Pokyny k vyúčtování poskytnutých příspěvků z rozpočtu města Sokolov

Příloha č. 9

Pokyny k vyúčtování poskytnutých příspěvků z rozpočtu města Sokolov

1. Přijatá dotace smí být použita výhradně ke stanovenému účelu uvedenému v uzavřené veřejnoprávní smlouvě a v souladu s podrobným rozpočtem předloženého projektu.

2. Vyúčtované náklady musí věcně a časově souviset s projektem.

3. Dotace ani její část nesmí být poskytnuta jiným fyzickým ani právnickým osobám, pokud nejde o úhradu spojenou s realizací účelu dotace.

4. O užití prostředků dotace vede příjemce oddělenou průkaznou účetní evidenci a zavazuje se uchovávat tuto účetní evidenci minimálně po dobu pěti let po ukončení realizace projektu.

5. Pokud je příjemce dotace plátcem DPH nebo se jím v průběhu realizace projektu stane, je povinen poskytnutou dotaci vyúčtovat v cenách bez DPH.

6. Účetní doklady musí obsahovat jasnou specifikaci pořízeného zboží, nakoupené služby nebo práce (včetně pořízeného množství a jednotkové ceny). Obecně formulované doklady jako např.

„občerstvení“, „kancelářské potřeby“, „ceny“ nejsou považovány za uznatelné výdaje.

7. Ke každému účetnímu dokladu musí být doložen doklad o jeho úhradě.

8. Za doklad o úhradě nákladů se považuje u bezhotovostní platby výpis z běžného účtu, u hotovostní úhrady výdajový, příjmový pokladní doklad.

9. Vyúčtování musí být v souladu se smlouvou předloženo na předepsaném formuláři k vyúčtování dle předepsaných pravidel Zásad, případně konkrétního programu o poskytování dotací a uzavřené veřejnoprávní smlouvy.

10. Příjemce při vyúčtování předkládá kopie účetních dokladů ve výši poskytnuté dotace, dokládající jeho použití.

11. Zálohová platba samotná se nepovažuje za podklad k závěrečnému vyúčtování dotace jako uznatelný výdaj, tato musí být doložena fakturou konečnou.

12. Subjekt nesmí do vyúčtování akce zahrnout výdaje spojené s nákupem drobného dlouhodobého majetku a materiálu, který není během akce zcela či alespoň z velké části spotřebován.

13. Za vyúčtování přidělené dotace je zodpovědný statutární zástupce příjemce.

14. V případě omezení poskytnuté dotace na činnost (akci) spojené s mládeží musí být toto zřejmé i ze všech účetních dokladů (text faktury, text smlouvy apod.).

15. Věcné odměny (ceny), diplomy a jiné náklady musí subjekt doložit řádným daňovým dokladem a musí být doloženy výsledkové (výherní) listiny.

16. Peněžní výhry (popř. startovné)

V odůvodněných případech lze výhru (popř. startovné) soutěžícím poskytnout i formou peněžní odměny. Vyplacení takové odměny musí subjekt doložit propozicemi s uvedením výše takových výher, výsledkovou (výherní) listinou, seznamem výherců (vč. částek, adresy výherců) a účetním dokladem, dokládajícím výplatu výhry.

17. Tisk

Týká se zejména činností spojených s obsahovým a organizačním zabezpečením akcí (soutěží),

jejichž charakter to vyžaduje. V případě množení materiálů (pozvánky, pokyny atd.) – může sloužit jako doklad paragon za provedenou službu nebo vystavená faktura.

18. Spoje – poštovné

Náklady musí příjemce doložit dokladem za nákup. V případě, že nakoupí větší množství známek (cenin), je třeba zpracovat místopřísežné prohlášení (s podpisem statutárního zástupce subjektu) o počtu kusů známek určených a skutečně využitých pro realizaci samostatné akce nebo v rámci celoroční činnosti.

19. Nájemné

V případě, že příjemce nemá vhodné podmínky pro realizaci akce ve vlastních prostorách a je nutné, aby se akce uskutečnila v prostorách mimo subjekt, je povinen respektovat podmínky pronajímatele. Subjekt by měl předem zvážit zejména ekonomické podmínky případných pronajímatelů prostor. V případě, že se akce koná přímo ve vlastních prostorách příjemce, není možné účtovat nájemné stejným způsobem jako dalším (cizím) subjektům – tj. na základě nájemní smlouvy, případně přímé fakturace za služby. V případě úhrady vlastních provozních nákladů spojených s akcí provozovanou v prostorách příjemce, musí tento vycházet ze smluvních vztahů, které se týkají úhrad výdajů za elektřinu, vodu apod. Náklady musí příjemce doložit konkrétním výpočtem (spotřeba energie na m2/hod vynásobená prostorami v m2 a počtem hodin apod.) na vystaveném interním dokladu.

20. Doprava

Jízdné poskytuje subjekt v ceně doložených jízdenek, účastníci akce jsou povinni použít nejhospodárnější způsob dopravy s ohledem na vzdálenost, čas a výběr dopravních prostředků. Příjemce může výjimečně povolit cestu soukromým motorovým vozidlem za podmínek, které stanoví. Náhrada za použití soukromého motorového vozidla se poskytuje maximálně ve výši odpovídající ceně jízdenky hromadného dopravního prostředku dálkové dopravy. Při předložení cestovního příkazu k vyúčtování je příjemce povinen doložit kopii velkého technického průkazu použitého vozidla. Cestovní příkaz musí obsahovat veškeré náležitosti, podle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. Doložení výše jízdného veřejnými dopravními prostředky je nedílnou přílohou cestovního příkazu.

21. Ubytování

Doklad za ubytování musí mít náležitosti daňového dokladu a navíc musí obsahovat tyto údaje: počet nocí, cenu za jednu noc a počet osob. Na dokladu musí být jako odběratel uveden název nebo jméno příjemce. Příjemce dokládá k dokladu za ubytování seznam ubytovaných.

22. Mzdové prostředky a odměny

Prostředky nelze použít na mzdy a odměny pracovníků nebo funkcionářů, kteří jsou v pracovním poměru vůči příjemci dotace, nebo příjemce samotného.

1. Výjimku z tohoto ustanovení činí výdaje na základě uzavřené Dohody o provedení práce nebo Dohody o pracovní činnosti uzavřenými se zaměstnancem nebo funkcionářem, jejíž druh činnosti není shodný s pracovním zařazením v pracovním poměru a přímo souvisí s projektem. Tuto skutečnost dále doloží subjekt čestným prohlášením. Dohody musí být uzavřeny v souladu s platnými právními předpisy a musí obsahovat všechny povinné náležitosti. Tyto výdaje musí být doloženy uzavřenou dohodou, výkazem práce (s uvedením termínu, kdy byla práce odváděna, počtu odpracovaných hodin a sazbou za provedenou práci) a dokladem o uskutečnění výplaty mzdových prostředků. V tomto případě se jedná například o odměny trenérům.

2. Právnické osoby mohou dále poskytnout příspěvek související s danou akcí na základě výplatnice nebo podobného soupisu, které musí obsahovat výši odměny, činnost, za jakou mzdu obdržel, jméno příjemce, jeho adresu, podpis příjemce a zástupce subjektu, název projektu. Dále musí být doložen účetní doklad, který byl vystaven právnickou osobou, a který dokládá vyplacení příslušné odměny (bankovní výpis nebo pokladní blok) a směrnice, či jiný dokument, stanovující výši sazby odměny, sazby cestovného a sazby stravného.

V tomto případě se jedná především o náklady související se zabezpečením akce, a to například o odměny rozhodčím a časoměřičům.

3. Odměny mohou být doloženy dalšími doklady, jako je doklad o výplatě příležitostného příjmu nebo doklad o odměně rozhodčím. Tyto doklady musí obsahovat výši odměny, činnost, za jakou odměnu obdržel, jméno příjemce, jeho adresu, podpis příjemce a zástupce subjektu, název akce. Dále musí být doložen účetní doklad, který byl vystaven právnickou osobou, a který dokládá vyplacení příslušné odměny (bankovní výpis nebo pokladní blok) a směrnice, či jiný dokument, stanovující výši sazby odměny, sazby cestovného a sazby stravného.

23. Výdaje na honoráře účinkujícím

Musí být doloženy písemným ujednáním – například smlouvou o účinkování umělce, objednávkou apod. Doklad musí obsahovat konkrétní umělecký výkon, jeho rozsah, stanovenou výši honoráře, datum a místo konání produkce

24. Nestanoví-li dotační program nebo veřejnoprávní smlouva jinak dotaci nelze použít na:

1. úhradu DPH v případě, že příjemce dotace je plátce DPH a může uplatnit odpočet daně,

2. nákup tabákových výrobků a alkoholických nápojů;

3. splátky finančních závazků a leasingové splátky;

4. odpisy majetku;

5. opravy, servis a udržování;

6. odpisy nedobytných pohledávek, úroky, kursové ztráty, manka a škody, pojistné, penále

7. xxxx, pokuty a sankce, odvody za porušení rozpočtové kázně a sankce;

8. tvorbu kapitálového jmění;

9. odměny, mzdy a platy členů správních rad, dozorčích rad a statutárních a jiných orgánů právnických osob;

10. odměny, mzdy a platy zaměstnanců, kteří jsou v pracovním poměru vůči příjemci dotace

11. výdaje na zaměstnance, ke kterým nejsou zaměstnavatelé povinni dle zvláštních právních předpisů (příspěvky na penzijní připojištění, životní pojištění, dary k životním jubileím, příspěvky na rekreaci apod.);

12. mimořádné odměny podle zákoníku práce;

13. přestupy hráčů, výchovné, trenérské licence;

14. pořízení nebo zhodnocení dlouhodobého hmotného nebo nehmotného majetku (investice), pokud je dotace poskytována na neinvestiční projekty

15. úhradu nákladů věcně a časově spojených s minulým obdobím;

16. činnost politických stran a hnutí;

17. poskytnutí dotace jinému subjektu (např. v rámci benefiční akce)

18. zahraniční pracovní cesty;

19. telefonní poplatky, internetové poplatky a ostatní datové služby

20. náklady na reprezentaci příjemce dotace (tj. občerstvení, pohoštění, dary a obdobná plnění)

21. stipendia a doplňky k nim, kurzovné a ostatní vzdělávání

22. nespecifikované výdaje (tj. výdaje, které nelze účetně doložit).

23. dopravu a úhradu cestovních nákladů vlastních zaměstnanců a funkcionářů, či příjemce samotného, vyjma nákladů na dopravu přímo spojených s akcí (zajištění cen, doprovodné vozidlo při závodech apod.)

24. prázdninové, letní a rekreační soustředění, vyjma sportovních soustředění a v oblasti sociální vyjma pobytů s klienty.