SMLOUVA MEZI SPOLEČNÝMI SPRÁVCI

SMLOUVA MEZI SPOLEČNÝMI SPRÁVCI

...............,

se sídlem ..............., PSČ ...............,

IČ ...............,

zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v ..............., sp. zn. ...............,

zastoupena ……………………..

dále jen („Správce 1“)

na straně jedné

a

...............,

se sídlem ..............., PSČ ...............,

IČ ...............,

zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v ..............., sp. zn. ...............,

zastoupena ……………………..

dále jen („Správce 2“)

na straně druhé

se níže uvedeného dne, měsíce a roku dle ustanovení § 26 Nařízení EU č. 2016/679 (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů - GDPR) a dle příslušných ustanovení zákona č. 110/2019Sb., zákon o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Zákon“), na základě úplného a vzájemného konsensu o všech níže uvedených ujednáních dohodli na této smlouvě o společném zpracování osobních údajů (dále jen „Smlouva“):

Preambule

Správce 1 je právnickou osobou, která provozuje služby.............. (dále jen „…..“).

Součástí služby je provozované Správcem 1 je také ……………. (dále jen „…………“), kterou provozuje Správce 2.

Správce 1 a Správce 2 se dohodli, že společně budou vyřizovat následující zpracování osobních údajů související s výše uvedenými službami: …………………………………………..

Vzájemná práva a povinnosti obou smluvních stran související s výše uvedeným zpracováním osobních údajů jsou uvedeny níže v této Smlouvě.

I. Účel zpracování

1. Účelem zpracování osobních údajů Správce 1 a Správce 2 je ................

II. Prostředky a rozsah zpracování osobních údajů

1. Rozsah zpracování osobních údajů prováděný Správcem 1 je následující a je omezen účely uvedeným v článku I. této Smlouvy: ...............

2. Rozsah zpracování osobních údajů prováděný Správcem 2 je následující a je omezen účely uvedeným v článku I. této Smlouvy: ...............

3. Prostředkem zpracování prováděné Správcem 1 a Správcem 2 je společná aplikace s názvem ............... („Aplikace“). Zpracování osobních údajů bude dále prováděné v listinné podobě.

III. Stanovení samostatných odpovědností každé strany

1. Správce 1 je odpovědný za zpracování osobních údajů uvedené v odst. 2.1 výše, zejména za plnění informačních povinností vůči dotčeným subjektům údajů a za zajištění výkonu jejich práv dle Zákona.

2. Správce 1 je dále odpovědný za zajištění společného kontaktního místa pro subjekty údajů a za neprodlené předávání informací o podnětech a žádostech subjektů údajů Správci 2.

3. Správce 2 je odpovědný za zpracování osobních údajů uvedené v odst. 2.2 výše, zejména za plnění informačních povinností vůči dotčeným subjektům údajů a za zajištění výkonu jejich práv dle Zákona.

4. Správce 2 je dále zodpovědný za zajištění provozu a údržby Aplikace, dle ustanovení vzájemné smlouvy o údržbě a zpracování osobních údajů ze dne ................

IV. Společné povinnosti a prohlášení Správce 1 a Správce 2

1. Správce 1 a Správce 2 se každý zavazují, že budou zpracovávat osobní údaje v souladu s příslušnými právními předpisy a touto Smlouvou. Nebude-li některá ze stran moci z jakýchkoli důvodů zajistit dodržování povinností stanovených příslušnými právními předpisy, touto Smlouvou či pokyny druhé strany v dohodnutých případech, zavazuje se o tom neprodleně informovat druhou stranu, která je v takovém případě oprávněna pozastavit dotčené zpracování osobních údajů a/nebo odstoupit od této Smlouvy.

2. Správce 1 a Správce 2 každý dále prohlašují, že před zpracováním osobních údajů přijali organizační a technická bezpečnostní opatření uvedená v článku V. této Smlouvy. Zpracovávání osobních údajů bude prováděno oprávněnými zástupci každé strany v prostorách každé strany automatizovaně prostřednictvím Aplikace, případně mechanickými prostředky v listinné podobě.

3. Správce 1 a Správce 2 dále každý prohlašuje, že uvědomil veškeré své zaměstnance a další případné zástupce, které zpracovávají osobní údaje nebo přicházejí do styku s osobními údaji zpracovávanými podle této Smlouvy, o jejich povinnosti (trvající i po skončení zaměstnání nebo příslušných prací) zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů.

4. Žádná ze stran nesmí v rámci zpracovávání osobních údajů druhé strany podle této Smlouvy údaje jakýmkoliv způsobem zpřístupňovat dalším osobám k jakémukoliv zpracování (s výjimkou osob uvedených v předcházejícím odstavci), zejména není oprávněna osobní údaje předávat dalším osobám kromě druhé strany a to pouze ve vztahu ke zpracováním, za něž je tato strana odpovědná podle této Xxxxxxx. Tato povinnost neplatí vůči příslušným státním úřadům či jiným subjektům podle zvláštních právních předpisů, pokud tak stanoví zvláštní právní předpisy.

5. Každá ze stran je povinna umožnit, na základě písemné odůvodněné žádosti druhé strany, přezkoumání činností spojených se zpracováním údajů podle této Smlouvy. Kontrola bude provedena přiměřeným způsobem za přítomnosti zástupce strany, která žádost o kontrolu obdržela. Kontrolu je možné provádět jednou za tři měsíce, po předchozím oznámení Zpracovateli s uvedením, kterých kategorií údajů a kterých oblastí zpracování je kontrola bude týkat.

6. Každá ze stran se rovněž zavazuje oznámit druhé straně neprodleně veškeré případy získání náhodného nebo neoprávněného přístupu k osobním údajům zpracovávaným podle této Smlouvy.

V. Záruky Správce 1 a Správce 2

o technickém a organizačním zabezpečení ochrany osobních údajů

1. Na základě Zákona je každá ze stran povinna přijmout taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Tato povinnost platí i po ukončení zpracování osobních údajů na základě této Smlouvy. Každá ze stran prohlašuje, že přijala následující technická a organizační opatření.

2. Prostory, ve kterých budou osobní údaje zpracovávány, budou mechanicky a elektronicky zabezpečeny alarmem a/nebo napojením na pult centralizované ochrany.

3. Přístupová práva do automatizovaného systému zpracování osobních údajů budou mít k dispozici pouze pracovníci stran, kteří budou proškoleni na zacházení s osobními údaji a budou s osobními údaji přímo nakládat. Tito pracovníci budou mít přístup pouze k osobním údajům odpovídajícím oprávnění těchto osob, a to na základě zvláštních uživatelských oprávnění zřízených výlučně pro tyto osoby. Správce 2 zajistí systém antivirové ochrany zařízení na zpracování údajů a dále systém bezpečnostního zálohování údajů.

4. Vedle těchto opatření každá strana vydá bezpečnostní směrnici upravující organizační a technická opatření a postupy a s nimi spojené povinnosti zaměstnanců, jejichž účelem je zajištění bezpečnosti zpracovávaných osobních údajů.

5. Veškerá výše uvedená opatření bude každá strana zachovávat po celou dobu trvání této Smlouvy.

VI. Odpovědnost

1. Smluvní strany berou na vědomí, že dojde-li při zpracování osobních údajů upraveném touto Smlouvou k porušení povinností uložených Zákonem, odpovídají za ně dotčeným subjektům údajů společně a nerozdílně. Případná odpovědnost kterékoliv ze stran vůči Úřadu pro ochranu osobních údajů ČR za správní delikty při zpracování osobních údajů se řídí příslušnými ustanoveními Zákona.

2. Jestliže kterákoliv strana zjistí, že druhá strana porušuje povinnosti stanovené Zákonem, je povinna jej na to neprodleně upozornit a ukončit zpracování osobních údajů.

3. V případě, že kterákoliv ze stran poruší své povinnosti stanovené Zákonem, dalšími právními předpisy nebo touto Smlouvou, zejména povinností uvedených v článcích III. až V., je povinna zaplatit druhé straně smluvní pokutu ve výši ………..,- Kč (slovy: ……… korun českých) za jednotlivé porušení, a to do … kalendářních dnů od písemné výzvy strany, která se porušení nedopustila.

4. Zaplacením smluvní pokuty není dotčeno právo na náhradu škody vzniklé porušením povinnosti, které se smluvní pokuta týká, a to v plné výši. Současně je příslušná strana zavázána plnit povinnost, jejíž splnění bylo zajištěno smluvní pokutou, i po jejím zaplacení.

VI. Doba trvání této Smlouvy (doba zpracování osobních údajů)

1. Tato Xxxxxxx se uzavírá na dobu neurčitou. Kterákoliv ze stran může Smlouvu ukončit výpovědí bez uvedení důvodu, výpovědní doba činí dva (2) měsíc a začíná prvním dnem kalendářního měsíce následujícího po doručení výpovědi. Od doručení výpovědi je každá ze stran povinna upozornit druhou stranu na opatření potřebná k tomu, aby se zabránilo vzniku škody bezprostředně hrozící této straně nedokončením činnosti touto stranou.

2. Pro případ podstatného porušení smluvních povinností jednou ze stran této Smlouvy, zejména pokud by kterákoliv ze stran zpracovávala osobní údaje v rozporu s právními předpisy, touto Smlouvou nebo pokyny druhé strany v dohodnutých případech, je druhá smluvní oprávněna od této Smlouvy odstoupit, a to s účinností ke dni doručení odstoupení.

3. Smluvní strany se dohodly, že v pochybnostech se má za to, že výpověď, odstoupení nebo i jiné oznámení je doručeno třetího dne od jejich odeslání.

4. Ke dni ukončení této Smlouvy jsou si strany povinny vzájemně vrátit veškeré zpracovávané osobní údaje.

VII. Závěrečná ujednání

1. Tato Xxxxxxx se řídí českým právním řádem, zejména Zákonem.

2. Smluvní strany považují veškeré informace v této Smlouvě a informace související s ní ohledně stávajících i budoucích Zaměstnanců Správce a podnikatelskými činnostmi druhé strany za důvěrné a zavazují se nesdělovat je třetím osobám, pokud nejsou tohoto závazku mlčenlivosti zbaveni druhou smluvní stranou. Dále se zavazují omezit okruh osob, které mají k těmto informacím přístup, na nezbytnou míru a nepoužít je v rozporu s jejich účelem.

3. Tuto Smlouvu lze měnit jen dodatky v písemné formě dle dohody smluvních stran.

4. Bude-li shledáno nebo stane-li se některé ustanovení této Dohody neplatným, nevymahatelným nebo neúčinným, nedotýká se tato neplatnost, nevymahatelnost či neúčinnost ostatních ustanovení této Dohody.

5. Tato smlouva je sepsána ve dvou vyhotoveních s platností originálu, z nichž každá smluvní strana obdrží po jednom vyhotovení.

6. Smluvní strany po jejím pečlivém přečtení prohlašují, že souhlasí s jejím obsahem, že tato byla sepsána na základě pravdivých údajů, jejich pravé a svobodné vůle a nebyla ujednána v tísni za nápadně nevýhodných podmínek. Na základě toho připojují své podpisy.

V ..............., dne ............... V ..............., dne ...............

.................................... ....................................

Správce 1 Správce 2