Interní postupy
Interní postupy
pro Program rozvoje venkova MAS ACHÁT z.s.
duben 2017, doplnění- únor 2018, 2. doplnění – březen 2020
„Způsob výběru projektů v MAS Achát z.s., řešení střetu zájmů a zaručení transparentnosti“
1. Způsob výběru projektů na MAS
Postup výběru projektů, počet hodnotitelů a usnášeníschopnost výběrového orgánu, je obecně popsán v Jednacím řádu Výběrové komise.
Osoby podílející se na hodnocení či výběru žádostí o podporu z PRV předložených na základě výzvy MAS Achát se řídí Etickým kodexem.
Kontrola dodržování Jednacího řádu Výběrové komise a Etického kodexu je v kompetenci Rady MAS Achát .
Preferenční kritéria pro výběr projektů jsou součástí Fichí, které jsou součástí Výzvy a jsou zveřejněny na webových stránkách xxx.xxx-xxxxx.xx .
1.1. Podání Žádosti o dotaci na MAS
Žádost o dotaci podává žadatel samostatně za každou Fichi v souladu s Pravidly pro operaci 19.2.1.
Žádost o dotaci musí být vygenerována z účtu žadatele na Portálu farmáře a po vyplnění žadatelem předána na MAS v souladu s podrobným postupem pro vygenerování Žádosti o dotaci a její podání na MAS přes Portál farmáře v operaci 19.2.1, který je zveřejněn na internetových stránkách xxx.xxxxx.xx/xxx a xxx.xxxx.xx.
Žádost o dotaci je možné nejprve bezplatně konzultovat na MAS.
Žadatel podává kompletně vyplněný formulář Žádosti o dotaci na MAS přes Portál farmáře, dále žadatel předá na MAS povinné, příp. nepovinné přílohy a obdrží písemné potvrzení o převzetí příloh (vybrané přílohy může žadatel vzhledem k jejich velikosti, příp. formátům, předložit v listinné podobě); všechny dokumenty musí být doručeny v termínu stanoveném výzvou MAS.
Za datum podání Žádosti o dotaci na MAS se považuje datum podání Žádosti o dotaci přes Portál farmáře.
1.2. Administrativní kontrola a kontrola přijatelnosti
Kancelář MAS provede u všech přijatých žádostí o dotaci včetně příloh administrativní kontrolou (tj. kontrolou obsahové správnosti a formálních náležitostí) a kontrolu přijatelnosti včetně dalších podmínek vztahujících se pro daný projekt dle postupu stanoveného Pravidly pro operaci 19.2.1.
Administrativní kontrolu a kontrolu přijatelnosti provádí manažer pro PRV a vedoucí pracovník SCLLD. V případě, že při administrativní kontrole zjistí MAS, že je nutné opravit nedostatky, vyzve žadatele s pevně daným termínem k doplnění žádosti o dotaci, minimálně však 5 pracovních dní. Žadatel může provést opravu maximálně dvakrát.
V případě nedoplnění ve stanoveném termínu ukončí MAS administraci dané žádosti o dotaci z důvodu nesplnění podmínek Pravidel pro předložení žádosti o dotaci.
O výsledku provedených kontrol je žadatel informován MAS do 5 pracovních dní od ukončení kontroly.
Pracovník MAS provádí záznam do formuláře Žádosti o dotaci o všech krocích administrace a o dokumentech přijatých/odeslaných v rámci procesu administrace žádosti o dotaci.
Členové výběrové komise obdrží žádosti k hodnocení nejméně 7 kalendářních dní před termínem hodnotícího jednání elektronicky.
1.3. Hodnocení a sestavení pořadí projektů:
Věcné hodnocení a výběr projektů provádí Výběrová komise za xxxxxx Xxxxx dle předem stanovených preferenčních kritérií v souladu s výzvou MAS a Pravidly pro operaci 19.2.1. max. do 15 kal. dní od předání podkladů. Navrhne pořadí Žádostí o dotaci dle bodového hodnocení a aktuálních finančních prostředků alokovaných na danou výzvu a jednotlivé Fiche. Na základě tohoto návrhu vybere/schválí Žádosti k podpoře Rada MAS Achát (rozhodovací orgán MAS) a to maximálně do 20 pracovních dnů od provedení věcného hodnocení. Z tohoto jednání bude pořízen zápis.
Transparentnost jednání Výběrové komise je zakotvena v Jednacím řádu výběrové komise a v Etickém kodexu MAS Achát .
V případě, že dva a více projektů dosáhnou ve Fichi 31 stejného počtu bodů, je výše v pořadí ten projekt, který získal více bodů v kritériu s nejvyšším maximem bodů:
1. Bude vytvořeno nové pracovní místo
2. Žadatel provozuje živočišnou i rostlinnou výrobu
3. Doba realizace projektu bude do 18 měsíců od podání ŽOD na SZIF
4. Výše celkových výdajů ( čím nižší, tím lépe )
5. Velikost obhospodařované plochy ( čím nižší, tím lépe )
V případě, že dva a více projektů dosáhnou ve Fichi 35 stejného počtu bodů, je výše v pořadí ten projekt, který získal více bodů v kritériu s nejvyšším maximem bodů:
1. Doba realizace projektu bude do 18 měsíců od podání ŽOD na SZIF
2. Výše celkových výdajů ( čím nižší, tím lépe )
3. Velikost obce ( čím menší, tím lépe )
V rámci výzvy nesmí být překročena celková výše podpory všech schválených projektů ve Fichi. Pro MAS to znamená, že ani hraniční projekt nesmí být plně podpořen, pokud by přesáhl celkovou alokaci v dané Fichi.
Hraniční projekt (tj. první nevybraný projekt v dané Fichi, který zároveň splňuje minimální stanovenou výši bodů) může být podpořen jen do max. možné alokace stanovené pro vyhlášené Fiche ve Výzvě č. 4.
Žadateli, který hraniční projekt podal, je nabídnut zůstatek do výše alokace v dané Fichi. Pokud odmítne, budou nedočerpané finanční prostředky v jednotlivých Fichích MAS přesunuty a využity v další výzvě MAS.
Manažer pro PRV či vedoucí pracovník SCLLD doplní výsledek hodnocení (bodování) Výběrovou komisí do jednotlivých Žádostí o dotaci.
Manažer kanceláře MAS zabezpečuje korespondenci s žadateli o výši přidělených bodů společně se sdělením, zda je jeho Žádost o dotaci vybrána či nevybrána, a to do 5 pracovních dnů od schválení výběru projektů na MAS.
Vedoucí pracovník pro CLLD MAS zveřejní na internetových stránkách seznam vybraných a nevybraných žádostí do 5 pracovních dnů od výběru projektu na MAS.
MAS předá na RO SZIF seznam vybraných a nevybraných Žádostí o dotaci Výběrovou komisí (prostá kopie), prezenční listinu a zápis z jednání Výběrové komise včetně doložení aktuálního složení orgánů podílejících se na výběru projektů a doklad o schválení výběru projektů Radou MAS, a to nejpozději do termínu registrace na RO SZIF stanoveného ve výzvě MAS. Vybrané Žádosti o dotaci včetně příloh postoupí žadatelům dle postupu stanoveného Pravidly pro operaci 19.2.1.
Nevybrané Žádosti o dotaci (včetně těch, u kterých byla ukončena administrace při kontrole), je MAS povinna zaslat prostřednictvím Portálu Farmáře do 5 pracovních dnů od termínu registrace na RO SZIF stanoveného ve výzvě MAS.
Manažer pro PRV MAS zajistí včasné předání Žádosti zpět žadateli. Žadatel je v rámci konzultací informován o termínu registrace na RO SZIF a o postupu odeslání žádosti přes svůj účet na Portálu Farmáře na RO SZIF.
Po výběru projektů MAS vybrané Žádosti o dotaci elektronicky podepíše, povinné, případně nepovinné přílohy MAS verifikuje (dokument elektronicky podepíše, popřípadě jej v papírové podobě podepíše, přidá razítko MAS a naskenuje do elektronické podoby)
a předá žadateli minimálně 3 pracovní dny před finálním termínem registrace na RO SZIF stanoveném ve výzvě MAS,
Žadatel Žádost o dotaci včetně verifikovaných příloh zkontroluje a podá přes svůj účet na Portálu Farmáře na příslušný RO SZIF nejpozději do finálního termínu registrace na RO SZIF stanoveného ve výzvě MAS k závěrečnému ověření jejich způsobilosti před schválením; pokud budou některé přílohy předkládány v listinné podobě, musí tuto informaci žadatel uvést u zasílané Žádosti o dotaci přes Portál Farmáře.
Odeslání Žádosti o dotaci včetně příloh prostřednictvím Portálu Farmáře ze strany žadatele může být v uvedené lhůtě provedeno pouze jednou;
Přílohy v listinné podobě musí MAS označit identifikačními údaji žadatele a předat na příslušný RO SZIF nejpozději do finálního termínu registrace na RO SZIF stanoveného ve výzvě MAS.
RO SZIF provede registraci Žádosti o dotaci po jejím odeslání žadatelem přes Portál farmáře, za datum registrace Žádosti o dotaci na RO SZIF je považováno datum finální registrace na RO SZIF stanovené ve výzvě MAS.
O zaregistrování Žádosti o dotaci na SZIF bude žadatel informován prostřednictvím Portálu farmáře SZIF nejpozději do 14 kalendářních dnů od finálního termínu registrace na RO SZIF stanoveného ve výzvě MAS.
MAS předá Seznam vybraných a nevybraných Žádostí o dotaci (formulář pdf), k seznamu doloží prezenční listinu, zápis z jednání Výběrového orgánu včetně doložení aktuálního složení orgánů podílejících se na výběru projektů a doklad o schválení výběru projektů příslušným orgánem MAS (vše prosté kopie) nejpozději do finálního termínu registrace na RO SZIF stanoveného ve výzvě MAS.
RO SZIF provede kontrolu složení orgánů MAS podílejících se na rozhodování o výběru. V případě nedodržení podmínky, že při rozhodování o výběru projektů náleží nejméně 50 % hlasů partnerům, kteří nezastupují veřejný sektor, nebudou projekty podané v této výzvě MAS zaregistrovány.
Práce kanceláře MAS stejně jako jednání orgánů MAS se řídí Pravidly MAS pro opatření 19
„Podpora místního rozvoje na základě iniciativy LEADER (CLLD - komunitně vedený místní rozvoj)“ a Pravidly pro žadatele pro operace 19.2.1. „Podpora provádění operací v rámci strategie komunitně vedeného místního rozvoje“ a dle postupů daných aktuální výzvou.
Pokud žadatel nesouhlasí s postupem administrace na MAS, může předložit do 10 pracovních dnů od provedení příslušného úkonu na MAS žádost o prověření postupu MAS.
Postupy pro odvolání se ze strany žadatele a další postupy při neplnění podmínek Pravidel PRV pro danou operaci jsou definovány Pravidly pro opatření 19.2.1 a to v členění před podpisem Dohody o poskytnutí dotace, dále po jejím podpisu a po proplacení dotace.
Relevantnost Žádosti o prověření postupu posuzuje Kontrolní výbor MAS. Je oprávněn vyžádat si stanovisko orgánu, vůči jehož rozhodnutí je odvolání podáno a rozhoduje o
výsledném verdiktu. Následně pověří Kancelář MAS k písemnému vyrozumění o výsledku do 10 pracovních dnů.
2. Střet zájmů při výběru projektů a schválení výběru
MAS odpovídá za to, že je v její organizaci dostatečně řešena otázka střetu zájmů.
Prohlášení o neexistenci střetu zájmů je zakotveno v Etickém kodexu MAS Achát. Svým podpisem ho stvrdí všechny osoby, podílející se na hodnocení, výběru a schvalování projektů při každé výzvě.
Pracovníci Kanceláře MAS zajistí a zkontrolují, že Etický kodex podepsaly v 1 pare všechny osoby, které se podílejí na hodnocení a výběru projektů, a to při zvolení do funkce nebo podpisu pracovní smlouvy a před každou Výzvou.
3. Zaručení transparentnosti
Transparentnost je zaručena dodržováním platných dokumentů (zákonů, pravidel, metodik, pokynů) vztahujících se k tématu transparentnosti v kompetenci MAS, a to zejména v zajištění zveřejnění a zpřístupnění relevantních údajů tak, aby byl zajištěn rovný přístup k informacím pro všechny bez rozdílu.
4. Nápravná opatření
Jednání všech orgánů MAS je vždy přítomen vedoucí pracovník SCLLD, případně jiný informovaný pracovník kanceláře MAS.
Při jednání Výběrové komise v rámci hodnocení projektů osoby dle předchozího odstavce vždy důsledně sledují, aby ke střetu zájmu nedocházelo.
Rada MAS Achát, jako odpovědný orgán, nastavila tyto vnitřní postupy v případě, že ke střetu zájmů došlo:
a) člen orgánu, který střet zájmů či pochybnost o možném střetu zájmů ohlásí před zahájením jednání, bude vyloučen z hodnocení všech projektů v dané Fichi, kde by problém nastal. Může hodnotit projekty jiné Fiche, kde střet zájmů nehrozí.
b) člen orgánu, který střet zájmů či pochybnost o možném střetu zájmů neohlásil a účastnil se bodování či hodnocení projektů, bude okamžitě vyloučen z hodnocení všech projektů v dané výzvě.
c) pokud se zjistí střet zájmů či pochybnost o možném střetu zájmů ještě v průběhu hodnocení projektů (před uzavřením hodnocení), budou projekty dotčené Fiche předány novým hodnotitelům a proběhne přehodnocení projektů celé Fiche.
Kontrolní výbor situaci přezkoumá a navrhne řešení, dle daných okolností hodnocení (např. návrh na vyloučení dotčené osoby z orgánu MAS, tj. z celého budoucího hodnotícího procesu). Tento návrh předloží na nejbližší Valné hromadě MAS.
Kontrolní výbor projedná s předsedou orgánu, jehož člen střet zájmů či pochybnosti o možném střetu zájmů nenahlásil, provedou kontrolu provedeného hodnocení. V případě pochybení v provedeném hodnocení bude zjištěn konkrétní dopad, např. projekt byl chybně doporučen/nedoporučen k podpoře, jiný projekt byl poškozen chybným hodnocením.
Interní postupy doplňují Jednací řád Výběrové komise MAS Achát, platný od 15. 12. 2015, a nabývají platnosti dnem schválení Valnou hromadou MAS dne 27. 4. 2017.
Doplnění Interních postupů nabývá platnosti dnem schválení Radou MAS dne 23.3.2020
Xxxxxxx Xxxxxx Předseda MAS Achát z.s.