E-ZAK – Registr smluv + napojení na ISRS

ISRS - Informační systém registru smluv dle zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv)

ISDS – Informační systém datových schránek

DS – Datová schránka

2. Popis základní funkčnosti v systému EZAK

2.1 Levé menu

V sekci „PRO VEŘEJNOST“ se zobrazí nová položka „Registr / Katalog smluv“ (jedná se o volitelný název), která se zobrazí vždy, pokud je funkcionalita zapnuta.

2.2 Detail uživatele

Pracovat (upravovat) s Registrem smluv může pouze uživatel, který má nastaveno oprávnění

„Smí spravovat veřejné dokumenty organizace a Registr smluv“ Toto oprávnění může uživateli nastavit pouze Správce organizace.

2.3 Detail zakázky

Při odeslání veřejného dokumentu ze zakázky do Registru / Katalogu smluv se vytvoří propojení z veřejné zakázky na záznam smlouvy v Registru smluv.

V detailu zakázky do prvního bloku „Informace o veřejné zakázce“ (platí pro normální zakázky, minitendry a VZ na části) vznikne v levém horním rohu nová položka „Registr smluv“, která obsahuje odkaz na záznam (smlouvu) v Registru smluv. Podle tohoto odkazu uživatel pozná, že z této zakázky vznikl záznam v Registru smluv.

2.4 Registr smluv – seznam

Po kliknutí na položku „Registr smluv“ levého menu se zobrazí stránka s přehledem smluv:

Zobrazení záznamů je závislé na tom, zda je přihlášený uživatel ze zadavatelské organizace a má nastavené oprávnění „Smí spravovat veřejné dokumenty organizace a Registr smluv“. Takovým se zobrazí možnost filtrovat podle stavu zveřejněno/nezveřejněno a také tlačítko

„vložit novou smlouvu“ (viz obrázek výše). Ostatním uživatelům včetně nepřihlášených se zobrazí pouze zveřejněné dokumenty.

2.5 Vložení a editace smlouvy

2.5.1 Vložení nové smlouvy

Uživatel má dvě možnosti založení záznamu smlouvy do Registru smluv. Buď přímo

z veřejné zakázky nebo novým záznamem přímo na přehledu smluv, viz předchozí kapitola.

Při vložení nové smlouvy je možnost hned připojit jeden dokument a jednoho dodavatele.

Povinnost vložení dokumentu lze zapnout/vypnout, nepovinné položky jsou označeny v závorce.

2.5.2 Editace existující smlouvy

K editaci již existující smlouvy se musí uživatel dostat do jejího detailu kliknutím přes název v seznamu Registru smluv.

2.6 Detail smlouvy

• Obsahuje bloky:

◦ Informace o smlouvě

◦ Veřejné dokumenty

◦ Účastníci smlouvy

Tlačítka zveřejnit/zNEveřejnit, upravit, smazat a, přidat/upravit dokument a účastníka může pouze uživatel zadavatelské organizace s oprávněním „Smí spravovat veřejné dokumenty organizace a Registr smluv“.

Blok „Veřejné dokumenty“ - standardní výpis veřejných dokumentů, tlačítko „přidat veřejný dokument“ se zobrazí tomu, kdo může editovat=upravit danou smlouvu, stejně tak ikonky pro editaci a smazání dokumentu. Pokud je dokument vázán na konkrétní zakázku, pak se ikonky pro editaci a smazání nezobrazí, naopak se zobrazí ikonka modré šipky s titulkem

„dokument připojen z jiného zadávacího řízení“ a odkazem na odpovídající zadávací řízení. To stejné platí i pro blok „Účastníci smlouvy“ (viz obrázek).

2.7 Vytvoření záznamu v Registru smluv z veřejného dokumentu u zakázky

Uživatel, který má nastavené oprávnění „Smí spravovat veřejné dokumenty organizace a Registr smluv“ má možnost na veřejné zakázce jakýkoli veřejný dokument (bez omezení kategorie smlouva atd.) zařadit do Registru smluv a uveřejnit ho. Veřejná zakázka musí být ve fázi ZADÁNO, UZAVŘENO nebo OBJEDNÁNO.

Zařadit veřejné dokumenty do Registru smluv je možné i u neveřejných zadaných zakázek (kdy zakázku vidí pouze přiřazeni uživatelé).

Při vytvoření veřejného dokumentu se zobrazí volba „Registr smluv“ obsahující dva checkboxy, viz následující obrázek:

Na zakázce v bloku Informace o veřejné zakázce se zobrazí odkaz na smlouvu uveřejněnou v Registru smluv:

Dokument lze kdykoli z přehledu Registru smluv odstranit a znovu přidat. Toto lze provést pouze na zakázce, kam se lze prokliknout z Registru smluv přes ikonu modré šipky.

Pokud už je/byl nějaký dokument ze zakázky uveřejněn v Registru smluv, při editaci dokumentu se již zobrazí pouze jeden checkbox k odstranění dokumentu z Registru:

Dokument lze do Registru smluv přidat také nezávisle na zakázce, ten pak lze upravovat přímo v Registru. Na obrázku je vidět rozdíl dokumentu, který byl přidán ze zakázky (s modrou šipkou) a přímo v Registru.

Smlouvu lze z přehledu Registru smluv kdykoli smazat. V případě, že je v ní uveřejněn dokument z nějaké zakázky (odkaz modré šipky), systém na to upozorní, provést smazání to však nebrání.

3. Nestandardní operace a vliv na Registr smluv

V případě, že se u veřejné zakázky změní fáze přes nestandardní situace (např. ze Zadáno zpět do Vyhodnoceno nebo ze Zadáno zpět do Zadávání VZ), systém informuje o tom, že související smlouvy uveřejněné v Registru smluv byly zNEveřejněny.

4. Napojení Registru / Katalogu smluv na ISRS – Informační systém registru smluv

4.1 Přehled záznamů v Registru smluv a jejich stav vůči ISRS

V seznamu Registr smluv přibyly nové filtry pro vyhledávání a v seznamu smluv je nový sloupec Stav ISRS.

K záznamům, kde datum smlouvy je před 1.7.2016 se automaticky přiřadí stav ISRS

„Neodesílá se“.

Umožnění odeslat smlouvu do ISRS si uživatel může povolit přes Upravit záznam, volba

„Zveřejnit v ISRS“.

4.2 Nastavení připojení k datové schránce organizace

Na detailu organizace je nové tlačítko „datová schránka“ (DS), které uvidí pouze uživatel s oprávněním „Správa organizace„.

K nastavení připojení k datové schránce musí uživatel znát přihlašovací údaje do DS organizace, jejíž smlouvy budou z E-ZAKu do ISRS odesílány.

Po zadání přihlašovacích údajů se zobrazí informace o DS včetně její ID, které se v EZAKu musí nastavit.

Při kontrole nastavení přístupu k DS musí odpovídat IČ organizace přihlášeného uživatele s IČ nastaveným v datové schránce, jinak se zobrazí chybová hláška.

Organizace si vybere ze dvou možností, jakým způsobem se bude připojovat k DS:

1. Uživatelským účtem v ISDS – při každém odeslání či aktualizaci smlouvy z E-ZAKu do ISRS bude uživatel vyzván k zadání přihlašovacích údajů do datové schránky organizace, jejíž smlouvy budou z E-ZAKu do ISRS odesílány a jež je nastavena

v detailu organizace v systému E-ZAK. Tato možnost vyžaduje, aby uživatelé, kteří budou smlouvy do ISRS zasílat, znali přihlašovací údaje do DS.

2. Jako hostovaná spisová služba - v nastavení datové schránky zadavatele (organizace) bude potřeba přidat ID naší (QCM) datové schránky (2w8vviz) jako hostovanou spisovou službu. Návod na přidání hostované spisové služby naleznete v nápovědě DS, konkrétně zde. V případě využití tohoto způsobu napojení nebude potřeba zadávat při odeslání dokumentů do ISRS přihlašovací údaje do DS.

4.3 Vytvoření/editace záznamu v Registru smluv v E-ZAKU

Vytvářet a upravovat záznamy smluv a odesílat je do ISRS může pouze uživatel, který má

v E-ZAKu nastaveno oprávnění „Smí spravovat veřejné dokumenty organizace a Registr smluv“.

S propojením do ISRS vznikly nové položky, nepovinné jsou vyznačeny.

Při zakliknutí Anonymizace metadat nebudou dané údaje (smluvní protistrana, cena)

v Registru a posléze v ISRS zveřejněny pro veřejnost. Uvidí je pouze přihlášený uživatel za zadavatele.

4.4 Registr smluv – detail smlouvy

Detail smlouvy obsahuje nový blok Dodatky smlouvy a v případě napojení na ISRS také blok ISRS – Informační systém registru smluv.

Blok Informace o smlouvě obsahuje v případě propojení s ISRS nové údaje, zobrazující se podle jejich vyplnění. Zejména je zde nově Stav v ISRS, který je v podobě odkazu přímo do ISRS (xxx.xxxx.xx). Tento odkaz se vytvoří až po zveřejnění smlouvy v ISRS.

Stav v ISRS může v E-ZAKu nabývat těchto hodnot:

„Neodesílá se"

„K odeslání"

„Odesláno k zveřejnění"

„Zveřejněno"

„Odesláno k znepřístupnění"

„Odesláno k aktualizaci"

„K aktualizaci"

„Znepřístupněno"

4.5 Odeslání smlouvy do ISRS

Odeslání smlouvy do ISRS se provede přes blok „ISRS – Informační systém registru smluv“.

E-ZAK před odesláním upozorňuje na postup, pokud je potřeba již uveřejněnou smlouvu v ISRS smazat/upravovat.

ISRS umožňuje uveřejnit pouze soubor o maximální velikosti 19 MB a v povolených formátech pdf, doc, docx, rtf, odt, txt.

Do ISRS se odešlou a uveřejní všechny dokumenty, které jsou v bloku Veřejné dokumenty.

V případě odesílání chybného formátu, vypíše E-ZAK chybovou hlášku:

Po odeslání se zobrazí potvrzovací hláška.

U záznamu smlouvy se změní Stav v ISRS, ikona u veřejného dokumentu a informace v bloku „ISRS – Informační systém registru smluv“.

Po automatickém zpracování e-mailového oznámení o zveřejnění smlouvy v ISRS, které může trvat řádově až desítky minut, se změní E-ZAKový stav v ISRS na „Zveřejněno“ a na smlouvě vznikne odkaz přímo na uveřejněné záznamy v ISRS, viz označené odkazy na obrázku v následující kapitole.

4.5.1 Znepřístupnění smlouvy v ISRS

Po zveřejnění smlouvy v ISRS se v E-ZAKu zobrazí možnost znepřístupnit smlouvu v ISRS.

Tato funkcionalita slouží pro případ, kdy chcete ze smlouvy v E-ZAKu vymazat

dokument, který již byl odeslán a uveřejněn v ISRS. To samé platí i pro dokument vložený do Registru smluv z veřejné zakázky, který chcete na zakázce smazat nebo odstranit propojení v záznamu Registru smluv.

POZOR, zde dochází často k chybám

V takovém případě je potřeba nejdříve znepřístupnit smlouvu v ISRS a až poté smazat dokument a případně vložit nový a znovu odeslat do ISRS.

Pokud k tomuto postupu nedojde (neznepřístupníte smlouvu v ISRS a smažete dokument ze záznamu Registru smluv), tak při odesílání další nové smlouvy do ISRS dojde

k chybě zpracování potvrzovacího e-mailu a E-ZAK neprovede automatickou změnu stavu na Zveřejněno. V tomto případě použijte postup dle kapitoly 4.6.

Tento postup prosím používejte vždy po zralé úvaze.

V případě odeslání požadavku o znepřístupnění, se odstraní celý záznam z ISRS:

4.5.2 Veřejné dokumenty mají ve sloupci ISRS tři stavy:

1. fajfka - JE součástí aktuální verze smlouvy v ISRS

2. křížek - NENÍ součástí aktuální verze smlouvy v ISRS

Pokud má uživatel oprávnění k odeslání smlouvy do ISRS, může rovnou přes křížek kliknout a smlouvu odeslat

3. přesýpací hodiny - odesláno do ISRS, čeká na uveřejnění

Při přidání veřejného dokumentu E-ZAK upozorní na možnost odeslání tohoto jednoho dokumentu do ISRS.

Odeslání provádí u jednotlivých dokumentů v bloku „Veřejné dokumenty“ přes ikonu červeného křížku.

Při editaci dokumentu uveřejněného v ISRS E-ZAK upozorní jak postupovat v případě, kdy změněný dokument chcete uveřejnit také v ISRS.

4.6 Ruční uveřejnění smlouvy v E-ZAKu

V případě, že z ISRS nedorazí e-mail potvrzující zpracování odeslaných dat nebo se tento e- mail nepodaří v E-ZAKu zpracovat, může oprávněný uživatel ručně doplnit informace

o zpracování požadavku.

Provádějte tuto akci opravdu, až se ujistíte, že v ISRS je smlouva uveřejněna a do datové schránky přišlo o jejím uveřejnění potvrzení.

Je potřeba doplnit údaje z ISRS:

4.7 Aktualizace smlouvy v ISRS

V případě změny povinných metadat (smluvní cena, datum uzavření smlouvy, identifikace smluvních stran) v Registru smluv, se automaticky změní stav smlouvy na „K aktualizaci“.

Změnu do ISRS odešleme přes blok „ISRS – Informační systém registru smluv“.

4.8 Dodatky smlouvy

Registr smluv umožňuje přidat ke stávající smlouvě dodatek, čímž vznikne samostatný záznam, který se odesílá do ISRS.

Dodatky se do ISRS odesílají samostatně, analogicky jako samotná smlouva, mají tedy vlastní blok ISRS. E-ZAK zajistí provázání dodatku se smlouvou v ISRS.

Dodatek založíte v bloku „Dodatky smlouvy“ přes tlačítko „přidat dodatek“.

Po vyplnění povinných údajů (stejně jako u zakládání smlouvy) se vytvoří nový záznam do Registru smluv, který je navázán na záznam smlouvy.

Na dodatku smlouvy již nejdou zakládat další dodatky, chybí zde tedy blok „Dodatky smlouvy“.

Document Metadata

E-ZAK – Registr smluv + napojení na ISRS

Document Metadata