Interní postupy pro podání, hodnocení a výběr projektů
MAS ROKYTNÁ, o.p.s.
Xxxxxx 000, 000 00 Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx
IČ: 26903237
Interní postupy pro podání, hodnocení a výběr projektů
MAS Rokytná, o.p.s.
Program rozvoje venkova 2014 - 2020 Způsob výběru projektů na MAS, řešení střetu zájmů a zaručení transparentnosti
verze 4.0
Schváleno Plenem MAS Usnesení PLMAS/09052022/02
KANCELÁŘ MAS
Název: MAS Rokytná, o.p.s.
Právní subjektivita: Obecně prospěšná společnost
IČ: 269 03 237
Adresa: Xxxxxx 000, 000 00 Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx
Sídlo: Xxxxxx 000, 000 00 Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx
Tel: (x000) 000 000 000
Datová schránka: pq7jzk7
Kontaktní osoba: Kancelář MAS
Xxxxxx Xxxxxx – ředitel (dále jen ředitel), vedoucí pracovník MAS SCLLD - (dále jen vedoucí SCLLD)
(x000) 000 00 00 00
Xxxxxxx Xxxxxxxxx – projektový manažer SCLLD (x000) 000 000 000
Webové stránky: xxx.xxxxxxxxxx.xx
Výkonnou a administrativní složkou MAS je Kancelář MAS, která zajišťuje především administrativní činnosti, funkční zázemí, informační servis o činnostech MAS, vytváří strategické dokumenty MAS, vede seznam partnerů, zajišťuje propagaci MAS a aktualizaci internetových stránek.
Kancelář MAS je povinna vést komplexní evidenci projektů MAS (průběh výběru, zaregistrování, administrativní kontrolu atd.) a výsledky jejich schvalování. Kancelář MAS je řízena Vedoucím pracovníkem MAS SCLLD. Součástí kanceláře MAS je také Projektový manažer SCLLD. Pozice jsou stanoveny tak, aby byl zabezpečen bezproblémový provoz a realizace vyhlášených výzev, podpořených projektů v rámci SCLLD a podmínek jednotlivých OP. V případě potřeby bude MAS kombinovat výkon jednotlivých funkcí a velikost úvazků, případně obsadí pozici Administrativního pracovníka SCLLD, případně využije externích odborníků nebo sdílených pracovníků na DPP.
ORGÁNY MAS
Činnost orgánů MAS navazuje na plnění Standardizace MAS (Standardy MAS) v programovém období 2014-2020. Kompetence povinných orgánů MAS jsou stanoveny platným Statutem MAS (xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxx-xxx/).
Způsob vlastního jednání orgánů MAS je rozepsán v jednacím řádu jednotlivých orgánů. (xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx-xxx/)
Místní akční skupina (MAS)
• Místní akční skupina (dále jen MAS) vznikla za účelem uskutečňování komunitně vedeného místní rozvoje na základě SCLLD.
• MAS má pro účely naplňování SCLLD tyto orgány:
a) Plénum
b) Programový výbor
c) Kontrolní a monitorovací výbor
d) Výběrová komise
ÚLOHA ORGÁNŮ MÍSTNÍHO PARTNERSTVÍ
Plénum (nejvyšší orgán) - dále jen PL
Plénum MAS je tvořeno všemi partnery MAS, přičemž veřejný sektor ani žádná ze zájmových skupin nepředstavuje více než 49 % hlasovacích práv. Plénum odpovídá za distribuci veřejných prostředků a provádění SCLLD v území působnosti MAS Rokyná – schvaluje SCLLD, rozpočet Místního partnerství a výzev.
Programový výbor (rozhodovací orgán) - dále jen PV
Členové rozhodovacího orgánu musí být voleni z partnerů MAS, přičemž veřejný sektor ani žádná ze zájmových skupin nepředstavuje více než 49 % hlasovacích práv. Do kompetence Programového výboru spadá zejména schvalování výzev k podávání žádostí, schvaluje způsob hodnocení a výběr projektů, zejména výběrová kritéria pro výběr projektů, výběr projektů a stanovení výše alokace na projekty na základě návrhu výběrového orgánu.
Kontrolní a monitorovací výbor (kontrolní orgán) - dále jen KMV
Členové kontrolního orgánu musí být voleni z partnerů MAS. Do jeho kompetence spadá zejména dohled nad tím, že Místní partnerství vyvíjí svou činnost v souladu se zákony, platnými pravidly, standardy MAS a SCLLD. Kontroluje účetnictví organizační složky. V rámci SCLLD kontroluje způsob výběru projektů, včetně vyřizování přezkumů žadatelů, stížnosti proti výběru Programového výboru MAS. Je zodpovědný za monitoring a hodnocení SCLLD (indikátorový a evaluační plán SCLLD).
Výběrová komise (výběrový orgán) - dále jen VK
Členové výběrového orgánu musí být voleni ze subjektů, které na území MAS prokazatelně místně působí. Veřejný sektor ani žádná ze zájmových skupin nepředstavuje více než 49 % hlasovacích práv. Do jeho kompetence spadá zejména prvotní výběr projektů na základě objektivních kritérií schválených Programovým výborem (navrhuje pořadí projektů podle přínosu těchto operací k plnění záměrů a cílů SCLLD).
PRAVIDLA 19 a 19.2.1.
• Pravidla, kterými se stanovují podmínky pro MAS, jejichž strategie byly schváleny v rámci Programu rozvoje venkova na období 2014 – 2020 – zkráceně „Pravidla MAS“ (opatření 19 Podpora místního rozvoje na základě iniciativy LEADER (komunitně vedený místní rozvoj))
• Pravidla, kterými se stanovují podmínky pro poskytování dotace na projekty Programu rozvoje venkova na období 2014 – 2020 – Operace 19.2.1 Podpora provádění operací v rámci strategie komunitně vedeného místního rozvoje – zkráceně „Pravidla 19.2.1“
• Účinnost Pravidel 19 a 19.2.1 (jejich aktuální verze) jsou nadřazeny těmto Interním postupům pro podání, hodnocení a výběr projektů.
VÝZVA
• Možnost podávat projekty je dána vyhlášením výzvy MAS k podávání projektů.
• Po vyhlášení výzvy proběhne informační seminář pro potencionální žadatele o dotaci v rámci SCLLD. Termíny seminářů jsou stanoveny ve výzvě. V rámci každé výzvy se koná minimálně 1 seminář v území MAS. Účastníci seminářů jsou seznámeni se zaměřením SCLLD, oblastmi podpory (jednotlivé Fiche), důležitými pravidly pro zpracování a realizaci projektů, bodovacími kritérii a informacemi o vyplnění žádosti. Za seminář odpovídá vedoucí zaměstnanec pro SCLLD.
• Výzvu MAS zveřejňuje na svých internetových stránkách xxx.xxxxxxxxxx.xx
• Výzva je kolová a bude vyhlášena vždy minimálně 4 týdny před ukončením příjmu žádostí na MAS. Samotný příjem Žádostí o dotaci bude probíhat po dobu minimálně 2 týdnů.
VYGENEROVÁNÍ A VYPLNĚNÍ ŽÁDOSTI O DOTACI NA PORTÁLU FARMÁŘE
• Žádost o dotaci se podává/registruje samostatně za každou Fichi. Za danou Fichi v dané výzvě MAS bude možné odeslat pouze jednu Žádost o dotaci konkrétního žadatele na stejný předmět podnikání (dle skupiny klasifikace ekonomických činností CZ NACE) – v případě článku 20 bude možné v dané výzvě MAS odeslat pouze jednu Žádost o dotaci konkrétního žadatele v rámci jednoho režimu podpory
• Žádost o dotaci musí být vygenerována z účtu žadatele na Portálu Farmáře, záložka Žádost o dotaci přes MAS, a po vyplnění žadatelem předána na MAS v soulady s pravidly 19.2.1 (postup vygenerování Žádosti o dotaci přes Portál Farmáře v operaci
19.2.1 je zveřejněn na internetových stránkách xxx.xxxxx.xx/xxx nebo xxx.xxxx.xx ).
• Žádost o dotaci je možné nejprve bezplatně konzultovat na MAS.
PODÁNÍ A PŘÍJEM ŽÁDOSTÍ NA MAS
• Žadatel podává kompletně vyplněný formulář Žádosti o dotaci včetně povinných, příp. nepovinných příloh přes Portál farmáře v elektronické podobě v termínu stanoveném výzvou MAS (vybrané přílohy může žadatel vzhledem k jejich velikosti, příp. formátům, předložit osobně na MAS v listinné podobě).Při předložení listinných příloh obdrží vytištěné potvrzení od pracovníka MAS..
• Za datum podání Žádosti o dotaci na MAS se považuje datum podání Žádosti o dotaci přes Portál farmáře.
ADMINISTRATIVNÍ KONTROLA A KONTROLA PŘIJATELNOSTI
• Administrativní kontrolu a kontrolu přijatelnosti provádí pověřený pracovník MAS s dalším projektovým manažerem (pravidlo „čtyř očí“). Hodnocení nesmí provádět hodnotitelé společně ani společně konzultovat.
• Přijaté Žádosti o dotaci prochází:
▪ Základní administrativní kontrolou – tj. kontrolou obsahové správnosti
▪ Kontrolou přijatelnosti a kontrolou dalších podmínek vztahujících se pro projekt v souladu s Pravidly pro operaci 19.2.1.
• Projektový manažer MAS učiní kontrolu žádosti, projektu a povinných a nepovinných příloh požadovaných ve výzvě a posoudí, zda je žádost o finanční podporu v souladu se Strategií MAS. Kontrolovat se bude zejména správnost údajů v žádosti, způsobilost nákladů, na jejichž podporu je žádáno, platnost povinných a nepovinných příloh a splnění dalších podmínek, pokud jsou pro předkládání projektu relevantní.
• V případě, že při administrativní kontrole zjistí MAS, že je nutné opravit nedostatky, vyzve žadatele s pevně daným termínem k doplnění Žádosti o dotaci, minimálně však 5 pracovních dní. Žadatel může provést opravu maximálně dvakrát.
• Veškerá komunikace k doplnění Žádosti o dotaci probíhá přes Portál farmáře. MAS elektronicky vrátí žadateli Žádost o dotaci k doplnění na Portál farmáře.
• Opravenou a doplněnou žádost, projekt a přílohy žadatel odešle opět na MAS stejným způsobem, jako při prvotním podání Žádost o dotaci. Projektový manažer MAS provede jejich okamžitou kontrolu a v případě jejich správnosti postoupí Žádosti o dotaci dále k věcnému hodnocení Výběrové komisi.
• V případě nedoplnění ve stanoveném termínu ukončí MAS administraci dané Žádosti o dotaci z důvodu nesplnění podmínek Pravidel pro předložení Žádosti o dotaci. O výsledku provedených kontrol je žadatel informován MAS do 5 pracovních dní od ukončení kontroly.
• MAS provádí záznam do formuláře Žádosti o dotaci o všech krocích administrace a o dokumentech přijatých/odeslaných v rámci procesu administrace Žádostí o dotaci.
• MAS zveřejní Seznam přijatých žádostí na internetových stránkách do 5 pracovních dní
od ukončení příjmu.
VĚCNÉ HODNOCENÍ A VÝBĚR PROJEKTŮ
Výběrová komise
• Žádosti, které splní administrativní kontrolu a kontrolu přijatelnosti, postoupí k výběru členům Výběrové komisi MAS Rokytná
• V průběhu věcného hodnocení nesmí hodnotitelé komunikovat se žadateli.
• Zasedání Výběrové komise proběhne maximálně do 20 pracovních dnů od ukončení kontroly formálních náležitostí, kontroly přijatelnosti či případně od ukončení přezkumu hodnocení formálních náležitostí a přijatelnosti.
• Termín zasedání Výběrové komise je zveřejněn nejpozději 5 pracovních dnů před samotným zasedáním na internetových stránkách MAS. V případě stanovení nového termínu, musí být změna zveřejněna alespoň 3 pracovní dny před tímto novým termínem.
• Členové Výběrové komise jsou řádně proškoleni ohledně výběru projektů, jsou seznámeni s Etickým kodexem, jejich pravomocemi, odpovědností a postupem hodnocení. Každý hodnotitel je odpovědný za správné přidělení bodů a výsledný součet bodů.
• Předseda Výběrové komise řídí zasedání VK a ručí za správnost zápisu. Zasedání výběrové komise se účastní pouze členové, kteří nejsou s projektem nebo žadatelem nijak svázáni nebo zainteresováni.
• Projekty budou bodovány podle předem stanovených preferenčních kritérií, a to za každou Fichi zvlášť. Všichni hodnotitelé hodnotí projekty společně do hodnotících listů a vzniká jedno konsenzuální společné hodnocení.
• Kritéria musí být nediskriminační a transparentní v souladu s čl. 7 a 8 Nařízení Evropského parlamentu a Rady 1303/2013. K realizaci budou vybrány projekty s nejvyšším počtem bodů v pořadí za každou Fichi zvlášť. O hodnocení jednotlivých projektů bude vyhotoven záznam s odůvodněním přiděleného počtu bodů u jednotlivých preferenčních kritérií.
• MAS v každé výzvě stanovuje minimální bodovou hranici pro splnění věcného hodnocení dle Fichí. Podpořeny budou pouze projekty, které splňují minimální stanovenou výši bodů.
• Na základě bodového hodnocení Výběrová komise stanoví pořadí projektů za každou Fichi zvlášť, pokud získají dva a více projektů stejný počet bodů postupuje následovně: V případě stejného počtu bodů je preferován, dle preferencí v následujícím pořadí,
1) projekt vytvářející pracovní místo,
2) projekt s nižší finanční náročností (výše výdajů projektu, ze kterých je stanovena dotace, uvedená v Žádosti o podporu)
3) projekt žadatele, realizovaný v obci s nižším počtem obyvatel v obci, ve které je místo realizace projektu (dle údajů ČSU k 1.1.2021)
Na základě těchto hodnot se projekty seřadí od nejlépe hodnoceného po nejhůře hodnocený.
• Ze zasedání Výběrové komise je vyhotoveno pracovníky MAS:
▪ prezenční listina.
▪ zápis z jednání Výběrové komise včetně doložení aktuálního složení osob podílejících se na hodnocení projektů (včetně uvedení subjektu, který zastupují) a
přehledu hodnocených projektů s přidělenými body, seřazenými sestupně včetně zdůvodnění každého projektu a data a času začátku jednání, podepsaný předsedou Výběrové komise.
▪ hodnotící listy.
• Zaměstnanci MAS mohou být přítomni při věcném hodnocení projektů, ale nesmí zasahovat do samotného procesu hodnocení, plní pouze administrativní roli.
Programový výbor
• Výběr projektů po Výběrové komisi má v kompetenci Programový výbor, který rozhodne o výběru projektu k realizaci do 20 dnů od provedení věcného hodnocení a stanovuje výši alokace na projekty na základě návrhu Výběrové komise.
• Pravomoci PV jsou určeny ve statutu xxx.xxxxxxxxxx.xx
• Každý člen Programového výboru má před jednáním výboru k dispozici bodové hodnocení jednotlivých projektů (včetně zdůvodnění ke každému projektu) a tabulku se seřazenými projekty dle počtu bodů.
• V průběhu hodnocení není přípustná jakákoliv úprava požadované částky výše dotace uvedené v části C Žádosti o dotaci, a to ani ze strany Programového výboru, ani ze strany žadatele
• Programový výbor nemůže měnit pořadí ani hodnocení žádostí o dotaci.
• Do 5 pracovních dnů od schválení výběru projektů MAS bude žadatel informován o počtu přidělených bodů společně se sdělením, zda je jeho Žádost o dotaci vybrána či nikoli. Výsledky hodnocení budou zaznamenány do formuláře Žádosti o dotaci.
• MAS zveřejní do 5 pracovních dnů od výběru projektů na MAS seznam vybraných i nevybraných Žádostí o dotaci na svých internetových stránkách.
• MAS zveřejní na svých internetových stránkách zápis z jednání odpovědných orgánů MAS provádějících hodnocení a výběr projektů, a to nejpozději do 15 pracovních dní od výběru projektu na MAS
• Pověřený pracovník MAS veškerou dokumentaci z výběru projektu archivuje.
ADMINISTRACE NA RO SZIF
• Po výběru projektů MAS vybrané Žádosti o dotaci elektronicky podepíše, povinné, případně nepovinné přílohy verifikuje a zašle žadateli přes Portál farmáře minimálně 3 pracovní dny před termínem registrace na RO SZIF stanoveného ve výzvě MAS.
• Žadatel postoupí přes účet na Portálu Farmáře vybraný projekt ŘO (respektive příslušné platební agentuře SZIF v případě PRV) k závěrečnému ověření jejich způsobilosti před schválením nejpozději do termínu registrace stanoveného ve výzvě MAS.
• zaregistrování Žádosti o dotaci na SZIF bude žadatel informován prostřednictvím Portálu farmáře nejpozději do 14 pracovních dnů od finálního termínu registrace na RO SZIF stanoveného ve výzvě MAS.
• Řídící orgán PRV doporučí k financování všechny projekty, které prošly hodnocením a výběrem na úrovni MAS, a u kterých ověřil, že jsou způsobilé ke schválení.
• Další postup průběhu administrace RO SZIF je uveden v Pravidlech 19.2.1 - Podpora provádění operací v rámci strategie komunitně vedeného místního rozvoje.
POSTUP PŘI NEDOČERPÁNÍ ALOKACE A PODPORA HRANIČNÍHO PROJEKTU
V případě, že u některé Fiche dojde k nedočerpání alokace stanovené ve výzvě, může rozhodovací orgán převést stanovenou částku na jinou Fichi, a to za podmínky, že nedojde k překročení alokace MAS stanovené pro celé programové období ve schváleném finančním plánu SCLLD a budou podpořeny pouze projekty, které splňují minimální stanovenou výši bodů. Nevyužitá alokace ze všech Fichí se sečte do „společného balíku zbývající alokace“, který se přesune do Fiche, ve které bylo podáno nejvíce projektů. V případě shody rozhodne, ve které Fichi je větší nedostatek (rozdíl mezi alokací na Fichi vyhlášenou ve výzvě a součtem požadované dotace všech projektů podaných v dané Fichi, které prošly administrativní kontrolou a kontrolou přijatelnosti na MAS). V případě přetrvávající shody se přihlédne k potřebě naplnit stanovené monitorovací indikátory (musí být rozhodovacím orgánem zdůvodněno). Pokud jsou v plné výši podpořeny všechny projekty Fiche zvolené dle uvedeného postupu a stále není „společný balík zbývající alokace“ dočerpán, přesune se tato alokace do další Fiche v pořadí. Takto bude postupováno až do celkového vyčerpání společného balíku. O tomto převodu nedočerpané alokace může rozhodnout Programový výbor, a o tomto rozhodnutí bude proveden záznam v zápise z jednání Programového výboru včetně zdůvodnění. Při přesunech alokace popsaných v tomto bodě nesmí dojít k překročení alokace stanovené ve výzvě. Programový výbor však může také rozhodnout o tom, že postup popsaný v tomto bodě nepoužije a zbývající alokace bude použita v další výzvě. Takový postup bude v zápise z jednání Programového výboru řádně zdůvodněn.
Programový výbor může také rozhodnout o navýšení alokace Fiche na Výzvu z důvodu podpory hraničního projektu Fiche. Hraniční projekt Fiche je první nevybraný projekt v dané Fichi, který zároveň splňuje minimální stanovenou výši bodů. Pro jeho podporu lze navýšit alokaci nad rámec výzvy, a to za podmínky, že nedojde k překročení alokace MAS stanovené pro celé programové období ve schváleném finančním plánu SCLLD. Na jednu Fichi v rámci výzvy připadá vždy jen jeden hraniční projekt Fiche. Po přesunech alokace v rámci výzvy je u každé Fiche identifikován hraniční projekt Fiche. Sečte se zbytková alokace výzvy a případný zbytek volné alokace ve finančním plánu SCLLD. Rozhodovací orgán posoudí, zda budou prostředky dostačující k podpoře hraničních projektů všech Fichí v plné výši požadované dotace. Pokud ne, bude alokace přednostně přidělena projektu, který bude požadovat nižší částku dotace. Pokud toto nerozhodne, pak bude upřednostněn projekt, který bude mít vyšší celkové výdaje. Pokud ani toto nerozhodne, bude upřednostněn projekt z obce s menším počtem obyvatel dle evidence ČSÚ k 1.1.2021. O tomto rozhodnutí bude proveden záznam v zápise z jednání Programového výboru včetně zdůvodnění. Programový výbor však může také rozhodnout o tom, že postup popsaný v tomto bodě nepoužije a zbývající alokace bude použita v další výzvě. Takový postup bude v zápise z jednání Programového výboru řádně zdůvodněn.
Programový výbor může také rozhodnout o navýšení alokace Fiche z důvodu podpory hraničního projektu výzvy. V případě, že částka zbývající k podpoře hraničních projektů nebude dostačující na podporu žádného hraničního projektu v plné výši, nemůže být žádný hraniční projekt Fiche podpořen a MAS využije finance zbývající z celkové alokace k podpoře hraničního projektu výzvy.
MAS vybere mezi hraničními projekty Fiche jeden „hraniční projekt výzvy“ následovně:
a) bude podpořen projekt, který vytvořil pracovní místo. Pokud toto nerozhodne, pak
b) bude podpořen projekt dosud nepodpořeného žadatele z předcházejících výzev MAS (PRV) v programovém období 2014-2020. Pokud toto nerozhodne, pak
c) bude podpořen projekt s nižším poměrem požadované dotace vůči celkovým výdajům projektu. Pokud toto nerozhodne,
d) bude podpořen projekt požadující nižší částku dotace
MAS osloví žadatele hraničního projektu výzvy s tím, že pro podporu jeho projektu má možnost snížit výši výdajů, ze kterých je stanovená dotace, takovým způsobem, aby požadovaná dotace činila tolik, kolik chybí MAS k vyčerpání celkové alokace. Bude-li žadatel se snížením souhlasit, MAS provede odsouhlasenou úpravu ve formuláři Žádosti o dotaci před jeho předáním žadateli k finální kontrole a odeslání k registraci na RO SZIF. Nebude-li žadatel se snížením souhlasit (= dobrovolné odstoupení od realizace projektu), nabídne MAS sníženou podporu dalšímu kandidátovi na hraniční projekt výzvy v pořadí. Pokud žádný žadatel (ze seznamu hraničních projektů) nebude souhlasit s nižší mírou podpory, nebude zbývající alokace v této výzvě využita. Oslovením žadatelů v přesně stanoveném pořadí pověří rozhodovací orgán pracovníka kanceláře MAS, který na základě písemného vyjádření žadatele/žadatelů sestaví finální seznam vybraných a nevybraných žádostí. O výsledku bude informovat členy rozhodovacího orgánu, který tuto informaci vezme na vědomí na svém příštím jednání.
Programový výbor však může také rozhodnout o tom, že postup popsaný v tomto bodě nepoužije a zbývající alokace bude použita v další výzvě. Takový postup bude v zápise z jednání Programového výboru řádně zdůvodněn.
SUBJEKTY ZAPOJENÉ DO SCHVALOVACÍHO PROCESU
• Subjekty, které jsou zapojené do schvalovacího procesu žádostí o dotaci, se musí závazně řídit výše zmiňovanými postupy a pravidly.
• Dokument „Interní postupy pro podání, hodnocení a výběr projektů Programu rozvoje venkova“ budou vyvěšeny na internetových stránkách MAS Rokytná o.p.s.
• Níže je uvedena rekapitulace procesu schvalování žádosti o dotaci od okamžiku podání žadatelem až po vydání Právního aktu.
SUBJEKT PROCES | AKCE |
Žadatel | Podání žádosti o dotaci |
Kancelář MAS | Kontrola formálních náležitostí a přijatelnosti |
Výběrová komise | Věcné hodnocení |
Programový výbor | Výběr projektů k financování |
Kontrolní a monitorovací výbor | Přezkum hodnocení věcného hodnocení projektů |
Řídící orgán | Závěrečné ověření způsobilosti projektů, schválení doporučených projektů k financování, vydání Právního aktu |
PŘEZKUM HODNOCENÍ A VÝBĚRU PROJEKTŮ
• Pokud žadatel před podpisem Dohody o poskytnutí dotace nesouhlasí s postupem administrace na MAS či výši bodového hodnocení Žádosti o dotaci postupuje následovně:
▪ Předloží písemnou žádost o prověření postupu MAS či zdůvodnění přiděleného počtu bodů u konkrétního kritéria do 21 pracovních dnů od provedení příslušného úkonu na MAS.
▪ Žádost o přezkoumání posoudí Monitorovací komise MAS a písemně informuje žadatele o výsledku do 14 kalendářních dnů.
▪ V případě, že nedojde ke shodnému závěru MAS a žadatele, může žadatel podat písemnou žádost o přezkum postupu MAS na RO SZIF Brno, a pokud tak učiní, má povinnost dát tuto skutečnost MAS na vědomí.
• Pokud žadatel nesouhlasí s postupem administrace Žádosti o dotaci na RO SZIF nebo s výsledkem přezkumu ze strany RO SZIF, může předložit do 21 pracovních dnů od provedení příslušného úkonu na RO SZIF písemnou žádost o prověření postupu RO SZIF na CP SZIF.
• Pokud však žadatel nesouhlasí s výsledkem přezkumu ani ze strany CP SZIF, může se písemně obrátit se žádosti o přezkum na Přezkumnou komisi Ministerstva zemědělství.
• Žádost o přezkum na Přezkumnou komisi musí být spolu s vyjádřením CP SZIF doručena Ministerstvu zemědělství do 30 dnů ode dne, kdy žadatel vyjádření CP SZIF obdržel.
• V případě, že by sdělení CP SZIF bylo v rozporu s podmínkami, za kterých je poskytována dotace, Ministerstvo zemědělství jej usnesením zruší.
• Pověřený pracovník MAS žádost o prověření postupu MAS včetně vypořádání žádosti založí do příslušné složky a uloží do archívu.
ZABRÁNĚNÍ STŘETU ZÁJMŮ
• Veškerá opatření střetu zájmů při výběru projektů jsou stanovena v Dokumentu stanovující základní principy etického chování členů orgánů, zaměstnanců MAS a osob podílejících se na hodnocení či výběru Žádosti o dotaci z Programu rozvoje venkova předložených na základě výzvy MAS Rokytná o.p.s. (dále Etický kodex), který je zveřejněn na stránkách xxx.xxxxxxxxxx.xx
• Střet zájmů je ošetřen podpisem čestného prohlášení – příloha Etický kodex.
MAS Rokytná se snaží zamezit střetu zájmů při hodnocení a výběru projektů přijetím těchto opatření:
• před zahájením hodnocení Kancelář MAS (Projektovým manažer SCLLD) písemně zaznamená, jak proběhlo šetření ke střetu zájmů u členů orgánu, který zasedá (seznámení s Etickým kodexem a podepsání Čestného prohlášení) a zaměstnanců v případě kontroly kritérií formálních náležitostí a přijatelnosti. Střed zájmů se může týkat Výběrové komise, Programového Výboru a případně Kontrolního a monitorovacího výboru a také zaměstnanců provádějících kontroly kritérií formálních náležitostí a přijatelnosti.
• hodnotící kritéria jsou stanovena u každé výzvy a nesmí být stanovena tak, aby někoho určitého zvýhodnila.
• kontrola kritérií formálních náležitostí a přijatelnosti bude provedena vždy nezávisle dvěma zaměstnanci MAS (Projektovým manažerem SCLLD a Vedoucím pracovníkem pro realizaci SCLLD). Vždy bude u nich provedena kontrola střetu zájmů (Vedoucím pracovníkem pro realizaci SCLLD) a v případě střetu zájmů, bude najat jiný člověk na kontrolu všech projektů dané výzvy.
• věcné hodnocení projektů – každý projekt bude hodnotit celá Výběrová komise.
• osoby, které jsou ve vztahu k určitému projektu, se nesmí podílet na jeho hodnocení, a hodnocení konkurujících projektů.
• členové Výběrové komise, provádějící hodnocení a výběr projektů, svá rozhodnutí a stanoviska vždy zdůvodňují tak, aby bylo zřejmé, na základě čeho bylo příslušné rozhodnutí učiněno.
• každý člen Výběrové komise podepíše před hodnocením projektů Čestné prohlášení – příloha Etického kodexu – obsahující závazek nezávislosti, nestrannosti, nepodjatosti a střetu zájmů.
• v případě, že bude nějaký člen orgánu MAS ve střetu zájmu, tak se nesmí zasedání účastnit a orgán zasedá bez něho, nebo ho nahradí náhradník v případě VK, toto kontroluje kancelář MAS (zodpovídá Vedoucí pracovník pro realizaci SCLLD a v případě delegování nebo jeho nepřítomnosti Projektový manažer SCLLD).
• v případě, že je člen Výběrové komise zároveň sám žadatelem (zástupcem či zaměstnancem žadatele), je povinen na tuto skutečnost kancelář MAS upozornit. V tomto případě se člen Výběrové komise neúčastní bodování svého projektu ani žádného jiného projektu ve stejném Opatření SCLLD a stejné výzvě.
KOMUNIKACE SE ŽADATELI
• Oprávněnou osobou ke komunikaci se žadateli je Projektový manažer SCLLD.
• Při komunikaci s žadatelem jsou využívány následující způsoby komunikace:
▪ Osobní jednání v kanceláři MAS je možná v provozní době kanceláře: pondělí – pátek: 7:00 – 15:00 hodin nebo po vzájemné domluvě termínu jednání.
▪ Webové stránky MAS – xxx.xxxxxxxxxx.xx, kde jsou uvedeny veškeré informace a dokumenty v rámci SCLLD, vyhlášených výzev a administrací žádostí o dotaci.
▪ Doporučená pošta.
▪ E-mailová komunikace.
▪ Telefonická komunikace.
▪ Portál farmáře – základní komunikační nástroj mezi MAS a žadatelem
• Informace o průběhu administrace podaných projektů ze strany SZIF jsou žadateli zasílány přes Portál Farmáře.
• Veškerá komunikace je založena do příslušné složky a uložena v kanceláři MAS.
ARCHIVACE
• Archivaci projektů prostřednictvím elektronických složek zajišťuje vedoucí pracovník pro realizaci SCLLD, jsou vedeny složky jednotlivých projektů, které obsahují zejména žádost o dotaci, hodnocení projektu, výběr projektu a posuzování změn projektu, všechny verze interních postupů, výzvy, kritéria, kontrolní listy, apod. Složky projektů jsou vedeny a archivovány v kanceláři/na serveru/skladě MAS a budou uloženy do roku 2030.
• Podpůrné tištěné dokumenty jako jsou např. komunikace se žadateli, prezentace ze seminářů pro žadatele, prezenční listiny, zápisy z jednání jsou uchovávány v kanceláři MAS a budou uloženy do roku 2030.
• Elektronické dokumenty jsou archivovány na záložním disku/externím harddisku/serveru.
ZARUČENÍ TRANSPARENTNOSTI
Transparentnost je zaručena dodržováním platných dokumentů (zákonů, pravidel, metodik, pokynů) vztahujících se k tématu transparentnosti v kompetenci MAS, a to zejména v zajištění zveřejnění a zpřístupnění relevantních údajů, tak aby byl zajištěn rovný přístup k informacím pro všechny bez rozdílu.
Žadatel vždy postupuje v souladu s operací 19.2.1 - Podpora provádění operací v rámci strategie komunitně vedeného místního rozvoje (xxxxx://xxx.xxxx.xx/xx/xxx0000-0000 ).