Smlouva o správě bytového fondu a nebytových prostor

Smlouva o správě bytového fondu a nebytových prostor

město Staré Město

se sídlem: xxxxxxx Xxxxxx 000, 000 00 Xxxxx Xxxxx

Zastoupené: Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxxx, starosta

Bankovní spojení: Komerční banka, a.s.

Číslo účtu: xxxxxxxxxxx

Identifikační číslo: 005 67 884

DIČ: CZ00567884

(dále jako „vlastník“ nebo „město“)

Správce: EDUHA, s.r.o.

se sídlem: Xxxxxxxxxx xxxxxxx 0000, Xxxxxxxx, 000 00 Xxxxxxx Hradiště

Zastoupen: Ing. Liborem Karáskem, jednatelem

Zapsán v obchodního rejstříku, vedeného Krajským soudem v Brně oddíl, C, vložka 51592

Bankovní spojení: Česká spořitelna a.s., pobočka Uherské Hradiště

Číslo účtu: xxxxxxxxxxxx

IČ: 276 80 657

DIČ: CZ27680657

(dále jako „správce“)

(vlastník a správce dále společně též jako „smluvní strany“ nebo každý samostatně též jako „smluvní strana“)

uzavřeli níže uvedeného dne, měsíce a roku, v souladu s ustanovením § 2430 a násl. zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku (dále jen „občanský zákoník“) tuto smlouvu příkazní smlouvu (dále jen „smlouva“):

Preambule

Tato smlouva vychází a je plně v souladu se zadávacími podmínkami, zadávací dokumentací a nabídkou účastníka ve výběrovém řízení k plnění předmětu zakázky, jež předcházelo uzavření této smlouvy. Účastník je ekvivalentním pojmem pro správce.
Kromě ustanovení obsažených v této smlouvě je správce při plnění předmětu této smlouvy vázán zadávacími podmínkami a nabídkou účastníka z výběrového řízení, které předcházelo uzavření této smlouvy.
Vzhledem k tomu, že:

správce je držitelem příslušných živnostenských oprávnění potřebných k provádění předmětu této smlouvy a má řádné vybavení, zkušenosti a schopnosti, aby řádně a včas prováděl předmět této smlouvy a je tak způsobilý závazky vyplývající z této smlouvy splnit,
nabídka správce podaná v rámci zadávacího řízení k veřejné zakázce s názvem „Správa bytového a nebytového fondu města Staré Město“ byla vybrána zadavatelem, jímž je vlastník, jakožto nabídka nejvhodnější,
správce prohlašuje, že je schopný předmět této smlouvy provést v souladu s touto smlouvou, za sjednanou cenu;

dohodli se vlastník a správce na následujícím znění smluvních podmínek:

Článek 1

Předmět smlouvy

Touto smlouvou o správě bytového fondu a nebytových prostor ve vlastnictví Města Staré Město (dále též „smlouva o správě“) se zavazuje správce v rozsahu dle této smlouvy a platné právní úpravy komplexně zajišťovat pro vlastníka správu a provoz bytového fondu, včetně bytových domů, nebytových prostor a nemovitostí bez nájemce (vše specifikováno v příloze č. 1 této smlouvy), dále souhrnně též označováno jako „spravovaný majetek“, a to především vybírání nájemného, vybírání záloh a nákladů na služby poskytované v souvislosti s užíváním spravovaného majetku, souvisejících a dalších plateb a poplatků, včetně souvisejícího příslušenství a sankcí, vyúčtování záloh na uvedené služby, zajištění oprav a údržby, včetně součinnosti při vymáhání souvisejících pohledávek vlastníka (dále též „správa“ nebo „správa majetku“).
Při správě jedná správce jménem vlastníka a na jeho účet, pokud v této smlouvě není pro konkrétní situaci výslovně stanoveno jinak, podle pokynů vlastníka, v souladu s jeho zájmy a podle této smlouvy.
Činnost bude správce provádět na vlastní nebezpečí a s maximální odbornou péčí.
Účelem této smlouvy o správě je zajistit řádnou správu bytového fondu, bytových domů, nebytových prostor, ubytovacích jednotek a nemovitostí bez nájemce. Smluvní strany shodně prohlašují, že učiní vše potřebné k naplnění účelu této smlouvy, a to i kdyby to nebylo výslovně uvedeno v této smlouvě.
Vlastník se zavazuje správci za řádné plnění této smlouvy platit odměnu sjednanou v této smlouvě.

Článek 2

Rozsah správy

2.1. Rozsah bytového fondu, který je ve správě správce na základě této smlouvy, je uveden v příloze č. 1 této smlouvy - jedná se o byty, které jsou ve vlastnictví Města Staré Města a jsou součástí bytových domů (dále též „bytový fond“ nebo „byty“). Součástí této správy bytového fondu je také správa bytových domů, ve kterých jsou spravované byty situovány. Pokud tedy jde o dále stanovenou odměnu pro správce za správu bytů, která bude vypočtena dle počtu spravovaných bytů, je v této částce zahrnuta i správa bytových domů dle této smlouvy. Většina z uvedených bytových domů jsou dle občanského zákoníku součástí pozemku, na kterém jsou vybudovány – dále viz příloha č. 1 této smlouvy. Dále jsou součástí správy prohlášením vlastníka vyčleněné bytové jednotky ve vlastnictví Města Staré Město. U těchto bytů zajišťuje správu společných prostor příslušné společenství vlastníků jednotek

2.2. Rozsah nebytového fondu, který je ve správě správce na základě této smlouvy, je uveden v příloze č. 1 této smlouvy - jedná se o nebytové prostory (jsou takto kolaudovány), které jsou ve vlastnictví města Staré Město, jsou součástí bytových domů nebo jsou vyčleněny jako samostatné nebytové prostory (dále též „nebyty“ nebo „nebytové prostory“). Pokud jde o dále stanovenou odměnu pro správce za správu nebytů bude vypočtena dle počtu spravovaných nebytů.

2.3. Pokud jde o změnu rozsahu spravovaného majetku, bude vždy řešena dodatkem k této smlouvě o správě. Správce je povinen na výzvu vlastníka takový dodatek smlouvy o správě uzavřít. Aktuální seznam spravovaného majetku bude přílohou tohoto dodatku smlouvy jako nové znění přílohy č. 1 této smlouvy.

2.4. Tato smlouva je uzavřena na dobu neurčitou, přičemž počátek poskytování služeb je ode dne 1. 5. 2024. V případě, že by výběrové řízení skončilo později nežli 1. 5. 2024, pak ihned po uzavření smlouvy.

2.5. Alespoň měsíc před plánovaným počátkem poskytování služeb zahájí smluvní strany přejímku předmětu správy na základě této smlouvy, stavebně-technické a smluvní dokumentace nezbytné pro činnost správce dle této smlouvy. O předání bude vyhotoven předávací protokol, ve kterém správce uvede případné nedostatky. Nemovité věci nebo dokumentace, které nelze předat před plánovaným datem započetí služeb, budou uvedeny v předávacím protokolu a budou správci předány bez zbytečného odkladu.

Článek 3

Způsob plnění smlouvy

Jednotlivé činnosti podle této smlouvy o správě bude správce pro vlastníka provádět na účet vlastníka. Veškeré platby, především platby nájemného z bytů a z nebytů a další platby, za dodávané služby, příslušenství pohledávek, sankce a upomínací výlohy od nájemců budou hrazeny přímo na účty vlastníka uvedené v záhlaví této smlouvy. Správce bude s účtem disponovat v rozsahu dle této smlouvy. Za účelem dispozice správcem účtem vlastníka bude uzavřena zvláštní smlouva.
Při zajišťování činností dle této smlouvy vystupuje správce jménem vlastníka, na účet vlastníka, pokud pro konkrétní situaci není v této smlouvě stanoveno jinak. Správce není oprávněn sjednávat závazky jménem vlastníka, pokud pro konkrétní situaci není v této smlouvě stanoveno jinak. Plnění poskytuje správce především osobně, svými zaměstnanci nebo členy svých orgánů, pokud pro konkrétní situaci není v této smlouvě stanoveno jinak.
Pouze vlastník nebo jím k této činnosti písemně pověřená nebo zmocněná osoba je oprávněn podepsat tato písemná právní jednání vůči nájemcům: nájemní smlouvy, dodatky těchto smluv, dohody o ukončení těchto smluv, právní jednání k ukončení těchto smluvních vztahů, dohody o úhradě dluhu, dohody o stavebních úpravách. Vlastník je oprávněn vyhradit si k podpisu i další listiny.
Ostatní písemná právní jednání vůči výše uvedeným osobám podepisuje správce.
Správce bude poskytovat své plnění na základě této smlouvy průběžně - bez odkladu jakmile vyvstane potřeba plnění, a to pokud v textu této smlouvy není pro konkrétní situaci stanoveno jinak. Pro konkrétní situaci si smluvní strany rovněž mohou termín plnění (pro plnění správce) dohodnout písemně a tento termín je poté pro správce závazný.
Vlastník je oprávněn kdykoli zkontrolovat plnění této smlouvy a na žádost vlastníka je správce povinen kdykoli vlastníka informovat o plnění tohoto smluvního vztahu a předložit mu bez odkladu veškerou související požadovanou dokumentaci ke kontrole. Pokud správce toto ustanovení poruší, bude vzniklá situace posuzována jako podstatné porušení této smlouvy ze strany správce s možností pro vlastníka od této smlouvy odstoupit.
Správce je povinen postupovat s maximální odbornou péčí a průběžně sledovat aktuální právní úpravu, související s plněním na základě této smlouvy, a postupovat dle ní, včetně bezodkladné aktualizace souvisejících dokumentů a také bezodkladného upozornění vlastníka na přijetí souvisejících potřebných opatření.
Správce není oprávněn nakládat se spravovaným majetkem v rozporu se zájmy vlastníka nebo v rozporu s touto smlouvou nebo tuto smlouvu obcházet, zejména nesmí spravovaný majetek nebo jeho části jakkoli zatěžovat nebo zcizit nebo využít pro potřebu vlastní nebo jiné osoby. Správce také není oprávněn informace zjištěné při plnění této smlouvy jakkoli zveřejňovat. Pokud správce ustanovení tohoto odstavce jakkoli poruší, bude vzniklá situace posuzována jako podstatné porušení této smlouvy ze strany správce s možností pro vlastníka od této smlouvy odstoupit.
Správce je povinen poskytovat vlastníku aktuální kontakty na sebe (telefon, e-mailovou adresu), související s plněním této smlouvy, pro potřeby vlastníka a nájemců. Správce souhlasí s jejich zveřejněním, především na webových stránkách vlastníka. Změny správce vlastníku ihned oznámí.
Správce je povinen:

vést o každém bytu, nebytu a nemovitosti bez nájemce samostatný spis, kdy spis obsahuje mimo jiné veškeré písemnosti související s nájemním vztahem, a to vše chronologicky seřazeno, a umožnit vlastníku kdykoli do nich nahlédnout, případně si je zapůjčit, spisy archivovat po celou dobu trvání tohoto smluvního vztahu;
v souladu s daňovými a účetními předpisy uspořádat a archivovat účetní doklady a podklady operativní evidence, dokládající správnost účetnictví a výkaznictví, a umožnit vlastníku kdykoli do nich nahlédnout, případně si je zapůjčit,
umožňovat vlastníku kdykoli nahlédnutí do účetních a jiných dokladů, souvisejících s plněním této smlouvy, a kontrolu jejich originálů,
mít zřízenou a funkční datovou schránku.

Správce je povinen alespoň jedenkrát v měsíci svolávat schůzku se zástupci vlastníka (vlastník musí termín odsouhlasit) a informovat o své činnosti, správě a aktuálním stavu spravovaného majetku. Tuto povinnost má rovněž kdykoli na žádost vlastníka. Schůzka bude vždy probíhat v sídle vlastníka, pokud se smluvní strany v konkrétním případě nedohodnou jinak.
Kontaktní osoby vlastníka: Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxxx, vedoucí odboru správy majetku, investic a ŽP, tel.: 000 000 000, e-mail: xxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.xx, Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx, hlavní účetní, tel.: 000 000 000, e-mail: xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.xx.

Kontaktní osoby správce:

Osoba odpovědná za vedení správy a údržby bytových a nebytových prostor (hlavní správce): Xxx. Xxxxxx Xxxxxxx, tel.: 000 000 000, e-mail: xxxxxx.xxxxxxx@xxxxx.xx

Osoba odpovědná za vedení účetnictví:

Xxx. Xxxxx Xxxxxxxxx, tel.: 000 000 000, e-mail: xxxxx.xxxxxxxxx@xxxxx.xx

Osoba odpovědná za vedení správy a údržby bytových a nebytových prostor (hlavní správce) a Osoba odpovědná za vedení účetnictví se budou podílet na realizaci této smlouvy (dle názvu pozic). Změna těchto osob je možná pouze ze závažných důvodů, a to pouze se souhlasem vlastníka. Správce musí před změnou daných osob doložit, že splňují kvalifikaci dle zadávací dokumentace.

Článek 4

Práva a povinnosti správce

4.1. Správce je povinen poskytnout plnění s maximální odbornou péčí, řádně, bez vad a nedodělků, a při své činnosti je povinen postupovat podle pokynů vlastníka s potřebnou odbornou péčí řádného hospodáře a dodržení všech ustanovení této smlouvy o správě a příslušných účinných právních norem s problematikou souvisejících. Zjistí-li správce, že pokyny vlastníka jsou nevhodné nebo v rozporu s právní úpravou, je správce povinen na tuto skutečnost vlastníka bez odkladu písemně upozornit a vyčkat stanoviska vlastníka, jinak správce odpovídá za vzniklou škodu. Pokud správce vlastníka takto upozornil a vlastník trvá na svém pokynu, je správce oprávněn vyžádat si od vlastníka písemné potvrzení jeho pokynu, které je vlastník povinen správci bez odkladu poskytnout a až poté (pokud si správce vyžádal od vlastníka toto potvrzení) zahájí správce plnění takového pokynu vlastníka.

4.2. Od pokynů vlastníka se může správce odchýlit pouze v případě, je-li to v zájmu vlastníka a nemůže-li si vyžádat jeho včasný souhlas. Takový souhlas vlastníka si správce vyžádá bez zbytečného odkladu dodatečně. Pokud jej však vlastník dodatečně nedá, je z něho správce zavázán na vlastní účet.

4.3. Při porušení povinností správce uvedených v odstavcích 4.1. a 4.2. tohoto článku nemusí vlastník uznat jednání správce za jednání uskutečněné na svůj účet, jestliže účinnost jednání pro sebe odmítne bez zbytečného odkladu poté, co se o obsahu jednání dozví. Neuzná-li vlastník výše uvedené jednání, je z něho správce zavázán na vlastní účet.

4.4. Správce plně odpovídá za bezchybnou správu bytů, bytových domů, nebytových prostor i nemovitostí bez nájemce v souladu s touto smlouvou a v souladu s platnou právní úpravou a dále především za správný předpis nájemného, záloh a nákladů na služby, včetně příslušenství pohledávek a sankcí, opravných položek k pohledávkám po splatnosti, upomínacích výloh, vše ve smyslu příslušných ustanovení této smlouvy o správě, nájemních smluv, dle občanského zákoníku, zákona o účetnictví a jeho prováděcích předpisů a předpisů souvisejících se správou bytů i nebytů. Dále správce odpovídá za kvalitní sestavení, realizaci a dodržování věcného finančního rozpočtu, za včasné a řádné odstranění havárií na spravovaném majetku a nahlášených závad a za zajištění požární bezpečnosti spravovaného majetku v souladu s platnou právní úpravou.

4.5. Zjištěné závady ve své činnosti a s tím související případně vzniklé škody je správce povinen bez odkladu vlastním nákladem odstranit.

4.6. Správce se zavazuje, že pro řádné zajištění správy majetku bude vybaven odpovídajícím a vhodným programovým vybavením, což má vlastník právo kdykoli zkontrolovat a správce má povinnost toto kdykoli umožnit zkontrolovat. Vedení účetní a rozpočtové evidence bude realizováno prostřednictvím informačního systému vlastníka. Aktuálně jde o software GINIS Express od společnosti GORDIC, spol. s r.o. Tento informační systém může být vlastníkem změněn a správce se tomuto musí přizpůsobit.

4.7. Pokud jde o pohledávky se spravovaným majetkem související, správce po nabytí účinnosti této smlouvy obdrží od vlastníka jejich seznam a související dokumentaci a tyto pohledávky bez odkladu zavede do své evidence pohledávek souvisejících se spravovaným majetkem a v rámci správy majetku bude správce vlastníku nápomocen na jejich řešení. Samotné vymáhání pohledávek soudní cestou i pomocí soudního exekutora apod. si zajistí vlastník, pokud se smluvní strany v konkrétním případě výslovně písemně nedohodnou jinak.

4.8. Pokud by správce zjistil, že na jeho straně nastanou skutečnosti, které by mohly narušit nebo ohrozit řádné plnění této smlouvy z jeho strany, je správce povinen ihned písemně na tuto skutečnost upozornit vlastníka a společně s ním řešit vzniklou situaci. Tuto povinnost má správce vždy, když je vůči němu podán návrh na insolvenční řízení nebo když se započne jednat o jeho zrušení nebo zániku.

4.9. K informacím získaným při plnění tohoto smluvního vztahu (především o majetku vlastníka, o účetnictví vlastníka, o nájemcích, o ubytovaných osobách a o uživatelích spravovaného majetku a jiných osobách) je správce povinen přistupovat jako k obchodnímu tajemství vlastníka.

4.10. Správce je povinen zajišťovat a plnit řádně, průběžně, včas a bez zbytečných průtahů zejména tyto činnosti:

Vedení a aktualizace pasportů bytů, nebytových prostor a nemovitostí bez nájemce včetně aktualizace a vedení technické dokumentace, revizních zpráv a podobně.
Vedení evidence nájemců, nájemních smluv, dohod o předání a převzetí bytů, nebytů a ostatních písemností, majících vztah k užívání bytů, nebytových prostor a společných prostor bytových domů.
Přejímání a předávání bytů nájemcům a sepisování nájemních smluv na základě rozhodnutí vlastníka, přejímání bytů při ukončení nájmu, řešení užívání bytů bez právního důvodu. Správce zpracovává předávací protokol, včetně soupisu vad a nutných oprav, zajišťuje fotodokumentaci.
Příprava písemností pro uzavření právních jednání s nájemcem bytu, zejména nájemních smluv na byty, dohod o předání a převzetí bytů, dodatků uzavřených smluv apod. Text nájemních smluv na byty, případně dalších písemností obdobného charakteru, musí správce předem odsouhlasit s vlastníkem.
Veškeré nájemní smlouvy a smlouvy o ubytování podepisuje vlastník, správce vypracuje podkladový materiál a připraví smlouvy.
V případě přechodu nájmu bytu dle občanského zákoníku nebo možnosti přechodu nájmu bytu bude správce neprodleně písemně informovat vlastníka. Správce je rovněž povinen ihned písemně informovat vlastníka, pokud se dozví o úmrtí nájemce bytu nebo nebytu a současně je povinen učinit všechna potřebná související opatření, včetně zaznamenání stavu měřidel u předmětného bytu nebo nebytu ke dni smrti nájemce nebo ubytovaného. Obdobně tak správce učiní, když zemře osoba, která byt nebo nebyt užívala bez právního důvodu.
Sledování stavu bytů a využití bytů, zda jsou využívány pouze k bydlení. Správce má povinnost písemného hlášení (hlásí vlastníku) volných bytů, bytů jejichž nájemci opustili společnou domácnost, bytů, u kterých správce zjistil, že jsou užívány neoprávněně nebo k jinému účelu anebo že nájemce je současně nájemcem jiného bytu, a to vše bez odkladu po zjištění této skutečnosti. Správce je povinen bez odkladu rovněž hlásit vlastníku všechny další skutečnosti, které by mohly mít vliv na nájemní vztah. Správce má povinnost pravidelně kontrolovat volné byty a dohlížet nad jejich zabezpečení proti vniknutí cizích osob.
Provádí výpočet a předpis nájemného za byty i nebyty podle platných předpisů a souvisejících ustanovení nájemních smluv, včetně včasného vyrozumívání nájemců, předpis záloh na služby poskytované v souvislosti s užíváním bytů i nebytů a jejich aktualizace podle cenových předpisů, např. počtu osob v bytě a dalších rozhodných skutečností. Správce je povinen postupovat i v souladu s textem každé konkrétní nájemní smlouvy. Vede evidenci příjmů a výdajů, spojených se správou bytového fondu, nájmů, úhrad za užívání, záloh na služby poskytované v souvislosti s užíváním bytů i nebytů. Vybírá nájemné, zálohy na služby poskytované v souvislosti s užíváním bytů i nebytů a jejich vyúčtování, včetně příslušenství dluhu a také sankcí, a to bezhotovostně i v hotovosti. K vybírání úhrad nájemného a záloh na služby poskytované v souvislosti s užíváním bytů i nebytů a jejich vyúčtování a příslušenství dluhu a také sankcí je správce touto smlouvou zmocněn. Sleduje, vyhodnocuje a vyúčtovává (1 x ročně, vždy za kalendářní rok) úhrady nájemného za byty i nebyty a za služby poskytované v souvislosti s užíváním bytů i nebytů (zálohy na služby).
Sledování závad při placení nájemného z bytů i nebytů, záloh a nákladů na služby poskytované v souvislosti s užíváním bytů i nebytů a dalších plateb od nájemců (např. zálohy za teplo, platby za opravy v bytech, apod.). Včasné upomínání splatných pohledávek, včetně vyúčtování příslušenství dluhu, sankcí, upomínacích výloh a jejich předání k právnímu vymáhání právní službě vlastníka, a to včetně přípravy podkladů pro tuto právní službu (dle jejích pokynů).
Správce předává splatné pohledávky k vymáhání vlastníku bez zbytečného odkladu po průkazném písemném upozornění dlužníka, a to v případě, že pohledávka není placena po dobu 3 měsíců.
Správce vede evidenci a vymáhání pohledávek, zasílá upomínky neplatičům, přípravuje podklady pro vymáhání zaplacení dlužných plateb, rovněž i ve spolupráci s právní kanceláří či exekutorským úřadem. Pravidelně informuje vlastníka o stavu pohledávek jednotlivých dlužníků.

Vyřizování úkolů plynoucích ze správy bytových domů, bytů i nebytů v oblasti služeb, především:
1. vůči dodavatelům tepla, TUV a energií
2. vůči provozovateli vodovodu a kanalizace,
3. vůči inkasnímu středisku České pošty, s. p.
4. vůči osobě, která má souhlas města k zajišťování odvozu komunálních odpadů na území města Staré Město.
Správce je povinen zajistit nezbytné služby pro řádné užívání bytů i nebytů, jakými se pro účely splnění této povinnosti správce především rozumějí dodávky vody, odvádění odpadních vod, dodávky tepla, osvětlení společných částí domu, zajištění příjmu televizního vysílání, provoz a čistění komínů, případně provoz výtahů. Smluvní vztahy na dodávku služeb je povinen uzavřít správce, a to jménem vlastníka. Správce musí převzít uzavřené smlouvy od předchozího správce (jedná se např. o zajištění odečtu měřidel tepla, SV, TV, úklidové služby, havarijní služby, výtahy a další) pro zajištění plynulého přechodu (tyto smlouvy bude možné ukončit po převzetí a zajištění nových), případně sjednat nové smlouvy tak, aby k datu započetí správy majetku byly všechny služby zajištěny. Pokud by správce svoji povinnost plynoucí z věty předchozí porušil, poruší tuto smlouvu podstatným způsobem.
Předkládá vlastníkovi návrhy na ukončení smluv a návrhy na vyklizení bytu i nebytu při zjištění důvodů uvedených v občanském zákoníku a nájemní smlouvě, a to bez odkladu po zjištění.
Připravuje podklady pro právní službu vlastníka, především při žalobách týkajících se spravovaného majetku (o úhradu dluhu, o přezkoumání výpovědi z nájmu bytu, návrhů na vyklizení a při výkonu rozhodnutí vyklizením atd.), včetně účasti na fyzickém vyklizení - takto spolupracuje u bytů i nebytů. Správce vlastníku poskytuje také potřebnou součinnost. Správce dle potřeby spolupracuje při výkonu nařízené exekuce na vyklizení bytu i nebytu. Správce spolupracuje i s exekutorem, aktualizuje výši pohledávek za předanými dlužníky, předkládá vlastníku materiál k odpisu pohledávek, které exekutor označí za nevymahatelné.
Sleduje technický stav spravovaného majetku a je povinen:
Sleduje technický stav spravovaného majetku, eviduje vzniklé škody a nadměrné opotřebení spravovaného majetku a oznamuje je vlastníkovi. Na žádost vlastníka poskytuje písemné stanovisko k plánovaným stavebním úpravám. Předkládá vlastníkovi ke schválení návrhy na rozsáhlejší opravy či rekonstrukce včetně odborného odhadu nákladů. Správce zpracuje a v termínu stanoveném vlastníkem každoročně písemně předloží vlastníkovi k posouzení a ke schválení (vše vyhotovené ke 30.09. přísl. roku na následující kalendářní rok):
1. věcný plán údržby bytového fondu
2. rozpočet, jehož součástí bude:
3. finanční a věcný plán modernizací, rekonstrukcí a dalších investičních akcí na spravovaném majetku
4. střednědobý plán oprav, velkých oprav a investic na spravovaném majetku na období nejblíže následujících 2 – 5 let.
Na základě výzvy vlastníka předkládá písemný návrh na doplnění investičních záměrů připravovaných vlastníkem.
Podílí se na zpracování domovního řádu nebo jiného dokumentu (informace pro nájemce apod.), pokud jej vlastník vydá, a průběžně provádí namátkovou kontrolu jeho dodržování a dodržování nájemních smluv a platné právní úpravy nájemci, zejména v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví, požární bezpečnosti (např. volný přístup ke komínovým dvířkám, hlavním uzávěrům plynu, vody, kanalizačním čistícím otvorům), zabránění uskladnění předmětů mimo přidělená místa apod. Zjištěné nedostatky se nejprve pokusí vyřešit sám a pokud je neúspěšný, bez odkladu tyto písemně nahlásí vlastníkovi k dalšímu řešení.
Zajišťuje řádnou údržbu a opravy spravovaného majetku na základě důvodných podnětů daných nájemci a vlastníkem; správce je povinen hodnotit, zda je údržba a oprava povinností nájemce nebo vlastníka ve smyslu platných právních předpisů. Správce zajistí údržbu a opravy spravovaného majetku v rozsahu a postupem v souladu s touto smlouvou. Správce je povinen u každého bytu sledovat finanční limit na běžnou údržbu a drobné opravy související s užíváním bytu, stanovený příslušnými právními předpisy.
V případě způsobených závad a škod na spravovaném majetku vymáhá jejich odstranění po nájemci, případně po jeho dědicích a právních nástupcích nebo osobách, na které přešlo užívání, případně vůči jiným odpovědným osobám, a to především opakovanými osobními jednáními a písemnými upomínkami. V případě neodstranění škod a závad ze strany těchto osob ve stanoveném termínu, zajistí jejich odstranění správce v souladu s touto smlouvou a přistoupí k vymáhání finanční pohledávky, a to i prostřednictvím soudu.
Vyjadřuje se k žádostem nájemců o povolení stavebních úprav a ke změnám vedoucím ke zlepšení bytu nebo nebytu a pokud vlastník vysloví souhlas s těmito úpravami/změnami, připraví dohodu o stavebních úpravách, která bude s žadatelem uzavřena.
Zabezpečuje veškerý styk (osobně, písemně, e-mailem, telefonicky, přes datovou schránku) s nájemci. Zajišťuje průběžnou a včasnou informovanost nájemců.
Vyřizuje žádosti, podněty, připomínky, stížnosti a reklamace od jednotlivých nájemců a vede o nich evidenci, včetně záznamu do spisu, vedenému ke konkrétnímu spravovanému bytu, nebytu a konkrétnímu smluvnímu vztahu. Je-li to technicky možné vyřídí je do 30 dnů.
Zajišťuje nepřetržitou havarijní službu fyzickou osobou 24 hodin denně, o čemž budou nájemci správcem informováni na internetových stránkách správce a na vývěskách ve všech spravovaných bytových domech. Vyskytne-li se jakákoliv havárie, je správce povinen zajistit operativní odstranění havárie a následků havárie v rozsahu a postupem dle této smlouvy a informovat vlastníka o vzniklé situaci.
Kdykoliv bez odkladu poskytuje vlastníkovi výstup z počítačové databáze s evidencí bytových domů, bytů, nebytových prostor a jejich nájemců.
Účastní se v průběhu prací a přejímek stavebních úprav spravovaného majetku a dokončených stavebních děl, souvisejících s předmětem této smlouvy a se spravovaným majetkem, a to na základě výzvy vlastníka. Jedná se o akce zajišťované vlastníkem.
Zajišťuje řádné provádění desinfekce, desinsekce a deratizace ve společných částech bytových domů, v bytech i nebytech a nemovitostech bez nájemce
Vede odděleně stavebně technickou dokumentaci pro jednotlivé bytové domy a pro byty a nebytové prostory a nemovitosti bez nájemce.
Zajišťuje provedení revizí výtahů v domech, revizí STA v domech, kontrol a revizí spalinových cest v bytech i nebytech, kontrol a revizí hromosvodů v domech, kontrol a revizí plynových rozvodů v domech, a to včetně bytů a nebytů, kontrol a revizí plynových regulačních stanic v domech, revizí elektrických zařízení budov, revizí elektrických zařízení v bytech - na žádost vlastníka, tlakování požárních hadic v domech, kontrol požárního vodovodu (hydranty) v domech, revizí hasících přístrojů PHP v domech, kontrol požárních přepážek a ucpávek v domech, kontrol požárních dveří v domech, cejchování vodoměrů v bytech i nebytech, cejchování hlavních domovních vodoměrů, cejchování rádiových vodoměrů v bytech i nebytech, kontrol životnosti radiových poměrových měřidel tepla na radiátorech v bytech i nebytech, kontroly životnosti absolutních měřičů tepla v bytech i nebytech a ostatních povinností dle ČSN v termínech dle příslušných předpisů a v návaznosti na stav při převzetí správy.
Bez odkladu informuje provozovatele inženýrských sítí o poruchách nebo haváriích sítě nebo její části a požaduje jejich odstranění.
Zajišťuje opisy vodoměrů v bytech a opisy spotřeby tepla v bytech v termínech pro vyúčtování.
Zajišťuje úklid ve společných prostorách v bytových domech - 1x týdně, a to pokud k úklidu nejsou zavázáni nájemci bytů v konkrétním domě.
Správce je povinen bez odkladu informovat vlastníka i nájemce a dotčené třetí osoby o dlouhodobých výlukách dodávek služeb souvisejících s užíváním spravovaného majetku.
Správce je povinen mít zřízeny internetové stránky, bez omezení veřejně přístupné, a tyto průběžně aktualizovat.
Vlastník předkládá měsíčně účetní a rozpočtové informace do centrálního systému účetních informací státu (do cca 15 dne následujícího měsíce) Správce odesílá měsíční účetní dávku do účetnictví vlastníka nejpozději do 10-tého dne následujícího měsíce.
Vlastník je měsíční plátce DPH. Správce zpracovává a předkládá vlastníkovi podklady pro sestavení kontrolního hlášení včetně záznamní povinnosti k DPH.
Správce je povinen poskytovat vlastníkovi nezbytnou součinnost tak, aby byly dodrženy termíny zpracování, kontroly a předložení účetních, rozpočtových a daňových podkladů pro sestavení daňových přiznání. Správce předkládá vlastníkovi potřebné doklady v termínu nejpozději 5 pracovních dnů před zákonem stanovenými termíny.
V rámci účetní agendy se správce stará zejména o:
1. Vedení agendy nájmů a souvisejících služeb,
2. Vedení souvisejících nákladů. Vyúčtování nákladů nájemcům včetně jejich průběžného sledování a vykázání v účetnictví,
3. Evidence a vymáhání pohledávek,
4. Doplnění informací dle metodiky PAP (Pomocný analytický přehled),
5. Archivace a skartace dle spisového a skartačního řádu města,
6. Dodržování interních pravidel, pokynů a dalších podmínek stanovených městem (nastavení účtového rozvrhu, organizačních jednotek apod.),
7. Předkládání ekonomických analýz a rozborů hospodaření požadovaných městem.
V rámci rozpočtové agendy se správce stará zejména o:
1. Xxxxxx s vyhláškou č. 412/2021 Sb., o rozpočtové skladbě,
2. Xxxxxx s pokynem Ministerstva financí k postupu podle vyhlášky č. 412/2021 Sb.,
3. Soulad s pokyny města,
4. Soulad se schváleným rozpočtem města,
5. Zpracování podkladů pro rozpočet, úpravy rozpočtu a závěrečný účet,
6. Zpracování čerpání rozpočtu (přehled příjmů a výdajů v rámci rozpočtového třídění).
Aplikace vnitřního kontrolního systému, aplikace zákona 320/2001 Sb., o finanční kontrole, a vnitřního předpisu města v návaznosti na provádění předběžné, průběžné a následné řídící kontroly.

4.11. Další práva a povinnosti správce jsou uvedeny v dalším textu této smlouvy. Správce plní pokyny vlastníka, související s realizací této smlouvy o správě.

4.12. K právním jednáním uvedeným v této smlouvě ve vztahu k nájemcům a dalším uživatelům spravovaného majetku a dodavatelům služeb, oprav a údržby je správce touto smlouvou zmocněn, a to v rozsahu dle této smlouvy.

4.13. Pokud správce použije k zajištění svých plnění na základě této smlouvy třetí osobu, odpovídá za ni a za její plnění v plném rozsahu správce jako by plnění poskytoval sám. Třetí osobou je pro potřeby této smlouvy myšlena osoba, která není zaměstnancem správce nebo členem jeho orgánu. Xxxxxxx s třetími osobami uzavírá správce sám vlastním jménem a pohledávky či závazky z těchto vztahů vzniklé samostatně kontroluje, uplatňuje a vymáhá. Z jednání správce nevznikají vlastníkovi ve vztahu k třetím osobám ani práva ani povinnosti. Smluvní vztah správce se třetí osobou musí být písemný a v souladu s touto smlouvou o správě. Správce má povinnost na žádost vlastníka předložit vlastníku všechny smlouvy, které za účelem plnění tohoto smluvního vztahu uzavřel se třetími osobami.

4.14. Vlastník je územní samosprávný celek. Vede účetnictví podle vyhlášky č. 410/2009 Sb. Nájem bytů a nebytových prostor vykazuje v hlavní (rozpočtové) činnosti. Z těchto důvodů se správce zavazuje, že má znalost účetnictví vybraných účetních jednotek (územně samosprávných celků), včetně zatřiďování dle rozpočtové skladby.

Článek 5

Práva a povinnosti vlastníka

Vlastník se ke splnění účelu této smlouvy o správě zavazuje:

Platit správci za řádně poskytnuté plnění sjednanou odměnu ve výši a za podmínek podle této smlouvy a hradit náklady této smlouvy.
Nejpozději 14 dní před započetí správy majetku:
- předat správci spravovaný majetek (viz příloha č. 1 této smlouvy), včetně klíčů od společných prostor bytových domů a volných bytů, nebytů, nemovitostí bez nájemce a zabezpečit předání stávajících pasportů bytů i nebytů a existující technickou dokumentaci spravovaného majetku,
- předat správci rozhodnutí o přidělení bytů i nebytů, dohody o osobním užívání bytů, nájemní smlouvy na byty i nebyty, dohody o předání a převzetí bytů i nebytů a evidenční listy pro výpočet nájemného,
- předat správci seznam pohledávek se spravovaným majetkem souvisejících.
Rozhodovat o obsazení bytů i nebytů, o uzavření nájemních smluv na byty a nebytové prostory, dle vlastního uvážení dávat nájemcům souhlas (nesouhlas) k uzavření podnájemních smluv a vyjadřovat se k přechodu nájmu bytu.
Udělovat úkoly správci mimo jiné pro vyřizování případů souvisejících s pojištěním majetku a ve vztahu vůči dalším subjektům.
V mezích svých možností poskytnout správci potřebnou součinnost při výkonu správy, na základě žádosti správce.
Vlastník je povinen poskytnou správci potřebnou plnu moc k plnění povinností dle této smlouvy, pokud vyvstane její potřeba, a to na základě žádosti správce.
Pověření zaměstnanci vlastníka nebo další vlastníkem zmocněné osoby jsou oprávněni kontrolovat, zda správce postupuje v záležitostech výše uvedených v souladu s ustanoveními této smlouvy a pokyny vlastníka. O kontrolních zjištěních včetně případného porušení povinností správce dle smlouvy pořídí vlastník protokol podepsaný oběma smluvními stranami.

Další práva a povinnosti vlastníka jsou uvedeny v dalším textu této smlouvy

Článek 6

Odměna správce

Správci náleží za jeho činnost při správě odměna sestávající z:

měsíční odměna ve výši 274,- Kč bez DPH za každý jeden spravovaný byt v nájmu a kalendářní měsíc,
měsíční odměna ve výši 677,- Kč bez DPH za každý jeden spravovaný nebyt v nájmu a kalendářní měsíc,
měsíční odměna ve výši 274,- Kč bez DPH za každou jednu spravovanou nemovitost (byt či nebyt) bez nájemce a kalendářní měsíc.

Celková měsíční odměna je vypočtena jako součet násobků počtu bytů v nájmu, nebytů v nájmu, a nemovitostí bez nájemce (aktuální počty v daném měsíci) a měsíční odměny uvedené v předchozím odstavci.
Tato odměna podléhá dani z přidané hodnoty (tedy DPH v aktuální výši bude v daňovém dokladu). Tato měsíční odměna je splatná měsíčně, vždy za kalendářní měsíc, na účet správce na základě daňového dokladu správcem vystaveného a vlastníkovi doručeného nejpozději do 15. dne následujícího kalendářního měsíce.
Bude-li byt, nebyt či nemovitost bez nájemce spravován pouze poměrnou část měsíce, bude částka za správu snížena o poměrnou část.
Výše uvedená odměna pro správce je odměnou za veškerou jeho řádně provedenou činnost a poskytnutá plnění na základě této smlouvy. Ve výše uvedené odměně správce je zahrnuta rovněž náhrada všech nákladů správce, které tvoří režii správce, např. mzdy, pronájem kanceláří, náklady za úhradu médií v kancelářích. Odměna správce zahrnuje i veškeré činnosti, které jsou svou povahou výkonnostní, tedy je zajišťuje správce osobně, případně na základě smlouvy uzavřené mezi správcem a třetí osobou. K těmto činnostem patří zejména činnosti související s nájemními smlouvami, činnost související s účtováním a činnosti související se zajištěním správy a údržby. Součástí odměny správce jsou dále i náklady související s jeho činností např. na náklady na telekomunikační služby, cestovné, kancelářské potřeby, poštovné apod., s výjimkou nákladů na poplatky dle zákona nebo obecně závazných vyhlášek, znalecké posudky, odborná vyjádření, překlady apod. Výše uvedená odměna za správu bytů zahrnuje i odměnu za správu bytových domů, ve kterých jsou spravované byty situovány (viz příloha č. 1 této smlouvy).
Výše odměny uvedené v odst. 6.1. tohoto článku bude každoročně, za podmínek stanovených v tomto odstavci, počínaje rokem 2024, navýšena o částku odpovídající příslušné míře inflace vykazované v ČR příslušným státním orgánem (nyní Českým statistickým úřadem) za předchozí kalendářní rok. Navýšení odměny bude provedeno od 01.03. příslušného kalendářního roku vždy s účinností od 01.01. stejného roku, jehož se odměna týká, a to formou písemného oznámení správce vlastníkovi, ve kterém bude uvedena tato míra inflace a vyčíslena nová výše odměny za správu pro příslušný kalendářní rok a přiložen doklad o výši výše uvedené inflace. Pokud toto oznámení o navýšení odměny správce nebude vlastníkovi správcem doručeno do 28.02., má se za to, že odměna pro ten konkrétní kalendářní rok zůstává v nezměněné výši.

Článek 7

Finanční vztahy

Nájemné z bytů a všechny ostatní platby za užívání bytů budou nájemci poukazovat na bytový účet vlastníka nebo platit hotově správci.
Nájemné z nebytových prostorů poukazují nájemci na účet vlastníka a všechny ostatní platby za užívání nebytů budou nájemci poukazovat na bytový účet vlastníka nebo platit hotově správci.
Nájemné a dlužné částky za byty a nájemné a platby za provozní náklady z nebytových prostor může správce vybírat v hotovosti od nájemců jménem vlastníka na jeho příjmové pokladní doklady.
Do patnáctého kalendářního dne každého kalendářního měsíce, předloží správce vlastníkovi Souhrnný měsíční přehled o předpisu a platbách za předchozí kalendářní měsíc. Přehled musí zahrnovat informace o pohybech na bytovém účtu v členění na – předpis nájemného za byty, předpis za služby spojené s užíváním bytů a nebytů (služby poskytované v souvislosti s užíváním), rozpis příjmů za předchozí kalendářní měsíc na bytovém účtu vlastníka v rozdělení na služby spojené s užíváním bytů a nebytů (dále též „služby“ nebo „služby poskytované v souvislosti s užíváním“), nájem, prominutý nájem, příslušenství dluhu, upomínací výlohy, vyúčtování služeb a ostatní platby. Do patnáctého kalendářního dne každého kalendářního měsíce, předloží správce vlastníkovi, předkontační doklady, hlavní knihu, rozvahu a výkaz zisku a ztrát, dále veškeré originál faktury týkající se přenesené daňové povinnosti.
Podklady pro vyúčtování a výsledek (jmenný seznam přeplatků a nedoplatků) vyúčtování služeb spojených s užíváním bytů a nebytových prostor bude v termínech v souladu s příslušnými právními předpisy správce předávat nájemcům. Přeplatky jednotlivým nájemcům budou zaslány prostřednictvím pošty nebo bankovním převodem z bytového účtu vlastníka a nedoplatky budou vybírány formou složenek typu A, bankovním převodem, hotově u vlastníka nebo správce, na bytový účet vlastníka. Tyto činnosti zajišťuje správce.
Smluvní vztahy na dodávky služeb a energií uzavře správce pro spravovaný majetek (viz příloha č. 1 této smlouvy) jménem vlastníka.
Faktury za veškeré služby a energie spojené s bydlením v domech a užíváním nebytů (jedná se o služby a dodávky energií sjednané v nájemních smlouvách a pro bytové domy) budou znít na vlastníka, zasílací adresa bude adresa správce. Správce potvrdí (na veškerých fakturách) svým podpisem a razítkem jejich věcnou správnost a originály těchto faktur uloží a uhradí tyto náklady. Správce uhradí z účtu vlastníka potřebné zálohy na služby a energie spojené s užíváním bytů, nebytů a nemovitostí bez nájemce. Správce uhradí z účtu vlastníka potřebné výdaje na úhradu údržby a oprav spravovaného majetku a na úhradu některých služeb.
Přílohou vyúčtování musí být soupis správcem provedených nyní účtovaných plateb, členěných na opravy, údržbu, služby, spotřebu energií, nákupy materiálu a další náklady (bude obsahovat alespoň - částku, číslo dokladu, datum uskutečnění účetního případu, popis prací, název dodavatele).
Pokud budou mezi smluvními stranami na základě této smlouvy probíhat platby na základě fakturace, řídí se těmito zásadami:

faktura je splatná do 15 dnů ode dne jejího vystavení, pokud v textu této smlouvy není pro konkrétní situaci výslovně uvedeno jinak
faktura bude doručena osobě povinné do 3 dnů ode dne jejího vystavení a pokud bude doručena později, o odpovídající počet dnů se prodlužuje splatnost faktury
v případě nesrovnalostí ve faktuře, má strana z faktury povinná právo fakturu vrátit se žádostí o její opravu, po tuto dobu se staví běh lhůt pro zaplacení faktury
faktura je uhrazena dnem připsání fakturované částky na účet strany z faktury oprávněné
přílohou a součástí faktury bude podklad sloužící pro výpočet fakturované částky.

Příjmy ze sankcí a z příslušenství dluhů přísluší vlastníkovi.
Vlastník je oprávněn kdykoliv provést kontrolu finančního hospodaření správce souvisejícího s touto smlouvou a požadovat po správci předložení účetnictví týkající se věcí, které upravuje tato smlouva, a správce je povinen toto kdykoli umožnit do 5 pracovních dnů po obdržení žádosti vlastníka. Pokud bude správce v prodlení se splněním této své povinnosti je vlastník oprávněn vyúčtovat správci v každém takovém případě smluvní pokutu ve výši 5.000 Kč za každý den prodlení.
Správce se zavazuje, že nezastaví pohledávky, které bude mít vůči vlastníkovi z tohoto smluvního vztahu a ani s nimi nebude manipulovat jiným způsobem. Pokud by správce porušil tento svůj závazek, bude tato skutečnost posuzována jako porušení této smlouvy správcem podstatným způsobem se všemi důsledky, včetně možnosti pro vlastníka od tohoto smluvního vztahu odstoupit. Za porušení závazku správce uvedeného ve větě první tohoto odstavce, je vlastník oprávněn v každém takovém případě správci vyúčtovat smluvní pokutu ve výši 50.000 Kč.
Správce je povinen vést účetnictví v předepsaných intervalech v plném rozsahu podle zákona o účetnictví č. 563/1991 Sb., ve znění všech dodatků až do výsledných povinných sestav – výkaz zisku a ztrát, rozvaha, včetně přílohy o celkovém hospodaření v rozsahu vyžadovaném finančním úřadem.
Správce je povinen předávat měsíční, čtvrtletí účetní uzávěrky a zpracovat roční účetní uzávěrku, včetně rozboru hospodaření a předat vlastníkovi, a to na Finanční odbor Městského úřadu ve Starém Městě.

Článek 8

Zajištění údržby a oprav spravovaného majetku a některých služeb

Správce při údržbě a opravě spravovaného majetku a zajišťování služeb bude postupovat v souladu s touto smlouvou, případně vydanými nařízeními vlastníka. Vlastník se zavazuje vždy v případě aktualizace těchto vnitřních předpisů či nařízení správce bezodkladně informovat.
Za dojednání prací a zajištění jejich realizace postupem dle tohoto článku nenáleží správci zvláštní odměna (je v rámci zajištění správy výše uvedeného spravovaného majetku).
Správce je povinen podle naléhavosti a míry opotřebení stanovovat rozsah a pořadí údržby, oprav a služeb a sledovat, aby nebyl přesáhnut limit stanovený finančním plánem schváleným vlastníkem pro každý kalendářní rok.
Správce je povinen při zadávání objednávek a uzavírání smluv na dodávky, služby, stavební práce postupovat s péčí řádného hospodáře.
Pokud jsou prováděny činnosti v bytech či nebytech, kde je užívací právo nájemce, je správce povinen vyžadovat podpis nájemce na dokladu o dokončení dodávané činnosti, je-li to technicky možné.
Správce bude kontrolovat plnění smluvních dodavatelů, zejména ověřovat množství provedené práce, kvalitu poskytnutých služeb, množství a kvalitu dodaného zboží a výši účtované ceny na základě objednávky správce nebo smlouvy uzavřené správcem, správce bude rovněž přebírat tyto ukončené práce a služby.
Správce je povinen vést reklamační řízení u stavebních prací, dodávek a služeb objednaných nebo nasmlouvaných správcem.

Článek 9

Ochrana osobních údajů

Správce je povinen při shromažďování a nakládání s osobními údaji postupovat v souladu s platnými právními předpisy, především s ohledem na GDPR.
K zajištění účelu této smlouvy poskytuje vlastník správci, pokud si tyto údaje nezjišťuje a neshromažďuje správce sám, přístup k osobním údajům v tomto rozsahu:

identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, číslo bytu)
kontaktní údaje (adresa, telefon, emailová adresa)
údaje související s platbami za užívání bytu nebo nebytových prostor (předpis platby, číslo účtu, spojovací číslo SIPO)
údaje pro stanovení plateb (plocha, umístění, stavy měřidel, počet členů domácnosti).

Správce není oprávněn shromažďovat a zpracovávat citlivé osobní údaje (rasový, etnický původ, politické názory, náboženské vyznání, zdravotní stav, sexuální orientace).
Správce je povinen:

postupovat s odbornou péči v souladu s právními předpisy
chránit zájmy vlastníka, plnit jeho pokyny, oznamovat mu všechna porušení ochrany osobních údajů a rovněž případné námitky osob, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány
chránit osobní údaje a nosiče, na nichž jsou uloženy, před zneužitím ze strany svých zaměstnanců nebo dalších osob, zamezit protiprávnímu zničení, ztrátě nebo pozměnění osobních údajů
zpracovávat osobní údaje pro jiné účely než stanovené touto smlouvou pouze po předchozím souhlasu vlastníka.

Správce je povinen provést taková technická a organizační opatření, kterými zajistí co nejvyšší ochranu osobních údajů. Za tím účelem je povinen zajistit:

používání systémů pro automatizované zpracování osobních údajů pouze oprávněnými osobami
proškolení svých zaměstnanců o povinnostech, týkajících se zpracování a ochrany osobních údajů, a provádění kontrol plnění těchto povinností
zpracování osobních údajů pouze osobami, které se zavázaly k mlčenlivosti anebo pro něž povinnost mlčenlivosti vyplývá z právních předpisů
technická opatření pro ochranu osobních údajů (IT), určit administrátora
zabezpečit kanceláře i další prostory, v nichž jsou osobní údaje umístěny, proti přístupu nepovolaných osob,
listiny, obsahující osobní údaje, ukládat pouze uzamykatelných skříních nebo zásuvkách stolu.

Správce je povinen nejpozději do tří měsíců od podpisu této smlouvy smluvně zajistit, aby osobní údaje předávané třetím stranám (dodavatelům služeb, zpracovateli vyúčtování nákladů na služby, opravárenským firmám) nebyly těmito subjekty zneužity, a to u stálých dodavatelů ve formě dodatků smluv anebo samostatných speciálních dohod, u ostatních poučením o povinnosti chránit poskytnuté osobní údaje (telefonický anebo emailový kontakt) a zákaz jejich zneužití na písemné objednávce nebo písemné smlouvě.

Článek 10

Odpovědnost správce za kvalitu poskytnutého plnění, odpovědnost za škodu, ujednané sankce, pojištění

Správce plně odpovídá za kvalitu poskytnutého plnění. Správce prohlašuje, že si je plně vědom zákonných povinností vlastníka při správě svěřeného majetku, a že si je vědom specifického postavení vlastníka v právních vztazích. Správce je povinen postupovat při plnění této smlouvy s maximální odbornou péčí. Správce plně odpovídá vlastníku a třetím osobám za škody vzniklé neplněním smluvních a zákonných povinností správce nebo v důsledku vadného plnění správce, jakož i za správcem zaviněnou škodu na věcech a majetku, které od vlastníka do správy převzal. V případě zjištění správcem zaviněného vadného plnění ze smlouvy vlastník upozorní správce na zjištěnou vadu. Správce je povinen do 3 pracovních dnů vlastníku písemně sdělit, jakým způsobem vadný stav odstraní, a je povinen vadu odstranit do dalších 10 pracovních dní. Vadný stav je správce povinen odstranit, i když ho neuznává. Bude-li následně prokázáno, že za vadný stav neodpovídal správce, uhradí vlastník správci náklady vynaložené na odstranění vadného stavu. Pokud dojde k situaci, že správce bude v prodlení s odstraněním zjištěné vady svého plnění více jak 10 dnů, je vlastník oprávněn zajistit sjednání nápravy, pokud se tak rozhodne, a to i pomocí jiné osoby, a vynaložené náklady správci vyfakturuje a správce je povinen je uhradit v termínu uvedeném ve faktuře. Pokud dojde k situaci popsané v předchozí větě, tedy že nápravu sjedná vlastník sám anebo pomocí další osoby, nedotýká se tato skutečnost odpovědnosti správce za kvalitu jeho plnění. Pokud dojde k výše popsané situaci, že správce bude v prodlení s odstraněním zjištěné vady svého plnění, je vlastník oprávněn vyúčtovat správci za každý takový případ smluvní pokutu ve výši 5.000 Kč.
Vznikne-li plněním pokynů vlastníka správci škoda, kterou správce nezavinil porušením právních předpisů, odpovídá za ni vlastník, pokud vznikla jeho zaviněním. Vlastník za vzniklou škodu správci neodpovídá, pokud vzhledem k okolnostem mohl správce vědět nebo předvídat vznik škody v důsledku pokynu vlastníka a na tuto skutečnost vlastníka písemně neupozornil před započetím plnění.
Za každý započatý den prodlení vlastníka s úhradou konkrétní finanční částky, oprávněně správcem vlastníku vyúčtované na základě této smlouvy, je správce oprávněn vyúčtovat vlastníkovi smluvní pokutu ve výši 0,05 % z dlužné částky, a to pokud v textu této smlouvy není pro konkrétní situaci sjednána jiná smluvní pokuta.
Bude-li správce v prodlení se splněním jakékoliv ze smluvních povinností podle této smlouvy, může mu vlastník v každé takové situaci (v každém takovém případě) vyúčtovat smluvní pokutu ve výši 1.000 Kč za každý započatý den prodlení, a to pokud v textu této smlouvy není pro konkrétní situaci sjednána jiná smluvní pokuta.
Za každé zjištěné porušení povinností správce v souvislosti se zpracováním osobních údajů správce povinen zaplatit vlastníkovi smluvní pokutu ve výši 10.000 Kč.
Za každý započatý den prodlení správce s úhradou konkrétní finanční částky, oprávněně vlastníkem správci vyúčtované na základě této smlouvy, je vlastník oprávněn vyúčtovat správci smluvní pokutu ve výši 0,05 % z dlužné částky, a to pokud v textu této smlouvy není pro konkrétní situaci sjednána jiná smluvní pokuta.
Je-li v této smlouvě ujednána smluvní pokuta, má věřitel právo i na náhradu škody vzniklé z porušení povinnosti, ke kterému se smluvní pokuta vztahuje.
Pojištění spravovaného majetku zabezpečuje vlastník. Správce je povinen poskytnout vlastníku součinnost při přípravě nebo změně podkladů potřebných pro vypracování pojistné smlouvy, popř. pro její aktualizaci. Správce je povinen ihned písemně upozornit vlastníka na vznik pojistné události a je povinen připravit podklady pro uplatnění pojistné události a spolupracovat s vlastníkem při vyřizování pojistných událostí. Správce je povinen zajistit nezbytné doklady pro uplatnění škody, uplatnit náhrady vzniklých škod na spravovaných věcech, projednávat náhrady škod mimosoudní cestou a při marném pokusu o smír předat pohledávku k vymáhání vlastníku.
Správce prohlašuje, že je v dostatečném rozsahu pojištěn, především proti případným škodám způsobeným jeho činností, činností jeho zaměstnanců nebo členů jeho orgánů, případně smluvních poddodavatelů na částku pojistného plnění minimálně 5.000.000 Kč. Doklad o existenci pojištění je správce povinen předložit vlastníku před podpisem této smlouvy. Správce je povinen být takto pojištěn po celou dobu trvání této smlouvy a o změně pojistné smlouvy je povinen bez odkladu písemně informovat vlastníka. Vlastník má právo kdykoli nahlédnout do aktuální pojistné smlouvy správce a správce je povinen toto na žádost vlastníka kdykoli bez odkladu umožnit. Pokud správce ustanovení tohoto odstavce smlouvy jakkoli poruší, bude vzniklá situace posuzována jako podstatné porušení této smlouvy ze strany správce s možností pro vlastníka od této smlouvy odstoupit.

Článek 11

Účinnost smlouvy, ukončení smlouvy

Smluvní strany berou na vědomí a akceptují, že nebude provedena fyzická přejímka spravovaného majetku, který je v době předání téměř všechen pronajat nájemcům na základě platné nájemní smlouvy.
Případné nejasnosti nebo nesrovnalosti v předané dokumentaci je správce povinen sdělit vlastníku bez zbytečného odkladu poté, co se o této skutečnosti dozví.
Veškerá tato výše popsaná činnost je posuzována jako příprava pro řádnou správu majetku (pro plnění na základě této smlouvy), která započne od 1.5.2024, případně ihned po uzavření smlouvy, a správci za ni (za tuto přípravu) nenáleží odměna.
Tento smluvní vztah může být ukončen těmito způsoby:

Písemnou dohodou smluvních stran ke sjednanému termínu.
Písemným odstoupením od smlouvy jednou smluvní stranou v případě podstatného porušení smlouvy druhou smluvní stranou. Co je považováno za podstatné porušení této smlouvy je uvedeno přímo v textu této smlouvy a v dalších situacích bude podstatné porušení smlouvy posuzováno dle § 2002 občanského zákoníku. Pro potřeby této smlouvy mají pojmy „podstatné porušení smlouvy“ a „porušení smlouvy podstatným způsobem“ shodný význam. Vzhledem k charakteru předmětu plnění dle této smlouvy bude tento způsob ukončení této smlouvy pouze výjimečným řešením vzniklé situace.
Písemnou výpovědí jedné smluvní strany bez uvedení důvodů.

Výpovědní doba ve všech případech ukončení smlouvy činí 6 měsíců a počíná běžet od 1. dne následujícího měsíce po doručení výpovědi nebo odstoupení.

Při skončení této smlouvy jsou smluvní strany povinny vždy provést inventarizaci veškerého vzájemného plnění a veškerých práv a povinností souvisejících se smlouvou. Správce je povinen poskytovat vlastníkovi od počátku běhu výpovědní doby a v případě ukončení smlouvy odstoupením ihned ode dne účinnosti odstoupení veškerou potřebnou součinnost při této inventarizaci. Inventarizace musí být správcem řádně ukončena a vlastníku musí být předán písemný výstup z této inventarizace v den ukončení tohoto smluvního vztahu a v případě jeho ukončení odstoupením do 10 dnů ode dne účinnosti odstoupení.
Další povinnosti správce při ukončení tohoto smluvního vztahu:

ke dni ukončení této smlouvy a v případě ukončení této smlouvy odstoupením do 3 pracovních dnů ode dne účinnosti odstoupení, je správce povinen písemně upozornit vlastníka na nutnost neodkladných opatření potřebných k zabránění vzniku nebo rozšíření škody, hrozící vlastníkovi nedokončením činností dle této smlouvy nebo ukončením této smlouvy, a správce je povinen poskytnout vlastníku nezbytnou součinnost při předcházení a odvracení případné škody
do 10 dnů ode dne ukončení této smlouvy je správce povinen odevzdat vlastníku veškerá data bytové agendy včetně pasportizace pro vlastníka pořízené, veškeré doklady, nájemní smlouvy, pasporty, které převzal, doplněné o aktualizaci a další písemnosti, především:

ke každému bytu a nájemnímu vztahu samostatný chronologicky řazený spis,
rozhodnutí o přidělení bytů, dohody o osobním užívání bytů, nájemní smlouvy na byty, dohody o předání a převzetí bytů a evidenční listy pro výpočet nájemného,
dokumentaci ke spravovanému majetku (veškeré doklady, veškerou administrativu vztahující se ke spravovanému majetku, zejména projektovou a stavebně technickou dokumentaci, revizní knihy, předávací protokoly, účetní doklady, přehled připravených a rozpracovaných akcí),
ke každému nájemnímu vztahu úplný seznam dluhů na nájemném a službách, včetně jiných pohledávek vlastníka, vyúčtování plnění za uplynulý kalendářní rok spolu s doklady o vymáhání pohledávek a další,
smlouvy na dodávky a služby spojené s užíváním spravovaného majetku, které uzavírá správce na základě této smlouvy,
spravované peněžní prostředky spolu se závěrečným vyúčtováním ke dni ukončení této smlouvy, včetně stavu hotovosti v pokladně a její předání vlastníku,
jakékoli další písemnosti, doklady, evidence apod., které budou vlastníkem vyžádány a souvisejí s činností správce dle této smlouvy.
klíče od bytů a společných prostor bytových domů, které za trvání svého závazku převzal od vlastníka nebo místo něj
veškerý spravovaný bytový fond.

Obdobně toto vše platí pro nebyty a nemovitosti bez nájemce.
O předání a převzetí výše uvedené dokumentace, informací a spravovaného majetku bude vyhotoven písemný protokol, který podepíší zástupci obou smluvních stran. Za obě smluvní strany budou jednat jejich statutární zástupci nebo osoby k tomuto jednání jimi pověřené nebo zmocněné.
Smluvní strany se dohodly, že i po skončení tohoto smluvního vztahu poskytne správce v případě potřeby vlastníku, na jeho výzvu, součinnost, která se bude týkat nebo bude souviset s tímto smluvním vztahem, např. v případě soudního sporu při vysvětlení listin vyhotovených správcem. Správce je také povinen ukončit vyúčtování služeb za uplynulý kalendářní rok - za kalendářní rok ve kterém běžela výpovědní doba před ukončením této smlouvy - pokud výpovědní doba skončila 31.12., a také v případě ukončení této smlouvy v průběhu kalendářního roku před provedením vyúčtování za uplynulý kalendářní rok, a to pokud jej o to vlastník požádá a za cenu poskytnutého plnění vypočtenou dle této smlouvy ve znění před jejím ukončením.
Správce je povinen nejpozději ke dni ukončení této smlouvy poskytnout veškerou potřebnou součinnost při ukončení jím uzavřených smluv na dodávky a služby spojené s užíváním spravovaného majetku, které na základě této smlouvy uzavřel správce, a také při uzavření těchto všech smluv nových s novým správcem, pokud se smluvní strany výslovně písemně nedohodnou jinak. Pokud to situace umožní, může být řešeno i postoupením těchto smluv na nového správce.
K získaným informacím (získané při plnění tohoto smluvního vztahu) je správce povinen přistupovat i po skončení tohoto smluvního vztahu jako k obchodnímu tajemství vlastníka.
Pokud bude správce v prodlení se splněním kterékoli povinnosti uvedené výše v tomto článku, je vlastník oprávněn v každém takovém případě prodlení vyúčtovat správci za každý den prodlení smluvní pokutu ve výši 10.000 Kč.

Článek 12

Společná ustanovení

Na právní poměry touto smlouvou výslovně neupravené se vztahují ustanovení občanského zákoníku a obecně v ČR platné právní předpisy, případně obchodní zvyklosti platné v ČR. Případné obchodní zvyklosti nemají přednost před smluvními ujednáními, ani před ustanoveními zákona, byť by tato ustanovení neměla donucující účinky. Tento smluvní vztah se bez jakýchkoli výjimek a v plném rozsahu řídí pouze českým právním řádem a případné spory z něho vzniklé budou řešeny před českými soudy nebo jinými příslušnými českými orgány a dle českého právního řádu.
Spory plynoucí z tohoto smluvního vztahu nemohou být řešeny v rozhodčím řízení.
V případě, že některá ustanovení této smlouvy jsou nebo se stanou z jakéhokoliv důvodu obsoletní, neúčinná nebo neplatná, a to i v důsledku rozhodnutí příslušných správních orgánů, nebude to mít za následek neplatnost či neúčinnost smlouvy. Příslušné neplatné ustanovení se smluvní strany zavazují bez zbytečného odkladu nahradit takovým platným ustanovením, jehož věcný obsah bude shodný nebo co nejvíc podobný nahrazovanému ustanovení, přičemž účel a smysl této smlouvy zůstane zachován, nebo se použije právní předpis, který nejblíže odpovídá účelu a smyslu této smlouvy, popř. se smluvní strany zavazují požádat o vydání nového rozhodnutí správního orgánu, které bude nejblíže odpovídat smyslu a účelu této smlouvy.
Není-li touto smlouvou stanoveno výslovně něco jiného, lze tuto smlouvu měnit, doplňovat a upřesňovat pouze oboustranně odsouhlasenými, písemnými a vzestupně číslovanými dodatky, podepsanými oprávněnými zástupci obou smluvních stran.
Komunikace mezi smluvními stranami musí být provedena písemně, kde to stanoví tato smlouva. Pokud jednotlivá ustanovení této smlouvy nevymezují prostředky komunikace jinak, může být písemná komunikace zaslána druhé smluvní straně doporučenou poštou, datovou schránkou, kurýrem nebo předána osobně na adresu uvedenou v záhlaví této smlouvy. Změny doručovacích údajů musí být druhé smluvní straně doručeny písemně do 5 dnů od jejich vzniku. Písemnost se považuje za doručenou uplynutím 3 pracovních dnů od jejího prokazatelného předání poskytovateli poštovních služeb k přepravě doporučenou poštou.

Článek 13

Závěrečná ustanovení

Smlouva nabývá platnosti a účinnosti dnem podpisu oběma smluvními stranami.
Tato smlouva byla vyhotovena ve dvou stejnopisech, z nichž každá smluvní strana obdrží po jednom vyhotovení.
Smluvní strany se dohodly, že v případě zániku právního vztahu založeného touto smlouvou zůstávají v platnosti a účinnosti i nadále ustanovení, z jejichž povahy vyplývá, že mají zůstat nedotčena zánikem právního vztahu založeného touto smlouvou, zejména ustanovení o smluvní pokutě a ustanovení o náhradě škody
Nedílnou součást této smlouvy tvoří přílohy:

Příloha č. 1: Seznam spravovaného majetku (příloha č. 1 zadávací dokumentace)

Příloha č. 2: Krycí list (vyplněná příloha č. 2 zadávací dokumentace)

Smluvní strany tímto prohlašují, že jsou zcela svéprávné subjekty a že jim nejsou známy skutečnosti, které by vylučovaly či ohrožovaly uzavření a realizaci této smlouvy.
Smluvní strany prohlašují, že tuto smlouvu uzavírají po vzájemné dohodě, na základě jejich pravé a svobodné vůle, určitě, vážně a srozumitelně a nikoliv v omylu. Smluvní strany si smlouvu přečetly a s jejím obsahem souhlasí a na důkaz toho připojují své podpisy.
Tato smlouva byla schválena Radou města dne 05.02.2024, usnesením č. 2.3.

Za vlastníka: Za správce:

Ve Starém Městě dne V Uherském Hradišti dne

__________________________ ________________________

Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxxx, starosta Xxx. Xxxxx Xxxxxxx, jednatel

starosta města Staré Město EDUHA s.r.o.

Document Metadata

Table of Contents

Smlouva o správě bytového fondu a nebytových prostor

Document Metadata