VÝNOS KVESTORA Č. 3/2021

VÝNOS KVESTORA Č. 3/2021

TVORBA, SCHVALOVÁNÍ, EVIDENCE A REGISTRACE SMLUV NA AVU

zpracovatel a věcně odpovědná osoba: Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxxxx, vedoucí

ekonomka

schválil: PhDr. Xxxxx Xxxxxx, kvestor

schváleno dne: 20. 1. 2021

nabývá účinnosti ode dne: 1. 2. 2021

kontrola aktuálnosti výnosu: každoročně

Článek 1 Předmět úpravy‌

1) Tento výnos stanoví pravidla pro zpracování, schvalování a jednotný způsob elektronické evidence a uveřejnění smluv, které uzavírá Akademie výtvarných umění v Praze (dále jen „AVU“).

2) Předmětem výnosu je definice postupu tvorby a povinné evidence smluv na AVU a zajištění plnění povinností dle zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv.

3) Evidence a uveřejňování smluv podle tohoto výnosu se nevztahuje na smlouvy uzavírané v rámci pracovně-právních vztahů.

Článek 2 Vymezení některých pojmů‌‌

1) Smlouvou (někdy též kontrakt, dohoda nebo konvence) se rozumí dvoustranné či vícestranné právní jednání spočívající ve vzájemných a obsahově shodných projevech vůle smluvních stran směřujících ke vzniku, změně či zániku práv

a povinností, které právní předpisy s takovými projevy vůle spojují. Smlouvou tak mezi nimi vznikne závazek k určitému plnění. Smlouva může mít formu listinnou, elektronickou nebo listinnou i elektronickou.

2) Registrem smluv se rozumí informační systém zřízený Ministerstvem vnitra

k povinnému zveřejňování smluv subjektů, kterým to ukládá zákon č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv),

3) Interním registrem smluv (dále jen „IRS“) se rozumí evidence smluv vedená sekretariátem kvestora.

4) Interním elektronickým úložištěm smluv (dále jen „IEÚS“) se rozumí elektronické úložiště smluv na sdíleném disku Z:\Groups\EKONOMICKE\01 Smlouvy.‌

5) Interním listinným úložištěm smluv (dále jen „ILÚS“) se rozumí úložiště smluv v listinné podobě v sekretariátu kvestora.

6) Odpovědnou osobou se rozumí zaměstnanec AVU, který je ze své pracovní pozice nebo na základě pověření oprávněn připravit případně i schválit a podepsat smlouvu.

7) Metadaty se rozumí data popisující smluvní vztah.

Článek 3 Legislativa‌‌

• Zákon č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů

• Statut AVU

• Zákon č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (dále jen „zákon o registru smluv“)

• Zákon č. 499/2004 Sb., zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů

• Zákon č. 412/2005 Sb., zákon o ochraně informací a o bezpečnostní způsobilosti

• Výnos kvestora č. 5/2020 o pravidlech doplňkové činnosti

• Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě

• Výnos rektora č. 10/2018 o finanční kontrole – vnitřní kontrolní systém

• Zákon č. 563/1991 Sb., zákon o účetnictví

• Zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech

• Výnos rektora č. 4/2019, spisový řád AVU

• Výnos kvestora č. 7/2018, o oběhu účetních dokladů

Článek 4‌

Hlavní zásady pořizování, evidence a uložení smluv

1) Každá smlouva před jejím schválením a podpisem obdrží na sekretariátu kvestora č.j. /zdroj dat IS MAGION/.

2) Každá smlouva je evidována v IS MAGION.

3) Každá smlouva s plněním nad 50 tis. Kč bez DPH je uložena v registru smluv (RS) /Smlouva nabývá účinnosti zveřejněním v RS/. Smlouva musí být uveřejněna v RS do 30 dnů od podpisu smlouvy. Stejné pravidlo platí i pro objednávky v hodnotě nad 50 tis. Kč bez DPH.

4) Každá smlouva je schválena a podepsána v souladu s oprávněním stanoveným Statutem AVU nebo zmocněním rektora.‌

5) Všechny smlouvy musí být uloženy v sekretariátu kvestora, který vede IRS, IEÚS, ILÚS.

6) Každá smlouva musí být schválena v procesu předběžné řídící kontroly před vznikem závazku / nároku na veřejný příjem. Správce rozpočtu vyznačí souhlas se vznikem závazku parafou na smlouvě.

Článek 5 Povinnosti odpovědné osoby‌‌

1) Odpovědná osoba zpracuje návrh smluvního textu / přijme návrh smluvního textu od partnera /protistrany/. V případě, že je návrh smluvního textu doručen AVU prostřednictvím pošty, zajistí sekretariát kvestora předání návrhu odpovědné osobě.

2) Odpovědná osoba si v případě potřeby vyžádá prostřednictvím sekretariátu rektora nebo kvestora právní konzultaci. Konzultovány budou zpravidla návrhy smluvního textu s plněním vyšším než 500.000,- Kč nebo atypické smluvní texty, které nevychází z již v praxi vyzkoušených vzorů smluv nebo které generují zvýšená rizika.

3) Odpovědná osoba si v případě potřeby vyžádá prostřednictvím sekretariátu kvestora konzultaci s daňovým specialistou. Konzultovány budou zpravidla návrhy smluvního textu s plněním vyšším než 500.000,- Kč nebo atypické smluvní texty, které nevychází z již v praxi vyzkoušených vzorů smluv nebo které generují zvýšená daňová rizika.

4) Odpovědná osoba si vyžádá prostřednictvím sekretariátu kvestora č.j. a tímto č.j. označí smluvní text před jeho podpisem.

5) Odpovědná osoba zajistí schválení smluvního závazku v souladu s Výnosem rektora č. 10/2018 o finanční kontrole – vnitřní kontrolní systém, tj. předběžnou řídící kontrolu.

6) Odpovědná osoba zajistí podpis smlouvy osobou, která je oprávněna v souladu se Statutem AVU nebo na základě pověření rektora smlouvu podepsat.

7) Odpovědná osoba zajistí předání smlouvy v listinné případně a v elektronické podobě do sekretariátu kvestora k uložení do IRS, IEÚS, ILÚS.

8) Odpovědná osoba vyznačí na smlouvě před její archivací v IRS skartační lhůtu v souladu se skartačním řádem AVU (Výnos rektora č.4/2019 – spisový řád AVU).

9) Odpovědná osoba je povinna informovat správce rozpočtu o následné fakturaci. Fakturaci zajistí ekonomické oddělení.

Článek 6‌

Evidence smluv v příslušných registrech

1) Všechny smlouvy včetně metadat uvedených v odst. 2 písm. d) musí být vloženy do IRS bezodkladně po jejich uzavření.

2) Vložením smlouvy se rozumí:

a) vložení elektronického obrazu originálu smlouvy pro potřeby AVU do IEÚS. Pokud smlouva obsahuje obchodní tajemství, může být v elektronickém obrazu příslušný obsah znečitelněn;

b) vložení originálu smlouvy nebo kopie smlouvy pro potřeby AVU do ILÚS. Pokud smlouva obsahuje obchodní tajemství, může být v elektronickém obrazu příslušný obsah znečitelněn;‌

c) vložení textového obsahu smlouvy upraveného za účelem zveřejnění, tj. prostý text uzavřené smlouvy bez osobních informací, podpisů, aj.,

v otevřeném a strojově čitelném formátu;

d) vyplnění metadat:

• identifikace smluvních stran,

• vymezení předmětu smlouvy,

• cena, a pokud ji smlouva neobsahuje, hodnota předmětu smlouvy, lze-li ji určit,

• datum uzavření smlouvy.

3) Je-li uzavřen dodatek ke smlouvě (respektive dohoda, kterou se již uzavřená smlouva doplňuje, mění, nahrazuje nebo ruší), je nutné do IRS vložit vedle dodatku také text smlouvy, ke které se dodatek vztahuje.

4) Utajované informace ve smyslu zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a bezpečnostní způsobilosti nelze do IRS vkládat. Obsahuje-li smlouva utajované informace, musí být tyto ve vkládaném elektronickém obrazu a textovém obsahu smlouvy znečitelněny. Podléhá-li utajení celá smlouva, provede se její vložení do IRS pouze vyplněním metadat.

5) Sekretariát kvestora zajistí vložení smlouvy, na základě které vznikají závazky nebo pohledávky do EIS MAGION, do modulu Smlouvy.

Článek 7 Uveřejňování v Registru smluv‌‌

1) Současně s evidencí smluv se provede u smluv specifikovaných v čl. 8 rovněž jejich uveřejnění v Registru smluv. Uveřejňování v Registru smluv se provádí prostřednictvím webové aplikace IRS/EIS MAGION.

2) Uveřejněním prostřednictvím IRS jsou dokumenty a údaje uvedené v čl. 6 odst. 2 písm. b) a c) vložené do IRS odeslány správci Registru smluv v souladu se zákonem stanovenými požadavky.

3) Je-li uzavřen dodatek ke smlouvě (resp. dohoda, kterou se již uzavřená smlouva doplňuje, mění, nahrazuje nebo ruší), na niž se vztahuje povinnost uveřejnění dle čl. 5 a která byla uzavřena přede dnem 1. července 2016, je nutné uveřejnit vedle dodatku také text smlouvy, ke které se dodatek vztahuje (§ 8 odst. 3 zákona o registru smluv).

Článek 8‌

Smlouvy uveřejňované v Registru smluv

1) V Registru smluv se povinně uveřejňuje soukromoprávní smlouva, jakož i smlouva o poskytnutí dotace nebo návratné finanční výpomoci (§ 2 zákona o registru smluv), jestliže výše hodnoty jejího předmětu přesáhne 50 tis. Kč bez DPH, a to bez ohledu na skutečnost, které právo je pro danou smlouvu dle mezinárodního práva soukromého rozhodné. Smlouva, která se povinně uveřejňuje, musí být uzavřena písemně.

2) Povinnost uveřejnit smlouvu prostřednictvím Registru smluv se nevztahuje na smlouvy uvedené v § 3 odst. 2 zákona o registru smluv.

Článek 9 Neuveřejňované informace‌‌

1) Prostřednictvím Registru smluv se neuveřejňují informace, které nelze poskytnout při postupu podle předpisů upravujících svobodný přístup k informacím (§ 3 odst. 1. zákona o registru smluv).

2) Některá metadata, která tvoří obchodní tajemství, lze postupem podle zákona vyloučit z uveřejnění.

3) V případě, že mají být z uveřejnění vyloučeny informace podle odst. 1 a 2, musí být v elektronickém obrazu textového obsahu smlouvy uvedené v čl. 6 odst. 2 písm. b), tyto informace znečitelněny nejen vizuálně, ale rovněž tak, aby nebylo možné znečitelněný text strojově přečíst.

4) V případě znečitelnění obchodního tajemství, nebo nezveřejnění smlouvy v souladu se zákonem, je třeba uvést do IRS důvod.

Článek 10‌

Následky uveřejnění a zrušení smlouvy

Zákon spojuje od 1. července 2017 s neuveřejněním smluv uvedených v čl. 5 následky dané v § 6 a 7 zákona o registru smluv.

Článek 11‌

Kontroly dodržování postupů

Kontrolu vložení všech smluv a objednávek do RS pravidelně jedenkrát měsíčně provádí asistentka kvestora, vedoucí technického oddělení a vedoucí ekonomického oddělení. O výsledku kontroly je zpracován zápis, který je předán s návrhem na opatření kvestorovi. Kvestor informuje rektora o všech smlouvách, které nebyly uzavřeny v souladu s tímto výnosem.

Článek 12 Závěrečná ustanovení‌‌

1) Rektor AVU pověřuje výkladem jednotlivých ustanovení tohoto výnosu kvestora AVU.

2) Za naplnění a dodržování tohoto výnosu odpovídají odpovědné osoby a vedoucí jednotlivých pracovišť.

PhDr. Xxxxx Xxxxxx

kvestor

Přílohy:

1. IRS:

Řada	Pořa dí	Rok	Dr uh	Typ smlouvy	Předmět	Partner	Identifika ce (č.j.)	Obno vení
Praco viště	Vyřiz uje	Pozná mka	St av	Hodnota plnění bez DPH	Zveřejně ní v RS	Skartačn í znak	Název souboru

2. IS MAGION

Úvod | Registr smluv (xxx.xx)