Dodatek číslo UMV-GDPR
Dodatek číslo UMV-GDPR
k následujícím smlouvám:
smlouva UMV-18-03 uzavřené dne 19.02.2018
(dále jen „Smlouvy“) mezi níže uvedenými smluvními stranami
1. Smluvní strany
SUMA spol. s r.o. | |
zapsaná v OR vedeném Městským soudem v Praze v oddílu C, xxxxxx č. 39445 | |
se sídlem: | Xxxxx 0, Antala Staška 1074/53a, PSČ 140 00 |
IČ/DIČ: | 63995433 / CZ63995433 |
telefonické spojení: | 241 021 999 |
e-mail: | |
jednající: | Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, jednatelkou |
(dále jen „Zpracovatel“)
a
Ústav mezinárodních vztahů, v.v.i. | |
se sídlem: | Xxxxxxxx 000/0, Xxxxx 0, PSČ 110 00 |
IČ/DIČ: | 48546054 / CZ48546054 |
telefonické spojení: | 251 108 111 |
e-mail: | |
jednající: | PhDr. Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, MPhil. (Cantab.) Ph.D., ředitelem |
(dále jen „Správce“, dále společně jen „Smluvní strany”)
2. Preambule
Smluvní strany mají mezi sebou uzavřeny výše uvedené smlouvy, na základě kterých se Zpracovatel zavázal poskytovat Správci služby ve smlouvách specifikované (dále jen „Služby”).
Řádné poskytování Služeb vyžaduje mimo jiné i zpracování osobních údajů subjektů Správce (dále jen „Osobní údaje“), které bude pro Správce provádět Zpracovatel. (Subjektem údajů je podle GDPR a tohoto dodatku žijící fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují. Typicky jde o rezidenty EU, jejichž práva nařízení chrání. Subjekt údajů není právnická osoba.)
S ohledem na výše uvedené Smluvní strany uzavírají v režimu Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, obecného nařízení o ochraně osobních údajů (dále jen „Nařízení”) a ve spojení se zákonem o zpracování osobních údajů následující dodatek o zpracování osobních údajů (dále jen „Dodatek“).
3. Předmět dodatku
Předmětem tohoto dodatku je úprava vzájemných práv a povinností Smluvních stran při zpracování Osobních údajů Správce, které Zpracovatel získá v souvislosti s poskytováním svých Služeb.
4. Podmínky zpracování Osobních údajů
Důvodem zpracování Osobních údajů Správce je plnění uzavřených Smluv.
Zpracováním Osobních údajů ve smyslu Smluv a tohoto dodatku se rozumí zejména možnost přístupu k nim a pořizování záloh v rozsahu nezbytném pro zajištění řádného poskytování Služeb.
Osobní údaje budou zpracovány po dobu trvání platnosti Smluv. Ukončením Smlouvy nezanikají povinnosti Zpracovatele týkající se bezpečnosti a ochrany Osobních údajů až do okamžiku jejich protokolární úplné likvidace či protokolárnímu předání jinému Správcem určenému zpracovateli.
Smluvní strany se dohodly, že zpracování Osobních údajů na základě tohoto dodatku bude bezplatné. Tím není dotčen nárok Zpracovatele na odměnu za poskytování Služeb.
Povinnosti Smluvních stran
5. Povinnosti Smluvních stran
Správce je při plnění Smluv povinen:
zajistit, že Osobní údaje budou zpracovány vždy v souladu s Nařízením a zákonem o zpracování osobních údajů, že tyto údaje budou aktuální, přesné a pravdivé, jakož i to, že tyto údaje budou odpovídat stanovenému účelu zpracování;
přijmout vhodná opatření, aby poskytl subjektům údajů stručným, transparentním, srozumitelným a snadno přístupným způsobem za použití jasných a jednoduchých jazykových prostředků veškeré informace a učinil veškerá sdělení požadovaná Nařízením a zákonem o zpracování osobních údajů.
Zpracovatel je při plnění Smluv povinen:
nezapojit do zpracování Osobních údajů žádného dalšího zpracovatele bez předchozího konkrétního nebo obecného písemného povolení Správce;
zpracovávat Osobní údaje pouze na základě doložených pokynů Správce, včetně oblasti předání Osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci;
zohledňovat povahu zpracování Osobních údajů a být Správci nápomocen pro splnění Správcovy povinnosti reagovat na žádosti o výkon práv subjektu údajů, jakož i pro splnění dalších povinností ve smyslu Nařízení;
zajistit, aby systémy pro automatizovaná zpracování Osobních údajů používaly pouze oprávněné osoby, které budou mít přístup pouze k osobním údajům odpovídajícím oprávnění těchto osob, a to na základě zvláštních uživatelských oprávnění zřízených výlučně pro tyto osoby;
zajistit, že jeho zaměstnanci budou zpracovávat Osobní údaje pouze za podmínek a v rozsahu Zpracovatelem stanoveném a odpovídajícím Smlouvě;
na žádost Správce kdykoliv umožnit provedení auditu či inspekce týkající se zpracování Osobních údajů;
po skončení Smlouvy protokolárně odevzdat Správci nebo jím nově pověřenému zpracovateli všechny Osobní údaje zpracované po dobu poskytování Služeb, nebo je úplně protokolárně zlikvidovat a předat Správci protokol o této likvidaci.
Smluvní strany jsou při plnění Smlouvy povinny:
zavést technická, organizační, personální a jiná vhodná opatření ve smyslu Nařízení, aby zajistily a byly schopny kdykoliv doložit, že zpracování Osobních údajů je prováděno v souladu s Nařízením a zákonem o zpracování osobních údajů tak, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k Osobním údajům a k datovým nosičům, které tyto údaje obsahují, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití, a tato opatření podle potřeby průběžné revidovat a aktualizovat;
vést a průběžně revidovat a aktualizovat záznamy o zpracování Osobních údajů ve smyslu Nařízení;
řádně a včas ohlašovat případná porušení zabezpečení Osobních údajů Úřadu pro ochranu
osobních údajů a spolupracovat s tímto úřadem v nezbytném rozsahu;
navzájem se informovat o všech okolnostech významných pro plnění předmětu tohoto dodatku;
zachovávat mlčenlivost o Osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení Osobních údajů, a to i po skončení Smlouvy;
postupovat v souladu s dalšími požadavky Nařízení a zákona o zpracování osobních údajů, zejména dodržovat obecné zásady zpracování osobních údajů, plnit své informační povinnosti, nepředávat Osobní údaje třetím osobám bez potřebného oprávnění, respektovat práva subjektů údajů a poskytovat v této souvislosti nezbytnou součinnost.
6. Závěrečná ustanovení
Smlouva včetně tohoto dodatku a právní poměry z ní vzešlé a s ní související se řídí Nařízením a právními předpisy České republiky, zejména pak ustanoveními zákona o zpracování osobních údajů.
Tento dodatek nabývá platnosti a účinnosti okamžikem podpisu poslední ze Smluvních stran.
Pokud se tento dodatek vztahuje k několika uzavřeným smlouvám, zůstává v platnosti až do okamžiku platnosti alespoň jedné z těchto smluv.
Smlouvy ve znění tohoto dodatku lze měnit, doplňovat nebo zrušit pouze písemně, nikoliv ovšem prostřednictvím elektronických zpráv bez kvalifikovaného elektronického podpisu ve smyslu Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 (eIDAS).
Odchylně od ustanovení § 573 NOZ Smluvní strany pro účely doručování výslovně sjednávají, že dokument odeslaný doporučenou zásilkou nebo zásilkou na doručenku nebo jiným obdobným způsobem prostřednictvím držitele poštovní licence na adresu Smluvní strany uvedenou v tomto Dodatku, na adresu sídla zapsanou v obchodním rejstříku nebo na jinou písemně sdělenou adresu pro doručování je doručen 5. (pátý) den následující po předání takové zásilky k přepravě, ledaže bude prokázán dřívější den doručení. Tato fikce doručení se za splnění podmínek uvedených v tomto ustanovení uplatní též v případě, že se zásilka z jakéhokoliv důvodu vrátí zpět odesílateli jako nedoručená nebo nedoručitelná, a to včetně důvodu, že byla adresátem nepřevzata, odmítnuta nebo nevyzvednuta po uložení anebo že se adresát v místě nezdržuje. Tím není dotčena možnost doručení dokumentů jinými prostředky.
Tento dodatek se vyhotovuje ve dvou (2) originálech, přičemž jedno (1) vyhotovení je určeno pro Správce a jedno (1) pro Zpracovatele.
Smluvní strany prohlašují, že si návrh tohoto dodatku pozorně a pečlivě přečetly, že dobře rozumí jeho obsahu a že ten odpovídá jejich pravé a svobodné vůli, na důkaz čehož připojují své podpisy a uzavírají tento dodatek.
Zpracovatel | Správce |
V Praze dne | V Praze dne |
SUMA spol. s r.o. Xxxxxxx Xxxxxxxx, jednatel | Ústav mezinárodních vztahů, v.v.i. PhDr. Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, MPhil. (Cantab.) Ph.D., ředitel |