VŠEOBECNÉ OBCHODNÍ PODMÍNKY

VŠEOBECNÉ OBCHODNÍ PODMÍNKY

Společnosti PRO-CERT s.r.o.

I. Úvodní ustanovení

Tyto Všeobecné obchodní podmínky jsou vydány společností PRO-CERT s.r.o., se sídlem Praha 10, Tehovská 1290/64, IČ: 29042798, (dále jen "PODMÍNKY") a tvoří nedílnou součást Smluv o kontrolní činnosti, uzavíraných mezi klientem a společností PRO-CERT s.r.o. (dále jen „certifikační orgán“).

PODMÍNKY konkretizují oblasti smluvní spolupráce podle Xxxxxxx o kontrolní činnosti. Proces zahrnuje přípravu na certifikační audit, prověřování dokumentace, certifikační audit a dále udělení certifikátu, dozorový a recertifikační audit.

Klient i certifikační orgán se tak PODMÍNKY zavazují respektovat a dodržovat.

II. Terminologie

Certifikační audit – audit systému managementu dle příslušné normy, který má za cíl nalézt shodu s požadavky normy. Skládá se z 1. a 2 stupně auditu. Výstupem je Zpráva z auditu a vystavení příslušných certifikátů na další období, s omezenou platností. A certifikační značky?

Dozorový audit – audit systému managementu, který musí proběhnout v době platnosti certifikátu, aby se potvrdila trvalá shoda s požadavky normy. Výstupem je Zpráva z auditu.

Recertifikační audit – audit systému managementu, který musí proběhnout v době před uplynutím platnosti certifikátu, aby se potvrdila trvalá shoda s požadavky normy. Výstupem je Zpráva z auditu a vystavení příslušných certifikátů na další období, s omezenou platností. A certifikační značky?

Kontrolní audit – audit dle specifického zadání zákazníka.

Certifikát – oficiální potvrzení faktu certifikačním orgánem, že držitel splňuje požadavky stanovené systémovou normou.

Certifikační značka – grafické vyjádření faktu, že nositel je držitelem platného certifikátu systému

managementu.

Klient – objednatel.

Certifikační orgán – vykonavatel.

Regulační orgán – kontrolní orgán státní správy.

III. Certifikační proces

Certifikační postupy

Smlouva mezi certifikačním orgánem a klientem ohledně provedení auditu za účelem certifikace klienta společně s požadovaným termínem auditu, by měla být předložena certifikačnímu orgánu v dostatečném předstihu před požadovaným termínem auditu, cca 1 měsíc.

Certifikační audit se skládá z obsáhlého přezkoušení dokumentace týkající se systému managementu, dále posouzení organizačního zabezpečení, průběhů a postupů procesu, jakož i proniknutí požadavků systému managementu do praxe. Klient je povinen zajistit, aby požadovaná dokumentace týkající se systému managementu a případně dalších dokumentovaných postupů (směrnic) byla certifikačnímu orgánu k dispozici alespoň 2 týdny před požadovaným termínem zahájení auditu. Nejsou-li výše uvedené lhůty z jakýchkoliv důvodů na straně klienta dodrženy, certifikační orgán nenese odpovědnost za případné nedodržení sjednaných termínů pro provádění auditu. Upřesnění termínů provádění auditu se provádí na základě písemné nebo e-mailové domluvy mezi auditorem a klientem.

Certifikační audit - první stupeň

Poté, co auditor provede první stupeň certifikačního auditu, vč. auditu klientem předložené dokumentace, a na základě výsledku prvního stupně auditu se provedení auditu druhého stupně jeví jako reálné, potvrdí certifikační orgán klientovi termín druhého stupně certifikačního auditu.

Jestliže auditor zjistí při auditu prvního stupně hrubé odchylky, neprodleně o nich informuje klienta a zašle mu zprávu z 1. stupně auditu. Bez odstranění hrubých odchylek není možno realizovat audit na místě. V případě, že audit na místě nebude z těchto důvodů realizován, má certifikační orgán certifikační orgán právo od smlouvy odstoupit s tím, že budou klientovi vyfakturovány již vykonané činnosti související s posouzením dokumentace a 10% z ceny auditu, která byla sjednána ve smlouvě uzavřené mezi certifikačním orgánem a klientem ohledně provedení auditu za účelem certifikace klienta, coby smluvní pokutu. Tím není dotčeno právo certifikačního orgánu domáhat se náhrady škody.

Certifikační audit – druhý stupeň

Certifikační orgán provádí audit druhého stupně v termínu sjednaném ve smlouvě uzavřené mezi ní a klientem na provedení auditu za účelem certifikace klienta. Během auditu se auditoři přesvědčují, zda písemná stanovení v systému managementu mají též odpovídající zavedení v praxi. Nedostatky, které auditoři zjistí během auditu (neshody, odchylky, zjištění), jsou projednány s klientem v průběhu auditu a vždy v rámci závěrečného pohovoru. Klient obdrží od certifikačního orgánu Souhrnnou zprávu z auditu, ve které jsou uvedeny základní výsledky, zjištění a závěr auditního týmu, které byly projednány při závěrečném pohovoru.

Dozorový audit

Podkladem pro udržení certifikátu jsou roční dozorové činnosti (provedení dozorového auditu, zpracování Zprávy z auditu auditorem PRO-CERT a přezkoumání výsledku z auditu certifikačním orgánem), které musí být uzavřené v rámci stanovených lhůt, tedy nejpozději do 12 resp. 24 měsíců od posledního dne certifikačního / recertifikačního auditu. Dozorové audity musí být provedeny alespoň jednou za rok. Datum prvního dozorového auditu následujícího po prvotní certifikaci nesmí být stanoveno déle než 12 měsíců od posledního dne druhého stupně auditu.

Předmětem je prověření stálého plnění požadavků příslušné systémové normy/norem a účinného fungování systému v praxi. Výsledek prověření zpracuje certifikační orgán ve Zprávě z auditu. Při zjištění nedostatků je na rozhodnutí certifikačního orgánu, zda provede dodatečný audit, náklady na jehož provedení je klient povinen certifikačnímu orgánu uhradit. Nemůže-li být dozorový audit proveden z důvodů na straně klienta, je certifikační orgán oprávněna iniciovat odejmutí certifikátu klientovi. Neumožní-li klient z důvodu, který je na jeho straně, provedení již domluveného kontrolního auditu, má certifikační orgán právo domáhat se náhrady škody, pokud klient neprokáže, že certifikačnímu orgánu nevznikla žádná nebo jenom minimální škoda či náklady.

Recertifikační audit

Před uplynutím doby platnosti certifikátu je proveden recertifikační audit za účelem obnovení platnosti certifikátu. Není-li v těchto všeobecných obchodních podmínkách uvedeno či stranami ujednáno jinak, platí práva a povinnosti stran a pravidla pro certifikaci obdobně i pro recertifikaci.

Následný /dodatečný audit

Jsou-li v rámci certifikačního, dozorového nebo recertifikačního auditu zjištěny a identifikovány hrubé nedostatky, je na rozhodnutí certifikačního orgánu, zda bude proveden u klienta dodatečný audit k ověření účinnosti náprav a nápravných opatření. Dodatečný audit může být vykonán jako úplný, omezený či jen jako dokumentovaný důkaz. Klient je povinen certifikačnímu orgánu uhradit poplatky za následný/dodatečný audit, jakož i veškeré náklady s prováděním tohoto auditu spojené.

Speciální audit

V mimořádných případech má certifikační orgán právo realizovat speciální audit. Toto přichází do úvahy především tehdy, jsou-li známé důvody pro další neuznávání certifikátů klienta, kterými jsou např. změny norem, směrnic nebo dohod, které mají zásadní vliv na certifikace klienta, dále se jedná o audity za účelem prošetření stížností, nebo jako reakci na změny, nebo jako následek pozastavení platnosti certifikace klienta. Speciální audit může být také nezbytný, když se certifikační orgán dozví o skutečnosti, že u klienta došlo k závažnému incidentu nebo porušení předpisu vyžadujícímu zapojení příslušného regulačního orgánu, aby bylo prověřeno, zda nedošlo k narušení systému managementu bezpečnosti a ochrany zdraví při práci.

Klient je povinen certifikačnímu orgánu uhradit poplatky za speciální audit, jakož i veškeré náklady

s prováděním tohoto auditu spojené.

Udělení certifikátu a platnost

Na základě kladného průběhu celého procesu certifikace a kladného posouzení v rámci interních postupů PRO-CERT rozhoduje Certifikační komise o udělení certifikátu. Za tímto účelem odevzdávají auditoři certifikačnímu orgánu auditní zprávu o výsledku auditu. Po přezkoumání dokumentace z auditu vedoucím certifikačního orgánu, případně jeho zástupcem, po schválení Certifikační komisí a v případě, že nejsou shledány nedostatky, je možnost vystavit certifikát. Certifikát je klientovi vystaven až po úhradě příslušné smluvní ceny za provedené služby.

Po obdržení příslušné platby je klientovi zasláno neprodleně jedno vyhotovení Zprávy z auditu, příslušný certifikát a příslušné certifikační značky. Současně je klient vyzván, aby vyjádřil své připomínky k této zprávě.

Doručení certifikátu probíhá dle dohody s klientem, zpravidla však poštou. Doručení ostatních dokumentů probíhá zpravidla elektronicky, pokud není s klientem dohodnuto jinak.

Doba platnosti certifikátu činí v zásadě 3 roky (za podmínky každoročního dozorového auditu s pozitivním výsledkem u klienta) a je uvedena na vlastním certifikátu. Platnost certifikátu se vztahuje pouze na oblast činností uvedených na certifikátu. V případě auditů dle Metodického pokynu Ministerstva dopravy ČR – Systém jakosti v oboru pozemních komunikací je platnost certifikátů 3 roky.

Reklamace

Zprávu z auditu popř. vystavený certifikát je možné reklamovat v rámci lhůty 30 dnů od jeho obdržení. Reklamaci vystaveného certifikátu není možné uznat, je-li vystavený certifikát shodný s prokazatelně schváleným návrhem.

Přerušení auditu

Při přerušení provádění auditu z důvodů na straně klienta (např. nepřipravenost klienta pro realizaci auditu, fyzické překážky zabraňující kontrole realizační činnosti, rozpor mezi klientem uvedenými údaji v Žádosti o certifikaci či Dotazníku k systému managementu apod.) je klient povinen nahradit společnosti PRO-CERT veškeré dosud vzniklé náklady. Tyto náklady budou vyjádřeny dle smluvní ceny auditu, v poměrné výši k času a nákladům již vynaloženým v souvislosti s poskytováním dané služby.

V případě, že se jedná o certifikační / recertifikační audit, je s klientem následně dohodnut jiný termín konání auditu. Pokud se jedná o dozorový audit, je postup adekvátní kap. IV. těchto PODMÍNEK řešící ukončení platnosti, odejmutí a pozastavení certifikátu.

IV. Používání certifikátů a značky PRO-CERT

Klient může certifikát a značku používat k obchodním účelům např. jako důkaz pro třetí osoby a úřady. Zavádějící používání certifikátu a značky /např. zkomolením či užitím pouze jeho části) nebo způsobem, který zakládá dojem vykonané certifikace výrobku nebo výrobních postupů, je nepřípustné. Certifikát ani značku nemůže klient sám upravovat či měnit.

Oprávnění k používání značky je uděleno na základě smlouvy, a to teprve po kladném rozhodnutí o certifikaci. Na základě příslušného smluvního vztahu jsou specifikovány podmínky, způsob použití a grafické provedení značky. Pokud by měla být značka použita v jiné podobě nebo jiným způsobem, než jak je ve smlouvě specifikováno, musí klient předložit zamýšlenou podobu použití značky certifikačnímu orgánu ke schválení.

Oprávnění k používání certifikátu/certifikační značky je uděleno na základě Smlouvy o kontrolní činnosti, a to teprve po kladném rozhodnutí o certifikaci a po obdržení platby za provedený certifikační audit. Na základě příslušného smluvního vztahu a v této směrnici jsou specifikovány podmínky, způsob použití a grafické provedení certifikátu a certifikační značky. Pokud by měl být certifikát nebo značka použita v jiné podobě nebo jiným způsobem, než jak je ve smlouvě či v této směrnici specifikováno, musí klient předložit zamýšlenou podobu použití certifikátu či značky certifikačnímu orgánu ke schválení.

Podmínky použití certifikační značky

• Značka smí být použita jen ve formě stanovené společností PRO-CERT. Značka musí být snadno čitelná a jasně viditelná. Musí být zachována barva a poměr certifikační značky. Zákazník není oprávněn provádět změny značky. Značka nesmí být použita za účelem klamavé reklamy, smí ji používat jen zákazník, a to pouze v bezprostředním spojení se jménem firmy nebo jeho firemní značkou. Nesmí být použita na výrobcích nebo baleních výrobků, což by mohlo být považováno za označení shody výrobků.

• Není dovoleno používat značku v laboratorních zprávách, kalibračních listech, inspekčních zprávách nebo osvědčeních / certifikátech pro různé osoby, neboť tyto podklady jsou v této souvislosti pokládány za výrobky.

• Pokud budou třetí stranou uplatňovány na certifikační orgán nároky plynoucí ze zásad ručení za výrobek, které vznikly neoprávněným použitím značky zákazníkem, je tento povinen certifikační orgán od těchto nároků osvobodit. To se týká i nároků třetí strany na certifikační místo na základě reklamních výroků nebo jiných postupů zákazníka.

• Certifikační značka PRO-CERT nesmí být převedena na divize, složky s jiným sídlem, pobočky či přidružené společnosti, které nejsou součástí certifikovaného rozsahu.

• Použití certifikační značky je omezeno na zákazníka a nesmí být zákazníkem přeneseno bez písemného schválení certifikačního orgánu na třetí stranu nebo nástupce. Pokud je takové přenesení vhodné, musí být uzavřena příslušná smlouva, případně je proveden nový audit.

• Auditoři certifikačního orgánu PRO-CERT s.r.o. budou ověřovat používání certifikační značky během kontrolních auditů a zneužití certifikační značky bude mít za následek neprodlené opatření, které zabrání dalšímu užívání.

• Konkrétní používaná značka (informace v ní obsažené) se řídí uděleným certifikátem.

Podmínky použití certifikátu

• Certifikát smí být použit jen ve formě stanovené společností PRO-CERT. Při kopírování certifikátu pro provozní účely musí být zachován poměr certifikátu. Zákazník není oprávněn provádět změny certifikátu. Certifikát nesmí být použit za účelem klamavé reklamy.

• Pokud budou třetí stranou uplatňovány na certifikační orgán nároky plynoucí ze zásad ručení za výrobek, které vznikly neoprávněným použitím certifikátu zákazníkem, je tento povinen certifikační orgán od těchto nároků osvobodit. To se týká i nároků třetí strany na certifikační místo na základě reklamních výroků nebo jiných postupů zákazníka.

• Certifikát PRO-CERT nesmí být převeden na divize, složky s jiným sídlem, pobočky či přidružené společnosti, které nejsou součástí certifikovaného rozsahu.

• Použití certifikátu je omezeno na zákazníka a nesmí být zákazníkem přeneseno bez písemného schválení certifikačního orgánu na třetí stranu nebo nástupce. Pokud je takové přenesení vhodné, musí být uzavřena příslušná smlouva, případně je proveden nový audit.

• V případě ukončení platnosti certifikátu a při jeho pozastavení nebo odejmutí musí držitel certifikátu ukončit veškeré reklamní aktivity využívající certifikát a řídit se pravidly stanovenými certifikačním orgánem pro tento případ.

• Auditoři certifikačního orgánu PRO-CERT s.r.o. budou ověřovat používání certifikátu během kontrolních auditů a zneužití certifikátu bude mít za následek neprodlené opatření, které zabrání dalšímu užívání.

Podmínky použití značky ČIA a kombinované značky IAF MLA

Klienti PRO-CERT mohou používat ve svých materiálech značku přidělenou certifikačnímu orgánu pouze ve spojení s logem (příp. certifikační značkou) PRO-CERT.

Značka nebo kombinovaná značka IAF MLA a/nebo jakýkoliv jiný odkaz na akreditaci nesmí naznačovat souvislost s certifikací produktů. Značku ČIA a/nebo textový odkaz na akreditaci nelze proto umístit na výrobek nebo jeho obal, stejně tak kombinovaná značka IAF MLA nesmí být používána uživateli akreditovaných

služeb na produktech ani ve spojení s produkty.

Ukončení užívacího práva

Právo zákazníka používat certifikát/certifikační značky automaticky končí s okamžitou účinností, bez nutnosti výpovědi, když:

• dojde k porušení smluvních závazků specifikovaných ve Smlouvě o kontrolní činnosti či VOP,

• certifikát/certifikační značka je používána v rozporu s těmito PODMÍNKAMI,

• výsledek dozorových či recertifikačních auditů nepotvrdí další platnost certifikátu,

• na majetek zákazníka je vyhlášen konkurz nebo je odmítnut soudní návrh na zahájení konkurzu pro

nedostatek podstaty,

• dozorové či recertifikační audity nemohly být provedeny ve stanovených termínech, z důvodů na straně zákazníka.

Vzhled certifikačních značek a šablona certifikátu

Pravidla pro používání značek a certifikátu jsou také uvedeny ve směrnici S04 Používání certifikátu a certifikační značky. Směrnice je k dispozici v aktuálním znění na xxx.xxx-xxxx.xx.

Předpokladem pro další používání je pravidelné opakované posuzování (dozorové a recertifikační audity) a

další platnost certifikátu.

Ukončení platnosti, odejmutí a pozastavení certifikátu

a) Ukončení platnosti certifikátu nastane, pokud:

- byl na klienta vyhlášen konkurz,

- došlo k převzetí firmy jiným subjektem (tzv. likvidace s nástupcem),

- došlo k ukončení platnosti smlouvy odstoupením či výpovědí ze strany objednavatele,

- uběhla uvedená doba platnosti,

- uběhla doba pro řádné provedení dozorového auditu a klient nepožádal o pozastavení certifikace.

b) Certifikační orgán má právo odejmout certifikát, pokud:

- je certifikát zneužíván (použitím k jiným účelům, než pro jaké byl vystaven, např. pro jinou dosud necertifikovanou firmu případně pro jinou organizačně oddělenou část firmy, která nebyla dosud zahrnuta do předmětu certifikace nebo pro jiný předmět činnosti),

- při dozoru se prokáže, že podstatné předpoklady pro certifikaci systému managementu již nejsou

klientem uplatňovány, a není současně uplatněn postup dle písm. c) tohoto odstavce PODMÍNEK,

- dozor nemůže být proveden z důvodů, které vzešly ze strany klienta a není současně uplatněn postup dle písm. c) tohoto odstavce PODMÍNEK,

- majitel certifikátu (klient) písemně odmítne změny PODMÍNEK během 6 týdnů po jejich vstoupení

v platnost příp. možnosti se s nimi seznámit,

- platba za výkony certifikačního orgánu nebyla zaplacena ve stanovené lhůtě (ani po upomínce),

- nastanou jiné důvody k odejmutí plynoucí ze smlouvy s klientem nebo klient tuto smlouvu poruší, odstoupí od ní či se zachová v rozporu se sjednaným předmětem smlouvy,

- při speciálním auditu se prokáže, že došlo k vážnému selhání systému managementu bezpečnosti a ochrany zdraví při práci.

c) Certifikační orgán má právo pozastavit platnost certifikátu, pokud:

- dozor nemůže být proveden v řádném termínu stanoveném ve smlouvě z důvodů, které vzešly ze strany klienta, a zároveň klient požádá o odklad vykonání dozorového auditu a vedoucí certifikačního orgánu po zvážení důvodů rozhodne kladně. Pozastavení platnosti certifikátu trvá do doby řádného vykonání dozorového auditu, jehož termín je pevně stanoven, nejvýše však 6 měsíců od původně stanoveného termínu, přičemž za původně stanovený termín je považováno datum vystavení certifikátu. Pokud tento termín nebude dodržen z důvodů, které vzešly ze strany klienta, platí analogicky postup dle písm. b) tohoto odstavce PODMÍNEK;

- při dozoru se prokáže, že některé předpoklady pro certifikaci systémů managementu již nejsou klientem uplatňovány, a současně certifikační orgán může oprávněně předpokládat odstranění odchylek ve stanovené lhůtě, nejvýše však 3 měsíce od vykonání dozorového auditu. Pokud tento termín nebude dodržen z důvodů, které vzešly ze strany klienta, platí analogicky postup dle písm.

b) tohoto odstavce PODMÍNEK;

- při speciálním auditu se prokáže, že došlo k vážnému selhání systému managementu bezpečnosti a ochrany zdraví při práci.

Lhůta pro pozastavení certifikátu může trvat maximálně 6 měsíců, pak nastává buď fáze obnovení platnosti při naplnění podmínek pro trvání platnosti certifikátu výše popsaných, nebo odejmutí certifikátu dle písm.

b) tohoto odstavce PODMÍNEK.

V případě ukončení platnosti certifikátu dle písm. a) tohoto odstavce PODMÍNEK nebo odejmutí certifikátu dle písm. b) tohoto odstavce PODMÍNEK následuje vyjmutí odkazu na certifikaci ze seznamu certifikovaných klientů a klient není dále oprávněn se prokazovat certifikovaným systémem ani používat certifikáty a značku jako důkaz certifikovaného systému managementu.

Pozastavení platnosti certifikátu dle písm. c) tohoto odstavce PODMÍNEK není certifikačním orgánem zveřejněno, klient je písemně upozorněn, že do doby obnovení platnosti certifikátu není nadále oprávněn se prokazovat certifikovaným systémem managementu ani používat certifikáty a značku jako důkaz certifikovaného systému managementu.

V případě odejmutí certifikátu či ukončení jeho platnosti je klient povinen všechny certifikáty certifikačnímu orgánu vrátit zpět.

Záznamy o certifikaci

Certifikační orgán vede záznam o certifikačních auditech, dozorových auditech, recertifikačních auditech systémů managementu klientů, z nichž je patrné provedení této služby. Doba uchovávání těchto podkladů činí 10 let.

Dále vede seznamy certifikovaných klientů s udáním oblasti certifikace a doby platnosti certifikátu, seznamy pozastavených a odňatých certifikátů.

V. Povinnosti a odpovědnost certifikačního orgánu

1. Pracovníci a auditoři certifikačního orgánu jsou povinni postupovat při plnění této smlouvy nestranně, nezávisle a profesionálně v souladu s interními směrnicemi a postupy PRO-CERT a zavazují se zdržet jakéhokoliv jednání, které by jejich nestrannost, nezávislost a profesionalitu mohlo ovlivnit.

2. Ručení certifikačního orgánu vůči klientovi nebo třetí osobě je dáno v souladu s českým právním řádem. Certifikační orgán je povinen v rámci svých možností dbát na správné používání certifikace pro reklamní účely klienta.

VI. Povinnosti klienta

1. Klient bere na vědomí, že plnění certifikačního orgánu dle konkrétní smlouvy není možné bez úzké součinnosti a spolupráce klienta, a proto se klient zavazuje tuto úzkou součinnost a spolupráci po celou dobu trvání smluvního vztahu poskytovat. Xxxxxxx se potom klient zavazuje:

- zajistit aktivní spolupráci svých zaměstnanců a jiných osob, které jsou součástí jeho podniku a jako takové podléhají implementaci systému managementu;

- umožnit certifikačnímu orgánu vstup do objektů a prostor, sloužících k provozování podniku nebo

vztahujících se k certifikované činnosti;

- bezodkladně certifikační orgán informovat o všech skutečnostech, které mohou mít vliv na plnění této smlouvy (zejména o změnách identifikačních údajů, lokalit, počtu pracovníků, činností společnosti, technologií a dalších);

- informovat certifikační orgán o citlivých a důvěrných informacích, které nemohou být dostupné přezkoumání u auditu s dostatečným časovým předstihem před plánovaným auditem;

- poskytnout certifikačnímu orgánu veškeré nezbytné právní, ekonomické a technické podklady a informace týkající se podniku klienta za účelem objektivního provedení auditu;

- písemně upozornit certifikační orgán, jestliže se z organizačně-provozních důvodů rozhodne o posunutí některé z plánovaných etap;

- informovat bezodkladně certifikační orgán, dojde-li u něj k závažnému incidentu (smrtelný pracovní úraz) nebo porušení předpisu vyžadujícímu zapojení příslušného regulačního orgánu (podezření na spáchání trestného činu v souvislosti s pracovním úrazem, ohrožením lidského zdraví nebo požárem).

2. Klient se zavazuje zaplatit certifikačnímu orgánu cenu sjednanou ve smlouvě a další účelně vynaložené a odsouhlasené náklady s předmětem smlouvy související, resp. při jeho plnění vzniklé.

3. V případě zrušení oboustranně dohodnutého termínu ze strany klienta v době kratší než 7 kalendářních dnů před jeho konáním, bude tento den zahrnut do realizace s plnou fakturací s tím, že certifikační proces bude automaticky navýšen o adekvátní počet zrušených člověkodní. V případě, že plánované audity se nerealizují z důvodu zásahu vyšší moci (živelná katastrofa, neprůjezdnost komunikací, poruchy na vozidle), a to buď na straně certifikačního orgánu anebo na straně klienta, budou řešeny náhradním termínem, bez nároku na finanční vyrovnání.

4. Klient uděluje souhlas s provedením řádného auditu (certifikační, dozorový, recertifikační) za účasti posuzovatelů z Českého institutu pro akreditaci, o.p.s., kteří provádí dohled nad dodržováním

akreditačních pravidel a postupů certifikačního orgánu PRO-CERT a jeho pracovníků. Účast pozorovatelů z Českého institutu pro akreditaci, o.p.s. či pozorovatelů z certifikačního orgánu PRO-CERT, musí být certifikačním orgánem klientovi oznámena minimálně 5 kalendářních dnů před termínem realizace auditu, v takovém případě má klient povinnost účast těchto pozorovatelů při auditu umožnit.

5. Klient uděluje certifikačnímu orgánu souhlas, který může být i bez udání důvodů písemným sdělením odňat, aby certifikační orgán ve svých reklamních materiálech, v jakékoliv podobě a jakoukoliv formou (www stránky, letáky, katalogy, atp.) uveřejňoval informace o tom, že pro klienta zajišťoval certifikaci systému řízení dle norem řady ISO a OHSAS, a že klientovi byl následně udělen certifikát tohoto systému.

6. Klient má právo:

- být průběžně seznamován s dílčími zjištěními;

- požadovat na certifikačním orgánu vysvětlení vztahující se k předmětu plnění;

- zúčastnit se úkonů posuzování prováděných v jeho sídle.

VII. Závazek mlčenlivosti

1. Certifikační orgán i klient se zavazují zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech týkajících se druhé smluvní strany s výjimkou propagace formou doporučení třetím stranám, a to i po ukončení plnění předmětu smlouvy o kontrolní činnosti, a to nejméně po dobu 10 let. Na údaje prohlášené za důvěrné se časové omezení nevztahuje a smluvní strany jsou povinny zachovávat mlčenlivost i po době výše uvedené. Za porušení tohoto závazku má druhá strana právo na náhradu škody.

2. Výjimku ze závazku představují případy uvedené v obecně závazných právních předpisech nebo případy, kdy je smluvní strana písemně ke sdělení informací druhou smluvní stranou zmocněna nade vší pochybnost. Výjimku tvoří také informace, které certifikační orgán zveřejňuje povinně v rámci akreditačních pravidel – jedná se zejména o seznam vydaných, pozastavených, odňatých a neplatných certifikátů. Tento seznam obsahuje základní identifikaci klienta a další informace uvedené na certifikátu.

3. Klient dává souhlas k tomu, aby informace, které se týkají procesu posuzování a hodnocení jeho systému managementu mohly být zpřístupněny jiným orgánům. Těmi je míněna skupina posuzovatelů a pozorovatelů ze strany akreditačního orgánu, např. ČIA, respektive skupina řádně jmenovaných evaluátorů EA, která se může prokázat prohlášením o mlčenlivosti. Xxxxxx dává souhlas i k případnému svolení s účastí této skupiny posuzovatel v procesu samotného auditu.

4. Certifikační orgán se zavazuje, že bude se všemi informace o organizaci klienta zacházet jako s důvěrnými a že je využije pouze k dohodnutému účelu. Dodané podklady nebudou předávány třetím osobám. Výjimkou je pouze předání podrobné zprávy rozhodčímu místu v případě sporu nebo orgánům definovaným v předchozím odstavci těchto PODMÍNEK. Klient může certifikační orgán této povinnosti mlčenlivosti zprostit.

VIII. Ochrana osobních údajů

1. Certifikační orgán i klient jsou povinni zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o nichž se dozvěděli při výkonu sjednané činnosti a které v zájmu správce osobních údajů nelze sdělovat jiným osobám.

2. Certifikační orgán i klient jsou povinni zdržet se jednání, které by mohlo vést ke střetu oprávněných zájmů klienta či Certifikačního orgánu se zájmy osobními, zejména nebude zneužívat informací nabytých v souvislosti s výkonem sjednané činnosti ve prospěch vlastní či někoho jiného.

3. Certifikační orgán i klient se dále zavazují nakládat s osobními údaji subjektů údajů, zejména zaměstnanců, obchodních partnerů a zákazníků, jakož s osobními údaji jiných třetích osob, s nimiž přijde do styku, plně v souladu s Obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR) v platném znění, tzn. je zejména povinen zachovávat mlčenlivost o těchto údajích, jakož i o všech bezpečnostních opatřeních směřujících k ochraně těchto údajů, a zabránit vhodnými organizačními a technickými opatřeními jakémukoliv využití nebo zneužití těchto osobních údajů neoprávněnou osobou.

4. Certifikační orgán i klient jsou dále povinni okamžitě sdělit si vzájemně jakékoliv podezření z nedostatečného zajištění osobních údajů nebo podezření z neoprávněného využití osobních údajů neoprávněnou osobou.

5. Certifikační orgán i klient jsou povinni na požádání spolupracovat s dozorovým úřadem (Úřad pro

ochranu osobních údajů) při plnění jeho úkolů.

6. Jakékoliv porušení povinnosti ochrany osobních údajů bude považováno za porušení uzavřeného smluvního vztahu. Certifikační orgán plně odpovídá klientovi za škodu, kterou by mohl způsobit zaviněným porušením této povinnosti. Klient plně odpovídá Certifikačnímu orgánu za škodu, kterou by mohl způsobit zaviněným porušením této povinnosti.

7. Povinnost ochrany osobních údajů a mlčenlivosti trvá i po skončení obchodního vztahu.

IX. Platební podmínky

Cenové kalkulace

Ceny za certifikační, dozorové nebo recertifikační audity prováděné společností PRO-CERT se řídí aktuální platnou Smlouvou o kontrolní činnosti. Cena za úkony může být jednostranně ze strany PRO-CERT zvýšena, a to v případě, že dojde ke zvýšení nákladů, z nichž kalkulace ceny vychází a které nebylo možno předvídat. Klient musí být s plánovaným zvýšením ceny obeznámen.

Platební povinnosti

Po realizaci úkonů domluvených ve smlouvě mezi společnosti PRO-CERT a klientem vystaví PRO-CERT klientovi fakturu, která splňuje náležitosti daňového dokladu. Klient je povinen uhradit fakturu neprodleně, nejpozději do termínu splatnosti uvedeném na faktuře. Splatnost vystavené faktury je 14 dní. Klient je povinen spolu s úhradou sjednané ceny za úkony společnosti PRO-CERT (provedení auditu) uhradit daň z přidané hodnoty v zákonné výši.

Nedodržení lhůt splatnosti

Je-li klient v prodlení s placením, je certifikační orgán oprávněn odstoupit od smlouvy. Tím není dotčeno právo certifikačního orgánu na náhradu škody. Klient je povinen uhradit certifikačnímu orgánu úrok z prodlení ve výši 0,05 % z dlužné částky za každý den z prodlení. Tím není dotčeno právo certifikačního orgánu na náhradu škody.

X. Odstoupení od smlouvy, výpověď, smluvní pokuty

Odstoupení od smlouvy

Certifikační orgán může od smlouvy jednostranně odstoupit, nezaplatí-li klient platby podle smlouvy včas a v plné výši. Odstoupit od smlouvy může i v případě, že klient neplní PODMÍNKY. Dnem doručení jeho odstupujícího projevu klientovi nastávají jeho právní účinky včetně skončení platnosti certifikátu případně odejmutí certifikátu certifikačním orgánem, jakož i ukončení práva k užívání značky. V takovém případě má certifikační orgán právo na náhradu účelně vynaložených nákladů spojených se sjednaným plněním a na náhradu škody.

Výpověď

Smlouva uzavřená mezi certifikačním orgánem a klientem je smlouvou na dobu neurčitou (není-li stanoveno jinak) a může být kteroukoliv ze stran písemně vypovězena. V takovém případě zaniká účinnost smlouvy uplynutím výpovědní doby, která činí 6 týdnů od dne doručení výpovědi druhé smluvní straně.

Smluvní pokuta

V případě, že klient vypoví Smlouvu o kontrolní činnosti dříve, než jsou v rámci tříletého certifikačního cyklu řádně uskutečněny všechny tři audity (certifikační či recertifikační a dva dozorové audity), je povinen uhradit smluvní pokutu, a to ve výši součtu smluvních cen všech neuskutečněných auditů v daném tříletém certifikačním cyklu. Klient se zavazuje tuto smluvní pokutu uhradit do jednoho měsíce od vypovězení smlouvy.

V případě, že klient poruší Smlouvu o kontrolní činnosti jakýmkoli způsobem a formou, které vedou ke zrušení smlouvy, a neumožní tím certifikačnímu orgánu provedení všech dohodnutých auditů v rámci tříletého cyklu platnosti certifikátu (certifikační či recertifikační a dva dozorové audity dle článku IV. Smlouvy o kontrolní činnosti), včetně neposkytnutí součinnosti potřebné k jejich provedení, a zmaří tak certifikačnímu orgánu Smlouvu řádně plnit, zavazuje se klient certifikačnímu orgánu uhradit smluvní pokutu ve výši, která se rovná násobku smluvní ceny za dozorový audit a počtu dozorových auditů zbývajících do vypršení tříletého certifikačního cyklu probíhajícího v době porušení smlouvy. Klient se zavazuje tuto smluvní pokutu uhradit do jednoho měsíce od porušení smlouvy, tj. ode dne smluvního termínu auditu.

XI. Společná a závěrečná ustanovení

1. Smlouvy jsou vyhotovovány ve dvou stejnopisech s platností originálu, z nichž po jednom obdrží každá smluvní strana.

2. Smlouvy lze měnit a doplňovat pouze písemnou formou, která bude podepsána odpovědnými osobami obou smluvních stran.

3. Právní otázky smlouvou a Všeobecnými obchodními podmínkami výslovně neupravené se řídí právním řádem České republiky s vyloučením kolizních ustanovení, zejména zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník ve znění pozdější předpisů.

4. Pokud by z jakéhokoli důvodu jakékoli ustanovení smlouvy bylo soudem posouzeno jako neplatné, neúčinné či nevynutitelné, takové ustanovení nebude mít vliv na platnost a účinnost zbývajících ustanovení; smluvní strany souhlasí, že v takovém případě zahájí neprodleně jednání za účelem pozměnění takového ustanovení tak, aby se stalo platným, zákonným a vynutitelným a zároveň v maximální možné míře zachovalo původní záměr stran ohledně ustanovení upravujícího danou otázku.

XII. Platnost a účinnost

Tyto PODMÍNKY nabyly platnosti a účinnosti dnem 11. listopadu 2019.