SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ Číslo smlouvy správce: Číslo smlouvy zpracovatele: LE/32/2018

SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Číslo smlouvy správce:

Číslo smlouvy zpracovatele: LE/32/2018

Smluvní strany:

Základní škola, Liberec, Lesní 575/12, příspěvková organizace

Lesní 575/12, Liberec I-Staré Město, 460 01 Liberec

IČO: 46744924

Zastoupená: Xxx. Xx. Xxxx Xxxxxx

zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Ústí nad Labem, oddíl Pr 574

(dále jako „správce“)

a

Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxx EKVITA

Se sídlem: 463 11 Liberec 30, Májová 1466

IČO: 482 71 489

Živnostenský list vydán MML, Čj.: 06/ŽÚ/16758/02 Pa

Zastoupená: Ing. Xxxxxxxxx Xxxxxxxx

(dále jako „zpracovatel“)

(správce a zpracovatel společně jako „smluvní strany“ a každý z nich samostatně jako „strana“)

uzavřely v souladu s ustanoveními článku 28, odstavce 3, Obecného nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Nařízení“), níže uvedeného dne, měsíce a roku tuto

smlouvu o zpracování osobních údajů

(dále jen „smlouva“):

Preambule

(A) Zpracovatel uzavřel se správcem dne 15.5.2018 smlouvu o GDPR – ochraně osobních údajů na jejímž základě bude zpracovatel obsluhovat uživatele správce a zpracovávat jeho osobní údaje.

(B) Smluvní strany mají zájem upravit práva a povinností stran při zpracování osobních údajů podle nařízení o ochraně osobních údajů a za tímto účelem uzavírají tuto smlouvu.

Článek I

Definice a vymezení pojmů

1. Není-li v této smlouvě uvedeno jinak, mají definovaná slova a spojení vyskytující se ve smlouvě dále uvedený význam:

1. Osobní údaj – znamená veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě.

2. Subjekt údajů – je fyzická osoba identifikovaná (pomocí identifikačních) nebo identifikovatelná (pomocí souboru jiných osobních údajů o ní vedených).

3. Správce – je subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účel, způsob a prostředky zpracování osobních.

4. Zpracovatel – je subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce.

5. Příjemce – je subjekt, kterým jsou osobní údaje poskytnuty, ať už se jedná o třetí stranu, či nikoli.

6. Zpracování – je jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.

7. Důvěrné informace – zahrnují informace označené za důvěrné jednou stranou, případně označené jako důvěrné v této smlouvě.

8. Občanský zákoník – znamená zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, v platném znění.

9. Nařízení – znamená Obecné nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES, účinné od 25. 5. 2018.

1. Pro výklad smlouvy platí následující pravidla:

1. Odkazy na „články“ a „odstavce“ se vykládají jako odkazy na příslušné články a odstavce této smlouvy.

2. Pojmy definované ve smlouvě v množném čísle mají shodný význam i v jednotném čísle a naopak.

3. Nadpisy jsou ve smlouvě použity pouze pro přehlednost a pro výklad jejích ustanovení nemají žádný význam.

Článek II

Předmět smlouvy

1. Tato smlouva upravuje vztahy mezi správcem osobních údajů a zpracovatelem osobních údajů, zejména pak vymezuje předmět a dobu trvání zpracování, povahu a účel zpracování, typ osobních údajů a kategorie subjektů údajů, které budou zpracovatelem zpracovávány, povinnosti a práva správce a závazky zpracovatele.

Článek III

Prohlášení správce

1. Správce prohlašuje, že je správcem osobních údajů podle dle nařízení o ochraně osobních údajů.

2. Správce prohlašuje, že osobní údaje jsou správcem získávány oprávněně na základě právních důvodů dle nařízení o ochraně osobních údajů, jsou přesné, odpovídají stanovenému účelu a jsou v rozsahu nezbytném pro naplnění stanového účelu.

3. Správce dále prohlašuje, že je oprávněn pověřit zpracovatele ke zpracovávání osobních údajů ve smluvně stanoveném rozsahu, za smluvně stanoveným účelem a po dobu ve smlouvě stanovenou.

Článek IV

Zpracování údajů

1. Správce opravňuje zpracovatele po dobu účinnosti smlouvy uvedené v části preambule této smlouvy, ke zpracování předávaných osobních údajů v souvislosti s plněním výše uvedené smlouvy, a to v rozsahu uvedeném v následujících bodech:

1. Typy osobních údajů:

• Jméno.

• Příjmení.

• Titul.

• Údaje o adrese (kontaktní, trvalého pobytu).

• Datum narození.

• Telefonní číslo (služební, soukromé).

• E-mailová adresa (služební, soukromá).

2. Kategorie subjektů údajů:

• Zaměstnanci.

• Klienti (zákazníci, odběratelé).

2. Osobní údaje specifikované v odstavci 1 tohoto článku je zpracovatel oprávněn zpracovávat za účelem:

a) Poskytování podpory pro uživatele správce.

c) Zpracování účetnictví správce.

d) Zpracování mzdové agendy správce.

3. Zpracovatel je oprávněn za účelem zpracování údajů zejména:

1. Shromažďovat osobní údaje předané správcem.

2. Ukládat či uchovávat shromážděné osobní údaje předané správcem na nosiče informací včetně provádění záloh a archivací.

3. Třídit osobní údaje uložené na nosiči informací.

4. Zpřístupňovat uložené osobní údaje jinému správci, popř. dalším subjektům jen se souhlasem prvotního správce.

5. Zajišťovat zabezpečení ochrany osobních údajů.

4. Zpracovatel se při zpracování údajů zavazuje:

1. Zpracovávat osobní údaje dle zásad stanovených v článku 5 nařízení.

2. Zpracovávat pouze osobní údaje v nezměněné podobě přesně tak, jak je získá od správce.

3. Zpracovávat pouze osobní údaje odpovídající stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu.

4. Zpracovávat osobní údaje v souladu s účelem, ke kterému byly shromážděny.

5. Nesdružovat osobní údaje, které byly získány, k rozdílným účelům.

6. Uchovávat osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování.

5. Správce uděluje souhlas s následujícími subdodavateli (poddodavateli) zpracovatele, podílejícími se na zpracování osobních údajů:

Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxx EKVITA

Májová 1466, 463 11 Liberec 30

IČO: 482 71 489, živnostenský list vydán Magistrátem města Liberec, č.j.: 06/ŽÚ/16758/02/Pa

Zástupce: Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxx

Článek V

Práva a povinnosti stran

1. Správce se zavazuje poskytnout zpracovateli součinnost nezbytnou pro plnění této smlouvy a zajistit všechny technicko-organizační podmínky, které jsou nezbytně nutné pro plnění předmětu této smlouvy. Správce je zejména povinen v případě, že pro plnění povinností zpracovatele podle této smlouvy jsou nutné jakékoli písemné podklady, předat tyto podklady zpracovateli bez zbytečného odkladu poté, co o to bude zpracovatelem požádán.

2. Aby byl zajištěn soulad s požadavky nařízení v případě zpracování prováděného zpracovatelem jménem správce, je správce oprávněn zpracováním pověřit pouze zpracovatele, kteří poskytují dostatečné záruky, zejména pokud jde o odborné znalosti, spolehlivost a zdroje, že zavedou technická a organizační opatření, která budou splňovat požadavky nařízení, včetně požadavků na bezpečnost zpracování.

3. Nastane-li z jakéhokoli důvodu (např. z důvodu legislativních změn, rozhodnutí státního orgánu apod.) nutnost změny dohodnutých pravidel při plnění předmětu této smlouvy, zavazuje se správce neprodleně o této skutečnosti zpracovatele informovat. Smluvní strany jsou povinny v takovém případě zahájit jednání o změně této smlouvy.

4. Zpracovatel je povinen postupovat při poskytování plnění podle této smlouvy v souladu nařízením o ochraně osobních údajů, s odbornou péčí, řídit se pokyny správce a jednat v souladu se zájmy správce. Zpracovatel je povinen upozornit správce písemně, bez zbytečného odkladu na případnou nevhodnost pokynů správce či na jejich rozpor s platnými právními předpisy či povinnostmi vyplývajícími pro správce z platných právních předpisů nebo rozhodnutí soudů, rozhodčích orgánů či správních orgánů.

5. Xxxxxxx zpracovatele:

1. Zpracovává osobní údaje pouze na základě pokynu správce.

2. Aby zpracovatel doložil soulad s nařízením, je povinen vést záznamy o činnostech zpracování, za které odpovídá. Každý zpracovatel je povinen spolupracovat s dozorovým úřadem a na jeho žádost mu tyto záznamy zpřístupnit, aby na jejich základě mohly být tyto operace zpracování monitorovány.

3. Záznamy o činnostech budou vedeny zpracovatelem minimálně v tomto rozsahu:

• Jméno a kontaktní údaje zpracovatele a každého správce, jehož jménem zpracovává osobní údaje, jmenovaného zástupce správce nebo zpracovatele a pověřence (pokud je jmenován).

• Kategorie zpracování vykonávaných jménem každého správce.

• Detaily všech přesunů osobních údajů do třetích zemí nebo mezinárodních organizací, včetně jejich jasné identifikace a dokumentace vhodných záruk.

• Obecný popis technických a organizačních opatření v oblasti bezpečnosti zpracování osobních údajů.

4. Informuje správce o předávání osobních údajů do zahraničí, včetně povinnosti předávat na základě požadavků práva EU nebo členského státu (pokud to právní předpis nezakazuje z důvodu veřejného zájmu).

5. Přijímá závazek mlčelivosti zaměstnanců zpracovatele, kteří při výkonu své činnosti přicházejí do styku s osobními údaji podle této smlouvy.

6. Přijímá taková vhodná technická a organizační opatření na ochranu osobních údajů, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, zpracování, jakož i k jinému zneužití těchto osobních údajů.

7. Zapojuje do zpracování další zpracovatele pouze s písemným svolením správce a informuje správce o všech zamýšlených změnách týkajících se zpracovatelů.

8. Zajišťuje, že při řetězení zpracovatelů musí každý další první zpracovatelem vybraný zpracovatel přijmout stejné povinnosti jako první zpracovatel.

9. Umožní audity prováděné správcem nebo jiným auditorem, kterého správce pověřil k provedení kontroly technického a organizačního zabezpečení ochrany osobních údajů a neveřejných informací shromážděných a zpracovávaných podle této smlouvy, kdykoliv v pracovní den mezi 8. a 16. hodinou, a to na základě předchozího oznámení správce minimálně 3 (tři) pracovní dny před danou kontrolou.

10. Po ukončení zpracování osobní údaje vrátí správci, nebo je na základě pokynu správce vymaže (pokud právo EU nebo členských států nestanoví jinak).

11. Je správci nápomocen při plnění jeho povinnosti reagovat na žádosti o výkon práv subjektů údajů.

12. Je správci nápomocen při zajišťování souladu s povinnostmi podle článků 32 až 36 nařízení, a to při zohlednění povahy zpracování a informací, jež má zpracovatel k dispozici.

13. Je správci nápomocen při zajišťování zabezpečení zpracování, ohlašování případů porušení ochrany osobních údajů, posouzení vlivu na ochranu osobních údajů a předchozí konzultace.

14. Pokud nastane porušení zabezpečení u zpracovatele, hlásí jej bez zbytečného odkladu správci, pro kterého dotčené osobní údaje zpracovává.

6. Správce nebo zpracovatel je povinen řešit porušení zabezpečení osobních údajů požadovaným způsobem v souladu s články 33 a 34 nařízení.

7. Zpracovatel se zavazuje chránit osobní údaje před přístupem neoprávněných osob zamezením přístupu neoprávněných osob do prostor, v nichž zpracovatel poskytuje své služby v souladu se smlouvou.

8. Zpracovatel se zavazuje neposkytnout bez předchozího písemného souhlasu správce třetím osobám osobní údaje, které obdržel od správce, ani je jinak nezneužít.

Článek VI

Sankce

1. V případě nesplnění kterékoliv povinnosti sjednané v článku V této smlouvy je strana, která povinnost porušila, povinna uhradit druhé straně smluvní pokutu ve výši 10.000 Kč (slovy desettisíctisíc korun českých), a to do 14 (čtrnácti) dnů ode dne doručení písemné výzvy k jejímu zaplacení. Tímto ustanovením není dotčena povinnost k náhradě škody, a to včetně škody přesahující smluvní pokutu.

Článek VII

Řešení sporů

1. Tato smlouva a veškeré dodatky k ní se řídí právními předpisy České republiky, zejména ustanoveními občanského zákoníku, a budou vykládány v souladu s nimi.

2. Smluvní strany vynaloží veškeré úsilí, aby všechny spory, které případně vyplynou z této smlouvy nebo v souvislosti s ní, byly urovnány především oboustrannou dohodou.

3. Smluvní strany se dohodly, že řešením veškerých případných sporů, jež by z této smlouvy anebo v souvislosti s ní vznikly, bude pověřen příslušný obecný soud v místě správce.

Článek VIII

Závěrečná ustanovení

1. Tato smlouva je uzavřena na dobu účinnosti smlouvy, uvedené v části preambule této smlouvy, uzavřené mezi správcem a zpracovatelem.

2. Tato smlouva může být ukončena jedním z následujících způsobů:

1. Písemnou dohodou.

2. Písemnou výpovědí kterékoliv ze smluvních stran doručenou druhé straně s výpovědní dobou tři měsíce, která počne běžet od prvního dne kalendářního měsíce následujícího po doručení výpovědi druhé straně.

3. Písemným odstoupením některé ze smluvních stran s okamžitou účinností v případě podstatného porušení povinnosti podle této smlouvy druhou stranou.

3. Odstoupení od smlouvy musí být písemné a nabývá účinnosti dnem doručení druhé straně. Odstoupení od smlouvy se nedotýká nároku na zaplacení smluvní pokuty, úroků z prodlení, popř. nároku na náhradu škody. Odstoupením od smlouvy nebo zánikem práv a povinností z této smlouvy vyplývajících z jakéhokoliv jiného důvodu nevzniká smluvním stranám povinnost vrátit uhrazené smluvní pokuty či úroky z prodlení, na něž smluvním stranám vznikl nárok v době účinnosti této smlouvy.

4. Smluvní strany se dohodly, že v případě zániku smlouvy si vzájemně vypořádají veškeré pohledávky a dluhy do 30 (třiceti) dnů ode dne zániku smlouvy. Zpracovatel je povinen provést likvidaci osobních údajů, které mu byly poskytnuty na základě této smlouvy.

5. Veškeré změny a doplnění této smlouvy vyžadují dohodu všech smluvních stran a formu číslovaného písemného dodatku řádně podepsaného oprávněnými osobami obou smluvních stran k podpisu této smlouvy, s výjimkou změn kontaktních údajů. Návrhy dodatků je oprávněna předkládat každá ze smluvních stran.

6. Tato smlouva je vyhotovena ve 2 (dvou) stejnopisech v jazyce českém, z nichž každá ze smluvních stran obdrží po 1 (jednom) vyhotovení.

7. Tato smlouva nabývá platnosti a účinnosti dnem jejího podpisu oběma smluvními stranami.

8. Smluvní strany prohlašují, že si tuto smlouvu před jejím podpisem přečetly, že byla sepsána podle jejich svobodné a vážně míněné vůle, nikoli v tísni a za nápadně nevýhodných podmínek, na důkaz čehož připojují své podpisy.

V Liberci dne 15.5.2018 V Liberci dne 15.5.2018

…………………………………..………. …………………………………..……….

Správce Zpracovatel

Stránka 6 z 6