Smlouva o zajištění konferenčních a cateringových služeb č. 105-X/22

Smlouva o zajištění konferenčních a cateringových služeb č. 105-X/22

Sugar Palace Op Co s.r.o.

se sídlem: Xxxxxxxxx xxxxxxx 000/00, Xxxx Xxxxx, 000 00 Xxxxx 0

IČ: 086 93 137, DIČ: CZ08693137

zapsána v OR u MS v Praze, oddíl C, vložka 323381

společnost zastupuje: , ředitelka hotelu, na základě plné moci bankovní spojení: Raiffeisenbank, a.s., účet č.: 1913538002/5500

(dále jen „Poskytovatel“)

a

Středisko společných činností AV ČR, v. v. i.

se sídlem: Xxxxxxx 0000/0, 00000 Xxxxx 0

IČ: 604 57 856, DIČ: CZ60457856

zapsáno v rejstříku veřejných výzkumných institucí u MŠMT

zastoupeno: Ing. Xxxxxxx Xxxxxxx, MBA, ředitelem

bankovní spojení: Komerční banka, a.s., účet č..: 123-246450247/0100

(dále jen „Objednatel“)

(dále společně také jen „Smluvní strana“ nebo „Smluvní strany“)

uzavírají níže uvedeného dne, měsíce a roku, v souladu s ust. § 1746 a násl. zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Občanský zákoník“) tuto:

Smlouvu o zajištění konferenčních a cateringových služeb

(dále jen „Smlouva“)

I.

Úvodní ustanovení

1.1 Poskytovatel prohlašuje, že je obchodní společností podnikající v činnostech, které jsou předmětem plnění dle této Smlouvy, a že mu není známa jakákoliv skutečnost, která by, byť jen potenciálně, mohla ohrozit poskytnutí služeb dle této Smlouvy, ani vznik žádné takové skutečnosti nehrozí.

1.2 Poskytovatel se touto Smlouvou zavazuje realizovat pro Objednatele zajištění konferenčních a cateringových služeb v rozsahu a za podmínek stanovených touto Smlouvou.

1.3 Objednatel se touto Smlouvou zavazuje za řádně a včasně poskytnuté konferenční a cateringové

služby zaplatit Poskytovateli cenu ve výši a za podmínek stanovených touto Smlouvou.

1.4 Smluvní strany prohlašují, že mají společnou snahu přispět k férovému a etickému prostředí v oblasti obchodní, soutěžní a pracovněprávní etiky.

II.

Předmět Smlouvy

2.1 Předmětem této smlouvy je zajištění konferenčních a cateringových služeb pro účastníky

Konference AV ČR – CZ PRES – Bezpečné potraviny a nové genomové techniky, pořádané

odběratelem ve dnech 13.10.2022 – 14.10.2022 (dále jen „Akce“), které budou poskytnuty v hotelu ANDAZ PRAGUE, Xxxxxxxxx xxxxxxx 000/00, Xxxxx 0 (dále jen „Hotel“).

2.2 Přehled konferenčních a cateringových služeb (společně dále také jen „Služby“):

Datum	Začátek	Konec	Událost	Místo konání	Uspořádání	Počet osob
13-Oct	12:00	13:00	Oběd – welcome drink (sekt)	Collegium 1+2	Dle upřesnění	100
13-Oct	13:00	19:00	Konference - DDR balíček	Andaz Studio 1+2+3	Divadlo	100
14-Oct	08:00	13:00	Konference - DDR balíček	Andaz Studio 1+2+3	Divadlo	100
14-Oct	12:00	13:00	Oběd	Collegium 1+2	Dle upřesnění	100

2.3 Konference – DDR balíček zahrnuje:

- Menu pro ranní nebo odpolední přestávku na kávu - dle upřesnění Objednatele

- Oběd včetně nealkoholových nápojů a vody (oběd formou bufetu)

- Neomezená konzumace vody

- Příprava konferenční místnosti – zajištění základního audiovizuálního vybavení (videostěna +

reproduktory + 2x mikrofon), vybavení kancelářskými potřebami

- Zajištění konferenčního profesionála po celý den

- Vysokorychlostní WI-FI připojení

2.4 Počet osob účastnících se Akce: 100.

2.5 Objednatel se zavazuje upřesnit Poskytovateli Uspořádání místnosti pro Oběd, Uspořádání místnosti pro zvolenou přestávku na kávu a strukturu jejího Menu, počet účastníků Akce, a případně další, vše však nejpozději do 10.10.2022.

2.6 Veškeré změny v předmětu této Smlouvy mohou být prováděny Poskytovatelem pouze tehdy, budou-li písemně odsouhlaseny Objednatelem. Jestliže Poskytovatel provede práce a jiná plnění nad tento rámec, nemá nárok na jejich zaplacení.

2.7 Veškeré změny předmětu plnění musí být Objednatelem písemně uplatněny. Poskytovatel se zavazuje tyto změny požadované Objednatelem bezdůvodně neodmítnout a v případě akceptace neprodleně zahájit s Objednatelem jednání o uzavření dodatku ke smlouvě.

III.

Cena a platební podmínky

3.1 Celková cena za Služby uvedené v čl. II. této Smlouvy činí: 590 379,- Kč bez DPH. K ceně bude připočtena DPH v zákonné výši odpovídající platným právním předpisům.

3.2 Struktura jednotlivých poskytovaných Služeb je uvedena v Příloze č. 1, která tvoří nedílnou součást této Smlouvy.

3.3 Sjednaná cena je nejvýše přípustná, obsahuje veškeré náklady nutné ke kompletnímu a řádnému a včasnému poskytnutí předmětu plnění Poskytovatelem, včetně všech nákladů a včetně všech činností souvisejících, tj. zejména veškeré náklady spojené s úplným a kvalitním poskytnutím Služeb, náklady na opatření podkladů, náklady na projednání, provozní náklady, pojištění, daně, apod.

Objednatel se zavazuje uhradit cenu sjednanou v odst. 3.1 tohoto článku takto:

a) zálohu ve výši 100 % celkových nákladů uhradí formou bezhotovostního převodu na účet Poskytovatele uvedený v záhlaví této Smlouvy na základě zálohové faktury, kterou je Poskytovatel oprávněn vystavit nejdříve po uzavření této Smlouvy. K přijaté platbě (záloze) Poskytovatel vystaví daňový doklad k přijaté záloze. Záloha je splatná nejpozději dne 7.10.2022.

b) Po poskytnutí kompletního plnění bude Poskytovatelem vystavena konečná

faktura/daňový doklad, ve které bude zohledněna uhrazená záloha.

3.4 Pokud není v této Smlouvě uvedeno jinak, splatnost faktur vystavených dle této Smlouvy je 21 (dvacet jedna) dnů od jejich odeslání Objednateli v souladu s odst. 3.10. tohoto článku.

3.5 Veškeré platby dle této Smlouvy budou probíhat bezhotovostním převodem v CZK (české měně) na účet Poskytovatele uvedený v záhlaví této Smlouvy.

3.6 Faktury vystavené podle této Smlouvy musí mít náležitosti daňového dokladu dle příslušných právních předpisů, zejména pak dle požadavků zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o DPH“). Nebude-li faktura splňovat jakékoli náležitosti nebo pokud by byly nesprávné, je Objednatel oprávněn fakturu vrátit Poskytovateli. V takovém případě bude lhůta splatnosti zastavena a opětovně začne běžet až po doručení opravené či doplněné faktury.

3.7 Poskytovatel prohlašuje, že v době uzavření této Smlouvy není „nespolehlivým plátcem“ ve smyslu

§ 106a zákona o DPH a zavazuje se, že v případě, že se v době plnění Smlouvy nespolehlivým plátcem stane, oznámí tuto skutečnost neprodleně písemně Objednateli.

3.8 Poskytovatel prohlašuje, že jeho účet uvedený v záhlaví této Smlouvy je účtem, který je správcem DPH zveřejněn způsobem umožňujícím dálkový přístup a zůstane takovým účtem po celou dobu platnosti a účinnosti této Smlouvy.

3.9 Poskytovatel, který je plátcem DPH, se jako poskytovatel zdanitelného plnění zavazuje, že povinnosti plynoucí mu ze zákona o DPH, bude plnit řádně a včas. Zejména se zavazuje, že nebude úmyslně vystavovat Objednatele riziku plnění z titulu ručení za nezaplacenou daň dle § 109 zákona o DPH. Pokud okolnosti budou nasvědčovat tomu, že by mohla Objednateli ve vztahu ke zdanitelným plněním poskytnutým Poskytovatelem na základě této Smlouvy vzniknout ručitelská povinnost ve smyslu § 109 zákona o DPH, vyhrazuje si Objednatel právo uhradit daň z těchto zdanitelných plnění místně příslušnému správci daně Poskytovatele postupem podle § 109a téhož zákona. Poskytovateli bude o tuto daň snížena úhrada. Aplikací výše uvedeného postupu zaniká závazek ve výši DPH uhrazené za Poskytovatele. Uplatnění tohoto postupu úhrady daně se Objednatel zavazuje Poskytovateli neprodleně písemně oznámit.

.

3.10 Fakturace bude zasílána Objednateli na e-mailovou adresu:

3.11 Poskytovatel není oprávněn započíst jakékoli pohledávky oproti nárokům Objednatele. Pohledávky a nároky Poskytovatele vzniklé v souvislosti s touto Smlouvou nesmějí být postoupeny třetím osobám, zastaveny nebo s nimi jinak disponováno.

IV.

Storno podmínky

4.1 V případě zrušení Akce ze strany Objednatele je Poskytovatel oprávněn účtovat následující

poplatky:

v termínu do 14 dnů před začátkem Akce: 80% ceny objednaných Služeb

v termínu méně než 14 dnů před začátkem Akce: 100% ceny objednaných Služeb

4.2 Objednatel je oprávněn v rozmezí 7–14 dnů před začátkem Akce omezit počet účastníků Akce na 91 (devadesát jedna) osob, a to bez jakékoliv sankce ze strany Poskytovatele, přičemž dojde k zohlednění této skutečnosti při vystavení konečné faktury/daňového dokladu dle čl. III. odst. 3.3 písm. b) této Smlouvy.

4.3 V případě zrušení Akce ze strany Poskytovatele, budou vráceny již Objednatelem uhrazené zálohy Objednateli na jeho účet uvedený v záhlaví této Smlouvy a to do 7 (sedmi) dnů ode dne doručení písemného oznámení o zrušení Akce.

V.

Smluvní pokuty

5.1 V případě porušení povinností vyplývajících z této Smlouvy, zejména pak pokud nedojde k řádnému a včasnému poskytnutí Služeb je Poskytovatel povinen uhradit Objednateli smluvní pokutu ve výši 2 % z ceny dle článku III. odst. 3.1 této Smlouvy, a to za každý jednotlivý případ takového porušení povinností.

5.2 V případě, že Objednatel nezaplatí řádně a včas faktury vystavené dle této Smlouvy, je povinen zaplatit Poskytovateli smluvní pokutu ve výši 0,5 % z fakturované ceny za každý i započatý den prodlení.

5.3 Vznikem povinnosti hradit smluvní pokutu, uplatněním nároku na zaplacení smluvní pokuty ani jejím faktickým zaplacením není dotčen nárok jedné ze Smluvních stran na náhradu škody v plné výši ani na odstoupení od Smlouvy. Odstoupením od Xxxxxxx nárok na již uplatněnou smluvní pokutu nezaniká.

5.4 Smluvní pokuta je splatná doručením písemného oznámení o jejím uplatnění druhé Smluvní straně.

VI.

Odstoupení od Smlouvy

6.1 Tato Smlouva může být zrušena dohodou Smluvních stran v písemné formě, přičemž účinky zrušení této Smlouvy nastanou k okamžiku stanovenému v takovéto dohodě. Nebude-li takovýto okamžik dohodou stanoven, pak tyto účinky nastanou ke dni uzavření takovéto dohody.

6.2 Objednatel je oprávněn od této Smlouvy odstoupit v případě závažného porušení smluvní nebo zákonné povinnosti Poskytovatelem, zejména pokud dojde ze strany Poskytovatele toto pochybení ze strany Poskytovatele k nedodržení závazných právních norem, k prodlení nebo

nekvalitnímu poskytnutí Služeb sjednaných dle této Smlouvy a dojde tak k podstatnému porušení této Smlouvy ze strany Poskytovatele.

6.3 Poskytovatel je oprávněn od této Smlouvy odstoupit v případě závažného porušení smluvní nebo zákonné povinnosti Objednatelem, které představuje podstatné porušení Smlouvy ze strany Objednatele.

6.4 Každé odstoupení od této Smlouvy musí mít písemnou formu, přičemž písemný projev vůle odstoupit od této Smlouvy musí být druhé Smluvní straně řádně doručen.

6.5 Účinky každého odstoupení od této Smlouvy nastávají okamžikem doručení písemného projevu vůle odstoupit od této Smlouvy druhé Smluvní straně. Odstoupení se nedotýká nároku na náhradu škody vzniklé porušením této Smlouvy ani nároku na zaplacení smluvních pokut.

6.6 Smluvní strany jsou oprávněny od této Smlouvy odstoupit v případě vzniku nepředvídatelných okolností (např. z důvodu vyšší moci, hygienická opatření, mimořádná opatření vlády nebo orgánů státní správy nebo samosprávy), která brání konání Akce, a která nebyla zapříčiněna jejich jednáním. V takovém případě nevzniká žádné Smluvní straně nárok na náhradu škody, na úhradu storno poplatků ani na úhradu smluvní pokuty. Objednatel má v tomto případě nárok na vrácení již zaplacených záloh.

VII.

Úprava autorských práv

7.1 Pro případ, že budou v souvislosti s plněním této Smlouvy Objednatelem Poskytovateli předány jakékoliv podklady (např. grafické návrhy, vizuály, spoty apod.), které budou mít charakter autorského díla (dále jen „Autorské dílo“) ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon), ve znění pozdějších předpisů, budou vztahy mezi smluvními stranami týkající se těchto Autorských děl upraveny takto: Objednatel prohlašuje a garantuje, že je nositelem autorských práv k takovémuto předávanému Autorskému dílu, a že je oprávněn s tímto Autorským dílem disponovat v rozsahu sjednaném v této Smlouvě a že toto Autorské dílo bude nedotčeno právy jiných osob. Objednatel se dále pro případ, že bude předáváno Autorské dílo vytvořené třetí osobou, zavazuje, že zajistí souhlas autora k poskytnutí práva Poskytovateli k užívání Autorského díla v rozsahu uvedeném v této Smlouvě (a to zejména formou licence dle ustanovení § 2371 Občanského zákoníku).

7.2 Obdobně i Poskytovatel garantuje, že v případě, že bude využito Autorské dílo vytvořené třetí osobou, zajistí souhlas autora k poskytnutí práva pro využití díla.

7.3 Objednatel poskytuje Poskytovateli oprávnění k výkonu práva předané Autorské dílo užít během účinnosti této Smlouvy a bez místního a množstevního omezení, a to pouze v souvislosti s plněním této Smlouvy.

7.4 Poskytovatel není oprávněn do předaného Autorského díla zasahovat a upravovat si ho bez

předchozího písemného souhlasu Objednatele.

7.5 Poskytovatel je oprávněn práva na užití Autorského díla specifikovaná shora postoupit zcela nebo zčásti na třetí osoby jen s písemným souhlasem Objednatele.

7.6 Oprávnění k užití Autorských děl v rozsahu a za podmínek sjednaných shora v tomto článku

Smlouvy Objednatel poskytuje Poskytovateli bezúplatně.

7.7 Poskytovatel poskytuje bezúplatně výhradní neomezené oprávnění ke všem možným způsobům užití práv duševního vlastnictví vzniklých v souvislosti s plněním této Smlouvy.

VIII.

Ochrana osobních údajů

8.1 V případě, že budou Poskytovateli v souvislosti s plněním Smlouvy poskytnuty osobní údaje zaměstnanců, klientů Objednatele nebo dalších osob, ke kterým je Objednatel v postavení správce osobních údajů, zavazuje se Poskytovatel jakožto zpracovatel těchto údajů, jednat dle zásad a principů stanovených v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) a v zákoně č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

8.2 Poskytovatel, jakožto zpracovatel osobních údajů je povinen zpracovávat osobní údaje pouze na základě pokynu správce. Zaměstnanci Poskytovatele jsou povinni zachovávat mlčenlivost o výše uvedených osobních údajích.

8.3 Poskytovatel se zavazuje přijmout vhodná technická a organizační opatření na ochranu osobních údajů, aby zajistil úroveň ochrany odpovídající případným rizikům zpracování tak, aby nedošlo k jejich neoprávněnému zneužití, ztrátě, změně, zničení, neoprávněnému přístupu nebo jinému neoprávněnému zpracování.

8.4 Poskytovatel není oprávněn zapojit do zpracování osobních údajů další zpracovatele bez písemného svolení Objednatele a rovněž tak je povinen informovat Objednatele o všech zamýšlených změnách týkajících se zpracovatelů.

8.5 Po ukončení poskytování Služeb na základě této Smlouvy je Poskytovatel povinen osobní údaje vrátit Objednateli, nebo je na základě jeho pokynu vymazat.

8.6 Poskytovatel je dále povinen být Objednateli nápomocen při plnění jeho povinnosti reagovat na žádosti o výkon práv subjektů údajů. Rovněž tak je povinen být nápomocen při zajišťování zabezpečení zpracování a ohlašování případů porušení ochrany osobních údajů.

IX.

Další práva a povinnosti Smluvních stran

9.1 Poskytovatel je povinen poskytnout Služby dle této Smlouvě ve sjednaném rozsahu a kvalitě a je povinen provádět plnění podle této Smlouvy s odbornou péčí a v souladu s právními předpisy, touto Smlouvou a s pokyny Objednatele.

9.2 Poskytovatel odpovídá za škodu vzniklou Objednateli nebo třetím osobám v souvislosti s plněním, nedodržením nebo porušením povinností vyplývajících z této Smlouvy.

9.3 Smluvní strany jsou povinny zachovávat mlčenlivost o všech informacích, které získají od druhé Smluvní strany v souvislosti s realizací předmětu této Smlouvy a zavazují se zajistit, aby předané informace nebyly zneužity třetími osobami. Povinnost zachovávat mlčenlivost trvá i po skončení smluvního vztahu založeného touto Smlouvou.

9.4 Poskytovatel je povine Objednateli neprodleně oznámit jakoukoliv skutečnost, která by mohla mít, byť i částečně, vliv na schopnost Poskytovatele plnit své povinnosti vyplývající z této Smlouvy. Takovým oznámením však Poskytovatel není zbaven povinnosti nadále plnit své závazky vyplývající z této Smlouvy.

9.5 Odběratel je povinen uhradit dodavateli za řádně poskytnuté Služby výše sjednanou cenu a v termínech dle této Smlouvy.

9.6 Smluvní strany se dohodly, že v případě škody způsobené účastníky konference (např. rozbití oken, dveří, nábytku a jiného poškození objektu nebo vybavení) bude Poskytovatel uplatňovat škodu přímo na osobě, která škodu způsobila.

X.

Kontaktní osoby

10.1 Smluvní strany se dohodly na následujících kontaktních osobách:

Poskytovatel:

Objednatel:

a)

b)

10.2 Smluvní strany se dohodly, že změna kontaktní osoby není změnou této Smlouvy a může být učiněna jednostranným písemným oznámením druhé Smluvní straně.

XI.

Závěrečná ustanovení

11.1 Xxxx Xxxxxxx, společně s jejími přílohami, obsahuje veškeré podmínky, na kterých se strany dohodly. Všechny předchozí dohody, ústní nebo písemné, pozbývají účinnosti podpisem této Smlouvy jejími stranami. V případě jakéhokoliv rozporu mezi touto Smlouvou a jakýmikoliv dovětky, ukázkami nebo přílohami je rozhodující znění této Smlouvy.

11.2 Pokud některé ustanovení této Smlouvy v nějakém ohledu je nebo se stane neúčinným, neplatným nebo nevymahatelným v nějaké jurisdikci, účinnost, platnost či nevymahatelnost ostatních ustanovení této Smlouvy tím zůstane nedotčena. Smluvní strany se zavazují jednat v dobré víře a nahradit takto neúčinné, neplatné nebo nevymahatelné ustanovení účinným, platným a vymahatelným ustanovením co možná nejvíce odpovídajícím účelu a obsahu neúčinného, neplatného nebo nevymahatelného ustanovení.

11.3 Ostatní náležitosti neupravené touto Smlouvou se řídí právními předpisy České republiky, zejména

pak Občanským zákoníkem.

11.4 Jakékoliv změny této Smlouvy lze činit pouze písemně – formou očíslovaného, oboustranně odsouhlaseného a podepsaného dodatku oprávněnými zástupci obou Smluvních stran.

11.5 Smluvní strany berou na vědomí, že tato Smlouva podléhá zveřejnění dle zákona č. 340/2015 Sb.,

o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a registru smluv (zákon o registru smluv), ve znění pozdějších předpisů. Zveřejnění této Smlouvy v registru smluv zajistí Objednatel. Smluvní strany se dohodly, že ceny obsažené v Příloze č. 1 považují za obchodní tajemství a nebudou zveřejněny.

11.6 Tato Smlouva nabývá platnosti dnem jejího podpisu oběma Smluvními stranami, účinnosti nabyde dnem jejího zveřejnění v registru smluv.

11.7 Tato Smlouva je vyhotovena ve 3 (třech) stejnopisech s platností originálu, přičemž Objednatel obdrží 2 (dva) stejnopisy s platností originálu a Poskytovatel obdrží po 1 (jednom) vyhotovení. Ustanovení o počtu vyhotovení Smlouvy se nepoužije v případě, že Smluvní strany podepíší tuto Smlouvu elektronicky.

11.8 Obě Smluvní strany prohlašují, že si tuto Smlouvu přečetly a že rozumí jejímu obsahu a dále shodně prohlašují, že jí neuzavřely v tísni ani za jiných, nápadně nevýhodných podmínek na důkaz čehož připojí k této Smlouvě své podpisy.

V Praze dne V Praze dne

Poskytovatel: Odběratel:

……………………………………………. …………………………………………….

Xxx. Xxxxx Xxxxxx, MBA

ředitelka hotelu ředitel

Sugar Palace Op Co s.r.o. Středisko společných činností AV ČR, v. v. i.

Příloha: č. 1 - Cenová nabídka

POPIS

POČE T

JEDNOTK A

POČE T

JEDNOTK A

CENA/JEDNOT KU (bez. DPH)

CENA/JEDNOTK U (vč. DPH)

CELKEM (bez. DPH)

CELKEM (vč. DPH)

Balíčky DDR

Kč

13.10 + 14.10.2022

Půldenní DDR balíček

Servisní poplatek 10%

Pronájem místnosti

13.10 + 14.10.2022

Pronájem Collegium 1+2

Pronájem AV techniky

13.10 + 14.10.2022

Televize + ozvučení

Celkem včetně DPH

CZK 674,917

Celkem bez DPH

CZK 590,379