Smlouva o zpracování osobních údajů

Smlouva o zpracování osobních údajů

uzavřená dle čl. 28 odst. 3

NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016

38. mateřská škola Plzeň, Xxxxxxxxx 00, příspěvková organizace

sídlo: Spojovací 14, Plzeň 326 00

zastoupená: Xxxxxx Xxxxxxxxxx, ředitelkou

IČ: 70941084

dále jen „správce nebo škola”

SPRÁVA INFORMAČNÍCH TECHNOLOGIÍ MĚSTA PLZNĚ, příspěvková organizace

sídlo: Xxxxxxxxxxxx 0, 000 00 Plzeň

zastoupená: Ing. Xxxxxx Xxxxxxxx, ředitelem

IČ: 66362717

dále jen „zpracovatel nebo SITMP“

správce a zpracovatel společně označování též jako smluvní strany

1. Úvodní ustanovení

1.1 Škola je správcem osobních údajů ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 (dále jen „Nařízení“) zřízená za účelem poskytování předškolního vzdělávání a školských služeb.

1.2 Zpracovatel je příspěvková organizace zřízená statutárním městem Plzeň, za účelem zajištění poskytování komplexních ICT (informační a komunikační technologie) služeb pro statutární město Plzeň, dále pak pro veškeré městem Plzní zřízené příspěvkové organizace, plně či podílově vlastněné obchodní organizace, nadace a sdružení, ve kterých je město Plzeň účastno a je ve smyslu Nařízení Zpracovatelem, který zpracovává osobní údaje pro správce.

1.3 Zpracování Zpracovatelem se řídí podmínkami Nařízení a tyto podmínky jsou pro Zpracovatele závazné. Předmět zpracování je stanoven touto smlouvou.

1.4 Zpracovatel splňuje podmínku poskytování dostatečných záruk zavedením vhodných technických a organizačních opatření, aby zpracování osobních údajů splňovalo požadavky Nařízení a byla zajištěna ochrana práv subjektu údajů.

2. Předmět smlouvy

2.1 Předmětem této smlouvy je dohoda mezi Správcem a Zpracovatelem o zpracování osobních údajů, a to v rozsahu a za podmínek dále v této smlouvě uvedených.

2.2 Povaha a účel zpracování jsou uvedeny v příloze č. 1 této smlouvy.

2.3 Typ zpracovávaných osobních údajů je uveden v příloze č. 1 této smlouvy. Správce upozorňuje zpracovatele, že v rámci vedení evidence dětí a zaměstnanců školy jsou zpracovávány zvláštní kategorie osobních údajů.

2.4 Kategorie subjektů údajů jsou uvedeny v příloze č. 1 této smlouvy.

3. Doba trvání smlouvy

3.1. Smluvní strany se dohodly, že tato smlouva se uzavírá na dobu neurčitou. Smlouva nabývá platnosti ode dne jejího podpisu druhou smluvní stranou a účinnosti jejím zveřejněním v registru smluv.

3.2. Tuto smlouvu je možné ukončit buď na základě vzájemné písemné dohody, nebo výpovědí i bez uvedení důvodu s tím, že výpovědní doba činí 1 měsíc a počne běžet prvním dnem měsíce následujícího po doručení písemné výpovědi druhé smluvní straně.

4. Povinnosti a práva správce

Správce je povinen Zpracovateli předávat pouze ty osobní údaje, které shromažďuje a zpracovává v souladu s nařízením.

5. Povinnosti zpracovatele

Zpracovatel se zavazuje, že dle čl. 28 odst. 3 nařízení písm.:

a) bude zpracovávat osobní údaje pouze na základě doložených pokynů od Správce, včetně případů týkajících se předání osobních údajů do jiných zemí, nebo mezinárodních organizací, pokud mu takové zpracování již neukládá právo Evropské unie, nebo členského státu; v takovém případě Zpracovatel informuje Správce o tomto právním požadavku před zpracováním, ledaže by tyto právní předpisy toto informování zakazovaly z důležitých důvodů veřejného zájmu,

b) zajistí, aby se osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje zavázaly k mlčenlivosti, pokud se na ně nevztahuje zákonná povinnost k mlčenlivosti,

c) přijme všechna opatření požadovaná podle Xx. 32 Nařízení (zabezpečení zpracování),

d) bude dodržovat podmínky pro zapojení dalšího zpracovatele, na které odkazují odstavce 2 a 4 Čl. 28 Nařízení,

e) zohledňuje povahu zpracování, je Správci nápomocen prostřednictvím vhodných technických a organizačních opatření, pokud je to možné, při plnění povinnosti Správce reagovat na žádosti o uplatňování práv subjektu údajů stanovených v kapitole III. Nařízení,

f) je Správci nápomocen při zajišťování souladu s povinnostmi stanovenými v Čl. 32 až 36 Nařízení, a to při zohlednění povahy zpracování a informací které má Zpracovatel k dispozici,

g) v souladu s rozhodnutím Správce všechny osobní údaje vymaže nebo je vrátí po ukončení poskytování služeb spojených se zpracováním a vymaže existující kopie, pokud právo Evropské unie nebo členského státu nepožaduje uložení daných osobních údajů,

h) poskytne Správci veškeré informace potřebné k doložení toho, že byly splněny povinnosti stanovené v čl. 28 Nařízení a umožní audity, včetně inspekcí, prováděné Správcem nebo jiným auditorem, kterého správce pověřil a k těmto auditům přispěje,

i) nezapojí jiného zpracovatele bez předchozího písemného vyjádření Správce ( viz čl. 7 této smlouvy)

j) bude neprodleně Správce informovat v případě, že podle jeho názoru určitý pokyn porušuje toto Nařízení nebo jiné předpisy Unie nebo členského státu týkající se ochrany údajů.

6. Cenové podmínky

S ohledem na skutečnost, že provádění činností dle této smlouvy je plněním úkolů zpracovatele dle zřizovací listiny, je tato smlouva uzavírána jako smlouva bezúplatná.

7. Zapojení dalšího zpracovatele

7.1 Správce podpisem této smlouvy uděluje zpracovateli souhlas (obecné písemné povolení správce ve smyslu čl. 28 odst. 2 Nařízení) k zapojení dalšího zpracovatele do zpracování

osobních údajů, za předpokladu, že zapojení tohoto dalšího zpracovatele je nutné pro naplnění základního účelu, pro který byl zpracovatel (SITMP) zřízen (dle bodu G zřizovací listiny SITMP).

7.2 Zpracovatel je povinen správce písemně informovat o veškerých zamýšlených změnách týkajících se přijetí dalších zpracovatelů, nebo jejich nahrazení a poskytnout správci příležitost vyslovit vůči těmto změnám námitky.

7.3 Správce je oprávněn uplatnit písemné námitky ve lhůtě 10 pracovních dnů ode dne, kdy bude k vyslovení námitek zpracovatelem vyzván.

8. Komunikace smluvních stran

Smluvní strany budou mezi sebou komunikovat prostřednictvím svých pověřenců pro ochranu osobních údajů, kterými jsou

▪ u správce: Xxx. Xxxxxx Xxxxx, xxx

▪ u zpracovatele: Xxxxxx Xxx, tel: xxx

9. Závěrečná ujednání

9.1 Tato smlouva ruší veškerá dosavadní smluvní ujednání o zpracování osobních údajů mezi správcem a zpracovatelem.

9.2 Tato smlouva je vyhotovena ve dvou vyhotoveních, každá ze smluvních stran obdrží jedno vyhotovení.

9.3 Tuto smlouvu je možné měnit pouze písemnou dohodou smluvních stran ve formě číslovaných dodatků této smlouvy, podepsaných oprávněnými zástupci obou smluvních stran.

9.4 Tato smlouva představuje úplnou dohodu smluvních stran o předmětu této smlouvy.

9.5 Účastníci smlouvy prohlašují, že si smlouvu přečetli a shledali, že byla sepsána podle jejich pravé, svobodné a vážně míněné vůle, prosté omylu, a že nebyla ujednána v tísni, za nápadně nevýhodných podmínek. Na důkaz toho smlouvu podepisují.

9.6 Právní vztahy touto smlouvou výslovně neupravené se řídí nařízením a platnou legislativou České republiky.

9.7 Smluvní strany berou na vědomí, že tato smlouva dle zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv, podléhá uveřejnění prostřednictvím registru smluv. Smluvní strany se dohodly, že smlouvu k uveřejnění prostřednictvím registru smluv zašle správci registru zpracovatel.

V Plzni dne 21.5.2018 V Plzni dne 25.5.2018

…………………………………………. ………………………………………………….

Za zpracovatele Za správce

Xxx. Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx

ředitel ředitelka

Příloha číslo 1 smlouvy

Povaha a účel zpracování:

1. Zajištění provozu a správy informačních systémů a aplikací;

2. Zajištění provozu a správy serverů;

3. Zajištění provozu a správy počítačové sítě, bezdrátových sítí a připojení k Internetu

4. Zajištění provozu a správy uživatelských počítačů;

5. Ukládání a zálohování dat na datových nosičích mimo externí přenosné a uživatelské nosiče (např. externí disky, flash disky a jim podobná zařízení);

6. Zajištění provozu a správy jednotného komunikačního prostředí města Plzně;

7. Zajištění provozu a správy tiskového řešení.

Typ zpracovávaných osobních údajů:

1) jméno

2) příjmení

3) bydliště (místo trvalého pobytu)

4) doručovací adresa

5) datum narození

6) místo narození

7) rodné číslo

8) zdravotní znevýhodnění

9) fotografický záznam

10) video záznam

11) audio záznam

12) e-mailová adresa

13) IP adresa pracovního terminálu

14) telefonní číslo – soukromé i pracovní

15) identifikační číslo

16) daňové číslo

17) číslo občanského průkazu popř. jiného osobního dokumentu

18) číslo bankovního účtu

19) vzdělání

20) příjem ze zaměstnání

21) příjem z důchodu

22) zdravotní pojišťovna

23) počet dětí

24) mateřská a rodičovská dovolená

25) nemocenská

26) údaje o rasovém či etnickém původu (národnost, NE státní občanství)

27) členství v odborech

28) podpis

29) jméno člena rodiny

30) příjmení člena rodiny

31) adresa člena rodiny

32) pohlaví člena rodiny

33) rodné číslo člena rodiny

34) e-mailová adresa člena rodiny

35) tel. číslo (soukromé i pracovní člena rodiny)

36) ID datové schránky zákonného zástupce nebo třetí osoby

37) průběh předchozích zaměstnání

Kategorie subjektů údajů jsou:

1) vlastní zaměstnanci správce

2) děti

3) zákonní zástupci dětí

4) třetí osoby (zájemci o uzavření smluvních vztahů se správcem, přímí účastníci smluvních vztahů, žadatelé o informace, jakož i osoby zasílající nebo sdělující správci podnět, stížnost nebo jinou informaci a uvedou přitom své osobní údaje)