ROZHODNUTÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU, RADY, KOMISE, SOUDNÍHO DVORA, ÚČETNÍHO DVORA, EVROPSKÉHO HOSPODÁŘSKÉHO A SOCIÁLNÍHO VÝBORU A VÝBORU REGIONŮ

II

(Akty přijaté na základě Smlouvy o ES a Smlouvy o Euratomu, jejichž uveřejnění není povinné)

ROZHODNUTÍ

EVROPSKÝ PaRLaMENT

RaDa KOMISE

SOUDNÍ DVŮR ÚČETNÍ DVŮR

EVROPSKÝ HOSPODÁŘSKÝ a SOCIÁLNÍ VÝBOR VÝBOR REGIONŮ

ROZHODNUTÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU, RADY, KOMISE, SOUDNÍHO DVORA, ÚČETNÍHO DVORA, EVROPSKÉHO HOSPODÁŘSKÉHO A SOCIÁLNÍHO VÝBORU A VÝBORU REGIONŮ

ze dne 26. června 2009

o organizaci a způsobu práce Úřadu pro publikace Evropské unie

(2009/496/ES, Euratom)

EVROPSKÝ PaRLaMENT,

RaDa, KOMISE,

SOUDNÍ DVŮR, ÚČETNÍ DVŮR,

EVROPSKÝ HOSPODÁŘSKÝ a SOCIÁLNÍ VÝBOR, VÝBOR REGIONŮ,

s ohledem na Smlouvu o Evropské unii,

s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství,

s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství pro atomovou energii,

vzhledem k těmto důvodům:

(1) Článek 8 rozhodnutí zástupců vlád členských států ze dne 8. dubna 1965 o zatímním umístění některých orgánů a útvarů Společenství (1) stanoví, že Úřad pro úřední tisky Evropských společenství (dále jen „úřad“) je umístěn v Lucemburku. Toto ustanovení bylo naposledy provedeno rozhodnutím 2000/459/ES, XXXX, Eura­ tom (2).

(1) Úř. věst. 152, 13.7.1967, s. 18.

(2) Úř. věst. L 183, 22.7.2000, s. 12.

(2) Na úřad se vztahují pravidla a předpisy platné pro úřed­ níky a ostatní zaměstnance Evropských společenství. Je nutno přihlédnout k jejich nedávným změnám.

(3) Nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 ze dne

25. června 2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (1) (dále jen „finanční nařízení“), obsahuje zvláštní ustanovení o způsobu práce úřadu.

(4) V oblasti vydavatelství probíhá značný technický rozvoj, který je ve způsobu práce úřadu třeba zohlednit.

(5) V zájmu jednoznačnosti je zapotřebí tímto rozhodnutím zrušit a nahradit rozhodnutí 2000/459/ES, XXXX, Eura­ tom,

ROZHODLY TaKTO:

Článek 1

Úřad pro publikace Evropské unie

1. Úřad pro publikace Evropské unie (dále jen „úřad“) je interinstitucionální úřad, jehož cílem je za co nejlepších podmínek zajišťovat vydávání publikací orgánů Evropských společenství a Evropské unie.

Za tím účelem úřad jednak umožňuje orgánům, aby plnily své povinnosti týkající se zveřejňování právních předpisů, a jednak přispívá k technickému vývoji a provádění informačních a komunikačních politik v oblastech své působnosti.

2. Úřad řídí ředitel podle strategických směrů, jež stanoví řídící výbor. S výjimkou zvláštních ustanovení o interinstitucionálním poslání úřadu stanovených tímto rozhodnutím používá úřad správní a finanční postupy Komise. Při vypracovávání těchto postupů Komise přihlíží ke zvláštní povaze úřadu.

Článek 2

Definice

Pro účely tohoto rozhodnutí se rozumí:

1) „vydáváním“ veškerá činnost nezbytná pro vývoj, ověřování, opatřování mezinárodními standardními nebo katalogovými čísly, výrobu, katalogizaci, indexaci, šíření, propagaci, prodej, skladování a archivaci publikací v jakékoliv formě a úpravě stávajícími i budoucími metodami;

(1) Úř. věst. L 248, 16.9.2002, s. 1.

2) „publikací“ jakýkoliv zveřejněný text na jakémkoliv nosiči a v jakémkoliv formátu nesoucí mezinárodní standardní nebo katalogové číslo;

3) „povinnými publikacemi“ publikace vydávané na základě Smluv nebo jiných právních předpisů;

4) „nepovinnými publikacemi“ veškeré publikace vydávané v rámci působnosti každého orgánu;

5) „správou autorských práv“ potvrzení, že autorská nebo uživatelská práva k publikacím, jejichž vydáváním byl úřad pověřen, náleží autorským útvarům, a správa těchto práv úřadem;

6) „čistými příjmy z prodeje“ celková částka faktur po odečtení poskytnutých komerčních slev, režijních nákladů a inkasních a bankovních poplatků;

7) „orgány“ orgány, instituce, a jiné subjekty zřízené smlouvami nebo na jejich základě.

Článek 3

Působnost úřadu

1. Působnost úřadu se týká těchto oblastí:

a) vydávání Úředního věstníku Evropské unie (dále jen „Úřední věstník“) a záruka jeho autentičnosti;

b) vydávání ostatních povinných publikací;

c) vydávání nebo společné vydávání nepovinných publikací svěřených úřadu v rámci působnosti každého orgánu, zejména v souvislosti s komunikačními činnostmi orgánů;

d) vydávání nebo společné vydávání publikací z vlastního podnětu včetně publikací, jejichž účelem je zajistit propagaci jeho vlastních služeb; v této souvislosti si úřad může obsta­ rávat překlady prostřednictvím smlouvy o poskytnutí služeb;

e) rozvoj, údržba a aktualizace služeb elektronického publiko­ vání určených veřejnosti;

f) zpřístupňování veškerých právních předpisů a jiných úřed­ ních textů veřejnosti;

g) uchovávání a zpřístupňování veškerých publikací orgánů veřejnosti v elektronické podobě;

h) přidělování mezinárodních standardních nebo katalogových

čísel publikacím orgánů;

i) správa autorských práv k překladu a práv na rozmnožování publikací orgánů;

j) propagace a prodej publikací a služeb, které úřad nabízí veřejnosti.

2. Úřad poskytuje orgánům poradenství a pomoc týkající se

a) programování a plánování jejich publikačních programů;

b) uskutečňování jejich edičních projektů na jakémkoli nosiči;

c) úpravy stránek a grafického zpracování jejich edičních projektů;

d) informací o vývoji trhů s publikacemi v členských státech a o tématech a titulech, které by mohly získat co nejširší okruh čtenářů;

e) stanovování edičních nákladů a vypracování distribučních plánů;

f) stanovování cen publikací a jejich prodeje;

g) propagace, šíření a vyhodnocování jejich bezplatných nebo prodejních publikací;

h) analýzy, vyhodnocování a skladby internetových stránek a služeb určených pro veřejnost;

i) vypracovávání rámcových smluv souvisejících s vydavatelskou činností;

j) technologického dohledu nad edičními systémy.

Článek 4

Odpovědnost orgánů

1. Rozhodnutí o vydávání svých vlastních publikací spadá do výlučné pravomoci každého orgánu.

2. Orgány vydávají své povinné publikace s využitím služeb úřadu.

3. Své nepovinné publikace mohou orgány vydávat bez zapojení úřadu. V takovém případě orgány požádají úřad o mezinárodní standardní nebo katalogové číslo a předají úřadu elektronickou verzi publikace v libovolném formátu a případně rovněž dva výtisky publikace.

4. Orgány se zavazují, že zaručí ke všem součástem dané publikace veškerá autorská práva k překladu, práva na rozmno­ žování a práva na šíření.

5. Orgány se zavazují, že pro své publikace vypracují úřadem schválený distribuční plán.

6. Orgány mohou s úřadem uzavírat dohody o poskytování služeb, v nichž budou vymezeny podmínky jejich spolupráce.

Článek 5

Úkoly úřadu

1. Plnění úkolů úřadu zahrnuje zejména tyto úkony:

a) sestavování dokumentů určených k vydání;

b) přípravu, grafické zpracování, korekturu, úpravu stránek a kontrolu textů a jiných prvků v libovolném formátu nebo na libovolném nosiči při dodržení pokynů orgánů a typografických a jazykových norem pro podobu doku­ mentů stanovených ve spolupráci s orgány;

c) indexaci a katalogizaci publikací;

d) dokumentární analýzu textů zveřejněných v Úředním věst­ níku a úředních textů nezveřejněných v Úředním věstníku;

e) konsolidaci legislativních textů;

f) správu, rozvoj, aktualizaci a šíření mnohojazyčného tezauru Eurovoc;

g) tisk prostřednictvím dodavatelů;

h) dohled nad průběhem prací;

i) kontrolu jakosti;

j) kvalitativní a kvantitativní přejímku;

k) fyzické a elektronické šíření Úředního věstníku, dalších úředních textů nezveřejněných v Úředním věstníku a jiných nepovinných publikací;

l) skladování;

m) fyzickou a elektronickou archivaci;

n) dotisk vyčerpaných publikací a tisk na žádost;

o) sestavování konsolidovaného katalogu publikací orgánů;

p) prodejní činnost, která zahrnuje vydávání faktur, inkaso a převod příjmů a správu pohledávek;

q) propagaci;

r) tvorbu, nákup, řízení, aktualizaci, sledování a kontrolu adre­ sářů orgánů a tvorbu cílových adresářů.

2. V rámci svých pravomocí nebo na základě přenesení pravomocí schvalující osoby orgány úřad zajišťuje

a) sjednávání veřejných zakázek včetně právních závazků;

b) finanční dohled nad smlouvami s dodavateli;

c) potvrzování výdajů včetně kvalitativní a kvantitativní přejímky vyjádřené podpisem a „předáním k platbě“;

d) platební příkazy k výdajům;

2. Řídící výbor jmenuje předsedu, kterého volí z řad svých

členů na dvouleté období.

3. Řídící výbor se schází z podnětu svého předsedy nebo na žádost některého orgánu nejméně čtyřikrát ročně.

4. Řídící výbor schválí svůj jednací řád, který je zveřejněn v Úředním věstníku.

5. Není-li stanoveno jinak, přijímá řídící výbor rozhodnutí prostou většinou.

6. Každý signatářský orgán tohoto rozhodnutí má v řídícím výboru jeden hlas.

Článek 7

Úkoly a odpovědnost řídícího výboru

1. Odchylně od článku 6 přijímá řídící výbor ve společném zájmu orgánů a v rámci pravomocí úřadu jednomyslně tato rozhodnutí:

a) na návrh ředitele stanoví strategické cíle a pravidla způsobu práce úřadu;

b) stanoví hlavní směry obecných politik úřadu, zejména co se týče prodeje, šíření a vydávání publikací, a dbá na to, aby úřad přispíval k vývoji a provádění informačních a komunikačních politik v oblastech své působnosti;

c) na základě návrhu vypracovaného ředitelem úřadu schvaluje výroční zprávu o hospodaření, která je určena orgánům a týká se uskutečňování strategie a služeb, jež úřad poskytl. Do 1. května každého roku předá orgánům zprávu za před­ chozí rozpočtový rok;

e) příjmové operace.

Článek 6

Řídící výbor

d) schvaluje odhad příjmů a výdajů úřadu v rámci rozpočto­ vého procesu týkajícího se provozního rozpočtu úřadu;

1. Zřizuje se řídící výbor, v němž jsou zastoupeny všechny signatářské orgány. Řídící výbor se skládá z tajemníka Soudního dvora, náměstka generálního tajemníka Rady a generálních tajemníků ostatních orgánů nebo jejich zástupců. Evropská centrální banka se podílí na práci řídícího výboru jako pozorovatel.

e) schvaluje kritéria, podle nichž úřad vede nákladové účetnic­ tví, která přijímá ředitel úřadu;

f) předkládá orgánům návrhy na usnadnění činnosti úřadu.

2. Řídící výbor přihlíží k obecným pokynům interinstituci­ onálních subjektů v komunikační a informační oblasti zřízených k tomuto účelu. Předseda řídícího výboru s těmito subjekty každoročně jedná.

3. Kontaktní osobou pro orgán příslušný pro udělení abso­ lutoria u strategických rozhodnutí v oblastech působnosti úřadu je předseda řídícího výboru jakožto představitel interinstituci­ onální spolupráce.

4. Předseda řídícího výboru a ředitel úřadu stanoví vzájemnou dohodou pravidla vzájemného informování a komunikace, která jejich vztahy formalizují. Tato dohoda je dána členům řídícího výboru na vědomí.

Článek 8

Ředitel úřadu

Pod dohledem řídícího výboru a v rozsahu jeho pravomocí odpovídá ředitel úřadu za řádný chod úřadu. Při používání správních a finančních postupů jedná pod dohledem Komise.

Článek 9

Úkoly a odpovědnost ředitele úřadu

1. Ředitel úřadu zajišťuje sekretariát řídícího výboru a informuje řídící výbor o výkonu svých funkcí prostřednictvím čtvrtletní zprávy.

2. Ředitel úřadu předkládá řídícímu výboru návrhy na zlep­ šení provozu úřadu.

3. Po konzultaci stanoviska řídícího výboru stanoví ředitel úřadu povahu služeb, které může úřad poskytovat orgánům za úplatu, a rovněž jejich ceník.

4. Po schválení řídícím výborem stanoví ředitel úřadu krité­ ria, podle kterých úřad vede nákladové účetnictví. Po dohodě s účetním Komise vymezí podmínky účetní spolupráce mezi úřadem a orgány.

5. V rámci rozpočtového procesu týkajícího se provozního rozpočtu úřadu ředitel úřadu vypracovává návrh odhadu příjmů

a výdajů úřadu. Po schválení řídícím výborem jsou tyto návrhy předloženy Komisi.

6. Ředitel úřadu rozhodne, zda a za jakých podmínek lze vydávat publikace třetích osob.

7. Ředitel úřadu se podílí na interinstitucionálních činnostech v oblasti informací a komunikace v oblastech působnosti úřadu.

8. Pokud jde o vydávání právních předpisů a úředních doku­ mentů týkajících se legislativního postupu, včetně Úředního věstníku, ředitel úřadu

a) působí tak, aby příslušná místa jednotlivých orgánů přijala zásadní rozhodnutí, která mají používat všechny orgány společně;

b) předkládá návrhy na zlepšení struktury a podoby Úředního věstníku a úředních legislativních textů;

c) předkládá orgánům návrhy na harmonizaci úpravy zveřejňo­ vaných textů;

d) zkoumá obtíže vyskytující se při běžných činnostech, vydává v rámci úřadu pokyny nezbytné k odstranění těchto obtíží a podává orgánům doporučení, jak je překonat.

9. V souladu s finančním nařízením ředitel úřadu vypraco­ vává výroční zprávu o činnosti, která pokrývá hospodaření s prostředky přidělenými Komisí a jinými orgány na základě finančního nařízení. Tuto zprávu zasílá Komisi a příslušným orgánům a na vědomí řídícímu výboru.

10. Informační a konzultační postupy mezi členem Komise pověřeným vztahy s úřadem a ředitelem úřadu v souvislosti s přidělováním prostředků Komise a plněním rozpočtu se stanoví vzájemnou dohodou.

11. Ředitel úřadu odpovídá za uskutečňování strategických cílů stanovených řídícím výborem, za řádné řízení úřadu, za jeho činnosti a za hospodaření s rozpočtem.

12. Xxxxxxxxxx-li řídící výbor na návrh svého předsedy nebo ředitele úřadu jinak, použijí se v nepřítomnosti ředitele nebo v případě překážek výkonu jeho funkce pravidla zastupo­ vání na základě služebního postavení nebo odsloužených let.

13. Ředitel úřadu informuje orgány ve čtvrtletní zprávě o plánování a čerpání zdrojů a o postupu prací.

Článek 10

Zaměstnanci

1. Po jednomyslném schválení řídícím výborem jmenuje Komise zaměstnance do funkce generálního ředitele a ředitele. Na generálního ředitele a na ředitele (třídy aD 16 / aD 15 / aD 14) se vztahují pravidla Komise v oblasti mobility a hodnocení vyšších řídících pracovníků. Blíží-li se úředníkovi zastávajícímu takové místo lhůta mobility běžně stanovená v příslušných pravidlech, uvědomí Komise řídící výbor, který v daném případě může vydat jednomyslné stanovisko.

2. Řídící výbor se přímo účastní řízení, jež případně před­ cházejí jmenování úředníků a ostatních zaměstnanců úřadu, kteří mají zastávat funkce generálního ředitele (třídy aD 16 / aD 15) a ředitele (třídy aD 15 / aD 14), zejména pokud jde o oznámení o náboru, posuzování přihlášek a jmenování porot pro výběrová řízení na tyto typy pracovních míst.

3. Pravomoci orgánu oprávněného ke jmenování a orgánu oprávněného k uzavírání pracovních smluv vykonává ve vztahu k úředníkům a zaměstnancům přiděleným k úřadu Komise. Komise může některé z těchto pravomocí přenést v rámci Komise nebo na ředitele úřadu. Pravomoci se přenášejí za stej­ ných podmínek jako u generálních ředitelů Komise.

4. S výhradou odstavce 2 se ustanovení a postupy schválené Komisí pro používání služebního a pracovního řádu vztahují na úředníky a ostatní zaměstnance přidělené do úřadu za stejných podmínek jako u úředníků a ostatních zaměstnanců Komise služebně přidělených v Lucemburku.

5. Každé oznámení o náboru zveřejněné v rámci úřadu se dává na vědomí úředníkům všech orgánů, jakmile orgán opráv­ něný ke jmenování nebo orgán oprávněný k uzavírání pracov­ ních smluv rozhodne o obsazení tohoto pracovního místa.

6. Ředitel úřadu informuje řídící výbor o personální agendě čtvrtletně.

Článek 11

Finanční aspekty

1. Rozpočtové prostředky úřadu, jejichž celková výše se zanáší do zvláštní rozpočtové linie v oddílu Komise, se podrobně uvedou v příloze tohoto oddílu. Příloha má podobu výkazu příjmů a výdajů členěného stejným způsobem jako oddíly rozpočtu.

2. Pracovní místa přidělená úřadu se uvedou v příloze k plánu pracovních míst Komise.

3. Každý orgán jedná jako schvalující osoba ve vztahu k příslušným prostředkům v linii „Výdaje na publikace“ svého rozpočtu.

4. Každý orgán může přenést své pravomoci schvalující osoby na ředitele úřadu, pokud jde o správu prostředků zapsa­ ných v jeho oddílu, a vymezit hranice a podmínky tohoto přenesení pravomocí v souladu s finančním nařízením. Ředitel úřadu informuje řídící výbor o přenesení pravomocí čtvrtletně.

5. Rozpočtové a finanční řízení úřadu se provádí v souladu s finančním nařízením a prováděcími předpisy k němu a s finančním rámcem platným v Komisi, a to i v případě prostředků přidělených jinými orgány, než je Komise.

6. Účetnictví úřadu je vedeno v souladu s účetními pravidly a metodami schválenými účetním Komise. Úřad vede oddělené účetnictví pro prodej Úředního věstníku a publikací. Čisté příjmy z prodeje jsou odváděny orgánům.

Článek 12

Kontrola

1. V souladu s finančním nařízením vykonává v úřadu funkci interního auditora interní auditor Komise. Úřad zajistí vlastní interní audit podle podmínek, které odpovídají podmínkám stanoveným pro generální ředitelství a útvary Komise. Orgány mohou ředitele úřadu požádat, aby do pracovního programu oddělení interního auditu úřadu zařadil zvláštní audity.

2. Úřad zodpoví veškeré otázky spadající do jeho působnosti v souvislosti s posláním Evropského úřadu pro boj proti podvodům (OLaF). Pro zabezpečení ochrany zájmů Evropské unie je vypracována dohoda, která stanoví podmínky vzájem­ ného informování mezi předsedou řídícího výboru a ředitelem úřadu OLaF.

Článek 13

Reklamace a žádosti

1. Úřad je příslušný zodpovídat otázky evropského veřejného ochránce práv a evropského inspektora ochrany údajů v rozsahu své působnosti.

2. Každé soudní řízení v oblasti působnosti úřadu je vedeno proti Komisi.

Článek 14

Přístup veřejnosti k dokumentům

1. Ředitel úřadu přijímá rozhodnutí stanovená v článku 7 nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 ze dne 30. května 2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise (1). V případě zamítnutí přijímá rozhodnutí o potvrzujících žádostech generální tajemník Komise.

2. Úřad má k dispozici rejstřík dokumentů v souladu s článkem 11 nařízení (ES) č. 1049/2001.

Článek 15

Zrušení

Zrušuje se rozhodnutí 2000/459/ES, XXXX, Euratom.

Odkazy na zrušené rozhodnutí se považují za odkazy na toto rozhodnutí.

Článek 16

Účinek

Toto rozhodnutí nabývá účinku prvním dnem po zveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie.

V Bruselu a Lucemburku dne 26. června 2009.

Za Evropský parlament předseda

X.-X. XXXXXXXXX

Xx Xxxx předseda

X. XXXXxXXXXXXXX

Za Komisi předseda

J. M. BaRROSO

Za Soudní dvůr předseda

V. SKOURIS

Za Účetní dvůr předseda

V. M. XXXXx XxXXXXXx

Za Evropský hospodářský a sociální výbor předseda

M. SEPI

Za Výbor regionů předseda

L. VaN DEN BRaNDE

(1) Úř. věst. L 145, 31.5.2001, s. 43.