VNITŘNÍ OZNAMOVACÍ SYSTÉM

VNITŘNÍ OZNAMOVACÍ SYSTÉM

Společnost Contract Medical International, spol. s r.o., se sídlem Vážní 848, Slezské Předměstí, 500 03 Hradec Králové, IČO: 25968335, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Hradci Králové, oddíl C, vložka 18003 (dále „Společnost“):

a) s ohledem na zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, ve znění pozdějších předpisů (dále „ZOO“ nebo „zákon o ochraně oznamovatelů“), tzv. Whistleblowing, který uvádí především podmínky podávání a posuzování oznámení o možném protiprávním jednání, a podmínky poskytování ochrany fyzickým osobám, které oznámení učinily, a

b) s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27.4.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen jako „GDPR“), které stanoví zejména pravidla týkající se ochrany fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů,

zavedla Vnitřní oznamovací systém Společnosti.

Vnitřní oznamovací systém Společnosti implementuje zejména práva a povinnosti dle zákona o ochraně oznamovatelů.

I. OZNAMOVATEL A OZNÁMENÍ

1. Oznamovatel

1.1 Oznamovatelem je fyzická osoba, která učinila oznámení dle zákona o ochraně oznamovatelů.

2. Oznámení

2.1 Oznámením se rozumí oznámení dle zákona o ochraně oznamovatelů.

II. VNITŘNÍ OZNAMOVACÍ SYSTÉM

1. Příslušná osoba a kontaktní údaje pro podání Oznámení

1.1 Společnost v souladu se zákonem o ochraně oznamovatelů zavedla vnitřní oznamovací systém Společnosti, určený pro přijímání a vyřizování Oznámení.

1.2 Společnost určila následující příslušnou osobou k výkonu činnosti příslušné osoby dle zákona o ochraně oznamovatelů: Xxxxxxxx Xxxxxx (dále „Příslušná osoba“).

1.3 Příslušná osoba je osobou, která v rámci vnitřního oznamovacího systému Společnosti přijímá a vyřizuje

Oznámení.

1.4 Společnost umožňuje podání Oznámení písemně, ústně i osobně, a to takto:

• telefon Příslušné osoby: 608 536 080,

• e-mail Příslušné osoby: xxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxx.xxx,

• poštou na doručovací adresu: Vážní 848, 500 03 Hradec Králové, a to s uvedením informace „K rukám Příslušné osoby“,

• osobně v kanceláři Příslušné osoby:; úřední hodiny Příslušné osoby pro osobní jednání po – pá, 09 hod –10 hod, nebo dle předchozí domluvy.

2. Obsah oznámení – totožnost Oznamovatele

2.1 Dle § 2 odst. 2 ZOO obsahuje Oznámení také údaje o jménu, příjmení a datu narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost Oznamovatele. Oznámení nemusí obsahovat údaje podle věty první, pokud bylo podáno osobou, jejíž totožnost je Příslušné osobě známa.

3. Nevyloučení oznamovatelů

3.1 Společnost nevylučuje přijímání Oznámení od osoby, která pro Společnost nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) ZOO.

4. Ochrana oznamovatele

4.1 Podmínky nároku na ochranu Oznamovatele a rozsah a obsah ochrany Oznamovatele jsou uvedeny v zákoně o ochraně oznamovatelů.

4.2 Ochrana před odvetným opatřením nenáleží osobě, která učinila Oznámení, aniž měla oprávněné důvody se domnívat, že se zakládá na pravdivých informacích.

5. Vědomě nepravdivé Oznámení - přestupek

5.1 Dle § 23 odst. 1 ZOO se fyzická osoba dopustí přestupku tím, že podá vědomě nepravdivé Oznámení, když

za takový přestupek lze uložit pokutu do 50 000 Kč.

III. VNĚJŠÍ OZNAMOVACÍ SYSTÉM

Příslušným orgánem pro provozování vnějšího oznamovacího systému je Ministerstvo spravedlnosti. Způsoby oznamování Ministerstvu spravedlnosti jsou uvedeny na adrese: xxxxx://xxxxxxxxxxx.xxxxxxx.xx/xxxx-xxxxx-xxxxxxxx/

IV. OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

1. Zpracování osobních údajů

1.1 Jakékoli zpracovávání osobních údajů podle zákona o ochraně oznamovatelů, se provádí v souladu s nařízením GDPR.

1.2 Společnost jako správce osobních údajů zpracovává následující osobní údaje:

a) jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa Oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost Oznamovatele, jsou-li jí tyto údaje známy; a

b) identifikační údaje osoby, proti které Oznámení směřuje, jsou-li jí tyto údaje známy.

1.3 Oznámení lze učinit i anonymně, když v takovém případě ke zpracování osobních údajů Oznamovatele nedochází.

2. Informační povinnost vůči subjektům osobních údajů

V souladu s čl. 13 GDPR tímto Společnost poskytuje všem subjektům osobních údajů následující informace:

a) Totožnost a kontaktní údaje správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je Společnost.

b) Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Společnost nemá povinnost jmenovat Pověřence pro ochranu osobních údajů ani tuto funkci nejmenovala dobrovolně.

c) Účely zpracování

Zpracování a vyřízení Oznámení dle zákona o ochraně oznamovatelů.

d) Právní základ zpracování

Právním základem zpracování osobních údajů je právní titul uvedený v čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, když zpracování osobních údajů je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na Společnost jako na správce vztahuje, a titul uvedený v čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, tj. souhlas Oznamovatele (subjektu údajů) pro účely případného poskytnutí informace o totožnosti Oznamovatele a pro účely pořízení zvukové nahrávky nebo přepisu ústního Oznámení.

e) Kategorie dotčených subjektů údajů

Oznamovatelé, další osoby dle zákona o ochraně oznamovatelů, a osoby jichž se Oznámení dotýká.

f) Případní příjemci osobních údajů

Orgány činné v trestním řízení a/nebo orgány činné v přestupkových řízeních, pokud budou splněny zákonné podmínky pro předání zpracovaných osobních údajů těmto orgánům.

g) Doba zpracování osobních údajů

Po dobu nezbytnou k vypřádání Oznámení a skutečností v něm uvedených, a po dobu plnění povinností stanovených obecně závaznými právními předpisy, zejména zákona o ochraně oznamovatelů.

h) Zdroj osobních údajů

Oznámení a osobní údaje uvedené Oznamovatelem.

i) Práva subjektů údajů:

1) Právo na přístup k osobním údajům

Subjekt údajů má právo na přístup ke všem zpracovávaným osobním údajům. Na jeho žádost Společnost poskytne kopii zpracovávaných osobních údajů ve strojově čitelném formátu.

2) Právo na opravu osobních údajů

Subjekt údajů má právo na to, aby správce bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování má subjekt údajů právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

3) Právo na výmaz osobních údajů

Subjekt údajů má právo na výmaz osobních údajů, který by Společnost zpracovávala neoprávněně.

4) Právo na omezení zpracování osobních údajů

Subjekt údajů má právo na blokaci svých osobních údajů za podmínek uvedených v čl. 18 GDPR (zejména bude-li vznesena námitka, existuje spor o oprávněnosti zpracování údajů).

5) Právo na přenositelnost osobních údajů

Subjekt údajů má právo na to, aby mu Společnost poskytla automatizovaně zpracovávané osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně, aby Společnost tyto údaje předali jinému správci, je-li to technicky proveditelné.

6) Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování

Subjekt údajů má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování včetně profilování, které by pro něj mělo právní účinky nebo se jej významně dotýkalo. Společnost neprovádí žádné takovéto automatizované rozhodování ani profilování.

7) Právo podat námitku

Subjekt údajů má právo podat námitku proti zpracování osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu.

8) Požadavek na zpracování osobních údajů

Pokud budou osobní údaje Oznamovatelem poskytnuty, budou zpracovány v souladu s nařízením GDPR. Zpracování osobních údajů Oznamovatele je prováděno na základě zákona o ochraně oznamovatelů a čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, není smluvním požadavkem, a Oznamovatel není povinen osobní údaje poskytnout.

Poskytnutí či neposkytnutí osobních údajů nemá pro Oznamovatele žádný důsledek kromě toho, že v případě neposkytnutí osobních údajů nebude Společnost schopna identifikovat Oznamovatele.

9) Právo na podání stížnosti

Subjekt údajů má právo obrátit se kdykoliv se svou stížností na Společnost, případně podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů, adresa: sídlo Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 či požádat o soudní ochranu.

3. Způsob uplatnění práv na ochranu osobních údajů

3.1 Pro uplatnění svých práv v souvislosti s Oznámením kontaktujte na straně Společnosti: Příslušnou osobu.

3.2 V některých případech vymezených legislativou není Společnost povinna zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech Společnost může:

• uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady nebo

• odmítnout žádosti vyhovět.

Pokud Společnost obdrží žádost ve věci ochrany osobních údajů, ale bude mít důvodné pochybnosti o totožnosti odesílatele žádosti, může požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení totožnosti žadatele.