ZVLÁŠTNÍ DOHODA Č. 2018-X-CZ01-ESCXX-XXXXXX /3
ZVLÁŠTNÍ DOHODA Č. 2018-X-CZ01-ESCXX-XXXXXX /3
Tato Zvláštní dohoda (dále jen „Zvláštní dohoda“) je uzavřena mezi těmito smluvními stranami: na straně jedné
Dům zahraniční spolupráce příspěvková organizace
IČ: 61386839
Na Poříčí 1035/4, 110 00 Praha 1
národní agentura (dále jen „agentura“), zastoupená pro účely podpisu této dohody ředitelkou Ing. Xxxxx Xxxxxxxx a jednající na základě pověření Evropskou komisí (dále jen
„Komise“),
a
na straně druhé
“partner”
XXXXX IČO: XXXX XXXXX
OID - identifikační číslo účastníka: XXX
Partner s Quality Label
Kód Quality Label: XXXXX
Partner s akreditací Erasmus+
Xxxxx Xxxxxxxx akreditace: XXXXX
pro účely podpisu této Zvláštní smlouvy zastoupený XXXXX
Výše uvedené strany
SE DOHODLY
na Zvláštních podmínkách (dále jen „zvláštní podmínky“) a následujících přílohách:
Příloha I netýká se
Xxxxxxx XX Popis projektu; Odhadovaný rozpočet projektu
Příloha III Finanční a smluvní pravidla – ke stažení na webu: xxxxx://xxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx-
sbor-solidarity/dokumenty-sbor/
Příloha IV Platné sazby
Příloha V Šablona pro smlouvy mezi partnerem a dobrovolníky – ke stažení na webu: xxxxx://xxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx-xxxx-xxxxxxxxxx/xxxxxxxxx-xxxx/
ČLÁNEK 1 – PŘEDMĚT ZVLÁŠTNÍ SMLOUVY
1.1 Zvláštní dohoda je uzavřena v rámci partnerství mezi stranami. Je vypracována v souladu s příslušnými podmínkami Rámcové smlouvy o partnerství č. 2018-X-CZ01-ESCXX- XXXXXX uzavřené mezi NA a partnerem dne XX.XX.XXXX (dále jen „Rámcová smlouva“).
1.2 Národní agentura se rozhodla udělit grant („zvláštní grant na akci“) za podmínek stanovených ve Zvláštní smlouvě a v Rámcové smlouvě pro akci nazvanou XXXXX („akce“), jak je popsáno v příloze II.
1.3 Podpisem Zvláštní smlouvy partner souhlasí s udělením grantu a souhlasí s tím, že realizuje akci v souladu s podmínkami Zvláštní smlouvy a Rámcové smlouvy, a to na vlastní odpovědnost.
ČLÁNEK 2 – PLATNOST A DOBA TRVÁNÍ ZVLÁŠTNÍ SMLOUVY
2.1 Zvláštní smlouva vstupuje v platnost dnem jejího podpisu poslední smluvní stranou.
2.2 Akce trvá po dobu XX měsíců počínaje dnem XX.XX.XXXX.
ČLÁNEK 3 – MAXIMÁLNÍ VÝŠE GRANTU A FORMA GRANTOVÉ PODPORY
3.1 Maximální výše grantu činí XXX EUR.
3.2 Grant má formu jednotkových příspěvků a náhrad skutečně vynaložených způsobilých nákladů v souladu s těmito podmínkami:
a) způsobilé náklady podle přílohy III,
b) odhadovaný rozpočet podle přílohy II,
c) finanční pravidla podle xxxxxxx XXX
3.3 Převody rozpočtu bez povinnosti uzavřít dodatek k dohodě
Partner může převádět finanční prostředky mezi různými rozpočtovými kategoriemi s následnou změnou odhadovaného rozpočtu a souvisejících aktivit popsaných v příloze II bez nutnosti uzavřít dodatek ke Zvláštní smlouvě, jak je uvedeno v článku II.13, za předpokladu, že je projekt realizován v souladu se schválenou projektovou žádostí a celkovými cíli popsanými v příloze II rámcové dohody.
3.4 Dodatečná grantová podpora
Partner může zažádat o dodatečnou grantovou podporu na mimořádné náklady a náklady na inkluzi. Taková žádost musí být partnerem předložena nejpozději XX.XX.XXXX.
Pokud je žádost o dodatečnou grantovou podporu schválena národní agenturou, další finanční prostředky budou k dispozici po podpisu dodatku ke zvláštní grantové dohodě v souladu s článkem II.13.
ČLÁNEK 4 – PODÁVÁNÍ ZPRÁV A PLATEBNÍ UJEDNÁNÍ
4.1 Vykazované období
Akce má následující vykazované období: od prvního do posledního měsíce akce.
4.2 Žádost o druhou zálohu a podpůrné dokumenty
Netýká se.
4.3 Žádost o průběžnou platbu a podpůrné dokumenty
Netýká se.
4.4 Závěrečná zpráva a žádost o doplatek
Partner musí zažádat o doplatek do 30 dnů po datu ukončení posledního vykazovaného období. Partner musí vyhotovit závěrečnou zprávu o provádění akce. Zpráva musí obsahovat informace, které jsou nezbytné k odůvodnění grantového příspěvku požadovaného na základě jednotkových příspěvků, má-li grant formu proplacení jednotkového příspěvku, nebo způsobilých nákladů skutečně vzniklých v souladu s přílohou III.
Závěrečná zpráva je pokládána za žádost partnera o vyplacení doplatku grantu.
Partner musí potvrdit, že informace uvedené v žádosti o vyplacení doplatku jsou úplné, spolehlivé a pravdivé. Musí rovněž potvrdit, že vzniklé náklady lze pokládat za způsobilé v souladu se Zvláštní dohodou a že žádost o platbu dokládají patřičné podpůrné dokumenty, které lze předložit v souvislosti s kontrolami nebo audity popsanými v článku II.27 Všeobecných podmínek.
4.5 Informace o vynaložených souhrnných výdajích
Netýká se.
4.6 Měna pro žádosti o platby a přepočet na eura
Žádost o platbu musí být předložena v EUR.
Každý přepočet nákladů vzniklých v jiných měnách na euro musí příjemci provést s použitím měsíčního směnného kurzu stanoveného Komisí a zveřejněného na jejích internetových stránkách1 platných v den, kdy dohodu podepíše poslední z obou smluvních stran.
Partner s bankovním účtem vedeným v eurech musí přepočítat náklady vynaložené v jiné měně na eura v souladu s obvyklými účetními postupy.
4.7 Jazyk žádostí o platby a zpráv
Všechny žádosti o platby a zprávy musí být předkládány v anglickém nebo českém jazyce.
ČLÁNEK 5 — PLATBY A PLATEBNÍ UJEDNÁNÍ
5.1 Platby
Agentura musí provést tyto platby ve prospěch partnera:
- první zálohu,
1 xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxx_xxxxxx/xxxx_xxxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxx_xx.xxx
- doplatek na základě žádosti o doplatek podle článku 4.4.
5.2 První záloha
Účelem zálohových plateb je poskytnout partnerovi počáteční finanční prostředky. Tyto prostředky zůstávají až do výplaty doplatku majetkem agentury.
Agentura musí partnerovi uhradit do 30 dnů po nabytí účinnosti Zvláštní dohody platbu zálohy ve výši XX EUR odpovídající 80 % maximální výše grantu uvedené v článku 3.1.
5.3 Další zálohy
Netýká se.
5.4 Platba doplatku
Platbou doplatku se proplácí či hradí zbývající část způsobilých nákladů, které partnerovi vznikly v souvislosti s prováděním akce.
Je-li celková výše doposud provedených plateb vyšší nežli konečná výše grantu vypočtená podle článku II.25 Rámcové dohody, probíhá výplata doplatku formou vratky podle článku II.26 Rámcové dohody.
Je-li celková částka dřívějších záloh nižší než konečná výše grantu vypočtená podle článku II.25 Rámcové dohody, musí agentura vyplatit doplatek do 60 kalendářních dnů od dne, kdy obdrží doklady uvedené v článku 4.4, s výjimkou případů, kdy se použije článek II.24.1 nebo II.24.2 Rámcové dohody.
Podmínkou pro provedení platby je schválení žádosti o vyplacení doplatku a podpůrných dokumentů. Toto schválení neznamená, že bylo uznáno splnění požadavků, pravost, úplnost nebo správnost jejich obsahu.
Agentura určí splatnou částku jako doplatek odečtením celkové částky záloh již vyplacených od konečné výše grantu, která byla vypočtena v souladu s článkem II.25 Rámcové dohody.
Částka k vyplacení však může být bez souhlasu partnera započtena proti případné jiné dlužné částce, kterou je koordinátor povinen uhradit agentuře, až do výše maximálního příspěvku.
5.5 Oznámení o výši plateb
Agentura musí zaslat partnerovi formální oznámení:
a) kterým ho informuje o výši platby; a
b) ve kterém uvádí, zda se oznámení týká další zálohy nebo vyplacení doplatku.
Pokud jde o vyplacení doplatku, agentura musí rovněž uvést konečnou částku grantu vypočtenou v souladu s článkem II.25 Rámcové dohody.
5.6 Úroky z prodlení
Neprovede-li agentura platbu ve lhůtě stanovené pro platby, má partner nárok na úrok z prodlení. Splatný úrok se vypočítá podle sazby Evropské centrální banky, kterou tato banka používá pro své
hlavní refinanční operace v eurech („referenční sazba“), plus tři a půl bodu. Referenční sazbou je sazba platná v první den měsíce, v němž uplyne platební lhůta, zveřejněná v řadě C Úředního věstníku Evropské unie.
Úrok z prodlení není dlužný, pokud je partner členským státem Unie (včetně orgánů regionální a místní správy a jiných veřejných orgánů jednajících jménem členského státu a v zastoupení tohoto členského státu pro účely Rámcové dohody a Zvláštní dohody).
Pokud agentura pozastaví lhůtu pro platbu podle článku II.24.2 Rámcové dohody nebo pozastaví skutečné platby podle článku II.24.1 Rámcové dohody, nelze je považovat za opožděné platby.
Úroky z prodlení se počítají za období ode dne, jenž následuje po dni splatnosti platby, až do dne provedení skutečné platby včetně ve smyslu článku 5.8. Při výpočtu konečné výše grantu ve smyslu článku II.25 Rámcové dohody agentura nepřihlíží ke splatnému úroku.
Odchylně od prvního pododstavce platí, že činí-li vypočtené úroky 200 EUR nebo jsou nižší, musí být partnerovi vyplaceny pouze na jeho žádost podanou do dvou měsíců od připsání opožděné platby.
5.7 Měna pro platby
Agentura je povinna provádět platby v EUR.
5.8 Datum platby
Platby prováděné agenturou jsou považovány za provedené v den, kdy jsou připsány k tíži jejího účtu.
5.9 Náklady na platební převody
Náklady na platební převody ponesou strany dohody takto:
a) agentura ponese náklady na převod účtované její bankou;
b) partner ponese náklady na převod účtované jeho bankou;
c) strana, která zapříčiní opakování určitého převodu, ponese veškeré náklady spojené s opakovanými převody.
5.10 Platby prováděné agenturou ve prospěch partnera
Agentura musí provést platby ve prospěch partnera.
Platbou ve prospěch partnera bude splněna platební povinnost Komise.
ČLÁNEK 6 – BANKOVNÍ ÚČET PRO PLATBY
Veškeré platby jsou poukazovány na níže uvedený bankovní účet partnera:
Název banky: XXXXX
Přesný název/jméno majitele účtu: XXXXX
Úplné číslo účtu (včetně bankovních kódů): XXXXX Kód IBAN: XXXXX
Měna: XXXXX
ČLÁNEK 7 - ÚDAJE STRAN PRO KOMUNIKACI
7.1 Údaje pro komunikaci – agentura
Veškerá sdělení určená agentuře musí být zasílána na tuto adresu:
Dům zahraniční spolupráce Na Poříčí 1035/4
110 00, Praha 1, Česká republika
E-mailová adresa: xxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx
7.2 Údaje pro komunikaci – partner
Veškerá sdělení určená partnerovi musí agentura zaslat na tuto adresu: XXXXX
XXXXX XXXXX XXXXX
E-mailová adresa: XXXXX
ČLÁNEK 8 – OCHRANA A BEZPEČNOST ÚČASTNÍKŮ
Partner musí mít zavedeny účinné postupy a mechanismy, které zajišťují bezpečnost a ochranu účastníků v jejich Projektu. Partner musí zajistit, aby každý účastník měl dostačující pojistné krytí po dobu trvání aktivit popsaných v Příloze II.
Partner musí zajistit, aby se na každého účastníka vztahovalo po celou dobu jeho zahraničního pobytu pojištění poskytované programem Evropský sbor solidarity.
ČLÁNEK 9 – DOPLŇUJÍCÍ USTANOVENÍ O VYUŽÍVÁNÍ VÝSLEDKŮ (VČETNĚ PRÁV DUŠEVNÍHO A PRŮMYSLOVÉHO VLASTNICTVÍ)
Vedle ustanovení článku II.9.3 platí, že pokud partner vytvoří v rámci projektu vzdělávací materiály, musí být takové materiály zpřístupněny prostřednictvím internetu zdarma a v rámci otevřených licencí.
ČLÁNEK 10 – POUŽÍVÁNÍ NÁSTROJŮ IT
10.1 Mobility Tool+
Partner musí internetový nástroj Mobility Tool+ používat k záznamu všech informací souvisejících s aktivitami vykonávanými v rámci projektu, a k vyhotovení a předložení dílčí zprávy, průběžné zprávy (je-li k dispozici v nástroji Mobility Tool+ a pro případy stanovené v článku 4.3) a závěrečné zprávy.
Partner musí zadat informace o účastnících a aktivitách ve chvíli, kdy jsou účastníci vybráni, a ne později než 2 týdny před začátkem aktivity.
10.2 Platforma pro výsledky projektů Evropského sboru solidarity
Partner může k šíření výsledků projektu využít platformu pro výsledky projektů Evropského sboru solidarity2 podle pokynů uvedených na této platformě.
10.3 Portál Evropského sboru solidarity
Partner musí vybrat své účastníky z Portálu Evropského sboru solidarity zasláním nabídky prostřednictvím systému podpory a administrace („Placement Administration and Support System“
– PASS).
ČLÁNEK 11 – DODATEČNÁ USTANOVENÍ O SUBDODÁVKÁCH
Nepoužijí se ustanovení písmen (c) a (d) článku II.11.1.
ČLÁNEK 12 – DODATEČNÁ USTANOVENÍ O VIDITELNOSTI FINANCOVÁNÍ EVROPSKOU UNIÍ
Aniž by byl dotčen článek II.8, musí partner ve všech provozních a propagačních materiálech včetně webových stránek a sociálních sítí uvést, že získal podporu Evropského sboru solidarity. Pokyny pro partnery a třetí strany jsou k dispozici na
xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxxxx-xxxxx/xxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxx_xx.
2 Je-li k dispozici.
ČLÁNEK 13 – PODPORA PRO ÚČASTNÍKY
Pokud při realizaci projektu partner musí poskytnout podporu mladým účastníkům, musí tuto podporu poskytnout v souladu s podmínkami uvedenými v Příloze II a Příloze V (pokud se týká).
Podle dokumentace uvedené v příloze V partner musí:
– převést finanční podporu pro rozpočtové kategorie kapesné / příspěvek na přesídlení v plné výši mladým účastníkům za použití sazeb pro jednotkové příspěvky, jak je uvedeno v Příloze IV,
a
– převést finanční podporu pro rozpočtové kategorie cestovních nákladů a jazykové podpory v plné výši mladým účastníkům za použití sazeb pro jednotkové příspěvky, jak je uvedeno v Příloze IV,
– nebo poskytnout podporu pro rozpočtové kategorie cestovních nákladů a jazykové podpory mladým účastníkům ve formě poskytnutí požadovaných služeb v oblasti cesty / jazykové podpory. V takovém případě musí partner zajistit, aby poskytnuté služby v oblasti cesty / jazykové podpory splňovaly potřebné standardy kvality a bezpečnosti.
Partner může zkombinovat obě možnosti stanovené v předchozím odstavci tak, aby zajistil spravedlivé a rovné zacházení se všemi účastníky. V takovém případě se musí podmínky použitelné na každou možnost uplatňovat na rozpočtové kategorie, jichž se příslušná možnost týká.
ČLÁNEK 14 – ÚPRAVY GRANTOVÉ DOHODY BEZ DODATKŮ K DOHODĚ
Partner může změnit Zvláštní dohodu bez nutnosti dodatku k dohodě za těchto podmínek:
- projekt je realizován v souladu se schválenou projektovou žádostí a celkovými cíli popsanými v příloze II,
- a za dodržení těchto pravidel:
a) Partner může svobodně měnit dobu trvání aktivit, pokud je respektována minimální a maximální doba trvání stanovená v Příručce Evropského sboru solidarity a není změněn typ aktivit,
b) Partner může svobodně měnit sled účastníků, pokud jsou respektována kritéria stanovená v Příručce Evropského sboru solidarity pro dané aktivity.
ČLÁNEK 15 – SOUHLAS RODIČE/OPATROVNÍKA
Netýká se.
ČLÁNEK 16 – CERTIFIKÁT YOUTH PASS, CERTIFIKÁT O ÚČASTI
16.1 Partner musí informovat účastníky zapojené do projektu o jejich právu být podporováni skrze proces vyplňování certifikátu Youthpass a získat certifikát Youthpass.
16.2 Partner nese odpovědnost za podporu při rozpoznání a zaznamenávání výsledků neformálního a informálního učení, kteří účastníci získali účastí na Projektu a je povinnen poskytnout na konci aktivity každému jednotlivému účastníkovi na žádost certifikát Youthpass
16.3 Aniž jsou dotčena výše uvedená ustanovení, musí partner na konci aktivity vydat každému účastníkovi osvědčení o účasti.
ČLÁNEK 17 – DODATEČNÁ USTANOVENÍ O MONITOROVÁNÍ A HODNOCENÍ
Národní agentura a Komise budou sledovat správné dodržování všech požadavků vyplývajících z udělení Značky kvality nebo dobrovolnické akreditace programu Erasmus+.
V případě, že budou v rámci sledování zjištěny nedostatky, bude partner muset ve lhůtě stanovené NA nebo Komisí zavést a realizovat plán opatření. Pokud partner nepřijme odpovídající a včasná nápravná opatření, může mu NA pozastavit nebo odebrat Značku kvality nebo dobrovolnickou akreditaci Erasmus+.
ČLÁNEK 18 – JAKÁKOLI DODATEČNÁ USTANOVENÍ VYŽADOVANÁ VNITROSTÁTNÍMI PRÁVNÍMI PŘEDPISY
Netýká se.
ČLÁNEK 19 – PARTNEŘI, KTEŘÍ JSOU MEZINÁRODNÍMI ORGANIZACEMI
Netýká se.
ČLÁNEK 20 – ONLINE JAZYKOVÁ PODPORA (OLS)
Licence pro jazykové testy OLS jsou přiděleny všem mladým lidem účastnícím se mezinárodní aktivity v délce trvání delší než dva měsíce, kteří chtějí jeden z těchto jazyků3 používat v průběhu své aktivity jako hlavní jazyk (s výjimkou rodilých mluvčích). Před zahájením aktivity musí takoví účastníci projít online testem.
Projektu je přiděleno X licencí pro jazykový test OLS. Projektu je přiděleno X licencí pro jazykový kurz OLS.
Partner má povinnost využít přidělené licence v souladu s podmínkami stanovenými v příloze III.
Případné požadavky na úpravu počtu licencí pro jazykové testy OLS nebo počtu licencí pro jazykové kurzy OLS zašle partner NA. Vyhovění takovým požadavkům ze strany NA nevyžaduje změnu dohody ve smyslu článku II.13.
3 Bulharština, chorvatština, čeština, dánština, holandština, angličtina, estonština, finština, francouzština, němčina, řečtina, maďarština, italština, litevština, lotyšština, polština, portugalština, rumunština, slovenština, slovinština, španělština, švédština a další jazyky, které budou zpříštupněny v nástroji OLS.
ČLÁNEK 21 – SPECIFICKÉ ODCHYLKY OD PŘÍLOHY III ZVLÁŠTNÍ DOHODY – FINANČNÍ A SMLUVNÍ PRAVIDLA
1. Pro účely Zvláštní dohody musí být v Příloze III výraz “příjemce” vykládán jako “partner”. Odkaz na článek I.2.2 musí být vykládán jako odkaz na článek 2.2, odkaz na článek I.3.3 musí být vykládán jako odkaz na článek 3.3 a odkaz na článek I.4.2 musí být vykládán jako odkaz na článek 4.2.
PODPISY
Za partnera XXXXX XXXXX Podpis V dne Razítko: | Za agenturu Xxx. Xxxx Xxxxxxx ředitelka Podpis V Praze dne Razítko: |