Michal Hlavačka

Ačkoliv poskytovaným informacím věnujeme nejvyšší možnou pozornost a využíváme nejlepší dostupné informační zdroje, mají informace obsažené v brožuře pouze infor- mativní charakter a nepředstavují autoritativní výklad a nenahrazují právní poradenství. Technologické centrum Praha neodpovídá za jejich použití.

VADEMECUM Horizont Evropa

Smluvní vztahy v projektech Horizont Evropa

1

Přehled smluvních vztahů v projektech HE

1.1 Vztah grantové dohody a konsorciální smlouvy

V různých typech projektů Horizontu Evropa a v jejich různých fázích se setkáváme s celou řadou smluvních vztahů, jako jsou:

• grantová dohoda

• konsorciální smlouva

• partnerská smlouva

• smlouvy s výzkumníky a výzkumnicemi

• smlouva o zachování mlčenlivosti

• dopis o záměru nebo memorandum o porozumění

• smlouva o poskytnutí materiálu

• smlouva o úpravě práv ke společně vlastněným výsledkům projektu

• smlouva o převodu práv k nehmotným statkům

• licenční smlouva

Část těchto smluv bývá uzavírána před zahájením projektu (viz časová osa níže) a část během projektu nebo po jeho skončení.

Časový přehled smluvních typů užívaných ve fázi do zahájení projektu

Výzva

Uzávěrka

Zahájení projektu

Smlouva

o zachování mlčenlivosti

Memorandum

Podání

o porozumění projektového

Konsorciální Grantová

smlouva dohoda

nebo dopis o záměru

návrhu

Příprava projektového návrhu Hodnocení

1.1 Vztah grantové dohody a konsorciální smlouvy

Pro každý z konsorciálních projektů Horizontu Evropa jsou naprosto zásadními smlouvami grantová dohoda (Grant Agreement, GA) a konsorciální smlouva (Consortium Agreement, CA). Každé z nich je v této publikaci věnována samostatná kapitola. Následující odstavce však předem vyjasňují jejich vzájemný vztah, který je důležitý pro pochopení zbytku výkladu. Xxxxxxxx dohoda upravuje základní právní vztahy celého projektu – vztahy mezi pří- jemci a poskytovatelem. Konsorciální smlouva v návaznosti na grantovou dohodu dále podrobněji upravuje vztahy mezi příjemci navzájem a případně dalšími účastníky projektu a implementuje nebo konkretizuje některá ustanovení z grantové dohody. Zároveň je zá- sadním rozdíl ve stranách těchto smluv. Xxxxxxxxx dohodu uzavírá poskytovatel (Evrop- ská komise či některá z unijních agentur) s příjemci. Konsorciální smlouva je uzavírána pouze mezi příjemci, případně jsou stranou také další subjekty, které se projektu účastní

Xxxxxxxx xxxxxx

v jiné roli než příjemci (typicky asociovaní partneři a přidružené subjekty).

Konsorciální smlouva

Příjemce 3

Příjemce 2

Příjemce 1

Koordinátor

Evropská komise

Přednost grantové dohody

Této posloupnosti odpovídá také vztah těchto dvou smluv. Xxxxxxxx dohoda má vždy přednost. V jejím čl. 7 příjemci přebírají povinnost nesjednat nic v rozporu s grantovou dohodou a vzorová konsorciální smlouva DESCA v odst. 11.1 pro vyloučení pochybností stanovuje, že ustanovení grantové dohody mají v případě rozporu vždy přednost. Nic- méně, i kdyby konsorciální (nebo jiná) smlouva (podřízená grantové dohodě) toto usta- novení neobsahovala, bude takto stanovená priorita grantové dohody platit beze změny.

Možnost odchýlení se od některých ustanovení grantové dohody

Řada ustanovení grantové dohody stanovuje, že pravidla v nich obsažená platí pouze pokud si příjemci nesjednají něco jiného. V těchto případech je samozřejmě možné se od pravidel grantové dohody odchýlit a přednost bude mít ujednání příjemců v konsorciální či jiné smlouvě. Takováto ustanovení svou povahou připomínají tzv. dispozitivní ustanovení zákonů a jiných právních předpisů, které se také uplatní pouze, pokud si strany nedohodnou něco jiného.

Závislost trvání konsorciální smlouvy na grantové dohodě

Konsorciální smlouva upravuje vztahy v konsorciu, které existuje za účelem realizace projektu financovaného na základě grantové dohody. Proto je trvání konsorciální smlou- vy zpravidla závislé na trvání grantové dohody. Je tomu tak na základě výslovného usta- novení konsorciální smlouvy jako např. čl. 3.2 modelové konsorciální smlouvy DESCA. Tam je stanoveno, že konsorciální smlouva zaniká, pokud poskytovatel nepodepíše grantovou dohodu nebo pokud grantová dohoda zanikne. Také stanovuje, že příjemce, jehož účast v projektu byla ukončena a který přestal být stranou grantové dohody, přestává být zároveň stranou konsorciální smlouvy. Je však třeba mít na paměti, že existují povinnosti stanovené grantovou dohodou, které trvají i po skončení projektu, např. pravidla týkající se využití výsledků. Je tedy vhodné v konsorciální smlouvě podrobněji upravit, jak budou po skončení projektu tato pravidla implementována a zahrnout je do tzv. survival clauses, tedy ustanovení, kterými jsou strany povinny se řídit i po skončení projektu / ukončení grantové dohody, resp. konsorciální smlouvy. I pokud by konsorciální smlouva neobsahovala podobné explicitní ustanovení, s nej- vyšší pravděpodobností by došlo k zániku konsorciální smlouvy dle rozhodného práva.1

1 ⁄ Konsorciální smlouvy se nejčastěji řídí belgickým právem. K zániku konsorciální smlouvy dle belgického práva blíže s. 85 SAMOY, Xxxx a XXXXXXXXX, Bru- no. Consortium agreements for research projects: multiparty agreements under Belgian contract law. Portland, OR: Intersentia, c2011. ISBN 978-1-78068-031-6. Pokud by se konsorciální smlouva řídila například českým právem, zanikla by dle § 1727 zákona č. 89/2012, Sb., občanský zákoník jako smlouva závislá na grantové dohodě. Obdobné následky zpravidla vyplynou z legislativy či soudní praxe ve většině západních jurisdikcí.

VADEMECUM Horizont Evropa

Smluvní vztahy v projektech Horizont Evropa

2 Konsorciální smlouva

Úvod

2.1 Proces vyjednávání a podpis

2.2 Obsah konsorciální smlouvy

Úvod

Xxxxxxxx dohoda v čl. 7 stanovuje, že příjemci musí uzavřít písemnou smlouvu upravu- jící jejich spolupráci a fungování pro zajištění řádné implementace projektu. O smlouvě, která je za tímto účelem uzavírána, mluvíme jako o konsorciální smlouvě.

Jaké konkrétní otázky má konsorciální smlouva upravovat není grantovou dohodou předepsáno. Jsou v ní uvedeny pouze následující příklady otázek, které může konsorci- ální smlouva ošetřovat:

• Interní řízení konsorcia

• Přístup k portálu FTO

• Distribuce plateb a finanční odpovědnost v případě vracení částek poskytovateli

• Dodatečná pravidla týkající se práv a povinností v souvislosti s výsledky a stávajícími znalostmi

• Stávajících znalostí jednotlivých partnerů

• Řešení sporů

• Odpovědnost, náhrada škody a důvěrnost informací mezi příjemci

V zásadě může tedy být konsorciální smlouva koncipována i velmi minimalisticky.

Modelové konsorciální smlouvy

Přes značnou svobodu příjemců je praxe poměrně sjednocená a uzavírané konsorciální smlouvy téměř bez výjimky vycházejí z modelové konsorciální smlouvy vytvořeného iniciativou Development of a Simplified Consortium Agreement (DESCA). Tato iniciativa je organizačně i finančně nezávislá na EU. Jádro tvoří zástupci z následujících institucí:

ANRT, Francouzská národní asociace pro výzkum a technologie EARTO, Evropská asociace pro výzkumné a technologické organizace KoWi, Evropská styčná kancelář německých výzkumných organizací LERU, Liga evropských výzkumných univerzit

VTT, Instituce zabývající se aplikovaným výzkumem ve Finsku

ZENIT, Centrum pro inovace a technologie v Severním Porýní-Vestfálsku Fraunhofer, Instituce zabývající se aplikovaným výzkumem v Německu Helmholtzova asociace německých výzkumných center

Jiné, dříve používané specializované modely konsorciální smlouvy pro konkrétní obory, se již dnes v praxi neobjevují.2

Modelová konsorciální smlouva DESCA je velmi dobrým a doporučeným začátkem přípravy konsorciální smlouvy jakéhokoliv projektu Horizont Evropa. Je však třeba se zamyslet nad vaším konkrétním projektem, nad konkrétními stranami smlouvy a obsah podle toho upravit a doplnit. Zároveň DESCA zahrnuje několik variant řady ustanovení či celých sekcí, které může volit dle svých preferencí, vyjednávání stran a také dle veli- kosti konsorcia.

2.1 Proces vyjednávání a podpis

Jednání o konsorciální smlouvě typicky iniciuje koordinátor po rozhodnutí o fi- nancování projektu.

Strany

Stranami konsorciální smlouvy jsou vždy všichni příjemci. Pokud se projektu účastní ještě další subjekty, které nejsou příjemci (asociovaní partneři, přidružené subjekty – affiliated entities), je na zvážení příjemců, zda je zahrnou jako strany do konsorciální smlouvy nebo s nimi uzavřou samostatnou smlouvu. Xxxxxxxx dohoda totiž vyžaduje, aby příjemci s těmito subjekty měli smluvní vztah a převedli na ně některé povinnosti dle grantové dohody. Pokud jsou součástí vašeho projektu asociovaní partneři (asso- ciated partners), je vám k dispozici varianta modelové konsorciální smlouvy DESCA, která obsahuje dodatečná ustanovení reflektující jejich specifické postavení. Na webu xxxxx-xxxxxxxxx.xx ji najdete pod názvem DESCA AP Version. Hlavní odlišností je čl.

4.2 o povinnostech asociovaných partnerů a další doplnění ohledně jejich odpovědnosti a hlasovacích právech.

2 ⁄ Příkladem specializovaných a dnes prakticky nepoužívaných modelových smluv jsou například:

• IPCA z dílny asociace DIGITALEUROPE, který byl určen zejména pro oblast IT

• EUCAR vytvořený stejnojmennou asociací pro oblast dopravy

• IMG4 specializovaný pro odvětví aerospace

DOPORUčENí

Pro splnění povinností z grantové dohody i zajištění efektivního fungování projektu doporučujeme jako strany konsorciální smlouvy zahrnout i asoci- ované partnery a přidružené subjekty. Jejich specifické postavení je možné reflektovat specifickými ustanoveními pouze pro tyto subjekty.

Okamžik uzavření a kontrola projektovými úředníky

Konsorciální smlouvu doporučujeme uzavřít před uzavíráním grantové dohody. Tím jsou jasně vymezena práva a povinnosti stran před tím, než převezmou závazek vůči Evropské komisi. S ohledem na množství stran a komplexnost obsahu konsorciální smlouvy dojde často k průtahům a konsorciální smlouva je uzavírána až po podpisu grantové dohody nebo i po zahájení projektu. To není v rozporu s pravidly Horizontu Evropa, ale projektoví úředníci poskytovatele někdy chybně vyžadují potvrzení, že kon- sorciální smlouva byla již uzavřena, než přistoupí k podpisu grantové dohody. Někdy dokonce požadují, aby jim koordinátor poskytnul podepsanou konsorciální smlouvu. Tento postup nemá oporu v pravidlech Horizontu Evropa. Naopak anotovaná grantová dohoda Evropské komise výslovně uvádí, že konsorciální smlouva je výhradně interní dokument konsorcia a nemá být předána poskytovateli ke kontrole. K tomu blíže následující úryvek z výkladu na straně 131 anotované grantové dohody:

Consortium agreement

Agreement between members of the consortium, to set out their internal arran- gements for implementing the project and the administration of the EU grant. It is purely internal; it should NOT be submitted to the granting authority for information or review; the granting authority is NOT party and has NO responsibility for it (nor for any adverse consequences).

Podpis

Podepsání konsorciální smlouvy nemá z pohledu pravidel Horizontu Evropa žádnou předepsanou podobu. Jediným požadavkem je dodržení písemné podoby a z povahy věci také možnost v případě sporu prokázat, že smlouva byla skutečně uzavřena.3 Možný je například kterýkoliv z těchto postupů či jejich kombinace:

• Strana podepíše vlastní výtisk, výtisky smlouvy nebo alespoň podpisovou stránku a zašle koordinátorovi (proto je tzv. best practise mít pro každého partnera zvláštní

3 ⁄ Není vyloučeno, že národní právo některé ze stran přikazuje některým subjektům určitý postup při uzavírání smluv.

podpisovou stránku). Pokud je podepisována podpisová stránka oddělená od zbytku smlouvy, je vhodné mít pro vyloučení pochybností souhlas s celým obsahem smlou- vy i například v e-mailu, kde je celá smlouva jako příloha.

• Strana podepíše vlastní výtisk a koordinárovi zašle pouze sken podepsané smlouvy

• Strana podepíše pdf smlouvy elektronickým podpisem (uznávaným či jiným) a sou- bor zašle koordinátorovi.

• Strany se setkají a smlouvu podepíší osobně.

Koordinátoři někdy trvají na tom, že výsledkem procesu uzavírání konsorciální smlou- vy musí být jeden dokument, ve kterém jsou obsaženy podpisy všech stran ve stejné formě. Smlouva je však závazně uzavřena, i pokud jsou podpisy zahrnuty v různých vyhotoveních stejné smlouvy. Některé mohou být elektronické a být součástí elektronic- kých souborů. Některé mohou být součástí listinného vyhotovení smlouvy. Pokud mají všechny tyto podepsané dokumenty stejný obsah, jsou vyjádřením vůle jednotlivých partnerů a smlouva je platně uzavřena.

Příklad: Koordinátor rozešle finální pdf smlouvy k podpisu ostatním členům konsor- cia e-mailem. Partner A podepíše pdf uznávaným elektronickým podpisem a zašle zpět podepsané pdf. Partner B smlouvu vytiskne, podepíše a zašle koordinátorovi poštou. Partner C smlouvu vytiskne, podepíše, naskenuje a sken pošle e-mailem koordinátorovi. Koordinátor podepíše tištěnou smlouvu, která mu dorazila od Partnera B. V souhrnu je tímto procesem mezi všemi zmíněnými platně a závazně uzavřena smlouva, i když koor- dinátor nemá jeden dokument, ale dva elektronické soubory (od Partnera A a C) a jeden tištěný dokument s vlastním podpisem a podpisem Partnera B.

Je také možné využít služby pro elektronický podpis, jako jsou Docusign, Acrobat Sign, PandaDoc apod.

Zveřejnění konsorciální smlouvy v registru smluv

Pokud je vaše instituce povinným subjektem dle zákona o registru smluv, je třeba zvážit, zda smlouvu v registru zveřejnit. Praxe v tomto není jednotná. Bývá uplat- ňována výjimka dle § 3, odst. 2, písm. d) zákona, která z povinnosti zveřejnit vyjímá smlouvy, jejichž plnění je prováděno převážně mimo území České republiky. Většina stran konsorciální smlouvy bude zpravidla zahraničním subjektem, a lze proto dojít k závěru, že se tato výjimka uplatní. Ke zvážení je také výjimka dle písmene h) stejné- ho ustanovení, která se uplatní, pokud výše hodnoty předmětu smlouvy je 50.000 Kč nebo nižší. Předmětem konsorciální smlouvy jsou zpravidla pouze postupy a pravidla pro řízení a řešení projektu a interakci stran v souvislosti s ním. Samotný grant ve smyslu poskytnutí finančního plnění není předmětem konsorciální smlouvy, ale gran- tové dohody uzavřené s poskytovatelem. Pokud se v konsorciální smlouvě například

nedojednávají vztahy k duševnímu vlastnictví nebo jiná práva a povinnosti, které by překročily hodnotu 50.000 Kč, připadá v úvahu i tato výjimka.

DOPORUčENí

V případě pochybností doporučujeme smlouvu uveřejnit a vyhnout se tak možné sankci v podobě zrušení smlouvy od samotného počátku.

2.2 Obsah konsorciální smlouvy

Obsah konsorciální smlouvy zpravidla vychází z obsahu modelové konsorciální smlouvy DESCA, která obsahuje následující tematické části:

• Definice

• Předmět smlouvy

• Trvání smlouvy

• Práva a povinnosti stran

• Odpovědnost

• Řízení konsorcia

• Finanční ustanovení

• Duševního vlastnictví

• Důvěrnost informací

• Jiná ustanovení

Iniciativa DESCA vydala k modelové smlouvě také komentované znění s výkladem k jednotlivým ustanovením, které můžete najít zde.

2.2.1 Řízení konsorcia

Otázky rozhodování a řízení konsorcia jsou zásadní součástí konsorciální smlouvy. DESCA zahrnuje dvě varianty ustanovení o řízení konsorcia – tj. článku 6. Varianta

„SP“ (small project) zahrnuje jednodušší organizační strukturu se dvěma orgány:

• Valnou hromadou (general assembly) – rozhodujícím orgánem, ve které jsou zastou- peny všechny strany smlouvy, a

• Koordinátorem jako výkonným orgánem.

• V lump sum projektech je navíc neformálním orgánem skupina vedoucích pracov- ních balíčků (Work Package Leaders Group)

Varianta „LP“ (large project) přidává ještě:

• Výkonnou radu (executive board) jako mezistupeň, který asistuje koordinátorovi při řízení projektu a pomáhá mu s operativou. V lump sum projektech nahrazuje také skupinu vedoucích pracovních balíčků.

Mezi volitelné orgány pak podle konsorciální smlouvy DESCA patří External Expert Advisory Board. Další orgány se pak mohou soustředit na jednotlivé dílčí otázky projektu – např. Dissemination Committee, Open Access Commitee, IP Management Board, Ethical Board, Technical Committee.

Volba mezi komplexnější a jednodušší strukturou se může odvíjet od počtu partnerů, náročnosti aktivit, historie spolupráce partnerů a jejich vzájemné důvěry.

Právo veta

Rozhodnutí valné hromady o změně rozpočtu, projektových aktivit a podobně zásad- ních záležitostech může nepříznivě zasáhnout stranu, která hlasovala proti. DESCA pro ochranu zájmu jednotlivých stran před rozhodnutími většiny zahrnuje možnost v některých případech vetovat rozhodnutí valné hromady.

Článek 6.3.5 stanovuje jako podmínky:

• Rozhodnutím jsou závažně dotčeny práce, čas pro aktivity, náklady, odpovědnost, právo duševního vlastnictví či jiné legitimní zájmy vetující strany a

• Veto je uplatněno včas, tj. ještě během jednání valné hromady, na které bylo dané rozhodnutí přijato. Pokud však rozhodnutí bylo přijato pod bodem programu, který byl na program zařazen až během schůze, může být veto použito do 15 dnů po ob-

držení písemného vyrozumění o výsledku hlasování od předsedajícího. Stejná lhůta platí i pro rozhodnutí přijatá na dálku (bez schůze valné hromady).

Pokud valná hromada rozhoduje o tom, že některý z partnerů porušil své povinnosti dle smlouvy, dotčený (porušující) partner není oprávněn při tomto konkrétním rozhodnutí využít právo veta. Obdobně se zákaz použití práva veta uplatní v případě rozhodování valné hromady o ukončení účasti partnera v projektu, resp. konsorciu.

Po využití veta by mělo následovat jednání stran o řešení nastalé situace přijatelné pro všechny strany. Veto tedy nevede k vyřešení problému, kterého se rozhodnutí týká, ale nutí konsorcium dojít k rozhodnutí, které není na úkor některé strany, která by jej poté vetovala.

Jednání za konsorcium, zastoupení

Přestože koordinátor je výkonným orgánem konsorcia není oprávněn ostatní strany právně zastupovat, což výslovně vyplývá z ustanovení čl. 6.4.4 a 11.2 DESCA. Platí následující výjimky:

• Při přistoupení další strany ke konsorciální smlouvě po jejím uzavření podepisuje koordinátor dokument o přistoupení (příloha 2 DESCA) za všechny stávající strany. Toto zmocnění vyplývá z čl. 3.1 a je podmíněno předchozím schválením přistoupení nové strany valnou hromadou dle čl. 3.1 DESCA.

• Při změně grantové dohody uzavřením dodatku s poskytovatelem uzavírá dodatek koordinátor za všechny příjemce. K tomu ho zmocňuje čl. 39 grantové dohody a také ustanovení dokumentu o přistoupení ke grantové dohodě, který při uzavírání gran- tové dohody podepsali všichni příjemci s výjimkou koordinátora.

• Pokud strany použijí volitelné ustanovení čl. 6.5 DESCA při podpisu dohody o důvěr- nosti informací s členy extrenal expert advisory board.

• Případná další výslovná zmocnění, která strany do smlouvy přidají.

2.2.2 Odpovědnost

Článek 5 DESCA upravuje otázky smluvní odpovědnosti mimo jiné následujícím způsobem:

• Odpovědnost je zastropována částkou určenou násobkem rozpočtu strany v pro- jektu. Nejčastěji jde o jednonásobek nebo dvojnásobek. Tato limitace se neuplatní u škody způsobené úmyslně či z hrubé nedbalosti.

• Hradí se pouze přímá škoda, nikoliv ušlý zisk. To neplatí pro odpovědnost za poruše- ní ustanovení o důvěrnosti informací.

• Je vyloučena odpovědnost za porušení smlouvy v důsledku zásahu vyšší moci (force majeure).

Při vyjednávání může často být považován za problematický výklad limitace škody způsobené hrubou nedbalostí v čl. 5.2. Právní řády některých států hrubou nedbalost neznají a ty, které s ní pracují, na ni mohou pohlížet různě. Zejména strany ze zemí, kde koncept hrubé nedbalosti neexistuje, mohou někdy žádat, aby byla hrubá nedbalost z ustanovení 5.2 vypuštěna. V takovém případě doporučujeme upozornit, že dle výkladu DESCA k tomuto ustanovení mohou belgické soudy přesto limitaci škody způsobené hrubou nedbalostí považovat za neplatně sjednanou.

2.2.3 Ustanovení o financích

Zásadní agendou v konsorciu je distribuce financí a práce s rozpočtem v průběhu projektu.

Distribuce plateb

Přeposílání plateb od poskytovatele se věnuje článek 7. Platby obdrží od poskytovatele vždy koordinátor a dále je distribuuje ostatním příjemcům. Pravidla pro tento proces nechává grantová dohoda na vlastní dohodě stran. Pokud jiná dohoda neexistuje, uplatní se obecné pravidlo z grantové dohody, že koordinátor je povinen platby přeposlat bez zbytečného odkladu (viz grantová dohoda – čl. 7, písm b), bod iii).

Konsorciální smlouva může zahrnovat rozvrh plateb, který rozdělí zálohouvou plat- bu na části a určí, kdy jsou dané části vyplaceny. Tato varianta má z hlediska koordiná- tora dvě zásadní výhody:

• Koordinátor má možnost monitorovat plnění povinností stranami a v případě po- chybností či zjištění porušení povinností může zadržet další část zálohové platby do napravení situace. Jde tedy o silný nástroj pro dohled nad činností příjemců.

• Pokud některý z příjemců přestane realizovat projektové aktivity (například z důvodu insolvence), může být díky postupnému vyplácení situace méně problémová. Část- ka, kterou bude takový příjemce dlužit, bude často nižší, protože zbytek zálohové platby bude stále na účtu koordinátora.

2.2.4 Specifika pro projekty financované formou lump sum

Projekty Horizontu Evropa mohou být financovány různou formou. Nyní je stále častější financování projektů formou pevné částky (lump sum). Pokud je tomu tak i v případě vašeho projektu, doporučujeme volit varianty ustanovení pro lump sum tam, kde je DESCA nabízí (viz níže), nebo konsorciální smlouvu odpovídajícím způ- sobem upravit.

Principy lump sum

Pro pochopení úprav v konsorciální smlouvě je třeba rozumět, jak lump sum financování funguje. V lump sum projektech jsou propláceny částky za dokončený a poskytovatelem akceptovaný pracovní balíček (work package). Oproti tomu u skutečných nákladů jsou propláceny reportované uznatelné náklady. Jde tedy o přechod od financování dle vykázaných nákladů k financování dle realizovaných pracovních balíčků. Jelikož na pracovním balíčku bude zpravidla pracovat více příjemců, vyvstávají zde otázky odpovědnosti při nerealizaci nebo částečné realizaci pracovního balíčku zavi- něním jednoho příjemce nebo jen částí příjemců, kteří ho mají realizovat.

Varianty některých ustanovení DESCA pro lump sum

Iniciativa DESCA v únoru 2024 doplnila do vzoru řadu úprav pro lump sum. Mají po- dobu volitelných ustanovení a jsou zvýrazněna fialovou barvou. Jedná se především o následující:

• Doplnění definice pracovního balíčku.

• Řešení monitorování implementace pracovních balíčků.

• Přidání definice role vedoucího pracovního balíčku

• Ve variantě řídící struktury small project byl přidán neformální orgán Skupina ve- doucích pracovních balíčků. Orgán především monitoruje plnění pracovních balíčků

• Ve variantě řídící struktury large project byly úkoly monitorování plnění pracov- ních balíčků přidány výkonné radě (executive board)

• Přidání ustanovení o interním reportování a definice internal progress report

• Přidání pravomoci valné hromady rozhodnout o míře splnění nedokončeného pra- covního balíčku, která bude uvedena v reportu.

• Relevantní úpravy finančních ustanovení čl. 7.

• Úprava popisu principu financování

• Změna definice přeplatku (excess payment)

• Změna výchozí podoby ustanovení o rozesílání zálohové platby

2.2.5 Konsorciální plán

V odst. 1.2 DESCA najdeme definici konsorciálního plánu, která říká, že jde o popis projektu a rozpočtu, který vychází z grantové dohody a může být měněn rozhodnutími valné hromady.

Hlavním smyslem konsorciálního plánu je zachycení změn projektu a rozpočtu, které nevedou ke změnám grantové dohody a nejsou v ní tedy zachyceny. Nej- častěji jde o přesuny rozpočtu mezi příjemci a rozpočtovými kategoriemi, které umožňuje flexibilita rozpočtu dle odst. 5.5 grantové dohody. Dále také může jít o menší změny projektových aktivit, u kterých projektový úředník potvrdí, že nevyžadují změnu grantové dohody. K obojímu blíže v kapitole 3.4.

DESCA neuvádí konsorciální plán jako přílohu smlouvy. Pojímá jej tedy z našeho pohledu značně neurčitě a pro řadu příjemců velmi nesrozumitelně.

DOPORUčENí

Doporučujeme, aby výchozí konsorciální plán ke dni podpisu konsorci- ální smlouvy byl její přílohou a obsahoval vyšší míru detailu rozpočtu než grantová dohoda. Vyšší míra detailu umožňuje snadnější jednání o přesunech a dalších finančních vztazích. Konsorciální plán může být také v detailní podobě použit pro určení výše škody způsobené některým účastníkem projektu apod. Je důležité tuto přílohu explicitně pojmenovat jako výchozí konsorciální plán ke dni podpisu konsorciální smlou- vy. Nové verze konsorciálního plánu po změnách na základě rozhodnutí valné hromady nebude znamenat změnu této přílohy. Ta pouze zachycuje výchozí stav ke dni podpisu konsorciální smlouvy. Dále doporučujeme upravit definici konsorciálního plánu v ustanovení 1.2, aby nebyl vázán na obsah grantové dohody.

2.2.6 Změny konsorciální smlouvy – dodatky

Konsorciální smlouva může být stejně jako každá jiná smlouva měněna dohodou všech stran. Řadu změn konsorcium provádí jednodušším sjednaným způsobem – odhlaso- váním valnou hromadou dle č. 6.3.7. Platí to pro následující změny:

• Přistoupení nové strany jako nového účastníka projektu.

• Ukončení účasti strany na projektu.

• Změna koordinátora (podání návrhu na změnu koordinátora poskytovateli).

• Ukončení projektu (podání návrhu na ukončení projektu poskytovateli).

• Pozastavení projektu (podání návrhu na přerušení projektu poskytovateli).

• Významné změny projektu – změny popisu projektu v grantové dohodě.

• Změny rozpočtu, které vyžadují změnu rozpočtu v grantové dohodě (podání návrhu na změnu rozpočtu poskytovateli).

• Změny projektu, rozpočtu, které nevyžadují změnu grantové dohody – tedy změny konsorciálního plánu (přílohy konsorciální smlouvy)..

• Změny dohodnutých stávajících znalostí v příloze 1

• Změny přílohy 3 – seznamu třetích stran, u kterých je možný zjednodušený převod výsledků.

• Změny přílohy 4 – Seznamu subjektů ze stejné skupiny (pod stejnou kontrolou).

VADEMECUM Horizont Evropa

Smluvní vztahy v projektech Horizont Evropa

3 Xxxxxxxx xxxxxx

3.1 Struktura

3.2 Typy grantové dohody

3.3 Uzavírání grantové dohody

3.4 Dodatky – amendments

3.5 Registr smluv a xxxxxxxx xxxxxx

Jádrem grantové dohody je povinnost poskytovatele uhradit příjemcům finan- ce a povinnost příjemců realizovat projekt za stanovených podmínek.

3.1 Struktura

Grantová dohoda v Horizontu Evropa vychází z modelové grantové dohody, která je používána ve všech přímo řízených programech EU. Specifika programu jsou do ní promítnuta, díky některým vloženým úpravám a zejména díky příloze 5, které zahrnuje specifická pravidla pro program.

Xxxxxxxx dohoda mezi poskytovatelem a projektovým konsorciem se uzavírá podle předepsaného vzoru. Struktura modelové grantové dohody, na kterou jsou zaměřeny další kapitoly této brožury, je následující:

Preambule

Pravidla a podmínky (vč. Data Sheet)4

Příloha 1 Popis projektových prací (Description of the action, DoA) Příloha 2 Odhadovaný rozpočet projektu

Příloha 2a Dodatečné informace k jednotkovým nákladům a příspěvkům (pokud existují) Příloha 2e Komplexní kalkulačka míry financování5

Příloha 3 Přístupové formuláře (pokud existují)

Příloha 3a Prohlášení o společné a nerozdílné odpovědnosti přidružených subjektů (pokud existuje)

Příloha 4 Vzor finančního reportu

Příloha 5 Specifická pravidla (pokud existují)

Příloha 6 Investiční smlouva (v případě EIC Accelerator Blended finance)

4 ⁄ Data sheet přehledně shrnuje nejdůležitější informace a data z GA v její úvodní části.

5 ⁄ Relevantní pro projekty RIA, IA a CSA ve společných podnicích, tj. Joint Under- taking (JU).

3.2 Typy grantové dohody

V Horizontu Evropa se setkáte s třemi typy modelové grantové dohody:

• Obecná modelová grantová dohoda

• Modelová grantová dohoda pro jednotkové náklady

• používá se v projektech Xxxxx Xxxxxxxxxx-Xxxxx a ERA Fellowships

• Modelová grantová dohoda pro lump sum financování (financování pevnou částkou)

Rozdíly se týkají především specifik rozdílné formy financování (skutečné náklady / jednotkové náklady / lump sum) a také specifik projektů, pro které se používají. Na- příklad varianta pro jednotkové náklady obsahuje v příloze 5 řadu ustanovení, která se použijí v projektech Xxxxx Xxxxxxxxxx-Xxxxx a ERA Fellowships a ošetřují zejména vztah mezi příjemcem a výzkumníkem nebo výzkumnicí.

3.3 Uzavírání grantové dohody

Většina ustanovení grantové dohody není předmětem jednání před jejich uzavřením. Pravidla fungování projektu jsou součástí vzoru, nemohou být měněna a uplatní se vždy stejně pro všechny příjemce projektu. Je možné jednat o některých dílčích de- tailech (např. datum zahájení projektu, výše zálohové platby atd.). Popis a rozpočet projektu (přílohy 1 a 2) jsou převzaty z projektového návrhu a v zásadě není možné je před podpisem grantové dohody měnit. Mluvíme o tzv. no negotiation principle. Výjimkou jsou opravy zjevných chyb, úpravy nutné pro dodržení pravidel a změny, které je třeba učinit v návaznosti na doporučení hodnotitele (zejména úpravy rozpočtu u lump sum projektů).

Strany

Stranou grantové dohody jsou pouze poskytovatel a příjemce nebo příjemci. Posky- tovatelem je Evropská komise nebo některá z unijních agentur.

3.4 Dodatky – amendments

Xxxxxxxxx dohodu je jako každou smlouvu možné měnit uzavřením dodatků. Pravidla pro změny stanovuje čl. 39 modelové grantové dohody. Uzavření dodatku mohou iniciovat příjemci nebo poskytovatel.

Zakázané změny

Jak bylo uvedeno výše, o obecných pravidlech modelové grantové dohody není mož- né jednat, a proto je není možné měnit ani dodatkem. Je tedy možné měnit pouze ustanovení týkající se specificky daného projektu (typicky popis projektu v příloze 1 a rozpočet v příloze 2).

Není možné přijímat změny, které by mohly mít vliv na výběr projektu k financování, pokud by byly zahrnuty již v projektovém návrhu. To zahrnuje například následující změny:

• Změny ve složení konsorcia, které by vedly k nesplnění podmínek účasti.

• Změny, které by vedly k nedodržení podmínek dané výzvy.

Dále jsou zakázány změny, které by vedly k porušení principu rovného zacházení se žadateli.

Změny projektu vyžadující dodatek

Existuje řada změn projektu, které konsorcium může realizovat jen na základě uzavře- ní dodatku grantové dohody. Jejich kompletní výčet najdete v dokumentu Evropské komise Amendment Guide.

Nejčastěji se můžete setkat s těmito změnami:

• Změny složení konsorcia

• přidání či odebrání příjemce

• přidání či odebrání asociovaného partnera

• přidání či odebrání přidruženého subjektu

• změna koordinátora

• Změny projektu a jeho implementace

• změna popisu projektu v příloze 1 grantové dohody

• změna rozpočtu v příloze 2 grantové dohody (více informací níže)

• změna data zahájení nebo ukončení projektu a délky jeho trvání

• pozastavení a znovuzahájení projektu

Změny rozpočtu jsou velmi časté a podstatná část z nich je možná bez dodatku ke grantové dohodě. Je to možné na základě flexibility rozpočtu dle čl. 5.5 grantové dohody, kde je obecně umožněno přesouvat rozpočet mezi jednotlivými příjemci a rozpočtovými kategoriemi bez dodatku. Z tohoto pravidla je zde zakotveno několik výjimek. O změnách rozpočtu se více dočtete v naší brožuře Pravidla financování projektů programu Horizont Evropa.

Proces přijetí dodatku

Dodatek se uzavírá prostřednictví FTO portálu. Dodatek uzavírá koordinátor za všechny příjemce. K tomu ho zmocňuje čl. 39 grantové dohody a také ustanovení dokumentu o přistoupení ke grantové dohodě, který při uzavírání grantové dohody podepsali všichni příjemci s výjimkou koordinátora.

DOPORUčENí

Před zahájení postupu v FTO portálu doporučujeme vždy dodatek konzul- tovat s vaším projektovým úředníkem.

Dalším krokem je zadáním požadavku do portálu společně s vysvětlením a přílo- hami, které pro daný typ dodatku uvádí jako potřebné Amendment Guide. Následně koordinátor připravený amendment uzamkne a odešle poskytovateli pro kontrolu. Pokud poskytovatel neshledá žádné nedostatky, následuje podpis koordinátora (osoby s funkcí PLsign) a podpis poskytovatele.

Zahájení

Příprava

3. 4.

Uzamčení Kontrola EU pro kontrolu

Podpis PLsign a odeslání

Podpis EU

Kompletní návod pro postup v FTO portálu najdete v této prezentaci Evropské komise.

3.5 Registr smluv a xxxxxxxx xxxxxx

Xxxxxxxxx dohodu z Horizontu Evropa nejste povinni zveřejnit v registru smluv, ani jako povinný subjekt dle § 2 odst. 1 zákona o registru smluv. Xxxxxxxx dohoda, kterou orgán EU poskytuje dotaci z rozpočtu EU, nespadá pod předmět tohoto zákona. Níže uvádíme podrobný právní rozbor. Praxe není v tomto jednotná, může proto být užitečné takovýmto rozborem disponovat.

Jádrem analýzy je otázka, zda grantová dohoda v rámci projektu Horizont Evropa je smlouvou o poskytnutí dotace ve smyslu § 2 zákona o registru smluv. Termín dotace nemá v zákoně o registru smluv definici a je třeba hledat v souvisejících předpisech, podívat se do důvodové zprávy k zákonu a zvážit smysl zákona. Důvodová zpráva mluví o požadavku na „uveřejňování smluv, na jejichž základě se nakládá s ve- řejnými prostředky a veřejným majetkem“. Z tohoto důvodu je vhodným zdrojem definice dotace zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech. V § 3 najdeme násle- dující definici dotace: peněžní prostředky státního rozpočtu, státních finančních aktiv nebo Národního fondu poskytnuté právnickým nebo fyzickým osobám na stanovený účel. Z definice je zjevné, že prostředky poskytnuté z rozpočtu EU pod tento pojem nespadají, a grantovou dohodu proto není třeba v registru zveřejňovat. Závěr můžeme ještě podložit teleologickým výkladem. Smyslem zákona je zajistit přístup k informacím o nakládání s majetkem České republiky a samosprávných celků, zejména obcí. Smlou- va, kterou orgán EU nakládá s majetkem EU (v tomto případě poskytnutím grantu), proto není předmětem zákona o registru smluv. Proto ani EU, ani unijní orgány nejsou povinnými subjekty dle §2, ale řídí se unijní legislativou, která obsahuje i vlastní pravi- dla pro zveřejňování informací o poskytnutých grantech.

VADEMECUM Horizont Evropa

Smluvní vztahy v projektech Horizont Evropa

4

Partnerská smlouva

(partnership agreement)

Partnerská smlouva (partnership agreement)

Pokud se na implementaci projektu podílí asociovaný partner a není stranou konsorci- ální smlouvy, upravují se jeho práva a povinnosti v projektu tzv. partnerskou smlouvou. Nejčastěji se s ní setkáváme v projektech Xxxxx Xxxxxxxxxx-Xxxxx, které zpravidla mají pouze jednoho příjemce, a konsorciální smlouva proto nebývá uzavírána.

Obsah partnerské smlouvy je do značné míry analogický obsahu smlouvy konsorci- ální. Zahrnuje vzájemná práva a povinnosti stran při implementaci projektu a v projek- tech Xxxxx Xxxxxxxxxx-Xxxxx také povinnosti asociovaného partnera vůči vyslanému výzkumníkovi či výzkumnici. Ustanovení nesmějí být v rozporu s grantovou dohodou.

Partnerská smlouva v neposlední řadě obsahuje také povinnosti, které musí příjemce podle xxxxxxxx dohody smluvně převést také na asociované partnery dle čl. 9.1:

• Povinnost řádně implementovat projekt v souladu s čl. 11 grantové dohody.

• Povinnost vyvarovat se střetu zájmů dle čl. 12.

• Důvěrnost a ochranu informací dle čl. 13.

• Dodržování etických zásad dle čl. 14.

• Dodržování pravidel pro viditelnost financování EU dle čl. 17.2.

• Povinnost dodržovat pravidla pro implementaci dle přílohy 5 grantové dohody.

• Poskytnout vybrané informace dle čl. 19.

• Povinnost uchovávat dokumenty a záznamy dle čl. 20.

• Povinnost umožnit provedení kontrol, auditů a šetření vybraným institucím a orgá- nům dle čl. 25.

Jako přílohu doporučujeme zahrnout modelovou grantovou dohodu, aby asociovaný partner měl možnost se s výše uvedenými články seznámit. Alternativně lze odkázat na její umístění na FTO portálu.

DOPORUčENí

Poskytovatel nepřipravil oficiální vzor partnerské smlouvy, ale lze vychá- zet ze vzoru připraveného kolegy z německé styčné kanceláře KoWi, který je dostupný zde. Nebo je možné jako základ použít konsorciální smlouvu DESCA a vypustit nerelevantní ustanovení.

VADEMECUM Horizont Evropa

Smluvní vztahy v projektech Horizont Evropa

5

Smlouvy s výzkumníky

a výzkumnicemi (MSCA, ERC)

5.1 Smlouvy s výzkumníky a výzkumnicemi v projektech Xxxxx Xxxxxxxxxx-Xxxxx

5.2 Doplňující smlouva s hlavním řešitelem nebo řešitelkou v projektech ERC (supplementary agreement)

V projektech Xxxxx Xxxxxxxxxx-Xxxxx a projektech Evropské rady pro výzkum (European Research Council) ukládá grantová dohoda příjemci povinnost uzavřít smlouvu s vý- zkumníkem či výzkumnicí jako fyzickou osobou a zahrnout do ní stanovené podmínky a pravidla.

5.1 Smlouvy s výzkumníky a výzkumnicemi v projektech Xxxxx Xxxxxxxxxx-Xxxxx

Z čl. 6.2 grantové dohody6 a její přílohy 5 vyplývá, že ve schématech MSCA Doctoral Networks, Postdoctoral Fellowships, Cofund a ERA Fellowships má příjemce povin- nost uzavřít s výzkumníkem či výzkumnicí pracovní smlouvu nebo jinou obdobnou smlouvu, která dává výzkumníkovi nebo výzkumnici obdobné nároky včetně zajištění sociálního pojištění (v ČR takovou alternativu nemáme). Pokud národní legislativa z nějakého důvodu neumožňuje uzavření takové smlouvy, může být po schválení vý- jimky poskytovatelem použita smlouva o poskytnutí stipendia. Česká právní úprava nestanovuje žádná omezení týkající se uzavírání pracovních smluv s výzkumníky a vý- zkumnicemi v rámci těchto projektů, naopak ale pro dosažení obdobných podmínek česká legislativa nenabízí jinou možnost s obdobnými podmínkami jako u pracovní smlouvy, a proto je uzavření pracovní smlouvy jedinou správnou možností.

Aby byla smlouva v souladu s pravidly Horizontu Evropa, musí vždy obsahovat tyto náležitosti:

• Jméno školitele/školitelky pro výzkumné a školicí aktivity.

• Datum zahájení a délka trvání výzkumných a školicích aktivit.

• Výši měsíčních příspěvků náležících výzkumnému pracovníkovi či pracovnici (dále jen VP) v eurech (a v případě, že jsou příspěvky vypláceny v jiné měně než v eurech, také v této měně).7

6 ⁄ V tomto případě jde o variantu modelové grantové dohody pro jednotkové náklady.

5 ⁄ Otázku řešení případných kurzových rozdílů pokrývá brožura Vademecum Horizont Evropa – Akce Xxxxx Xxxxxxxxxx-Xxxxx na straně 110 a násl.

• Povinnost VP věnovat se plným úvazkem projektu (pokud nebyla udělena výjimka na základě pracovních důvodů) a nepobírat za aktivity vykonávané v rámci projektu jiné příjmy než ty, které mu vyplácí příjemce (nebo jiný subjekt zmíněný v Příloze 1 GA).

• Rozvržení pracovní doby VP.

• Ujednání související s právy duševního vlastnictví (během realizace projektu i po jeho skončení), zejména o plném a bezplatném přístupu VP ke stávajícím znalostem a výsledkům nutným pro realizaci aktivit v rámci projektu.

• Povinnost VP informovat příjemce neprodleně o jakýchkoliv událostech nebo okolnos- tech, které by mohly ovlivnit implementaci projektu a dodržení požadavků dohody.

• Povinnost VP:

• a. zachovávat mlčenlivost

• b. uvádět, že projekt byl financován ze zdrojů EU (při publikačních a komunikač- ních aktivitách či v žádostech o ochranu výsledků).

• Pokud je to relevantní pro danou výzvu (např. MSCA PF GF), závazek VP realizovat povinnou dvanáctiměsíční návratovou fázi v prostorách příjemce.

DOPORUčENí

Všechny tyto náležitosti jsou zahrnuty do vzoru pracovní smlouvy a vzoru dodatku k pracovní smlouvě, které připravilo TC Praha. Pro inspiraci je najdete ZDE.

5.2 Doplňující smlouva s hlavním řešitelem nebo řešitelkou v projektech ERC (supplementary agreement)

Podmínky grantů Evropské rady pro výzkum vyžadují uzavření doplňující smlouvy. Ta nemá nahrazovat pracovní či jinou smlouvu, na základě které hlavní řešitel nebo řešitelka působí pro příjemce, ale má zahrnout práva a povinnosti související s pro- jektem. Projektoví úředníci ověřují splnění této povinnosti z kopie uzavřené smlouvy.

Pro přípravu smlouvy můžete využít vzor připravený samotnou Evropskou radou pro výzkum, dostupný na jejich stránkách nebo v databázi TC Praha zde.

VADEMECUM Horizont Evropa

Smluvní vztahy v projektech Horizont Evropa

6

Smlouva

se subdodavatelem

Smlouva se subdodavatelem

Subdodavatel (subcontractor) ve smyslu pravidel Horizontu Evropa je subjekt, který plní některý z projektových úkolů popsaných v příloze 1 grantové dohody jako ko- merční dodavatel.

Dle ustanovení 9.3 grantové dohody musí smlouva subdodavateli ukládat následu- jící povinnosti:

• Povinnost řádně implementovat projekt v souladu s čl. 11 grantové dohody.

• Povinnost vyvarovat se střetu zájmů dle čl. 12.

• Důvěrnost a ochranu informací dle čl. 13.

• Dodržování etických zásad dle čl. 14.

• Dodržování pravidel pro viditelnost financování EU dle čl. 17.2.

• Povinnost dodržovat pravidla pro implementaci dle přílohy 5 grantové dohody.

• Povinnost poskytnout vybrané informace dle čl. 19.

• Povinnost uchovávat dokumenty a záznamy dle čl. 20.

• Povinnost umožnit provedení kontrol, auditů a šetření vybraným institucím a orgá- nům dle čl. 25.

Jelikož je příjemce odpovědný za implementaci projektu svým subdodavatelem, je vhodné řádně ošetřit také otázku odpovědnosti a další běžné podmínky.

VADEMECUM Horizont Evropa

Smluvní vztahy v projektech Horizont Evropa

7

Xxxxxxx s příjemci finanční podpory třetím stranám

Pokud je v rámci projektu udělována finanční podpora třetím stranám (financial support to third parties) jsou příjemci povinni s těmito třetími stranami uzavřít smlouvu, která jim uloží následující povinnosti:

• Povinnost vyvarovat se střetu zájmů dle čl. 12.

• Důvěrnost a ochranu informací dle čl. 13.

• Dodržování etických zásad dle čl. 14.

• Dodržování pravidel pro viditelnost financování EU dle čl. 17.2.

• Povinnost dodržovat pravidla pro implementaci dle přílohy 5 grantové dohody.

• Povinnost poskytnout vybrané informace dle čl. 19.

• Povinnost uchovávat dokumenty a záznamy dle čl. 20.

• Povinnost umožnit provedení kontrol, auditů a šetření vybraným institucím a orgá- nům dle čl. 25.

Smlouva by měla dále stanovit podmínky realizace aktivit, které jsou předmětem podpory, pravidla financování a podobně. Vycházet je možné ze struktury samotné modelové grantové dohody, která plní stejný účel ve vztahu poskytovatel – příjemce jako smlouva s příjemci finanční podpory třetím stranám mezi příjemcem a třetí stra- nou, která obdrží finanční podporu.

DOPORUčENí

V praxi má finanční podpora třetím stranám zpravidla formu lump sum (pevné částky), aby se příjemci vyhnuli administrativní zátěži spojené s reportováním nákladů ze třetích stran, které finanční podporu obdrží.

VADEMECUM Horizont Evropa

Smluvní vztahy v projektech Horizont Evropa

8

Smlouva s přidruženým subjektem

Xxxxxxx s přidruženým subjektem

Pokud příjemce do projektu zapojuje svůj přidružený subjekt (affiliated entity), je dle čl. 8 povinen na něj převést všechny své povinnosti z grantové dohody a zajistit, že umožní provedení kontrol, auditů a šetření vybraným institucím a orgánům dle čl. 25.

Přidružený subjekt ve smyslu pravidel Horizontu Evropa je právní subjekt, který je finančně propojen s účastníkem projektu nebo na něj má právní vazbu. Typicky se jedná o vztah mateřské a dceřiné společnosti, vztah asociace a jejího člena nebo dlou- hodobou spolupráci na základě memoranda, rámcové smlouvy či podobně. Uvedené finanční nebo právní propojení musí být dlouhodobé, nikoliv vytvořené pro účely daného projektu.

Příjemce, který do projektu zapojuje svůj přidružený subjekt, zůstává odpovědný za plnění projektových úkolů, které náleží jeho přidruženému subjektu. Toto je vhodné reflektovat ve smluvní úpravě odpovědnostních vztahů.

VADEMECUM Horizont Evropa

Smluvní vztahy v projektech Horizont Evropa

9

Smlouva se třetí stranou poskytující nepeněžité příspěvky

Nepeněžitý příspěvek (in-kind contribution) spočívá nejčastěji zapůjčení vybavení či zaměstnanců do projektu třetí stranou. Nepeněžitý příspěvek nemá vlastní nákladovou kategorii, ale je vykazován v rámci běžně používaných nákladových kategorií, jimiž jsou osobní náklady, nákupy nebo interně fakturované zboží a služby.

Pro využití nepeněžitého příspěvku grantová dohoda vyžaduje, aby příjemce smluvně zavázal třetí stranu, která jej poskytuje, aby umožnila provedení kontrol, au- ditů a šetření vybraným institucím a orgánům dle čl. 25.

VADEMECUM Horizont Evropa

Smluvní vztahy v projektech Horizont Evropa

10

Smlouva o zachování mlčenlivosti (non-disclosure agreement, confidentiality agreement)

Výměna informací ohledně podoby projektu a často i sdílení utajovaného know-how partnerů pro účely sepsání projektového návrhu je běžným procesem již od počátku sestavování projektového konsorcia. S cílem zajistit ochranu relevantní části těchto informací již od zahájení spolupráce by partneři měli uzavřít smlouvu o zachování mlčenlivosti. Cílem smlouvy o zachování mlčenlivosti je zajistit, že informace zpřístup- něné jednou stranou druhé straně nebudou dále šířeny jiným subjektům v rozporu se smlouvou a případně budou navráceny majiteli zpátky po skončení projektu.

Pro přípravu smlouvy o zachování mlčenlivosti je možné použít například vzor při- pravený službou Evropské komise – European IP Helpdesk dostupný zde.

VADEMECUM Horizont Evropa

Smluvní vztahy v projektech Horizont Evropa

11

Dopis o záměru

(letter of intent, memorandum of understanding)

Dalším smluvním nástrojem, se kterým je možné se setkat v projektech Horizontu Evropa, je tzv. dopis o záměru nebo také memorandum o porozumění (Letter of Intent, Memorandum of Understanding). Ačkoliv někdy může být mezi těmito dvěma druhy dokumentu rozlišováno, často jsou tyto názvy relativně volně zaměňovány. Pro účely této publikace je budeme považovat za synonyma a dále budeme používat pouze pojem dopis o záměru. Dopis o záměru se většinou uzavírá v pozdější fázi přípravy projekto- vého návrhu, ale ještě daleko před zahájením samotného projektu. Hlavní smysl dopisu o záměru spočívá ve vyjádření záměru partnerů pokračovat na přípravě projektového návrhu v dalších fázích a účastnit na jednáních s Evropskou komisí o konečném znění grantové dohody poté, co je zřejmé, že je projekt vyhodnocen jako úspěšný. Partneři zde často předjímají přípravu a připomínkování budoucího znění konsorciální smlouvy s tím, že hlavní principy konsorciální smlouvy mohou být obsaženy již v dopisu o zá- měru, čímž si partneři v předstihu stanoví rámec budoucí spolupráce. V praxi dopis o záměru obsahuje také další ujednání týkající se povinnosti zachovávat mlčenlivost. Dopis o záměru typicky slouží hlavně jako nástroj kooperace, vyjádření dosavad- ních výsledků vyjednávání a usnadnění jeho pokračování. Proto často výslovně uvádí, že ustanovení o podobě spolupráce nejsou právně závazná. Vždy je třeba posoudit přímo konkrétní textaci a brát v úvahu, zda a která ustanovení jsou právně závazná, a tedy vymahatelná. Například pokud jsou součástí ustanovení o zachovávání mlčen-

livosti nebo řešení sporu, ta závazná bývají.

Pro přípravu je možné použít například vzor memorandum of understanding při- pravený službou Evropské komise – European IP Helpdesk dostupný zde.

Obsahem dopisu o záměru je v případě projektů Horizont Evropa typicky například:

• Prohlášení o tom, kdo z partnerů bude koordinátorem.

• Ustanovení o tom, jakým způsobem každý partner přispívá k přípravě projektového návrhu, na jaké náklady (nejčastěji na své náklady), jakým způsobem a kdy předává své vstupy koordinátorovi do projektového návrhu.

• Ustanovení o tom, že partneři si vzájemně předávají nezbytné informace pro včas- nou přípravu a podání projektového návrhu.

• Ustanovení o tom, že partneři se budou vzájemně informovat o svých stávajících zna- lostech a právech třetích stran, které budou používat v projektu, ale k nimž nebudou udělovat dalším partnerům přístupová práva.

• Záměr spolupracovat na sjednávání podmínek projektu a grantové dohody v přípa- dě, že projekt bude úspěšný; závazek koordinátora informovat partnery o výsledcích negociací s Evropskou komisí.

• Záměr spolupracovat na přípravě konsorciální smlouvy

• konkrétně závazek sjednat text a domluvit se na podmínkách konsorciální smlouvy

ještě před ukončením negociací s Evropskou komisí

• v případě, že dopis o záměru stanoví základní principy budoucí spolupráce – zá- měr respektovat tyto principy a připravit konsorciální smlouvu v souladu s těmito principy

• záměr podepsat konsorciální smlouvu před podpisem grantové dohody

• Záměr podepsat grantovou dohodu nebo přístupové formuláře v čase určeném Ev- ropskou komisí.

• V případě sporu a nesrovnalostí v průběhu přípravy projektového návrhu – způsoby smírného řešení uvnitř budoucího konsorcia, příp. možnost odstoupit od přípravy projektového návrhu a podmínky pro takové odstoupení.

VADEMECUM Horizont Evropa

Smluvní vztahy v projektech Horizont Evropa

12

Smlouva o poskytnutí materiálu (material transfer agreement)

V projektech Horizontu Evropa běžně nastávají situace, kdy dochází k výměně, resp. poskytnutí výzkumného materiálu mezi partnery projektu (případně mezi partnerem projektu a třetí stranou) a k jeho následnému využití. Jedná se například o chemiká- lie, bakterie, buněčné linie, úseky DNA, lidské buňky, různé sloučeniny aj. Hlavním smyslem smlouvy o poskytnutí materiálu je upravit poskytnutí konkrétního materiálu poskytovatelem a jeho užití příjemcem. Materiál je poskytován na různé účely, nejčastěji s cílem provést výzkum, také ale generovat práva k duševnímu vlastnictví, vyzkoušet materiál a zhodnotit možnosti dalšího výzkumu aj.

Zásadním bodem je vymezení, jak smí příjemce materiál použít a případně také uvedení zakázaných způsobů jeho užití. Dále bývá upraven další přístup k výsled- kům vzešlým z použití materiálu, mlčenlivost, publikování, otázka práv k duševnímu vlastnictví, nákladů a poplatků. Řešena bývají také případná rizika spojená s použitím materiálu.

VADEMECUM Horizont Evropa

Smluvní vztahy v projektech Horizont Evropa

13

Licenční smlouva

(licencing agreement)

Licenční smlouva (licencing agreement)

Licenční smlouva je nejtypičtějším nástrojem pro poskytování práv k duševnímu vlast- nictví. Licenci lze definovat jako svolení k určitému výkonu práv z nehmotných statků, resp. svolení k užívání nehmotných statků. Předmětem licenční smlouvy je nehmotný statek, tj. výsledek duševní činnosti ať již tvůrčí (dílo), nebo netvůrčí (ochranná známka) povahy. Licenční smlouva se týká již hotového nehmotného statku a jeho využití jinou osobou; licenční ujednání jsou často součástí i konsorciálních smluv, v nichž jde ale z povahy věci o nehmotné statky, které mají být teprve vytvořeny v průběhu projektu. Licenční smlouvy se dělí z různých hledisek, například na licenční smlouvy vý- hradní (výlučné) a nevýhradní (nevýlučné). V kontextu projektů Horizontu Evropa se licenční smlouvy uzavírají například mezi konkrétními dvěma partnery (členy konsor- cia) poté, co jeden z partnerů potřebuje použít výsledky nebo stávající znalosti jiného partnera, a to v souladu s podmínkami stanovenými v grantové dohodě a konsorciální

smlouvě.

Licenční smlouvy se mohou uzavírat na dobu trvání, ale také na období po skon- čení projektu; vždy je potřeba zjišťovat, jak a zda podmínky konsorciální smlouvy a grantové dohody omezují smluvní strany v jejich smluvní volnosti – nesmí dojít k rozporu mezi konkrétní licenční smlouvou a grantovou dohodou a/případně konsor- ciální smlouvou. Například výlučnou licenci k výsledkům lze poskytnout pouze, pokud se zbylí příjemci vzdají svých přístupových práv k daným výsledkům nebo pokud již uplynula lhůta, kdy mohou svá přístupová práva uplatnit.

Více se o přístupových právech a licencování stávajících znalostí a projektových výsledků dočtete v naší brožuře Duševní vlastnictví v projektech Horizont Evropa.

VADEMECUM Horizont Evropa

Smluvní vztahy v projektech Horizont Evropa

14

Smlouva o převodu práv k duševnímu vlastnictví

(agreement on transfer of intellectual property)

V projektech Horizontu Evropa mohou příjemci (kteří výsledky vytvořili) relativně volně převádět své výsledky na jiné příjemce v konsorciu nebo na třetí subjekty mimo konsorcium. Grantová dohoda stanoví omezení spočívající v tom, že příjemci si musí zamýšlený převod v určité lhůtě předem oznamovat a proti převodu je možné podat námitky s argumentem, že převod výsledků by mohl vést k ohrožení přístupových práv dalšího příjemce (celý proces podrobněji v naší brožuře Duševní vlastnictví v projek- tech Horizont Evropa). Toto omezení plynoucí z grantové dohody lze v konsorciální smlouvě modifikovat.

Smlouvou o převodu práv k duševního vlastnictví jsou např. smlouva o převodu patentu, užitného vzoru nebo ochranné známky. Na rozdíl od licenční smlouvy se jed- ná o převod práv, nikoliv o jejich dočasné poskytnutí. Smluvní strany bývají označeny jako převodce a nabyvatel.

U autorských práv je možné převést pouze jejich majetkovou součást (tedy majet- ková práva k autorskému dílu, právo dílo užívat apod.). Osobnostní autorská práva (například být uváděn jako autor, rozhodnout o zveřejnění apod.) vždy zůstávají auto- rovi a právo neumožňuje jejich převod.

Povinnost převést na nabyvatele své povinnosti spojené s výsledky

Převod práv k výsledkům vyžaduje, aby příjemce na nabyvatele převedl i své povinnosti z grantové dohody související s těmito výsledky.

Jde hlavně o povinnosti:

• Chránit, šířit a využívat výsledky (příloha 5 grantové dohody).

• Zajistit viditelnost financování EU (čl. 17.2 grantové dohody).

• Dodržovat pravidla pro převod a licencování výsledků (příloha 5 grantové dohody).

• Poskytovat přístupová práva k výsledkům (příloha 5 grantové dohody).

• Dodržet open science povinnosti u výsledků (příloha 5 grantové dohody).

• Případné další povinnosti stanovené konkrétní výzvou

• povinnost informovat poskytovatele o zamýšleném převodu (stanoví-li výzva mož- nost poskytovatele podávat vůči některým převodům námitky.

• povinnost nepřevádět výsledky bez předchozího souhlasu poskytovatele na sub- jekty mimo země, které se mohou účastnit dané výzvy. Toto se uplatní u výzev, kde je účast omezena z důvodů strategických zájmů, autonomie a bezpečnosti EU a členských států;

• Převést tyto povinnosti dle grantové dohody při případném dalším převodu na dal- šího nabyvatele.

Více o převodu stávajících znalostí a projektových výsledků také v naší brožuře Duševní vlastnictví v projektech Horizont Evropa.

VADEMECUM Horizont Evropa

Smluvní vztahy v projektech Horizont Evropa

15

Smlouva o spoluvlastnictví výsledku projektu Horizont Evropa (joint ownership agreement)

Spoluvlastnictví výsledků vzniká dle přílohy 5 grantové dohody tam, kde příjemci společně vytvořili výsledky a není-li možné stanovit jejich podíl na vytvoření výsledků nebo oddělit jej za účelem ochrany duševního vlastnictví. V tomto případě se jedná o tzv. automatické spoluvlastnictví.

Spoluvlastníci musí v tomto případě uzavřít smlouvu o spoluvlastnictví výsledků v písemné formě. Spoluvlastníci zde mohou upravit například velikosti spoluvlastnic- kých podílů, podmínky pro poskytování licencí k výsledkům, postup pro zajištění ochra- ny výsledků, sdílení nákladů souvisejících se zajištěním ochrany pro společně vlastněné výsledky, dělení výnosů z využití společných výsledků, způsob společného využití a ší- ření výsledků, způsob řešení sporů aj. Pro usnadnění sjednávání smlouvy o společném vlastnictví výsledků je vhodné formulovat základní principy možného spoluvlastnictví již v konsorciální smlouvě. V praxi je spoluvlastnictví velmi častou součástí konsorciálních smluv, výjimkou není ani konsorciální smlouva DESCA, která upravuje několik variant spoluvlastnictví jako modifikace režimu spoluvlastnictví z grantové dohody.

Pravidla spoluvlastnictví výsledků dle grantové dohody

Není-li sjednáno jinak ve smlouvě o spoluvlastnictví výsledků, platí pro spoluvlastnictví následující. Každý ze spoluvlastníků je oprávněn udílet třetím stranám nevýhradní licence ke společně vlastněným výsledkům bez práva poskytovat podlicence, a to bez souhlasů spoluvlastníků. Musí je o tom pouze informovat alespoň 45 dní pře- dem (nemají ale možnost nic namítat) a poskytnout spoluvlastníkům spravedlivou a přiměřenou kompenzaci. Co se týče spravedlivé a přiměřené kompenzace, má být poskytnuta zejména v případech, kdy jsou licencované společně vlastněné výsledky úspěšně využívány, a spoluvlastník, který poskytl licenci, z nich má příjem. Pro určení toho, co je spravedlivá a přiměřená kompenzace, by měl spoluvlastník, který poskytl licenci ke společně vlastněným výsledkům, předložit dalším spoluvlastníkům všechny potřebné informace (např. licenční smlouvu atd.) a ti tak mohou následně zhodnotit přiměřenost a spravedlivost poskytnuté kompenzace.

Spoluvlastníci se mohou domluvit na jiném režimu a mohou například převést vlast- nictví výsledků na jednoho z příjemců s tím, že ostatním budou poskytnuty bezplatné licence k užití převedených výsledků. Nově je ale tahle konkrétní dohoda možná až po vytvoření výsledků, čímž je zajištěno, že například o převodu společně vlastněných vý- sledků na jednoho z příjemců dojde až poté, co bude zřejmé, o jaké přesně výsledky jde a jakou mají hodnotu. Jak plyne z výše uvedeného, ideálním případem je smluv- ní ujednání spoluvlastníků ohledně práv ke společně vlastněným výsledkům. Režim spoluvlastnictví upravený v grantové dohodě má mít podpůrný charakter a aplikuje se pouze do doby, než dojde k uzavření smlouvy o spoluvlastnictví výsledků. Tím není vyloučeno, aby smlouva o spoluvlastnictví výsledků režim spoluvlastnictví z grantové dohody převzala a doplnila. Grantová dohoda upravuje způsob poskytování licencí, a je tak alespoň minimální zárukou toho, že výsledky budou využívány i v případě, kdy se spoluvlastníci sami na podmínkách využívání nedomluví. Na druhé straně grantová

dohoda upravuje pouze poskytování licencí a jinými důležitými otázkami souvisejícími s institutem spoluvlastnictví se nezabývá. Stranou tak zůstává například problematika velikosti podílů, rozhodovací proces ohledně jiného nakládání se společně vlastněnými výsledky atd.

DOPORUčENí

V praxi je lepší stanovit detailnější podmínky předem, a to např. již v kon- sorciální smlouvě. Uzavření smlouvy mezi několika partnery může trvat i řadu dní, nezřídka i několik týdnů, a snadno tak může dojít k překonání oné lhůty 45 dní od předchozí notifikace a spoluvlastník bude oprávněn šířit za benevolentních podmínek stanovených grantovou dohodou. Následně už ostatní spoluvlastníci nebudou mít žádný nástroj na zrušení již udělené (i když nevýhradní) licence.

Spoluvlastnictví může také vzniknout dohodou mezi příjemci.

Kdo jsme?

NICER: Národní informační centrum pro evropský výzkum je konzultačním a školicím pracovištěm, které se zabývá komplex- ní podporou účasti národních týmů v projektech mezinárodní výzkumné spolupráce, především v rámcových programech EU. Služby zajišťuje bezplatně tým vyškolených národních kontaktů (NCP) ve všech prioritách a horizontálních aktivitách rámcového programu Horizont Evropa (HE). Naše služby jsou poskytovány též řešitelským týmům ještě probíhajících projektů programu Horizont 2020.

Národní kontakty

Národní kontaktní pracovníci a pracovnice mají na starosti jed- notlivé oblasti programu Horizont Evropa podle následujícího rozdělení. Veškeré kontakty, včetně e-mailů a telefonních čísel, naleznete na odkazu xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxx- ni-kontakty.

Koordinátorka

Xxxx Xxxxxxxxx

EXCELENTNÍ VĚDA

Evropská rada pro výzkum	Xxxxxxxx Tysyachna
Akce Xxxxx Xxxxxxxxxx-Xxxxx	Xxxxxxxx Tysyachna
Výzkumné infrastruktury

GLOBÁLNÍ VÝZVY A KONKURENCESCHOPNOST

Zdraví	Xxxxxx Xxxxxxx
Kultura, kreativita a inkluzivní společnost	Xxxxx xxxxx
Civilní bezpečnost pro společnost	Xxx Xxxxxxxxx, Xxxxx Xxxxxxxxxx
Digitalizace, průmysl a xxxxxx	Xxxx Xxxxxx, Xxxxx Xxxxxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxxx
Klima, energetika a doprava	Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, Xxxx xxxxxxx, Xxxxxxxx Xxxxxx
Potraviny, bioekonomika, přírodní zdroje, zemědělství a životní prostředí	Xxxx Xxxxxxxxx, Xxxx xxxxxxx
Nejaderné přímé akce Společného výzkumného střediska	Xxxx xxxxxxx

INOVATIVNÍ EVROPA

Evropská rada pro inovace	Xxxxxxxx Xxxxxx
Evropské inovační ekosystémy	Xxxxxxxx Xxxxxx
Evropská inovační a technologický institut	Xxxx Xxxxxxxxx

PRÁVNÍ A FINANČNÍ ASPEKTY

Finanční a administrativní aspekty	Xxxxx Xxxxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxx
Právní aspekty	Xxxxxx Xxxxxxxx

ROZŠIŘOVÁNÍ ÚČASTI A POSILOVÁNÍ ERA

Rozšiřování účasti a šíření excelence	Xxxx Xxxxxxxxx
Reforma a zlepšení evropského systému výzkumu a inovací	Xxxx Xxxxxxxxx
Monitoring a hodnocení rámcových programů	Xxxxxx Xxxxx, Xxxxxxxx Xxxxxxx
EURATOM	Xxxxxxxx Xxxxxxxxx

MISE

Xxxxxxxx	Xxxxxx Xxxxxxx
Adaptace na změnu klimatu včetně společenské transformace	Xxxx xxxxxxx
Zdravé oceány, moře, pobřežní a vnitrozemské vody	Xxxx Xxxxxxxxx, Xxxx xxxxxxx
Klimaticky neutrální a chytrá města	Xxxxxxxx Xxxxxxxxx
Zdravá půda a potraviny	Xxxx Xxxxxxxxx, Xxxx xxxxxxx

Smluvní vztahy v projektech Horizont Evropa

Xxxxxx Xxxxxxxx

Grafická úprava: orange5 creative studio s.r.o.

Vydání brožury je financováno MŠMT z projektu sdílených činností

„Prohloubení integrace výzkumného a inovačního ekosystému ČR do Evropského výzkumného prostoru a podpora intenzivní mezinárodní spolupráce výzkumných organizací a podniků ČR ve výzkumu, vývoji a inovacích“ (identifikační kód MS2103).

ISBN: 978-80-86794-92-1

Document Metadata

Table of Contents

Michal Hlavačka

Document Metadata