Smlouva o zpracování mzdové agendy

Smlouva o zpracování mzdové agendy

uzavřená mezi

zadavatelem: Domov seniorů Jankov Školní 161

257 03 JANKOV

IČ: 712 29 124

Zastoupeným: PhDr. Xxxxxxx Xxxxxxxx, ředitelkou

a

zpracovatelem: Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxx, JaKaSoft

IČ:

Zastoupeným: Ing. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx, majitelem

1. Předmět smlouvy

1.1 Touto smlouvou se zpracovatel zavazuje, že bude pro zadavatele za podmínek stanovených touto smlouvou zpracovávat mzdovou agendu zaměstnanců zadavatele. Zadavatel se touto smlouvou zavazuje platit za to zpracovateli sjednanou cenu.

2. Povinnosti a práva zpracovatele

2.1 Zpracovatel se zavazuje postupovat při zpracování agendy s odbornou péčí, podle pokynů zadavatele a v souladu s jeho zájmy, které zpracovatel zná nebo musí znát, a v souladu s platnými právními předpisy. Zpracovatel uvědomí zadavatele, jestliže objeví zřejmé nesprávnosti nebo skutečnosti, jež by mohly vést ke změně pokynů zadavatele nebo by mu mohly způsobit škodu.

2.2 Zpracovatel je povinen zpracovat a do evidencí zaznamenat právě jen ty skutečnosti, které vyplývají z dokladů předaných zadavatelem.

2.3 Zpracovatel je povinen v rámci zpracování agendy v běžném měsíci zajistit:

a) výpočet mezd

b) výpočet průměrů na dovolenou

c) výpočet průměrů pro nemocenské dávky

d) výpočet sociálního a zdravotního pojištění za zaměstnance i odvod zaměstnavatelů, daň ze mzdy

e) výpočet podkladů pro zaúčtování do podvojného účetnictví

f) vedení mzdových listů zaměstnanců

g) vedení evidenčních listů důchodového zabezpečení

h) potvrzení průměrů pro výpočet nemocenských dávek

i) potvrzení o výdělku na nárok dávky státní sociální podpory

j) podklad pro zpracování oznámení o plnění podílu osob zdravotně postižených pro úřad práce

k) zpracování evidence nemocenských dávek

l) výpočet a evidence a zpracování exekucí zaměstnanců

m) podklady pro zpracování statistických výkazů

n) celoroční uzávěrku mzdových listů

o) na konci roku sestavení přiznání k dani z příjmů zaměstnanců

k) při výstupu zaměstnanců zápočtové listy, potvrzení o mzdě, sražených daních a odpracované době

2.4 Zpracovatel dále předá tyto písemné doklady:

a) výplatní pásky zaměstnanců

b) výčetka platidel

c) rekapitulace sociálního a zdravotního pojištění zaměstnanců i odvodů od zaměstnavatelů

d) rekapitulace mezd, daň ze mzdy, případně další srážky zaměstnanců (spoření, pojištění, stravování atd.)

e) podklady požadované kontrolními orgány a zajistí součinnost se zadavatelem při probíhající kontrole

f) ostatní sestavy podle požadavků zadavatele

2.5 Všechny tyto evidence zpracuje zpracovatel automatizovaně na vlastních výpočetních prostředcích a programovém vybavení zadavatele.

2.6 Ostatní evidence, které je zadavatel podle předpisů povinen vést předmětem smlouvy nejsou.

2.7 Zpracovatel zahájí zpracování agendy po uzavření této smlouvy od období zpracování 01/2019.

2.8 Výsledky měsíčního zpracování agendy předá zpracovatel zadavatel v termínu nejpozději do 13. dne následujícího měsíce po zpracovávaném období.

2.9 Zpracovatel je povinen označit doklady objednatele vlastním zápisem nebo razítkem, kterým vyznačuje zanesení dokladu do evidence. Tyto zásahy musí provádět tak, aby nedošlo k znehodnocení dokladů.

2.10 Zpracovatel neposkytne třetí osobě informace o skutečnostech, které se v souvislosti se zpracováním agendy o zadavateli a jeho zaměstnancích dozvěděl, a to i po skončení platnosti této smlouvy. Dále zajistí data a písemnosti zadavatele před zničením, zneužitím a neoprávněným přístupem.

2.11 Zpracovatel uchová všechny záznamy agendy zadavatele na magnetickém médiu po dobu trvání této smlouvy. Po ukončení smlouvy vydá všechny takto uchovávané záznamy zadavateli ve tvaru, ve kterém jsou na médiu ukládány použitým programovým vybavením.

2.12 Pokud zpracovatel do dne splatnosti neobdrží od zadavatele úhradu za některý vyúčtovaný předešlý měsíc do lhůty splatnosti, může zpracování pozastavit a je povinen zpracovávanou agendu běžného měsíce předat objednateli do 5 dnů po dni přijetí úhrady.

2.13 Pokud byly doklady měsíce zadavatelem zpracovateli předány včas a kompletní ve stanoveném termín, je zpracovatel povinen zpracovat a předat zpět zadavateli celou jeho měsíční agendu ve výše stanoveném termínu.

2.14 Nedodržení ustanovení odstavce 3.3 této smlouvy zadavatelem, zbavuje zpracovatele povinnosti dodržet sjednané lhůty zpracování, jak by vyplývaly z bodu 2.13 této smlouvy, a zpracovatel je v tomto případě povinen provést zpracování do 5 dnů ode dne předání dokladů.

2.15 Všechny písemné podklady jsou během roku uloženy u zadavatele.

3. Povinnosti a práva zadavatele

3.1 Zadavatel je povinen po uzavření této smlouvy bez zbytečného odkladu předat zpracovateli následující informace:

a) zahajovací seznam zaměstnanců obsahující základní mzdové údaje včetně stanovené mzdy a údajů potřebných pro evidenční listy důchodového zabezpečení

b) kompletní zápočtové listy zaměstnanců

c) listy prohlášení zaměstnanců jako poplatníků daně z příjmu

3.2 Zadavatel je povinen poskytnout pracovníkovi zpracovatele potřebnou součinnost a vysvětlení.

3.3 Zadavatel je povinen předat zpracovateli podklady v termínu do 5. dne po ukončení měsíce.

3.4 Zadavatel je povinen provést následnou kontrolu převzatých mzdových písemností zejména z hlediska úplnosti a věcné správnosti. Tyto písemnosti se považují za objednatelem odsouhlasené, pokud tento neuplatní do okamžiku předání písemností měsíce následujícího požadavek na odstranění případných nedostatků nebo provedení jiných dodatků či změn.

4. Odpovědnost smluvních stran

4.1 Zadavatel odpovídá zejména za:

a) vedení své mzdové evidence vůči všem příslušným státním orgánům

b) úplnost, věrohodnost a správnost dokladů předaných zpracovateli

c) úplnost a správnost všech písemností, které si nechá zpracovat zhotovitelem nad rámec základního zpracování.

4.2 Zpracovatel:

a) odpovídá za řádné a správné zpracování agendy

b) odpovídá za všechny škody, které zadavateli způsobil nedodržením ujednání o oběhu dokladů a nahradí mu je na žádost zadavatele v plné výši

c) neodpovídá za hospodářská rozhodnutí zadavatele

d) neodpovídá za evidenci a správu daní a odvodů zadavatele

e) neodpovídá za plnění zákonných a jiných administrativních a správních povinností zadavatele

f) neodpovídá za majetkové sankce nebo jiné škody, které zadavateli vzniknou v důsledku nesprávných dokladů, které mu zadavatel předal

5. Ujednání o ceně

5.1 Cena za měsíční zpracování se stanoví v následující výši:

180,00 Kč měsíčně bez DPH za 1 zaměstnance na HPP

90,00 Kč měsíčně bez DPH za 1 zaměstnance na DPP + DPČ 8100,00 Kč měsíčně bez DPH za 45 zaměstnanců na HPP 630,00 Kč měsíčně bez DPH za 7 zaměstnanců na DPP + DPČ

388800,00 Kč za 48 měsíců bez DPH za 45 zaměstnanců na HPP 30240,00 Kč za 48 měsíců bez DPH za 7 zaměstnanců na DPP + DPČ 470448,00 Kč za 48 měsíců včetně DPH za 45 zaměstnanců na HPP 36590,40 Kč za 48 měsíců včetně DPH za 7 zaměstnanců na DPP + DPČ

CELKEM: 419040,00 Kč bez DPH

507038,40 Kč včetně DPH

Jedná se maximální možný rozsah zpracování, skutečná fakturace se bude odvíjet podle aktuálního stavu zaměstnanců na HPP a DPP.

5.2 Cena za služby nad rámec základního zpracování se stanoví vždy individuálně podle odborné a časové náročnosti služby.

5.3 Zpracovatel sníží cenu zpracování o 1% ceny stanovené podle odstavce 5.1 za každý započatý den, o který překročí termín předání výsledků zpracování agendy.

5.4 Zpracovatel je oprávněn zvýšit v níže uvedených případech cenu zpracování takto:

a) Pokud dojde důsledkem dodatečného doplnění dokladů měsíce zadavatelem k opakovanému zpracování, může zpracovatel stanovit sazbu za toto opakované zpracování až do výše 120% sazby za základní zpracování.

b) Pokud dojde k opožděnému předání dokladů měsíce, může zpracovatel zvýšit sazbu za toto opožděně prováděné zpracování o 1 % ceny stanovené podle odstavce 5.1 za každý započatý den opoždění.

6. Závěrečná ustanovení

6.1 Smlouva se uzavírá na dobu určitou do zpracování období mezd 01/2019 až 12/2022.

6.2 Zadavatel i zpracovatel může smlouvu kdykoliv písemně vypovědět bez udání důvodu. Zadavatel je povinen uhradit a zpracovatel provést zpracování agendy ještě zpracování dvou kalendářních měsíců bezprostředně následujících po měsíci, v němž byla výpověď doručena druhé straně. V případě, že zadavatel nepředá na tyto dva měsíce podklady pro zpracování agendy, je zpracovatel oprávněn účtovat každé měsíční zpracování ve výši průměrné fakturace za poslední tři řádně zpracované a fakturované měsíce.

6.3 Smlouva nabývá účinnosti a platnosti dnem podpisu oběma stranami.

6.4 Všechny změny a doplňky této smlouvy musí mít písemnou formu.