent part: Faculty of Arts
8, 771 47
součást: Filozofická fakulta
zastoupená: prof. PhDr. Xxxxxx Xxxxxx, XXx., děkan Filozofické fakulty
kontaktní osoba: e-mail:
dálejenjako „poskytovatel" nebo UP společněíalw „smluvnístra11y"
Článek 1 Předmět smlouvy
1) Objednatel je pořadatelem a organizátorem
konference EuroSEAS, která se bude konat v termfnu 7, - 10. 9. 2021 v hybridní fortně - a to částečně online a částečně v prostorách Filozofické fakulty Univerzity Palackého v Olomouci (dále íen „konference'1, V případě, že nebude z epidemiologických důvodů mozne pořádat konferenci v hybridní formě, bude konference uskutečněna pouze v online formě. Rozhodnutí, že se konference bude konat pouze online, zašle objednatel poskytovateli nejpozději
Represented by: prof. PhDr. Xxxxxx Xxxxxx. CSc., dean of Faculty of Arts
e-mail: hereinafter refered to as the „provider" or „PU" together as„contracting partíes"
Article 1
Subject of the Agreement
1) The customer is the organizer of the XxxxXX.XX conference, which will be held in the term 7. - 10.
9. 2021 ín a hybrid form - partly online and partly at the Faculty of Arts of Xxxxxxx Univerzity Olomouc (hereinafter referred to as the
„conference"). ln case it is not possible to hold the conference in a hybrid form due to epidemiological reasons, the conference will be held online only. The decision to hold the conference online on!y shall be sent by the customer to the provider no later than 14 days prior to the conference.
2 Based on this A reement, the rovider
Univerzita Palackého v Olomouci
do 14 dnů pfed konáním konference.
2) Poskytovatel se na základě této smlouvy podílí na organizaci konference na lokální úrovni.
3) Účelem této smlouvy je vyjádřit společnou vůli realizovat konferenci ve výše uvedeném termínu a vymezit rozsah služeb, které zajistí poskytovatel pro objednatele, a rozsah a způsob úplaty za tyto poskytnuté služby.
Článek 2 Práva a povinnosti
1) Objednatel v souvislosti s realizací konference
xxxxxxx 0,,ajišťuje:
a) sestavení odborného obsahu konference
b) výběr přednášejících
c) registraci účastníků a příjem registračních poplatků
d) licenci k užívání konferenční platformy Whova
e) dopravu a ubytování hlavního řečníka/ řečníků
2) Poskytovatel se zavazuje pro objednatele poskytnout v souvislosti s realizací konference následující služby:
a) poskytne na své náklady prostory pro pořádání konference včetně dodávky energií a technického vybavení učeben - pouze v případě, že konference proběhne v hybridní formě
b) personálně zajistí vlastní průběh konference (ověřování registrace, obsluha šatny obsluha v přednáškovém sále apod.) - pouze v případě, že konference proběhne v hybridní formě
cJ zajistí catering a občerstvení pro účastníky konference - pouze v případě, že konference proběhne v hybridní formě, a to v rozsahu:
• uvítací večeře
• 9x coffee breaks (3x denně po dobu 3 dnů trvánf konference)
• 3x oběd
d} zajistí uvítací dárkové tašky pro účastníky
e) zajistí doprovodný program pro účastníky. Samotný doprovodný program bude hrazen přímo účastníky konference - pouze v případě, že konference proběhne v hybridní formě
tJ zajistí správu webové stránky konference xxxxx://xxxxxxxx0000.xxx/
g) zajistí obsluhu konferenční platformy Whova
h) zajistí přípravu obsahu a grafické zpracování book of abstract
i) zajisti propagaci konference, včetně zajištění
2
participates in the organízatíon of the conference at the local level.
3) The purpose of this Agreement is to express a common will to organise the conference on the
above-mentioned date and to define the scope of services that the provider will provide for the customer and the scope and method of payment for these servíces.
Artide 2
Rights and obligations
1) In connectíon with the organization of the conference, the customer in particular ensures:
a)
compilation of the content of the conference
b) selection of speakers
c) registration of participants and receipt of registration fees
d) a license to use the Whova conferencing platform
e) transport and accommodation of the key none speaker(s)
2) The provider undertakes to provide the following services for the customer for the organi2ation of conference:
a) provide, at its own expense, the facilities for the conference, including energy supply and technical equipment of the classrooms - only ifthe conference will be held in a hybrid form
b) provide staff for the actual running of the conference (checking registration, service in the cloakroom, service in the lecture hall, etc.)
- only if the conference will be held in a hybrid form
c) provide catering and refreshments for conference participants - only if the conference will be held in a hybrid form, within the following scope:
• a welcome diner
• 9x coffee breaks (3 times per day for 3 days of the conference)
• 3x lunch
d) provide welcorne gift bags for particípants
e) provide an accompanying program for participants. The accompanying program itself will be paid by the conference participants - only if the conference will be held in a hybrid form
f) ensur e the maintenance of the conference website xxxxx://xxxxxxxx000 Lorg/
g) operate the Whova conferencing platform
h) ensure the preparatíon of the content and graphic design of the book of abstract
i) ensure the promotion of the conference, including the printíng of promotional
Unlverzita Palackého v Olomouci
tisku propagačních materiálů. (dale společně jen jako "služby")
3) Služby budou konkretizovány v rámci dalších dohod a konzultací, které smluvní strany provedou ke každému bodu, a to í s ohledem na počet účastníků konference. V případě, že bod nebude předmětem konkrétního ujednání mezi stranami, realizuje tento bod poskytovatel dle svého samostatného uvážení, přičemž však bude postupovat s péčí i'-ádného hospodáře a tak aby niíak nesnížil hodnotu a důstojnost konference.
4) Objednatel se zavazuje poskytnout poskytovateli součinnost nezbytnou k řádnému plnění služeb a uhradit poskytovateli odměnu a účelně vynaložené náklady dle čL 3 této smlouvy.
Článek 3 Finanční podmínky
1) Za poskytnutí slt1žeb uvedených v čl. 2 odst. 2 uhradí objednatel poskytovateli odměnu ve výši 4500 EUR. V případě, že konference proběhne pouze online, činí odměna 2000 EUR (dále jen
"odměna").
materíals. (together as the „servícesu)
3) The se1vices will be specified in the framework of further agreements and consultations to be carried aut by the partíes, including wlth regard to the number of partícipants. ln the case that the services are not subject of a specific agreement between the parties, the provider shaJJ provide the services at its sole discretion, but shall act with due care and in a manner that does not detract from the value and <lignity of the conference.
4) The customer undertakes to provide the provider necessary cooperation for the proper performance of the services and to pay to the provider a fee and reasonably incurred costs in accordance with Article 3 of this Agreement.
Article 3 Financial terms
1) For providing the servjces referred to in Article 2(2), the customer shall pay the provider a fee of EUR 4500. lf the conference is held online only, the fee is EUR 2000 (hereinafter referred to as the „fee").
2) Dále objednatel uhradí částku poskytovatelem skutečně finančním nákladtim za
odpovídající vynaloženým
2) In addítion, the customer shall pay an amount corresponding to the financial costs actually incurred by provider for
a) the provision of catering and refreshment ín
a) zajištění cateringu a občerstvení dle čl. 2 odst. 2 písm. c) této smlouvy,
b) zajištění dárkových tašek dle čl 2 odst. 2
písm. d) této smlouvy
c) zajištění tisku propagačních materiáh'.i dle čl. 2 odst. 2 písm. i) této smlouvy
a případně objednatel uhradf další oběma stranami odsouhlasené náklady vynaložené poskytovatelem souvisejících s organizací a realizací konference (dále jen „skutečně vynaložené náklady).
3) Objednatel je povinen uhradit poskytovateli zálohu pro poskytnutí sluíeb ve výši 2000 EUR (dále jen „záloha"). Záloha bude uhrazena objednatelem do 30. 7. 2021 na účet poskytovatele č. VS:
4) Konečné vyúčtování skutečně vynaložených nákladů provede poskytovatel nejpozději do jednoho kalendářního měsíce od skončení konference. Finanční vypořádání bude provedeno na základě odvedených nákladů dle aktuálního kur:w dané útraty daného dne.
J
accordance wíth Artic\e 2{2)(c) of this Agreement,
b) the provision of gift bags in accordance with Article 2(2)(d) of this Agreement
c) the printing of the promotion materials in accordance with Article 2(2) (l) of this Agreernent
and, if applicable, the customer shall pay other costs agreed by both parties incurred by the proví der that were rela ted to the organization of the conference (hereinafter refe1i-ed to as the
,.costs actually incurred").
3) The customer undertakes to pay the provider an advance payment for the provision of services in the amount of EUR 2000 (hereinafter referred to as the „advance payment"J. The advance payment shall be paid by the customer by 30 July 2021 to the provider's account No.:
4) The final settlement of the costs actually incurred sha\l be made by the provider within one calendar month of the end of the conference. The fínancial settlement shall be made at the current exchange rate of the day on which the payment was made.
Univerzita Palackého v Olomouci
S) Objednatel je riovinen uhradit částku představující odměnu a skutečně vynaložené náklady, od které bude odečtena uhrazená záloha, a to na základě faktury vystavené poskytovatelem spolu s konečným vyúčtováním nákladů. Částka nezahrnuje DPH. DPH bude účtována ve výši ui·čené podle právních předpisi'l účinných ke dni uskutečnění zdanitelného plnění. Lhůta splatnosti je dohodou smluvních stran stanovena na 30 dní od předání faktury objednateli, přičemž předáním konečného vyúčtování a faktury se rozumí zaslání na e mailovou adresu objednatele uvedenou v záhlaví této smlouvy.
6) Pokud částka představující odměnu a skutečně vynaložené náklady nepřesáhnou částku uhrazené zálohy, bude v tomto rozsahu objednateli nevyužitá záloha vrácena. Nevyužitá záloha bude objednateli vrácena na účet, ze kterého byla záloha objednateli zaslána, a to do
30 dnů od předání konečného vyúčtování.
S) The customer undertakes to pay the fee and the costs actually íncurred, from which will be deducted the advance payment. This amount shall be paid by the customer on the basis of an invoice issued by the provider together with final settlement. The amount does not include VAT. VAT shall be charged at the rate determined in accordance with the Czech tax !egislalion. The due date is set by agreement between the parties at 30 days after the invoice has been sent to the customer. The final settlernent and the invoice will be sent by provider to the customer to the e mail address indícated at the head of this Agreement.
6) lf the fee and the costs actually incurred does not exceed the amount of the advance payment, the unused amount of the advance payment shall be refunded to the customer to that extent. The unused advance payment shall be partíally refunded to the customer to the account from which the advance payment was sent to the provider within 30 days of the delivery of the
7) Předběžný návrh rozpočtu konference tvoří přílohu č. 1 této smlouvy.
Článek 4 Ukončení smlouvy
final settlement.
7) A preliminary dratt budget for the conference is
attached as Annex 1 to tbís Agreement.
Article 4 Termination ofthe Agreement
1) Smlouva je uzavřena na dobu určitou, a to do data finančního vypořádání dle článku 3 této smlouvy,
2) Smlouvu lze předčasně ukončit:
a) dohodou smluvních stran,
b) výpovědí
c) odstoupením
dJ zrušením předmětu plnění
3) Výpověď podle této smlouvy může dát kterákoliv ze smluvních stran i bez udiSní důvodů, a to s výpovědní lhůtou 1 měsíc počínaje 1. dnem kalendářního měsíce následujícího po doručení výpovědi druhé smluvní straně.
4) Obě smluvní strany jsou oprávněny od této smlouvy odstoupit, a to v případě, pokud druhá smluvní strana hrubým způsobem poruší ujednání této smlouvy. Za takové porušení smlouvy se rozumí zejména: porušení povinnosti poskytovatele poskytnout služby dle čl. 2 odst. 2 této smlouvy řádným způsobem, a to ani přes písemnou výzvu k nápravě objednatele; nebo nezaplacení zálohy objednatelem poskytovateli; nebo neposkytnutí součinnosti
4
1) This Agreement is concluded for a definíte period of time, speciflcal ly until the date of financial settlement according to Article 3 of thls Agreement.
2) This Agreement can be prematurely terminated:
a) by agreement ofthe parties
b) bynotice
c) by withdrawal
d) cancel\ation of the subject matter of performance
3) The notíce under this Agreement may be given by either party without giving reasons, with a notice period of 1 month starting from the 1st day of the calendar month following the delivery of the notice to the other party.
4) Both parties are entitled to withdraw from this
Agreement if the other party grossly violates the provisíons of this Agreement. Such a breach of Agreement shall be understood, in particular: a breach of the provider's obligation to provide the services pursuant to Article 2(2) of this Agreement in a proper manner even despite a wrítten request for remedy by the customer; or the customer's failure to pay the advance payment to the provider; or failure to províde the coooeratíon oursuant to Article 2(4) of this
v Olomouci
objednatele dle čL 2 odst 4 této smlouvy, a to ani přes písemnou výzvu poskytovatele. Odstoupení od smlouvy je účinné dnem, kdy je doručeno druhé smluvní straně.
5) Při předčasném ukončení této smlouvy nezaniká případný nárok poskytovatele na úhradu poměrné části odměny a účelně vynaložených nákladů, případně na náhradu škody, ani povinnost poskytovatele předat vyúčtování konference ke dni ukončení smlouvy, a to do 30 dnů od ukončení smlouvy.
Článek 6 Závěrečná ujednání
1) Ujednání této smlouvy lze doplúovat, měnit nebo rušit pouze písemnými dodatky podepsanými oprávněnými zástupci obou smluvních stran.
2) Tato smlouva se řídí právem české republiky. Veškeré spory vznikající z této smlouvy nebo založené na ní budou rozhodovány soudy české republiky.
3) Tato smlouva je vyhotovena v českém a anglickém jazyce. V případě rozporu má přednost česká verze smlouvy.
4) Tato smlouva Je vyhotovena ve třech vyhotoveních s platností originálu, z nichž objednatel obdrží jedno vyhotovení a poskytovatel dvě vyhotovení.
SJ Smluvní strany berou na vědomí, že tato smlouva včetně všech jejích pNloh a případných dodatků podléhá povinnému uveřejnění podle zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách t'1činnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), v aktuálním znění.
6J Tato smlouva je uzavřena dnem jejího podpisu oprávněnými osobami obou smluvních stran a nabývá účinnosti dnem jejího uveřejnění v registru smluv v souladu se zmíněným zákonem.
7) Poskytovatel, který uveřejnění smlouvy zajistí, informuje druhou smluvní stranu o jejím uveřejnění neprodleně po něm na kontaktním e mailu druhé smluvní strany uvedeném v záhlaví této smlouvy.
8] Smluvní strany shodně prohlašují, že tuto smlouvu uzavřely po vzájemném projednání a že odpovídá jejich svobodné vůli, což stvrzují
Agreement, even despite a written request by the provider Withdrawal from the Agreement shall be effective on the date on which it is delivered to the other party.
5) Premature terminabon of this Agreement shall not extinguish the provider's right to reirnbursement of a proportionate part of the fee and actual!y incurred costs rn· to compensation for damages. Nor shall it extinguish the provider's obligation to send final settlement of the conference within 30 days of termination the Agreement.
Article 6 Final provisions
1) The arrangement of this Agreement may be supplemented, amended or canceled only by w1itten amendments signed by the authorized representatives ofboth contracting parties.
2) This Agreement is governed by the law of the
Czech Republic. Xxx disputes arisíng out of or based on this Agreement shall be decided by the courts of the Czech Republíc.
3) This Agreement ís drawn up in the Czech and English languages. In case of conflict, the Czech version of the Agreement shall prevail
4) This Agreement is made in three original copies, of which the customer receives one copy and the provider two copies.
5) The contracting parties hereto acknowledge the fact that thís Agreement ls subject to obligatory publication under the Czech Act No. 340/2015 Col!. On Special Condítions of Effect of certain Contracts, Publication of these Contracts and on the Register of Contract (Act on Register of Contracts).
6) This Agreement is conduded as of the date of appending of signatures of authorizes representatives of the parties hereto and comes into effect as of the date of its publication in the Regíster of Contracts in accordance with aforementioned act.
7) The provider, which shall ensure publication hereof in the Register of Contracts, shall inform the other paity of its publication immediately thereafter using e-mail address indi cated at the head of this Agreement.
8) The contracting parties agree that they have concluded this Agreement after mutual consultation and it corresµonds to theír free will, which they confirm with their signatures.
svými podpisy.
5
Univerzita Palackého v Olomouci
Dne/Date: ..../;.f...c!.�.f.....................
In Olomouc Czech Republic
Dne/Date 01 August 2021................
fn Santenay, France
6