Elektronický systém spisové služby
Výzva k podání nabídek vč. zadávací dokumentace
nadlimitní veřejné zakázky zadávané v souladu s ust. § 25 zákona č. 134/2016 Sb.,
o zadávání veřejných zakázek ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZZVZ“) v otevřeném řízení
s názvem:
Elektronický systém spisové služby
Identifikační údaje zadavatele
Mendelova univerzita v Brně, nezapsaná v obchodním rejstříku se sídlem: Zemědělská 1665/1, 613 00 Brno, Česká republika IČO: 621 56 489
DIČ: CZ62156489
Osoba oprávněná zastupovat zadavatele:
Xxxxx a příjmení: xxxx. Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxx, Ph.D. Funkce: rektorka Mendelovy univerzity v Brně ID datové schránky: 85ij9bs
Kontakt zadavatele ve věci veřejné zakázky:
Administrátor veřejné zakázky: Xxxxxxxx Xxxxxxxxx (dále jen „zadavatel“)
Druh veřejné zakázky: veřejná zakázka na dodávky a služby Druh zadávacího řízení: otevřené řízení dle § 56 zákona Profil zadavatele: xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxx.xx
Odkaz na veřejnou zakázku na profilu zadavatele: xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxx_xxxxxxx_0000.xxxx
Zadávací dokumentace je uveřejněna na profilu zadavatele v plném rozsahu.
1. Preambule
1.1 Tato zadávací dokumentace je vypracována jako souhrn údajů, požadavků a technických podmínek zadavatele vymezujících předmět veřejné zakázky (dále jen „ZD“) v podrobnostech nezbytných pro vypracování a podání nabídky na plnění této veřejné zakázky.
1.2 Podáním nabídky do tohoto zadávacího řízení akceptuje účastník zadávacího řízení (dále jen
„účastník“ nebo také „dodavatel“) plně a bez výhrad zadávací podmínky obsažené v ZD, včetně požadavků zadavatele na zpracování nabídky, obchodní podmínky zadavatele, jakož i veškeré další podmínky stanovené v ZD a jejích přílohách vč. případného vysvětlení, změn nebo doplnění zadávacích podmínek (dále společně vše jen jako „zadávací podmínky“). Účastník před podáním nabídky zadávací podmínky pečlivě prostuduje a bude se jimi řídit. Zadavatel důrazně doporučuje, aby se účastníci před podáním nabídky podrobně seznámili se zněním ZD a prostřednictvím požadavků na vysvětlení ZD si ještě před podáním nabídky vyjasnili případné nejasnosti. Účastník smí ZD použít pouze pro účely zpracování nabídky.
1.3 Oznámením o zakázce zadavatel zahájil zadávací řízení v souladu s ustanovením § 56 odstavce 1 ZZVZ. Odesláním oznámení o zahájení zadávacího řízení k uveřejnění vyzval zadavatel neomezený počet dodavatelů k podání nabídky. V souladu s ustanovením § 28 odst. 1 písm. b) ZZVZ je Oznámení o zahájení zadávacího řízení nedílnou součástí ZD. Zadavatel je povinen uveřejnit oznámení o zahájení zadávacího řízení způsobem uvedeným v § 212 ZZVZ. Odkaz na uveřejněný formulář Oznámení o zahájení zadávacího řízení je uveřejněný a neomezeným dálkovým přístupem bezplatně k dispozici na profilu zadavatele na URL adrese této veřejné zakázky.
1.4 Tato veřejná zakázka je zadávána pomocí elektronického nástroje E-ZAK dostupného na xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxx.xx (dále jen „E-ZAK“). ZD je v kompletní podobě včetně všech příloh uveřejněna a neomezeným dálkovým přístupem bezplatně k dispozici na URL adrese veřejné zakázky xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxx_xxxxxxx_0000.xxxx.
1.5 Veškeré podmínky a informace, týkající se elektronického nástroje pro zadávání veřejných zakázek E-ZAK Mendelovy univerzity včetně informací o používání elektronického podpisu, jsou dostupné na adresách:
xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxx.xx/xxxx/xxxxxx/XXXX-Xxxxxx-Xxxxxxxxxx.xxx xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxx.xx/xxxx/xxxxxx/XXX.Xxxxxxxxxxxx_xxxxxx.xxx
2. Elektronický nástroj E-ZAK
2.1 Veškeré úkony v rámci zadávacího řízení se provádějí elektronicky prostřednictvím elektronického nástroje E-ZAK, nestanoví-li zadavatel v zadávacích podmínkách nebo v průběhu zadávacího řízení jinak. Zadavatel dodavatele upozorňuje, že pro plné využití všech možností elektronického nástroje E-ZAK je třeba provést a dokončit tzv. registraci dodavatele.
2.2 Zadavatel dodavatelům doporučuje, aby kontaktní osobu zadavatele požádali o přiřazení veřejné zakázce nebo aby průběžně sledovali adresu veřejné zakázky.
2.3 Zavedl-li zadavatel dodavatele do elektronického nástroje E-ZAK, uvede u něj jako kontaktní údaje takové, které získal jako veřejně přístupné, nebo jiné vhodné kontaktní údaje. Je povinností každého dodavatele, aby před dokončením registrace do elektronického nástroje E- ZAK své kontaktní údaje zkontroloval a případně upravil či doplnil jiné.
2.4 Maximální možná velikost jednoho souboru nahrávaného dodavatelem v nástroji E-ZAK je 45 MB.
2.5 Veškeré písemnosti zasílané prostřednictvím elektronického nástroje E-ZAK se považují za řádně doručené dnem jejich doručení do uživatelského účtu adresáta písemnosti v elektronickém nástroji E-ZAK. Na doručení písemnosti nemá vliv, zda byla písemnost jejím adresátem přečtena, případně, zda elektronický nástroj E-ZAK adresátovi odeslal na kontaktní emailovou adresu upozornění o tom, že na jeho uživatelský účet v elektronickém nástroji E-ZAK byla doručena nová zpráva, či nikoli.
2.6 Za správnost kontaktních údajů jakož i za řádné a včasné převzetí elektronické korespondence zaslané zadavatelem prostřednictvím elektronického nástroje E-ZAK zodpovídá vždy dodavatel.
3. Klasifikace předmětu veřejné zakázky
Název Kód CPV
Systémy pro správu dokumentů 48311100-2
Dodávka programového vybavení 72268000-1
Vývoj programového vybavení na zakázku 72230000-6
4. Předpokládaná hodnota
Předpokládaná hodnota veřejné zakázky činí 7 500 000 Kč bez daně z přidané hodnoty (slovy: sedm milionů pět set tisíc korun českých bez DPH) za celý předmět plnění pro tuto veřejnou zakázku, tj. zahrnuje veškeré náklady spojené s plněním této veřejné zakázky.
5. Vymezení předmětu veřejné zakázky
5.1 Předmětem této veřejné zakázky je kompletní obstarání všech dodávek a služeb souvisejících a vedoucích k implementaci a uvedení do provozu elektronického systému spisové služby (dále
také „ESSS“ nebo „Systém“), a to dle funkčních a technických požadavků a v rozsahu a charakteru plnění uvedených v příloze č. 1 této Výzvy k podání nabídek, příloha s názvem Specifikace plnění zakázky (dále také jen jako „Specifikace plnění zakázky“) a v souladu s návrhem smlouvy, viz příloha č. 2 této Výzvy k podání nabídek.
5.2 Předmět plnění této veřejné zakázky zahrnuje implementaci, provoz a rozvoj ESSS Účelem veřejné zakázky je dodání a implementace elektronického systému spisové služby. V praxi to znamená zavedení evidence, označování, oběhu, vyhotovování, vyřizování, podepisování a krátkodobé až střednědobé uchovávání elektronických dokumentů doručených nebo vzniklých na Mendelově univerzitě v Brně a jejích součástech, s funkčním napojením na informační systém datových schránek; e-podatelnu případně zaměstnanecké e-mailové klienty, a dále maintenance technického vybavení na kterém bude provozován implementovaný předmět plnění této veřejné zakázky.
5.3 Dodávaný systém elektronické spisové služby musí být schopný vyhovět všem současným i budoucím zákonným požadavkům stanoveným pro oblast výkonu spisové služby. Dodávaný Systém musí být schopný dalšího dlouhodobého rozvoje a musí být otevřený pro napojení na produkty třetích stran. V rámci podpory je nezbytné zajistit realizaci individuálních požadavků zadavatele, které ovšem nenaruší stanovený legislativní rámec výkonu spisové služby. Zadavatel požaduje, aby vybraný dodavatel převedl na zadavatele užívací práva (licenci) k nabízenému řešení a veškerých jeho součástí a garantoval předání zdrojového kódu zadavateli v souladu se zněním návrhu smlouvy, která je přílohou č. 2 této Výzvy k podání nabídek.
5.4 Zadavatel dále požaduje služby technické podpory, zejména pak poskytování nových verzí a aktualizací elektronické spisové služby, což představuje činnosti vedoucí k náhradě instalovaného programového systému novou verzí nebo subverzí programového systému s vyšší nebo upravenou funkcionalitou, validace se provádí testováním podle dohodnutého testovacího postupu, převzetí se provádí odsouhlasením akceptačního protokolu. Součástí maintenance je pravidelná nabídka upgradu a nových verzí elektronické spisové služby dodavatelem, zpracování legislativních změn a zapracování zadavatelem požadovaných funkčních, procesních nebo organizačních změnových požadavků. Co se týká podpory elektronické spisové služby je vymezena jako poskytování služeb technické podpory ve smyslu pravidelné technické podpory a expertní technické podpory, HelpDesk.
5.5 Součástí plnění veřejné zakázky je implementace ESSS na všech dotčených pracovištích zadavatele a poimplementační služby údržby a podpory provozu Systému s následným rozvojem. Součástí předmětu plnění této veřejné zakázky je rovněž dodání kompletní dokumentace k implementovanému řešení a školení v rozsahu vymezeném v příloze č. 1 této Výzvy k podání nabídek.
5.6 Požadavky na předmět veřejné zakázky a jeho plnění jsou vymezeny technickými, obchodními a jinými podmínkami, které jsou součástí ZD jako přílohy této Výzvy k podání nabídek.
6. Rozdělení veřejné zakázky na části
6.1 Veřejná zakázka není dělena na části.
7. Kvalifikace dodavatelů
7.1 Zadavatel v souladu s § 37 odst. 1 ZZVZ stanovuje jako podmínku účasti v zadávacím řízení splnění kvalifikace. Kvalifikovaným pro plnění této veřejné zakázky je dodavatel, který prokáže splnění:
a) základní způsobilosti v souladu s ustanovením § 74 ZZVZ.
Je-li dodavatelem právnická osoba, musí podmínku podle § 74 odst. 1 písm. a) ZZVZ splňovat tato právnická osoba a zároveň každý člen statutárního orgánu,
b) profesní způsobilosti dle § 77 ZZVZ, a to způsobem podle § 77 odst. 1 ZZVZ,
c) technické kvalifikace dle § 79 odst. 2 písm. b) a c) ZZVZ.
7.2 Zadavatel požaduje v souladu s § 45 a 73 zákona předložení dokladů o kvalifikaci. V souladu s § 45 zákona mohou být doklady o kvalifikaci předloženy v prostých kopiích, případně nahrazeny
jednotným evropským osvědčením pro veřejné zakázky dle § 87 zákona, nebo výpisem ze seznamu kvalifikovaných poskytovatelů dle § 226 zákona.
7.3 Účastník může pro účely podání nabídky použít v souladu s § 86 odst. 2 zákona čestné prohlášení, lze využít vzor, který je přílohou č. 4 této zadávací dokumentace.
7.4 Vybraný dodavatel předloží na výzvu zadavatele originály nebo ověřené kopie dokladů
o kvalifikaci. Zadavatel vyloučí dodavatele, který tyto doklady nepředloží.
7.5 Doklady pokazující základní způsobilost podle § 74 a profesní způsobilost podle § 77 odst. 1 musí prokazovat splnění požadovaného kritéria způsobilosti nejpozději v době 3 měsíců přede dnem zahájení zadávacího řízení.
I. ad a) ZÁKLADNÍ ZPŮSOBILOST:
⮚ Způsobilým není dodavatel, který:
a) byl v zemi svého sídla v posledních 5 letech před zahájením zadávacího řízení pravomocně odsouzen pro trestný čin uvedený v příloze č. 3 k ZZVZ nebo obdobný trestný čin podle právního řádu země sídla dodavatele; k zahlazeným odsouzením se nepřihlíží,
b) má v České republice nebo v zemi svého sídla v evidenci daní zachycen splatný daňový nedoplatek,
c) má v České republice nebo v zemi svého sídla splatný nedoplatek na pojistném nebo na penále na veřejné zdravotní pojištění,
d) má v České republice nebo v zemi svého sídla splatný nedoplatek na pojistném nebo na penále na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti,
e) je v likvidaci, proti němuž bylo vydáno rozhodnutí o úpadku, vůči němuž byla nařízena nucená správa podle jiného právního předpisu nebo v obdobné situaci podle právního řádu země sídla dodavatele.
⮚ Je-li dodavatelem právnická osoba, musí podmínku podle § 74 odst. 1 písm. a) ZZVZ splňovat tato právnická osoba a zároveň každý člen statutárního orgánu. Je-li členem statutárního orgánu dodavatele právnická osoba, musí podmínku podle § 74 odst. 1 písm. a) ZZVZ splňovat:
f) tato právnická osoba,
g) každý člen statutárního orgánu této právnické osoby a
h) osoba zastupující tuto právnickou osobu v statutárním orgánu dodavatele.
⮚ Účastní-li se zadávacího řízení pobočka závodu
i) zahraniční právnické osoby, musí podmínku podle § 74 odst. 1 písm. a) ZZVZ splňovat tato právnická osoba a vedoucí pobočky závodu,
j) české právnické osoby, musí podmínku podle § 74 odst. 1 písm. a) ZZVZ splňovat osoby uvedené v § 74 odst. 2 ZZVZ a vedoucí pobočky závodu.
⮚ V souladu s ustanovením § 75 odst. 1 ZZVZ dodavatel prokazuje splnění podmínek základní způsobilosti ve vztahu k České republice předložením:
k) výpisu z evidence Rejstříku trestů ve vztahu k § 74 odst. 1 písm. a) ZZVZ,
l) potvrzení příslušného finančního úřadu ve vztahu k § 74 odst. 1 písm. b) ZZVZ,
m) písemného čestného prohlášení ve vztahu ke spotřební dani ve vztahu k § 74 odst. 1 písm. b) ZZVZ,
n) písemného čestného prohlášení ve vztahu k § 74 odst. 1 písm. c) ZZVZ,
o) potvrzení příslušné okresní správy sociálního zabezpečení ve vztahu k § 74 odst. 1 písm. d) ZZVZ,
p) výpisu z obchodního rejstříku, nebo předložením písemného čestného prohlášení v případě, že není v obchodním rejstříku zapsán, ve vztahu k § 74 odst. 1 písm. e) ZZVZ.
II. ad b) PROFESNÍ ZPŮSOBILOST:
Dodavatel prokazuje splnění profesní způsobilosti § 77 odst. 1 ZZVZ ve vztahu k České republice předložením výpisu z obchodního rejstříku nebo jiné obdobné evidence, pokud jiný právní předpis zápis do takové evidence vyžaduje.
III. ad c) TECHNICKÁ KVALIFIKACE:
i.) V souladu s ustanovením § 79 odst. 2 písm. b) zákona požaduje zadavatel předložit čestné prohlášení o splnění technické kvalifikace seznamem významných služeb, poskytnutých dodavatelem za poslední 3 roky před zahájením zadávacího řízení včetně uvedení ceny a doby jejich poskytnutí a identifikace objednatele.
⮚ V souladu s § 79 odst. 2, písm. b) zákona zadavatel požaduje seznam významných služeb
poskytnutých za poslední 3 roky před zahájením tohoto zadávacího řízení.
Dodavatel v předloženém seznamu významných služeb prokáže, že realizoval nejméně dvě služby, přičemž:
• jedna služba spočívala v implementaci elektronického systému spisové služby (následná údržba systému není vyloučena, ale nezbytnou součástí této významné služby/reference je právě fáze implementace), přičemž uhrazené peněžní plnění této reference musí být v minimální výši 5.000.000,- Kč bez DPH,
• jedna služba spočívala v údržbě či rozvoji elektronického systému spisové služby (tj. fáze implementace není nutná), přičemž uhrazené peněžní plnění této reference musí být v minimální výši 400.000,- Kč bez DPH
(dále také jen „významné služby“).
Seznam významných služeb předložený dodavatelem prokazuje splnění technické kvalifikace dodavatele.
ii.) V souladu s ustanovením § 79 odst. 2 písm. c) zákona požaduje zadavatel předložit v rámci technické kvalifikace seznam techniků, kteří se budou podílet na plnění veřejné zakázky (dále také jen „členové realizačního týmu“), bez ohledu na to, zda jde o zaměstnance dodavatele nebo osoby v jiném pracovně-právním vztahu k dodavateli.
Dodavatel splňuje technickou kvalifikaci, pokud pro plnění veřejné zakázky disponuje minimálně níže uvedenými osobami – členy realizačního týmu, kteří současně splňují tyto požadavky zadavatele na minimální úroveň vzdělání a odborné praxe:
⮚ 1 osoba v roli vedoucího projektu, která má ukončené vysokoškolské vzdělání a min. 5 let odborné praxe v implementaci nabízeného nebo obdobného řešení, které odpovídá předmětu plnění této veřejné zakázky,
⮚ 1 osoba v roli analytika, resp. architekta, který má ukončené vysokoškolské vzdělání a min. 5 let odborné praxe v IT oboru,
⮚ 1 osoba v roli vývojáře, resp. konzultanta, který má ukončené minimálně středoškolské vzdělání s maturitou a min. 3 roky odborné praxe související s implementací nabízeného nebo obdobného řešení, které odpovídá předmětu plnění této veřejné zakázky.
Údaje prokazující splnění požadavků na kvalifikaci uvede účastník přehledně v krycím listu nabídky, viz příloha č. 3 této Výzvy k podání nabídek.
⮚ U všech členů realizačního týmu účastník předloží strukturovaný profesní životopis, ze kterého musí vyplývat splnění požadavků stanovených zadavatelem na členy realizačního týmu v přechozích odstavcích, zejména pak prokázání vzdělání a dosažené praxe požadované v rámci technické kvalifikace. Součástí nabídky budou prosté kopie diplomů prokazující nejvyšší dosažené vzdělání.
⮚ Alespoň jeden člen realizačního týmu prokáže certifikaci PRINCE2 Foundation nebo obdobné.
⮚ Zadavatel výslovně požaduje, aby se osoby uvedené v realizačním týmu přímo podílely na realizaci veřejné zakázky. Změna osoby v realizačním týmu bude přípustná pouze po přechozím souhlasu zadavatele za předpokladu, že navrhovaná osoba bude splňovat kvalifikaci na stejné úrovni jako nahrazovaná osoba.
⮚ Požadavky na doklady k prokázání splnění kvalifikace:
a) Před uzavřením smlouvy si zadavatel od vybraného dodavatele vždy vyžádá předložení originálů nebo ověřených kopií dokladů o kvalifikaci, pokud již nebyly v zadávacím řízení předloženy.
b) Doklady prokazující základní způsobilost účastníka v souladu s ustanovením § 74 a § 75 ZZVZ a profesní způsobilost účastníka v souladu s ustanovením § 77 odst. 1 ZZVZ musí prokazovat splnění požadované způsobilosti nejpozději v době 3 měsíců přede dnem zahájení zadávacího řízení.
c) Doklady k prokázání splnění kvalifikace účastníka musí být v plném rozsahu zpracovány v českém nebo slovenském jazyce. Dokumenty vyhotovené v jiném než českém nebo slovenském jazyce musí být opatřeny prostým překladem do českého nebo slovenského jazyka.
d) Dodavatel může předložit k prokázání základní a profesní způsobilosti Výpis ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů na základě § 228 ZZVZ, pokud k poslednímu dni, ke kterému má být prokázána základní nebo profesní způsobilost, není výpis ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů starší než 3 měsíce.
e) Dodavatel může také prokázat splnění základní a profesní kvalifikace certifikátem ze systému certifikovaných dodavatelů nebo osvědčením na základě § 233 a § 234 ZZVZ.
f) Pokud po předložení dokladů nebo prohlášení o kvalifikaci dojde v průběhu zadávacího řízení ke změně kvalifikace účastníka, je účastník povinen postupovat dle ustanovení § 88 odst. 1 ZZVZ. Dozví-li se zadavatel, že dodavatel nesplnil povinnost uvedenou v § 88 odst. 1 ZZVZ, zadavatel jej bezodkladně vyloučí ze zadávacího řízení.
g) V případě, že byla kvalifikace získána v zahraničí, prokazuje se doklady vydanými podle právního řádu země, ve které byla získána, a to v rozsahu požadovaném zadavatelem.
h) V případě společné účasti dodavatelů prokazuje základní způsobilost a profesní způsobilost podle § 77 odst. 1 ZZVZ každý dodavatel samostatně.
⮚ Zadavatel si vyhrazuje právo požadovat po dodavateli, aby písemně objasnil předložené informace či doklady nebo předložil další dodatečné informace či doklady prokazující splnění kvalifikace.
8. Obchodní a platební podmínky
8.1 Zadavatel jako nedílnou součást zadávací dokumentace předkládá obchodní podmínky ve smyslu
§ 37 odst. 1 zákona. Plnění veřejné zakázky je požadováno za obchodních podmínek (včetně platebních podmínek) specifikovaných v návrhu smlouvy obsaženém v příloze č. 2 této Výzvy k podání nabídek (dále jen „Návrh smlouvy“). Obchodní podmínky jsou pro účastníka závazné a nemohou být žádným způsobem měněny či doplňovány. Účastníci nejsou oprávněni měnit či doplňovat jiná ustanovení předlohy Návrhu smlouvy než ta, pro která je to zadavatelem umožněno zvýrazněním textu žlutým podbarvením.
8.2 Poskytovatel do obchodních podmínek doplní údaje nezbytné pro vznik návrhu smlouvy (zejména vlastní identifikaci a nabídkovou cenu a další údaje požadované v částech textu zvýrazněných žlutým podbarvením) a takto doplněné obchodní podmínky předloží jako návrh smlouvy.
8.3 Zadavatel požaduje, aby účastníci obchodní podmínky obligatorně v plném rozsahu akceptovali. Smlouva s vybraným poskytovatelem bude uzavřena ve znění identickém s předloženými obchodními podmínkami, viz příloha č. 2 této Výzvy k podání nabídek.
8.4 Účastník není oprávněn měnit či doplňovat jakékoliv části textu smlouvy s výjimkou údajů, u nichž je tato možnost uvedena, tj. pole vyznačená žlutým podbarvením. Po vyplnění příslušných údajů poskytovatel odstraní ze smlouvy žluté podbarvení i instrukce se žlutým podbarvením (tj. smlouvu předkládá bez těchto žlutých míst). V případě, že poskytovatel nedodrží podmínky pro úpravu smlouvy, tj. změní části textu, jejichž změnu zadavatel neumožnil označením žlutou barvou, nebo poskytovatel uvede údaje, které jsou v rozporu s požadavky zadavatele nebo obsahují ustanovení odlišná od zadavatelem předložených obchodních podmínek, nebude smlouva uzavřena.
9. Termín plnění
Plnění bude probíhat v souladu se Specifikací plnění zakázky a v souladu s harmonogramem jednotlivých fází plnění uvedeným ve smlouvě, viz příloha č. 2 této Výzvy k podání nabídek.
10. Vysvětlení zadávací dokumentace
10.1 Účastníci jsou oprávněni písemně požadovat vysvětlení zadávací dokumentace v souladu s § 98 ZZVZ. Zadavatel může zadávací dokumentaci vysvětlit, pokud takové vysvětlení, případně související dokumenty, uveřejní na profilu zadavatele, a to nejméně 5 pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek. V rámci dodržení principu rovného zacházení se všemi poskytovateli nemohou být dodatečné informace poskytovány telefonicky. Žádost o vysvětlení zadávací dokumentace musí být podána výhradně elektronicky, prostřednictvím elektronického nástroje pro zadávání veřejných zakázek E-ZAK.
10.2 Zadavatel může v souladu s ustanovením § 99 ZZVZ změnit nebo doplnit zadávací dokumentaci nebo poskytnout dodavatelům vysvětlení zadávací dokumentace i bez jejich předchozí žádosti elektronicky prostřednictvím nástroje E-ZAK. Případná vysvětlení zadávací dokumentace budou průběžně uveřejňována na profilu zadavatele: xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxx_xxxxxxx_0000.xxxx.
11. Xxxxxxxxx cena a její struktura
11.1 Nabídkovou cenu uvede dodavatel řádným doplněním celkové výše nabídkové ceny i její dílčí kalkulace do příslušných polí v návrhu smlouvy, viz příloha č. 2 této Výzvy k podání nabídek (dále jen „smlouva“).
11.2 Pro hodnocení nabídek bude použita celková nabídková cena v Kč bez DPH uvedená v návrhu smlouvy (viz příloha č. 2 této Výzvy k podání nabídek) a tato cena bude také závazná při uzavření smlouvy.
11.3 Nabídková cena musí být cenou pevnou, nezávislou na změně podmínek v průběhu realizace veřejné zakázky. Nabídková cena musí být stanovena i s přihlédnutím k vývoji cen v daném oboru včetně vývoje kurzu české měny k zahraničním měnám až do doby dokončení plnění této veřejné zakázky a musí obsahovat veškeré nutné náklady k řádnému splnění předmětu této veřejné zakázky.
11.4 Zadavatel pro tuto veřejnou zakázku stanovil předpokládanou hodnotu ve výši 7 500 000 Kč bez DPH.
11.5 DPH bude účtována v aktuální zákonné výši.
12. Struktura, obsah a formát nabídky
12.1 Požadujeme nabídky účastníků v následující struktuře a obsahu:
⮚ Řádně vyplněný Krycí list nabídky;
⮚ dokumenty požadované zákonem či zadavatelem a dále doklady a informace prokazující splnění požadavků na kvalifikaci dodavatele, včetně splnění kritérií technické kvalifikace:
- jmenovitý seznam členů realizačního týmu včetně profesních životopisů členů, kterými dodavatel splňuje technickou kvalifikaci podle § 79, odst. 2, písm. c) zákona (zadavatel doporučuje využít přílohu s názvem Krycí list nabídky), včetně prosté kopie požadovaného certifikátu certifikaci PRINCE2 Foundation a prostých kopií diplomů prokazujících nejvyšší dosažené vzdělání členů realizačního týmu. Profesní životopisy budou vlastnoručně podepsány,
⮚ seznam významných služeb, kterými dodavatel splňuje technickou kvalifikace podle § 79, odst. 2, písm. b) zákona (zadavatel doporučuje využít přílohu č. 4 této Výzvy k podání nabídek s názvem Čestné prohlášení)
⮚ Návrh smlouvy, viz příloha č. 2 této Výzvy k podání nabídek;
⮚ Návrh řešení, sestávající ze:
• samostatného popisu nabízeného řešení (předloženého v nabídce dodavatele), který bude obsahovat charakteristiku softwarové části, popisující:
▪ architekturu softwaru, použité platformy, použité komponenty (vlastní, třetích stran) apod.,
▪ integrační rozhraní,
▪ koncepci přizpůsobení, rozšiřování a úpravy funkčnosti,
▪ náročnost na provoz
a
• prokázání splnění požadavků zadavatele na návrh řešení, jehož rozsah je uveden v příloze č. 5 této Výzvy k podání nabídek. Pro účely podání nabídky doporučuje zadavatel využít přílohu č. 5: čestného prohlášení o splnění požadavků zadavatele na návrh řešení, se závazkem prezentace uživatelských scénářů v případě, že nabídka dodavatele bude vyhodnocena jako nejvýhodnější.
12.2 Návrh řešení, který musí splňovat požadavky Specifikace plnění zakázky (viz příloha č. 1 této Výzvy k podání nabídek) je závazný pro poskytnutí plnění a je minimálním standardem, který musí být dodržen, byť v rámci průběhu realizace může být upraven Implementační studií dle Specifikace plnění zakázky.
12.3 Dodavatel v nabídce uvede kontaktní adresu pro písemný styk mezi účastníkem a zadavatelem a funkční e-mailovou adresu pro elektronický písemný styk. Účastník rovněž uvede ID funkční datové schránky. Pokud podává nabídku více dodavatelů společně (společná nabídka), uvedou v nabídce kromě kontaktní adresy dle předchozí věty též osobu, která bude zmocněna zastupovat tyto dodavatele při styku se zadavatelem v průběhu zadávacího řízení.
12.4 Nabídka bude vyhotovena v elektronické podobě v neuzamčeném formátu *.DOC nebo
*.DOCX, Návrh smlouvy v neuzamčeném formátu *.DOC nebo *.DOCX.
13. Hodnoticí kritéria pro hodnocení nabídek
13.1 Hodnoticím kritériem pro hodnocení nabídek je ekonomická výhodnost nabídky. Toto hodnoticí kritérium se skládá ze tří dílčích hodnoticích kritérií uvedených níže v tabulce, jimž jsou přiřazeny příslušné váhy daného kritéria:
Dílčí hodnoticí kritérium | Název dílčího hodnoticího kritéria | Váha dílčího hodnoticího kritéria |
Dílčí hodnoticí kritérium č. 1 (DHK1) | Uživatelský komfort navrženého řešení | 60 % |
Dílčí hodnoticí kritérium č. 2 (DHK2) | Celková nabídková cena | 25 % |
Dílčí hodnoticí kritérium č. 3 (DHK3) | Počet člověkohodin poskytnutých na rozvoj za kalendářní měsíc | 15 % |
Údaje, které jsou předmětem hodnocení, musí uvedeny v nabídce dodavatele. Jejich absence v nabídce by měla za následek vyloučení účastníka z další účasti ve veřejné zakázce.
⮚ Dílčí hodnoticí kritérium č. 1 „Uživatelský komfort navrženého řešení“ bude hodnocen na základě dodavatelem předložených Videoukázek, jejichž výčet určený k hodnocení je uveden v čl. č. 14 (Způsob hodnocení nabídek), bod 14.1 této Výzvy k podání nabídek.
Hodnocení v rámci tohoto dílčího hodnoticího kritéria bude probíhat z pohledu uživatele – lépe bude hodnocen návrh řešení s nižší náročností realizace předložených Videoukázek, tj. s nutností
menšího množství uživatelských zásahů, což bude vyhodnoceno na základě nižšího počtu nutných uživatelských kliknutí potřebných pro realizaci videoukázkou požadovaného cíle.
13.2 Videoukázky určené k hodnocení a uvedené v bodě č. 14.1 této Výzvy k podání nabídek musí být předloženy v nabídce dodavatele a musí splňovat následující požadavky:
a. Budou rozděleny do samostatných souborů vždy po jednom, s uvedeným číslováním každé videoukázky odpovídajícím číslování v tabulce v bodě 14.1 této Výzvy,
b. Musí být uloženy ve videosouborech ve formátech *.AVI nebo *.MP4,
c. Předmětem každé videoukázky je pohled přímo na rozhraní Systému se sekvenčním prováděním jednotlivých kroků vytýčeného uživatelského scénáře. Ty jsou realizovány průvodcem, který zároveň jednotlivé kroky a možnosti voleb komentuje, buď přímo ve videoukázce ve zvukové stopě videoukázky, nebo v přiloženém textovém scénáři ve formátu
*.DOCX. Obrazová část může být v aplikovatelných případech vhodně doplněna také
o zobrazení pomocných informací (schémata, doprovodné texty, „bubliny“ apod.).
13.3 V rámci dílčího hodnoticího kritéria č. 2 „Celková nabídková cena“ bude hodnocena celková výše nabídkové ceny za celé plnění předmětu veřejné zakázky v Kč bez DPH uvedená v Návrhu smlouvy v čl. V., bod 5.1, v položce označené jako „Celková cena za poskytování celého Plnění“.
13.4 V rámci dílčího hodnotícího kritéria č. 3 „Počet člověkohodin poskytnutých na rozvoj za kalendářní měsíc“ (dále také jen „Počet ČH“) bude hodnocen objem práce v hodinách, který v rámci uvedené nabídkové ceny může zadavatel čerpat na rozvoj Systému. Lépe bude hodnocen vyšší počet poskytnutých člověkohodin na rozvoj Systému/měsíc.
13.5 Nabídky budou hodnoceny na základě údajů předložených v nabídkách účastníkem.
▪ Zadavatel si vyhrazuje právo předat nabídky nebo Videoukázky nezávislým odborníkům za účelem vypracování podpůrných posudků či zpráv pro jmenovanou komisi pro posuzování a hodnocení nabídek.
▪ Účastník je povinen uvést ve své nabídce pro účely hodnocení nabídek maximálně podrobné údaje ke každému parametru, který má být předmětem hodnocení.
14. Způsob hodnocení nabídek
Hodnocení nabídek bude provedeno následujícím způsobem:
14.1 Dílčí hodnoticí kritérium „Uživatelský komfort navrženého řešení“
V rámci dílčího hodnoticího kritéria č. 1 (uživatelský komfort navrženého řešení DHK1) bude nejlépe hodnocena konkrétní videoukázka s nejnižším počtem kliknutí, potřebných ke splnění zadání uživatelského scénáře.
Zadavatel provede samostatné hodnocení u každé požadované videoukázky, uvedené v tabulce níže. Výstupem hodnocení u každé hodnocené videoukázky bude počet kliknutí nutný ke splnění zadání uživatelského scénáře.
Všechny ostatní videoukázky daného scénáře, jejichž počet kliknutí je vyšší než nejlépe hodnocená videoukázka s nejnižším počtem kliknutí, obdrží za tento uživatelský scénář 1 bod. Pokud nebude příslušný uživatelský scénář předveden, je tento uživatelský scénář ohodnocen 0 body. Maximální bodový zisk nabídky v rámci tohoto dílčího hodnoticího kritéria je 120 bodů. V tabulce níže je jednotlivým uživatelským scénářům přiřazen maximální možný bodový zisk, který obdrží předložená, nejlépe hodnocená videoukázka (uživatelský scénář). V případě, že bude v rámci nabídek předveden stejný uživatelský scénář a obě ukázky dosáhnou při realizaci stejného uživatelského scénáře nejmenšího počtu kliků, bude těmto identickým ukázkám přiřazen stejný bodový zisk.
Získaný počet bodů hodnocené nabídky bude přepočítán vůči nabídce s nejvyšším získaným počtem bodů tak, aby výsledná získaná bodová hodnota v rámci tohoto dílčího kritéria hodnocení byla v rozsahu 0 až 100 bodů:
DHK1 = bN /bmax * 100
bN – získaný počet bodů hodnocené nabídky bmax – bodový zisk nejlépe hodnocené nabídky.
Vzorec pro výpočet bodové hodnoty dílčího kritéria hodnocení č. 1 je následující:
Bodový zisk hodnocené nabídky DHK1= 100 * -------------------------------------------------------------------
Bodový zisk nejlépe hodnocené nabídky
Bodové hodnocení za jednotlivé videoukázky:
lépe bude hodnocena videoukázka nabízející uživatelsky komfortnější provedení jednotlivých úkonů.
Hodnocené videoukázky v rámci dílčího hodnoticího kritéria č. 1 (zde uvedené číslování videoukázek odpovídá číslování použitému v příloze č. 5 – návrh řešení) | Bodový zisk nejlépe hodnocené videoukázky |
I.a zaevidování listinného podání (pořízení metadat, zadání odesilatele do adresáře, zadání jednoznačného identifikátoru, spojení listinné podoby se záznamem přes metadata, resp. čárový kód) vč. naskenování/nahrání obrazu listinného podání, jeho převodu na PDF/A a zobrazení doložky o převodu dokumentu v ESSS | 10 |
I.b oprava nebo doplnění záznamu podatelnou po předání na jiný spisový uzel nebo organizační jednotku | 5 |
I.e zaevidování e-mailu doručeného na jinou adresu než epodatelnu včetně převedení příloh v e-mailu do výstupního datového formátu a zaznačení takového převodu v ESSS (pokud má dodavatel funkci integrovanou až v procesu vyřízení či uzavření dokumentu, považuje se ukázka za dodanou, pokud je předvedena alespoň v této části) | 10 |
II.a použití existujícího příchozího dokumentu a jeho metadat pro vytvoření odpovědi/nového vlastního dokumentu za použití šablony obsahu (otevření obsahu v editoru, předvyplnění polí v těle šablony z metadat v ESSS) a převedení příloh dokumentu v otevřených formátech do PDF/A a zaznačení vyřízení u příchozího existujícího dokumentu na který byla vytvářena odpověď | 10 |
II.b předání k vypravení nového vlastního dokumentu (vyplnění potřebných metadat, výběr adresáta s existující datovou schránkou, vložení příloh dokumentu v otevřených formátech vč. jejich převedení do výstupního datového formátu a opatření takového dokumentu jednoznačným identifikátorem) | 10 |
III.a zobrazení dokumentů určených k odeslání podatelnou vč. editace metadat vybraného dokumentu podatelnou před vypravením | 5 |
III.b připojení potvrzení o dodání u listinného podání na dodejku | 5 |
V.a založení nového spisu (vyplnění potřebných metadat, vložení dokumentů do spisu, zobrazení čísla spisu a čísel jednacích jednotlivých dokumentů) | 10 |
V.b uzavření spisů s kontrolou výstupních datových formátů příloh u dokumentů ve spisech a vyřešení stavu, kdy některý z dokumentů obsahuje nevyhovující přílohu | 10 |
VIII.b zadání požadavku na výpůjčku elektronického dokumentu ze spisovny vč. provedení takové výpůjčky s určením konkrétního časového období, po které je výpůjčka umožněna, a její zaznačení v ESSS | 5 |
IX.a ukázka průběhu skartačního řízení - tvorba návrhu sk. řízení, vygenerování návrhu pro nadřízený archiv | 10 |
IX.b zaznačení provedení skartace/archivace u jednotlivých dokumentů/spisů | 10 |
X.b seřazení všech dokumentů organizačního celku chronologicky dle data evidence/odeslání (pokud nabízené zobrazuje příchozí a odchozí dokumenty zvlášť, postačí ukázka jedné skupiny těchto dokumentů) | 10 |
X.c vyhledávání ve všech dokumentech celé organizace dle konkrétního adresáta | 10 |
Maximální možný bodový zisk celkem v dílčím hodnoticím kritériu 1: uživatelský komfort navrženého řešení (DHK1) | 120 |
14.2 V rámci dílčího hodnoticího kritéria č. 2 „Celková nabídková cena“ (DHK2) získá hodnocená nabídka bodové ohodnocení, které vznikne násobkem čísla 100 a poměru nejnižší nabídkové ceny k nabídkové ceně hodnocené nabídky, to celé zaokrouhleno na celé číslo. Takto získané hodnocení je ve výpočtovém vzorci hodnocení nabídky označeno jako DHK2.
V tomto číselně vyjádřitelném dílčím hodnoticím kritériu získá hodnocená nabídka bodovou hodnotu v rozsahu 0 až 100 bodů, která se stanoví dle následujícího vzorce:
Počet bodů za předmětné kritérium hodnocení: DHK2 = cmin / cNC * 100
cmin – nejnižší celková nabídková cena v Kč bez DPH (hodnota nejvhodnější nabídky)
cNC – celková nabídková cena v Kč bez DPH hodnocené nabídky Vzorec pro výpočet bodové hodnoty dílčího kritéria č. 2 je následující:
DHK2 = 100 *
nejnižší celková nabídková cena v Kč bez DPH
-------------------------------------------------------------------------
celková nabídková cena v Kč bez DPH hodnocené nabídky
Celková nabídková cena musí zahrnovat všechny Fáze Plnění č. 1+2+3 uvedené v čl.
5.1 smlouvy (viz příloha č. 2 této Výzvy k podání nabídek).
Hodnocení bude provedeno na základě údaje uvedeného v návrhu smlouvy, čl. 5.1 návrhu smlouvy, viz příloha č. 2 této Výzvy k podání nabídek.
14.3 V rámci dílčího hodnoticího kritéria č. 3 „ Počet člověkohodin poskytnutých na rozvoj za kalendářní měsíc“ získá hodnocená nabídka bodové ohodnocení, které vznikne násobkem čísla 100 a poměru Nabídnutého počtu člověkohodin na rozvoj za kalendářní měsíc uvedeného v hodnocené nabídce k Nejvyššímu počtu člověkohodin na rozvoj za kalendářní měsíc uvedeného v nabídce, která nabízí nejvyšší počet člověkohodin/měsíc. V rámci tohoto dílčího hodnoticího kritéria lze tedy získat maximálně 100 bodů. Do hodnocení vstupuje údaj uvedený v návrhu smlouvy (viz příloha č. 2 této Výzvy), čl. V., bod 5.6, odrážka pátá, druhá tabulka.
Získaný počet bodů bude následně přepočítán vůči nabídce s nejvyšším získaným počtem bodů tak, aby výsledná získaná hodnota v rámci tohoto kritéria hodnocení byla v rozsahu 0 až 100 bodů:
DHK3 =dN /dmax * 100
dN – nabídnutý počet člověkohodin na rozvoj/kalendářní měsíc hodnocené nabídky
dmax – nejvyšší počet člověkohodin na rozvoj/kalendářní měsíc nabídky, která nabízí nejvyšší počet člověkohodin/měsíc.
Takto získané hodnocení je ve výpočtovém vzorci celkového hodnocení nabídky označeno jako DHK3 a jeho matematické vyjádření je následující:
nabídnutý počet člověkohodin na rozvoj/kalendářní měsíc hodnocené nabídky
DHK3= 100 * ----------------------------------------------------------------------------------------------
Nejvyšší nabídnutý počet člověkohodin na rozvoj za kalendářní měsíc
14.4 Celkové bodové hodnocení nabídky bude tvořit součet bodů, které hodnocená nabídka získala v rámci dílčích hodnoticích kritérií. Nabídka může získat maximálně 100 bodů.
Zadavatel stanoví výsledné pořadí nabídek tak, že nabídky budou seřazeny dle počtu získaných bodů. Jako nejvýhodnější bude vyhodnocena nabídka, která dosáhne nejvyšší bodové hodnoty.
Způsob celkového hodnocení
Hodnocení podle bodovací metody provede zadavatel tak, že hodnocenou nabídkou získané body v dílčím kritériu hodnocení vynásobí příslušnou vahou daného kritéria. Následně zadavatel sečte takto získané body za všechna dílčí kritéria hodnocení u hodnocené nabídky a stanoví pořadí úspěšnosti jednotlivých nabídek tak, že jako nejvhodnější je hodnocena nabídka, která získá nejvyšší celkový počet bodů. Ostatní nabídky budou analogicky seřazeny dle bodového zisku od hodnoty nejvyšší po nejnižší.
Vzorec pro výpočet celkového počtu bodů hodnocené nabídky je tedy následující: Celkový počet bodů hodnocené nabídky = DHK1*0,6 + DHK2*0,25 + + DHK3*0,15 Kde:
DHK1: počet bodů dané nabídky v rámci dílčího kritéria hodnocení „Uživatelský komfort navrženého řešení“
DHK2: počet bodů dané nabídky v rámci dílčího kritéria hodnocení „Celková nabídková cena“
DHK3: počet bodů dané nabídky v rámci dílčího kritéria hodnocení „Počet člověkohodin poskytnutých na rozvoj za kalendářní měsíc“
Zadavatel upozorňuje, že dodavatel není oprávněn podmínit zadavatelem navrhované podmínky, které jsou předmětem hodnocení, jinou podmínkou. Takovéto podmínění nebo nesplnění zadavatelem předložených podmínek může být důvodem pro vyřazení nabídky a vyloučení účastníka ze zadávacího řízení. Zadavatel upozorňuje dodavatele, že je oprávněn provést hodnocení nabídek před posouzením splnění podmínek účasti ve veřejné zakázce.
15. Způsob a lhůta pro podávání nabídek
15.1 Každý dodavatel může podat pouze jednu nabídku.
15.2 Lhůta pro podání nabídek: Datum: 17. 12. 2019 Hodina: 10:00
15.3 Otevírání nabídek v elektronické podobě: Datum: 17 12. 2019 Hodina: 10:00
15.4 Nabídku lze podat pouze písemně a výhradně v elektronické podobě prostřednictvím zadavatelem stanoveného elektronického nástroje E-ZAK na URL adrese veřejné zakázky xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxx.x/xxxxxxxx_xxxxxxx_0000.xxxx. Zadavatel doporučuje před podáním nabídky účastníka provést akci Test nastavení prohlížeče v hlavní nabídce elektronického nástroje E-ZAK (xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxx.xx/xxxx_xxxxx.xxxx).
15.5 Nabídky podané v jiné než elektronické formě prostřednictvím zadavatelem stanoveného elektronického nástroje E-ZAK zadavatel neotevře a nebudou zařazeny do hodnocení.
15.6 Nabídka musí být opatřena elektronickým podpisem účastníka.
15.7 Za včasné podání nabídky odpovídá účastník zadávacího řízení.
15.8 Pokud účastník podá více nabídek samostatně nebo společně s jinými účastníky, nebo podal nabídku a současně je osobou, jejímž prostřednictvím jiný účastník v zadávacím řízení prokazuje kvalifikaci, zadavatel na základě ustanovení § 107 odst. 5 zákona takového účastníka ze zadávacího řízení vyloučí.
15.9 Nabídka musí být zpracována v českém nebo slovenském jazyce a podepsána oprávněnou osobou za poskytovatele. Anglický jazyk je přípustný v souvislosti s předložením dokumentů, které dokládají technické parametry předkládaného plnění. V takovém případě si zadavatel může vyžádat překlad do českého jazyka.
15.10 Veškeré doklady či prohlášení, u nichž je vyžadován podpis poskytovatele, musí být podepsány statutárním orgánem poskytovatele nebo osobou oprávněnou jednat za poskytovatele. Pokud za poskytovatele jedná zmocněnec na základě plné moci, musí být v nabídce přiložena plná moc v elektronickém originále nebo v podobě autorizované konverze.
16. Varianty nabídek
16.1 Zadavatel nepřipouští varianty nabídek.
17. Komunikace mezi zadavatelem a dodavatelem
17.1 Při komunikaci mezi zadavatelem a dodavateli nesmí být narušena důvěrnost nabídek a úplnost údajů v nich obsažených. Zadavateli nesmí být umožněn přístup k obsahu nabídek před uplynutím lhůty stanovené pro jejich podání.
17.2 Podává-li nabídku více dodavatelů společně, jsou povinni ve své nabídce uvést adresu pro doručování písemností zadavatele. Odeslání písemnosti na tuto adresu se má za to, že ji Xxxxxxxxx odeslal všem účastníkům společné nabídky. Zadavatel má však právo odeslat písemnost i každému Dodavateli společné nabídky samostatně.
17.3 Písemnosti dodavateli doručuje zadavatel prioritně prostřednictvím elektronického nástroje E- ZAK nebo do datové schránky anebo do sídla Dodavatele uvedeného v obchodním rejstříku, pokud nebude uvedena jiná kontaktní adresa účastníka zadávacího řízení nebo zástupce účastníka zadávacího řízení na základě plné moci.
18. Požadavky na společnou nabídku
18.1 Společnou nabídkou se rozumí nabídka, kterou podalo více dodavatelů společně. V takovém případě se dodavatelé podávající společnou nabídku považují za jednoho dodavatele.
18.2 Zadavatel požaduje, aby dodavatelé předkládající společnou nabídku doložili, jaké bude rozdělení jejich odpovědnosti za plnění veřejné zakázky.
19. Ostatní podmínky
19.1 Zadavatel si vyhrazuje právo ověřit a prověřit údaje uvedené jednotlivými dodavateli v nabídkách.
19.2 Další podmínky:
⮚ Podáním nabídky dodavatel bere na vědomí, že zadavatel poté, co bude uzavřena smlouva s vybraným dodavatelem, který podal nejvhodnější nabídku, uveřejní na profilu zadavatele uzavřenou smlouvu (pokud účastník zadávacího řízení neoznačil v souladu s odst. 1 § 218 odst. 1 zákona některé údaje jako důvěrné).
⮚ Dodavatel bere na vědomí, že je osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly dle § 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, v platném znění. Dodavatel se zavazuje, že umožní všem subjektům oprávněným k výkonu kontroly projektu, z jehož prostředků je dodávka hrazena, provést kontrolu dokladů souvisejících s plněním zakázky, a to po dobu danou právními předpisy ČR k jejich archivaci (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví a zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty). Dodavatel se zavazuje povinností uchovávat po dobu 10 let od skončení plnění veřejné zakázky doklady související splněním této veřejné zakázky, nejméně však do roku 2031.
⮚ Současně bude smlouva uzavřená s vybraným dodavatelem na tuto veřejnou zakázku v souladu se zákonem č. 340/2015 Sb., zákon o registru smluv, uveřejněna v Informačním systému registru smluv.
⮚ V případě, že dojde ke změně údajů uvedených v nabídce do doby uzavření smlouvy s vybraným dodavatelem, je vybraný dodavatel povinen o této změně zadavatele bezodkladně písemně informovat. V případě, že dojde ke změně v kvalifikaci účastníka, je třeba postupovat dle příslušných ustanovení ZZVZ.
⮚ Zadavatel si vyhrazuje právo ověřit informace obsažené v nabídce účastníka u třetích osob. Dodavatel, který podal nabídku v zadávacím řízení, nesmí být současně poddodavatelem, jehož prostřednictvím jiný dodavatel v tomtéž zadávacím řízení prokazuje kvalifikaci.
20. Požadavky na doložení dokladů před uzavřením smlouvy
20.1 Zadavatel provede výběr dodavatele v souladu s ust. § 122 zákona.
20.2 U vybraného dodavatele, je-li právnickou osobou, zadavatel zjistí údaje o jeho skutečném majiteli podle zákona o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (dále jen, skutečný majitel“) z evidence údajů o skutečných majitelích podle zákona upravujícího veřejné rejstříky právnických a fyzických osob. Zjištěné údaje zadavatel uvede v dokumentaci o veřejné zakázce.
20.3 Nelze-li zjistit údaje o skutečném majiteli z uvedené evidence, bude vybraný dodavatel vyzván k předložení dokladů a údajů o skutečných majitelích dle ustanovení § 122 odst. 5 zákona. Dodavatel v takovém případě předloží:
a) identifikační údaje všech osob, které jsou jeho skutečným majitelem,
b) doklady, z nichž vyplývá vztah všech osob podle písmene a) k dodavateli; těmito doklady jsou zejména:
1. výpis z obchodního rejstříku nebo jiné obdobné evidence,
2. seznam akcionářů,
3. rozhodnutí statutárního orgánu o vyplacení podílu na zisku, 4. společenská smlouva, zakladatelská listina nebo stanovy.
20.4 Zadavatel upozorňuje dodavatele, že podle ust. § 122 odst. 7 zákona musí vyloučit takového vybraného dodavatele, který nepředloží požadované informace a doklady.
20.5 Zadavatel vyloučí vybraného dodavatele, pokud na základě informací o jeho skutečných majitelích zjistí, že byl ve střetu zájmů (§ 124 odst. 3 zákona). V případě střetu zájmů musí zadavatel v písemné zprávě uvést soupis osob, u kterých byl střet zájmů zjištěn a následně přijatých opatření, byl-li střet zájmů zjištěn (§217 odst. 2 písm. l).
20.6 Zadavatel upozorňuje poskytovatele, že podle § 48 odst. 7 a 9 zákona musí vyloučit takového vybraného poskytovatele, který je akciovou společností nebo má právní formu obdobnou akciové společnosti a nemá vydány výlučně zaknihované akcie.
20.7 Zadavatel si vyhrazuje právo vyloučit takového účastníka zadávacího řízení, který splňuje podmínky uvedené v předchozím bodě zadávací dokumentace, a to kdykoli v průběhu zadávacího řízení s přihlédnutím k zásadám uvedeným v § 6 zákona.
20.8 Zadavatel upozorňuje účastníky, že podle § 39 zákona je oprávněn provést hodnocení nabídek před posouzením splnění podmínek účasti v zadávacím řízení.
Zadavatel informuje, že v souladu s § 33 zákona byly vedeny předběžné tržní konzultace, jejichž zápis je uveřejněn na profilu zadavatele E-ZAK: xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxx_xxxxxxxx_00000.xxxx.
20.9 Zpracování osobních údajů včetně jejich zvláštních kategorií, případně poskytnutých v průběhu zadávacího řízení, je zadavatelem prováděno pouze za účelem zadání předmětné veřejné zakázky, přičemž zadavatel v celém procesu ochrany osobních údajů postupuje v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů; dále jen „GDPR“). Zadavatel dále postupuje v souladu s obecně závaznými právními
předpisy a vnitřními předpisy zadavatele, které agendu ochrany osobních údajů upravují. Podrobnější informace týkající se zpracování osobních údajů naleznete na webových stránkách xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxx_xxxxxxxx_00000.xxxx.
21. Vyhrazené změny závazku
21.1 Zadavatel si vyhrazuje možnost změny závazku ve smyslu § 100 ZZVZ na poskytnutí dalších služeb vybraným dodavatelem. Vyhrazená změna závazku není součástí předmětu této veřejné zakázky, ale je potenciálně navazujícím plněním na předmět této veřejné zakázky. Podrobněji je předmět plnění v rámci vyhrazené změny závazku popsán v čl. XV. návrhu smlouvy. Změna závazku proběhne v souladu s ustanovením § 100 ZZVZ.
22. Přílohy
Nedílnou součástí této Výzvy k podání nabídek jsou přílohy:
Příloha č. 1: Specifikace plnění zakázky Příloha č. 2: Návrh smlouvy
Příloha č. 3: Krycí list nabídky
Příloha č. 4: Vzor čestného prohlášení Příloha č. 5: Čestné prohlášení_návrh řešení
V Brně dne 25.11.2019
Xxxxxxxx Xxxxxxxxx
Pijáčkov á
podepsal Xxxxxxxx Xxxxxxxxx
Datum: 2019.11.26
10:47:17 +01'00'
…………………………………………. Xxxx. Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxx, Ph.D.
rektorka