SMLOUVA O ZAJIŠTĚNÍ ORGANIZACE Konference programu Dejme (že)nám šanci

SMLOUVA O ZAJIŠTĚNÍ ORGANIZACE

Konference programu Dejme (že)nám šanci

• ČÁST I – konference / ČÁST II – pracovní semináře

Nadace Open Society Fund Praha,
se sídlem Xxxxxxxxx 0, 000 00 Xxxxx 3
IČ: 476 11 804, DIČ: CZ47611804,

za kterou jedná Xxx. Xxxxxx Xxxxx, výkonný ředitel

(dále jako „pořadatel“)

a

……………………………………………………,
se sídlem ……………………………………………,
IČ: ………………., DIČ: …………………….,

za něhož jedná ……………………………………, ………………………………

(dále jako „organizátor“)

(oba dále též společně jako „smluvní strany“ nebo každá samostatně jako „smluvní strana“)

uzavírají níže uvedeného dne, měsíce a roku v souladu s § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „občanský zákoník“) tuto smlouvu:

Preambule

Tato smlouva se uzavírá na základě výsledku veřejné zakázky malého rozsahu s názvem „Zajištění prostor pro závěrečnou konferenci a pracovní semináře programu Dejme (že)nám šanci“ (dále jen „VZMR“), a to konkrétně pro ČÁST I – konference: zajištění prostor pro závěrečnou konferenci programu Dejme (že)nám šanci / ČÁST II – pracovní semináře: zajištění prostor pro pracovní semináře programu Dejme (že)nám šanci a související kulturní program zadavatele v Praze (dále jen „akce“). Při výkladu případných nejasných ustanovení této smlouvy je třeba vždy přihlédnout také k zadávací dokumentaci pořadatele k veřejné zakázce stejně jako k nabídce organizátora k této veřejné zakázce.

I.
Předmět smlouvy

1. Předmětem této smlouvy je úprava práv a povinností organizátora a pořadatele souvisejících se zajištěním organizace akce programu Dejme (že)nám šanci spolufinancované z Norských fondů (xxx.xxxxxxxxxxxx.xx), která bude pořádaná pořadatelem a organizovaná organizátorem (dále jen „akce“).

2. Organizátor se na základě této smlouvy zavazuje zajistit pro pořadatele organizaci akce zahrnující zajištění konferenční/ch místnosti/í včetně jejích/jejich technického vybavení a zajištění cateringu pro účastníky akce z České republiky i ze zahraničí, a dále zajištění prostoru pro konání kulturní akce pro účastníky a to takovým způsobem, aby byl zajištěn řádný průběh akce na sjednaném místě a ve sjednaném termínu.

3. Pořadatel se zavazuje organizátorovi poskytnout potřebnou součinnost a zaplatit organizátorovi odměnu dle bodu 5.1 této smlouvy.

II.
Povinnosti organizátora

1. Organizátor prohlašuje, že je oprávněn k zajištění organizace akce a disponuje všemi potřebnými povoleními, a to buď sám, nebo ve spolupráci se svými subdodavateli.

2. Organizátor se zavazuje zejména:

1. zajistit na své náklady cateringové služby v místě konání akce v rozsahu:

• oběd formou bufetu pro max. 200 osob,

• dvakrát přestávka na kávu,

• slavnostní raut pro cca 150 osob (v případě kulturní akce),

přičemž je zároveň organizátor povinen zajistit, aby občerstvení (včetně přestávek na kávu) a jeho množství odpovídalo časovému rozsahu akce a počtu jejích účastníků,

2. zajistit na své náklady konferenční místnost pro předpokládaný počet 200 účastníků akce v centru Prahy,

3. zajistit na své náklady služby tlumočení z anglického do českého jazyka a naopak po celou dobu konání akce a zajistit tlumočnickou techniku pro účastníky akce, kteří to vzhledem k jejich jazykovým schopnostem budou potřebovat,

4. zajistit na své náklady prezentační techniku (projektor s promítacím plátnem, software, vysokorychlostní bezdrátové připojení k internetu, mikrofony, ozvučení, technika pro online stream akce apod.) potřebnou pro hladký průběh akce,

5. zajistit na své náklady vhodný prostor pro doprovodný kulturní program zajištěný pořadatelem,

3. Organizátor je povinen zajistit, aby veškerý catering poskytovaný dle této smlouvy zajišťovaly a poskytovaly osoby k tomu způsobilé a proškolené, které mají plnou zdravotní způsobilost nakládat a prodávat potraviny a nápoje (potravinářské průkazy, apod.).

4. Organizátor je povinen zajistit, aby při podávání občerstvení byly dodrženy veškeré požadavky stanovené v právních předpisech týkajících se ochrany zdraví, hygienických opatření, a dále je povinen zajistit bezpečnost a ochranu zdraví při práci osob vykonávajících výše uvedené služby. To platí také v případě, že tyto služby zajišťují subdodavatelé organizátora.

5. Organizátor je povinen zajistit, aby osoby zajišťující výše uvedené služby nebyly pod vlivem alkoholu či jiných návykových látek po dobu, kdy takové služby poskytují. To platí také v případě, že tyto služby zajišťují subdodavatelé organizátora.

6. Organizátor se zavazuje zajistit, aby výše uvedené služby byly poskytovány výhradně v souladu s pokyny pořadatele a chránit zájmy pořadatele. Organizátor se zavazuje zajistit výše uvedené služby v souladu se zákonem a nezasahovat do práv třetích osob způsobem odporujícím zákonu.

7. Organizátor se zavazuje poskytovat výše uvedené služby s odbornou péčí, v obvyklé kvalitě, dle svých nejlepších znalostí a schopností, přičemž je při své činnosti povinen sledovat a chránit zájmy a dobré jméno pořadatele a postupovat v souladu s jeho pokyny.

8. Organizátor se zavazuje po dobu konání akce zajistit v místě konání akce přítomnost kontaktní osoby, která bude pořadateli k dispozici pro řešení případných problémů, vad a požadavků pořadatele, a to nejméně jednu hodinu před zahájením konání akce, po celou dobu jejího trvání a nejméně jednu hodinu po oficiálním ukončení akce.

9. Organizátor se zavazuje vést účetnictví v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, případně daňovou evidenci v souladu se zákonem č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů.

10. Organizátor se zavazuje uchovávat veškeré dokumenty související s plněním dle této smlouvy v souladu s právními předpisy České republiky, minimálně však po dobu 10 let od 1. ledna následujícího po roce, kdy bude schválena Závěrečná zpráva o programu ze strany Kanceláře finančních mechanismů, neboť veškeré takové dokumenty souvisí se způsobilými výdaji FM Norska. Pořadatel je povinen organizátora informovat o přesném datu, ke kterému bude Závěrečná zpráva o programu schválena.

11. Organizátor se zavazuje postupovat se zásadami transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace.

12. Organizátor je povinen zajistit, aby výše uvedené služby byly realizovány v souladu s aktuálně platným zněním pravidel pro publicitu Norských fondů 2009 - 2014.

13. Organizátor se zavazuje během plnění smlouvy a po ukončení smlouvy zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o kterých se dozví od pořadatele v souvislosti s plněním smlouvy.

III.
Součinnost smluvních stran

1. K zajištění spolupráce a součinnosti pořadatele a organizátora ustanovují smluvní strany kontaktní osoby, které se budou účastnit jednání a dalších schůzek a porad smluvních stran, jakož i dalších úkonů potřebných pro úspěšné uskutečnění akce:

za pořadatele: Xxxxxxx Xxxxxxxx, tel. x000 000 000 000, xxxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xx
za organizátora: ………………………………………………………………

2. Změnu v údajích o kontaktní osobě jakož i změnu kontaktní osoby jsou si povinny smluvní strany písemně oznámit bez zbytečného odkladu, nejméně 48 hodin předem.

3. Smluvní strany se dohodly, že se budou včas vzájemně informovat o skutečnostech, které by mohly podstatně ovlivnit plnění dle této smlouvy. Za takové změny lze považovat zejména změny místností konání akce, zajištěné dodávky vody a potravin pro cateringové služby, požadavky na prezentační techniku, apod.

4. Smluvní strany se zavazují, že budou respektovat oprávněné zájmy druhé smluvní strany, budou jednat v souladu s účelem této smlouvy a nebudou jej mařit, přičemž uskuteční veškerá jednání, která se ukážou být nezbytná pro dosažení účelu této smlouvy.

5. Organizátor se zavazuje spolupůsobit při výkonu finanční kontroly podle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů, a to i po skončení platnosti této smlouvy. V rámci této součinnosti se organizátor zavazuje umožnit pořadateli kontrolu využití finančních prostředků FM Norska u organizátora v souladu se zásadami části druhé zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů, případně takovou kontrolu umožnit osobě k ní pořadatelem zmocněné.

6. Organizátor se současně zavazuje informovat pořadatele o všech kontrolách nebo monitorováních vykonaných jinými subjekty než pořadatelem, jejich výsledcích a o navržených opatřeních k nápravě. Organizátor se rovněž zavazuje informovat o přijetí a splnění opatření k nápravě subjekt, který kontrolu nebo monitorování vykonal a opatření k nápravě uložil, a v kopii pořadatele.

7. Organizátor tímto uděluje pořadateli souhlas s užíváním údajů o něm v informačních systémech a v účetnictví České republiky – Ministerstva financí jako poskytovatele dotace a v informačních systémech Norských fondů (zejména v systému DoRIS) pro účely administrace FM Norska.

8. Organizátor se zavazuje poskytnout pořadateli na jeho žádost jakékoli doplňující informace související s odměnou, a to ve lhůtě stanovené pořadatelem v takové žádosti.

9. Organizátor se zavazuje zajistit publicitu akce dle pokynů pořadatele a pořadatel mu k tomu poskytne potřebnou součinnost.

IV.
Termín a místo konání akce

1. Termín konání akce je stanoven na 7. 11. / 8. 11. /9. 11. 2017.

2. Akce se uskuteční v Praze na adrese ………………………………………… .

V.
Odměna za organizaci akce

1. Xxxxxxx odměna organizátora za zajištění služeb podle této smlouvy činí …………………………. Kč (slovy: …………………………………………… korun českých) bez DPH.

2. Celková odměna organizátora podle bodu 5.1 této smlouvy je sjednána jako nejvýše přípustná a zahrnuje veškeré poplatky, výdaje a další náklady spojené s realizací předmětu této smlouvy, je konečná a nepřekročitelná. Žádné očekávatelné či neočekávatelné dodatečné náklady organizátora není možné v této celkové odměně organizátora zohlednit.

3. K celkové odměně organizátora podle bodu 5. 1 této smlouvy bude připočtena zákonná sazba DPH. K navýšení odměny organizátora za zajištění služeb podle bodu 5.1 této smlouvy může dojít pouze v případě zvýšení sazby DPH. Ustanovení první a druhé věty bodu 5.2 této smlouvy tímto není dotčeno.

4. Organizátor je povinen do 5 pracovních dnů od ukončení akce vystavit pořadateli fakturu za realizaci předmětu plnění této smlouvy. Splatnost faktury bude 21 dnů od jejího doručení pořadateli.

5. Pokud faktura neobsahuje všechny zákonné nebo touto smlouvou stanovené náležitosti, je pořadatel oprávněn ji do data splatnosti vrátit s tím, že organizátor je poté povinen vystavit novou fakturu s novou dobou splatnosti v délce 21 dnů od jejího nového doručení pořadateli.

6. Veškeré platby budou poukázány bankovním převodem na účet organizátora uvedený na faktuře. Za okamžik zaplacení bude považován den odepsání částky z účtu pořadatele.

7. Protože organizátor byl pořadatelem vybrán jako dodavatel předmětné služby postupem dle Pokynu NKM k veřejným zakázkám malého rozsahu financovaným z EHP a Norských fondů 2009 – 2014, je odměna proplacená organizátorovi v souladu s touto smlouvou považována za způsobilý výdaj ve smyslu rozhodnutí o poskytnutí dotace z národního fondu č. CZ12-1, resp. jejích dodatků.

8. Organizátor si je vědom skutečnosti, že na odměnu specifikovanou v tomto článku smlouvy není oprávněn čerpat jiné finanční prostředky z rozpočtové kapitoly České republiky – Ministerstva financí, z jiných veřejných zdrojů, z finančních prostředků poskytnutých ze státního rozpočtu krytých z rozpočtu EU, z EHP a z Norských fondů 2009 – 2014, Programu Švýcarsko – české spolupráce a jiných zahraničních zdrojů tak, aby nedošlo k duplicitě financování.

VI.
Odpovědnost za vady

1. Organizátor je odpovědný za řádné a včasné plnění předmětu této smlouvy. V případě, že plnění bude vadné či nebude poskytnuto včas, má pořadatel právo přiměřeně zkrátit výši odměny za organizaci akce, a to s ohledem na závažnost a důsledky plnění vadného či neposkytnutého včas. Tím nejsou dotčena práva pořadatele podle článku VII. této smlouvy ani právo pořadatele na náhradu škody.

2. Pořadatel je povinen organizátorovi oznámit vadné plnění či plnění neposkytnuté včas bezodkladně poté, co takové plnění zjistil. Případné uplatnění práva přiměřeně zkrátit výši odměny organizátora akce dle bodu 5.1 písemně oznámit organizátorovi, a to do 7 dnů ode dne, kdy takové plnění zjistil. Lhůta podle předcházející věty bude dodržena, pokud bude v této lhůtě takové písemné oznámení organizátorovi odesláno. Oznámení o uplatnění práva přiměřeně zkrátit výši odměny organizátora akce dle bodu 5.1 musí obsahovat popis vadného plnění či plnění neposkytnutého včas a dále odůvodnění výše částky zkrácené z odměny organizátora akce.

3. Za vadu týkající se služeb cateringu se považuje zejména:

   1. občerstvení není dodáno v požadovaném množství,

   2. nezajištění obslužného personálu nezbytného pro hladkou obsluhu účastníků akce.

4. Za vadu týkající se zajištění služeb podle bodu 2.2 písm. c) a d) této smlouvy se považuje zejména:

1. nedostatečná jazyková úroveň tlumočníka nebo

2. poruchy technického zařízení narušující hladký průběh akce.

VII.
Sankce

1. Za porušení mlčenlivosti stanovené v bodě 2.13 této smlouvy je organizátor povinen uhradit pořadateli smluvní pokutu ve výši 20 000 Kč, a to za každý jednotlivý případ porušení této povinnosti.

2. V případě porušení povinnosti přítomnosti kontaktní osoby organizátora v místě konání akce stanovené v bodě 2.8 této smlouvy je organizátor povinen uhradit pořadateli smluvní pokutu ve výši 50 000 Kč, a to za každý den konání akce, kdy byla tato povinnost porušena.

3. V případě, že je zcela zřejmé, že organizátor nesplní některou svou povinnost a je-li to vhodné a možné především z pohledu pravidel pro zadávání veřejných zakázek, může pořadatel zajistit splnění takové povinnosti pomocí třetí osoby. V takovém případě je pořadatel oprávněn zkrátit o náklady na takové zajištění splnění povinností organizátora odměnu organizátora akce dle bodu 5.1 této smlouvy.

4. V případě prodlení pořadatele s úhradou fakturované částky má organizátor nárok na úrok z prodlení v zákonné výši.

5. Zaplacením smluvních sankcí není dotčena povinnost organizátora dále řádně plnit předmět této smlouvy.

6. Pořadatel je oprávněn započíst splatné smluvní sankce na splatné části odměny organizátora za realizaci předmětu této smlouvy.

VIII.
Trvání smlouvy

1. Smluvní strany uzavírají tuto smlouvu na dobu určitou, a to do dne, kdy skončí akce.

2. Smluvní strany se dohodly, že tuto smlouvu není možné vypovědět.

3. Pořadatel má právo odstoupit od smlouvy v případě, že organizátor uvedl ve své nabídce v rámci zadávání veřejné zakázky informace nebo doklady, které neodpovídaly skutečnosti a zároveň měly nebo mohly mít vliv na výsledek zadávacího řízení.

4. Pořadatel má dále právo odstoupit od smlouvy v případě, že je zjevné, že organizátor nesplní podstatnou část svých povinností řádně a včas, a to do 14 dnů ode dne, kdy se tato skutečnost projevila jako zjevná.

IX.
Závěrečná ustanovení

1. Tato smlouva nabývá platnosti a účinnosti dnem jejího podpisu poslední smluvní stranou.

2. Pokud některé ustanovení této smlouvy je nebo se stane neplatným či neúčinným, neplatnost či neúčinnost tohoto ustanovení nebude mít za následek neplatnost smlouvy jako celku ani jiných ustanovení této smlouvy, pokud je takovéto neplatné či neúčinné ustanovení svou povahou oddělitelné od zbytku smlouvy. Smluvní strany se zavazují takovéto neplatné či neúčinné ustanovení nahradit novým platným a účinným ustanovením, které svým obsahem bude co nejvěrněji odpovídat podstatě a smyslu původního ustanovení.

3. Smluvní strany prohlašují, že uzavření této smlouvy a plnění všech povinností z ní vyplývající bylo náležitě schváleno orgány smluvních stran v souladu s právními předpisy, zakládajícími listinami a ostatními vnitřními předpisy smluvních stran, a nevyžaduje ani nebude vyžadovat další souhlas či schválení.

4. Veškeré změny a doplnění této smlouvy vyžadují písemnou formu. Za písemnou formu nebude považována prostá výměna e-mailů.

5. Veškeré právní vztahy touto smlouvou neupravené se řídí ustanoveními českých právním řádem, zejména občanským zákoníkem.

6. Smluvní strany sjednávají, že v případě sporu vzniklého při plnění nebo v souvislosti s touto smlouvou, jsou příslušné k jeho řešení obecné soudy České republiky.

7. Tato smlouva je podepsána ve dvou vyhotoveních, přičemž každá smluvní strana obdrží jedno vyhotovení této smlouvy.

8. Pořadatel je oprávněn naskenovaný originál podepsané smlouvy v souladu se svými zákonnými povinnostmi kdykoliv uveřejnit.

V ……………… dne ……………		V ……………… dne ………………
Pořadatel: ………………………………………………………………		Organizátor: ………………………………………………
Nadace Open Society Fund Praha Xxx. Xxxxxx Xxxxx, výkonný ředitel		……………………………….. ………………………………,