VŠEOBECNÉ PODMÍNKY KOMERČNÍ PREZENTACE ISSS 2021
VŠEOBECNÉ PODMÍNKY KOMERČNÍ PREZENTACE ISSS 2021
ČLÁNEK I.
Pro účely tohoto dokumentu se rozumí: Konference ISSS 20021 „akcí“ nebo „konferencí“. Organizátoři konference TRIADA, spol. s r. o., Český zavináč, z. s., PONCA, spol. s r. o.,
„pořadatelem“, pokud jsou zmiňováni jednotlivě, nebo „pořadateli“, pokud jsou zmiňováni v libovolném seskupení.
ČLÁNEK II.
ROZSAH SLUŽEB
1. Stánek
a. Výstavní plocha pro umístění stánku je přidělována na základě závazné objednávky a po zaplacení zálohové faktury.
x. Xxxxxxxxx není povinen vyhovět případnému požadavku objednavatele na umístění jeho expozice.
c. Umístění stánku sdělí pořadatel objednavateli nejpozději do 31.8.2021.
d. Přidělenou výstavní plochu nesmí objednavatel, a to ani z části nebo na omezený časový úsek, přenechat třetí osobě bez předchozího písemného souhlasu pořadatele.
e. Objednavatel je oprávněn propagovat své výrobky pouze na vlastní expozici, exponáty, propagační předměty ani vybavení nesmí přesahovat půdorys stánku. Vylepování propagačních nebo informačních letáků je možné pouze uvnitř stánku, vnější stěny stánku nejsou součástí pronajaté expozice. Přenášení nebo převážení firemních poutačů do ostatních částí konferenčního objektu (včetně jeho bezprostředního okolí anebo přednáškových sálů), rozsev letáků, vylepování propagačních a informačních materiálů mimo vlastní expozici a další formy propagace objednavatele mimo objednaný prostor anebo v rozporu s uzavřenou smlouvou nejsou dovoleny.
x. Xxxxxxxxxxxx nesmí svojí prezentací omezovat ostatní vystavovatele a rušit probíhající přednášky a vystoupení v sálech (např. hlukem, světelnými efekty, promítáním na objekty mimo stánek apod.).
g. Ve stáncích je zakázáno nabízet ostatním účastníkům konference ve větší míře alkohol nebo návykové látky, kouřit a používat otevřený oheň. Zároveň je zcela zakázáno nabízet alkohol nebo jiné návykové látky širšímu okruhu předem neurčených návštěvníků.
x. Xxxxxx je tvořen stěnami a základním vybavením specifikovaným v nabídce. Vybavení zde specifikované nelze na přání objednavatele snižovat nebo odebírat.
2. Pronájem vybavení stánku – mobiliář
a. Objednavatel převezme mobiliář od pořadatele společně se stánkem a předá jej zpět po skončení akce. O předání a převzetí bude sepsán předávací a přejímací protokol.
b. Objednavatel zodpovídá za případnou ztrátu a poškození předaného mobiliáře a vybavení stánku.
3. Vstupenky pro přednášející a vystavovatele
a. Vstupenky pro přednášející a pro vystavovatele (dále v tomto článku jako
„vstupenka“) jsou vydávány objednavateli, který splní veškeré podmínky účasti na akci dle příslušné smlouvy nebo objednávky.
b. Vstupenka opravňuje ke vstupu na akci pro jednu osobu.
c. Držiteli vstupenky bude v prostorách akce v době instalace expozic (nebo při prezenci při vstupu do prostor akce v případě přednášejících) předán kongresový balíček včetně identifikátoru, a to osobě uvedené v objednávce, popřípadě jejímu zástupci.
e. Vystavovatelé a přednášející jsou povinni nosit v průběhu akce viditelně identifikátor. Bez tohoto označení mohou být vykázání pořadatelskou službou z prostor konání akce.
f. V případě ztráty identifikátoru je objednavatel povinen tuto skutečnost neprodleně ohlásit pořadateli, který za úhradu vystaví duplikát.
g. V případě porušení všeobecných podmínek nebo při závažném porušení důstojnosti akce si pořadatel vyhrazuje právo vykázat účastníka z prostor konání akce.
4. Katalog vystavovatelů
a. Objednavatel má nárok na zveřejnění základního zápisu a loga v katalogu vystavovatelů.
b. Údaje v katalogu jsou převzaty z příslušného formuláře. Za nepřesnosti v katalogu vzniklé chybným vyplněním formuláře objednavatelem nenesou pořadatelé odpovědnost. V případě nedodání podkladů ve stanoveném termínu bude zveřejněna pouze adresa objednavatele uvedená v objednávce nebo smlouvě.
c. Logo ke zveřejnění v katalogu předá objednavatel pořadateli společně s objednávkou nebo smlouvou, a to v tiskové kvalitě, písmo převedené do křivek.
d. Objednavatel odpovídá za vhodnost dodaných podkladů pro daný účel. Použití vícebarevné fotografie není doporučeno a veškerá rizika s tím související nese objednavatel.
5. Tiskoviny
a. Objednavatel má nárok na zařazení informačního letáku do dokumentů distribuovaných účastníkům akce, a to v rozsahu dle objednávky nebo smlouvy.
b. Další distribuce materiálů mezi účastníky (rozdávání, zakládání na stoly) v průběhu akce není dovolena. Distribuce ostatních tiskovin objednavatele je možná pouze na místě k tomu určeném a pouze po předchozí dohodě s pořadatelem.
6. Pronájem konferenčních prostor
a. Objednavatel je povinen striktně dodržovat vymezenou dobu přednášky a dbát pokynů moderátora dozorujícího příslušný sál nebo konferenční prostor.
ČLÁNEK III.
VÝSTAVBA A INSTALACE EXPOZIC, DEMONTÁŽ
1. Instalace expozic bude probíhat v odpoledních hodinách jeden den před zahájením akce. Pokyny pro stavbu a instalaci expozic budou uveřejněny na webové stránce určené pro vystavovatele nejpozději do 7 dnů před konáním akce. Při instalaci expozice je nutno dodržovat pokyny pořadatele, a to včetně návozu vybavení expozice a jejích součástí a parkování na vyhrazených plochách. V případě ponechání vozidla na parkovištích Kongresového centra Aldis bez patřičného oprávnění, nebo po skončení doby nezbytně nutné pro návoz vybavení expozice, může být vozidlo odtaženo na náklady provozovatele vozidla.
2. Demontáž expozic bude probíhat po skončení programu, a to nejdříve od 15.00 hod. z důvodu klidného průběhu veškerého programu akce. V případě dřívější demontáže nese vystavovatel veškerou odpovědnost za škodu i nemajetkovou újmu způsobenou přednášejícím a dalším návštěvníkům akce.
ČLÁNEK IV.
PŘIPOJENÍ K INTERNETU
1. Připojení k internetu je realizováno prostřednictvím bezdrátové sítě (WLAN).
2. Konkrétní parametry koncové přípojky budou objednavateli sděleny při předání expozice. Konfiguraci koncového zařízení provádí objednavatel.
3. Objednavateli je zakázáno jakýmkoliv způsobem narušovat provoz WLAN.
4. Za zabezpečení připojených zařízení proti škodlivému software je plně zodpovědný objednavatel. Pořadatel nenese žádnou zodpovědnost za případné škody způsobené nedostatečným zabezpečením zařízení objednavatele.
5. Objednavatel je povinen umožnit na výzvu pořadatele kontrolu připojených zařízení a upravit konfiguraci dle požadavků pořadatele, případně odstranit jiné zjištěné nedostatky. Pokud objednavatel neprodleně nevyhoví požadavkům pořadatele, má pořadatel právo odpojit objednavatele od WLAN, a to bez náhrady.
6. Požadavky na technickou podporu WLAN uplatňuje objednavatel v kontaktním místě pořadatele. Technická podpora v době přípravy expozic bude poskytována ve vyhrazených hodinách, které budou uvedeny v pokynech pořadatele pro instalaci expozic.
7. U této služby není garantována kapacita pro koncové přípojky.
8. Dostupnost a kvalita připojení WLAN závisí na místních podmínkách a může se lišit v závislosti na lokalitě koncového zařízení. V případě překročení technických parametrů bezdrátové sítě může dojít ke snížení kvality služby nebo k omezení dostupnosti.
9. Pořadatel neodpovídá za případné výpadky připojení WLAN k internetu.
ČLÁNEK V.
PLATEBNÍ PODMÍNKY
1. Objednavatel uhradí cenu dle objednávky nebo smlouvy na základě zálohové faktury se splatností 10 dnů od data vystavení, nejpozději však 14 dnů před konáním akce, není‐li stanoveno jinak. Po obdržení platby v plné výši vystaví pořadatel daňový doklad.
2. Dnem splatnosti se rozumí den, ke kterému je příslušná částka připsána na účet pořadatele.
3. Pokud není platba uhrazena ve lhůtě splatnosti, vyhrazuje si pořadatel právo odmítnout poskytnutí sjednaného plnění. Tím není dotčeno právo pořadatele na náhradu škody nebo na vydání či náhrad bezdůvodného obohacení.
4. V případě doobjednání mobiliáře stánků, popřípadě dalších služeb přímo v místě konání konference, proběhne platba v hotovosti při převzetí objednávky.
5. V případě zrušení objednávky nejpozději 21 dnů před konáním akce je objednavateli účtován storno poplatek ve výši 25 % z celkové ceny. V případě zrušení objednávky později než 21 dnů před konáním akce činí storno poplatek 100 % celkové ceny sjednaného plnění.
6. Je-li objednavatel v prodlení s úhradou svých závazků vzniklých na základě objednávky nebo smlouvy, popřípadě vzniklých následně doobjednáním dalšího plnění v souvislosti s účastí a prezentací na konferenci, je objednavatel povinen zaplatit pořadateli smluvní pokutu ve výši 0,5 % z neuhrazené částky za každý den prodlení.
7. V případě nekonání akce nebo její části z důvodů nezpůsobených pořadatelem má objednavatel nárok na vrácení již uhrazeného plnění, a to do dvou měsíců od data konání akce, vyjma nákladů prokazatelně vynaložených na zajištění již realizovaného plnění nebo jeho části.
8. V případě, že budou takové náklady vynaloženy ve prospěch více objednavatelů, provede pořadatel poměrné rozdělení vynaložených nákladů mezi takové objednavatele.
9. Nekonání akce nebo její části z důvodů nezaviněných pořadatelem nezakládá objednavateli vůči pořadateli nárok na náhradu jakékoliv škody nebo újmy související účastí objednatele na akci nebo na jejích přípravách.
ČLÁNEK VI.
UZÁVĚRKY
1. Termíny uzávěrek jsou definovány smlouvou, případně objednávkou a nabídkou firemní prezentace.
2. Pořadatel negarantuje možnost doobjednání mobiliáře, popřípadě dalších služeb, přímo v místě konání konference.
3. Pořadatel si vyhrazuje právo zastavit při naplnění kapacity konferenčních prostor příjem objednávek i před uplynutím termínu uzávěrek pro jednotlivé služby.
ČLÁNEK VII.
ODPOVĚDNOST ZA ŠKODY
1. Objednavatel odpovídá za dodržování bezpečnostních, hygienických a požárních předpisů a za další škody způsobené jeho jednáním nebo jednáním jím pověřených osob (úmyslným i neúmyslným), včetně škod způsobených nevhodným použitím lokální počítačové sítě nebo jiného zařízení.
2. V případě poškození stánku, poškození nebo ztráty předaného mobiliáře, popřípadě vzniku jiných škod zaviněných objednavatelem, uhradí objednavatel pořadateli způsobenou škodu na základě faktury se splatností do 14 dnů po skončení akce. Nedodržení tohoto termínu bude objednavateli sankcionováno smluvní pokutou ve výši 10 % způsobené škody za každý den prodlení. Tím není dotčeno právo pořadatele nebo jiného subjektu na náhradu nemajetkové újmy způsobené jednáním objednavatele.
3. Případné závady na propagačních cedulích a transparentech, které jsou součástí dodávky služeb, pořadatel:
a. v případě zjištění závady při předávce odstraní do zahájení akce,
b. v případě poškození v průběhu akce odstraní do 120 minut od nahlášení.
4. Pořadatel neodpovídá objednavateli ani jeho spoluvystavovatelům, zaměstnancům a spolupracujícím osobám za ztrátu, zničení či jakékoliv poškození exponátů, vybavení a zařízení stánku, zboží, obalů a balicího materiálu, odložené věci na stánku, bez ohledu na to, zda se zničení či jiné poškození stalo před zahájením, během či po skončení akce. Objednavatel bere na vědomí, že je povinen uhradit případné škody způsobené pořadateli, dalším vystavovatelům nebo třetím osobám.
5. Pojištění exponátů ani jiných předmětů ve vlastnictví objednavatele není součástí dodávky služeb.
6. Pořadatel neručí za neplnění v důsledku zásahu vyšší moci, při výpadku energií mimo objekt konferenčního centra, v případě teroristického útoku nebo jiného trestného činu, vandalismu a v dalších případech, kdy nebylo plnění možné z důvodů neležících na straně pořadatele. Náhrada škody a vynaložených nákladů se v takovém případě řídí těmito podmínkami a právním řádem.
7. Objednavatel se zavazuje zdržet se v průběhu akce v místě jejího konání a okolí jakýchkoliv dalších aktivit, neuvedených v objednávce nebo smlouvě, které vedou nebo mohou vést k prezentaci objednavatele, jeho produktů nebo služeb účastníkům konference mimo prostory definované v objednávce nebo smlouvě.
8. Objednavatel se zavazuje zdržet se jakéhokoliv jednání, které by mělo za následek poškození důstojnosti a prestiže akce, třetích osob nebo narušení dobrých mravů.
9. V případě porušení pravidel dle bodu VII. 7 zaplatí objednavatel pořadateli cenu plnění dle ceníku pořadatele, která odpovídá nesjednané aktivitě objednavatele. Objednavatel je povinen na výzvu pořadatele takovou aktivitu okamžitě ukončit a případně odstranit veškeré následky s touto aktivitou spojené. Platba bude uhrazena na základě faktury splatné 14 dnů po skončení akce.
10. V případě porušení ustanovení dle bodu VII. 7 nebo VII. 8 zaplatí objednavatel pořadateli smluvní pokutu ve výši 10 000 Kč za každé jednotlivé porušení pravidel. Smluvní pokuta bude uhrazena na základě faktury splatné do 14 dnů po skončení akce. Tím není dotčeno právo pořadatele na úhradu způsobené škody a případně i na ukončení účasti objednavatele na akci.
11. Objednavatel se zavazuje dodržovat veškerá nařízení či jiné právní akty, stejně jako pokyny pořadatele vydané v souvislosti s aktuálním vývojem zdravotní a bezpečnostní situace v ČR. V případě nedodržení takových předpisů je objednavatel povinen uhradit pořadateli případnou vzniklou škodu a nemajetkovou újmu, a to bez ohledu na případný jiný postih objednavateli z jeho jednání vzešlý. V případě opakovaného závažného nedodržení takových předpisů si pořadatel vyhrazuje právo ukončit účast objednavatele na akci bez náhrady objednavatelem vynaloženého plnění; tím není dotčeno právo pořadatele na náhradu škody nebo jiné újmy.
12. Pořadatel neodpovídá za případné zdravotní dopady účasti na konferenci na objednavatele, pokud takové následky nevzešly z nedodržení právních předpisů pořadatelem.
ČLÁNEK VIII.
POŘIZOVÁNÍ ZÁZNAMŮ
1. Pořadatel informuje, že v průběhu akce jsou pořizovány audio i video záznamy přednáškové části akce a dále jsou pořizovány fotografie z celé akce v souladu s ustanoveními § 88 a §89 zák. č. 89/2012 Sb.
2. Účelem pořizování záznamů je výkon práv a oprávněných zájmů pořadatele ve formě dokumentace průběhu akce, předkládání informací o akci partnerům akce a propagace akce, a informování o akci prostřednictvím zpravodajství.
3. Pořadatel se zavazuje vyvarovat se použití snímků, které mohou být považovány vůči zobrazeným osobám za urážlivé či nevhodné.
4. Návštěvníci a vystavovatelé jsou oprávněni pořizovat z akce a všech jejích přístupných součástí audio i video dokumentaci pro vlastní potřebu v rozsahu, ve kterém mu to umožňuje platný právní řád. Přitom je povinen šetřit práva třetích osob a nijak nenarušovat průběh akce.
5. Veškerá dokumentace pořadatele dle tohoto článku je pořizována a zpracovávána v souladu se Zásadami zpracování osobních údajů pořadatele umístěných na xxx.xxxx.xx.
ČLÁNEK IX.
OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1. Ochrana osobních údajů zpracovávaných pořadateli konference se řídí Zásadami zpracování osobních údajů umístěnými
na xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxx/xxxxxxxxxx‐osobnich‐udaju
2. Pořadatel a objednavatel jsou srozuměni s tím, že jako správci osobních údajů shromažďují a uchovávají osobní a kontaktní údaje poskytnuté protistranou ve smlouvě (ať už je uzavřena jakoukoliv formou) opravňující vystavovatele k účasti na akci a jejích přílohách a dodatcích a v souvislosti s jejím plněním.
3. Shromažďování a uchovávání osobních údajů probíhá u obou stran za podmínek platné právní úpravy a pouze k následujícím účelům:
a. plnění právních povinností vyplývajících zejména z práva pracovního, práva sociálního zabezpečení a práva daňového,
b. realizaci tohoto smluvního vztahu,
c. k naplnění oprávněných zájmů stran, zejména obchodním a marketingovým aktivitám.
4. Osobní údaje získané podle předchozích článků budou zpracovávány nejméně po dobu trvání smluvního vztahu, popřípadě po dobu nutnou k zajištění práv a povinností z ní vyplývajících anebo k zajištění zákonné povinnosti.
5. Strany jako správci osobních údajů zajistí, aby byl subjekt osobních údajů, jehož osobní údaje poskytnou v této smlouvě nebo v souvislosti s jejím plněním druhé straně, o takovém poskytnutí řádně a včas informován v rozsahu vyžadovaném právní úpravou. Subjekty osobních údajů poskytnutých podle předchozích odstavců mají právo požadovat od správce osobních údajů přístup k osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a vznést námitku proti zpracování a dále právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad na ochranu osobních údajů, xxx.xxxx.xx.
ČLÁNEK X.
OSTATNÍ UJEDNÁNÍ
1. Zvláštní ujednání uvedená ve smlouvách mají přednost před pravidly uvedenými v těchto všeobecných podmínkách.
2. Kontaktní místo pořadatele bude uvedeno v pokynech pro instalaci expozic.
3. Objednavatel souhlasí s uvedením svého jména nebo obchodní firmy a kontaktních informací ve sborníku konference, interních materiálech pořadatele, propagačních materiálech týkajících se pořádání konference a dalších ročníků, poskytnutí jména nebo obchodní firmy a případných kontaktů dalším objednavatelům – vystavovatelům, sponzorům, spolupořadatelům a osobám, které mají vztah ke konferenci či k budoucím konferencím, a to dle uvážení pořadatele za předpokladu využití těchto informací způsobem důstojným a odpovídajícím běžnému obchodnímu styku.
4. Pořadatel neposkytuje seznamy účastníků konference s ohledem na znění zákona o ochraně osobních údajů.
Aktuální znění Všeobecných podmínek komerční prezentace naleznete na xxx.xxxx.xx. Tyto všeobecné podmínky byly naposledy změněny a nabývají účinnosti dne 25. 5. 2021.