Všeobecné podmínky certifikace
Všeobecné podmínky certifikace
Článek I.
Předmět
Předmětem podmínek je audit manažérských systémů řízení (dále jen MS) podle definovaných norem ISO v souladu se specifikem předmětu certifikace zákazníka.
Audit sestává zejména z:
• přezkoumání dokumentace
• přípravy auditu
• auditu na místě
• vypracování a správy auditu
• vydání certifikátu
2. XXXXXXXX se zavazuje objednateli provádět dozor nad MS a objednatel se zavazuje ELBACERT poskytnout součinnost a umožnit provedení dozoru nad MS a v souvislosti s tím se ELBACERT zavazuje provádět 1x ročně dozorový audit, jehož cílem je ověřit udržování a funkčnost zavedeného MS. V rámci dozorového auditu se prověřují vybrané části MS objednavatele. První dozorový audit MS se provádí do 12 měsíců od rozhodnutí o udělení certifikace, druhý dozorový audit do 24 měsíců od rozhodnutí o udělení certifikace.
3. Společnost ELBACERT se zavazuje, že v souladu s podmínkami této smlouvy provede certifikační audit a bude dodržovat podmínky dohodnuté v této smlouvě, a zákazník se zavazuje v souladu s podmínkami této smlouvy poskytnout součinnost a umožnit provedení certifikačního auditu a zaplatit společnosti ELBACERT cenu za jeho provedení a dodržovat podmínky dohodnuté v těchto Podmínkách.
Článek II.
Místo a doba výkonu předmětu certifikace
1. Místem plnění předmětu certifikace je sídlo zákazníka nebo jiné určené místo zákazníka, které je společnosti ELBACERT včas oznámeno.
2. Tyto podmínky platí po dobu platnosti certifikátu.
3. ELBACERT se zavazuje provádět certifikaci v dohodnutých, řádných termínech.
4. ELBACERT se zavazuje vydat certifikát po dokončení certifikačního auditu s pozitivním výsledkem a po
zaplacení ceny dohodnuté se zákazníkem na bankovní účet společnosti ELBACERT.
Článek III.
Cena za audit a platební podmínky
1. Strany se dohodly, že objednatel zaplatí ELBACERT za provádění certifikace cenu v oboustranně potvrzené cenové nabídce.
2. V případě nutnosti provedení mimořádného kontrolního auditu podle článku V. bod 3., bude takový případ řešen v ceně ve výši dozorového auditu.
3. Objednatel je povinen zaplatit cenu za provedení předmětu smlouvy ve smyslu odst. 2 tohoto článku do 14 dnů od vystavení faktury ze strany ELBACERT.
Článek IV.
Podmínky pro výkon certifikace
1. ELBACERT je povinen provádět certifikaci řádně a v čase dohodnutém v těchto podmínkách, případně v době zvlášť dohodnutém mezi smluvními stranami. Pokud nedojde k dohodě smluvních stran o termínu auditu, objednatel je povinen akceptovat 1 z 3 navrhovaných termínů auditu ze strany ELBACERT, přičemž je současně povinen potvrdit tento termín písemně na adresu sídla ELBACERT nebo elektronicky na adresu
Stránka 1 Z 6
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx do 7 pracovních dní. V opačném případě se toto považuje za neumožnění provedení, resp. uskutečnění auditu ze strany objednatele.
2. ELBACERT postupuje při provádění certifikace samostatně. ELBACERT je oprávněn pověřit provedením certifikace jinou odborně způsobilou osobu, za provedení auditu však odpovídá, jako by ho prováděl sám.
3. ELBACERT splní svou povinnost provést certifikaci řádným ukončením a předáním protokolu z auditu objednateli. Pokud to zjištěný stav MS objednavatele dovolí, ELBACERT provede registraci a vystaví certifikát.
4. Objednatel je povinen poskytnout ELBACERT všechny potřebné informace a dát mu příslušné pokyny a umožnit provedení certifikace a poskytnout mu všechny věci, na jejichž poskytnutí se zavázal. Objednavatel je povinen zajistit aktivní spolupráci svých zaměstnanců na provádění auditu a včas poskytnout potřebnou součinnost.
5. Objednatel je povinen určit zaměstnance oprávněného ke komunikaci s ELBACERT a je povinen zajistit pro
určeného zaměstnance dostatečné pravomoci k zajištění nepřerušeného výkonu certifikace.
6. Objednatel je oprávněn kontrolovat provádění auditu. Pokud objednatel zjistí, že ELBACERT provádí audit v rozporu se svými povinnostmi, je oprávněn požadovat, aby ELBACERT odstranil vady vzniklé nesprávným prováděním auditu a audit prováděl řádným způsobem.
7. ELBACERT je povinen bez zbytečného odkladu upozornit objednavatele na nevhodnou povahu věcí probraných od objednatele nebo na nevhodnost jeho pokynů daných mu k provedení certifikačního procesu, pokud mohl ELBACERT zjistit tuto nevhodnost při vynaložení odborné péče.
8. Pokud překážky nebo jiné souvislosti překážejí v řádném provedení procesu certifikace, je ELBACERT povinen provádění přerušit do doby změny nežádoucích okolností, změny pokynů nebo písemného oznámení objednatele, že trvá na provádění certifikačního procesu s použitím předaných věcí nebo daných pokynů. Po tuto dobu přerušení výkonu předmětu smlouvy není ELBACERT v prodlení s plněním svých povinností.
Článek V.
Provedení auditu
1. ELBACERT provede certifikační audit, jehož cílem je ověření manažerského systému objednavatele, zda splňuje požadavky normy, podle které je systém certifikován, posouzení příručky MS a celé dokumentace MS, naplánování provedení auditu, provedení auditu, zhodnocení zavedení dokumentace MS do praxe a její účinnost, poukázání na silné stránky a možnosti zlepšení a vypracování protokolu z auditu.
2. Pokud to certifikačním auditem zjištěný stav manažerského systému-ů u objednatele umožní, ELBACERT provede registraci a vystaví certifikáty na shodu s požadavky certifikační normy po jednom vyhotovení v slovenském a anglickém jazyce ve formátu A4, každý další originál v ceně 10, - € / ks, a ve formátu A3 15, - €
/ ks.
3. V případě, že zjištěné neshody dokumentovány v protokolu z auditu nepovolují vydat certifikát, je objednatel povinen zjištěné nedostatky odstranit. Způsob odstranění předmětných neshod jakož i formu prověření odstranění zjištěných neshod si dohodnou objednatel a ELBACERT zvlášť, zpravidla ve zprávě z auditu (protokol z auditu). V nezbytném případě (pokud není možné provést prověření odstranění neshod dokumentačně) ELBACERT provede mimořádný kontrolní audit na místě u objednatele, kde prověří odstranění zjištěných nedostatků. Pokud byly nedostatky odstraněny, provede registraci a vystaví certifikát dle požadavků objednatele. Mimořádný kontrolní audit ve smyslu tohoto odst. může vykonat ELBACERT i na základě podnětu, stížnosti třetí strany.
Článek VI.
Mlčenlivost a důvěrnost
1. ELBACERT je povinen zachovávat mlčenlivost o všech údajích, skutečnostech a postupech, o nichž se dozvěděl při výkonu předmětu smlouvy, které tvoří předmět obchodního tajemství objednatele nebo jejichž udržování v tajnosti si objednatel zvlášť vyhradil. Povinnost mlčenlivosti trvá i po ukončení této smlouvy a to až do doby, dokud se uvedené údaje, skutečnosti a postupy nestanou obecně známými.
2. ELBACERT je povinen zajistit zachovávání mlčenlivosti i všemi osobami, kterých na provedení auditu použije.
3. Objednatel se zavazuje zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, které se dozvěděl v souvislosti s výkonem certifikačního procesu, které tvoří předmět obchodního tajemství ELBACERT nebo jejichž udržování v tajnosti si ELBACERT zvlášť vyhradil. Povinnost mlčenlivosti trvá i po ukončení certifikačního procesu a to až do doby, dokud se uvedené skutečnosti nestanou obecně známými.
4. Objednatel uděluje ELBACERT souhlas ke zveřejnění vybraných údajů objednavatele v rámci seznamu certifikovaných organizací, přičemž zveřejněny může být obchodní jméno, sídlo, normativní dokument (označení normy, na jejímž základě byla certifikace provedena), rozsah certifikace, datum platnosti certifikace.
5. Objednatel uděluje třetí straně - Slovenské národní akreditační služby souhlas na nahlížení do všech záznamů vytvořených v souvislosti s certifikací objednavatele, které se nacházejí v evidenci ELBACERT za účelem případné dokumentační kontroly těchto záznamů. Pokud nastane takový případ, je o tom ELBACERT povinen informovat objednatele.
Článek VII.
Práva a povinnosti stran v procesu certifikace
1. Základem certifikace jsou požadavky příslušné normy, podle níž se manažerský systém certifikuje a certifikát může být udělen až tehdy, když jsou splněny její požadavky.
2. ELBACERT je povinen seznamovat objednavatele, jak majitele certifikátu se změnami v certifikačních postupech, které s ním přímo souvisí. ELBACERT je oprávněn a také povinen vést a zveřejňovat seznam certifikovaných společností spolu s údaji podle článku VI odst. 4 této smlouvy.
3. ELBACERT přijímá stížnosti k certifikačnímu postupu písemně.
4. Certifikát nabývá platnosti dnem jeho vystavení a je platný 3 roky. Na udržování jeho platnosti je třeba provést v rámci tříletého cyklu dva dozorové audity v souladu s touto smlouvou u objednatele s pozitivním výsledkem.
5. Objednatel je povinen po úspěšném udělení certifikátu nahlásit ELBACERT, e-mailem, případně telefonicky všechny závažné změny, které mají vliv na shodu systému s normativním dokumentem podle kterých byl systém certifikován (např. Změny legislativního, komerčního, organizačního statutu nebo vlastnictví, kontaktní adresy a sídel, oblasti certifikace, jiné zásadní změny). Je povinen informovat ELBACERT o všech stížnostech, sporech a žalobách týkajících se MS. Při závažných sporech, kdy jedna ze stran nesouhlasí s návrhem na uzavření problému smírem, řeší vzniklou situaci vedoucí certifikačního orgánu, zmocněnec objednavatele a vedoucí auditor. Pokud ani pak nedojde k dohodě, řeší se tento problém mimořádným auditem na specifickou činnost, nezávislou organizací. Závěry tohoto auditu jsou závazné a na jeho základě doporučené opatření se musí realizovat. Náklady spojené s tímto auditem nese ta strana, na kterou mimořádný audit poukázal jako na příčinu a oprávněnost stížnosti.
6. Objednatel je povinen všechny reklamace ve vztahu k MS a jejich vyřešení zaznamenat a dokumentovat auditorovi při auditu.
7. Objednatel je povinen poskytnout ELBACERT k dispozici minimálně 14 dní před auditem všechny platné dokumenty vztahující se na MS (příručka MS, technicko-organizační postupy) jakož i jiné záznamy (např. Provedené interní audity, správa z přezkoumání apod.).
8. Objednatel je povinen umožnit týmu auditorů ELBACERT nahlédnout do záznamů týkajících se oblasti platnosti systému managementu a přístup do organizačních útvarů, kterých se certifikace týká.
9. Objednatel je povinen práce provedené ze strany ELBACERT pro objednatele řádně a včas odsouhlasit, převzít a zaplatit cenu ve výši, ve lhůtě a způsobem dohodnutým v této smlouvě.
10. Objednatel je povinen, po udělení certifikátu MS plnit všechny podmínky uvedené v této smlouvě a o jejich případném nesplnění neprodleně informovat ELBACERT.
11. Podmínkami podle předchozího bodu tohoto článku jsou zejména stanovení, vybudování a zachování systému managementu MS a sledování celého MS pod centrálním vedením představitele managementu pro MS.
12. Objednatel je povinen zdržet se jakýchkoli zavádějících prohlášení týkajících se certifikace a používání certifikátu i zavádějících prohlášení, které by mohly ELBACERT způsobit ztrátu dobrého jména nebo ztrátu důvěry veřejnosti.
13. Objednatel je povinen v případě zúžení rozsahu certifikace upravit všechny související dokumenty, prohlášení a reklamní prostředky.
článek VIII.
Použití certifikátu a certifikačních značek
1. Objednatel je po udělení certifikátu oprávněn používat certifikační značky.
2. Objednatel nemůže použít certifikační značku na oblasti, které nebyly certifikovány.
3. Certifikační značku není dovoleno uvádět na zkoušených předmětech nebo předmětech ani používat k označení certifikace výrobku a nesmí se použít způsobem naznačujícím, že certifikační orgán přebírá odpovědnost za kvalitu předmětů, výrobků a služeb.
4. Certifikační značku nelze používat na zprávách o laboratorních zkouškách, o kalibraci nebo inspekci.
5. ELBACERT má právo kontrolovat používání certifikační značky při jakýchkoliv auditech prováděných u
objednatele.
6. Certifikační značku je možné použít i v jiném barevném provedení než je v oficiálním zobrazení, avšak v takovém případě může být použita pouze jedna barva. Certifikační značku lze použít i v jiné velikosti než je v oficiálním zobrazení, avšak je nezbytné zachovat poměr stran podle oficiální certifikační značky.
7. Pokud by se třetí subjekt dovolával ELBACERT na základě proti smluvního užívání certifikátu nebo certifikační značky ze strany objednatele, je objednatel povinen zbavit ELBACERT nároků ze strany třetího subjektu. Totéž platí pro případy dovolávání se subjektů na základě reklamních tvrzení ze strany objednatele.
8. Právo objednavatele používat udělený certifikát a certifikační značku, končí s okamžitou platností bez vypovězení smlouvy, jestliže:
a. dojde k zneužití certifikátu nebo certifikační značky,
b. je zahájený konkurs na majetek klienta nebe je konkurzní řízení pozastaveno z důvodu nedostatku
majetku,
c. zákazník vstoupí do likvidace,
d. certifikace nebo držení certifikátu je zakázáno na základě zákona nebo rozhodnutím soudu,
e. to bude dohodnuto mezi smluvními stranami,
f. doba platnosti certifikátu uplynula.
9. ELBACERT pozastaví časově platnost certifikátu v případech, pokud:
a) certifikovaný systém managementu objednavatele trvale nebo vážným způsobem selhává plnit požadavky certifikace včetně požadavků na efektivnost systému managementu,
b) objednatel průkazně neodstranil auditem zjištěny neshody ve stanovené lhůtě,
c) objednatel neumožní, aby se v požadovaných intervalech uskutečnily dozorové, mimořádné nebo recertifikační audity,
d) objednatel při konkrétních nebo avizovaných změnách ve společnosti, které jsou směrodatné pro
certifikaci neuvědomí ELBACERT
e) certifikovaný objednatel úmyslně zamlčí stížnost třetí strany na svůj manažerský systém,
f) certifikovaný objednatel sám požádá o pozastavení.
10. Během doby pozastavení platnosti certifikátu není objednateli umožněno používat certifikát a všechny
reklamní, propagační materiály, které obsahují zmínku o certifikaci.
11. Nevyřešení skutečností, které vedly k pozastavení platnosti certifikace v přiměřené době určené ELBACERT,
vyúsťuje do zrušení platnosti certifikátu nebo zúžení rozsahu certifikace.
12. ELBACERT má právo v případech uvedených v bodě 8. a v bodě 11. odebrat objednateli certifikát, nebo jej prohlásit za neplatný. Právo na náhradu škody tím není dotčeno.
13. ELBACERT má v případě, že objednatel neuhradí v celém rozsahu vystavenou fakturu ze strany ELBACERT do 90 dnů po splatnosti, právo odebrat objednateli certifikát, nebo jej prohlásit za neplatný. Právo na náhradu škody tím není dotčeno.
14. V případě omezení resp. odebrání certifikátu objednatele, objednatel nesmí používat certifikát, certifikační značku a jakékoli materiály, které obsahují zmínku o certifikaci
15. Při ukončení užívacího práva je objednatel povinen vrátit certifikát ELBACERT, přestat používat certifikační známku ELBACERT a všechny reklamní prostředky s odkazem na certifikaci.
Článek IX.
Sankce za porušení smlouvy a náhradu škody
1. Strany odpovídají za škodu, která druhé straně vznikne porušením povinností odpovídající stranou ve smyslu těchto podmínek a ve smyslu platných legislativních předpisů.
Článek X.
Řešení sporů a závěrečná ustanovení
1. Smluvní strany se zavazují, že veškeré spory vyplývající z této smlouvy budou řešit v první řadě cestou smíru, prostřednictvím vzájemné dohody.
2. Strany se podle ust. § 3 zákona č. 244/2002 Sb. (Dále jen "ZRK") dohodli, že všechny spory, které mezi nimi vznikly nebo v budoucnu vzniknou a to včetně sporů o platnost a výklad těchto podmínek, rozhodne s konečnou platností Obchodní soud - stálý rozhodčí soud zřízený společností Obchodní soud s.r.o., se sídlem Námestie SNP 15, 974 01 Banská Bystrica, IČO: 36 858 102 (dále jen "OS"), a to podle slovenského právního řádu. Smluvní strany zmocňují OS, aby rozhodl obchodně právní věc podle zásad spravedlnosti. Strany svým podpisem potvrzují obeznámení s jednacím řádem a statutem OS a prohlašují, že se podřídí jednacímu řádu a statutu OS, tak jak bude tento v době zahájení řízení zveřejněn na xxx.xxxxxxxxxxx.xx. Smluvní strany dohodou vylučují podání žaloby podle § 40 odst. 1 písm. h) ZRK (důvody pro obnovu řízení), souhlasí s tím, že řízení před OS bude písemné a že rozhodčího (senát) jmenuje OS.
3. Doručování písemností souvisejících s touto smlouvou se provádí výhradně osobně, prostřednictvím pošty, nebo jiného doručovatele a to na adresu sídla nebo korespondenční adresu druhé smluvní strany (v tomto pořadí), které jsou uvedeny v těchto podmínkách, nebo na jinou adresu, kterou si strany předem dohodnou. Pokud dojde ke změně sídla nebo korespondenční adresy kterékoliv ze smluvních stran, doručuje se na poslední známou adresu specifikovanou v cenové nabídce až do písemného oznámení změny druhé smluvní straně. Zásilka obsahující písemnost se považuje za doručenou dnem, kdy se dostane do sféry dispozice druhé strany, ačkoli tato si ji fyzicky nepřevezme. Zásilka se považuje za doručenou i v případě:
a. pokud druhá strana její převzetí bezdůvodně odepře; zásilka se považuje za doručenou okamžikem bezdůvodného odepření převzetí, nebo
b. jestliže ji pošta nebo jiný doručovatel vrátí jako nedoručitelnou, ačkoli byla doručována na adresu strany určenou v souladu s ustanoveními této smlouvy; zásilka se v tomto případě považuje za doručenou okamžikem jejího vrácení odesílající smluvní straně.
4. Smluvní strany prohlašují, že tyto podmínky se řídí ustanoveními Obchodního zákoníku.
5. Všechny změny k těmto podmínkám je možné provést pouze formou písemných dodatků podepsaných oprávněnými osobami smluvních stran.
6. Tyto podmínky nabývají platnosti a účinnosti dnem podpisu cenové nabídky oběma stranami a je uzavřena na dobu platnosti certifikátu. Lze ji ukončit dohodou smluvních stran k určitému dohodnutému termínu.
7. ELBACERT je oprávněn od této smlouvy odstoupit v případě, že je objednatel v prodlení s poskytnutím součinnosti ve smyslu této smlouvy déle než 60 dní. Právo na náhradu škody tím není dotčeno.
8. Objednatel je oprávněn od této smlouvy odstoupit v případě, že se ELBACERT dostane do prodlení s prováděním předmětu ve smyslu této smlouvy déle než 60 dní. Právo na náhradu škody tím není dotčeno.
9. Smluvní strany prohlašují, že tyto podmínky akceptují, že jejich vůle je svobodná, vážná a bez omylu, dohodu neuzavřeli v tísni a ani za nápadně nevýhodných podmínek, přičemž na znak souhlasu s obsahem podmínek připojují svůj vlastnoruční podpis v předložené cenové nabídce.
Kremnica, dne 11.11.2020
Xxx. Xxxxx Xxxxxxx Prokurátor
ELBACERT, akciová společnost