Smlouva o zajištění údržby a správy počítačové sítě

Smlouva o zajištění údržby a správy počítačové sítě

25. května 2018

Xxx. Xxxxx Xxxxxx

Xxxxxxxxxx 705, 39701 Písek

Aktualizace smlouvy z 13. 3. 2006 v bodech 1, 2, 3, 4, 5 (zde ve smlouvě body 2, 3, 4, 5, 7, 8). Aktualizovaná smlouva je zpracována včetně nezměněných částí a je doplněna o dodatek GDPR (bod 6).

1. Smluvní strany

Základní škola Xxxxxxx a Mateřská škola Písek, Xxxxxx xxx. 1466, 397 01 Písek

zapsaná u Krajského soudu v Č. Budějovicích, oddíl Pr 154

IČ 70943125

DIČ CZ70943125

bankovní spojení

zastoupená ředitelem školy Mgr. Xxxxxxx Xxxxxx (dále jen objednatel)

Xxxxx Xxxxxx, Xxxxxxxxxx 705, 397 01 Písek

IČ 73475262

DIČ CZ7902081583

bankovní spojení:

(dále jen dodavatel)

2. Předmět smlouvy

• Specifikace práce správy sítě a oprav el. zařízení dle objednaných prací v bodě 3. této smlouvy. (aktualizuje původní smlouvu z 13.3. 2006 v bodech 1. a 2.b)

• Specifikace způsobu vykazování práce a úprava objednaného počtu hodin servisních prací v bodě 7. této smlouvy. (aktualizuje původní smlouvu z 13.3. 2006 v bodu 4.).

• Implementace GDPR a nakládání s osobními údaji (bod 6 této smlouvy).

• Aktualizace, servisních podmínek, práv a povinností v bodě 4. 5. (nahrazuje znění bodů 2.a, 2.c-e, 3. smlouvy z 1.7.2015)

• Aktualizace závěrečných ustanovení v bodě 8. (nahrazuje znění bodu 5. smlouvy z 13.3. 2006).

3. Objednané servisní práce

Servisní práce jsou rozděleny a fakturovány dle živnostenských oprávnění dodavatele:

• Poskytování software, poradenství v oblasti informačních technologií, zpracování dat, hostingové a související činnosti a webové portály. (dále jen informační technologie)

• Výroba, instalace, opravy elektrických strojů a přístrojů, elektronických a telekomunikačních zařízení. (dále jen opravy elektronických a telekomunikačních zařízení)

Procentuální poměr množství servisních prací je kvalifikovaným odhadem na základě dohody objednatele a dodavatele a na základě průměru předchozích měsíčních výkazů za období od 1.6.2017 do 21.5. 2018.

1. Informační technologie (70% prací)

Správou informačních technologií objednatele se pro účely této smlouvy rozumí:

• SW údržba fyzických i virtuálních serverů školy (instalace operačních systémů, správa a instalace rolí serverů, aktualizace operačních systémů).

• Správa instalace ovladačů tiskáren školy.

• Správa, údržba tiskového systému (Sharp), vč. správy uživatelů.

• Správa, údržba, aktualizace informačních systémů školy (Active Directory, Z-ware docházka, Z-ware stravné, Bakaláři, Helios Fenix, Avensio mzdy, Spisová služba Geovap, Office 365) vč. správy uživatelů a rozdělení do skupin oprávnění těchto systémů.

• Správa, údržba, aktualizace databázových systémů (MS SQL, MySQL, Firebid).

• Ochrana osobních údajů (GDPR) v jednotlivých informačních systémech.

• Správa přístupu zaměstnanců do WiFi sítě školy pomocí RADIUS serveru.

• Údržba a průběžná optimalizace nastavení školní sítě a připojení k internetu.

• Údržba a vývoj využití SharePointu a dalších vnitřních informačních kanálů organizace.

• Správa licencí Microsoft, Office 365, AVG, Bakaláři a dalších.

• Správa a instalace výukových programů na serveru a na stanicích.

• Xxxxxxx dat vedení školy a učitelů před neoprávněným zneužitím.

• Pravidelné zálohování důležitých dat a databází.

• Provádění pravidelných preventivních prohlídek a údržby stanic, serverů a dalších prvků sítě.

• Odstraňování SW závad na IT zařízení.

• Zabezpečení školní sítě a serverů proti útokům z internetu.

• Správa DNS záznamů domény xxxxxxxxx.xx.

• Ochrana stanic a zařízení v síti pomocí antivirového systému – centrální správa.

• Instalace operačních systémů nových pracovních stanic (klientů).

• Příprava pracovních stanic podle aktuálních požadavků školy, použití a určení místa: instalace uživatelského softwaru včetně výukového softwaru, nastavení uživatelského prostředí, instalace periférií.

• Konzultace a pomoc uživatelům sítě v záležitostech optimálního chodu HW a SW.

• Odborná technická a konzultační činnost pro vedení školy, podávání návrhů na modernizaci a zlepšení výkonnosti ICT školy. Spolupráce na projektech.

• Vedení evidence IT vybavení školy a softwarových licencí.

• Příprava a realizace výběrů dodavatele a výběrových řízení pro nákup vybavení školy podle požadavků objednatele a v souladu s aktuální platnou legislativou.

• Další odborné servisní úkony dle vzájemné ústní dohody objednatele a dodavatele.

2. Opravy elektronických a telekomunikačních zařízení

Správou elektronických a telekomunikačních zařízení objednatele se pro účely této smlouvy rozumí:

• Odstraňování HW závad na IT zařízení, případně zajištění servisu.

• Montáž rackových skříní a pasivních prvků sítě.

• Vybavení rackových skříní (Instalace chlazení, PoE panelů, patch panelů, kabeláže, napájecích prvků)

• Údržba, opravy, instalace kabeláže UTP, opravy konektorů a zásuvek, výroba a zapojování nových kabelů a zásuvek.

• Údržba projektorů (zapojení, čištění, montáž, úprava nastavení, zajištění servisu).

• Údržba Interaktivních tabulí (opravy, propojení, zajištění servisu).

• Údržba a zapojení ozvučení učeben.

• Zapojení, obsluha a údržba zvukařské techniky.

• Správa a údržba systému IP telefonie a IP vrátníků.

• Správa a údržba kamerového systému.

• Údržba a správa aktivních prvků a kabeláže docházkového a stravovacího systému.

• Správa a aktivace čipů pro docházkový a tiskový systém.

• Údržba záložních zdrojů (kontroly a výměny baterií, dohled nad správnou konfigurací a funkčností).

• Údržba RAID diskových polí serverů (výměny disků, dohled).

• Instalace a údržba tiskových systémů, tiskáren, tiskových spotřebních materiálů.

• Údržba nastavení a provozu sítě LAN a WAN. (včetně kabelových rozvodů, síťových prvků a připojení k internetu v potřebném provozuschopném stavu).

• Údržba a správa routerů školy, správa internetového připojení.

• Připojení notebooků, telefonů a tabletů do WiFi sítě školy.

• Opravy HW stanic, serverů, zdrojů, switchů, routerů, antén.

• Uvedení nových stanic do provozu, zapojování na místě.

• Opravy pasivních prvků sítě.

• Údržba a opravy optických pojítek mezi segmenty sítě.

• Testování HW dílů pro další použití.

• Organizace vyřazení a likvidace poškozených a nepoužitelných HW.

4. Servisní podmínky

   1. Místem poskytování servisních služeb jsou všechna pracoviště určená objednatelem.

   2. Kanály pro hlášení závad: ústně, tel.: , e-mail: zápisem do SharePointu.

   3. Kontaktními osobami objednatele jsou:

• ředitel školy,

• zástupci ředitele školy,

• vedoucí pracovníci úseků (ekonom. úsek, údržba, stravování, MŠ)

• zaměstnanci školy (pouze e-mail, Sharepoint).

1. Doba pro zahájení servisních prací se stanovuje je maximálně 4 hodiny od nahlášení závady nebo dle oboustranné dohody. V havarijních situacích dodavatel zahájí servisní práce po oboustranné dohodě v kratších lhůtách a to i mimo běžnou pracovní dobu.

2. Doba odstranění závady je závislá na charakteru závady a dostupnosti náhradních dílů na trhu. V případě havárie serverů a klíčových síťových prvků, kdy si plné obnovení vyžádá čas delší než 24 hodin, zajistí dodavatel společně s objednatelem podmínky pro nouzový provoz tak, aby uživatelé z vedení školy mohli využívat nejdůležitější síťové úlohy.

3. U závad, které je možno efektivně odstranit na základě telefonické konzultace dodavatele s odbornými zástupci objednatele, případně dalšími uživateli sítě, bude tato služba poskytnuta bezplatně.

4. Při přípravě nákupu nového vybavení ICT bude postupováno podle platných zásad stanovujících postup zadávání veřejných zakázek v plném znění.

1. Práva a povinnosti smluvních stran

   1. Objednatel má právo:

• Požadovat od dodavatele po dobu platnosti této smlouvy kvalitní servisní služby.

• Požadovat, aby servisní služby byly prováděny za podmínek a ceny v této smlouvě uvedené.

1. Objednatel je povinen:

• Umožnit dodavateli přístup do budovy k vykonávání servisních prací a zpřístupnit instalovanou techniku, v případě urgentního požadavku i mimo pracovní dobu.

• Dodržovat při obsluze pracovních stanic a ostatních periférií sítě návod a pokyny dodavatele.

• Včas hlásit dodavateli poruchy a požadavky na jejich odstranění.

• Používat v síti jen předinstalovaný legální software, který je uveden v seznamu pracovních stanic a softwaru.

• Nesdělovat třetím osobám přístupová hesla.

• Uhradit cenu poskytnutých servisních služeb.

1. Dodavatel je povinen:

• Udržovat dobrý technický stav sítě a všech aktivních prvků sítě, včetně stanic, serverů a dalších prvků a odstraňování závad.

• Provádět průběžně při servisních zásazích či plánovaně v období prázdnin pravidelnou preventivní prohlídku všech zařízení školní sítě minimálně 1 x za čtvrtletí. Při této prohlídce provést následující úkony (dle typu zařízení):

  • Prohlídka a otestování hardware.

  • Otestování a zhodnocení stavu operačního systému.

  • Kontrola verze systému, licencí produktů a neoprávněných instalací.

  • Aktualizace operačního systému, firmware a softwarové výbavy.

  • Kontrola antivirové ochrany, firewall a zabezpečení.

  • Zaevidovat kontrolu a stav licencí SW do seznamu PC a licencí.

• Účtovat objednateli servisní služby za ceny v této smlouvě uvedené.

• Provést servisní zásah osobně, vzdálenou správou nebo svými subdodavateli a to vždy v požadované kvalitě.

• Aktuální kopie přístupových hesel a administrátorských účtů na vyžádání předávat řediteli školy a nesdělovat je jakékoliv jiné osobě, kromě subdodavatelů dodavatele.

• Seznam subdodavatelů

6. Zpracování osobních údajů - GDPR

Úprava vzájemných práv a povinnosti při zpracování osobních údajů dle § 6 zákona 101/2000 Sb., a ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a od nabytí účinnosti Nařízení Evropského parlamentu a rady EU 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen GDPR) dle čl. 28 GDPR.

Správce sítě zpracovává osobní údaje vložené objednatelem (zákazníkem) do informačních systémů školy a do operačních systémů serverů objednatele. V takovém případě se dodavatel stává ve vztahu k objednateli Zpracovatelem osobních údajů

Za tím účelem je Xxxxxxxxx povinen:

1. Nepověřovat zpracováním osobních údajů na základě této Smlouvy další osoby v této Smlouvě neuvedené (čl. 5 odst. 5.3.) ( dále jen jako „Další zpracovatelé“).

V případě, že by Xxxxxxxxx zamýšlel do zpracování osobních údajů na základě této Smlouvy zapojit Další zpracovatele, je o tom povinen Objednatele písemně informovat alespoň třiceti (30) pracovních dní před zahájením zamýšlené spolupráce s Dalším zpracovatelem, dále je Dodavatel Objednateli sdělit zejména kterými činnostmi zpracování osobních údajů zamýšlí Dalšího zpracovatele pověřit, identifikační a kontaktní údaje Dalšího zpracovatele a případně další informace či návrh smlouvy, bude-li to Objednatel považovat za potřebné k posouzení navrhované spolupráce mezi Dodavatelem a Dalším zpracovatelem. Xxxxxxx s Dalším zpracovatelem smí Dodavatel uzavřít pouze v případě, že mu Objednatel ve lhůtě čtrnácti (14) kalendářních dní od obdržení informace nesdělí námitku.

Dodavatel je povinen smluvně zavázat Dalšího zpracovatele k povinnosti plnit Dodavatelovy povinnosti dle této Smlouvy a případné další pokyny Objednatele v oblasti ochrany osobních údajů.

Neplní-li Další zpracovatel své povinnosti v oblasti ochrany osobních údajů, odpovídá Objednateli za plnění povinností daného Dalšího zpracovatele i nadále Dodavatel.

1. Udržovat mlčenlivost o zpracovávaných osobních údajích, ke kterým má přístup v souvislosti s Podkladovými smlouvami, resp. touto Smlouvou, a to včetně období po skončení této Smlouvy.

2. Oznámit Objednateli jakoukoli změnu zpracovávaných osobních údajů.

3. Poskytnout Objednateli veškerou součinnost, kterou bude potřebovat pro uskutečnění výkonu práva subjektu údajů:

1. na přístup k osobním údajům, opravu osobních údajů, výmaz osobních údajů, námitku proti zpracování osobních údajů;

2. na omezení zpracování osobních údajů;

3. na přenositelnost osobních údajů;

4. nebýt předmětem automatizovaného rozhodování ve smyslu čl. 22 odst. 1 Obecného nařízení.

Dodavatel je povinen pokynům Objednatele v souvislosti s výkonem výše popsaných práv subjektů osobních údajů vyhovět ve lhůtě stanovené Objednatelem ve vztahu ke každé oprávněné individuální žádosti.

V případě, že by subjekt osobních údajů uplatnil některé z výše uvedených práv ve vztahu k Dodavateli pro Objednatele zpracovávaným osobním údajům přímo u Dodavatele a nikoli u Objednatele, zavazuje se Dodavatel takovou žádost Objednateli zaslat prostřednictvím e-mailu na adresu xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx a to bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 24 hodin od jejího převzetí.

4. Pokud je to vzhledem k činnosti Dodavatele vykonávané pro Objednatele relevantní, poskytnout subjektům osobních údajů, v souladu s příslušnými ustanoveními Všeobecných podmínek daného produktu, v okamžiku získání osobních údajů, informace Objednatele o zpracování osobních údajů, a to vždy aktuální a ve formátu stanoveném Objednatelem.

5. Jakmile zjistí porušení zabezpečení osobních údajů, ohlásit jej neprodleně, nejpozději však do 24 hodin Objednateli a poskytnout mu veškerou součinnost a veškeré informace, které Objednatel může potřebovat ke splnění svých zákonných povinností, zejména, nikoli však výlučně:

1. Popis povahy daného případu porušení zabezpečení osobních údajů včetně, pokud je to možné, kategorií a přibližného počtu dotčených subjektů údajů a kategorií a přibližného množství dotčených záznamů osobních údajů;

2. Jméno a kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů nebo jiného kontaktního místa, které může poskytnout bližší informace;

3. Popis pravděpodobných důsledků porušení zabezpečení osobních údajů;

4. Popis opatření, která Dodavatel přijal nebo navrhuje k přijetí s cílem vyřešit dané porušení zabezpečení osobních údajů, včetně případných opatření ke zmírnění možných nepříznivých dopadů.

Pokud není možné poskytnout Objednateli informace podle písm. a) až d) výše současně, mohou být poskytnuty postupně bez dalšího zbytečného odkladu.

Kontaktní osobou pro oznámení porušení zabezpečení osobních údajů Objednateli a další související komunikaci, nebude-li Objednatelem určeno jinak, je: Xxx. Xxxxx Xxxx, e-mail:, telefon:

Výše uvedené povinnosti Dodavatele se uplatí obdobně, pokud k porušení zabezpečení osobních údajů dojde u Dalšího zpracovatele nebo dalšího zpracovatele spolupracujícího s Dalším zpracovatelem.

6. Poskytnout Objednateli veškerou součinnost, kterou Objednatel může potřebovat pro vypracování posouzení vlivu na ochranu osobních údajů ve smyslu čl. 35 Obecného nařízení.

7. Poskytnout Objednateli veškerou potřebnou součinnost, kterou může potřebovat pro uskutečnění předchozích konzultací ve smyslu čl. 36 Obecného nařízení s Úřadem pro ochranu osobních údajů.

8. Poskytnout Objednateli veškeré informace, které Objednatel může potřebovat k prokázání plnění svých povinností v roli správce či zpracovatele osobních údajů nebo pro účely jakýchkoli auditů.

9. Umožnit Objednateli audity, včetně inspekcí, prováděné Objednatelem či jím pověřeným auditorem u Dodavatele, a v rámci těchto auditů a/nebo inspekcí poskytnout Objednateli či jemu pověřenému auditorovi veškerou potřebnou součinnost.

10. Zavést v souladu s analýzou rizik provedenou v souvislosti se zpracováním osobních údajů opatření pro zabezpečení osobních údajů.

Zavedením výše uvedených opatření se Dodavatel nezbavuje své odpovědnosti zajistit ve vztahu k osobním údajům zpracovávaným na základě této Smlouvy úroveň zabezpečení odpovídající danému riziku. Dodavatel je v každém případě povinen v souladu s čl. 32 Obecného nařízení s přihlédnutím ke stavu techniky, nákladům na provedení, povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování i k různě pravděpodobným a různě závažným rizikům pro práva a svobody fyzických osob, provést vhodná technická a organizační opatření, aby zajistil úroveň zabezpečení odpovídající danému riziku, případně včetně:

1. Schopnosti zajistit neustálou důvěrnost, integritu, dostupnost a odolnost systémů a služeb zpracování;

2. Schopnosti obnovit dostupnost osobních údajů a přístup k nim včas v případě fyzických či technických incidentů;

3. Procesu pravidelného testování, posuzování a hodnocení účinnosti zavedených technických a organizačních opatření pro zajištění bezpečnosti zpracování;

a tato opatření průběžně vyhodnocovat a případně odpovídajícím způsobem upravovat.

11. Zpracovávat osobní údaje pouze na základě doložených pokynů Dodavatele (vč. předání údajů do třetích zemí a mezinárodním organizacím) a že výjimkou jsou pouze případy, kdy jsou určité povinnosti zpracovateli uloženy přímo právním předpisem,

12. Zajistit, aby se osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje zavázaly k mlčenlivosti, nebo aby se na ně vztahovala zákonná povinnost mlčenlivosti.

13. Využívat k uchování dat pouze těch cloudových služeb, které oficiálně využívá objednatel.

14. Po skončení této Smlouvy vrátit Objednateli všechny osobní údaje včetně, pokud je to relevantní, nosičů, na nichž jsou uloženy a současně tyto osobní údaje vymazat ze všech elektronických zařízení či databází používaných Dodavatelem.

15. Dodavatel se zavazuje k dodržování směrnic školy týkajících se GDPR.

6. Ceny a platební podmínky

   1. Základní sazba, uvedená ve smlouvě z 13.3. 2006, byla stanovena na 200,- vč. DPH za 1 hodinu servisní práce. Tato sazba je každoročně aktualizována tak, aby zohledňovala míru inflace předchozího roku. Míru inflace určuje Český statistický úřad a je veřejně dostupná na adrese: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxx/xxxx/xxxx_xxxxxxx. Sazba v roce podpisu této aktualizované smlouvy smlouvy (2018) je ve výši 254,78 vč. DPH.

   2. Výše hodinové sazby a přírůstku bude každý rok v lednu zaznamenána do tabulky v příloze 1 této smlouvy za účasti a podpisu obou stran. Sazba bude po výpočtu zaokrouhlena na dvě desetinná místa.

   3. Smluvní strany se dohodly na základě analýzy posledního ročního období na pravidelném měsíčním objemu 90 hodin. Pokud by servisní práce v některých situacích vyžadovaly hodiny nad dohodnutý rámec, budou tyto hodiny navíc fakturovány stejným způsobem jako dohodnuté, ale bude k nim doložen výkaz práce. Pokud by v aktuálním měsíci nebyl vyčerpán dohodnutý objem servisních prací, převádí se do měsíce následujícího ve formě kreditu.

   4. Dodavatel si vyhrazuje právo, při splnění objednaného počtu hodin, poskytnout na své služby slevu ve výši 15%. V případě využití tohoto práva bude sleva v procentech a výsledné ceně na faktuře viditelně uvedena.

   5. Při havárii, která by mohla ohrozit chod organizace, a tudíž vyžadovala bezodkladný zásah v noční době nebo o dnech pracovního volna bude fakturováno na základě dohody o smluvní ceně.

   6. Platba bude objednatelem prováděna bezhotovostním převodem na číslo účtu uvedené v této smlouvě měsíčně zpětně na základě faktury dodavatele. Výkaz prací bude přiložen pouze v případě překročení dohodnutého objemu servisních prací, tedy nad rámec 90 hodin měsíčně.

   7. Smluvní strany se dohodly na maximálně 20 denní lhůtě splatnosti.

7. Závěrečná ustanovení

   1. Tato aktualizace smlouvy nabývá účinnosti dnem podpisu oběma smluvními stranami.

   2. Smlouva se uzavírá na dobu neurčitou s výpovědní lhůtou 3 měsíce od prvého dne měsíce následujícího po doručení písemné výpovědi nebo dohodou obou stran.

   3. Smlouva je vyhotovena ve 2 výtiscích, z nichž jeden obdrží objednatel a jeden dodavatel.

   4. Změny a doplňky jsou možné pouze písemnými dodatky podepsanými oprávněnými zástupci obou smluvních stran.

   5. Tato smlouva plně nahrazuje původní smlouvu z 13.3. 2006 s tím, že se nezměnila podstata původní smlouvy ani cenové podmínky. Smlouva byla aktualizována za účelem přehlednosti.

Na znamení souhlasu s podmínkami a se zněním této smlouvy připojili oprávnění zástupci smluvních stran své podpisy v níže uvedený den.

V Písku dne 25. 5. 2018 V Písku dne 25. 5. 2018

Xxx. Xxxxx Xxxx, ředitel školy Xxx. Xxxxx Xxxxxx, správce sítě

Příloha 1 – roční úpravy tarifu

Rok	Index růstu v %	Hodinová sazba	Podpis dodavatele	Podpis objednatele
2006		200
2007	2,5%	205
2008	2,8%	210,74
2009	6,3%	224,02
2010	1%	226,26
2011	1,5%	229,65
2012	1,9%	234,01
2013	3,3%	241,74
2014	1,4%	245,12
2015	0,4%	246,10
2016	0,3%	246,84
2017	0,7%	248,57
2018	2,50	254,78
2019
2020
2021
2022
2023
2024
2025
2026
2027
2028
2029
2030