Smlouvy
Smlouvy
Potřebujete zajistit hladký průběh schvalování smluv? Je třeba, aby si váš právník mohl kdykoliv a odkudkoliv prohlédnout příslušnou smlouvu?
◼ Tvorba návrhů smluv
a dodatků v elektronické podobě.
◼ Řízený přístup
k dokumentům dle praxe organizace. Uživatelské role.
◼ Schvalování smluv a správa připomínkového řízení prostřednictvím workflow procesu.
◼ Přehled o všech návrzích smluv a dodatků
v jednotlivých fázích schvalování.
◼ Nástroje pro snadné
a rychlé vyhledání platného znění smluv a dodatků.
◼ Možnost integrace se systémem pro spisovou službu eSpis
Řízený oběh smluv v elektronické podobě
Řešení vám pomůže se správou návrhů smluv a dodatků od vytvoření, přes připo- mínkové řízení až po jejich schválení a zpřístupnění platného znění kompetent- ním osobám. A to vše v elektronické podobě.
Řízený oběh dokumentů po organizaci vám umožní eliminovat rizika ztráty, ne- správného doručení či zpoždění předání.
Platné smlouvy a dodatky zůstávají v systému bezpečně uloženy v elektronické podobě. Díky WWW rozhraní k nim máte přístup odkudkoliv a můžete je během okamžiku vyhledat.
Vytvářejte smlouvy a dodatky
Návrhy smluv a dodatků můžete vytvářet přímo v rozhraní systému. Každý doku- ment můžete popsat a klasifikovat jej dle typu, připojit informace o smluvních stranách, související smlouvách a dodatcích apod.
Návrh znění smlouvy lze připojit ve formě souboru, platné podepsané znění mů- žete po ukončení schvalování naskenovat.
Smlouvy mohou do systému rovněž vstupovat z více míst. Díky přístupu přes WWW rozhraní může např. návrh smlouvy vytvořit váš právník, který sídlí mimo vaši organizaci.
Stránka se seznamem smluv k připomínkám, složkami a dotazy pro vyhledávání existujících smluv
Správa dokumentů a workflow pro firmy a organizace
◼ Správa smluv v elektronické podobě
◼ Odstranění náročného manuálního zpracování
◼ Řízený oběh návrhů smluv v rámci organizace
◼ Přesně definovaný sled kroků schvalování návrhu smlouvy a připomínkového řízení
◼ Jednoznačné definování odpovědnosti při nakládání s návrhy smluv a dodatků
◼ Minimalizace chybovosti údajů a ztrát dokumentů
◼ Přístup ke smlouvám
a dodatkům odkudkoliv 24 hodin denně
◼ Dlouhodobé a bezpečné uložení platných znění dokumentů v elektronické podobě
◼ Integrace do stávající
IT infrastruktury organizace
◼ Možnost integrace s dalšími řešení společnosti AiP Safe
Průběh schvalování může mít stanovenu pevnou návaznost kroků, v jejichž rámci obíhá dokument po organizaci. Protože má návrh elektronickou podobu, obíhá po organizaci pouze virtuálně – tím je odstraněno riziko jeho ztráta, doručení na ne- správné oddělení, zpoždění předání či poškození.
Schvalovací proces má tyto vlastnosti
● Jednotlivé kroky zpracování návrhu jsou předávány formou úkolu. Uživatelé mohou být upozorněni emailovou zprávou.
● V každém kroku pracuje s návrhem kompetentní uživatel.
● Uživatelé si mohou návrhy navzájem předávat.
● Každá akce na návrhu smlouvy nebo dodatku je stvrzena formou „podpisu“.
● Získáváte okamžitý přehled o zpracovateli návrhu a jeho stavu.
● Uživatel odpovědný za řízení schvalovacího procesu může operativně řešit za- stupitelnost nepřítomných zaměstnanců.
Workflow procesu může vypadat takto
1. Odpovědný uživatel vytvoří návrh smlouvy nebo dodatku.
2. Návrh smlouvy je předán do připomínkového řízení.
3. Po ukončení připomínkového řízení je aktualizován návrh smlouvy a předán ke konečnému schválení.
4. Po schválení je smlouva vytištěna a podepsána. Podepsaný dokument je na- skenován k návrhu smlouvy v systému. Návrh je změněn na platné znění.
S návrhem smlouvy nebo dodatku pracují pouze kompetentní uživatelé. Ti mohou být zařazeni do rolí (např. připomínatel, schvalovatel apod.), které určuje praxe organizace.
Uživatelé si rovněž mohou předávat práva na čtení dokumentu. Provedená akce je stvrzena ve formě „podpisu“.
Xxxxxx pro schvalování smluv a dodatků je připravena k integraci s dalším ře- šením. Příkladem může být řešení pro správu a oběh faktur, díky kterému můžete u každé smlouvy vytvořit kontextovou vazbu na příslušnou fakturu.
Díky rozhraní pro automatizovanou publikaci smluv do jiných systémů můžete schválené smlouvy automaticky zveřejnit například na webových stránkách.
Připraveno je rovněž rozhraní pro automatizované zakládání dokumentů do systé- mu spisové služby eSpis.
AiP Safe s.r.o., Xxxxxxxxxx 0, 000 00 Xxxxx 0, tel.: x000 000 000 000, fax: x000 000 000 000, e-mail: xxxx@xxxxxxx.xx xxx.xxxxxxx.xx IČ: 26128012, DIČ: CZ26128012, zapsána v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem Praha, oddíl C., vložka 72599