OBECNÁ PRAVIDLA
OBECNÁ PRAVIDLA
• Uzavření Smlouvy o poskytnutí finančních prostředků na realizaci projektu Fondu studentských projektů, je nezbytné pro čerpání finančních prostředků. Xxxxxxx podepisuje řešitel a za ČVUT
v Praze rektor (nebo pověřený prorektor).
• Ve smlouvě jsou ve finančním listu specifikovány částky, schválené Grantovou komisí, podle nichž budou požadavky hrazeny.
• Finanční list je závazný, není možné převádět finanční prostředky mezi jednotlivými kategoriemi (např. pronájem za materiál nebo službu apod.)
• Všechny přidělené finanční částky a částky v požadavku na objednávku jsou uváděny bez DPH jak je také uvedeno ve smlouvě.
• Partnerem pro rektorát je vždy řešitel, který je uveden ve smlouvě.
• Řešitel komunikuje s odborem pro studium a studentské záležitosti (dále jen OSSZ) a rovněž výhradně podepisuje veškeré dokumenty související s projektem jako je smlouva, požadavek na objednávku, vyúčtování hotovostních plateb, závěrečná zpráva.
• V případě, že v rámci projektu dojde ze závažných důvodů ke změně řešitele, je nutné o této skutečnosti neprodleně informovat odbor pro studium.
PLATBY V HOTOVOSTI
• Záloha v hotovosti se nikdy neposkytuje.
• Hotovostní platby budou proplaceny na základě vyúčtování po předložení originálu paragonu a vyplněného formuláře vyúčtování hotovostních plateb na OSSZ do 5. dne následujícího kalendářního měsíce.
• Formulář ke stažení na xxxxx://xxxxxx.xxxx.xx/xxxxxxxxx-xxx- studenty/stipendia-nadace-granty/fond-studentskych-projektu-fsp/. V oddíle formuláře. Vyplnit pouze žlutě podbarvená pole.
• Platným daňovým dokladem je pro tyto účely tzv. paragon s rozpisem
nakupovaných položek a vyčíslením DPH.
• Daňovým dokladem není pokladní příjmový nebo výdajový doklad.
• Faktura uhrazená v hotovosti (odběratel RČVUT!) bude proplacena pouze na základě předem vystavené objednávky dle požadavku na objednávku nebo smlouvy s dodavatelem.
PLATBY NA FAKTURU
• Před akcí vyplní řešitel požadavek na objednávku (finanční částka bez DPH!) a nechá schválit OSSZ. Formulář požadavku je ke stažení na stránkách FSP v oddíle formuláře.
• Podepsaný scan požadavku na objednávku zašle řešitel na adresu
• OSSZ vytvoří objednávku, kterou zpět zašle e-mailem řešiteli a ten ji předá dodavateli.
• OSSZ zajistí platby v rámci schváleného projektu a to na základě faktury dodané řešitelem a do výše částek na finančním listu.
• Odběratelem je ve všech případech Rektorát ČVUT.
• Bez uvedeného čísla objednávky nebude faktura proplacena.
• Faktura může být vydána až po zdanitelném plnění a musí být
doručena na rektorát před termínem splatnosti.
PLATBY NA FAKTURU
• Na faktuře vystavené dodavatelem musí být uvedeno číslo
objednávky a údaje v následujícím znění:
Fakturační adresa:
České vysoké učení technické v Praze - Rektorát Jugoslávských partyzánů 1580/3, 160 00 Praha 6 IČ: 68407700 DIČ: CZ68407700
Bankovní spojení: KB Praha, č. účtu: 19-5504780277/0100
• Bez výše uvedených údajů nelze fakturu uhradit.
POŽADAVEK NA OBJEDNÁVKU
• ČA: 8932400NXXX (číslo akce přidělené ve finančním systému školy uvedeného ve smlouvě)
• Dodací lhůta: dd.mm.rrrr (den zdanitelného plnění, tzn. kdy se koná akce, bude dodán materiál apod.)
• Cena v Kč (bez DPH): bez DPH!
• Podpis řešitele/řešitelky projektu: vždy podpis!
POŽADAVEK NA OBJEDNÁVKU z Fondu studentských projektů Žádám o objednání (přesný název):
Finanční prostředky čerpám na:
Spotřební materiál ☐
Služby ☐
Pronájem ☐
Pobytové výdaje ☐
(označte pouze jednu možnost)
TA: 893
ČA: 8932400N _ _ _
Dodavatel:
Přesná adresa dodavatele:
IČ:
DIČ:
Vyřizuje/kontaktní osoba:
Tel./Fax.:
Dodací lhůta:
Cena v Kč (bez DPH):
Datum:
Jméno a příjmení řešitele/řešitelky projektu:
Podpis řešitele/řešitelky projektu:
Vyřizuje: Xxxxx Xxxxxxxxx
Vyplněný a podepsaný formulář zasílejte na adresu
xxxxx.xxxxxxxxx@xxxx.xx
xxxxx.xxxxxxxxx@xxxx.xx
AKCEPTACE OBJEDNÁVKY
• Při objednávce nad 50 000,- Kč bez DPH je nutné doložit
cenovou nabídku nebo akceptaci objednávky.
-Cenovou nabídku si řešitel vyžádá od dodavatele a zašle ji na OSSZ společně s požadavkem na objednávku.
nebo
-Řešitel zašle již vytvořenou objednávku dodavateli s žádostí o akceptaci. Dodavatel na objednávku napíše akceptuji, doplní podpisem, razítkem a řešitel zašle akceptaci na OSSZ.
VNITROORGANIZAČNÍ FAKTURACE
• Vnitrorganizační fakturace se uplatní při využívání služeb součástí ČVUT
- SÚZ = pronájem kolejí, služby menz apod.
- ÚTVS = pronájem tělocvičen, hřišť apod.
- fakult = pronájem poslucháren apod.
• Postup je stejný jako při platbě na fakturu.
Tedy požadavek na objednávku – objednávka – faktura.
Z PŘIDĚLENÝCH FINANČNÍCH PROSTŘEDKŮ NENÍ MOŽNÉ HRADIT:
• telefonní poplatky
• občerstvení
• suroviny potřebné k výrobě jídel (jako např. cukr pro včely)
• pohonné hmoty
• investiční hmotný a nehmotný majetek (jako např. úly)
• neinvestiční hmotný a nehmotný majetek s dobou použitelnosti delší než 1 rok.
(jako jsou např.: trička, propagační materiály, rollupy apod., ze kterých vyplývá, že je lze použít opakovaně. Tedy není na nich uveden např. termín konání akce.)
OSTATNÍ ČERPÁNÍ
• Ubytování
-Lze ubytovat cizí osoby, kterých se řešení projektů dotýká, ale jen v zařízeních spravovaných SÚZ ČVUT (tzn. je potřeba vystavit požadavek na objednávku ubytování – zpracovat objednávku rektorátu vůči SÚZ, SÚZ vnitroorganizační fakturou vyúčtuje rektorátu čerpané služby).
-Studující a zaměstnanci ČVUT v Praze podílející se na projektu, mohou být ubytováni i mimo objekty SÚZ ČVUT, a to v cenách běžného rozsahu a pouze po předchozím schválení vedoucí OSSZ.
• Práce – mzdové náklady (např. úhrady za přednášky, rozhodčí sportovních utkání) Pokud má dodavatel IČ – objednáme u něj příslušnou službu.
Pokud dodavatel nemá IČ – lze ho zaměstnat formou předem uzavřené dohody (DPP) Vzhledem k nové legislativě ohledně DPP a DPČ je třeba uzavírání dohod řešit předem s dostatečným předstihem nejméně dvou měsíců!
• Cestovné lektorů
Lze hradit jako cestovní výdaj, ale může být i součást nákladů v rámci dohody o provedení práce.
• Ceny do soutěží a sportovních turnajů mohou být pouze věcné, ne finanční.
• V případě nákupu cen, kdy částka za kus přesáhne hodnotu 1000 Kč je nutné doložit seznam výherců s rozpisem jednotlivých cen.
ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA
• Termín odevzdání závěrečné zprávy je uveden ve smlouvě o poskytnutí finančních prostředků na realizaci projektu Fondu studentských projektů.
• Pokud řešitelé ve stanoveném termínu nepředloží závěrečnou zprávu, nebude projekt s takovou náplní, ani jiné projekty těchto řešitelů, v dalším roce financovány.
• Závěrečná zpráva musí být dodána i v případě, že akce neproběhla, a tato
skutečnost musí být v závěrečné zprávě dostatečně zdůvodněna.
• Na stránkách xxxxx://xxxxxx.xxxx.xx/xxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxx/xxxxxxxxx- nadace-granty/fond-studentskych-projektu-fsp/ v oddílu formuláře naleznete formulář závěrečné zprávy. Podepsaný scan s povinnou přílohou ve formátu .pdf zasílejte na xxxxx.xxxxxxxxx@xxxx.xx. Závěrečná zpráva bude následně zveřejněna na výše uvedených stránkách. Je tedy nutné aby scan závěrečné zprávy byl čitelný a v odpovídající kvalitě.
• Závěrečná zpráva, musí obsahovat číslo projektu ve tvaru x/x/xxxx (např.
1/2/2024)
OBECNÉ PŘIPOMÍNKY A DOPORUČENÍ
• Neupravovat předepsané formuláře!
• Hlídat si a dodržovat termíny! Sledovat pravidelně stránky FSP.
• Doporučujeme si vést vlastní tabulku čerpání a mít tak přehled o čerpané částce, fakturách apod.
• Faktury, které nebudou do konce prvního lednového týdne následujícího
roku odevzdány na OSSZ, nebudou proplaceny.
• Požadavek na objednávku, závěrečnou zprávu apod. zasílejte vždy v dobře čitelném .pdf (scan s podpisem řešitele).
• Vyúčtování hotovostních plateb s podpisem a originálem účtenky lze v nadepsané obálce vložit do schránky OSSZ v přízemí budovy B nebo odnést přímo na OSSZ.
• .pdf (přihlášky, závěrečné zprávy) se dále přeposílají např. paní prorektorce, jsou zveřejňovány na stránkách ČVUT apod. Rozmazané fotky bez podpisu nebudou přijaty. Jde především o vizitku vašeho projektu.
DĚKUJEME ZA POZORNOST
V případě dotazů se obracejte na Xxxxx Xxxxxxxxxx xxxxx.xxxxxxxxx@xxxx.xx , tel. 000 00 0000