Zadávací podmínky a výzva k podání nabídek na veřejnou zakázku malého rozsahu:

Zadávací podmínky a výzva k podání nabídek na veřejnou zakázku malého rozsahu:

„Analýza brněnských festivalů 2019-2024“

zadávanou mimo režim zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZZVZ“), v souladu s 31 tohoto zákona za současného respektování § 6 ZZVZ

(dále jen „veřejná zakázka“)

1. Identifikační údaje zadavatele

Název: statutární město Brno

Sídlo: Xxxxxxxxxxxx xxxxxxx 000/0, Xxxx-xxxxx, 000 00 Xxxx

Zastoupené: JUDr. Xxxxxxxx Xxxxxxxx, primátorkou

IČO: 44992785

DIČ: CZ44992785, je plátcem DPH

Bankovní spojení: Česká spořitelna, a.s., Olbrachtova 1929/62, 140 00 Praha 4

Číslo účtu: 111 211 222/0800

Kontaktní osoba: Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, e-mail: xxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxx.xx,

tel: x000 000 000 000

(dále jen „zadavatel“)

2. Druh a režim veřejné zakázky

Režim veřejné zakázky: veřejná zakázka malého rozsahu dle § 27 ZZVZ

Druh veřejné zakázky: veřejná zakázka na služby

Zadavatel výslovně upozorňuje, že předmětná veřejná zakázka malého rozsahu na služby je zadávaná mimo režim ZZVZ. To platí i v případě, že zadavatel při zadání této zakázky použije terminologii ZZVZ, příp. jeho část v přímé citaci. Tzn. pokud tyto zadávací podmínky odkazují na ZZVZ, jedná se jen o jeho přiměřenou aplikaci, nikoliv podřízení se zadavatele režimu ZZVZ. Pro toto výběrové řízení jsou rozhodné pouze podmínky stanovené v této zadávací dokumentaci.

Tato zadávací dokumentace je rovněž dostupná neomezeně na profilu zadavatele xxxxx://xxxx.xxxx.xx.

3. Vymezení předmětu veřejné zakázky

Předmětem této veřejné zakázky je „Analýza brněnských festivalů 2019-2024“, jehož obsah je konkrétně specifikován v obchodních podmínkách k veřejné zakázce (návrhu smlouvy), které tvoří přílohu č. 1 přílohy č. 2 (smlouvy) těchto zadávacích podmínek.

V rámci zakázky bude zpracována rešerše a analýza festivalů ve městě Brně v oblasti kultury a kreativních odvětví. Analýza bude mapovat festivaly splňující tyto podmínky:

• festivaly brněnských kulturních příspěvkových organizací i nezávislé brněnské kulturní a kreativní scény, které mají návštěvnost vyšší než 500 lidí;

• analýza nebude zkoumat akce, které naplňují spíše definici cyklu nežli festivalu, tedy akcí v průběhu roku bez jasně definovaného časového rozmezí konání a statutu festivalu.

Součástí analýzy bude i návrh systému hodnocení festivalů včetně definování kritérií pro jejich hodnocení bez ohledu na žánr a hodnocení zmapovaných festivalů s návštěvností nad 5000 lidí v Brně.

Způsob plnění zahrnuje zejména následující body:

1. Celkem proběhnou 3 pracovní výbory a kontrola sběru dat Objednavatelem (např. kontrola rozpracovávaných údajů atd.).

1. pracovní výbor - ujasnění zadání a designu výzkumu do 30 dnů od podpisu smlouvy;

2. pracovní výbor - technická zpráva – vlastní struktura sběru dat (datová věta) a seznam zpracovávaných festivalů, tato zpráva bude zhotovitelem odevzdána v návaznosti na předpokládaný časový harmonogram v designu analýzy, druhý pracovní výbor proběhne do 10 dnů od odevzdání technické zprávy;

3. pracovní výbor – odsouhlasení kritérií pro hodnocení festivalů, navržená kritéria budou objednateli zaslána v návaznosti na předpokládaný časový harmonogram v designu analýzy, třetí pracovní výbor proběhne do 10 dnů od odevzdání těchto kritérií;

Další pracovní výbory se uskuteční v případě potřeby na základě žádosti objednatele. Pracovní výbory se mohou odehrávat v on-line prostředí.

2. Dílčí plnění v podobě odevzdání Analýzy dle součástí plnění viz Obsah analýzy body 1. a 2. včetně jednotlivých datových sad (ve formátu otevřených dat - např. excel – xxxxxxx, CSV, XML) odevzdá Zhotovitel do 25. 11. 2024.

3. Závěrečná zpráva – Výsledky zakázky budou zpracovány ve formě kompletní závěrečné zprávy, kdy předány budou:

   1. analytická část včetně vizualizace dat formou grafů;

   2. samotná numerická data ve formátu otevřených dat - např. excel – xxxxxxx, CSV, XML;

   3. navrhovaný systém hodnocení a hodnoticích kritérii pro festivaly s návštěvností nad 5000 lidí v Brně včetně aplikace tohoto hodnotícího systému na zmapované festivaly splňující podmínku počtu návštěvníků.

Závěrečnou zprávu odevzdá Zhotovitel do 14. 2. 2025.

4. Veřejné projednání a prezentace díla pro potřeby objednatele - Po odevzdání závěrečné zprávy proběhne představení výstupu zadavateli a jím přizvaných odborníků. Toto představení proběhne prostřednictvím prezentace z výsledků výzkumu (Power point př. jiný formát dle domluvy se zadavatelem, aby jej bylo možno zadavatelem využívat a v případě potřeby editovat). Prezentace bude odevzdána Objednateli spolu se Závěrečnou zprávou a daty. Veřejné projednání proběhne do 3. 3. 2025.

Zahájení prací se předpokládá okamžitě po nabytí účinnosti smlouvy (srpen 2024), finální doba plnění je do 3. 3. 2025, dílčí plnění jsou uvedeny viz výše.

4. Požadavky na kvalifikační předpoklady

4. 1. Základní způsobilost

Zadavatel požaduje k prokázání splnění podmínek základní způsobilosti předložení čestného prohlášení o splnění podmínek dle § 74 ZZVZ. Vzor čestného prohlášení je součástí krycího listu, který tvoří přílohu č. 1 těchto zadávacích podmínek.

4. 2. Profesní způsobilost

Zadavatel požaduje k prokázání splnění profesní způsobilosti uchazeče dle § 77 ZZVZ předložení výpisu z obchodního rejstříku nebo jiné obdobné evidence, pokud jiný právní předpis zápis do takové evidence vyžaduje. Současně zadavatel požaduje předložení dokladu, že je uchazeč oprávněn podnikat v rozsahu odpovídajícímu předmětu veřejné zakázky (např. výpis ze živnostenského rejstříku).

Výše uvedené povinnosti uchazeč může splnit uvedením URL adresy na veřejnou část dané evidenci v předmětné části krycího listu.

4. 3. Technická kvalifikace

K prokázání zadavatel požaduje, aby uchazeč doložil:

1. Seznam významných dodávek nebo významných služeb: Xxxxxxx je povinen předložit seznam významných dodávek nebo služeb (referenčních zakázek) obdobného charakteru poskytnutých uchazečem v posledních 5 letech před uplynutím lhůty pro podání nabídek, a to formou čestného prohlášení. Kvalifikaci prokáže uchazeč, který v rozhodném období alespoň 2 x poskytoval dodávky nebo služby, jejichž předmětem byla obdobná činnost, tj. provedení srovnávacích studií či analýz, kdy aspoň jedna byla realizována v oblasti kultury.

Přehled musí u každé reference obsahovat:

• uvedení identifikačních údajů objednatele a kontaktní údaje na něho,

• název zakázky,

• finanční objem,

• období realizace a stručný popis analýzy včetně účelu a způsobu jejího využití výsledků (jsou-li známy),

• případně webový odkaz na příslušný výstup zakázky, pokud byl zveřejněn.

5. Hodnota veřejné zakázky

Předpokládaná hodnota za služby v rámci této veřejné zakázky je stanovena maximálně na 240 000 Kč bez DPH, přičemž tato hodnota zahrnuje hodnotu všech plnění na služby požadovaných zadavatelem.

Zadavatel nepřipouští překročení max. uvedené částky v nabídkách uchazečů, nepřipouští tedy překročení max. celkové ceny za veřejnou zakázku.

Nabídková cena za veřejnou zakázku bude zpracována formou podrobné a srozumitelné kalkulace nákladů v korunách českých. V případě plátců DPH bude členěna jako cena bez DPH, sazba DPH, výše DPH a cena včetně DPH.

Úhrada ceny proběhne v souladu s návrhem smlouvy, která je přílohou č. 2 těchto zadávacích podmínek, ve dvou splátkách:

• První splátka za dílčí plnění specifikované viz Vymezení předmětu veřejné zakázky viz Způsob plnění.

• Druhá splátka po konečném provedení díla včetně Veřejného projednání.

Cena bude uhrazena po vypořádání připomínek zadavatele k plnění díla – dle podmínek uvedených v příloze č. 2 těchto zadávacích podmínek (obchodní podmínky); podkladem pro zaplacení je daňový doklad – faktura se splatností minimálně 21 dnů od data jejího doručení zadavateli veřejné zakázky a přílohou budou doklady uvedené v obchodních podmínkách. 

6. Obsah nabídky, způsob jejího podání a lhůta pro její podání

6. 1. Náležitosti nabídky

Nabídka bude zpracována v jedné variantě, v českém nebo slovenském jazyce, bude podána elektronicky (dle bodu 6.2 těchto zadávacích podmínek) a bude obsahovat:  

1. krycí list nabídky vyplněný a podepsaný uchazečem, který tvoří přílohu č. 1 těchto zadávacích podmínek. V případě společného týmu nebo konsorcia několika uchazečů musí být uvedena pouze 1 právnická osoba nebo 1 fyzická osoba podnikající, která bude ve smluvním vztahu se zadavatelem, a která bude zastupovat ostatní členy týmu nebo subjekty sdružené v konsorciu v jednání o záležitostech týkajících se realizace této veřejné zakázky. Tým nebo konsorcium jsou považovány za jednoho uchazeče,

2. výpis z veřejného rejstříku nebo jiné evidence, pokud uchazeč nevyplní URL adresu v krycím listu,

3. výpis z živnostenského rejstříku nebo jiné evidence, pokud uchazeč nevyplní URL adresu v krycím listu,

4. seznam min. 2 referenčních zakázek dle bodu 4.3. těchto zadávacích podmínek, vzorová tabulka tvoří přílohu č. 3 těchto zadávacích podmínek,

5. design analýzy – metody a postupy realizace analýzy, navržené v souladu s přílohou č. 1 návrhu smlouvy o dílo, a předpokládaný časový harmonogram,

6. návrh smlouvy o dílo, vyplněný a podepsaný uchazečem, návrh tvoří přílohu č. 2 těchto zadávacích podmínek,

7. položkový rozpočet, vyplněný a podepsaný uchazečem, rozpočet tvoří přílohu č. 2 návrhu smlouvy o dílo,

8. jiné dokumenty (např. plné moci nebo pověření). Tyto dokumenty uchazeč doloží v případě, pokud za uchazeče při podání nabídky nejedná statutární orgán, jehož oprávnění k jednání vyplývá z obchodního rejstříku nebo jiné evidence.

Nabídka bude podepsána osobou oprávněnou jednat za uchazeče (u osob zapsaných ve veřejném rejstříku bude podepsána v souladu se způsobem jednání zapsaném v předmětném veřejném rejstříku).

6. 2. Způsob a lhůta pro podání nabídek

Úplná nabídka uchazeče může být podána pouze elektronicky prostřednictvím elektronického nástroje E-ZAK (profil zadavatele je dostupný na webové adrese xxxxx://xxxx.xxxx.xx/).

Veškeré podmínky a informace týkající se elektronického nástroje jsou dostupné na webové adrese xxxxx://xxxx.x-xxxxxxx.xx/xxxx/xxxxxx/XXXX-Xxxxxx-Xxxxxxxxxx.xxx. Pro odpovědi na případné otázky týkající se uživatelského ovládání elektronického nástroje E-ZAK je možné využít uživatelkou podporu (tel. x000 000 000 000, email: xxxxxxx@xxxx.xx).

Lhůta pro podání nabídek začíná běžet zveřejněním těchto zadávacích podmínek v E-ZAK a končí dne 15. 8. 2024 ve 12.00 hod. 

6. 3. Lhůta, po kterou jsou uchazeči vázáni nabídkami

Uchazeči jsou svými nabídkami vázáni po dobu 90 dnů; tato lhůta začne běžet dnem následujícím po skončení lhůty pro podání nabídek.

Uchazeči, jehož nabídka bude vybrána jako ekonomicky nejvýhodnější, se lhůta, po kterou je svou nabídkou vázán, prodlužuje do uzavření smlouvy, nejvíce však o 30 dnů.

7. Obchodní podmínky

Zadavatel stanovil obchodní podmínky pro realizaci veřejné zakázky formou návrhu smlouvy, který tvoří přílohu č. 2 těchto zadávacích podmínek. Obchodní podmínky nemůže uchazeč (zhotovitel) měnit; doplnit je může pouze, pokud to z obchodních podmínek nebo jiné části zadávacích podmínek vyplývá. Uchazeč, jehož nabídka bude posouzena jako ekonomicky nejvýhodnější dle bodu 8 těchto zadávacích podmínek, bude bez zbytečného odkladu po svém výběru vyzván k uzavření smlouvy o dílo.

8. Způsob hodnocení nabídek

Uchazeč musí splnit kvalifikační požadavky dle bodu 4 této zadávací dokumentace. Uchazeči, kteří tyto požadavky, případně další požadavky dle těchto zadávacích podmínek, nesplní, budou z hodnocení vyřazeny.

Nabídky budou hodnoceny hodnoticí komisí na neveřejném jednání dle ekonomické výhodnosti na základě dvou kritérií, a to:

A) nabídkové ceny bez DPH

B) kvality nabízeného řešení

V součtu bodového hodnocení je maximální možný počet získaných bodů 100.

A) nabídková cena (váha kritéria je 40 %)

                                             Nejnižší nabídková cena

Počet bodů kritéria = ----------------------------------------- x 40 

                                           Hodnocená nabídková cena

Nejvyšší možný bodový zisk v tomto dílčím kritériu je 40 bodů.

B) kvalita nabízeného řešení (váha kritéria je 60 %)

Předmětem hodnocení kvality nabízeného řešení bude uchazečem navržený design analýzy podle podmínek zadávací dokumentace. Jako nejvýhodnější bude vybrána nabídka nabízející takové metody a postupy realizace analýzy, které zajistí validní výsledky.

Bodová škála (váha subkritéria je 60 %):

49-60	metody a postupy realizace analýzy jsou excelentní a plně odpovídají potřebám zadavatele,
37-48	metody a postupy realizace analýzy jsou nadprůměrné a odpovídají potřebám zadavatele,
25-36	metody a postupy realizace analýzy jsou průměrné a potřebám zadavatele odpovídají pouze částečně,
13-24	metody a postupy realizace analýzy jsou spíše podprůměrné a z větší části neodpovídají potřebám zadavatele,
0-12	metody a postupy realizace analýzy jsou podprůměrné a zcela neodpovídají potřebám zadavatele.

Každý člen hodnoticí komise udělí jednotlivým nabídkám příslušný počet bodů dle výše uvedené bodové škály. Výsledný počet bodů pak bude průměrem těchto dílčích hodnocení.

Nejvyšší možný bodový zisk v tomto dílčím kritériu je 60 bodů.

Celkové hodnocení nabídky bude sestaveno na základě součtu příslušných bodových hodnot dosažených v jednotlivých kritériích hodnocení.

Vítězná bude nabídka s nejvyšším celkovým počtem bodů.

9. Informace k ochraně osobních údajů

Zadavatel v postavení správce osobních údajů tímto informuje ve smyslu čl. 13 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“) a zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, účastníka o zpracování osobních údajů za účelem zadání veřejné zakázky malého rozsahu.

Zadavatel může v rámci realizace výběrového řízení zpracovávat osobní údaje uchazeče
a jeho případných poddodavatelů (z řad fyzických osob podnikajících), členů statutárních orgánů a kontaktních osob uchazeče a dalších nezbytných osobních údajů. Zadavatel bude zpracovávat osobní údaje pouze v rozsahu nezbytném pro realizaci tohoto řízení a pouze po dobu stanovenou právními předpisy. Subjekty údajů jsou oprávněny uplatňovat jejich práva dle čl. 13 až 22 GDPR v písemné formě na adrese sídla zadavatele.

10. Další podmínky a závěrečné informace

10.1. Uchazeč může v rámci této veřejné zakázky podat pouze jednu nabídku.

10.2. Žádná osoba se nesmí zúčastnit tohoto zadávacího řízení jako uchazeč více než jednou.

10.3. Náklady uchazečů spojené s účastí v této veřejné zakázce zadavatel nehradí.

10.4. Nabídky nebudou uchazečům vráceny.

10.5. Zadavatel prohlašuje, že poskytnuté údaje o jednotlivých uchazečích považuje za důvěrné a bude je využívat jen pro účely tohoto zadávacího řízení.

10.6. Zadavatel upozorňuje, že nabídka, která:

• která bude doručena po uplynutí lhůty pro podání nabídek nebo bude doručena v rozporu s těmito zadávacími podmínkami,

• ve které uchazeč neprokáže splnění kvalifikace v požadovaném rozsahu,

• která bude vypracována ve variantním řešení,

• která nesplní požadavky zadavatele na upřesnění nebo doplnění nabídky ve stanoveném rozsahu,

• ve které uchazeč nabídne mimořádně nízkou nabídkovou cenu,

bude zadavatelem vyloučena.

10.7. Zadavatel si vyhrazuje právo:

• v průběhu lhůty pro podání nabídek měnit, doplnit či upřesnit podmínky zadání veřejné zakázky a zadávací podmínky,

• vyžádat si od uchazečů dodatečné vysvětlení obsahu nabídky či její doplnění nebo dodání podkladů dokazujících písemné informace ve vztahu k nabídce. Na tyto dodatečně dodané podklady či vysvětlení nebude brán zřetel při hodnocení nabídky,

• provést výběr nabídky bez hodnocení, pokud byla v nabídkové lhůtě doručena pouze jedna nabídka, která současně splnila všechny požadavky zadavatele,

• nevybrat žádnou nabídku, a to i bez udání důvodu,

• neuzavřít smluvní vztah s žádným z uchazečů,

• zadávací řízení kdykoliv zrušit (nejpozději však do okamžiku uzavření smlouvy), pokud:

  • v průběhu výběrového řízení se vyskytly důvody hodné zvláštního zřetele, pro které nelze na zadavateli požadovat, aby ve výběrovém řízení pokračoval, nebo

  • vybraný uchazeč, popřípadě uchazeč druhý v pořadí, odmítl uzavřít smlouvu nebo neposkytl zadavateli k jejímu uzavření dostatečnou součinnost,

• realizovat předmět plnění veřejné zakázky jen zčásti,

• ověřit si informace uvedené v nabídce uchazeče i u třetích osob a xxxxxxx je povinen mu v tomto ohledu poskytnout součinnost.

10.8. Dodatečné informace k zadávací dokumentaci poskytuje zadavatel na základě žádosti, která bude podána elektronickou formou. Zadavatel upozorňuje, že veškerá komunikace se zadavatelem v rámci zadávacího řízení této veřejné zakázky musí být vedena pouze elektronicky, a to zejména prostřednictvím elektronického nástroje E-ZAK. Uchazeči mohou případně žádat po zadavateli dodatečné informace i jinou písemnou formou (datová zpráva, e-mail). Žádosti o dodatečné informace je třeba adresovat kontaktní osobě: Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, e-mail: xxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxx.xx. Žádosti o dodatečné informace musí být zadavateli doručeny ve lhůtě nejpozději 4 pracovní dny před uplynutím lhůty pro podání nabídek. Dodatečné informace, včetně přesného znění požadavku, zadavatel odešle žadateli a současně je zveřejní na profilu zadavatele.

10.9. Zadavatel je povinen při nakládání s veřejnými prostředky dodržet ustanovení zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, (zejména § 9 tohoto zákona) a zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), ve znění pozdějších předpisů.

V Brně dne …….

……………………………….

Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx

vedoucí Odboru kultury MMB

3 přílohy

Příloha č. 1: Krycí list nabídky

Příloha č. 2: Obchodní podmínky – návrh smlouvy (včetně příloh)

Příloha č. 3: Seznam referenčních zakázek