Smlouva o poskytování tiskových služeb

Smlouva o poskytování tiskových služeb

Objednatel:	město Sokolov Sídlo: Sokolov, Rokycanova 1929, PSČ: 356 01 IČ: 00259586 DIČ: CZ00259586 Jednající: Xxxxxxx Xxxxxxxxxx, starostkou města Bankovní spojení: Komerční banka, a.s. Č. účtu: 521 391/0100
(dále jen „Objednatel“)
Poskytovatel:
	Sídlo:
	IČ:
	DIČ:
	Statutární orgán:
	Schvalovat a e-mailem odsouhlasovat aktualizace přílohy č. 2 je oprávněn: Bankovní spojení: Č. účtu: Zapsána v OR u soudu v  sp. zn. oddíl , vložka

(dále jen „Poskytovatel“)

(Poskytovatel a Objednatel jsou dále označováni samostatně také jen jako „Smluvní strana“ a společně jako „Smluvní strany“).

Níže uvedeného dne, měsíce a roku uzavřely smluvní strany podle § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, (dále jen „občanský zákoník“) tuto smlouvu o poskytování služeb tiskového řešení a provozu systému pro správu tiskového prostředí.

Smluvní strany vědomy si svých závazků v této smlouvě obsažených a s úmyslem být touto smlouvou vázány, dohodly se na následujícím znění smlouvy:

1.Výklad pojmů

Tiskovými službami se pro potřeby této smlouvy rozumí vše, co je nutné k zajištění tisku, kopírování nebo skenování koncovým uživatelem u Objednatele prostřednictvím zařízení Poskytovatele (jedná se jak o poskytnutí samotných tiskových, kopírovacích a skenovacích zařízení, tak softwaru (dále také jen „SW“) pro zajištění tisku, kopírování a skenování na těchto zařízeních, a to včetně poskytnutí a instalace příslušného SW i hardwaru (dále také jen „HW“) a zajištění kompatibility dodávaného HW a SW se stávajícím HW a SW Objednatele, jakož i poskytnutí a instalace SW, který řídí jednotlivé tiskové úlohy koncového uživatele u Objednatele a zároveň ukládá informace pro tvorbu přehledů a reportů tisku a kopírování (vedení přehledu vytištěných a kopírovaných stránek, monitoring stavu tiskových zařízení, výstupy do reportů apod.).

2.Předmět plnění

2.1Poskytovatel se zavazuje poskytovat Objednateli tiskové služby prostřednictvím zařízení ve vlastnictví Poskytovatele, která pro tento vlastním nákladem dopraví, instaluje, otestuje a uvede do provozu v místě plnění.

2.2Předmětem této smlouvy je:

1. závazek Poskytovatele poskytovat Objednateli tiskové služby v rozsahu:

1. dodávky a instalace tiskových zařízení k zajištění tisku, kopírování a skenování dokumentů specifikovaných v příloze č. 2 – Seznam zařízení k této smlouvě (dále jen „zařízení“ nebo „tiskové zařízení“),

2. dodávky souvisejícího spotřebního materiálu (kopírovací papír, tonery, sešívací spony),

3. poskytování servisních služeb k dodaným tiskovým zařízením,

4. dodávky a provozu SW pro správu tiskových služeb,

přičemž další (bližší) vymezení předmětu plnění je uvedeno v příloze číslo 1 této smlouvy - Specifikace služeb;

2. závazek Objednatele vyvinout součinnost nejméně v rozsahu stanoveném touto smlouvou a dále  zaplatit dohodnutou cenu.

2.3Tiskové služby podle této smlouvy bude Poskytovatel Objednateli poskytovat v rozsahu, způsobem a v jakosti stanovených:

1. touto smlouvou,

2. zadávací dokumentací na zadání veřejné zakázky s názvem „Tiskové služby pro město Sokolov“ ze dne 23.06.2021,

3. pokyny Objednatele,

4. obecně závaznými právními předpisy, normami, zvyklostmi v příslušné oblasti a veškerými podklady předanými Objednatelem Poskytovateli podle této smlouvy a případnými pozdějšími změnami shora uvedené dokumentace, které byly vyvolány potřebami zjištěnými v průběhu plnění této smlouvy nebo okolnostmi Smluvními stranami nepředvídanými, rozhodnutími, resp. vyjádřeními veřejnoprávních orgánů s tím, že Objednatel je oprávněn upravit způsob provádění předmětu smlouvy,

přičemž platí, že v případě rozporů mezi podklady podle písm. a) až d) se přednostně použije ustanovení podkladu podle výše uvedeného pořadí sestupně [nejvyšší váhu má tato smlouva].

3.Doba plnění

3.1Poskytovatel je povinen poskytovat tiskové služby podle této smlouvy prostřednictvím jednotlivých zařízení a SW pro správu tiskových služeb do 30. 9. 2027.

3.2Objednatel bude poskytovat Poskytovateli nezbytnou součinnost při instalaci zařízení a SW, a to až do instalace posledního zařízení a SW pro poskytování tiskových služeb.

3.3Obě Smluvní strany se dohodly, že poskytování tiskových služeb dle této smlouvy bude zahájeno 1. 10. 2021. Poskytovatel se zavazuje v časovém předstihu min. 14 dní před účinností této smlouvy průběžně dodávat a instalovat tisková zařízení a SW pro poskytování tiskových služeb podle této smlouvy u Objednatele tak, aby ke dni účinnosti smlouvy došlo k plynulému nahrazení stávající tiskové techniky Objednatele s tím, že běžný provoz Objednatele, zejména jeho městského úřadu, nesmí být od zahájení plnění této smlouvy do řádného zahájení poskytování tiskových služeb podle této smlouvy nijak ovlivněn.

3.4Objednatel je oprávněn požadovat po Poskytovateli ukončení poskytování tiskových služeb prostřednictvím již nainstalovaných zařízení nebo naopak opětovné uvedení do provozu zařízení, jehož provoz byl na žádost Objednatele ukončen, a to bez sankce, pokud se Poskytovatel s Objednatelem nedohodnou jinak. Požadavek na ukončení poskytování tiskových služeb prostřednictvím již nainstalovaných zařízení nebo na opětovné uvedení zařízení do provozu bude zaslán oprávněnou osobou Objednatele Poskytovateli do jeho datové schránky. Poskytovatel je povinen přijetí požadavku potvrdit odpovědí zaslanou do datové schránky Objednatele nejpozději následující pracovní den po obdržení požadavku s tím, že pokud v této lhůtě přijetí požadavku nepotvrdí, považuje se požadavek za přijatý marným uplynutím lhůty pro jeho potvrzení. Poskytovatel je povinen požadovanou změnu podle věty první provést do 10 kalendářních dnů ode dne přijetí požadavku. V uvedené lhůtě je Poskytovatel povinen rovněž vyhotovit návrh nového znění přílohy č. 2 k této smlouvě zohledňující provedené změny a zaslat ji do datové schránky Objednatele. Pokud Objednatel do 10 dnů od obdržení návrhu nového znění přílohy č. 2 k této smlouvě proti němu nevznese námitky, považuje se tento návrh za přijatý; v opačném případě se celý proces změny přílohy č. 2 opakuje. Oprávněnou osobou Objednatele podle věty první, která je za Objednatele oprávněna rozhodovat o ukončení poskytování tiskových služeb prostřednictvím již nainstalovaných zařízení nebo o opětovném uvedení zařízení do provozu, je tajemník Městského úřadu Sokolov.

4.Místo plnění

4.1Místem plnění je:

1. budova Městského úřadu Sokolov, Rokycanova 1929, Sokolov,

2. budova Městského úřadu Sokolov, Xxxxx Xxxxx Xxxxx 1275, Sokolov.

5.Předání a převzetí

5.1Zařízení a SW pro zajišťování tiskových služeb budou předány a převzaty uvedením do provozu, tj. jejich instalací v místě specifikovaném v příloze č. 2 k této smlouvě. Převzetí a instalace bude oběma Smluvními stranami potvrzena na montážních listech předaných Objednateli technikem Poskytovatele po instalaci.

5.2Po celou dobu platnosti a účinnosti této smlouvy budou zařízení a SW podle předchozího odstavce umístěna na místě podle předchozího odstavce, nedohodnou-li se Smluvní strany jinak.

5.3Objednatel zajistí na vlastní náklady nezbytné předpoklady pro montáž, přejímku a provoz jednotlivých zařízení a SW pro správu tiskových služeb.

5.4Příloha č. 2 bude zejména obsahovat:

1. množství a popis zařízení – typ zařízení, příslušenství,

2. datum instalace zařízení,

3. přesné umístění zařízení.

6.Cena za poskytované kopírovací a tiskové služby a platební podmínky

6.1Cena za poskytování služeb pro všechna zařízení činí:

Kč bez DPH za jeden výstup A4 černobíle včetně papíru,

Kč bez DPH za jeden výstup A4 barevně včetně papíru,

Kč bez DPH za jeden list papíru A4 pro účely dofakturace nebo dobropisace papíru.

6.2Ceny nejsou vázány na žádný minimální odběr papíru nebo počty zhotovených výstupů.

6.3Výstupem se rozumí kopie nebo tisk, tedy jakýkoliv grafický jednostranný A4 výstup ze zařízení bez rozdílu pokrytí. Oboustranný výstup A4 je počítán jako dva výstupy A4, jednostranný výstup A3 je počítán jako dva výstupy A4, oboustranný výstup A3 jako čtyři výstupy A4. Pro dodávky papíru A3 platí obdobný přepočet (A3 = 2xA4).

6.4Cena výstupu zahrnuje také:

1. zařízení dle popsané konfigurace,

2. pravidelné servisní prohlídky zařízení,

3. pravidelné výměny dílů zařízení s omezenou životností,

4. opravy závad zařízení vzniklých opotřebením,

5. dodávky spotřebního materiálu (včetně tonerů a sešívacích spon) včetně kopírovacího papíru a

6. náklady na dopravu technika Poskytovatele od místa plnění a zpět.

6.5Cena výstupu nezahrnuje náklady na odstranění závad způsobených nedodržením pokynů pro obsluhu zaměstnanci Objednatele nebo osobami, kterým Objednatel přístup k zařízením umožnil. Cena výstupu rovněž nezahrnuje odstranění závad zaviněných vytvořením neodpovídajících podmínek (byť krátkodobě, např. stavebními úpravami) pro provoz zařízení. Odstranění těchto závad bude Objednateli vždy účtováno v souladu s obecnými aktuálně platnými cenami servisních prací Poskytovatele.

6.6Cena za poskytování služeb dle odst. 1 tohoto článku je garantována po celou dobu trvání smlouvy a je konečná a pevná.

6.7V pochybnostech se má za to, že součástí ceny dle této smlouvy jsou veškeré dodávky a práce nutné
k instalaci, provozování, servisu a odinstalování tiskových zařízení a SW dle této smlouvy, pokud tato smlouva nestanoví výslovně jinak.

7.Režim placení

7.1Objednatel se zavazuje platit Poskytovateli ceny za poskytování tiskových služeb vypočtené na základě měsíčního vyúčtování, provedeného Poskytovatelem ve smyslu odst. 2 tohoto bodu a doručeného Objednateli ve formě daňového dokladu - faktury.

7.2Daňový doklad - faktura je splatný do třiceti (30) dnů ode dne jeho doručení Objednateli. Ceny za poskytování tiskových služeb budou účtovány vždy k poslednímu dni uplynulého kalendářního měsíce na základě měsíčního odpočtu výstupů. Datum uskutečnění zdanitelného plnění je poslední den příslušného kalendářního měsíce. Cena se považuje za uhrazenou dnem, kdy je příslušná částka odepsána z účtu Objednatele ve prospěch účtu Poskytovatele. Daňový doklad – faktura musí obsahovat všechny náležitosti v souladu s právními předpisy. Pokud bude daňový doklad – faktura vrácen pro své vady, lhůta splatnosti platí od doručení jeho opravené verze. Objednatel neakceptuje platby formou zálohových faktur.

7.3Jednou za 6 kalendářních měsíců po sobě jdoucích dojde k vyúčtování a dofakturaci/dobropisaci dodaného papíru, a to ve výši rozdílu dodaného papíru a počtu vyhotovených výstupů. Takto vyúčtovaný papír bude jako samostatná položka na daňovém dokladu – faktuře spolu s měsíčním vyúčtováním ceny za poskytování tiskových služeb dle podmínek uvedených výše v případě dofakturace navíc dodaného papíru. V případě dobropisace nedodaného papíru (papíru bylo dodáno méně než bylo zhotoveno výstupů), bude Poskytovatelem vystaven samostatný daňový doklad – dobropis. Cena papíru je stanovena v čl. 6 odst. 6.1.

7.4V případě, že Poskytovatel bude v prodlení s termínem zahájení tiskových služeb v termínu dle čl. 3 odst. 3.3, je povinen zaplatit Objednateli smluvní pokutu ve výši 50 000 Kč za každý i započatý den prodlení.

7.5V případě, že Poskytovatel bude v prodlení s termínem odstranění závady na zařízení v termínu dle čl. 8 odst. 8.9, je povinen zaplatit Objednateli smluvní pokutu ve výši 1 000 Kč za každou i započatou hodinu prodlení.

7.6V případě, že Poskytovatel poruší jinou povinnost podle této smlouvy než povinnost uvedenou v odst. 7.4 a 7.5, je povinen zaplatit Objednateli smluvní pokutu ve výši 500 Kč za každý den trvání tohoto porušení, a to po marném uplynutí přiměřené náhradní lhůty ke zjednání nápravy stanovené ve výzvě Objednatele.

7.7Smluvní pokuta podle tohoto článku je splatná na základě písemné výzvy Objednatele do 15 dnů od doručení výzvy Poskytovateli převodem na účet uvedený ve výzvě.

7.8Povinnost zaplatit smluvní pokutu může vzniknout i opakovaně a její celková výše není omezena. Zaplacením smluvní pokuty není dotčen nárok Objednatele na náhradu škody v plné výši.

7.9Povinnost zaplatit smluvní pokutu trvá i po skončení této smlouvy či odstoupení od ní.

7.10Poskytovatel považuje smluvní pokuty sjednané v této smlouvě za přiměřené a vzdává se práva domáhat se u soudu jejich snížení.

7.11Objednatel je oprávněn jakoukoliv smluvní pokutu podle této smlouvy jednostranně započítat proti jakékoli pohledávce Poskytovatele za Objednatelem, včetně pohledávky poskytovatele na zaplacení ceny podle této smlouvy.

8.Povinnosti Poskytovatele

8.1Poskytovatel dodá zařízení a SW pro zajištění tiskových služeb Objednateli ve stavu způsobilém smluvenému užívání, provede jejich instalaci a uvedení do provozu ve sjednaném místě a termínu a provede základní zaškolení určených zaměstnanců Objednatele.

8.2Poskytovatel zabezpečí na vlastní náklady po celou dobu platnosti a účinnosti této smlouvy provozuschopný stav zařízení a SW pro zajištění tiskových služeb včetně pravidelné údržby, výměny dílů s omezenou životností a dodávek spotřebního materiálu včetně kopírovacího papíru.

8.3Všechny práce IT technika v LAN Objednatele nad rámec povinností Poskytovatele dle této smlouvy, jenž Objednatel co do předmětu a rozsahu (včetně časového) předem písemně schválí, budou Objednateli účtovány dle platného ceníku servisních prací a služeb Poskytovatele.

8.4Poskytovatel zajistí průběžné a včasné dodávky veškerého spotřebního materiálu v potřebném množství, a to za podmínek stanovených v příloze č. 1 ke smlouvě.

8.5Poskytovatel se zavazuje, že dodávky spotřebního materiálu budou odpovídat kvalitě materiálu předepsané výrobcem tiskových zařízení.

8.6Poskytovatel bude zajišťovat odvoz a ekologickou likvidaci použitých tonerů.

8.7Poskytovatel umožní zaměstnancům Objednatele užívat zařízení pro soukromé účely, a to za úplatu a na základě zvláštní smlouvy mezi Poskytovatelem a zaměstnancem Objednatele a to tak, aby toto užívání nenarušilo poskytování tiskových služeb Objednateli. Cena za poskytované tiskové služby zaměstnancům Objednatele podle předchozí věty může činit nejvýše 120 % ceny dle čl. 6 odst. 6.1 této smlouvy.

8.8Poskytovatel je v případě závady zařízení povinen se zahájit odstraňování závady do 12 pracovních hodin od nahlášení závady prostřednictvím systému Help-desk [čl. I odst. 1 písm. d) přílohy č. 1] a závadu odstranit do konce pracovní doby následujícího pracovního dne po dni, v němž Poskytovatel zahájil odstraňování závady. Pracovní dobou a pracovními hodinami podle předchozí věty se rozumí:

1. pondělí, středa 8:00 – 17:00 h,

2. úterý, čtvrtek 8:00 – 14:00 h,

3. pátek 8:00 – 12:00 h nebo

4. mimo dobu podle písm. a) až c) doba předem dohodnutá.

8.9Poskytovatel zabezpečí on – line monitoring zařízení a komunikaci s Help–deskem Poskytovatele, a to pomocí e – mailu na adrese: . Systém Help-desk bude dostupný i pomocí webového prohlížeče. Přístup do této aplikace bude na základě přihlašování definované osoby ze strany Objednatele.

8.10Podrobný postup hlášení závad je uveden v příloze č. 3 k této smlouvě.

9.Povinnosti Objednatele

9.1Objednatel je povinen zařízení a SW pro zajištění tiskových služeb užívat v souladu s technickými a jinými pokyny Poskytovatele, s návodem k obsluze zařízení, se kterým se prokazatelně seznámil, a výlučně pro svou činnost. Objednatel není oprávněn dát je během platnosti a účinnosti této smlouvy do užívání třetí osobě a dále je bez vědomí Poskytovatele přemisťovat. Tímto odstavcem není dotčeno užívání zařízení zaměstnanci Objednatele podle 8 odst. 8.7.

9.2Objednatel se zavazuje, že nebude nad rámec pokynů Poskytovatele (tj. nad rámec zaškolení servisním technikem Poskytovatele nebo nad rámec instrukcí obsažených v Objednatelském manuálu) zasahovat do zařízení a SW pro správu tiskových služeb, bude používat výhradně spotřební materiál a kopírovací papír schválený Poskytovatelem, popř. jiná media dodaná nebo předem odsouhlasená Poskytovatelem. Dále Objednatel nesmí provádět změny na zařízení a SW pro správu tiskových služeb a zasahovat do nich, kromě výměny spotřebního materiálu a odstraňování drobných závad v rozsahu školení a v souladu s návodem k obsluze - např. odstranění zmačkaného papíru. V případě, že Objednatel nedodrží tyto povinnosti a způsobí jakoukoliv závadu nebo poruchu v činnosti zařízení anebo SW pro správu tiskových služeb, uhradí Poskytovateli skutečné náklady opravy.

9.3Objednatel je povinen zajistit prostor, ve kterém mu Poskytovatel instaluje zařízení a SW pro správu tiskových služeb, proti ztrátě, poškození a zničení, určit odpovědného zástupce pro proškolení na práci s danou technikou, nepůjčovat předmět smlouvy třetím osobám. Objednatel odpovídá pouze za škody způsobené jeho zaviněním nebo zanedbáním jeho povinností dle této smlouvy. Poskytovatel si je vědom umístění zařízení ve veřejných prostorách Objednatele. Případné poškození, zničení či odcizení zařízení třetí osobou vylučuje odpovědnost Objednatele dle tohoto bodu.

9.4Objednatel po dobu platnosti a účinnosti této smlouvy umožní Poskytovateli přístup k zařízením a SW pro správu tiskových služeb a o závadách bude sepsán protokol. Objednatel je povinen nejpozději do 2 pracovních dnů písemně hlásit Poskytovateli každou škodu.

9.5Objednatel je povinen platit dohodnutou cenu za poskytování tiskových služeb dle článku 6.

9.6Objednatel je povinen dodržovat maximální měsíční limit počtu výstupů. Vyšší zatížení nebo opakované překročení měsíčních limitů je nutno konzultovat a řešit s Poskytovatelem.

10.Kontaktní osoby

10.1Za Poskytovatele je kontaktní osobou:

- ve věcech technických:

tel.: , mobil: , e-mail:

- ve věcech obchodních:

tel.: , mobil: , e-mail:

10.2Za Objednatele je kontaktní osobou:

1. ve věcech technických:

Xxx. Xxxx Xxxxxx, vedoucí oddělení informatiky Městského úřadu Sokolov,

tel: x000 000 000 000, mobil: x000 000 000 000, e-mail: xxxx.xxxxxx@xx-xxxxxxx.xx;

2. ve věcech smluvních:

Xxxxxx Xxxxxxxxx, starostka;

tel: x000 000 000 000, e-mail: xxxxxx.xxxxxxxxx@xx-xxxxxxx.xx.

10.3Změna kontaktních osob nebo rozsahu jejich oprávnění nevyžaduje změnu této smlouvy, Smluvní strana je však povinna ji oznámit druhé Smluvní straně a změna je účinná okamžikem, kdy bude druhé Smluvní straně doručeno písemné oznámení o změně.

11.Ochrana informací

11.1Obě smluvní strany se zavazují nakládat s důvěrnými informacemi, které jim byly poskytnuty druhou stranou nebo je jinak získaly v souvislosti s plněním této smlouvy, jako s obchodním tajemstvím, zejména uchovávat je v tajnosti a učinit veškerá smluvní a technická opatření zabraňující jejich zneužití či prozrazení.

11.2Ochrana informací se nevztahuje na případy, kdy:

11.2.1Smluvní strana prokáže, že je tato informace veřejně dostupná, aniž by tuto dostupnost způsobila sama Smluvní strana a aniž by ke zveřejnění došlo porušením právních předpisů;

11.2.2Smluvní strana prokáže, že měla tuto informaci k dispozici ještě před datem zpřístupnění druhou stranou, že ji nenabyla v rozporu se zákonem a že užitím této informace neporuší své smluvní
a zákonné povinnosti;

11.2.3obdrží Smluvní strana od zpřístupňující strany písemný souhlas zpřístupňovat danou informaci, a to i dodatečně;

11.2.4je-li zpřístupnění informace vyžadováno zákonem nebo závazným rozhodnutím oprávněného orgánu;

11.3Za důvěrné informace jsou dle této smlouvy stranami považovány veškeré informace vzájemně poskytnuté v ústní nebo v písemné formě, zejména informace, které se strany dozvěděly v souvislosti
s touto Smlouvou, jakož i know-how, jímž se rozumí veškeré poznatky obchodní, výrobní, technické či ekonomické povahy související s činností Smluvní strany, které mají skutečnou nebo alespoň potenciální hodnotu a které nejsou v příslušných obchodních kruzích běžně dostupné a mají být utajeny. Za důvěrné informace jsou dále dle této smlouvy považovány software, diagnostika, dokumentace včetně manuálů a veškeré další informace, které jsou písemně označeny jako důvěrné informace Poskytovatele, Dodavatelů jejich licencí nebo Objednatele.

11.4Smluvní strany se zavazují, že nebudou důvěrné informace poskytnuté druhou stranou v listinné podobě kopírovat jako celek, ani zčásti; tato povinnost se nevztahuje na případy, kdy je to nezbytné k opravě, generování nebo modifikování důvěrných informací pro jejich oprávněné užití ve smyslu této smlouvy. Smluvní strany opatří každou kopii včetně jejího paměťového nosiče veškerým označením, které je uvedeno v dokumentu obsahujícím důvěrné informace poskytnutým druhou stranou.

11.5Povinnost utajovat důvěrné informace uvedená v tomto článku 11 zavazuje Smluvní strany po dobu účinnosti této smlouvy a po dobu 2 (dvou) let po ukončení jejich smluvního vztahu. Smluvní strany prohlašují, že veškeré důvěrné informace, které si v rámci plnění předmětu této smlouvy sdělí, považují za obchodní tajemství a budou je v této souvislosti chránit i po lhůtě dle předchozí věty v souladu s ustanovením § 17 a násl. obchodního zákoníku.

11.6Smluvní strana, která poruší povinnosti vyplývajících z tohoto článku ohledně ochrany důvěrných informací, je povinna zaplatit druhé Smluvní straně smluvní pokutu ve výši 50 000 Kč (slovy: padesát tisíc korun českých) za každé nikoli nepodstatné porušení takové povinnosti, a to do třiceti (30) dnů ode dne doručení výzvy k jejímu uhrazení.

11.7Poskytovatel nebude při plnění této smlouvy pro Objednatele zpracovávat osobní údaje. Pokud se však Poskytovatel při plnění této smlouvy do styku s osobními údaji dostane, je povinen dodržovat při tom veškeré související právní předpisy a učinit veškerá nezbytná opatření k zamezení neoprávněnému nakládání s osobními údaji. V případě, že bude Poskytovateli udělena majetková sankce pro porušení předpisů na ochranu osobních údajů a v přímé souvislosti s porušením povinnosti Poskytovatele či jeho poddodavatele, je Poskytovatel povinen uhradit Objednateli škodu vzniklou z tohoto titulu v plné výši.

12.Doba trvání smlouvy, ukončení smlouvy

12.1Smlouva o poskytování tiskových služeb se uzavírá na dobu určitou do 30.9.2027.

12.2Obě Smluvní strany jsou oprávněny ukončit smlouvu:

1. dohodou Smluvních stran,

2. výpovědí při podstatném porušení ze strany Poskytovatele s výpovědní dobou 3 měsíce,

3. výpovědí bez udání důvodu s výpovědní dobou 6 měsíců.

Výpovědní doba počíná běžet prvním dnem měsíce následujícího po prokazatelném doručení výpovědi druhé Smluvní straně.

12.3Objednatel může odstoupit od této smlouvy z důvodů:

a) probíhajícího insolvenčního řízení vůči Poskytovateli,

b) vstupem Poskytovatele do likvidace.

13.Závěrečná ustanovení

13.1Tato smlouva nabývá platnosti dnem podpisu oběma Smluvními stranami a účinnosti 1. 10. 2021. Tato smlouva podléhá uveřejnění prostřednictvím registru smluv podle zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), ve znění pozdějších předpisů. Smluvní strany se dohodly, že smlouvu bez zbytečného odkladu zašle správci registru smluv k uveřejnění prostřednictvím registru smluv podle předchozí věty Objednatel. Smluvní strany výslovně prohlašují, že žádné ustanovení této smlouvy není obchodním tajemstvím podle § 504 občanského zákoníku ani neobsahuje důvěrnou informaci o poměrech smluvní strany nebo skutečnostech, které má smluvní strana potřebu ochraňovat jako důvěrnou informaci nebo předmět obchodního tajemství a souhlasí s uveřejněním celého textu této smlouvy, vč. příloh a podpisů pod smlouvou.

13.2Práva a povinnosti Smluvních stran touto smlouvou výslovně neupravené se řídí občanským zákoníkem.

13.3Pro případ, že by se kterékoliv ustanovení této smlouvy ukázalo být neplatné či neúčinné, dohodly se Smluvní strany, že jej bez zbytečného odkladu po zjištění této skutečnosti nahradí ustanovením, které bude nejlépe odpovídat předmětu a účelu původního ustanovení.

13.4Poskytovatel není oprávněn převést práva a povinnosti z této smlouvy na jinou osobu bez předchozího písemného souhlasu Objednatele. Zaplacením smluvní pokuty dle této smlouvy není dotčeno právo poškozené strany na náhradu škody v plné výši. Poskytovatel na sebe bere nebezpečí změny okolností dle § 1765 odst. 2 občanského zákoníku.

13.5V případě rozporů mezi zněním této smlouvy a zněním přílohy k této smlouvě má přednost znění obsažené v této smlouvě, mimo znění obsažené v Příloze č. 1 této smlouvy, které má vždy přednost před zněním smlouvy i ostatních příloh.

13.6Smlouvu lze měnit nebo doplňovat jen písemnými číslovanými dodatky podepsanými osobami, které jsou k podpisu smluvních vztahů za Smluvní stranu oprávněni, pokud smlouva výslovně nestanoví jinak. Změnu může navrhnout kterákoli ze Smluvních stran.

13.7Smlouva je vyhotovena ve dvou stejnopisech, z nichž každá ze Smluvních stran obdrží po jednom vyhotovení.

13.8O uzavření této smlouvy rozhodla Rada města Sokolov dne ……………….. usnesením …………………

13.9Nedílnou součástí této smlouvy jsou:

1. Příloha č. 1 – Specifikace služeb,

2. Příloha č. 2 – Seznam zařízení,

3. Příloha č. 3 – Postup hlášení závad.

V dne V Sokolově dne

Poskytovatel: Objednatel:

Xxxxxx Xxxxxxxxx, starostka

………………………………… …………………………………

PŘÍLOHA č. 1 SMLOUVY O POSKYTOVÁNÍ TISKOVÝCH SLUŽEB – SPECIFIKACE SLUŽEB

I. Specifikace poskytovaných služeb

1. Poskytovatel se zavazuje poskytovat Objednateli tiskové služby, které sestávají zejména z:

1. poskytnutí zařízení ke kopírování, tisku a skenování vymezených v příloze č. 2 ke smlouvě, jejich doprava do místa plnění, instalace, odzkoušení a uvedení do provozu způsobem stanoveným v této příloze,

2. poskytnutí, instalace a udržování systému pro správu tiskových služeb v rozsahu a způsobem podle této přílohy,

3. dodávky souvisejícího spotřebního materiálu (kopírovací papír, tonery, sešívací spony) specifikovaného níže, součinnost při odinstalování a přemístění zařízení s následným uvedením do provozu,

4. poskytování elektronické podpory, evidence požadavků – Help-Desk,

a to za podmínek dále uvedených.

Výše uvedené tiskové služby se dále označují také jen jako „služby“.

2. Smluvní strany se dohodly, že součástí služeb je i dodávka níže specifikovaného papíru do zařízení:

1. A4, 80g, bělost CIE 153, opacita 90 %, papír certifikovaný ISO 9706,

2. A3, 80g, bělost CIE 153, opacita 90 %, papír certifikovaný ISO 9706.

Objednatel může požadovat dodávky jiných formátů papírů (např. A5). V tom případě jsou požadovány shodné parametry jako u formátu A4.

Dodaný papír musí splňovat certifikáty PEFC, Ecolabel, které musí být uvedeny na obalu papíru.

V případě, že Objednatel nebude souhlasit s kvalitou dodávaného papíru, má právo jej odmítnout a vyžadovat jinou dodávku.

3. Smluvní strany se dále dohodly, že/na:

   1. náklady spojené s vývojem a instalací aplikací zařízení a systémem správy tisku hradí Poskytovatel a jsou započteny do nabídkové ceny, včetně nezbytného HW;

   2. Poskytovatel bude zajišťovat trvalé měření a následné vyhodnocování kvality poskytovaných služeb a nejméně jednou za půl roku o měření a vyhodnocování informovat Objednatel;

   3. Poskytovatel bude v rámci zajištění tiskových služeb provádět operativní úpravy vedoucí k optimalizaci tisků a především k ekonomické výhodnosti tiskového prostředí Objednatele. Nové (od)instalace zařízení (včetně přemístění zařízení) provádí Poskytovatel a náklady na tyto (od)instalace jsou zahrnuty v ceně za poskytování služby;

   4. zařízení (tiskové a kopírovací stroje) dodané Poskytovatelem budou energeticky nenáročné a budou umožňovat přechod do šetřícího modu na základě časových plánů. V případě, že spotřeba elektrické energie zařízení překročí běžnou spotřebu, je Poskytovatel povinen na žádost Objednatele zařízení nahradit vhodnějším zařízením;

   5. dopravu papíru, tonerů a jejich doplňování do skladu Objednatele zajistí Poskytovatel. Interval od automatického (bez součinnosti Objednatele) vložení objednávky do Help-desku do dodání do skladu Objednatele v jeho sídle nesmí být delší než 2 pracovní dny. Minimální stavy zásob papírů a tonerů ve skladu Objednatele, které musí Poskytovatel udržovat, jsou 10000 listů papíru formátu A4, 1000 listů papíru formátu A3 a 2 ks tonerů ke každému typu zařízení na bázi laserového tisku. Bližší podmínky jsou stanoveny v následujícím odstavci;

   6. Objednatel požaduje automatické dodávky veškerého spotřebního materiálu pro veškerá zařízení dodaná Poskytovatelem Objednateli. Spotřební materiál nebude Objednatel objednávat. Poskytovatel zajistí na vlastní náklady vzdálený monitoring tiskových zařízení, který bude průběžně vyhodnocovat stav veškerého spotřebního materiálu. Vzdálený monitoring bude data předávat prostřednictvím protokolů SMTP nebo HTTPS. Data vzdáleného monitoringu budou zašifrována. Systém vzdáleného monitoringu musí splňovat požadavky objednatele na zabezpečení vnitřní počítačové sítě.

Poskytovatel na základě těchto informací automaticky (tj. bez podnětu objednatele) iniciuje dodávku spotřebního materiálu tak, aby nedošlo k přerušení provozuschopnosti tiskového zařízení a zároveň, aby nedocházelo k hromadění zásob spotřebního materiálu na straně objednatele. Dodávaný spotřební materiál bude dodán do místa instalace tiskového zařízení. Fyzické doplňování papíru, tonerů a náplní do zařízení budou realizovat zaměstnanci objednatele.

7. Poskytovatel na vlastní náklady zajistí minimálně 1x měsíčně odvoz všech použitých tiskových tonerů z místa instalace tiskového zařízení.

8. Poskytovatel zajistí opětovné či další využití použitých tonerů, a to pokud to nebude možné jejich ekologickou likvidaci.

II. Systém pro správu tiskových služeb – specifikace minimálních technických parametrů

1. Smluvní strany se dohodly, že součástí poskytovaných služeb je systém správy tiskových služeb.

2. Poskytovatel se zavazuje v rámci poskytování služeb specifikovaných touto smlouvou a jejími přílohami instalovat a poskytnout komplexní systém pro správu tiskových služeb, který umožní provozování systému zabezpečení tisku spolu s nasazením čteček čipových karet a:

• přesnou evidenci tiskových úloh, kopírovacích úloh a skenů,

• přehled vytíženosti zařízení,

• identifikaci uživatelů,

• vyhodnocování výše uvedených informací s následnou možností přesného zúčtování poskytnutých služeb.

3. Smluvní strany se dohodly, že nedílnou součástí systému podle předchozího odstavce je na zařízeních definovaných v příloze č. 2 ke smlouvě implementace terminálů a čteček čipových karet umožňující čtení zaměstnaneckých čipů RFID 125 kHz, které umožní evidenci a identifikaci tiskových výstupů konkrétního uživatele.

4. Smluvní strany se dohodly na níže uvedených minimálních technických parametrech systému pro správu tiskových služeb:

1. Základní minimální technické parametry systému pro správu tiskových služeb

1. systém zaznamená 100 % realizovaných kopií a tisků na všech zařízeních,

2. systém autorizuje konkrétního uživatele služby ze strany Objednatele („autorizace“) ve 100 % realizovaných kopií, tisků a skenů na zařízeních,

3. autorizace tisků bude prováděna na základě identity uživatele (autorizace proběhne současně při vstupu do počítačového systému Objednatele),

4. systém akceptuje veškerá tisková a multifunkční zařízení připojená přes síťové rozhraní,

5. systém pro správu tiskových služeb musí umožnit přesně definovat skupinu uživatelů, kteří budou moci využít barevný tisk a kopírování,

6. funkcionalita musí umožnit plnou kontrolu nad barevným tiskem a kopírováním,

7. barevné multifunkční zařízení musí umožnit uživatelům, kteří nebudou mít oprávnění tisknout a kopírovat barevně, černobílý tisk a kopírování,

8. systém musí umožnit centrální nastavení doby realizace tisku (po této nastavené době bude tisk smazán),

9. systém musí spolupracovat s čtečkami bezkontaktních karet a čipů využívaných v přístupovém systému objednatele, který umožňuje jednoznačnou identifikaci uživatelů,

10. systém musí obsahovat univerzální ovladač včetně možnosti automatické distribuce,

11. systém musí spolupracovat s Active Directory,

12. systém (za pomoci grafického rozhraní identifikačních terminálů) umožňuje řízení skenování do předdefinovaného úložiště nebo e-mailu („scan-to-my-e-mail“), na úložišti bude probíhat tvorba adresářů uživatelů a jejich údržba,

13. na zařízeních umožňujících scan je požadován výstup v PDF v normě PDF/A,

14. na zařízeních kategorie 4 je vyžadována funkcionalita umožňující převod skenovaných materiálů do elektronické podoby umožňující editaci (alespoň ve formátech pdf/A, doc a xls),

15. lokalizace musí být v českém jazyce, včetně dokumentace.

1. Základní minimální výstupy účtovacího systému – tisky

1. každý vytištěný dokument je přiřazen některému uživateli,

2. u každého vytištěného dokumentu je identifikována aplikace, z které byl vytištěn,

3. u každého vytištěného dokumentu je informace, kdy byl vytištěn,

4. u každého dokumentu je informace, kolik měl stránek A4/A3 nebo oboustranných stran A4/A3 ve variantě černobíle a barevně.

1. Základní minimální výstupy účtovacího systému – kopie

1. každá kopie je přiřazena konkrétnímu uživateli,

2. u každé kopie je informace, kdy byla vytištěna,

3. u každého kopírovaného dokumentu je informace, kolik měl stránek jednostranných A4/A3 nebo oboustranných A4/A3.

1. Základní minimální komplexní výstupy účtovacího systému

1. celkový přehled počtu kopií a tisků v definovaném časovém úseku dle jednotlivého uživatele (od-do, den, týden, měsíc, kvartál, 6 měsíců, 1 rok) a ocenění realizovaných kopií/tisků,

2. celkový přehled počtu kopií a tisků v definovaném časovém úseku dle definovaných skupin uživatelů (od-do, den, týden, měsíc, kvartál, 6 měsíců, rok) a ocenění realizovaných kopií/tisků,

3. celkový přehled počtu kopií a tisků v definovaném časovém úseku dle definovaných projektů (od-do, 1 den, 1 týden, 1 měsíc, 1 kvartál, 6 měsíců, 1 rok) a ocenění realizovaných kopií/tisků,

4. celkový přehled počtu scanů v definovaném časovém úseku dle definovaných projektů (od-do, 1 den, 1 týden, 1 měsíc, 1 kvartál, 6 měsíců, 1 rok).

5. Technické parametry nutné pro nasazení systému pro správu tiskových služeb

Objednatel poskytne tiskový server a jeden server pro centrální reporting systému řízení tisku včetně operačních systémů, které budou centrálně spravovat veškeré tiskové úlohy a čtečky karet, které umožňují identifikaci zaměstnanců Objednatele při tisku, kopírování a skenování. Poskytovatel se zavazuje, že zajistí instalaci a konfiguraci výše uvedených služeb.

6. Technické parametry tiskového serveru

Poskytovatel zajistí dodání informací o požadavcích na HW parametry a operační systém, databázovou licenci a další obslužný SW (mimo systému správy tisků) pro tiskový server.

III. Doprava, testování a (od)instalace zařízení

1. Poskytovatel se zavazuje dopravit, instalovat a otestovat v místě plnění jednotlivá zařízení pro tiskové služby nebo tato zařízení v souladu s čl. I. odst. 3 bodem 3.3. této přílohy smlouvy přemístit.

2. O každém testování a (od)instalaci, přemístění či výměně zařízení bude pořízen protokol, a to ve dvou stejnopisech podepsaných oběma stranami, z nichž každá Smluvní strana obdrží po jednom.

3. Smluvní strany se dohodly, že testování, (od)instalace, přemístění či výměna zařízení jsou součástí ceny podle čl. 6 smlouvy.

1. Objednatel se zavazuje na vlastní náklady zajistit veškeré technické podmínky pro montáž a provoz jednotlivých zařízení, zejména:

• přístup do lokální LAN a na tiskové servery Poskytovatele (z bezpečnostních důvodů Objednatel neumožní Poskytovateli přístup do sítě LAN, veškeré práce na systému budou muset provádět servisní technici Poskytovatele v místě plnění na přiděleném terminálu, nebo vzdáleným přístupem přímo na serveru),

• instalaci energetické a LAN sítě – (1 x zásuvka Ethernet - RJ 45, 2 x elektrická zásuvka na 230 V),

• rezervování IP adres pro všechna zařízení a identifikační terminály (bude-li potřeba), a

• přístup k centrálnímu zdroji dat pro identifikaci uživatelů objednatele.

4. Smluvní strany se dohodly, že zařízení bude instalováno po připravení podmínek pro instalaci zařízení ze strany Objednatele.

5. Smluvní strany se dohodly, že elektrorevizi zařízení (vstupní, pravidelnou a mimořádnou) dle ČSN 33 1500 zajistí na své náklady Poskytovatel.

IV. Softwarová řešení

Poskytovatel se zavazuje poskytovat Objednateli software (SW) tam, kde to vyžaduje zajištění dodávané služby. Poskytovatel se dále zavazuje provádět podporu tohoto SW za podmínek této smlouvy. Objednatel i Poskytovatel budou pro tento SW vždy dodržovat licenční smlouvu. Poskytovatel se zavazuje dodat a pro Objednatele zprovoznit zejména následující SW:

1. SW pro správu tiskových služeb včetně reportingu a účtování,

2. servisní SW pro pracoviště HelpDesku, který umožňuje sledování okamžitého technického stavu zařízení, zásobu papíru, stav tonerů, stav počítadel atd.

V. Technické parametry tiskových zařízení

Poskytovatel je povinen poskytnout Objednateli tisková zařízení splňující následující minimální technické parametry nebo vyšší:
Kategorie:	Tiskárna čb A4	MFP čb A4	MFP barva A4	MFP barva A3
Označení typu	1	2	3	4
Rychlost tisku (minimálně):	25 str./min.	30 str./min.	30 str./min.	25 str./min.
Max. Formát:	A4	A4	A4	A3
Zásobníky	1	1	1	4 (na 3 ks zařízeních uzamykatelné)
Kapacita zásobníků	250 listů	250 listů	250 listů	2 000 listů
Gramáž papíru (g/m2)	60 – 120	60 - 120	60 - 000	00-000
Podavač originálů (duplexní):	ne	ano	ano	ano
Duplex:	ano	ano	ano	ano
Rychlost scanu (simplexně):	-	30 str./min.	30 str./ min	50 str./ min
Tiskový jazyk:	PCL	PCL	PCL	PCL
Webové rozhraní	ano	ano	ano	ano
Identifikační terminál	ne	volitelně	ano integrovaný	ano integrovaný
FAX	ne	ne	ne	ne
Sešívání	ne	ne	volitelně	volitelně
Ekologie (ENERGYSTAR)	ano	ano	ano	ano

Typ zařízení

Počet

Příslušenství

SW pro správu tisk. služeb

Terminál

Umístění

1

18

Ano

Rokycanova 1929

1

2

Ano

Xxxxx Xxxxx Xxxxx

2

46

Ano

Rokycanova 1929

2

14

Ano

Xxxxx Xxxxx Xxxxx

3

6

Ano

Ano

Rokycanova 1929

4

13

Ano

Ano

Rokycanova 1929

4

4

Ano

Ano

Rokycanova 1929 - Chodby

4

1

Ano

Ano

Xxxxx Xxxxx Xxxxx

Celkem 104 ks zařízení

Celkem 14 x finišer (sešívání, třídění)

PŘÍLOHA č. 3 SMLOUVY O POSKYTOVÁNÍ TISKOVÝCH SLUŽEB – Postup hlášení závad

14