kterou uzavřeli
Smlouva o poskytování poradenských a servisních služeb
kterou uzavřeli
na straně jedné:
MAJT s.r.o.
Xxxxxxxxxx 000, Xxxxxxx-Xxxxx
Polička, 572 01
IČ 26935040, DIČ CZ26935040
Společnost je zapsána v OR u Krajského soudu v Hradci Králové, spisová značka: C 39905 zastoupen Xxxxx Xxxxxxxxxx a Xxxxxx Xxxxxx, jednateli společnosti
dále jen „poskytovatel”
a
na straně druhé:
Základní škola Litomyšl, Zámecká 496, okres Svitavy
Zámecká 496
Litomyšl, 570 01
IČ 47487283
zastoupena Mgr. Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, ředitelem organizace dále jen „odběratel“
I. Předmět smlouvy
Předmětem smlouvy je závazek poskytovatele poskytovat odběrateli po dobu platnosti této smlouvy dále uvedené poradenské a servisní služby v oblasti informačních a komunikačních technologií. Služby podle této smlouvy budou poskytovány zejména v sídle odběratele.
Žádné ustanovení této smlouvy nelze vykládat jako závazek odběratele k nákupu konkrétního hardware či software.
II. Služby
Poskytovatel bude za dále uvedených podmínek poskytovat odběrateli tyto služby:
a. Běžné poradenství
Poskytovatel bude průběžně ústně informovat odběratele o nejnovějších trendech v oblasti IT a analyzovat možnosti využití nových technologií a poznatků v této oblasti při činnosti odběratele.
Podle potřeby bude poskytovatel zodpovídat dotazy zaměstnanců odběratele, poskytovat poradenství týkající se využití a ovládání různých softwarových nástrojů. Dostupnost přiměřeně kvalifikovaného odborníka bude garantována pouze v době stanovené v této smlouvě.
b. Další poradenství
Na žádost odběratele zpracuje poskytovatel písemné studie na zadaná témata nebo uspořádá školení pro vybrané pracovníky odběratele, za což náleží poskytovateli odměna, jejíž výše je stanovena podle aktuálně platného ceníku poskytovatele umístěného na xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxx.
c. Realizace nákupů
V případech, kdy nebude poskytovatel přímo dodavatelem odběratele, zrealizuje na žádost odběratele jeho jménem a na jeho účet nákup odběratelem požadovaných technologií. Realizace nákupů může spočívat v sestavení zadání, identifikaci vhodných dodavatelů, oslovení dodavatelů, vyhodnocení nabídek a doporučení vhodného řešení či nabídky, jakož i v dalších souvisejících činnostech.
Objednávky na dodání požadovaných technologií (vč. hardware), pokud má být poskytovatel jejich dodavatelem, musí být u poskytovatele činěny odběratelem písemně a musí být podepsány statutárním orgánem odběratele nebo osobou odběratelem k tomu písemně určenou.
d. Instalace a zaškolení I.
Poskytovatel zajistí dodání všech zařízení a technologií zakoupených odběratelem od poskytovatele až na příslušné pracoviště odběratele, jeho instalaci, konfiguraci a zaškolení obsluhy.
e. Instalace a zaškolení II.
Poskytovatel zajistí instalaci, konfiguraci a zaškolení obsluhy na zařízení a technologii zakoupených odběratelem od třetí osoby, za což náleží poskytovateli odměna, jejíž výše je stanovena podle aktuálně platného ceníku poskytovatele umístěného na xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxx.
f. Běžná správa
Poskytovatel bude provádět správu informačních a komunikačních systémů odběratele spočívající zejména ve správě počítačové sítě odběratele, jednotlivých samostatných počítačů a software provozovaných na koncových stanicích odběratele.
U SW provozovaných na zařízeních odběratele se správa vztahuje na základní systémové instalace a aktualizace nikoli na implementace a běžnou funkčnost jednotlivých SW třetích stran.
Poskytovatel vytvoří takové podmínky, aby veškeré významné procesy a události vzniklé v informačním a komunikačním systému byly evidované a zpětně sledovatelné. Za tím účelem využije v maximální míře standardní systémy podporované používaným software, jakož i vlastní specifické nástroje dálkového dohledu. Odběratel tímto uděluje výslovný souhlas s tím, aby poskytovatel měl vzdálený přístup do informačních a komunikačních systémů odběratele.
Poskytovatel bude průběžně vyhodnocovat záznamy v systémech odběratele a řešit identifikované problémy, resp. zabraňovat jejich opakovanému vzniku.
Poskytovatel bude provádět podle svého uvážení všechny ostatní činnosti směřující k optimálnímu chodu informačních a komunikačních technologií odběratele včetně monitoringu a dohledu nad těmito systémy.
Poskytovatel může používat vzdálenou správu za účelem provádění běžné správy. Vzdálená správa nahrazuje "servisní návštěvy", pokud dostatečně řeší požadavky odběratele.
g. Řešení poruch a havárií
Pro účely této smlouvy se havárií rozumí stav, kdy je výrazným způsobem omezena činnost odběratele z důvodu:
• výpadku kteréhokoli souborového serveru
• výpadku aktivních prvků sítě
• výpadku připojení na Internet
• výpadku poštovního serveru
• nefunkčnosti některého aplikačního software
• ztráty významných elektronických dat
• rozšíření počítačového viru
• závažné poruchy hardware počítačů nebo telefonního systému způsobující výrazné omezení činnosti odběratele
Ostatní případy, kdy informační a komunikační systémy odběratele nejsou plně funkční, jsou pro účely této smlouvy považovány za poruchu.
Poskytovatel se zavazuje, že poruchu či havárii odstraní, za což náleží poskytovateli odměna, jejíž výše je stanovena podle aktuálně platného ceníku poskytovatele umístěného na xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxx.
Reakcí poskytovatele na havárii či poruchu se rozumí okamžik, kdy poskytovatel uskuteční první krok související s řešením dané události (havárie či poruchy).
V případě vzniku havárie anebo poruchy u odběratele je poskytovatel povinen reagovat co nejdříve po jejím nahlášení (učiněném v souladu s touto smlouvou), nejpozději však dle následující tabulky:
Problém vznikl na: | Lhůta pro reakci na havárii | Lhůta pro reakci na poruchu | ||||||
Server | Do 24 hodin od nahlášení. Odpovědný technik viz. článek IV. této smlouvy: Osoba pro věci technické | Do 24 hodin od nahlášení. Odpovědný technik viz. článek IV. této smlouvy: Osoba pro věci technické | ||||||
Firewall řešení SOPHOS | Do 24 hodin od nahlášení. Odpovědný technik viz. článek IV. této smlouvy: Osoba pro věci technické | Do 24 hodin od nahlášení. Odpovědný technik viz. článek IV. této smlouvy: Osoba pro věci technické | ||||||
Síťová infrastruktura | Do 24 hodin od nahlášení. Odpovědný technik viz. článek IV. této smlouvy: Osoba pro věci technické | Do 24 hodin od nahlášení. Odpovědný technik viz. článek IV. této smlouvy: Osoba pro věci technické | ||||||
Uvedené lhůty pro reakci na havárii a pro reakci na poruchu platí pouze v případě, že nahlášení bude prokazatelně přijato v pracovní době poskytovatele (tato je každý pracovní den od 8.00 hod. do 17.00 hod.). Bude-li nahlášení přijato mimo pracovní dobu poskytovatele, pak lhůty pro reakci na havárii a pro reakci na poruchu počínají běžet od 8.00 hod. nejblíže následujícího pracovního dne.
III. Komunikace a zadávání servisních případů
Veškerá komunikace bude probíhat přes tiketovací systém na portále správy IT (viz článek IV. Ostatní této smlouvy – Primární kontakt za stranu poskytovatele), kde budou vedeny záznamy k jednotlivým servisním případům vč. hlášených poruch a havárií. Další případná komunikace v digitální podobě bude probíhat formou e-mailů zasílaných na adresy uvedené v této smlouvě.
IV. Ostatní
Odběratel určuje osoby oprávněné jednat s poskytovatelem ve věcech týkajících se předmětu plnění této smlouvy:
Poskytovatel určuje osoby, oprávněné jednat s odběratelem ve věcech týkajících se předmětu plnění této smlouvy:
Poskytovatel se zavazuje postupovat při plnění smlouvy tak, aby nedošlo ke ztrátě dat uložených na serveru, zároveň však nenese zodpovědnost za data uložená mimo prostor vyhrazený za tímto účelem, ani za data uložená na lokálních stanicích. Poskytovatel zároveň nenese odpovědnost za ztrátu dat v případě, že odběratel nemá nebo nepoužívá prostředky pro bezpečné zálohování dat navržené dodavatelem ani za ztrátu dat zaviněnou počítačovými viry, krádeží, nebo způsobenou vyšší mocí.
Odběratel zodpovídá za škody způsobené vlastním zásahem do systému nebo zásahem do systému ze strany třetích osob odlišných od poskytovatele. Při jejich způsobení zajistí okamžitou nápravu na vlastní náklady.
Poskytovatel zodpovídá za škody způsobené vlastním zásahem do systému. Při jejich způsobení zajistí okamžitou nápravu na vlastní náklady.
V. Přehled vykonaných prací
Veškerá poskytovatelem vykonaná práce bude sepsána do protokolu, který bude podepsán zástupcem odběratele. Protokol bude obsahovat datum, strávený čas technika na místě a popis vykonané práce. Nadřazeným řešením je zadávání přes tiketovací systém na portále správy IT (viz článek IV. Ostatní této smlouvy – Primární kontakt za stranu poskytovatele). Poskytovatel je povinen uvedené záznamy uchovávat nejméně 6 měsíců zpětně.
VI. Zvláštní záruky a ostatní závazky poskytovatele
Poskytovatel se zavazuje zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech týkajících se odběratele, se kterými se seznámil při plnění této smlouvy. Porušení tohoto závazku bude považováno za hrubé porušení smlouvy s tím, že odběratel je v takovém případě oprávněn ji okamžitě vypovědět bez výpovědní lhůty.
Poskytovatel garantuje dostupnost alespoň jednoho přiměřeně kvalifikovaného odborníka pro telefonické podávání informací a technickou podporu v pracovní dny od 8:00 hod. do 17:00 hod.
VII. Používání software
Poskytovatel je povinen upozornit odběratele na případy protiprávního užívání software. Pokračuje-li odběratel v nelegálním užívání i po upozornění poskytovatelem, nenese poskytovatel žádnou odpovědnost za případné právní následky.
VIII. Cena
Cena za služby uvedené v čl. II. pod písm. a), c) a f) této smlouvy se sjednává v paušální výši 2 945,- Kč bez DPH (slovy: dva tisíce devět set čtyřicet pět) za kalendářní měsíc (dále jako „paušální cena“).
Konzultace v délce trvání do 10 min. jsou zahrnuty v paušální ceně.
Cena za služby uvedené v čl. II. pod písm. b), d), e) a g) této smlouvy nebo jiné služby v této smlouvě neuvedené bude vyúčtována dle skutečného rozsahu jejich provedení v rámci kalendářního měsíce a to včetně hotových výdajů (dale jako „skutečná cena”).
K paušální ceně i ke skutečné ceně se připočítává DPH v aktuálně platné sazbě.
IX. Fakturace a platební podmínky
Fakturaci paušální ceny a případně i skutečné ceny bude poskytovatel provádět vždy k poslednímu dni toho kalendářního měsíce, za který paušální cena náleží. Datem uskutečnění zdanitelného plnění bude poslední den takového kalendářního měsíce. Splatnost každé faktury činí 14 dní od jejího vystavení. Faktury budou moci být zasílány odběrateli elektronicky.
X. Součinnost odběratele
Odběratel je povinen umožnit poskytovateli přístup do všech prostor, do nichž potřebuje poskytovatel v souvislosti s výkonem práce (plněním této smlouvy) vstoupit. V případě plánovaných odstávek systému bude k tomuto účelu stanoven časový plán, podle kterého bude poskytovatel postupovat, nedohodnou-li se smluvní strany jinak.
Odběratel předá poskytovateli potřebná přístupová hesla do svých systémů a v případě jejich pozdější změny sdělí poskytovateli bezodkladně tato nová hesla.
Odběratel sdělí bez zbytečného odkladu poskytovateli veškeré informace, jež mohou být významné pro plnění jeho závazků.
Odběratel zajistí veškerou ostatní součinnost potřebnou k plnění činností poskytovatelem vymezených v této smlouvě.
Odběratel je povinen oznámit a konzultovat s poskytovatelem veškeré plánované změny v IT. Změnou se rozumí i nákup jakéhokoli hardware nebo software zasahující do IT (např. strukturované kabeláže, atd.) Pokud toto nebude dodrženo nebo se odběratel nebude řídit doporučením poskytovatele, pak poskytovatel nenese zodpovědnost za problémy s tímto spojené a tímto vyvolané.
Odběratel nesmí povolit (ani sám provést) jakýkoli zásah do IT specifikovaného touto smlouvou ze strany jakékoli třetí osoby (tedy i svých zaměstnanců a ostatních zástupců odběratele) bez vědomí a bez součinnosti poskytovatele, vyjma osob uvedených v čl. IV. této smlouvy.
Poskytovatel bude spolupracovat i s jiným dodavatelem (zejména speciálního) software, který zajišťuje provoz odběratele.
XI. Smluvní pokuty
Pokud se odběratel dostane do prodlení s úhradou jakékoli fakturované částky, zavazuje se odběratel zaplatit poskytovateli smluvní pokutu ve výši 0,05 % z dlužné částky za každý den prodlení.
Pro případ nedodržení lhůt pro reakci poskytovatele na řádně nahlášené poruchy či havárie uhradí poskytovatel odběrateli smluvní pokutu ve výši 500,- Kč za každou celou hodinu prodlení.
XII. Ujednání o zpracovatelské smlouvě a mlčenlivosti
Za podmínky, že dojde ze strany poskytovatele k činnostem, které mají povahu zpracování osobních údajů pro odběratele v rámci plnění této smlouvy, smluvní strany se dohodly na následující úpravě práv a povinností mezi odběratelem coby správcem a poskytovatelem coby zpracovatelem ve smyslu čl. 28 NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna
2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů):
Poskytovatel se zavazuje pro odběratele zpracovávat osobní údaje v rozsahu a za účelem plnění této smlouvy. Prostředky zpracování budou automatizované. Poskytovatel bude v rámci zpracování osobní údaje shromažďovat, ukládat na nosiče informací, uchovávat, blokovat a likvidovat. Poskytovatel není oprávněn osobní údaje zpracovávat v rozporu nebo nad rámec stanovený touto smlouvou.
Poskytovatel se zavazuje pro odběratele zpracovávat osobní údaje v tomto rozsahu:
jméno a příjmení, rodné příjmení, adresa, trvalé bydliště, doručovací adresa, přechodné bydliště, pohlaví, věk, datum narození, místo narození, rodné číslo, osobní stav, fotografický záznam, video záznam, audio záznam, e-mailová adresa , telefonní číslo – soukromé, služební, IMEI telefonu, IP adresa, lokační údaje (GPS), různé identifikační údaje vydané státem: identifikační číslo, DIČ, číslo občanského průkazu, číslo řidičského průkazu, číslo cestovního pasu, číslo karty pojištění, číslo smlouvy, pod kterou je subjekt u správce evidován, personální číslo, číslo zaměstnance, vzdělání, příjem ze zaměstnání (mzda, plat), příjem z důchodu, kulturní profil, osobní údaje dětí nebo manžela/manželky resp. partnera/partnerky – obecné i zvláštní, bankovní spojení, údaje o rasovém
či etnickém původu (národnost), , zdravotní stav - údaje o tělesném nebo dušením zdraví, o poskytnutí zdravotních služeb, krevní skupina, Rh faktor krve, snímek obličeje, otisk prstu, snímek oční duhovky, snímek sítnice, podpis,
které odběratel získal v souvislosti s vlastní činností.
Poskytovatel se zavazuje pro odběratele zpracovávat osobní údaje za účelem nezbytného plnění této smlouvy.
Osobní údaje je možné poskytovatelem zpracovávat jak v provozovnách či sídle odběratele, tak v provozovnách či sídle poskytovatele.
Poskytovatel se zavazuje pro odběratele zpracovávat osobní údaje subjektů údajů, které jsou ve smluvním či obdobném vztahu k odběrateli, to vše po dobu platnosti smlouvy k výkonu práv a povinností vyplývajících ze smluvního vztahu mezi poskytovatelem a odběratelem a z uplatňování nároků z tohoto smluvního vztahu.
Odběratel uděluje povolení se zapojením subdodavatele jakožto dalšího zpracovatele podle čl. 28 odst. 2 GDPR Odběratel dále uděluje Poskytovateli obecné povolení zapojit do zpracování dalšího zpracovatele osobních údajů, Poskytovatel však musí odběratele informovat o všech zamýšlených změnách týkajících se přijetí dalších zpracovatelů nebo jejich nahrazení a poskytnout odběrateli možnost vyslovit vůči těmto změnám námitky. Poskytovatel musí uložit svým subdodavatelům v postavení zpracovatele osobních údajů stejné povinnosti na ochranu osobních údajů, jak jsou stanoveny v těchto podmínkách, se Poskytovatel zavazuje, že zpracovávání osobních údajů bude zabezpečeno zejména následujícím způsobem:
a) Osobní údaje jsou zpracovávány v souladu s právními předpisy, touto smlouvou a na základě potřeb Odběratele, tj. pro výkon veškerých činností potřebných a nezbytných pro plnění této smlouvy.
b) Poskytovatel se zavazuje, že technicky a organizačně zabezpečí ochranu zpracovávaných osobních údajů tak, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k údajům, k jejich změně̌, zničení cti ztrátě̌, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití a aby byly personálně a organizačně̌ nepřetržité̌ po dobu zpracovávání údajů zabezpečeny veškeré povinnosti zpracovatele osobních údajů̊, vyplývající z právních předpisů.
c) Přijatá technická a organizační opatření odpovídají míře rizika. Poskytovatel pomocí nich zajišťuje neustálou důvěrnost, integritu, dostupnost a odolnost systémů a služeb zpracování, a včas obnovuje dostupnost osobních údajů a přístup k nim v případě fyzických či technických incidentů.
d) Poskytovatel tímto prohlašuje, že ochrana osobních údajů podléhá rovněž interním pokynům a předpisům poskytovatele.
e) K osobním údajům budou mít přístup pouze oprávněné osoby Poskytovatele a subdodavatelů, které budou mít Poskytovatelem stanoveny podmínky a rozsah zpracování údajů.
f) Oprávněné osoby poskytovatele, které zpracovávají osobní údaje podle těchto podmínek, jsou povinny zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo jejich zabezpečení.
g) Poskytovatel bude odběrateli nápomocen prostřednictvím vhodných technických a organizačních opatření, pokud je to možné, pro splnění odběratelovy povinnosti reagovat na žádosti o výkon práv subjektu údajů stanovených v GDPR; stejně tak při zajišťování souladu
s povinnostmi podle čl. 32 až 36 GDPR, a to při zohlednění povahy zpracování a informací, jež má poskytovatel k dispozici.
h) Po ukončení poskytování plnění, které je spojeno se zpracováním, je poskytovatel povinen všechny osobní údaje vymazat, nebo je vrátit
odběrateli, pokud nemá povinnost uložit osobní údaje na základě zvláštního zákona.
i) Poskytovatel poskytne odběrateli veškeré informace potřebné k doložení toho, že byly splněny povinnosti podle této smlouvy a GDPR, umožní audity, včetně inspekcí, prováděné Odběratelem nebo jiným auditorem, kterého odběratel pověřil.
Odběratel se zavazuje neprodleně ohlašovat všechny jemu známé skutečnosti, které by mohly nepříznivě ovlivnit řádné a včasné plnění závazků vyplývajících z těchto podmínek na a poskytnout Poskytovateli součinnost nezbytnou pro plnění těchto podmínek a povinností.
Poskytovatel bez ohledu na to, zda při plnění této smlouvy dochází ke zpracování OÚ tímto poskytovatelem, je povinen zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů. Povinnost mlčenlivosti trvá i po skončení této smlouvy. Poskytovatel je povinen dohlížet na plnění uvedených povinností ze strany jeho zaměstnanců.
XIII. Společná ustanovení
Smlouva nabývá platnosti i účinnosti dnem 01. 10. 2022.
Tato smlouva se uzavírá na dobu neurčitou s tříměsíční výpovědní lhůtou. Výpověď může kterákoli smluvní strana učinit i bez důvodu.
Výpovědní lhůta začíná běžet prvním dnem kalendářního měsíce následujícího po kalendářním měsíci, v němž byla písemná výpověď doručena druhé straně.
Po ukončení smlouvy předá poskytovatel odběrateli veškerou dokumentaci, přístupová jména a hesla, HW klíče a ostatní informace o struktuře a funkci IT odběratele, kterou získal nebo vytvořil za dobu účinnosti smlouvy; o tom se pořídí protokol. Ve vlastním zájmu je poté odběratel povinen provést změnu hesel.
Smluvní strany tímto dle §564 občanského zákoníku vylučují možnost změnit obsah této smlouvy jinou než písemnou formou.
Tato smlouva vyjadřuje svobodnou vůli obou stran a byla sepsána ve dvou vyhotoveních, z nichž jedno převzal poskytovatel a druhé odběratel.
V Poličce dne: 30.09.2022 V Poličce dne: 30. 09. 2022 Za poskytovatele: Za odběratele:
………………………………………….. ……………………………………………