SMLOUVA O DÍLO
SMLOUVA O DÍLO
Vytvoření a dodávka SW řešení pro elektronizaci procesů MěÚ Česká Lípa
kterou uzavřely podle občanského zákoníku (zák. č. 89/2012 Sb. ve znění pozdějších předpisů) a autorského zákona (zák. č. 121/2000 Sb. ve znění pozdějších předpisů)
Číslo smlouvy objednatele: ………………….
Číslo smlouvy zhotovitele: ………………….
dále uvedeného dne, měsíce a roku, níže uvedené smluvní strany:
Obchodní název: Město Česká Lípa
Sídlo: náměstí T.G. Masaryka č. 1, 470 01 Česká Lípa Zastoupená:
ve věcech smluvních: Xxx. Xxxxx Xxxxxxx – starostka
ve věcech technických: Xxxx Xxxxxxxxxx – správce AIS města Česká Lípa IČ: 00260428
DIČ: CZ00260428
Bank. spojení: č.ú.: 1229421/0100, Komerční banka, a. s. Česká Lípa
Tel: x000 000 000 000
DS: bkfbe3p
jako objednatel na straně jedné
a
Obchodní název: ………………………………..
Sídlo: …………………………………
Zastoupená: ……………………………………………..
IČ: DIČ:
………………..
………………..
Bank. spojení: ………………………………………………………….
Společnost zapsaná
…………………………………………………………………………………………………………………….
jako zhotovitel na straně druhé
I.
Předmět smlouvy
1. Objednatel prohlašuje, že má zájem na dodání a implementaci nového elektronického systému pro elektronizaci procesů Městského úřadu Česká Lípa (dále také jen „SW systém“), který splňuje aktuální legislativní parametry vč. požadavků kladených Národním standardem pro agendové informační systémy (Dále jen „AIS“), taktéž požadavky obecné, procesní, uživatelské a technické.
2. Zhotovitel prohlašuje, že je ochoten a po právní i odborné stránce schopen objednateli plnění uvedené v prvním odstavci tohoto článku smlouvy poskytnout.
3. Touto smlouvou se zhotovitel zavazuje, že objednateli vytvoří a předá úplný a plně funkční nový SW systém dle požadavků objednatele formou systémové integrace do stávajícího prostředí objednatele v souladu s potřebami objednatele. Rozsah bude definován v tzv. Cílovém konceptu, jehož vytvoření je součástí předmětu plnění zhotovitele dle této smlouvy.
Plnění zhotovitele tedy bude obsahovat vytvoření Cílového konceptu dle požadavků objednatele, poskytnutí software, včetně licenčních práv, kompletní implementaci včetně školení uživatelů a další plnění, které je v této smlouvě uvedeno nebo bylo součástí nabídky zhotovitele v zadávacím řízení (dále také jen „dílo“).
4. Objednatel si vyhrazuje právo změn závazku ve smyslu § 100 odst. 3 ZZVZ o právo možnosti využití jednacího řízení bez uveřejnění pro poskytnutí nových služeb na vytvoření a implementaci nových funkcionalit SW systému, nových inteligentních formulářů a napojení na další AIS dle požadavků objednatele v celkovém objemu do výše 300.000,- Kč bez DPH v období do 3 let ode dne uzavření této smlouvy, a to vždy na základě písemného dodatku k této smlouvě odsouhlaseného oběma stranami.
5. Zhotovitel se zavazuje, že objednateli výše uvedená plnění bez vad a nedodělků předá, a objednatel se zavazuje, že výše uvedené plnění bez vad a nedodělků od zhotovitele převezme a zaplatí mu za toto plnění dohodnutou cenu, to vše za podmínek dohodnutých v této smlouvě.
6. Součástí implementace budou rovněž práce a služby nezbytné pro plnění předmětu díla, které ve smlouvě nejsou výslovně uvedeny, ale zhotovitel jakožto odborník o nich vědět měl nebo mohl vědět.
7. Předmětem plnění dle této smlouvy nejsou dodávky hardwaru a také není součástí migrace dat
ze v současnosti provozovaných AIS.
II.
Závazky zhotovitele, způsob provádění
1. Zhotovitel se touto smlouvou zavazuje poskytnout objednateli níže uvedené plnění:
a) Vytvořit dle své nabídky předložené v rámci zadávacího řízení k podlimitní veřejné zakázce na služby SW řešení s názvem „Elektronizace procesů MěU Česká Lípa“ (dále jen „zadávací řízení“) na základě analýzy současného stavu Cílový koncept, kde navrhne technické a organizační řešení zakázky. Tento objednatel za podmínek dle této smlouvy odsouhlasí a následně jej zhotovitel objednateli předá na základě akceptačního protokolu potvrzeného zástupci obou smluvních stran.
Cílový koncept musí respektovat potřeby objednatele, zejména musí být v souladu
s předloženou nabídkou zhotovitele.
Cílový koncept bude závazným podkladem a východiskem pro další plnění zhotovitele dle této smlouvy; zhotovitel se zavazuje při plnění této smlouvy postupovat dle aktuálně platného Cílového konceptu. Termín vytvoření Cílového konceptu bude nejpozději do dvou kalendářních měsíců po datu účinnosti této smlouvy.
Jako součást Cílového konceptu zhotovitel zpracuje plán akceptačních testů obsahující veškeré
podmínky zadavatele uvedené v Přílohách č. 1 a 3 této smlouvy, včetně podrobné specifikace
akceptačních kritérií (jednoznačná specifikace postupů pro ověření funkčnosti řešení).
b) Dodat objednateli potřebný software, tj. programové vybavení, a další software potřebný k vytvoření systému vymezeného v zadávacím řízení, včetně poskytnutí licenčních práv k poskytnutému softwaru v souladu s jeho nabídkou bez nutnosti pořizování dalších součástí s finančním plněním. Nedílnou součástí této smlouvy je Příloha č. 1, ve které je uvedena technická specifikace díla, veškerý software, licenční práva k tomuto softwaru, které zhotovitel objednateli dodá a zároveň specifikuje model nabízené licence dle zadávacích podmínek objednatele požadovaných v zadávacím řízení, přičemž licence budou nevýhradní, platné minimálně pro správní území města Česká Lípa. Licence dále nesmí být časově ani datově omezené.
c) Provést kompletní implementaci systému dle předmětu smlouvy, tj. jeho nastavení v provozním prostředí objednatele a potřebné úpravy tak, aby dodaný software vytvořil úplný a plně funkční elektronický systém s funkcemi, které budou definovány v Cílovém konceptu. Zhotovitel se zároveň zavazuje, že poskytne v budoucnu veškerou součinnost při možné integraci s dalšími SW a AIS.
d) Provést školení uživatelů – zaměstnanců určených objednatelem, kteří v rámci plnění svých pracovních úkolů budou pracovat se systémem dodávaným podle této smlouvy. Pro práci s tímto nově vytvořeným systémem bude provedeno školení v takovém rozsahu, který bude potřebný k tomu, aby všichni tito uživatelé řádně ovládali práci s nově vytvořeným systémem a mohli tak řádně, plynule a kvalitně plnit své pracovní úkoly.
Dále se zhotovitel zavazuje provést školení správců a administrátorů určených objednatelem tak, aby byli schopni poskytovat podporu produktivního provozu předmětného systému. Podrobnosti školení bude definovat Cílový koncept. Cena školení je zahrnuta do ceny Kompletní implementace, včetně produktivního provozu s dohledem. Rozsah školení zvolí zhotovitel dle svých dřívějších zkušeností tak, aby byl naplněn tento bod.
e) Zajistit zkušební provoz – odpovídající požadavkům uvedeným v Cílovém konceptu, bez vad a nedodělků. Termín zahájení zkušebního provozu bude nejpozději k 15. 1. 2021, přičemž tato podmínka musí být součástí Cílového konceptu. Cena je zahrnuta do ceny Kompletní implementace. Dřívější termín zahájení testovacího provozu není vyloučen.
f) Zajistit produktivní provoz a další plnění, které není výše pod písm. a), b), c), d) a e) tohoto čl. II., odstavce 1 smlouvy výslovně uvedeno, které však bude nezbytné k naplnění cíle předmětu této smlouvy, tj. vytvoření úplného a plně funkčního SW prostředí dle podmínek této smlouvy, tj. nového SW systému, který bude odpovídat požadavkům uvedeným v Cílovém konceptu, bez vad a nedodělků. Termín zahájení produktivního provozu bude nejpozději k 1. 3. 2021, přičemž tato podmínka musí být součástí Cílového konceptu. Cena této části plnění je zahrnuta do ceny Kompletní implementace, včetně produktivního provozu s dohledem. Dřívější termín zahájení produktivního provozu není vyloučen.
2. Závazek zhotovitele vytvořit objednateli nový elektronický systém bude splněn tím, že zhotovitel splní všechny závazky vyplývající pro něho z této smlouvy a předáním veškerých dokumentů souvisejících s plněním tohoto díla. Splnění závazku zhotovitele vytvořit a předat objednateli nový SW systém pro práci s dokumenty, nebo jeho část, dle předmětu této smlouvy podléhá vždy odsouhlasení objednatelem. Odsouhlasení musí být vždy formou akceptačního protokolu o předání a převzetí nového systému, nebo jeho části, podepsaného oběma smluvními stranami. Bližší podmínky upravující pravidla předání a převzetí nového systému jsou smluvními stranami dohodnuty v čl. VI. této smlouvy.
3. Zhotovitel prohlašuje, že plnění svých závazků vyplývajících z této smlouvy bude zajišťovat odbornými pracovníky s kvalifikací odpovídající předmětu plnění.
4. Pro plnění této smlouvy zhotovitel sestaví tým osob odpovědných za plnění předmětu této smlouvy
– realizační tým vedený vedoucím realizačního týmu s kvalifikací a praxí odpovídající podmínkám objednatele stanovených v zadávacím řízení. Realizační tým bude dále obsahovat specialisty v následujících odborných oblastech:
- Architekt řešení – osoba odpovědná za vedení realizace xxxxxxx,
- IT specialista – realizátor projektu.
Seznam osob odpovědných za splnění předmětu této smlouvy (realizační tým) je uveden v Příloze č. 2 této smlouvy. V případě změny člena realizačního týmu bude zhotovitel postupovat dle čl. V odst. 4 této smlouvy.
5. Zhotovitel ručí za dodržení všech příslušných zákonných ustanovení, nařízení vlády, nebo dotčených orgánů státní správy, technických norem, technologických předpisů, podmínek BOZP, požadavků objednatele a ostatních zúčastněných.
6. Zhotovitel zodpovídá za škody jím způsobené objednateli i třetím osobám.
7. Zhotovitel na sebe přejímá zodpovědnost za škody způsobené všemi osobami a subjekty (včetně poddodavatelů) podílejícími se na provádění předmětného díla, a to po celou dobu realizace, tzn. do převzetí díla objednatelem bez vad a nedodělků, stejně tak za škody způsobené svou činností objednateli nebo třetí osobě na zdraví nebo majetku tzn., že v případě jakéhokoliv narušení či poškození majetku nebo poškození zdraví osob je zhotovitel povinen bez zbytečného odkladu tuto škodu odstranit a není-li to možné, tak finančně uhradit.
8. Zhotovitel garantuje, že jím vytvořený a předaný SW systém dle předmětu této smlouvy bude v souladu s aktuálně platnou legislativou České republiky a nadnárodními normami, včetně legislativy EU.
9. Zhotovitel bezvýhradně souhlasí s tím, že konečnými uživateli dodávaného systému, včetně veškerých potřebných licenčních práv, bude objednatel a v budoucnu jimi mohou být právnické
osoby jím založené, zřízené nebo s jeho majetkovou účastí. V rámci této zakázky bude prováděna implementace pouze pro organizační složky města Česká Lípa, tedy MěÚ Česká Lípa a Městské Policie, která má stejné IČ.
10. Zhotovitel se zavazuje, že plnění dle této smlouvy bude objednateli poskytovat takovým způsobem, aby nedocházelo k přerušením provozu dosavadních IT a systémů objednatele, pokud nebude dohodnuto jinak.
III.
Termíny a místo plnění
1. Zhotovitel se zavazuje poskytnout objednateli plnění dle této smlouvy kompletně, kvalitně a v níže uvedených dohodnutých etapách, jejichž termíny budou nedílnou součástí Cílového konceptu akceptovaného objednatelem:
a) vytvoření Cílového konceptu a jeho předložení objednateli k odsouhlasení do dvou
kalendářních měsíců ode dne účinnosti této smlouvy,
b) provedení kompletní implementace dle časového harmonogramu uvedeného ve zpracovaném a objednatelem akceptovaném Cílovém konceptu, v souladu s termíny stanovenými v článku II. odstavce 1. této smlouvy, s tím, že termín zahájení zkušebního provozu bude nejpozději k 15. 1. 2021.
2. Zhotovitel se zavazuje dodržet termín zahájení produktivního provozu k 1. 3. 2021
v souladu s termíny stanovenými v článku II. Odstavce 1. této smlouvy.
3. Zahájení produktivního provozu předchází akceptace kompletní implementace díla.
Podepsáním akceptačního protokolu o kompletní implementaci zároveň končí plnění dle této
smlouvy, vyjma situací dle čl. VII. této smlouvy. Tento termín je stanoven nejpozději na
1. 3. 2020 v souladu s termíny stanovenými v článku II. Odstavce 1. této smlouvy.
4. Plnění dle této smlouvy bude zhotovitel poskytovat objednateli zejména v prostorách sídla
objednatele nebo vzdáleným přístupem, pokud objednatel neurčí jinak.
IV.
Cena plnění zhotovitele, platební podmínky
1. Smluvní strany se dohodly na tom, že celková cena za veškeré plnění zhotovitele dle této smlouvy, tj. za plnění uvedené v čl. II., jakož i za veškeré další plnění zhotovitele uvedené v kterémkoli ujednání této smlouvy činí částku ……………Kč bez DPH a Kč s DPH. Cena
dílčích částí plnění zhotovitele je včetně rekapitulace ujednána v odstavci 4. tohoto článku
smlouvy.
2. Celková cena za plnění zhotovitele dle této smlouvy je sjednána jako nejvýše přípustná a nepřekročitelná a odpovídá ceně nabídkové a nelze ji překročit vyjma změny daňových právních předpisů týkajících se DPH.
3. Celková cena plnění zhotovitele dle této smlouvy zahrnuje veškeré náklady nezbytné k řádnému, úplnému a kvalitnímu provedení předmětu plnění včetně všech rizik a vlivů během provádění plnění.
4. Xxxxxxx cena díla plnění zhotovitele uvedená v odst. 1. tohoto článku smlouvy je součtem následujících cen za jednotlivá dílčí plnění zhotovitele:
Poř. Čísl | Specifikace dílčího plnění | Cena bez DPH | Cena včetně DPH |
1. | Článek II. 1. a) Cílový koncept | Kč | Kč |
2. | Článek II. 1. b) Licence – Software | Kč | Kč |
3. | Článek II. 1. c), d), e) a f) Kompletní implementace včetně školení | Kč | Kč |
4. | Cena celkem dle Článku II. 1. a) až f) | Kč | Kč |
5. Cenu plnění zhotovitele zaplatí objednatel zhotoviteli na základě vystavené faktury takto:
Poř. Čísl | Specifikace milníku plnění | Cena bez DPH | Cena včetně DPH |
1. | Po akceptaci Cílového konceptu a předání licencí Xxxx je ve výši 20 % z „Cena celkem dle Článku II. 1. a) až f)“ | Kč | Kč |
2. | Po zahájení Testovacího provozu Cena je ve výši 30 % z „Cena celkem dle Článku II. 1. a) až f)“ | Kč | Kč |
3. | Po akceptaci Kompletní implementace Cena je ve výši 50 % z „Cena celkem dle Článku II. 1. a) až f)“ | Kč | Kč |
6. Objednatel neposkytuje zálohy.
7. Faktury zhotovitele, které je oprávněn vystavit ve výši dle odst. 5 tohoto článku a po podpisu akceptačního protokolu objednatelem, musí splňovat náležitosti daňového dokladu vyžadované příslušnými právními předpisy dle odst. 8 článku IV. smlouvy.
Nebude-li některá faktura zhotovitele splňovat platným právním předpisem stanovené náležitosti daňového dokladu, nebo bude nesprávně vyhotovena, bude objednatel oprávněn tuto fakturu zhotoviteli vrátit a požadovat její opravu. Termín splatnosti opravené faktury začíná běžet nově po doručení řádné faktury do sídla objednatele. Přílohou faktury musí být oběma smluvními stranami podepsaný akceptační protokol vztahující se k příslušné etapě.
8. Faktura (Daňový doklad) musí obsahovat mimo náležitostí podle § 29 zákona o DPH a dále tyto
náležitosti:
a) označení příslušného odboru objednatele, IČ objednatele
b) odvolávka na veřejnou zakázku malého rozsahu,
c) IVZ: P20V00000073
d) den splatnosti,
e) označení peněžního ústavu a číslo účtu, ve prospěch, kterého má být provedena
platba, konstantní a variabilní symbol,
f) odvolávka na tuto smlouvu,
g) razítko a podpis osoby oprávněné k vystavení účetního dokladu,
h) kopie předávacího protokolu,
i) soupis příloh
9. Faktury zhotovitele budou splatné ve lhůtě 30 dnů ode dne jejich doručení do sídla objednatele
uvedeného v záhlaví této smlouvy.
10. Platby budou probíhat výhradně v CZK a rovněž veškeré cenové údaje budou v této měně,
nebude-li dohodnuto jinak.
11. DPH bude účtována v zákonné sazbě podle právních předpisů platných v době vystavení faktur.
V.
Součinnost smluvních stran
1. Smluvní strany jsou povinny vzájemně spolupracovat při plnění předmětu této smlouvy a jsou povinny poskytnout si vzájemně dostupnou součinnost nezbytnou k tomu, aby mohl být naplněn předmět této smlouvy – tj. vytvoření plně funkčního nového SW systému pro objednatele dle podmínek této smlouvy, bez vad a nedodělků.
2. Smluvní strany jsou povinny neprodleně si vzájemně sdělovat informace, které mohou mít vliv na
plnění závazků vyplývajících z této smlouvy.
3. Veškerá komunikace mezi smluvními stranami bude probíhat v českém jazyce a prostřednictvím osob, které jednotlivé smluvní strany určí. V seznamu osob za zhotovitele musejí být uvedeny všechny osoby, dle čl. II odst. 4 této smlouvy. Seznam osob určených smluvními stranami k
zajištění komunikace je uveden v Příloze č. 2, která tvoří nedílnou součást tétosmlouvy. Smluvní strany jsou povinny bezodkladně se vzájemně informovat o případných následných změnách v těchto osobách a Přílohu č. 2 aktualizovat.
4. V případě, že nastane situace, kdy zhotovitel bude nucen změnit osobu vedoucího nebo člena realizačního týmu (architekta řešení či IT specialisty), uvedenou v čl. II odst. 4, resp. v Příloze č. 2 této smlouvy, je tato změna podmíněna schválení objednatelem, přičemž nahrazující osoba musí splnit minimálně předpoklady stanovené v zadávacím řízení pro hodnoticí kritérium „kvalita realizačního týmu“.
5. Objednatel i zhotovitel se zavazují přidělit pro plnění předmětu této smlouvy potřebný počet pracovníků tak, aby byl zajištěn řádný a plynulý průběh plnění dle této smlouvy.
Zhotovitel bere na vědomí, že požadavky na součinnost objednatele bude předávat pouze písemně v předstihu minimálně 3 pracovních dnů.
6. Objednatel umožní pracovníkům zhotovitele uvedeným v Příloze č. 2 této smlouvy za účelem plnění závazků vyplývajících z této smlouvy přístup do prostor nezbytných pro plnění předmětu této smlouvy. Tyto osoby jsou povinny dodržovat režim určený pro užívání objektů objednatele, se kterým je zhotovitel povinen se seznámit.
7. Objednatel zajistí, po předchozím písemném vyžádání pro zhotovitele na dobu, která bude nezbytná ke splnění závazků zhotovitele, bezpečný vzdálený (např. pomocí VPN) přístup k systému dodávanému dle této smlouvy. Zhotovitel se v takovém případě zavazuje dodržovat podmínky pro zajištění bezpečnosti informací stanovené objednatelem. S podmínkami pro zajištění bezpečnosti informací je zhotovitel povinen se seznámit.
8. V případě, že některá ze smluvních stran bude mít za to, že jí druhá smluvní strana neposkytuje dostatečnou součinnost dle ujednání této smlouvy, je povinna písemně na tuto skutečnost upozornit druhou smluvní stranu a současně ji písemně vyzvat k nápravě.
V případě, že smluvní strana písemně neupozorní druhou smluvní stranu na nedostatečné poskytování součinnosti a současně ji písemně nevyzve k nápravě, pak platí, že druhá smluvní strana poskytovala řádně a dostatečně součinnost dle ujednání této smlouvy.
9. Poskytovatel bere na vědomí, že uživatelem nového systému jsou ve smyslu této smlouvy
zaměstnanci objednatele.
Technickou správu systému a infrastruktury IT města Česká Lípa zajišťuje servisní organizace
města Českolipská informační, spol. s r.o.
10. Objednatel tímto zmocňuje ve věcech technických týkajících se dodávky SW systému dle této
smlouvy Českolipskou informační, spol. s.r.o. IČ: 250 35 363.
VI.
Předání a převzetí díla
1. Vždy po dokončení prací jednotlivých etap vyzve zhotovitel písemně objednatele k převzetí plnění každé etapy dle článku III. odst. 1 a 2 této smlouvy a v souladu s Přílohou č. 3. formou akceptačního protokolu.
2. Objednatel není povinen převzít plnění jednotlivé etapy předmětu díla od zhotovitele, pokud zhotovitel neposkytnul objednateli veškerá plnění bez vad a nedodělků, k jehož poskytnutí se touto smlouvou, Cílovým konceptem nebo nabídkou zavázal. Výčet vad a nedodělků bude zaznamenán v Akceptačním protokolu, jejich vypořádání se řídí dle článku VII. této smlouvy.
3. Dílo se považuje za dokončené po provedení všech prací a dodávek, které jsou předmětem plnění zhotovitele dle této smlouvy a po odstranění všech vad a nedodělků zjištěných při předání a převzetí díla.
4. Předání a převzetí díla je možné pouze na základě akceptačního protokolu potvrzeného oprávněnými zástupci obou smluvních stran.
VII.
Vady plnění zhotovitele, záruční podmínky
1. V případě, že rozpracovaný předmět díla bude v jakémkoliv okamžiku vykazovat vady a nedodělky vyplývající z neplnění dohodnutého postupu, je zhotovitel povinen do sedmi pracovních dnů od termínu upozornění Objednatelem navrhnout další postup řešení.
2. Záruční lhůta činí 24 měsíců od řádného předání plnění podle této smlouvy bez vad a nedodělků.
3. Záruční doba začíná běžet ode dne následujícího po datu podpisu akceptačního protokolu kompletní
implementace, případně po akceptaci odstranění vad a nedodělků.
4. Po dobu záruční lhůty se zhotovitel zavazuje, na základě písemné reklamace s popisem vady, odstranit tuto vadu na vlastní náklady a v souladu s podmínkami této smlouvy a Přílohy č. 5 s definicí vad a nedodělků.
5. Zhotovitel odpovídá objednateli za vady plnění poskytnutého dle této smlouvy, a to za vady, které budou existovat v době předání plnění objednateli, i za vady, které se projeví po předání plnění objednateli v záruční lhůtě (záruka za jakost).
6. Zhotovitel poskytuje objednateli záruku za jakost plnění poskytnutého na základě této smlouvy, tj. zhotovitel přebírá závazek, že poskytnuté plnění bude po dobu záruční lhůty způsobilé k užívání, ke kterému je určeno, bude mít vlastnosti určené dle této smlouvy, případně obvyklé vlastnosti a bude kompletní bez vad.
7. Xxxx se považuje za odstraněnou okamžikem potvrzení o odstranění vady ze strany objednatele
akceptačním protokolem.
8. Vadou se pro účely této smlouvy rozumí zejména nefunkčnost jakékoliv části dodaného systému, tj. stav, že tento SW systém neplní řádně potřeby a funkce, jak jsou objednatelem požadovány dle této smlouvy a souvisejících dokumentů, popřípadě jsou vyžadovány legislativou.
9. Zhotovitel nese plnou zodpovědnost za to, že veškerá jeho činnost je bez výhrady v souladu s legislativou či obecně uznávanou výkladovou praxí, vztahující se k plnění předmětu této smlouvy a činnosti zhotovitele v souvislosti s plněním této smlouvy.
10. Není-li stanoveno jinak, je zhotovitel odpovědný za vady plnění podle ust. § 2615-2619 občanského zákoníku.
11. Xxxxxxxxxx prohlašuje, že se před podpisem této smlouvy důkladně seznámil s veškerou dokumentací vztahující se plnění předmětu plnění dle této smlouvy. Veškeré případné nejasnosti v zadávací dokumentaci si zhotovitel vyjasnil, v průběhu výběrového řízení samostatně prověřil a doplnil. Z tohoto důvodu za svoji nabídku v plné míře ručí ve smyslu její celistvosti, úplnosti, kvality a ceny.
VIII.
Ochrana osobních údajů a důvěrných informací
1. Touto smlouvou současně Smluvní strany uzavírají smlouvu o zpracování osobních údajů ve smyslu
zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších přepisů (dále jen
„ZZOU“) a čl. 28 a násl. NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2016/679 ze dne
27.4.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen
„GDPR“).
2. Zhotovitel má pro účely ochrany osobních údajů postavení zpracovatele a objednatel postavení správce osobních údajů. Objednatel prohlašuje, že ke zpracování osobních údajů zpřístupněných zhotoviteli za účelem plnění této smlouvy a právních povinnosti zhotovitele disponuje dostatečným právním titulem.
3. Zhotovitel je oprávněn zpracovávat osobní údaje pouze za účelem integrace SW se systémem systému spisové služby objednatele. Za tímto účelem je zhotovitel oprávněn zpracovávat osobní údaje jméno, příjmení, e-mail, akademický titul, adresa, datum narození a podpis (dále jen
„Osobní údaje“).
4. Osobní údaje jsou za výše uvedeným účelem zpracovávány automatizovaně těmito způsoby: shromažďování, vyhledávání, používání, uchovávání, blokování, likvidace, výmaz, zničení, ukládání na nosiče dat, zaznamenávání, třídění, srovnávání, uspořádávání, organizování, oprava, úprava, pozměňování, změna, doplnění.
5. Xxxxxxxxxx je povinen přijmout vhodná technická a organizační opatření k poskytnutí součinnosti objednateli při reagování na žádosti o výkon práv subjektů údajů stanovených GDPR a spolupracovat s objednatelem při zajišťování souladu s povinnostmi stanovenými články 32 až 36 GDPR a popsat je ve svém návrhu smlouvy o zpracování osobních údajů, který předloží objednateli. Zhotovitel je povinen neprodleně informovat objednatele o bezpečnostních rizicích nebo ohrožení bezpečnosti, důvěrnosti nebo integrity osobních dat, jestliže se o takovém riziku nebo ohrožení dozví.
6. Zhotovitel je oprávněn zpracovávat osobní údaje jen za základě pokynů objednatele a v rozsahu nezbytném pro plnění předmětu této Smlouvy o dílo. Za tímto účelem je oprávněn osobní údaje zejména ukládat na nosiče informací, upravovat, uchovávat po dobu nezbytnou k uplatnění práv zhotovitele vyplývajících z této Smlouvy o dílo, předávat zpracované osobní údaje objednateli a osobní údaje likvidovat/vymazat. Zhotovitel není oprávněn přemístit osobní údaje mimo prostory objednatele, pokud nemá k takovému přemístění písemný souhlas objednatele.
7. Zhotovitel učiní v souladu s platnými právními předpisy dostatečná organizační a technická opatření zabraňující přístupu neoprávněných osob k osobním údajům získaným od objednatele.
8. Xxxxxxxxxx zajistí, aby jeho zaměstnanci byli v souladu s platnými právními předpisy poučeni
o povinnosti mlčenlivosti a o možných následcích v případě porušení této povinnosti. Dále je poučí
o právu objednatele jejich činnost na výpočetních systémech objednatele monitorovat za účelem ochrany aktiv a osobních údajů, které se zde nalézají. O splnění povinnosti poučit své zaměstnance je zhotovitel povinen pořídit písemný záznam, který je na vyžádání povinen předložit objednateli. Stejně tak je zhotovitel povinen prokazatelným způsobem poučit o povinnosti mlčenlivosti a povinnostech při zpracování osobních dat i své poddodavatele a zajistit, aby i oni prokazatelným způsobem poučili všechny zaměstnance, kteří budou na plnění této smlouvy pracovat.
9. Zhotovitel zajistí, aby písemnosti a jiné hmotné nosiče informací, které obsahují osobní údaje, byly uchovávány a přenášeny v souladu se směrnicemi objednatele, se kterými bude seznámen.
10. Zhotovitel zajistí, aby elektronické datové soubory obsahující osobní údaje byly uchovávány a zpracovávány v pouze v souladu se schválenými směrnicemi objednatele, se kterými bude objednatelem seznámen, a pouze po dobu nezbytnou. Po uplynutí této doby budou tato data buď zlikvidována včetně nosičů, na kterých jsou uložena, nebo budou vymazána specializovaným programem k takovému výmazu určeným.
11. Je-li pro účely kontroly správného fungování předmětu plnění, odstranění vady nebo další úpravy
či rozvoj díla nezbytné poskytnout zhotoviteli kopii databází, vzorků dat, souborů nebo nosičů údajů obsahujících jakékoliv údaje z činnosti objednatele, je zhotovitel povinen s takovými údaji nakládat tak, aby nedošlo k jejich úniku či zneužití, zejména musí zajistit, aby při přenosu a uložení byly šifrovány. V nešifrované podobně mohou být tyto údaje pouze během nezbytného zpracování. Pomine-li důvod zpracování osobních údajů, je zhotovitel povinen tato data vymazat programem k takovému výmazu určeným nebo prokazatelně zničit tato data i s fyzickým nosičem. O takové likvidaci dat je povinen objednatele informovat.
12. Xxxxxxxxxx je povinen bez prodlení oznámit objednateli svůj úmysl využít při zpracování osobních údajů poddodavatele a vyžádat si souhlas objednatele s využitím tohoto poddodavatele. Bez souhlasu objednatele není zhotovitel oprávněn poddodavatele pro plnění této smlouvy využít. Zhotovitel je povinen smlouvou zajistit, aby takový poddodavatel plnil všechny podmínky stanovené touto smlouvou, k jejichž plnění se zhotovitel zavázal, a to zejména poskytnutí dostatečných záruk, pokud jde o zavedení vhodných technických a organizačních opatření tak, aby zpracování osobních údajů splňovalo požadavky nařízení GDPR. Smlouva musí být vyhotovena písemně, v to počítaje i elektronickou formu. Zhotovitel je povinen také naplnění a dodržování těchto povinností u svých poddodavatelů kontrolovat. V případě, že zhotovitelem navrhovaný poddodavatel nebude ochoten se zavázat k plnění povinností vyplývajících z čl. 8 této smlouvy, nebude objednatelem k plnění dle této smlouvy odsouhlasen.
13. Veškeré skutečnosti obchodní, ekonomické a technické povahy související se smluvními stranami, které nejsou běžně dostupné v obchodních kruzích a se kterými se smluvní strany seznámí při realizaci předmětu této smlouvy nebo v souvislosti s touto smlouvou, se považují za důvěrné informace. Za důvěrné informace dle předchozí věty této smlouvy smluvní strany považují zejména analytickou, projektovou a realizační dokumentaci obsahující specifické know-how zhotovitele nebo objednatele, dále pak bezpečnostní dokumentaci k dílu jako celku a jeho jednotlivým částem. Za důvěrné informace se pro účely této smlouvy rovněž považují jakékoliv další skutečnosti, které si smluvní strany v úvodních fázích projektu jako důvěrné informace vydefinovaly a vzájemně písemně odsouhlasily. Ostatní skutečnosti s výjimkou osobních údajů pak smluvní strany považují za informace, které nemají povahu důvěrných informací.
14. Xxxxxxxxxx se zavazuje, že důvěrné informace ani osobní údaje jiným subjektům nesdělí, nezpřístupní, ani je nevyužije ve prospěch svůj nebo jiné osoby. Zavazuje se zachovat je v přísné tajnosti a sdělit je výlučně těm svým zaměstnancům nebo poddodavatelům, kteří jsou pověřeni plněním této smlouvy a za tímto účelem jsou oprávněni se s těmito informacemi v nezbytném rozsahu seznámit. Zhotovitel se zavazuje zabezpečit, aby i tyto osoby považovaly uvedené informace za důvěrné, chránily je a zachovávaly o nich mlčenlivost.
15. Za porušení povinnosti mlčenlivosti nebo povinností při zpracování osobních údajů osobami, které se budou na straně zhotovitele podílet na plnění dle této smlouvy, odpovídá zhotovitel, a to v rozsahu, jako by povinnost porušil sám.
16. Povinnost plnit ustanovení tohoto článku smlouvy se nevztahuje na informace, které:
a) mohou být zveřejněny bez porušení této smlouvy,
b) byly písemným souhlasem obou smluvních stran zproštěny těchto omezení,
c) jsou známy nebo byly zveřejněny jinak než následkem porušení povinnosti jedné ze smluvních stran,
d) příjemce je prokazatelně zná dříve, než mu je sdělí smluvní strana,
e) jsou vyžádány soudem, státním zastupitelstvím nebo příslušným správním orgánem na základě zákona, popřípadě, jejichž uveřejnění je stanoveno zákonem,
f) smluvní strana je sdělí osobě vázané zákonnou povinností mlčenlivosti (např. advokátovi nebo daňovému poradci) za účelem uplatňování nebo ochrany svých práv.
17. Povinnost ochrany důvěrných informací trvá deset let od data podpisu smlouvy, a to bez ohledu na ukončení její platnosti. Doby, po které budou osobní údaje uchovávány, budou stanoveny v prováděcím projektu a smlouvě o zpracování osobních dat spolu s popisem mechanismů jejich zpracování a ochrany.
18. Xxxxxxxxxx je povinen vést záznamy o činnostech zpracování osobních dat a poskytnout objednateli součinnost při tvorbě hlášení pro dotčené dozorové úřady nebo subjekty údajů, kterým je objednatel povinen incidenty, které souvisí s porušením zabezpečení osobních údajů, hlásit. Zhotovitel je též povinen navrhnout opatření k nápravě a spolupracovat při jejich realizaci.
19. Xxxxxxxxxx je povinen ohlásit objednateli veškeré incidenty, které v souvislosti se zpracováním dat získaných od objednatele nastanou, a to zejména, zjistí-li porušení zabezpečení, dostupnosti nebo integrity osobních údajů. Ohlášení provede neprodleně, nejpozději však do 24 hodin od okamžiku, kdy se o incidentu nebo porušení zabezpečení dozvěděl.
20. Ohlášení podle předchozího odstavce musí přinejmenším obsahovat:
a) popis povahy daného případu porušení zabezpečení, dostupnosti nebo integrity osobních údajů včetně, pokud je to možné, kategorií a přibližného počtu dotčených subjektů údajů a kategorií a přibližného množství dotčených záznamů osobních údajů;
b) jméno a kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů nebo jiného kontaktního místa, které může poskytnout bližší informace;
c) popis pravděpodobných důsledků incidentu včetně dopadu na subjekty údajů;
d) popis opatření, která zhotovitel přijal nebo navrhl k přijetí s cílem vyřešit daný incident, včetně případných opatření ke zmírnění možných nepříznivých dopadů.
21. Není-li možné poskytnout všechny výše uvedené informace současně, mohou být poskytnuty postupně bez dalšího zbytečného odkladu.
22. Nejpozději do jednoho měsíce od data platnosti této smlouvy zhotovitel poskytne objednateli svou
platnou politiku zpracování osobních údajů.
23. Xxxxxxxxxx není oprávněn předat osobní údaje, které zpracovává na základě této smlouvy žádné třetí straně bez svolení objednatele. Zejména není oprávněn poskytnout osobní údaje mimo území České republiky.
24. Zhotovitel je povinen do 10 dnů po ukončení této smlouvy předat všechny osobní údaje zpracovávané na základě této smlouvy a další údaje podléhající ochraně dle tohoto článku smlouvy, které má v držení, objednateli a je povinen kopie těchto dat, které má v držení, řádně a nevratně vymazat programem k takovému výmazu dat určeným, případně protokolárně zničit včetně nosičů těchto informací a protokol o jejich zničení předat objednateli. Výjimkou je stav, kdy právo Evropské Unie nebo České republiky požaduje uložení těchto údajů u zpracovatele.
25. Zhotovitel je povinen poskytnout objednateli všechny informace potřebné k doložení toho, že byly splněny povinnosti dle článku 28 GDPR, umožnit objednateli audit nebo inspekci toho, jak zhotovitel při zpracování osobních údajů postupuje a zda dodržuje směrnice a postupy, se kterými objednatele seznámil, a zda dodržuje při zpracování osobních údajů ustanovení této smlouvy. Zhotovitel je povinen smluvně zajistit právo auditu objednatele i vůči poddodavatelům, kteří se podílejí na plnění této smlouvy.
26. Objednatel je oprávněn auditem nebo inspekcí pověřit třetí stranu. Zhotovitel nebo jeho poddodavatel jsou oprávněni odmítnout audit nebo inspekci třetí stranou v případě, že tato třetí strana je vůči zhotoviteli nebo jeho poddodavateli v konkurenčním postavení na trhu, kde zhotoviteli nebo jeho poddodavatel působí. V takovém případě objednatel navrhne pro výkon auditu nebo inspekce jinou třetí stranu nebo provede audit nebo inspekci sám.
27. Xxxxxxxxxx informuje objednatele neprodleně, jestliže podle jeho názoru určitý pokyn objednatele porušuje nařízení GDPR nebo je v rozporu s jinými platnými předpisy Evropské Unie nebo České republiky.
IX.
Ukončení smlouvy
1. Smluvní vztah vzniklý na základě této smlouvy lze ukončit těmito způsoby:
a) odstoupením od smlouvy za podmínek uvedených v občanském zákoníku, v případě
porušení smlouvy druhou smluvní stranou podstatným způsobem nebo v případech, které si smluvní strany ve smlouvě ujednaly,
b) dohodou smluvních stran.
2. Jestliže kterákoli strana poruší podstatným způsobem tuto smlouvu, je druhá strana oprávněna písemně vyzvat druhou stranu ke splnění jejích závazků. Pokud do patnácti dnů od doručení této výzvy strana, která porušila smlouvu, neučiní uspokojivé kroky k nápravě, nebo do doby dohodnuté stranami tato strana neodstraní porušení závazků, může druhá strana od smlouvy odstoupit, aniž by se tím zbavovala výkonu jakýchkoli jiných práv nebo prostředků k dosažení nápravy.
3. Za podstatné porušení této smlouvy zhotovitelem se pro účely této smlouvy považuje zejména:
a) prodlení zhotovitele s termínem dokončení části díla – předání cílového konceptu o více než 30 dní
b) prodlení zhotovitele s termínem dokončení části díla – zavedení zkušebního provozu o více než 14 dní
c) prodlení zhotovitele s odstraněním záručních vad o více než 30 dní, pokud nebylo
dohodnuto jinak,
d) neakceptování požadavků nebo připomínek objednatele ze strany zhotovitele v průběhu provádění díla,
e) výměna člena realizačního týmu definovaného dle čl. II. odst. 4 této smlouvy bez souhlasu
objednatele.
4. Za podstatné porušení této smlouvy objednatelem se pro účely této smlouvy považuje především:
a) prodlení objednatele s termínem úhrady plateb více než o 30 dní,
b) prodlení objednatele s poskytováním součinnosti, o kterou byl i písemně požádán, o více
jak 14 dní, pokud nebylo prokazatelně dohodnuto jinak.
5. V případě odstoupení od smlouvy ze strany objednatele uhradí objednatel zhotoviteli pouze náklady na předmět plnění prokazatelně vynaložené ke dni odstoupení od smlouvy, pokud se smluvní strany nedohodnou jinak.
6. Pokud bude kterákoli smluvní strana v úpadku, v likvidaci nebo nebude schopna z jiných důvodů dostát svým závazkům, může druhá strana, aniž by se tím zbavovala jakýchkoli jiných práv nebo možných prostředků k nápravě, odstoupit od této smlouvy.
7. Odstoupení od této smlouvy je účinné dnem doručení oznámení o odstoupení druhé smluvní straně. Odstoupením není dotčena platnost ani účinnost ujednání této smlouvy, která se týkají záruk a zaplacení smluvní pokuty nebo úroku z prodlení, pokud již dospěl, práva na náhradu škody vzniklé z porušení smluvních povinností ani ujednání, které má vzhledem ke své povaze zavazovat strany i po odstoupení od smlouvy.
8. Ukončením či zánikem této smlouvy, ať už se tak stane z jakéhokoli důvodu (naplněním cíle této smlouvy – tj. splněním závazků smluvních stran ze smlouvy vyplývajících, odstoupením od smlouvy některou smluvní stranou) není dotčena platnost a účinnost těch ujednání této smlouvy, z jejichž účelu a obsahu je zřejmé, že mají být platná a účinná i po ukončení či zániku této smlouvy (závazky vyplývající z čl. X. této smlouvy, závazek zaplatit smluvní pokutu, závazky zhotovitele vyplývající z vad plnění či ze záruky za jakost, náhrada škody apod.).
X.
Smluvní pokuty, odpovědnost za škody, reklamace
1. V případě, že zhotovitel bude v prodlení se splněním svého závazku dle článku III, odst. 1 písm. a), oproti termínu dle této smlouvy, vzniká objednateli právo uplatnit vůči zhotoviteli jednorázovou smluvní pokutu ve výši 10.000, - Kč (slovy: desettisíckorun českých).
Pokud zhotovitel nesplní svůj závazek ani ve lhůtě do 7 pracovních dnů od stanoveného termínu, vzniká objednateli právo uplatnit vůči zhotoviteli smluvní pokutu ve výši 2.000, - Kč (slovy: dvatisícekorun českých) za každý započatý den prodlení.
2. V případě, že zhotovitel bude v prodlení se splněním svého závazku dle článku III, odst. 1 písm. b), oproti termínu dle této smlouvy, vzniká objednateli právo uplatnit vůči zhotoviteli jednorázovou smluvní pokutu ve výši 20.000, - Kč (slovy: dvacetttisíckorun českých).
Pokud zhotovitel nesplní svůj závazek ani ve lhůtě do 7 pracovních dnů od stanoveného termínu, vzniká objednateli právo uplatnit vůči zhotoviteli smluvní pokutu ve výši 3.000, - Kč (slovy: třitisícekorun českých) za každý započatý den prodlení.
3. V případě, že zhotovitel bude v prodlení se splněním svého závazku dle článku III, odst. 2, oproti termínu dle této smlouvy, vzniká objednateli právo uplatnit vůči zhotoviteli jednorázovou smluvní pokutu ve výši 30.000,- Kč (slovy: třicetttisíckorun českých).
Pokud zhotovitel nesplní svůj závazek ani ve lhůtě do 7 pracovních dnů od stanoveného termínu, vzniká objednateli právo uplatnit vůči zhotoviteli smluvní pokutu ve výši 5.000,- Kč (slovy: pěttisíckorun českých) za každý započatý den prodlení.
4. V případě, že zhotovitel bude v prodlení s odstraněním vad zjištěných při převzetí díla nebo s odstraněním záručních vad, oproti termínu dle této smlouvy, vzniká objednateli právo uplatnit vůči zhotoviteli smluvní pokutu ve výši 3 .000, - Kč (slovy: třitisícekorun českých) za každý započatý den prodlení.
5. V případě, že zhotovitel bude v prodlení se splněním svých dílčích závazků u ostatních záležitostí, které nejsou uvedeny v odstavcích 2, 3 a 4 tohoto článku a které mají povahu termínovaného ukazatele, oproti termínům definovaným touto smlouvou, v Cílovém konceptu a souvisejících písemných výstupech, vzniká objednateli právo uplatnit vůči zhotoviteli smluvní pokutu ve výši 2.000, - Kč (slovy: dvatisícekorun českých) za každý započatý den prodlení.
6. V případě prodlení zhotovitele se splněním povinnosti vyplývající z ustanovení článku XII odst. 6, se zhotovitel zavazuje uhradit objednateli smluvní pokutu ve výši 10.000,- Kč (slovy: desettisíckorun českých) za každý započatý den prodlení.
7. Pro případ uplatnění reklamace předmětu díla poskytovatelem po jeho převzetí, jak je specifikováno v článku VI. této smlouvy, v Příloze č. 1 a v Příloze č. 5, sjednávají smluvní strany smluvní pokutu za každý jednotlivý i opakovaný případ nedodržení podmínek odstranění reklamovaných vad takto:
- za nedodržení doby reakce, zásahu a vyřešení v případě
• vysoké priority smluvní pokutu ve výši 20.000, - Kč (slovy dvacettisíckorun českých)
• střední priority smluvní pokutu ve výši 10.000, - Kč (slovy desettisíckorun českých)
• nízké priority smluvní pokutu ve výši 5.000, - Kč (slovy pěttisíckorunčeských)
Sjednaná doba reakce, zásahu a vyřešení je uvedena v Příloze č. 5 této smlouvy včetně definice priorit.
8. V případě uplatnění reklamace SW systému dle článku VI. této smlouvy a technické specifikace uvedené v Příloze č. 1 této smlouvy se poskytovatel zavazuje za nedodržení termínu odstranění reklamované vady dle článku X. odst. 7 v kategorii vysoké priority zaplatit smluvní pokutu ve výši 5.000, - Kč (slovy pěttisíckorun českých), za každý následný 1 den prodlení.
9. V případě uplatnění reklamace SW systému dle článku VI. této smlouvy a technické specifikace uvedené v Příloze č. 1 této smlouvy se poskytovatel zavazuje za nedodržení termínu odstranění
reklamované vady dle článku X. odst. 7 v kategorii střední priority zaplatit smluvní pokutu ve výši
3.000, - Kč (slovy třitisícekorun českých), za každý následný 1 den prodlení.
10. V případě uplatnění reklamace SW systému dle článku VI. této smlouvy a technické specifikace uvedené v Příloze č. 1 této smlouvy se poskytovatel zavazuje za nedodržení termínu odstranění reklamované vady dle článku X. odst. 7 v kategorii nízké priority zaplatit smluvní pokutu ve výši 1.000, - Kč (slovy jedentisíckorun českých), za každý následný 1 den prodlení.
11. V případě opakovaně reklamované vady předmětu díla se každý případ považuje za samostatnou reklamaci pouze v případě, že u předešlé reklamace došlo k prokazatelné akceptaci vyřešení závady oběma stranami.
12. V případě, že objednatel bude v prodlení se zaplacením oprávněně vystavené faktury, jejíž přílohou je akceptační protokol potvrzený oběma smluvními stranami, zavazuje se dle této smlouvy objednatel zaplatit zhotoviteli úrok z prodlení ve výši 0,05 % z nezaplacené částky za každý den.
13. Objednatel má právo po celou dobu platnosti této smlouvy, uplatňovat jakoukoliv smluvní pokutu
formou zápočtu ke kterékoliv splatné pohledávce zhotovitele vůči objednateli.
14. Sjednané smluvní pokuty smluvní strany shodně považují za přiměřené a dohodnuté ve vztahu ke komplikacím objednatele, které může způsobit pozdní splnění či neprovedení povinností zhotovitele, ke kterým se smluvní pokuty vztahují.
15. Objednatel má právo smluvní pokuty uplatněné dle této smlouvy odečíst zhotoviteli z faktury za dílo.
16. Uplatněním jakékoliv smluvní pokuty dle této smlouvy nezaniká povinnost (dluh), kterou smluvní
pokuta utvrzuje.
17. Uplatněním ani zaplacením smluvní pokuty nezaniká povinnost smluvní strany, která je v prodlení uhradit druhé smluvní straně na její výzvu náhradu škody, která sjednanou výši smluvní pokuty přesahuje.
18. Xxxxxxxxxx odpovídá za škody jím způsobené při provádění díla nebo v souvislosti s prováděním, a to jak objednateli, tak i třetím osobám. Zhotovitel nese odpovědnost za škodu způsobenou objednateli v důsledku porušení jeho povinností, pokud toto porušení nebylo způsobeno okolností vylučující odpovědnost dle platných ustanovení občanského zákoníku a/nebo neodborným jednáním objednatele.
19. Zhotovitel odpovídá za škody způsobené jeho činností při plnění předmětu smlouvy nebo v důsledku užití jím instalovaných produktů, a to po celou dobu účinnosti smlouvy. Případně vzniklé škody je zhotovitel povinen bez zbytečného odkladu odstranit a není-li to možné, tak finančně uhradit. Za tímto účelem má zhotovitel po celou dobu plnění předmětu smlouvy a závazků z ní vyplývajících uzavřenu pojistnou smlouvu platnou na pojištění odpovědnosti za škody způsobené při výkonu činnosti třetí osobě ve výši min. 4 mil.
XI.
Vlastnické právo a právo užití
1. Dílo dodané dle této smlouvy se skládá jak z autorských děl třetích stran, tak autorských děl vytvořených poskytovatelem mimo předmět plnění této smlouvy a autorských děl poskytovatele, vytvořených na základě plnění této smlouvy.
2. Strany se dohodly, že nebezpečí škody na věci ke všem hmotným součástem plnění přechází na objednatele dnem jejich převzetí objednatelem a vlastnické právo k těmto věcem přechází na objednatele dnem úhrady jejich ceny.
3. Poskytovatel je povinen zajistit, aby jeho plněním dle této smlouvy nebo jakékoli jeho části nebyla porušena práva třetích osob, která těmto osobám mohou plynout z práv k duševnímu vlastnictví, zejména z autorských práv a práv průmyslového vlastnictví. Poskytovatel je povinen dodat dílo dle této smlouvy bez právních vad.
4. Poskytovatel výslovně prohlašuje, že je plně oprávněn disponovat právy k duševnímu vlastnictví, včetně práv autorských zahrnutých v předmětu plnění, v rozsahu potřebném pro splnění této smlouvy, a zavazuje se zajistit řádné a nerušené užívání dodaného plnění objednatelem v souladu s touto smlouvou. Poskytovatel je povinen zajistit souhlas autorů děl zahrnutých v předmětu plnění této smlouvy s užitím v rozsahu potřebném ke splnění této smlouvy.
5. Poskytovatel se zavazuje, že objednateli uhradí veškeré náklady, výdaje, škody a majetkovou i nemajetkovou újmu, které objednateli vzniknou v důsledku porušení povinností poskytovatele dle tohoto článku smlouvy.
6. Pro každou část díla, která je autorským dílem třetí strany a která nemá povahu díla vzniklého na objednávku uvede poskytovatel v předávacím protokolu její název/označení, výrobce/držitele autorských práv, který poskytovatele oprávnil k převedení autorských práv k dané části díla, podstatné náležitosti licence (zejména trvání licence, územní rozsah, způsob licencování, informaci o tom, jedná-li se o podlicenci a kdo je držitelem licence, na jejímž základě byla podlicence poskytnuta, atd.) a přiloží licenční smlouvu či obdobné ujednání, kterým se užití této části díla řídí.
7. Pro každou část díla dodávaného podle této smlouvy, která je autorským dílem poskytovatele, které nevzniklo na objednávku na základě plnění této smlouvy dle odst. 10 tohoto článku smlouvy., uvede poskytovatel v předávacím protokolu údaj o tom, že se jedná o autorské dílo poskytovatele, jeho název/označení, podstatné náležitosti licence (zejména trvání, územní rozsah, způsob licencování, atd.) a přiloží licenční smlouvu či obdobné ujednání, kterým se užití této části díla řídí.
8. Poskytovatel je povinen zajistit pro objednatele veškerá oprávnění ke všem autorským dílům využitým k vytvoření a implementaci díla dodávaného na základě této smlouvy, potřebná pro řádné užití dodaného díla, a to zejména nástrojům nutným pro zabezpečení jeho provozu nebo rozvoje, a to tak, aby podporu provozu nebo rozvoj tohoto díla mohla provádět i třetí strana. Tato oprávnění poskytne na dobu určitou, a to na dobu trvání příslušných práv k takovým dílům.
9. V případě, že výsledkem činnosti poskytovatele konané na základě této smlouvy je dílo, které podléhá ochraně podle AuZ, jedná se dle XxX o dílo vytvořené na objednávku, případně o dílo kolektivní vytvořené na objednávku, která jsou, v případě, že se jedná o počítačový program nebo databázi v souladu s § 58 odstavec (7) a § 59 odst. (2) považována za díla zaměstnanecká a objednatel se v tomto případě považuje za zaměstnavatele. Objednatel je tedy oprávněn vykonávat svým jménem a na svůj účet majetková práva autora/ů k počítačovým programům a databázím, které jsou výsledkem činností poskytovatele konaným na základě této smlouvy, tzn., že zejména získává veškerá převoditelná práva k užití takového díla, a to na celou dobu trvání příslušných práv. K ostatním výsledkům činností poskytovatele konaných na základě této smlouvy, jejichž výsledek podléhá ochraně podle jiných zákonů, než AuZ (např. užitný nebo průmyslový vzor, patent), poskytovatel, nejpozději ke dni jejich předání, převede na objednatele majetková práva minimálně v následujícím rozsahu:
a) nevýhradní licenci k veškerým známým způsobům užití takového díla a jeho případných dalších verzí, zejména, nikoliv však výlučně, k účelu, ke kterému bylo takové dílo poskytovatelem vytvořeno v souladu s touto smlouvou, a to minimálně v rozsahu nezbytném pro řádné užívání díla objednatelem,
b) objednatel je oprávněn dílo upravovat nebo rozvíjet, překládat, či měnit jeho název, dílo spojit s dílem jiným a zařadit jej do díla souborného, a to i prostřednictvím třetích osob,
c) licence je neodvolatelná,
d) licence je neomezena územním či množstevním rozsahem a rovněž tak neomezená způsobem
nebo rozsahem užití, zejména neomezená počtem uživatelů či mírou využívání systému,
e) licence je udělena na dobu určitou, a to na celou dobu trvání majetkových práv autorů k dílu,
f) licence je převoditelná a postupitelná, tzn., že je udělena s právem udělení sublicence či postoupení licence jakékoliv třetí osobě,
g) licenci není objednatel povinen využít.
10. Povinnosti dle odst. 9 a 11 tohoto článku, platí pro poskytovatele i v případě zhotovení části díla poddodavatelem. Poskytovatel podpisem smlouvy prohlašuje, že vlastní nebo k datu předání díla objednateli zajistí veškerá oprávnění k dílům nebo jejich částem, která předal objednateli k užití, zejména, nikoliv však výlučně, že získal/k datu předání získá veškerá převáděná oprávnění autorů či třetích osob k takovému dílu a ke dni předání je oprávněn je poskytnout objednateli.
11. Poskytovatel podpisem této Smlouvy o dílo výslovně prohlašuje, že odměna za veškerá oprávnění poskytnutá objednateli dle této smlouvy je již zahrnuta v ceně za poskytnuté plnění dle této smlouvy, to je zejména, nikoliv však výlučně, odměna za hmotné součásti díla včetně jejich firmware a odměna za udělení licencí k autorským dílům.
12. Udělení jakýchkoli práv uvedených v tomto článku smlouvy nelze ze strany poskytovatele vypovědět
a na jejich udělení a trvání nemá vliv ukončení platnosti této smlouvy ani servisní smlouvy.
13. Objednatel je oprávněn nehotové a nedostatečně podrobné části díla dokončit, a to bez ohledu na podmínky podle ustanovení § 58 odst. 5 autorského zákona. Poskytovateli ani původním autorům nenáleží v tomto případě nárok na přiměřenou dodatečnou odměnu podle ustanovení § 58 odst. 6 autorského zákona.
XII.
Závěrečná ustanovení
1. Zhotovitel se seznámil v rámci zadávacího řízení ke shora citované veřejné zakázce s potřebami objednatele a funkcemi, které bude zahrnovat nově vytvořený systém, tj. v rozsahu dokumentu zadávací dokumentace a považuje jej za dostatečný a vhodný podklad pro provedení předmětu plnění dle této smlouvy, zavazuje se jej dodržet.
2. Zhotovitel není oprávněn bez souhlasu objednatele postoupit žádnou svou pohledávku vyplývající z této smlouvy dalšímu subjektu.
3. Tuto smlouvu lze měnit nebo doplňovat pouze formou písemných vzestupně číslovaných dodatků k této smlouvě, odsouhlasených a podepsaných oběma smluvními stranami.
4. Není-li touto smlouvou výslovně stanoveno jinak, řídí se smlouva a vztahy vzniklé na základě této smlouvy ustanoveními zák. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, ve znění pozdějších předpisů a souvisejících právních předpisů. Místem k projednávání veškerých sporů v souvislosti se smlouvou budou příslušné soudy České republiky.
5. Zhotovitel výslovně souhlasí s tím, aby tato smlouva byla uvedena v evidenci smluv vedené
objednatelem a byla uveřejněna v plném znění včetně jejích příloh.
6. Zhotovitel je povinen po dobu plnění této smlouvy splňovat podmínky stanovené touto smlouvou. V případě, že zhotovitel přestal tyto podmínky naplňovat, je zhotovitel povinen nejpozději do 7 pracovních dnů tuto skutečnost objednateli ohlásit s tím, že do 10 pracovních dnů od oznámení této skutečnosti předloží nové doklady, kterými prokáže splnění příslušného předpokladu stanoveného touto smlouvou.
7. Smluvní strany prohlašují, že skutečnosti uvedené v této smlouvě nepovažují za obchodní tajemství
ve smyslu § 504 zák. 89/2012 Sb. občanského zákoníku a udělují svolení k jejich užití a zveřejnění bez stanovení jakýchkoliv dalších podmínek.
8. Zhotovitel si je dále vědom, že ve smyslu ustanovení § 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, je osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly prováděné v souvislosti s úhradou zboží nebo služeb z veřejných výdajů.
9. Tato smlouva je vyhotovena ve třech stejnopisech, z nichž objednatel obdrží dva stejnopisy
a zhotovitel obdrží jeden stejnopis.
10. Smluvní strany prohlašují, že obsah této smlouvy obsahuje ujednání o všech náležitostech, které strany měly a chtěly ve smlouvě ujednat a strany dospěly ke shodě ohledně všech náležitostí, které si strany stanovily jako předpoklady uzavření této smlouvy. Smluvní strany prohlašují, že si vzájemně sdělily všechny skutkové a právní okolnosti, o nichž k datu podpisu této smlouvy věděly nebo vědět musely, a které jsou relevantní ve vztahu k uzavření této smlouvy.
11. Veškerá komunikace mezi smluvními stranami bude probíhat v českém jazyce a prostřednictvím osob, které jednotlivé smluvní strany určí. Písemnou komunikací se rozumí zápisy v systému helpdesk ve věcech technických. Pro obchodní styk je písemnou formou komunikace prostřednictvím ISDS. Taktéž je přijatelné i osobní předání písemnosti.
12. Uzavření této smlouvy schválila Rada města Česká Lípa usnesením č. dne .
13. Tato smlouva o dílo nabývá platnosti dnem jejího podpisu oběma smluvními stranami a účinnosti dnem jejího uveřejnění v registru smluv.
14. Smluvní strany se dohodly, že obsah této smlouvy bude v plném znění včetně příloh uveřejněn v registru smluv podle z. č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv). Zveřejnění obsahu smlouvy v registru smluv zajistí objednatel.
15. V návaznosti na výše ujednané konečně smluvní strany prohlašují, že skutečnosti uvedené v této smlouvě nepovažují za obchodní tajemství a udělují svolení k jejich užití a zveřejnění bez stanovení jakýchkoliv omezení či podmínek.
16. Nedílnou součástí této smlouvy jsou i níže uvedené přílohy:
a) Příloha č. 1 – Technická specifikace předmětu díla
b) Příloha č. 2 – Realizační tým
c) Příloha č. 3 – Závazný harmonogram plnění díla
d) Příloha č. 4 – Podrobný cenový rozpis
Smluvní strany na důkaz svého souhlasu připojují své podpisy.
V ……………..dne: ………………….. V České Xxxx dne: …………………..
..................................................... Zhotovitel | ..................................................... Xxx. Xxxxx Xxxxxxx Objednatel město Česká Lípa |
PŘÍLOHA č. 1 – Technická specifikace předmětu díla
Zadavatel město Česká Lípa požaduje dodání a implementaci SW řešení (dále jen „systém“) obsahujícího níže uvedené funkcionality. Jejich popis je rozdělen do několika oblastí, což nemusí souhlasit s počtem samostatných, ale vzájemně propojených produktů, které požadavky splňují. Je poptáván systém inteligentních formulářových aplikací, které umožní elektronizaci komunikace a procesů úřadu. Součástí tohoto zadání jsou specifikovány konkrétní interní procesy k dodání v rámci VZ, ale systém musí umožnit aplikaci pro budoucí rozšíření a integraci do portálu občana dodávaný ostatními výrobci, zajišťující plně elektronickou komunikaci směrem k občanům města ve správním obvodu obce s rozšířenou působností města Česká Lípa. Dále je poptáván dokument management systém a nástroje pro práci s PDF dokumenty. Systém musí být koncipován v této dodávce pro 250 uživatelů s možností budoucího navyšování počtu uživatelů a možností integrace s dalšími systémy (AIS).
1. Formulářové aplikace
Formulářové řešení bude umožňovat integraci na bázi formulářového systému – je charakterizováno zavedením jednotného centrálně spravovaného systému formulářů koexistujících se stávajícími aplikacemi. Formuláře procesně doplní a podpoří vybrané činnosti vykonávané mimo stávající informační systémy Zadavatele, případně bude provedena podle analýzy také účelová integrace dílčích formulářů s aplikacemi, které budou k integraci připraveny. Další technické specifikace jsou uvedeny níže v samostatných bodech.
1.1 Formulářový systém umožní zavedení formulářového řešení, které je schopno řešit vnější a interní procesy elektronickými formuláři.
1.2 V návaznosti na formulářové procesy musí být umožněno sledování koloběhu daného procesu od počátku do konce a veškeré stavy procesu bude možné dohledat i zpětně pro možnou kontrolu.
1.3 Formulářový systém umožní spravování vlastních uživatelských účtů, práv uživatelů, skupin uživatelů a rolí cestou synchronizace s ActiveDirectory, kde přebírá přístupová ID.
1.4 Mezi jeho další funkční vlastnosti budou patřit e-mailová notifikace, fulltextové vyhledávání a přístup přes webové rozhraní.
1.5 Formulářový systém musí podporovat následující otevřené standardy:
1.5.1 podporovat otevřený formát XML (xxxx://xxx.x0.xxx/XXX/), v němž budou datové výstupy v budoucnu dostupné, tak i stávající formát CSV/ DTA.
1.5.2 grafická podoba zpracovávaných dokumentů musí vycházet z otevřeného formátu standardu XSL:FO (xxxx://xxx.x0.xxx/XX/xxx/) s podporou stránkového formátování dokumentů, včetně podpory uživatelsky definovaných rozměrů stránek (obálek, formátů větších formátů např. A3 apod.). Souborový formát zpracovávaných dokumentů by měl umožňovat uložení v komprimovaném formátu.
1.5.3 SW musí podporovat možnost podepsání dokumentu kvalifikovaným elektronickým podpisem podle standardu XML Signature (xxxx://xxx.x0.xxx/Xxxxxxxxx/). To znamená, že schvalování u vnitřních procesů bude řešeno pomocí elektronického podpisu, tak aby byly dodrženy všechny zákonné požadavky.
1.6 Vnější procesy budou zaměřeny na oblast přenesené působnosti a zajistí komunikaci s úřadem prostřednictvím e-mailu, informačního systému datových schránek a papírové podoby daného procesu včetně 2D nebo QR čárového kódu generovaného z vyplněných evidenčních dat ve formuláři.
1.7 Elektronické formuláře zaměřené na vnitřní procesy budou nasazeny tak, aby umožnily efektivní nahrazení papírové podoby vybraných současných agend bez nutnosti změn vnitřních směrnic a organizačních opatření, vyjma možnosti schvalování procesů pomocí elektronických nástrojů.
1.8 U vnitřní procesů založených na elektronických formulářích bude umožněno sledování veškerých úkonů probíhajícího procesu a zajištění kontroly jeho průběhu od počátku až do konce. Dále systém umožní zpětnou kontrolu každého procesu i po jeho ukončení.
1.9 SW musí umožnit online i offline vyplňování těchto formulářů s možností průběžného ukládání souboru a odeslání dat až po připojení k síti.
1.10 SW musí mít kontrolu dat již při vyplňování formulářů a pomoc při vyplňování s kontextovou
nápovědou (automatické výpočty, kontrola pravopisu v češtině).
1.11 SW musí poskytovat možnost převodu formulářů do PDF formátu PDF/A platné archivní verze, tisk formulářů na tiskárnu, dynamické číselníky a skripty, WYSIWYG návrh šablon a rychlé nasazení, zálohování a evidenci formulářů, možnost dalšího použití SW k elektronickému zpracování formulářů v resortních IS.
1.12 SW musí dále poskytovat bezplatný nástroj pro WYSIWYG návrh šablon ve formě formulářů a vytváření vlastních formulářů pro rychlé nasazení a shromažďování.
1.13 SW musí umožnit odeslání vyplněného formuláře na webový server (HTTP/HTTPS, SOAP a GovTalk), dále jako příloha e-mailu a musí umožnit vytvoření datové zprávy podle zákona č. 300/2008 Sb. Ve znění pozdějších předpisů s umístěním vyplněného formuláře jako přílohy k této datové zprávě.
1.14 SW musí podporovat dynamické číselníky a skripty.
1.15 K SW musí existovat SDK nástroj pro ovládání z třetích aplikací.
1.16 Nabízené SW řešení musí mít možnost upozornění uživatele na novou verzi formuláře v případě změny formuláře.
1.17 Formuláře musí být přizpůsobeny designu Zadavatele.
1.18 SW musí podporovat vyplnění formuláře a jeho digitální podepsání z webového prohlížeče, a současně i z tlustého klienta.
1.19 Provozní platforma nového informačního systému může být bez omezení provozovaná ve fyzickém nebo virtualizovaném prostředí na platformě MS Windows Server platné verze.
1.20 SW musí mít možnost ve formuláři vybrat z číselníku konečného příjemce, a nahradit tím funkci natvrdo vybraného konečného příjemce (dynamický výběr konečného příjemce z předem definované množiny konečných příjemců).
1.21 SW musí mít možnost definovat pro každý formulářový proces samostatnou mailovou notifikaci, možnost vložení dynamických maker, která se doplní z DB nebo funkcí.
1.22 SW umožní zpracovávat formuláře nezávisle na použité platformě, musí podporovat standardní počítače (PC, notebook) i mobilní zařízení (tablet, smartphone).
1.23 SW umožní práci s formuláři na zařízeních s desktopovými operačními MS Windows ve všech
podporovaných verzích.
1.24 SW musí podporovat jednoduchou formou změny, které se týkají hromadných operací, minimálně v rozsahu předání agendy – možnost vybrat, komu předat jaký formulář nebo proces, kdy automaticky dojde k nahrazení člověka ve formulářích nebo procesech (nový člověk dostane kompletní agendu po předchozím člověku). Využitelné například při odchodu zaměstnance.
1.25 Systém bude podporovat následující rozhraní:
1.25.1 Klíčové funkce aplikací budou dostupné formou otevřeného a rozhraní, které v případě potřeby bude snadno a bez dodatečných úprav dostupné prostřednictvím Webových služeb (http, SOAP).
1.25.2 Případná integrace mezi jednotlivými systémy, bude provedena prostřednictvím Webových služeb http, SOAP, pro binární data s optimalizací MTOM.
1.26 Součástí dodávky bude následující dokumentace:
1.26.1 Funkční dokumentace.
1.26.2 Schválený funkční popis jednotlivých systémů.
1.26.3 Technická dokumentace bude obsahovat:
1.26.3.1Schválený technický popis architektury navrženého řešení.
1.26.3.2Detailní technický popis jednotlivých vrstev řešení a jejích částí.
1.26.4 Uživatelská dokumentace: 1.26.4.1Uživatelský manuál. 1.26.4.2Dostupný z menu aplikace.
1.26.5 Administrátorská (provozní) dokumentace:
1.26.5.1Testovací dokumentace.
1.26.5.2Seznam testovacích scénářů, včetně popisu jednotlivých kroků a způsobu vyhodnocení.
1.26.5.3Popis uživatelských práv.
1.27 Formuláře musí splňovat následující parametry:
1.27.1 Být zcela v souladu s platnou legislativou.
1.27.2 Být plně kompatibilní s prostředím zadavatele.
1.27.3 Umožňovat použití v prostředí webových prohlížečů.
1.27.4 Umožňovat natažení osobních údajů z datové schránky žadatele.
1.27.5 Umožňovat odeslání prostřednictvím datové schránky žadatele přímo z prostředí formuláře.
1.27.6 Umožňovat žadateli podání prostřednictvím elektronické adresy e-podatelny zadavatele
přímo z prostředí formuláře.
1.27.7 Umožňovat podepsání kvalifikovaným certifikátem.
1.27.8 Generovat 2D čárový kód se základními identifikačními údaji pro načtení a evidenci do elektronické spisové služby zadavatele.
1.27.9 Umožňovat vytištění v podobě použitelné pro následné podání v listinné podobě.
1.27.10 Mít jednotnou grafickou podobu zejména fontů a tlačítek pro snazší použitelnost.
1.27.11 Umožňovat změnou konfigurace nastavit, zda mají v záhlaví zobrazovat hlavičku zadavatele.
1.27.12 El. formulářové aplikace zaměřené na vnitřní i na vnější procesy musí být nasazeny tak, aby umožnily efektivní nahrazení papírové podoby vybraných současných agend.
1.27.13 Grafická podoba zpracovávaných dokumentů musí vycházet z otevřeného formátu standardu XSL:FO (xxxx://xxx.x0.xxx/XX/xxx/) s podporou stránkového formátování dokumentů, včetně podpory uživatelsky definovaných rozměrů stránek (obálek, formátů větších formátů např. A3 apod.). Souborový formát zpracovávaných dokumentů by měl umožňovat uložení v komprimovaném formátu.
1.27.14 Důležitou vlastností je možnost integrace formulářů se stávajícími systémy úřadu, zejména spisovou službou zadavatele.
1.27.15 Schvalování u vnitřních procesů musí být řešeno pomocí el. podpisu, tak aby byly dodrženy všechny zákonné požadavky podle zákona 297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce. Aplikace elektronického podpisu bude umožněna i parciálně, tak aby bylo možné data (formuláře) podepisovat po částech a tím zaručit odpovídající procesní požadavky konkrétní agendy.
1.27.16 SW musí umožnit offline vyplňování těchto formulářů s možností průběžného ukládání souboru a odeslání dat až po připojení k síti. Klient pro práci offline musí být k dispozici bezplatně.
1.27.17 SW musí mít kontrolu dat již při vyplňování formulářů a pomoc při vyplňování s kontextovou nápovědou (automatické výpočty, kontrola pravopisu v češtině).
1.27.18 SW řešení musí umožnit zobrazování procesů (formulářů) ve webové podobě.
1.27.19 SW řešení musí umožnit práci s formuláři i na mobilních zařízeních a dostupných platformách
(Windows, iOS, Android).
1.27.20 SW řešení musí umožnit aplikaci elektronického podpisu na webově zobrazovaném formuláři, a to minimálně na platformách Windows, iOS, Android.
1.28 Poptávané procesy jako součást dodávky formulářového řešení:
Součástí dodávky bude nasazení následujících procesů, včetně analýzy, nastavení workflow a customizace dle výsledků analýzy procesů zadavatele.
1.28.1 Cestovní příkaz s vazbou na rezervaci vozidel, včetně přehledu obsazenosti vozidel.
1.28.1.1 Žádost o povolení služební cesty, následného vyúčtování cesty, včetně schvalovacích procesů.
1.28.2 Rezervace zdrojů – zasedací místnosti, IT technika apod. včetně přehledu obsazenosti.
2. Dokument management systém (DMS) a systém pro dlouhodobou archivaci
Je poptáván univerzální nástroj pro realizaci elektronických procesů s garantovaným oběhem, který řídí životní cyklus různých typů dokumentů, pomocí nadstavbových modulů zajišťuje další služby jako je konverze do PDF a PDF/A, ověřování platnosti elektronických podpisů a časových razítek a archivaci dokumentů.
Nabízené řešení DMS je možno pojmout jako komplexní nástroj pro řešení problematiky dokumentů a elektronických procesů v organizaci mimo eSSL. Pokrývá celý životní cyklus dokumentu, od vzniku přes elektronický oběh a schvalování až po archivaci (dlouhodobé ukládání). V rámci DMS je požadována přímá integrace na kancelářský software MS Office. DMS musí taktéž umožnit předání dokumentu do eSSL zadavatele (v současnosti VERA Radnice).
2.1 Řešení musí poskytovat plnohodnotný přístup z každého zařízení vybaveného internetovým prohlížečem. Součástí poptávaného řešení jsou speciální klientské aplikace pro různé operační systémy (Android, iOS, MS Windows). Proces elektronického oběhu nesmí být přerušen z důvodu nepřítomnosti zaměstnance na pracovišti, musí podporovat zastupitelnost.
2.2 Řešení musí vyhovovat všem požadavkům platné legislativy v České republice, včetně možnosti automatického podepisování archivovaných dokladů kvalifikovaným elektronickým podpisem a kvalifikovaným časovým razítkem, případně elektronickou pečetí. To zahrnuje zejména zákon č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů a zákon č. 297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce.
2.3 Pro systém řízené dokumentace musí řešení nezbytně disponovat jednoduchou tvorbou rozsáhlých dokumentů, zajistit evidenci, schvalování a připomínkování, distribuci a archivaci.
2.4 Řešení musí umožnit rychlou a snadnou orientaci ve velkém množství dat.
2.5 Řešení musí umožnit plnou podporu práce v týmech a distribuce informací.
2.6 Řešení musí umožnit jednoznačnou identifikaci původce.
2.7 Řešení musí umožnit přehlednou historii vzniku dokumentu.
2.8 Vznik dokumentu:
2.8.1 Vznikem dokumentu je myšleno řízené zajištění připomínek k dokumentu a jejich následné sloučení do finálního dokumentu. Proces připomínek probíhá paralelně nebo sekvenčně.
Výběr uživatelů probíhá výběrem ze seznamu definovaných skupin nebo výběrem jednotlivých uživatelů distribučního seznamu.
2.8.2 Formulář může pracovat s evidencí dle spisového řádu (přiděluje JID, čísla jednací, spisové znaky, zařazuje do skupin).
2.9 Schválení dokumentu:
2.9.1 Schválení dokumentu musí probíhat sekvenčním procesem, počet úrovní schvalujících není omezen. Výběr schvalujících uživatelů musí být umožněn ze seznamu definovaných skupin nebo vyhledáním konkrétního uživatele.
2.9.2 Každý krok musí být zaznamenáván do historie dokumentu. V procesu bude využíván kvalifikovaný elektronický podpis, což zajistí jednoznačnou identifikaci původce a prokazatelnost učiněného úkonu.
2.10 Distribuce dokumentu bude fungovat jako paralelní proces. Umožní vytvoření procesu, při kterém se data od jednotlivých uživatelů předávají do hlavního dokumentu, nebo je možné vytvořit podproces pro každého jednotlivého uživatele. Distribuce zajistí také finální potvrzení seznámení se s dokumentem. Uživatel, který proces řízené dokumentace inicioval, jej po potvrzení jednotlivých uživatelů o seznámení se s dokumentem, odešle do archivu.
2.11 Ukládání dokumentu:
2.11.1 Finální podoba dokumentu bude uložena do příslušné složky v archivním úložišti. Přístup k archivovaným dokumentům bude řízen přístupovými oprávněními do úrovně jednotlivých složek. Také tisk dokumentu bude umožněn pouze na základě příslušných přístupových oprávnění. Vyhledávání v archivu bude umožněno podle názvu dokumentu, číselných označení (JID, číslo jednací, SN, apod.) nebo dle složky či autora.
2.11.2 Uložení dokumentů s možností dlouhodobé archivace a správa dokumentu v čase.
3. Nástroj pro práci s PDF dokumenty
Systém musí splňovat legislativní požadavky v rámci eIDAS. Bude umožňovat práci s pdf dokumenty, konkrétně jsou požadovány minimálně tyto funkcionality:
3.1 Konverzi dokumentů do archivního formátu PDF/A, včetně archivního formátu PDF/A-3.
3.2 Práce s dokumenty podle standardů PAdES, XAdES, CAdES a ASiC dle požadavků Evropského nařízení
910/2014 (eIDAS).
3.3 Autorizace dokumentů PDF, MS Office, OpenOffice pomocí kvalifikovaného elektronického podpisu a kvalifikovaného časového razítka v prostředí aplikace.
3.4 Ověření validity autorizovaných PDF dokumentů přímo vůči certifikačním autoritám minimálně
z celé EU, s možností vytvoření validační doložky.
3.5 Přidat/odebrat stránky v PDF dokumentu.
3.6 Otáčet stránky v PDF souboru.
3.7 Možnost opatření obrazových PDF souborů strojově čitelnou vrstvou (OCR).
3.8 Anonymizace dat v PDF dokumentech.
3.9 Archivní snímek webových stránek.
3.10 Možnost editace metadat.
3.11 Zprostředkování výše uvedených služeb i pro jiné AIS používané na úřadu pomocí webových služeb.
4. Počet licencí, jejich rozsah
4.1 Zhotovitel dodá Objednateli potřebný software, tj. programové vybavení, a další software potřebný k vytvoření nového SW systému dle této Technické specifikace, včetně poskytnutí licenčních práv k poskytnutému softwaru.
4.2 Licence jsou nevýhradní, platné minimálně pro správní území města Česká Lípa.
4.3 Licence nejsou časově ani datově omezené.
4.4 Zhotovitel poskytuje licence pro minimálně 250 současně pracujících uživatelů.
PŘÍLOHA č. 2 – Realizační tým
Zástupce zhotovitele | ||||
Jméno a příjmení | Pracovní zařazení | Telefon | Mobil | |
Architekt řešení | +420 | +420 | ||
IT specialista | +420 | +420 | ||
+420 | +420 | |||
+420 | +420 | |||
Zástupce objednatele | ||||
Jméno a příjmení | Pracovní zařazení | Telefon | Mobil | |
+420 | +420 | |||
+420 | +420 | |||
+420 | +420 | |||
+420 | +420 | |||
+420 | +420 | |||
+420 | +420 | |||
PŘÍLOHA č. 3 – Závazný harmonogram plnění díla
Závazný harmonogram plnění díla | zahájení | ukončení |
Cílový koncept | po nabytí účinnosti smlouvy | Nejdéle 2 kalendářní měsíc ode dne účinnosti této smlouvy |
Kompletní implementace, školení uživatelů a zahájení zkušebního provozu | po akceptaci Cílového konceptu | 15. 01. 2021 |
Akceptace plnění díla | 01. 03. 2021 | |
Zahájení produktivního provozu | 01. 03. 2021 | |
Příloha č. 4 - Podrobný cenový rozpis
bez DPH | DPH | vč. DPH | ||
Plnění (celkem) | ||||
1 | Analýza – cílový koncept před nasazením | |||
2 | Licence pro 250 uživatelů (všech licencí) | |||
3 | Kompletní implementace včetně školení | |||
PŘÍLOHA č. 5 – Definice vad a jejich reklamací
Reklamovanou vadou díla se rozumí ztráta požadované funkcionality nebo vlastnosti SW systému dle Smlouvy o dílo, jejíž je tato příloha součástí.
Reklamace vad jsou předávány objednatelem na HelpDesk poskytovatele:
a) Prostřednictvím služby HelpDesk poskytovatele přístupné na této URL adrese: .............................
b) Telefonicky na Hot-line tel. číslo poskytovatele.
Přístup k výše uvedeným nástrojům poskytovatele pro zadávání požadavků bude objednateli umožněn nejdéle
od data akceptace díla.
Tabulka definice závažnosti reklamované vady:
Závažnost | Doba reakce [hodina] | Doba zásahu [hodina] | Doba vyřešení [hodina] |
A – Vysoká | 1 | 4 | 8 |
B – Střední | 4 | 8 | 24 |
C – Nízká | 24 | 48 | Dle dohody |
Kategorie reklamovaných vad v požadavcích zaznamenaných objednatelem ve službě HelpDesk v návaznosti
na definici závažnosti reklamované vady:
„A – vysoká priorita (stav nouze)“ znamená, že SW systém nebo jeho část havaruje jednou nebo několikrát za den tak, že je nepoužitelný ve svých základních funkcích, nebo pokud dojde k narušení uživatelských dat závažným způsobem (např. narušení konzistence databáze), eventuelně jejich ztrátě v produkčním prostředí (a následná obnova ze záloh, které nejsou předmětem této smlouvy). Jedná se o stav, kdy nelze pomocí dodaného Systému realizovat některý z důležitých procesů, pro které byl Systém dodán. Tento stav může ohrozit běžný provoz případně způsobit vysoké finanční či jiné škody. Problém nelze obejít existujícími IS/IT prostředky.
„B – střední priorita (vážný problém)“ znamená neumožnění provozu systému nebo jeho části pouze v určité variantě procesu. Funkčnost systému nebo jeho části je ve svých funkcích degradována tak, že tento stav omezuje běžný provoz. Problém se dá obejít existujícími IS/IT prostředky.
„C – nízká priorita (menší problém)“ znamená menší narušení funkcí systému nebo jeho části nebo znepříjemnění práce uživatele v systému. Jedná se o problém, který nepatří do kategorie „A – stav nouze“ ani „B – vážný problém“.
1. Smluvní strany sjednávají poskytování služeb technické podpory provozu SW systému poskytovatelem
prioritně formou zabezpečeného vzdáleného přístupu do datové sítě objednatele ve smyslu ustanovení čl.
IX. odst. 2 písm. d) této smlouvy.
2. Poskytovatel se zavazuje reagovat na potřeby objednatele:
a) u vad kategorie A nejpozději do 1 hod. od nahlášení chyby na HelpDesk. V případě nahlášení po 17 hod. nejpozději do 8.00 hod. následujícího pracovního dne,
b) u vad kategorie B nejpozději do 4 hod. od nahlášení chyby na HelpDesk. V případě nahlášení po 17 hod. nejpozději do 9.00 hod. následujícího pracovního dne,
c) u vad kategorie C během přiměřené lhůty dle stupně poškození, nejpozději do 24 hod. od nahlášení
na HelpDesk.
Reakcí se v tomto případě rozumí potvrzení přijetí požadavku a odpověď objednateli s informací o předpokládané závažnosti problému, zda se jedná či nejedná o vadu SW systému nebo její části a je-li to možné, předpokládanou dobou potřebnou na vyřešení problému (případně cenu, nejedná-li se o vadu SW systému). Není-li poskytovatel v tomto momentě takové informace schopen poskytnout, je povinen odhadnout termín, kdy tyto předběžné informace objednateli poskytne.
3. Poskytovatel se zavazuje nastoupit dálkovým přístupem k řešení za cílem odstranění vady nahlášené
objednatelem:
a) u vad kategorie A nejpozději do 2 hod. od nahlášení chyby na HelpDesk. V případě nahlášení po 17 hod. nejpozději do 9.00 hod. následujícího pracovního dne,
b) u vad kategorie B nejpozději do 8 hod. od nahlášení chyby na HelpDesk. V případě nahlášení po 17 hod. nejpozději do 15.00 hod. následujícího pracovního dne,
c) u vad kategorie C do 48 hod. od nahlášení. V případě nahlášení po 17 hod. začíná běžet lhůta pro nástup k řešení od 8.00 hod. následujícího pracovního dne.
4. Poskytovatel se zavazuje vyřešit požadavek objednatele:
a) u vad kategorie A nejpozději do 8 hod. od nahlášení vady na HD, nejdéle však do počátku pracovní doby následujícího pracovního dne při nahlášení vady do 16 hod. Přičemž se považuje za splnění i částečná oprava, vedoucí ke stavu, který nadále splňuje kategorii B a pro další posouzení tak přebírá lhůty této kategorie. Taktéž je přípustné prodloužení termínu vyřešení v naprosto jasně opodstatněných případech, jako například kopírování velkého množství dat při celkové obnově systému. V této kategorii jsou myšleny hodiny „běžné“ a nikoli pracovní,
b) u vad kategorie B nejpozději do 24 hod. od nahlášení vady na HD,
c) u vad kategorie C dle dohody s objednatelem u konkrétního případu.
5. Pro potřeby počítání lhůt u kategorie vad B a C jsou myšleny hodiny pracovní v uvedené pracovní době dle čl. II odst. 1, pokud není uvedeno jinak. Pouze u kategorie A jsou počítány hodiny „kalendářní“ od chvíle nahlášení na HD v souladu s odst. 2 této přílohy, tedy včetně doby mimo uvedenou pracovní dobu a včetně dny pracovního volna.
6. Naplněním termínu „den prodlení“ se rozumí čas vypršení termínu vyřešení dle odst. 4. této přílohy, plus 24 kalendářních hodin a každý následující kalendářní den k uvedenému termínu vypršení.