Smlouva
Smlouva
na poskytnutí služeb v souvislosti s veřejnou zakázkou malého rozsahu s názvem:
„Zajištění online mezinárodní videokonference - XI. kongresu EUROSAI “,
uzavřená v souladu s ustanovením § 2586 a násl. a souv. zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve
znění pozdějších předpisů (dále jen „občanský zákoník“).
(dále jen „Smlouva“)
Číslo Smlouvy Poskytovatele | Číslo Smlouvy Objednatele | |
5/170/2021 |
XLAB s.r.o. (dále jen „Poskytovatel“) | ČR - Nejvyšší kontrolní úřad (dále jen „Objednatel“) | |||
Se sídlem: | Xxxxxxxxxx 00, 000 00 Xxxxx 0 | Se sídlem: | Xxxxxxxxxx 0000/0, 000 00 Xxxxx 0 | |
Zastoupený: | Xxx. Xxx Xxxx | Jejímž jménem jedná: | Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxx | |
Funkce: | jednatel společnosti XLAB s.r.o. | Funkce: | ředitelka odboru mezinárodních vztahů | |
Kontaktní osoba: | Xxxx Xxxxxxxx | Kontaktní osoba: | Mgr. Xxxxxx Xxx | |
Funkce: | Office Manager | Funkce: | ředitel odboru informatiky | |
Tel.: | x000 000 000 000 | Tel.: | + 000 000000000 | |
E-mail: | E-mail: | |||
IČO: | 02056623 | IČO: | 49370227 | |
DIČ: | CZ02056623 | DIČ: | není plátce DPH | |
Zapsaná v obchodním rejstříku: | pod spisovou značkou C213941 vedenou u Městského soudu v Praze | Zapsaná v obchodním rejstříku: | Nezapsán | |
Bank. spojení: | 260540361 / 0300 | Bank. spojení: | Česká národní banka 30027-001/0710 | |
Identifikátor datové schránky: | 5nuy6rw | Identifikátor datové schránky: | s3caayq |
(společně též „Smluvní strany“)
Preambule
Smluvní strany uzavírají tuto Smlouvu na základě výsledku výběrového řízení malého rozsahu na služby s názvem „Zajištění online mezinárodní videokonference - XI. kongresu EUROSAI“, zadávané na základě
Tel.: 000 000 000, e-mail: xxxxxxxxx@xxx.xx, internet: xxx.xxx.xx
2021.02.16 09:36:31
CN=Xxx Xxxx, O=XLAB s.r.o.
OU=1
serialNumber=01 53 9d 70
ISSUER CN=PostSignum Qualified CA 4
§ 27 písm. a) ve vazbě na § 31 a v souladu s ustanovením § 6 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání
veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZZVZ“).
Nedílnou součástí této Smlouvy, která se však k této Smlouvě fyzicky nedokládá, je i kompletní nabídka vybraného dodavatele a zadávací dokumentace, která byla podkladem pro zpracování nabídky. Dokumenty podle předchozí věty logicky doplňují tuto Smlouvu a představují nepostradatelnou pomůcku zejména v případě pochybností při výkladu jednotlivých ustanovení této Smlouvy, přičemž mají před touto Smlouvou také aplikační přednost.
Účelem této Smlouvy je zajištění služby Poskytovatelem, jeho poskytnutými prostředky a materiálním zabezpečením pro Objednatele ve smyslu úspěšné přípravy a realizace XI. kongresu EUROSAI, který se bude konat videokonferenčně v Praze ve dnech 14. 4. a 15. 4. 2021 (dále jen „kongres“).
Smluvní strany prohlašují, že identifikační údaje uvedené ve Smlouvě a taktéž oprávnění k podnikání jsou v souladu s právní skutečností v době uzavření Smlouvy. Smluvní strany se zavazují, že změny dotčených údajů oznámí bez prodlení druhé Smluvní straně. Smluvní strany prohlašují, že osoby podepisující tuto Smlouvu jsou k tomuto úkonu oprávněny.
I.Předmět Smlouvy
1.Předmětem Xxxxxxx je poskytování služeb, které sestávají z/ze:
a) analýzy požadavků Objednatele k zajištění kongresu a vytvoření dokumentu s názvem
„Realizace kongresu“, poskytnutí a konfigurace potřebných HW a SW prostředků k průběhu kongresu, poskytnutí součinnosti při testování připojení účastníků před konáním kongresu, zajištění registrace účastníků v rámci přípravné fáze kongresu;
b)zajištění a poskytnutí stabilního internetového připojení a kvalitního audiovizuálního přenosu
s real-time přenosem tlumočení v požadovaných jazycích prostřednictvím videokonferenční platformy v rámci průběhu konání kongresu, poskytování technické podpory účastníkům kongresu, poskytnutí technického zázemí k tlumočení, prostor pro tlumočníky kongresu a účastníky zadavatele v rámci průběhu kongresu;
c)předání veškerých požadovaných podkladů po ukončení kongresu.
Bližší popis plnění předmětu Xxxxxxx je uveden v příloze č. 1 Smlouvy.
2. Dokument „Realizace kongresu“ je základním projektovým dokumentem, kterým se budou řídit obě Smluvní strany. Dokument „Realizace kongresu“ bude obsahovat minimálně tyto části:
a) finální časové vymezení etap plnění dle článku II odst. 2, včetně detailnějšího časového
rozpadu základních etap kongresu – časový harmonogram,
b) seznam pracovníků realizačního týmu Smluvních stran a jejich kompetencí v rámci realizace kongresu, a to včetně uvedení telefonických a mailových kontaktů – kompetenční
a komunikační matice,
c) finální seznam poskytnutých HW a SW prostředků, včetně věcného popisu užívání těchto prostředků účastníky kongresu, prostřednictvím kterých bude Poskytovatel zajišťovat předmět plnění dle odst. 1 tohoto článku a dalších požadavků uvedených v příloze č. 1 této Smlouvy.
3. Poskytovatel se zavazuje plnit své povinnosti s odbornou péčí podle svých nejlepších znalostí a schopností na své náklady a na své nebezpečí, ve stanovených termínech řádně a včas a
v požadované kvalitě, v souladu se zájmy Objednatele a svými kvalifikovanými pracovníky. Při své činnosti je povinen chránit zájmy a dobré jméno Objednatele. Bez ohledu na cokoliv v této Smlouvě stanovené, Smluvní strany sjednávají, že Poskytovatel je oprávněn využít pro plnění předmětu této Smlouvy své stálé poddodavatele v postavení pracovníků, se kterými spolupracuje mimo pracovněprávní vztah, a kteří se pro účely této Smlouvy nepovažují za třetí osoby ve vztahu k Poskytovateli.
4. Poskytovatel prohlašuje, že je odborně způsobilý k předmětu plnění dle této Smlouvy a má oprávnění na území České republiky poskytovat za úplatu všechny služby, jejichž poskytnutí je předmětem této Smlouvy.
II. Doba a místo plnění
1. Poskytování služeb dle této Smlouvy je zahájeno nabytím účinnosti této Smlouvy.
2. Poskytování služeb v této Smlouvě ve sjednaném rozsahu a jakosti bude probíhat v následujících etapách:
a) 1. etapa – příprava kongresu - ode dne nabytí účinnosti této Smlouvy do zahájení 2. etapy, tj. do 14. dubna 2021.
b) 2. etapa – konání kongresu - od 14. dubna 2021 do 15. dubna 2021.
c) 3. etapa – předání požadovaných výstupů z kongresu, nejpozději do 1 měsíce od ukončení
2. etapy.
3. Vzhledem k přesně ujednané době plnění bere Poskytovatel na vědomí, že u 2. etapy ve smyslu čl. II odst. 2 písm. b) této Smlouvy se jedná o fixní závazek dle ustanovení § 1980 občanského zákoníku. Poskytovatel je vázán časovým harmonogramem plnění, který je součástí dokumentu s názvem „Realizace kongresu“.
Bližší popis předpokládaných termínů předmětu plnění je uveden v příloze č. 1 této Smlouvy. Finální časové vymezení výše uvedených etap Poskytovatel doplní v součinnosti s Objednatelem a vyplní požadované do dokumentu „Realizace kongresu“ do deseti (10) pracovních dnů po nabytí účinnosti Smlouvy.
4. Místem plnění jsou prostory Poskytovatele na území Hlavního města Prahy, které má k dispozici: Viewport studio (vstup z ulice Za Elektrárnou) a kanceláře XLAB s.r.o., Xxxxxxxxxx 00, 000 00 Xxxxx 7. Poskytovatel je povinen zajistit pro Objednatele vstup do prostor místa plnění Poskytovatele v předem nahlášených termínech.
5. Poskytovatel se zavazuje poskytovat služby dle této Smlouvy prostřednictvím realizačního týmu. Seznam členů realizačního týmu - kontaktní osoby Poskytovatele uvede v dokumentu „Realizace kongresu“. Případná změna členů realizačního týmu obou Smluvních stran je možná. Poskytovatel se zavazuje, že pro realizační tým vyčlení samostatné osoby dle jejich rolí (viz níže), jimiž bude zajišťovat dle svých pokynů v součinnosti s Objednatelem předmět plnění Smlouvy. Smluvní strany se dohodly, že za podmínek tohoto odstavce Poskytovatel zajistí obsazení osobami následujících rolí:
a) hlavní koordinátor kongresu,
b) koordinátor technického zabezpečení kongresu,
c) koordinátor softwarové platformy
III. Cena služeb a platební podmínky
1. Celková cena za plnění předmětu Xxxxxxx dle článku I je stanovena jako nejvýše přípustná a činí 730 000 Kč bez DPH, 883 300 Kč včetně DPH. V celkové ceně jsou zahrnuty úplné a veškeré náklady Poskytovatele za splnění předmětu plnění dle této Smlouvy. Žádné další ani související náklady nebudou Objednatelem uhrazeny, s výjimkou změny sazby DPH.
2. Cena za poskytnutí služeb - příprava kongresu – v rámci 1. etapy, dle článku II odst. 2 písm. a) činí 290 000 Kč bez DPH, 350 900 Kč včetně DPH. Platba se uskuteční na základě elektronické faktury, jejíž přílohou bude kopie akceptačního protokolu.
3. Cena za poskytnutí služeb v průběhu kongresu – v rámci 2. etapy, dle článku II odst. 2 písm. b) činí 400 000 Kč bez DPH, 484 000 Kč včetně DPH. Platba se uskuteční na základě elektronické faktury, jejíž přílohou bude kopie akceptačního protokolu.
4. Cena za poskytnutí služeb po ukončení kongresu – v rámci 3. etapy, dle článku II odst. 2 písm. c) činí 40 000 Kč bez DPH, 48 400 Kč včetně DPH. Platba se uskuteční na základě elektronické faktury, jejíž přílohou bude kopie akceptačního protokolu.
5. Poskytovatel je oprávněn vystavit fakturu dle odstavců 1. až 4. tohoto článku Smlouvy až po jejich akceptaci Objednatelem. Objednatel je oprávněn uhradit jen skutečně obdržené věcné plnění, a to do výše poskytnutého plnění.
7. K ceně bude účtována DPH ve výši stanovené platnými právními předpisy.
8. V případě, že elektronická faktura nebude obsahovat náležitosti uvedené v této Smlouvě a/nebo stanovené právními předpisy, bude-li obsahovat nesprávné údaje nebo nebudou-li k faktuře doloženy požadované přílohy nebo bude obsahovat jiné cenové údaje, je Objednatel oprávněn fakturu vrátit Poskytovateli k opravě, či novému vystavení. V takovém případě lhůta splatnosti v celé sjednané délce začne plynout až dnem doručení faktury obsahující správné údaje a všechny náležitosti podle této Smlouvy Objednateli.
9. Splatnost elektronické faktury je sjednána na 15 kalendářních dnů od data předání elektronické faktury Objednatelem Poskytovateli. Dnem úhrady se rozumí den, kterým je fakturovaná částka odepsaná z účtu Objednatele ve prospěch účtu Poskytovatele. Faktura je považována za proplacenou okamžikem odepsání příslušné částky z účtu Objednatele.
10. Pokud Objednatel obdrží od Poskytovatele fakturu se všemi náležitostmi a požadovanými přílohami po 15. prosinci příslušného roku, prodlužuje se lhůta splatnosti takovéto faktury z 15 kalendářních dnů na 90 kalendářních dnů.
11. V případě nezaplacení faktury ve lhůtě splatnosti ani po předchozím písemném upozornění na prodlení má oprávněná Smluvní strana nárok na zaplacení úroku z prodlení ve výši, která se stanoví dle ustanovení § 1802 a násl. občanského zákoníku.
12. Úrok z prodlení v případě prodlení jedné ze Smluvních stran s úhradou peněžité částky bude ve výši stanovené Nařízením vlády č. 351/2013 Sb., v platném znění.
13. Smluvní strany se dohodly, že zálohy ani platby předem nebudou poskytovány.
IV. Doba trvání závazku, ukončení Smlouvy
1. Tato Xxxxxxx se uzavírá mezi Smluvními stranami na dobu určitou, a to uplynutím 3. etapy dle
článku II odst. 2 písm. c) této Smlouvy.
V.Součinnost Smluvních stran
1. Smluvní strany se zavázaly k vzájemné spolupráci v jednotlivých etapách, které budou probíhat v souladu s dokumentem „Realizace kongresu“ ve všech etapách definovaných v článku II odst. 2 Smlouvy.
VI. Zachování důvěrnosti informací
1. Poskytovatel se dále zavazuje, že bude zachovávat mlčenlivost o všech uvedených skutečnostech
a informacích, o nichž se dozví v souvislosti s tímto závazkem či na jeho základě.
2. Poskytovatel se zavazuje, že po zániku závazku z této Smlouvy, zajistí smazání všech informací na všech úložištích, které byly v rámci závazku z této smlouvy využity.
VII. Ochrana osobních údajů
1. Poskytovatel se dále zavazuje zejména zajistit ochranu dat, která obsahují informace o osobních nebo citlivých údajích třetích osob - účastníků kongresu atd., s nimiž přijde Poskytovatel (jeho zaměstnanci) do kontaktu v rámci plnění této Smlouvy, a to v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) - (dále jen „GDPR“). Zejména je povinen zajistit dodržování zásad zpracování podle článku 5 odst. 1 a dalších souvisejících ustanovení GDPR, včetně zachování mlčenlivosti o těchto údajích, o všech bezpečnostních opatřeních, a také zajistit, aby zaměstnanci Poskytovatele vyvíjeli snahu zabránit jakémukoliv zneužití těchto údajů jinou osobou.
2. Povinnosti dle tohoto článku je Poskytovatel povinen zachovávat i po zániku závazku z této Xxxxxxx, vyjma případů, kdy se důvěrné informace stanou prokazatelně veřejně přístupné bez zavinění Poskytovatele. Povinnosti dle tohoto článku se nevztahují na případy, kdy je Poskytovatel povinen zveřejnit chráněnou informaci na základě povinnosti uložené Poskytovateli platným právním předpisem nebo rozhodnutím orgánu veřejné moci.
VIII. Sankce a odstoupení od Smlouvy
1. Nedodrží-li Poskytovatel lhůty stanovené v článku II odst. 2 písm. a) až c) této Smlouvy je povinen uhradit Objednateli smluvní pokutu ve výši:
a) 200 000 Kč za nedodržení poskytnutí plnění dle této Smlouvy v termínu dle písm. a) uvedeného článku a odstavce a současně 10 000 Kč za každý, byť započatý den prodlení,
b) 500 000 Kč za neposkytnutí plnění dle této Smlouvy v termínu dle písm. b) uvedeného článku
a odstavce a
c) 100 000 Kč za porušení termínu dle písm. c) uvedeného článku a odstavce.
2. Nedodrží-li Objednatel lhůty splatnosti ceny služeb dle čl. III odst. 9 nebo 10 této Smlouvy, je povinen uhradit Poskytovateli úrok z prodlení ve výši 0,05 % z ceny služeb za každý započatý den prodlení.
3. Poruší-li Poskytovatel některé z práv ochrany osobních údajů ve smyslu čl. VII této Smlouvy, sjednávají Smluvní strany smluvní pokutu ve výši 10 000 Kč za každé jednotlivé porušení, byť by mělo za následek souběžně postih dle deliktního správního či trestního práva.
4. Ujednáními o smluvní pokutě není dotčen nárok Objednatele na náhradu případně způsobené
škody, kterou je Objednatel oprávněn požadovat vedle smluvní pokuty v plné výši.
5. Objednatel je oprávněn jednostranně započíst svou pohledávku za Poskytovatelem z titulu smluvní pokuty vůči jakékoli splatné pohledávce Poskytovatele za Objednatelem.
6. Poskytovatel bere na vědomí, že pokud dojde, byť v částečné příčinné souvislosti s jeho jednáním ke zpoždění 1. etapy dle odstavce 2 článku II. této Smlouvy nebo 2. etapa nebude realizována v termínu dle téhož odstavce téhož článku, může bez dalšího Objednatel Poskytovateli oznámit, že na plnění nemá zájem. Smluvní strany se dohodly, že v takovém případě se má za to, že Objednatel odstoupil od Xxxxxxx a Smluvní strany jsou si povinny navrátit veškerá doposud poskytnutá případná plnění.
7. Smluvní strany považují za případ vyšší moci veškeré okolnosti nezávislé na vůli povinného subjektu, které jsou mimořádné, neodstranitelné a nepředvídatelné, zejména přírodní katastrofy, embarga, stávky (včetně ohlášených), závažné překážky na straně zaměstnanců nebo spolupracujících osob Poskytovatele, neodstranitelné či nákladně odstranitelné (tj., které stojí více než 20 % původní ceny) poruchy zařízení, pandemie a epidemie, zákazy tuzemských občanů vycestovat a cizinců přicestovat do České republiky, překážky způsobené akty veřejné moci
v souvislosti s epidemickou situací (nouzový stav, nařízení vlády, vyhlášky, opatření obecné povahy atp.) apod.
8. Smluvní strany se dohodly, že Poskytovatel je povinen dodržet termíny stanovené touto Smlouvou také tehdy, pokud by jejich dodržení komplikovaly překážky, které jsou svým charakterem vyšší mocí; Poskytovatel prohlašuje, že účinky v podobě jeho závazku v případě fixního termínu plnění u 1. a 2. etapy dle odst. 2 článku II. Smlouvy nastávají i v případě vyšší moci, pokud se s Objednatelem nedohodne jinak.
9. Objednatel je oprávněn od Smlouvy odstoupit také z důvodů:
a) nastane-li v průběhu plnění předmětu Smlouvy důvodná obava, že služby nebudou splněny v souvislosti s jednáním Poskytovatele řádně a včas, čímž bude zmařen či ohrožen účel této Smlouvy,
b) bude-li Objednatelem rozhodnuto o zrušení konání kongresu.
10. Objednatel je oprávněn odstoupit od této Smlouvy bez udání důvodů, a to ve lhůtě 1 kalendářní měsíc ode dne nabytí účinnosti této Smlouvy.
11. Dojde-li k odstoupení od Smlouvy Objednatelem, navrátí Poskytovatel případně Objednateli fakturované částky za poskytnuté části plnění nejpozději do 5 pracovních dnů od takového odstoupení od Smlouvy.
12. Smluvní strany se dohodly, že tuto Smlouvu lze ukončit rovněž výpovědí kterékoliv ze Smluvních stran, přičemž výpovědní doba činí pro Objednatele 1 týden kdykoliv po nabytí účinnosti Smlouvy a 1 týden pro Poskytovatele, přičemž Poskytovatel je oprávněn tuto Smlouvu vypovědět nejpozději do schválení dokumentu „Realizace kongresu“.
IX. Náhrada škody
1. Poskytovatel odpovídá za škodu způsobenou vadným plněním této Smlouvy v rozsahu stanoveném touto Smlouvou a českým právním řádem, zejména pak občanským zákoníkem.
2. Odstoupení od Xxxxxxx Objednatelem nezakládá zánik jeho případného nároku na náhradu škody nebo smluvní pokuty dle této Smlouvy.
X.Závěrečná ustanovení
1. Smluvní strany jsou povinny poskytnout si navzájem dostatečnou součinnost při plnění této Smlouvy.
2. Smluvní strany jsou povinny předávat si navzájem vždy aktuální, pravdivé a úplné informace
nezbytně nutné k řádnému a včasnému plnění této Smlouvy.
3. Nevynutitelnost nebo neplatnost kteréhokoli článku, odstavce, pododstavce nebo ustanovení této Smlouvy neovlivní vynutitelnost nebo platnost ustanovení ostatních. V případě, že jakýkoli takovýto článek, odstavec, pododstavec nebo ustanovení by mělo z jakéhokoli důvodu pozbýt platnosti (zejména z důvodu rozporu s aplikovatelnými zákony a ostatními právními normami), provedou Smluvní strany konzultace a dohodnou se na právně přijatelném způsobu provedení záměrů obsažených v takové části Smlouvy, jež pozbyla platnosti.
4. Poskytovatel prohlašuje, že je mu známa skutečnost, že sazba daně z přidané hodnoty bude stanovena v souladu s právními předpisy platnými v době podpisu této Smlouvy.
5. V případě interpretačních sporů Smluvních stran vyplývajících z této Smlouvy se Smluvní strany dohodly, že se bude při interpretaci Smlouvy přednostně užívat zadávacích podmínek veřejné zakázky „Zajištění online mezinárodní videokonference – XI. kongresu EUROSAI“, která je součástí této Smlouvy.
6. Poskytovatel prohlašuje, že mu je známa skutečnost, že není oprávněn podmínit tuto nabídku jakoukoliv protinabídkou, Poskytovateli je známo, že k takovým ustanovením nebude Objednatel přihlížet a Smluvní strany budou činit, jakoby jich nebylo.
7. Smluvní strany se zavazují vyvinout maximální úsilí k odstranění vzájemných sporů vzniklých na základě této Smlouvy nebo v souvislosti s touto Smlouvou a k jejich vyřešení zejména prostřednictvím jednání delegovaných oprávněných osob obou Smluvních stran nebo pověřených zástupců.
8. Spory vzniklé na základě této Smlouvy nebo v souvislosti s touto Smlouvou, které se nepodaří odstranit dle odst. 7 tohoto článku, budou rozhodnuty s konečnou platností místně, věcně a funkčně příslušným soudem České republiky.
9. Tato Xxxxxxx se řídí českým právem.
10. Objednatel nemá povinnost jednat s jakoukoliv třetí osobou kromě Poskytovatele.
11. Poskytovatel není oprávněn postoupit práva, povinnosti, závazky ani pohledávky z této Smlouvy
třetí osobě nebo jiným osobám bez předchozího písemného souhlasu Objednatele.
12. Veškeré změny Smlouvy musí být odsouhlaseny v písemných, postupně číslovaných dodatcích s podpisem zástupců obou Smluvních stran oprávněných podepsat Smlouvu.
13. Objednatel si vyhrazuje právo Smlouvu (včetně případných dodatků) zveřejnit způsobem, umožňujícím nepřetržitý přístup.
14. Poskytovatel souhlasí s tím, aby subjekty oprávněné podle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, provedly finanční kontrolu závazkového vztahu vyplývajícího z této Smlouvy s tím, že se Poskytovatel podrobí této kontrole a bude působit jako osoba povinná ve smyslu ustanovení § 2 písm. e) uvedeného zákona.
15. Tato Smlouva je vyhotovena v elektronickém vyhotovení a podepsána elektronickými podpisy.
16. Smlouva nabývá platnosti a účinnosti dnem jejího podpisu oběma Smluvními stranami. 17.Obě Smluvní strany prohlašují, že si Xxxxxxx před jejím podpisem přečetly, že byla uzavřena
po projednání podle jejich pravé a svobodné vůle.
18. Nedílnou, nerozlučitelnou a integrální součástí této Smlouvy jsou následující přílohy: Příloha č. 1 - Bližší popis předmětu plnění
Příloha č. 2 - Zadávací dokumentace a nabídka účastníka - fyzicky se nedokládá
Autentičnost Smlouvy potvrzují zástupci Smluvních stran svými podpisy:
Za Objednatele Za Poskytovatele
Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxx DN: P23589, Xxxxxxxx, Xxxxxxx, Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxx, 00,0000, Xxxxxxxx kontrolní úřad, NTRCZ-49370227, CZ 15.02.2021 16:57
ČR - Nejvyšší kontrolní úřadXLAB s.r.o.
Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxx. Xxx Xxxx
ředitelka odboru mezinárodních vztahů jednatel společnosti XLAB s.r.o.
Příloha č. 1 – BLIŽŠÍ POPIS PŘEDMĚTU PLNĚNÍ
1. Popis rolí - jednotlivých účastníků kongresu
Aktivní účastník – osoba, které bude přiděleno právo vstoupit obrazem i zvukem. Mezi aktivní osoby patří automaticky všechny hlavy členských SAI EUROSAI (51 osob), může zde však být zařazen i řečník, kterého za sebe nominuje hlava SAI členské země EUROSAI. Hlavy SAI členských zemí EUROSAI budou mít během hlasovací fáze povinnost hlasovat. Aktivní účastník má právo zvolit si tlumočenou jazykovou stopu.
Dále má tato osoba možnost písemně vstoupit do chatu a také požádat technickou podporu (technického moderátora) o pomoc při řešení potíží.
Během 53. jednání Řídicí rady (14. 4. 2021 od 9:30 do 12:00) jsou aktivními účastníky všichni
registrovaní, během plenární kongresové části (14. 4. 2021 od 14:30 do 17:30) jsou aktivními účastníky hlavy SAI + několik vybraných zástupců členských zemí EUROSAI (viz popis u registrace), u 54. jednání Řídicí rady (15. 4. 2021 od 9:30 do 12:00) jsou opět aktivními účastníky všichni registrovaní.
Pasivní účastník – osoba, která kongres sleduje a má právo vybrat si tlumočenou jazykovou stopu (jazykový stream). Dále má tato osoba možnost písemně vstoupit do chatu a také požádat technickou podporu (technického moderátora) o pomoc při řešení potíží.
Moderátor – osoba, která má v průběhu dané části hlavní slovo, provází daným programem a předává slovo. V případě 53. jednání Řídicí rady se jedná o prezidenta SAI Turecka, v případě hlavní části kongresu jsou to 3 zástupci Objednatele (prezident NKÚ a 2 zástupci odboru mezinárodních vztahů), v případě 54. jednání Řídicí rady se jedná o prezidenta NKÚ.
Řečník – s největší pravděpodobností se jedná o hlavu SAI některé z členských zemí EUROSAI. Ne všichni tito vrcholoví představitelé hovoří jedním z oficiálních jazyků EUROSAI (AJ, NJ, FJ, ŠpJ či RJ) a může se stát, že některá SAI nominuje pro svůj vstup na kongresu jako řečníka jinou osobu, než hlavu SAI – v tom případě by tato osoba mohla vstoupit obrazem i zvukem, vybrat si tlumočenou jazykovou stopu, zapojit se do chatu a požádat technického moderátora o pomoc, nebude však smět hlasovat.
Technický moderátor – zástupce Poskytovatele, který v průběhu všech tří částí poskytuje technickou podporu. Technickému moderátorovi poskytuje po celou dobu kongresu součinnost zástupce NKÚ.
Hlavní členové Řídicí rady – 8 členských SAI EUROSAI, kteří po dobu jednání Řídicí rady mají práva aktivního účastníka. Hlavní představitelé těchto osmi institucí by měli být viditelní po celou dobu jednání obou Řídicích rad, s výjimkou okamžiků přepínání obrazu na prezentace atp. Další zástupci těchto 8 institucí budou během jednání skryti, nicméně po vyzvání budou moci aktivovat kameru i zvuk a vstoupit do jednání.
Pozorovatelé Řídicí rady – osoby, které by měly být po celou dobu „skryty“ (měly by mít vypnutou kameru), budou však mít právo požádat o slovo a po vyzvání vstoupit obrazem i zvukem do diskuse.
Členské země EUROSAI – 51 zemí/institucí sdružených v EUROSAI, jejichž vybraní zástupci (hlavy těchto SAI + další předem určení zástupci z ČR, Španělska a Turecka) budou mít právo zapojit se obrazem i zvukem a hlavy těchto zemí budou mít i povinnost hlasovat.
Pozorovatelé XI. kongresu EUROSAI – zástupci institucí v roli pasivního účastníka (viz definice výše).
2. Základní komunikační jazyk kongresu
Jako základní komunikační jazyk kongresu při jednání se zahraničními účastníky je stanovena angličtina. Objednatel poskytne Poskytovateli maximální součinnost při překladech návodů a distribuovaných textů, během průběhu vlastního kongresu určí osobu, která bude pomáhat technickému moderátorovi (zástupci agentury) při řešení technických dotazů a žádostí o pomoc.
3. Místo konání kongresu
Pro umístění tlumočnických kabin či tlumočnických místností a technické režie poskytne Poskytovatel své vlastní prostory na území Hlavního města Prahy.
4.Upřesnění částí vlastního průběhu kongresu
Vlastní kongres bude probíhat v těchto dnech následovně:
a) 53. jednání Řídicí rady EUROSAI dne 14. 4. 2021 v čase od 9:30 do 12:00
b) XI. kongres EUROSAI dne 14. 4. 2021 v čase od 14:30 do 17:30
c) 54. jednání Řídicí rady EUROSAI dne 15. 4. 2021 v čase od 9:30 do 12:00
ad a) 53. jednání Řídicí rady EUROSAI
i. max. 60 účastníků z následujících zemí:
•hlavní členové Řídicí rady - Česká republika, Finsko, Lotyšsko, Moldavsko, Nizozemsko, Polsko, Španělsko, Turecko
•pozorovatelé Řídicí rady – Estonsko, Litva, Norsko, Portugalsko,
Rakousko, Rusko, Ukrajina
ii. 8 osob z řad hlavních členů Řídicí rady by mělo být po celou dobu viditelných na obrazovce, vyjma okamžiků, kdy poběží prezentace či hlasování, ostatní osoby by měly mít možnost požádat o slovo a pokud jim bude uděleno, na danou chvíli by je také mělo být vidět
iii. moderátor této části je 1 osoba (jedná se o zástupce z Turecka, tedy osobu patřící mezi hlavní členy Řídicí rady), která bude sedět u svého počítače jako ostatní účastníci
ad b) XI. kongres EUROSAI dne 14. 4. 2021
i. max. 250 účastníků na plenární část dne 14. 4. 2021 z následujících zemí a institucí:
•členské země EUROSAI - Albánie, Andora, Arménie, Ázerbájdžán, Bělorusko, Belgie, Bosna a Hercegovina, Bulharsko, Černá Hora, Česká republika, Dánsko, Estonsko, Evropský účetní dvůr, Finsko, Francie, Gruzie, Chorvatsko, Irsko, Island, Itálie, Izrael, Kazachstán, Kosovo, Kypr, Lichtenštejnsko, Litva, Lotyšsko, Lucembursko, Maďarsko, Malta, Moldavsko, Monako, Německo, Nizozemsko, Norsko, Polsko, Portugalsko, Rakousko, Rumunsko, Rusko, Řecko, Severní Makedonie, Slovensko, Slovinsko, Srbsko, Španělsko, Švédsko, Švýcarsko, Turecko, Ukrajina, Velká Británie
•pozorovatelé XI. kongresu EUROSAI – Belgie, Čína, Fidži, Francie, Guyana, Chile, Jamajka, Kamerun, Katar, Namibie, Norsko, Nový Zéland, Peru, Tunisko, Vietnam, USA
ii. Kongres budou moderovat 3 moderátoři z NKÚ, kteří musejí být vybaveni kvalitním mikrofonem a kvalitně snímáni (nepožadujeme nadstandard, nicméně obraz a zvuk musejí odpovídat významu kongresu).
iii.Moderátoři budou fyzicky v místě vysílání, ideálně stojí před kamerou.
iv. Všichni 3 moderátoři budou v záběru jen v úvodu při představování a v závěru při rozloučení, jinak budou v záběru v počtu jeden nebo 2.
v. Program kongresu proběhne v souladu se scénářem, který navrhne NKÚ,
nicméně NKÚ zohlední případné rady a podněty ze strany agentury.
ad c) 54. jednání Řídicí rady EUROSAI
i. max. 60 účastníků z následujících zemí:
•hlavní členové Řídicí rady - Česká republika, Lotyšsko, Polsko, Španělsko, Turecko + 3 noví členové, kteří budou zvoleni v průběhu kongresu dne 14. 4. 2021 v odpoledních hodinách
•pozorovatelé Řídicí rady – Norsko, Portugalsko, Rakousko, Rusko
ii. 8 osob z řad hlavních členů Řídicí rady by mělo být po celou dobu viditelných na obrazovce, vyjma okamžiků, kdy poběží prezentace či hlasování, ostatní osoby by měly mít možnost požádat o slovo a pokud jim bude uděleno, na danou chvíli by je také mělo být vidět
iii. moderátor této části je 1 osoba (jedná se o zástupce z ČR, tedy osobu patřící mezi hlavní členy Řídicí rady), která bude sedět u svého počítače jako ostatní účastníci
Finální draft agendy všech tří částí bude dodán ze strany Objednatele a bude součástí
dokumentu „Realizace kongresu“.
5. Registrace účastníků kongresu
a) Registrace proběhne online na základě registračního formuláře, ideálně bude registrační formulář součástí platformy. Objednatel připraví na základě informací od Poskytovatele anglický návod na registraci, Poskytovatel provede ověření správnosti informací. Distribuci návodu zajistí Objednatel.
b)Registrační formulář bude obsahovat následující pole:
i. jméno, příjmení, titul Mr/Ms
ii. funkce v úřadu – hlava nejvyšší kontrolní instituce (SAI)/zástupce SAI
iii. pozice na kongresu – řečník ANO/NE
•pokud ANO v jakém SW bude prezentovat
iv. unikátní e-mail, telefon
v. preferovaný jazyk v tlumočení (výběrové pole)
vi. souhlas s GDPR (znění textu dodá Objednatel)
c) Za každou členskou SAI EUROSAI bude možno přihlásit 1 VIP (hlava SAI s možností aktivního vstupu a povinností hlasovat) + max. 3 další osoby (během plenární části
XI. kongresu dne 14. 4. 2021 od 14:30 do 17:30 budou mít pouze pasivní roli – viz definice výše; ti, kteří se zúčastní i některého jednání Řídicí rady budou mít po dobu tohoto jednání dočasně i roli aktivní). Výjimku budou tvořit SAI ČR, Turecka a Španělska
– tyto země budou moci mít max. 6 připojení, z toho po celou dobu akce 3 plně aktivní a 3 pasivní/pozorovatelské.
d) Pozorovatelé budou moci využít 1 „pasivní/pozorovatelské“ připojení na každou pozvanou instituci.
e) V první fázi registrace bude rozeslána výzva k registraci na vybrané e-mailové adresy (převážně mezinárodní odbory jednotlivých institucí a hlavy SAI). Na základě této výzvy se budou moci zástupci těchto institucí registrovat prostřednictvím výše popsaného formuláře. Objednatel bude ověřovat/schvalovat každou registraci, aby zkontroloval role pro hlasování, na jejichž základě je Poskytovatel rozdělí do 2 skupin – smí/nesmí hlasovat a také bude ověřovat, že každá pozvaná instituce nominovala pouze povolený počet osob.
f) Registrace bude otevřena jen po dobu 14 dnů, a to od 8. do 26. března 2021. Xxxxx
tohoto registračního období bude rozeslán e-mail s připomínkou k registraci.
6. Funkce videokonferenční platformy
Videokonferenční platforma bude poskytovat minimálně tyto funkce:
a) bude se jednat o uzavřenou akci, vstup každého účastníka bude potvrzen Objednatelem/Poskytovatelem na základě např. tzv. waiting room,
b) zajistí obraz a zvuk,
c) zajistí spuštění prezentace,
d) umožní chat a Q+A
e) umožní vybraným účastníkům přihlásit se o slovo,
f) umožní zákaz kamer a zvuku vybraným účastníkům (pasivní pozorovatelé, ti budou moci vstoupit jen do chatu či případně požádat technického moderátora o pomoc),
g) umožní výběr tlumočené zvukové stopy,
h) umožní hlasování dle rolí – hlasovat bude moci pouze 51 hlav členských zemí EUROSAI i)během obou jednání Řídicích rad umožní současné zobrazení 8 osob na obrazovce (viz
výše)
Platforma bude podporována všemi běžnými webovými prohlížeči bez nutnosti
dodatečných instalací doplňků/SW.
Objednatel připraví na základě informací od Poskytovatele anglický návod, jak videokonferenční platformu „ovládat“, Poskytovatel provede ověření správnosti informací.
7. Chat
Všichni účastníci (aktivní i pasivní) budou moci napsat komentář do chatu. Objednatel vyčlení jednoho zaměstnance, který bude po dobu konání kongresu pomáhat při třídění jak chatu, tak technických dotazů.
8. Q+A
Všichni účastníci (aktivní i pasivní) se budou moci podívat na známé návody a doporučení.
9. Žádost o slovo
51 osob – hlavy SAI z řad členských zemí EUROSAI - bude mít neomezenou možnost „požádat o slovo“ – např. tlačítkem zvednuté ruky. Tyto osoby budou mít právo vstoupit po udělení slova vstoupit jak zvukem, tak obrazem. V průběhu jednání obou Řídicích rad budou moci požádat o slovo všichni účastníci registrovaní na tuto část akce. Tyto vstupy budou řízeny Poskytovatelem ad hoc.
10. Technické zkoušky – testování videokonferenční platformy před konáním kongresu
a) Na základě domluvy s Poskytovatelem bude Objednatel informovat zahraniční účastníky, jaká jsou technická doporučení pro všechny účastníky, se speciálními detaily pro řečníky a osoby s možností aktivního zapojení do kongresu (hlavy 51 členských SAI EUROSAI, které sice nebudou prezentovat, ale budou moci během kongresu požádat o slovo ad hoc).
b) Poskytovatel připraví a zajistí test připojení (technickou zkoušku platformy, obrazu, zvuku, hlasování, výběru tlumočené stopy, prezentací aj.):
i.řečníků (jedná o cca 20 osob max., předpokládáme, že u každé členské země EUROSAI tuto roli zastane hlava dané SAI, může se však stát, že některá SAI nominuje jako řečníka jinou osobu, než hlavu SAI)
ii. ostatních hlav SAI, které nebudou mít plánovaný aktivní vstup, ale budou moci požádat o slovo ad hoc (jak je uvedeno výše, na kongres je zváno 51 hlav SAI členských zemí EUROSAI)
iii. ostatních účastníků, kteří budou kongres sledovat, ale nebudou moci vstoupit jinak než pomocí chatu
iv.součásti testu s hlavami SAI členských zemí EUROSAI musí být věnována testu hlasování
Objednatel poskytne maximální součinnost při domlouvání termínů testů se
zahraničními účastníky a pomůže během těchto testů.
c) Poskytovatel provede technikou zkoušku s tlumočníky. Objednatel poskytne maximální součinnost při domlouvání termínů testů s tlumočníky.
d) Poskytovatel provede technickou zkoušku platformy včetně všech požadovaných funkcionalit.
11. Hlasování
a) Hlasování bude omezeno jen na 51 nejvyšších představitelů (v registračním formuláři označeni jako „hlava SAI“):
i. o budoucím předsednictví EUROSAI
ii. o budoucích auditorech EUROSAI
iii. o nových členech Řídicí rady EUROSAI.
b) Všechny tři otázky budou v jednom formuláři – moderátoři vše uvedou najednou.
c)Formulář na hlasování bude otevřený déle (cca 30 min) na řešení případných
technických problémů, tak aby všichni odhlasovali.
d) Volbu bude možné změnit až do okamžiku, kdy hlasující zmáčkne sám tlačítko
„odeslat“, poté pro něj bude formulář uzavřený a nebude jej moci změnit.
e) Každý může poslat jen jednu odpověď na každou z uvedených otázek.
f) Na obrazovce poběží informace, že se hlasuje, např. s hudbou a odpočtem (hudbu zajistí Objednatel).
g) Po ukončení hlasování se na obrazovce objeví výsledky za jednotlivé otázky. Nesmí být vidět, kdo jak hlasoval, avšak musí být vidět, že u každé otázky odhlasovala nadpoloviční většina hlasujících, tedy 26 hlav členských SAI EUROSAI.
12.Tlumočení a výběr jazykové stopy
a) Poskytovatel zajistí tlumočnické kabiny či tlumočnické místnosti s potřebným technickým vybavením pro 4 páry tlumočníků, tlumočníky zajistí Objednatel. Tlumočníci budou fyzicky přítomni v místě prostor Poskytovatele.
b)Tlumočnické kabiny nebo tlumočnické místnosti musejí odpovídat všem předepsaným tlumočnickým standardům a budou obsazeny následujícími jazykovými kombinacemi:
i. anglický jazyk + německý jazyk
ii. anglický jazyk + francouzský jazyk
iii. anglický jazyk + španělský jazyk
iv. anglický jazyk + ruský jazyk
c)Tlumočení bude požadováno pro všechny 3 části vlastního kongresu, tedy 53. Řídicí
xxxx, hlavní plenární zasedání a 54. Řídicí radu.
d) Poskytovatel zajistí kvalitní snímání obrazu a zvuku tak, aby nebyla narušena práce tlumočníků a ani následný tlumočený výstup. U jednotlivých jazykových stop Poskytovatel zajistí časový soulad odcházejícího zvuku a obrazu.
e)Účastníci kongresu budou mít možnost vybrat si jazykovou stopu real-time tlumočení
v rámci videokonferenční platformy.
f) Podpora zapojení výstupů pro strojový simultánní překlad
Objednatel požaduje podporu pro strojové simultánní překlady. Konkrétně objednatel vyžaduje analogové symetrické výstupy s konektory typu XLR (Canon) pro audio kanály z tlumočnických kabin či místností a audio kanálu aktuálního vstupu.
Na výstupech s konkrétním jazykem musí být signál čistý, tj. když tlumočník pracuje, nesmí být do pozadí jeho projevu přimíchán audio kanál aktuálního vstupu. Pro technickou obsluhu strojových simultánních překladů požaduje Objednatel v dosahu audio výstupů zajištění prostor minimálně 1x1 metr se stolem a židlí.
13. Další technické záležitosti – HW a SW prostředky
Poskytovatel zajistí další technické náležitosti organizace kongresu:
a)Připojení aktivních účastníků pomocí jejich preferovaných videokonferenčních nástrojů, které jsou: Microsoft Teams, Zoom, Cisco Webex, Jitsi, Microsoft Skype, Skype for Business, GoToMeeting, BizBize. Někteří aktivní účastníci nemají preferovaný videokonferenční nástroj.
Připojení moderátora 53. jednání Řídicí rady EUROSAI, zástupce z Turecka pomocí jeho preferovaného videokonferenčního nástroje BizBize.
b)Zajištění dostatečného datového toku.
c) Ochrana virtuální místnosti proti kybernetickým útokům během konání videokonference.
d)Výběr hlasovacího nástroje, nebude-li možno jej provázat s platformou.
e) SW pro propojení tlumočené zvukové stopy a obrazu. f)Zajištění odpočtu pro hlasovací fázi.
g)Zajištění cloudu nebo serveru s dostatečnou kapacitou pro vysílání a záznam.
Závazek enviromentální šetrnosti: Poskytovatel se zavazuje při technickém zajištění kongresu používat počítače, zobrazovací jednotky, displeje, servery a zdroje nepřerušitelného napájení, které mají certifikát Energy Star (xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxx/xxxxxx-xxxxxxxxxx/xxxxxx-xxxxxxxxx- products/energy-star_en#qualified-products-on-the-eu-market), (TCO)
(xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxx-xxxxxxxxxx) nebo Blue Angel (xxxxx://xxx.xxxxxx-xxxxx.xx)
případně jiný, ekvivalentní relevantní certifikát.