Smlouva o vedení účetnictví
uzavřená podle § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku (dále jen „smlouva“)
___________________________________________________________________________________________________________________
1. Smluvní strany
1.1 Pedagogicko-psychologická poradna Karlovy Vary, příspěvková organizace
Se sídlem: Lidická 590/38, 360 01 Karlovy Vary
zastoupená PhDr. Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx, ředitelkou
IČO: 497 53 843
Bankovní spojení: ČSOB, a.s.
Číslo účtu:
(dále jako „odběratel“)
1.2 Xxxxx Xxxxxxx - Xxxxxxx účetních poradců, vedení účetnictví, vedení daňové evidence
se sídlem: 362 25 Nová Role 45
ŽL vydán Magistrátem města Karlovy Vary dne 8.11.2005 Pod č.j. ŽÚ/F/01/7449/2005 Evid. číslo 340301-31782-00
zastoupená: Ing. Xxxxxx Xxxxxxxx
IČO: 722 57 679
Bankovní spojení: Česká spořitelna, a.s.
Číslo účtu:
Email:
(dále jako „dodavatel“)
2. Předmět smlouvy
2.1 Předmětem této smlouvy je závazek dodavatele poskytovat pro Pedagogicko-psychologickou poradnu Karlovy Vary, p.o. službu vedení účetnictví za podmínek dále stanovených a za níže sjednanou cenu.
Vedení účetnictví zahrnuje:
zaúčtování pokladních dokladů
zaúčtování vydaných a přijatých dokladů - faktur
zaúčtování výpisů z běžných účtů
zaúčtování ostatních účetních dokladů
rozúčtování a sledování vnitroorganizačních členění na úrovni účelových znaků a ORJ
zpracování účtování o evidenci hmotného a nehmotného majetku
zpracování čtvrtletních a ročních uzávěrek
zpracování podkladů pro daňové přiznání k DPPO
příprava daňového přiznání DPPO
zpracování statistických hlášení pro ČSÚ a další správní instituce
poskytování součinnosti při kontrolách prováděných finančním úřadem
2.2 Předmětem této smlouvy je dále závazek dodavatele poskytovat službu zpracování ostatní agendy odběratele za podmínek dále stanovených a za níže sjednanou cenu.
Zpracování ostatní agendy zahrnuje:
účtování o agendě stravování zaměstnanců
poskytování součinnosti při kontrolách prováděných finančním či pracovním úřadem
zpracování podkladů k inventarizaci
pravidelné odesílání dat zřizovateli, CSÚIS
zpracování podkladů k hlášení a šetření pro zřizovatele
2.3 Vedení účetnictví a evidence zahrnuje vedení a správu systému zpracování dat prostřednictvím programového vybavení Gordic, který splňuje požadavky na vnitroorganizační vedení, požadované výstupy, a který je v souladu s platnou legislativou a nařízením zřizovatele odběratele - Karlovarský kraj. Tento systém musí dodavatel udržovat v aktivním stavu. Systém musí být průběžně upgradován tak, aby odpovídal platné legislativě. Dodavatel musí zajistit i možnost výstupu v elektronické podobě v požadovaném formátu a tvaru dat. Upgrade a úpravy software provádí na své náklady odběratel jako licenční vlastník SW Gordic.
2.4 Odběratel se zavazuje za předmět smlouvy dle odst. 2.1 – 2.2 zaplatit dodavateli dohodnutou cenu dle čl. 4 odst. 4.1 této smlouvy.
3. Termíny plnění dodavatele
3.1 Služba vedení účetnictví bude poskytována ode dne 1. 1. 2017
3.2 Zpracování měsíčních uzávěrek provede dodavatel do 25. kalendářního dne po ukončení daného měsíce.
3.3 Zpracování měsíční uzávěrky za prosinec a roční závěrky včetně podkladů pro daňové přiznání za příslušný rok provede dodavatel nejpozději do 31. března roku následujícího po skončení hospodářského roku.
3.4 Zpracování podkladů pro statistická hlášení pro ČSÚ, roční zúčtování daní a dalších požadovaná přiznání či hlášení nejpozději do tří kalendářních dnů před termínem podání daňového přiznání stanovených zákonem.
4. Cena a platební podmínky
4.1 Cena za vedení a zpracování účetnictví dle čl. 2 odst. 2.1 činí 16.000,- Kč (slovy:Šestnácttisíc korun) za jeden zpracovaný kalendářní měsíc.
4.2 Smluvní strany se dohodly, že výše smluvní odměny stanovená čl. 4 bude valorizována podle průměrné míry inflace publikované Českým statistickým úřadem, a to zpětně k 1. lednu každého kalendářního roku.
4.3 Ceny dle odst. 4.1 tohoto článku jsou konečné a obsahují i veškeré další náklady nutné pro plnění předmětu smlouvy dle čl. 2 odst. 2.1 a 2.2
4.4 Právo vystavit doklad (fakturu) vzniká dodavateli 20. dne následujícího měsíce. V takto vystaveném daňovém dokladu (faktuře) musí být vždy uvedeno období, za které byl daňový doklad (faktura) vystaven.
4.5 Splatnost řádně vystaveného dokladu (faktury), obsahujícího stanovené náležitosti, musí činit nejméně 14 (čtrnáct) kalendářních dní ode dne doručení objednateli. Doklad (faktura) se považuje za zaplacený okamžikem odepsání příslušné finanční částky z účtu objednatele. Lhůta splatnosti dokladu (faktury) činí 25 dnů ode dne uskutečnění zdanitelného plnění.
4.6 Doklad (faktura) uhradí objednatel převodem na bankovní účet dodavatele, který je uveden na dokladu (faktuře). Lhůta splatnosti daňového dokladu (faktury) se považuje za zachovanou odesláním fakturované částky z účtu odběratele nejpozději v den lhůty splatnosti.
4.7 Doklad (faktura) musí obsahovat číslo smlouvy objednatele uvedené na smlouvě a veškeré údaje vyžadované právními předpisy.
4.8 Objednatel může do lhůty splatnosti doklad (fakturu) vrátit, obsahuje-li:
nesprávné cenové údaje;
nesprávné náležitosti nebo neúplné náležitosti dokladu (faktury);
4.9 V tomto případě je objednatel povinen daňový doklad (fakturu) vrátit s průvodním dopisem a s uvedením důvodu vrácení. Tímto okamžikem se ruší lhůta splatnosti a nová lhůta splatnosti nového nebo opraveného daňového dokladu (faktury) bude stanovena v souladu s ustanovením odstavce 3 tohoto článku.
5. Podmínky plnění smlouvy
5.1 Obě smluvní strany se dohodly na níže uvedených podmínkách při zpracování předmětu smlouvy podle čl. 2 odst. 2.1:
5.1.1 Bankovní a úřední styky zajišťuje vždy odběratel, pokud není ve smlouvě uvedeno jinak. Dodavatel se na požádání odběratele bude účastnit kontrol týkajících se předmětu této smlouvy.
5.1.2 Účetní doklady
Odběratel bude předávat dodavateli veškeré účetní doklady (pokladní doklady, vydané faktury, přijaté faktury, výpisy z běžných účtů a jiné) se všemi náležitostmi a přílohami.
Odběratel předá účetní doklady a soubory dodavateli dvakrát měsíčně, a to do 20. kalendářního dne v měsíci, pokud jde o doklady a soubory za období od 1. do 15. dne v kalendářním měsíci, a do 5. dne v následujícím měsíci, pokud jde o doklady a soubory za období od 16. dne v kalendářním měsíci do konce kalendářního měsíce. V případě, že dojde ze strany odběratele k časové prodlevě při předání účetních dokladů, termíny zpracování podle článku III. se automaticky prodlouží o tuto časovou prodlevu.
5.1.3 Zpracování evidence hmotného a nehmotného majetku
Dodavatel bude účtovat o evidenci hmotného a nehmotného majetku odběratele v modulu UCR SW Gordic. Odběratel bude provádět fyzickou inventarizaci majetku a vést evidenci majetku v modulu EMA SW Gordic. K účetní evidenci zpracovávané dodavatelem bude vždy přílohou pohyb majetku zaznamenaný v modulu EMA a předávaný společně s prvotními doklady úbytků a přírůstků tohoto majetku a to v listinné podobě.
5.1.4 Zpracování měsíčních účetních uzávěrek
Dodavatel vypracuje písemnou formou měsíční uzávěrku, která bude obsahovat hlavní knihu, knihu analytické evidence a deník. Každé čtvrtletí dodavatel vypracuje rozvahu, výsledovku a přílohu v rozsahu daném zákonem a odešle je ve formátu pdf odběrateli pro účely zaslání datovou schránkou zřizovateli. Zároveň dodavatel odešle tato data ve formátu xml dané technickou vyhláškou na CSÚIS. Na požádání odběratele zpracuje dodavatel výpis jednotlivých účtů za dané období a výpis nevyrovnaných pohledávek a závazků. Zároveň dodavatel vrátí odběrateli všechny účetní doklady za příslušný měsíc, pokud se obě strany nedohodnou jinak.
5.2 Obě smluvní strany se dohodly na níže uvedených podmínkách při zpracování předmětu smlouvy podle čl. 2 odst. 2.2:
5.2.1 Zpracování ostatní agendy stravenky a pohledávky za stravné bude prováděno po období, ke kterému se nárok na stravenky vztahuje. Podklady k zaúčtování bude sestavovat hlavní hospodářka dle skutečnosti a docházky zaměstnanců v daném období.
5.2.2 Ostatní agenda bude operativně zpracována vznesením požadavku odběratele
5.3 Zpracování účetnictví bude prováděno u dodavatele. Předávání dokladů bude probíhat dle vzájemné dohody smluvních stran. Přepravu výše uvedených dokladů mezi dodavatelem a odběratelem provádí dodavatel, pokud nebude dohodnuto smluvními stranami jinak.
5.4 Účetní doklady které jsou v kalendářním období uschovány u dodavatele a jsou po uplynutí kalendářního období a zpracování veškerých dokladů, hlášení a výkazů, budou do 20. dubna následujícího období předány odběrateli k archivaci, pokud se obě strany nedohodnou jinak.
5.5 Dodavatel zaručuje a nese odpovědnost za to, že předmět smlouvy bude plnit v nejvyšší dostupné odborné kvalitě tak, aby plnění vyhovovalo potřebám objednatele, se kterými byl dodavatel seznámen. Předmět smlouvy bude poskytován s náležitou odbornou péčí a prostřednictvím osob, které mají potřebnou odbornou kvalifikaci i zkušenosti k plnění předmětu této smlouvy.
5.6 Dodavatel zaručuje, že bude při plnění předmětu této smlouvy respektovat obecně závazné právní předpisy České republiky, Evropské unie a mezinárodní standardy.
6. Další povinnosti dodavatele
6.1 Dodavatel zodpovídá za to, že účetnictví bude zpracované v souladu s příslušnými českými právními předpisy, zejména se zákonem o účetnictví a daňovými zákony.
6.2 Dodavatel se zavazuje zachovávat mlčení o všech údajích a skutečnostech týkajících se odběratele. V případě porušení této povinnosti může odběratel požadovat náhradu za způsobenou škodu.
6.3 Veškeré doklady a listiny předané dodavateli odběratelem jsou majetkem odběratele.
7. Ochrana informací
7.1 Právní vztahy vznikající mezi smluvními stranami v oblasti obchodního tajemství se řídí příslušnými ustanoveními zákona.
7.2
Obě smluvní strany se zavazují, že zachovají jako neveřejné
informace a zprávy týkající se vlastní spolupráce a vnitřních
záležitostí smluvních stran, pokud by jejich zveřejnění mohlo
poškodit druhou smluvní stranu. Povinnost poskytovat informace
podle zákona
č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu
k informacím, ve znění pozdějších předpisů tím není
dotčena.
7.3 Smluvní strany budou za neveřejné informace považovat též veškeré informace vzájemně poskytnuté v jakékoliv objektivně vnímatelné formě ústně, v listinné, elektronické, vizuální nebo jiné podobě, jakož i know-how, a které mají skutečnou nebo alespoň potenciální hodnotu a které nejsou v příslušných obchodních kruzích běžně dostupné nebo u kterých se z povahy dá předpokládat, že se jedná o informace neveřejné, resp. podléhající závazku mlčenlivosti, a které se dozvěděly v souvislosti s plněním této smlouvy.
7.4 Smluvní strany se zavazují, že neuvolní třetí osobě neveřejné informace druhé smluvní strany bez jejího souhlasu, a to v jakékoliv formě, a že podniknou všechny nezbytné kroky k zabezpečení těchto informací. To neplatí, mají-li být za účelem plnění této smlouvy potřebné informace zpřístupněny zaměstnancům, statutárním orgánům nebo jejich členům nebo třetím osobám, které se podílejí na plnění předmětu této smlouvy.
7.5 Smluvní strany se zavazují, že o povinnosti utajovat neveřejné informace poučí své zaměstnance a případné své dodavatele, kterým budou neveřejné informace zpřístupněny.
7.6 Ochrana neveřejných informací se nevztahuje zejména na případy, kdy:
smluvní strana prokáže, že je tato informace veřejně dostupná, aniž by tuto dostupnost způsobila sama smluvní strana;
smluvní strana prokáže, že měla tuto informaci k dispozici ještě před datem zpřístupnění druhou stranou, a že ji nenabyla v rozporu se zákonem;
smluvní strana obdrží od zpřístupňující strany písemný souhlas zpřístupňovat danou informaci;
je zpřístupnění informace vyžadováno zákonem nebo závazným rozhodnutím příslušného orgánu státní správy či samosprávy;
7.7 V případě, že se kterákoli smluvní strana hodnověrným způsobem dozví, popř. bude mít odůvodněné podezření, že došlo k zpřístupnění neveřejných informací neoprávněného osobě, je povinna o tom informovat druhou smluvní stranu.
7.8
Závazek mlčenlivosti není časově omezen. Povinnost zachovávat
mlčenlivost
o neveřejných informacích získaných v rámci
spolupráce s druhou smluvní stranou trvá
po ukončení
spolupráce, popř. po ukončení platnosti této smlouvy.
8. Vzájemná komunikace
8.1 Veškerá komunikace mezi smluvními stranami bude probíhat prostřednictvím osob pověřených za tím účelem smluvními stranami.
-
Oprávněné osoby projednání
Odběratele
Dodavatele
v ekonomických záležitostech
Xxx. Xxxxx Xxxxxxx
v personálních záležitostech
Xxx. Xxxxx Xxxxxxx
v provozních záležitostech
Xxx. Xxxxx Xxxxxxx
8.2 Všechna oznámení mezi smluvními stranami, která se vztahují k plnění této smlouvy, nebo která mají být učiněna na základě této smlouvy, musí být učiněna v písemné podobě a druhé smluvní straně prokazatelně doručena osobně, poštou, nebo e-mailem na adresu sídla, resp. emailovou adresu uvedenou v záhlaví této smlouvy. V případě emailové korespondence se za prokazatelné doručení považuje přijetí doručenky a emailu o přečtení dané zprávy.
8.3 Smluvní strany jsou oprávněny jednostranně změnit oprávněné osoby, jsou však povinny na takovou změnu druhou smluvní stranu předem písemně prokazatelně upozornit. Takováto změna není důvodem k uzavření dodatku k této smlouvě.
9. Sankce, pokuty a penále
9.1
V případě
prodlení odběratele s úhradou daňového dokladu (faktury) je
dodavatel oprávněn účtovat úrok z prodlení. Výše úroku
z prodlení se řídí nařízením vlády
č. 351/2013
Sb.
9.2 Smluvní strany se zavazují před uplatněním nároku na smluvní pokutu, úroku z prodlení nebo náhradu škody písemně vyzvat druhou smluvní stranu k podání vysvětlení.
9.3 Zaplacením smluvní pokuty není dotčen nárok na náhradu škody a to i škody přesahující smluvní pokutu.
9.4 Smluvní pokuta nebo úrok z prodlení jsou splatné do třiceti (30) kalendářních dnů po obdržení jejího vyúčtování s řádným odůvodněním.
9.5 V případě penalizace ze strany finančního úřadu, a jiných státních orgánů za nedostatky, za které dodavatel odpovídá podle článků této smlouvy, uhradí vyměřené penále či pokutu dodavatel odběrateli.
10. Náhrada škody
10.1 Každá ze smluvních stran nese odpovědnost za škodu způsobenou v souvislosti s porušením obecně závazných předpisů nebo povinností z této smlouvy. Obě smluvní strany se zavazují vyvíjet maximální úsilí k předcházení škodám a minimalizaci vzniklých škod.
10.2 Škoda se hradí v penězích.
11. Doba platnosti smlouvy
11.1 Tato smlouva se uzavírá na dobu neurčitou.
11.2 Smlouvu lze písemně ukončit:
a) dohodou smluvních stran
b) jednostrannou písemnou výpovědí, i bez uvedení důvodu, s tříměsíční výpovědní lhůtou.
11.3 Výpovědní lhůta začíná běžet prvním dnem kalendářního měsíce následujícího po dni doručení výpovědi.
11.4 Dodavatel se zavazuje, že bude po ukončení smlouvy po dobu minimálně 6 měsíců aktivně poskytovat součinnost při předání agendy, a to jak na výzvu odběratele, tak na výzvu nového dodavatele účetních služeb, vždy bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 5 pracovních dnů od doručení takové výzvy.
12. Odstoupení od smlouvy
12.1 Každá z obou smluvních stran má právo od smlouvy odstoupit, porušuje-li druhá smluvní strana hrubým způsobem nebo opakovaně ujednání této smlouvy nebo jedná-li v rozporu s dobrými mravy.
12.2 Účinky odstoupení od smlouvy
nastávají dnem doručení písemného oznámení
o odstoupení
druhé smluvní straně. Právo na náhradu škody, případně nárok
na smluvní pokutu či úrok z prodlení strany odstupující tím
není dotčeno. Smluvní strany si nebudou vracet již do té doby
poskytnutá plnění.
13. Závěrečná a přechodná ustanovení
13.1 Práva a povinnosti vyplývající z této smlouvy nelze bez souhlasu druhé smluvní strany převádět na třetí stranu.
13.2 Smluvní strany nejsou oprávněny postoupit tuto smlouvu nebo její část bez předchozího písemného souhlasu druhé smluvní strany.
13.3 Smluvní vztahy výslovně neupravené touto smlouvou se řídí Občanským zákoníkem a předpisy souvisejícími.
13.4 Smluvní strany se ve smyslu § 1758 Občanského zákoníku dohodly, že Smlouvu lze měnit a doplňovat po dohodě smluvních stran pouze písemnými dodatky takto označovanými, číslovanými vzestupnou řadou a podepsanými oprávněnými zástupci obou smluvních stran. Jiná ujednání jsou neplatná.
13.5 Případně vzniklé spory při provádění této smlouvy nebo v souvislosti s ní budou smluvní strany řešit vzájemným jednáním. Tento postup se nevztahuje na vymáhání finančních pohledávek vzniklých z porušení povinnosti zaplatit pohledávku. Nedojde-li k dohodě, je kterákoli smluvní strana oprávněna požádat o rozhodnutí ve věci místně příslušný soud.
13.6 Smlouva se vyhotovuje ve 3 (třech) výtiscích s platností originálu, přičemž odběratel obdrží 2 (dva) výtisky a dodavatel obdrží po 1 (jednom) výtisku.
13.7 Tato smlouva může být v souladu s ustanovením § 147a zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách zveřejněna kupujícím na profilu zadavatele.
13.8 Tato smlouva nabývá platnosti dnem jejího podpisu oprávněnými zástupci obou smluvních stran.
Za odběratele: Pedagogicko-psychologická poradna Karlovy Vary, p.o.
V Karlových Varech dne ______________ ___________________
PhDr. Xxxxxx Xxxxxxxxxx
ředitelka PPP
Za dodavatele: Xxxxx Xxxxxxx - Xxxxxxx účetních poradců, vedení účetnictví, vedení daňové evidence
V Karlových Varech dne ______________ ___________________
Xxx. Xxxxx Xxxxxxx
Stránka 8 z 8