Příloha č. 1 – technická specifikace
Příloha č. 1 – technická specifikace
IT
modul agendy zahraničního oddělení, dále jen “modul” - v
rámci digitalizace správy administrace mobilit poptává Oddělení
mezinárodních vztahů a internacionalizace (OMVI) modul umožňující
předávat tyto informace: meziinstitucionální smlouvy (podmínky
příjezdu a výjezdu studentů, stážistů, praktikantů a
zaměstnanců, dále jen “osob” a jejich počty, termíny a dobu
příjezdu/výjezdu osoby, informace o studijních předmětech,
které mohou osoby absolvovat, nominace osob zapojených do programu
Erasmus, Learning Agreement, dále jen “LA” a její schválení a
Transcript of Records, dále jen “ToR” s hodnocením předmětů
absolvovaných během výjezdu. Dále modul bude obsahovat správu
databáze zahraničních partnerů, jak univerzit, tak jiných
institucí a podniků s možností vyhledávání dle zemí, typu
smluv, přes jednotlivé semestry.
Modul musí umožňovat
vykazování statistik daných mobilit a obsahovat napojení na EWP
funkcionalitu. Modul dále musí být možné napojit na Univerzitní
informační systém, dále jen “UIS” v oblasti výměny dat
se studijní a personální agendou (SSO – připojení
s univerzitní identifikací a konektory převádění dat –
osobních údajů o osobách v souladu s předmětem zakázky). Modul
musí být dále možné napojit na elektronickou spisovou službu
DERS užívanou MENDELU a ekonomický informační systém SAP.
Modul
musí dále podporovat realizaci procesu celého výběrových řízení
mezinárodních mobilit osob (od podání přihlášky přes výběr
kandidátů až po vyhodnocení).
Zadavatel očekává
předložení návrhu technického řešení ze strany dodavatele,
který bude reflektovat zvyklosti fungování zahraniční a studijní
agendy na Mendelově univerzitě v Brně, dále jen “MENDELU”
nebo “zadavatel” a dále také reflektovat organizační a řídící
strukturu MENDELU. Je potřeba, aby daný modul respektoval, že zde
v administrativním procesu figuruje několik rolí - zahraniční
koordinátor, koordinátor programu (referent OMVI pro daný
program), fakultní referent pro zahraniční činnost, fakultní
referent pro pedagogickou činnost, student, institucionální
koordinátor, proděkan pro pedagogickou činnost, proděkan pro
zahraničí, zaměstnanec, přímý nadřízený zaměstnance,
příkazce a správce finančního zdroje z kterého je mobilita
hrazena, osoba schvalující zahraniční služební cestu. Modul
musí automaticky splňovat požadavky na postupnou digitalizaci
agendy dle zadání Evropské Komise pro jednotlivé roky. Tyto
aktualizace budou automaticky v ceně licence nebo maintenance.
Modul jak je výše uvedeno by měl zahrnovat následující typy mobilitních toků:
Mobility přijíždějících studentů (různých mobilitních programů s možností přidávání programů mobilit a umožňující i správu studentů samoplátců) - tato agenda zahrnuje nominace a akceptace zahraničních studentů, možnosti hromadné komunikace se studenty, s výstupem připravených dat k zapisování do databáze informačního systému univerzity. Modul musí umožňovat plné napojení na Erasmus Without Paper (EWP) funkcionalitu a tedy plnou digitalizaci procesů v mobilitě student programu Erasmus+. Administrace buddy systému by měla být také součástí daného programu. V rámci studentské mobility by modul měl umožňovat: zpracování Online Learning Agreement s napojením na EWP, tvorbu finanční dohody, vypočítání stipendia a přípravu podkladů pro výplatu stipendia ve formátu, který je použitelný pro EO, možnost tvorby dodatků k finanční dohodě, “úložiště” studenta s veškerými dokumenty daného studijního výjezdu, závěrečnou zprávu z pobytu, která se uloží do databáze závěrečných zpráv přijíždějících studentů. Dále by mělo být v možné do úložiště vložit ToR a Confirmation, aby to bylo přístupné zahraničnímu koordinátorovi.
Mobility vyjíždějících studentů (různých mobilitních programů s možností přidávání programů mobilit) tato agenda zahrnuje výběrové řízení na jednotlivé programy (včetně hodnocení studenta – studijní průměr, jazyková zkouška, účast v buddy systém, případně hodnocení motivačního dopisu. Vytvoření LA napojením na EWP, tvorbu finanční dohody, vypočítání stipendia a přípravu podkladů pro výplatu stipendia ve formátu, který je použitelný pro Ekonomický odbor MENDELU, možnost tvorby dodatků k finanční dohodě, “úložiště” studenta s veškerými dokumenty daného studijního výjezdu, výpočet pojištění, platební bránu pro platbu pojištění a zaznamenání pojištění v databázi pojištěných, závěrečnou zprávu z pobytu, která se uloží do databáze závěrečných zpráv. Možnost napojení na spisovou službu - všechny dokumenty jako např. LA, ToR, které podle správního řádu musí mít číslo jednací musí být možné v nahrát do spisové služby a č.j. jim přidělit.
Správa partnerství - databáze institucí obsahující podstatné informace ze smluv (PIC number pokud ho instituce má, adresu, začátek a konec semestru, počet a typ dohodnutých mobilit, odpovědné osoby...). Databáze evropských erasmovských smluv musí být propojena přes EWP. V databázi musí být možné vyhledávat podle různých kritérií.
Součástí modulu mohou být případně i mobility vyjíždějících zaměstnanců - vytvoření Mobility Agreement, Účastnické smlouvy, případně Návrhu na vyslání, výpočet limitů na cestovní a pobytové náklady, výpočet pojištění a možnost vykázání pojištění ve správném formátu. Databáze výjezdů s možností různé filtrace (podle období, země, fakulty
Součástí modulu mohou být případně imobility přijíždějících zaměstnanců - u některých programů vytvoření finančních dokumentů Grant Agreement (nebo jiná forma finanční dohody), vytvoření výdajového pokladního dokladu, zaznamenání příjezdu do databáze. Závěrečné zprávy a jejich databáze.
Technická specifikace informačního systému
Požadavky na infrastrukturu: (prostředí zadavatele) v případě hostování na MENDELU, schopnost běžet na virtuálním prostředí VMware, OVirt (OS Linux, OS Windows Server)
Databáze: PostgreSQL, MySQL, MS SQL
Autentizace uživatelů prostřednictvím Shibboleth (Softwarově se na straně poskytovatele může použít specializovaný programový balík (moduly), nebo aplikace simplesamlphp)
Variabilně je možné nabídnout cloudové řešení, kde náklady na infrastrukturu včetně potřebných licencí musí být součástí celkové ceny díla.
Integrace na další informační systémy:
UIS - studijní informační systém univerzity (webový informační systém postavený na Perl/Oracle)
Přenos přijíždějících studentů (rozsah položek viz současná nominace) / typ propojení: webová služba
Přenos mobilit vyjíždějících studentů do UIS s atributy potřebnými pro vykazování v aplikaci Ministerstva mládeže a tělovýchovy (České republiky) SIMS “Sdružené informace matrik studentů” / typ propojení: webová služba
SAP - ekonomický informační systém
Vstup ze SAP:
zdroje financování (zdroj, středisko, projekt), z csv souboru nebo přes webovou službu.
Výstup do SAP:
účetní doklad pro zaúčtování pojištění - csv soubor
účetní doklady pro zaúčtování stipendií na výjezdy - volání webové služby
soubor pro načtení plateb do elektronického bankovnictví – formát KB Best
Elektronická spisová služba (webový informační systém postavený na PHP/PostgreSQL)
Přenos dokumentů za účelem tvorby e-spisu ve spisové službě (webová služba)
Detailní popis integrace (přesný typ propoje a rozsah přenášených údajů) s ostatními informačními systémy bude součástí analýzy v první etapě realizace.