Smlouva o zajištění služeb podatelny ostrahy, recepce a monitoringu areálů UJEP
Smlouva o zajištění služeb podatelny ostrahy, recepce a monitoringu areálů UJEP
kterou dle zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku (dále v textu pouze jako „občanský zákoník“), uzavřely níže uvedeného dne, měsíce a roku a za následujících podmínek tyto
SMLUVNÍ STRANY:
Univerzita Xxxx Xxxxxxxxxxx Purkyně v Ústí nad Labem,
IČ 44555601
se sídlem Pasteurova 1, 400 96, Ústí nad Labem,
zastoupená rektorem doc. RNDr. Xxxxxxxx Xxxxxxx, Ph.D.
bankovní spojení Česká spořitelna, a.s., Ústí nad Labem, č. účtu: 100200392/0800
/dále jen objednatel/
a
……………………………...
sídlem ………………………………………….
…………………………………………..
zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v ………….. oddíl , vložka
jednající…………………………………
IČ
DIČ ……………………
bankovní spojení: účet č. vedený u
/dále jen poskytovatel/
I. Účel smlouvy
1.1 Objednatel poptával (v pozici zadavatele veřejné zakázky) v rámci veřejné zakázky „Odborné zajištění služeb podatelny, ostrahy, recepcí“, služby uvedené v článku 2 této smlouvy. Na základě tohoto výběrového řízení pak byla pro realizaci veřejné zakázky vybrána jako nejvhodnější nabídka poskytovatele, se kterým se uzavírá tato smlouva za účelem úpravy vzájemných práv a povinností smluvních stran.
1.2 Poskytovatel touto smlouvou garantuje objednateli splnění zadání veřejné zakázky uvedené v bodě1.1. této smlouvy a všech z toho vyplývajících podmínek a povinností převzatých poskytovatelem v rámci výběrového řízení podle zadávací dokumentace veřejné zakázky a nabídky poskytovatele. Tato garance je nadřazená ostatním podmínkám a garancím uvedeným v této smlouvě. Pro vyloučení jakýchkoliv pochybností to znamená, že
a) v případě jakékoliv nejistoty ohledně výkladu ustanovení této smlouvy budou tato ustanovení vykládána tak, aby v co nejširší míře zohledňovala účel veřejné zakázky vyjádřený zadávací dokumentací veřejné zakázky;
b) v případě chybějících ustanovení této smlouvy budou použita dostatečně konkrétní ustanovení zadávací dokumentace veřejné zakázky.
1.3 Poskytovatel je vázán svou nabídkou předloženou objednateli v rámci výběrového řízení na zadání veřejné zakázky, která se pro úpravu vzájemných vztahů vyplývajících z této smlouvy použije podpůrně.
II. Předmět smlouvy
2.1 Předmětem této smlouvy je zajištění nepřetržité služby ostrahy a technického dispečinku včetně
zabezpečení funkce ohlašovny požáru a to službou jedné osoby, 24 hodin denně, celoročně a dále mimo provozní dobu recepce druhou osobou, Zajištění provozu recepce, tj. provozní doba od 6:00 do 22:00 hod.
ve všední dny a v sobotu od 6:00 do 14:00 hod. v budově MFC, dále nonstop službou recepce v areálu Hoření 13 v době od 5:30 do 22:00 hod., službou recepce v budově Filozofické fakulty Pasteurova 13 od 06:30 do 20:30 hod. a v některé soboty. a v areálu vysokoškolských kolejí Jateční 1002/20, Klíšská 979/129 24hodin denně jedním až dvěma pracovníky, službou recepce Fakulty sociálně ekonomické Moskevská 54 v období červenec-září od 6 do 18hodin a zajištění služeb podatelny a to službou dvou osob v době od 6:30 do 15:00 hod. v pracovní dny.
2.2 Objednatel si vyhrazuje právo pracovní dobu provozu recepce zkrátit, prodloužit či jinak upravit
2.3 Rozpis činností výkonných pracovníků podatelny, ostrahy a technického dispečinku (dále jen ostrahy), a recepční služby je uveden v příloze č. 1 této smlouvy, upřesnění jednotlivých požadavků je uvedeno v příloze č. 3 této smlouvy.
2.4 Požadavky objednatele na zaměstnance poskytovatele jsou uvedeny v příloze č. 2 této smlouvy.
2.5 Smluvní strany určují pro vzájemný styk a plnění úkolů z této smlouvy vyplývajících tyto odpovědné pracovníky:
Za objednatele: Xxx. Xxxxx Xxxxxx, tel.: 000 000 000
Za poskytovatele: …………………….., tel.:………………………..
Článek III. Doba a místo plnění
Termín zahájení výkonu služeb podatelny, ostrahy a recepčních služeb je ……………., pro službu ostrahy je zahájení výkonu služby téhož dne v 6:00. hod.
Místem plnění je Xxxxxxxxxx 1,, Xxxxxxxxxx 13, Jateční 1002/20, Klíšská 979/129, Hoření 13, Moskevská 54 Ústí nad Labem.
IV. Cena a platební podmínky
4.1 Cena za poskytování služeb výkonu ostrahy a technického dispečinku dle této smlouvy bude hrazena měsíčně hodinová sazba plus příplatky
Cena za 1 hodinu bez DPH ………… Kč
Sazba a výše DPH 21%, ………….. Kč
Cena vč. DPH za 1 hodinu ……………..Kč
4.2 Cena za poskytování služeb recepce dle této smlouvy bude hrazena hodinová sazba plus příplatky
Cena za 1 hodinu bez DPH …………….Kč
Sazba a výše DPH 21%, ……………… Kč
Cena vč. DPH za 1 hodinu ……………..Kč
4.3 Cena za poskytování služeb podatelny dle této smlouvy bude hrazena hodinová sazba plus příplatky
Cena za 1 hodinu bez DPH ………….. Kč
Sazba a výše DPH 21%, ………….. Kč
Cena vč. DPH za 1 hodinu ……………..Kč
K hodinovým sazbám náleží příplatky:
Soboty a neděle – příplatek 25%
Noc – příplatek 20% (22:00-06:00)
Přesčas – příplatek 25%
Svátky – příplatek 100%
4.3 Cena za poskytování služeb ostrahy, podatelny a recepce bude poskytovateli hrazena měsíčně na základě daňových dokladů – faktur. Splatnost daňových dokladů ‐ faktur bude 15 dnů ode dne jejich doručení objednateli. Daňové doklady – faktury budou vystavovány v souladu se zákonem č. 235/2004 Sb., v platném znění (dále jen zákon o DPH). na základě odsouhlasených pracovních výkazů.
4.4 Změna výše uvedených cen je možná při změně zákonné sazby daně z přidané hodnoty, a to o částku odpovídající této změně. DPH je stanovena dle příslušných právních předpisů.
4.5 Nebude‐li daňový doklad – faktura obsahovat výše uvedené náležitosti, nebo je bude uvádět chybně, a/nebo nebude obsahovat výše uvedené součásti, je objednatel oprávněn vrátit ho k přepracování ve lhůtě deseti dní ode dne jeho doručení objednateli. Ve vráceném daňovém dokladu – faktuře objednatel vyznačí důvod jeho vrácení. Po doručení opraveného nebo nově vystaveného daňového dokladu – faktury běží nová lhůta splatnosti.
4.6 V případě, že v okamžiku uskutečnění zdanitelného plnění je o poskytovateli zveřejněna způsobem umožňujícím dálkový přístup skutečnost, že je nespolehlivým plátcem, je objednatel oprávněn uhradit poskytovateli z fakturované částky pouze základ daně (cenu bez DPH) a ve smyslu § 109a zákona o DPH za něj odvést DPH. Takový postup objednatele nebude považován za porušení této smlouvy a poskytovatel není oprávněn účtovat mu úrok z prodlení.
4.7 Pokud nebude fakturace v režimu náhradního plnění, poskytovatel se zavazuje poskytnout slevu ve výši 50% z fakturované částky.
5.1 Poskytovatel odpovídá za škodu na majetku objednatele nebo třetí osoby, způsobí‐li ji jeho pracovník při plnění svých úkolů jednáním v rozporu s právními předpisy nebo touto smlouvou.
5.2 Poskytovatel je pojištěn na odpovědnost za škodu na majetku objednatele, kterou způsobí při výkonu prací dle této smlouvy, u pojišťovny …………………...
5.3 Případné reklamace provedených výkonů předkládá objednatel okamžitě při zjištění závady písemnou formou. V případě oprávněnosti reklamace poskytovatel tyto závady odstraní bez zbytečného prodlení na vlastní náklady, v opačném případě (není‐li reklamace oprávněná) po dohodě s objednatelem na jeho náklady.
VI. Sankční ujednání
6.1 V každém jednotlivém případě porušení povinností dle této smlouvy je poskytovatel povinen a zavazuje se objednateli uhradit smluvní pokutu, a to ve výši 5 000,‐ Kč za každé jednotlivé porušení povinností pro něj vyplývající z této smlouvy. Každou jednotlivou povinností se rozumí každý očíslovaný bod uvedený v příloze číslo 1 smlouvy a/nebo v příloze číslo 2 smlouvy.
6.2 Poskytovatel je povinen smluvní pokutu dle předchozího odstavce uhradit objednateli nejpozději do 30 dnů poté, co bude vyúčtována poskytovateli. Uhrazením smluvní pokuty se poskytovatel nezbavuje povinnosti plnit své závazky dle této smlouvy a nahradit případně vzniklé škody objednateli. Objednatel je oprávněn na jakoukoli smluvní pokutu uplatňovanou v souladu s touto smlouvou vystavit daňový doklad – fakturu.
6.3 Odpovědnost poskytovatele za škodu způsobenou objednateli zaměstnancem poskytovatele, včetně majetkové a nemajetkové újmy způsobené zneužitím informací získaných při provádění služeb dle této smlouvy, se řídí příslušnými ustanoveními právních předpisů pro Českou republiku.
6.4 V případě prodlení s platbou faktury se sjednává smluvní úrok z prodlení ve výši 0,5 % dlužné částky za každý den prodlení.
VII. Práva a povinnosti poskytovatele
7.1 Povinnosti výkonných pracovníků poskytovatele jsou uvedeny v příloze č. 1 této smlouvy.
7.2 Poskytovatel zabezpečí výkon předmětu smlouvy výkonnými zaměstnanci dle požadavků objednatele uvedených v příloze č. 2 této smlouvy.
7.3 Poskytovatel je povinen předat objednateli nejpozději 7 kalendářních dnů přede dnem zahájení výkonu služby seznam výkonných zaměstnanců a tento seznam aktualizovat při každé změně a to do 3 dnů ode dne změny.
7.4 Poskytovatel je povinen proškolit své výkonné zaměstnance o nedotknutelnosti věcí objednatele.
Poskytovatel odpovídá za to, že jakékoliv věci objednatele nebudou zcizeny nebo zneužity. Poskytovatel ani jeho výkonní zaměstnanci nesmí prohlížet písemné doklady, které jsou uloženy v areálu objednatele. Veškeré takové doklady požívají ochrany ve smyslu zákona o ochraně osobních údajů a jejich zneužití je trestné.
7.5 Zabezpečit fyzickou a odbornou přípravu výkonných zaměstnanců.
7.6 Zabezpečit proškolení a kontrolu dodržování předpisů bezpečnosti práce, ochrany zdraví a hygieny současně s předpisy požární ochrany u všech pracovníků zabezpečujících služby v prostorách objednatele.
7.7 Zajistit průběžnou kontrolu kvality prováděných výkonů vedoucími pracovníky poskytovatele.
7.8 Na žádost objednatele předloží poskytovatel aktuální výpis z rejstříku trestů (dále jen RT) fyzických osob svých výkonných zaměstnanců. Tyto výpisy z RT budou poskytovatelem předloženy nejpozději v den zahájení poskytování služeb pro všechny výkonné zaměstnance dle seznamu výkonných zaměstnanců a dále vždy v případě nového výkonného zaměstnance. Výpis z RT nového výkonného zaměstnance bude předložen současně s aktualizovaným seznamem zaměstnanců.
7.9 Poskytovatel je dále povinen zajistit, aby výkonným zaměstnancům nevypomáhaly žádné osoby, které nejsou v pracovněprávním vztahu k poskytovateli. Porušení této podmínky se považuje za závažné porušení smlouvy poskytovatelem.
7.10 V pracovní době recepce bude i v čase povinných přestávek (např. v době oběda) jedna osoba
(ostraha nebo recepční) přítomna na recepci.
7.11 Při provádění pochůzek v pracovní době recepce bude, na náklady poskytovatele, službu vykonávající pracovník vybaven komunikační technikou, aby byla zajištěna nepřetržitá možnost komunikace obchůzku konajícím pracovníkem s recepcí areálu.
7.12 Pověřený pracovník objednatele je oprávněn provádět kontrolu plnění předmětu této smlouvy, a to v době výkonu těchto služeb. Objednatel se zároveň zavazuje, že kontrolou dle předchozí věty nebude bez právního důvodu narušovat provádění ostrahy ve vyšší než nezbytné míře.
7.13 Poskytovatel nese odpovědnost za škody vzniklé na zdraví nebo majetku, které byly způsobeny
zaměstnanci poskytovatele při plnění předmětu této smlouvy. Poskytovatel má povinnost být pro tyto
případy na plnou výši možné škody řádně a platně pojištěn po celou dobu trvání této smlouvy.
7.14 Zaměstnanci poskytovatele nejsou oprávněni vstupovat do jiných než objednatelem vymezených
prostor.
VIII. Práva a povinnosti objednatele
8.1 Zabezpečit zdarma přiměřené sociální zázemí, zejména užívání WC, vody, elektrické energie, prostor pro krátkodobý odpočinek a odložení svršků.
8.2 Zabezpečit vytápění, osvětlení a úklid recepce, telefon (pevná linka), PC klienta na recepci.
8.3 Seznámit výkonné zaměstnance poskytovatele s areálem UJEP, specifikou jednotlivých pracovišť, pověřenými pracovníky objednatele ukládat výkonným zaměstnancům poskytovatele úkoly,
ve stanoveném rozsahu, s funkcí zabezpečovacího zařízení, požární ochranou v objektu, protipožární
signalizací, denním režimem areálu, směrnicemi pro provoz areálu a zásadami činnosti v mimořádných situacích.
8.4 Objednatel se zavazuje proškolit zdarma výkonné zaměstnance poskytovatele v případě specifických podmínek požární ochrany, bezpečnosti práce na pracovišti a s obsluhou systémů uvedených v příloze č. 1 smlouvy. Toto proškolení provede objednatel jedenkrát a to pro všechny zaměstnance poskytovatele současně. Termín bude dohodnut oběma smluvními stranami a to před zahájením služeb poskytovatelem. Druhé a každé další zaškolení zaměstnanců poskytovatele v případě nových zaměstnanců provede poskytovatel sám na své náklady.
8.5 Objednatel si vyhrazuje právo upravit interval pochůzek ostrahy a to v závislosti na provozu objektů.
8.6 Objednatel stanoví úkoly výkonných zaměstnanců poskytovatele a v případě potřeby vymezí prostory, do kterých výkonní zaměstnanci poskytovatele nemají přístup s výjimkou:
a) vzniku mimořádných situací souvisejících s předmětem plnění smlouvy,
b) výjimečných případů na pokyn odpovědného pracovníka objednatele.
8.7 Objednatel je povinen úzce spolupracovat s poskytovatelem a vytvářet poskytovateli podmínky pro
plnění předmětu smlouvy.
IX. Závazek mlčenlivosti
9.1 Žádná smluvní strana neprozradí žádné osobě, ani nepoužije nebo nevyužije pro jakýkoli účel žádné informace, jež získá nebo již získala při realizaci této smlouvy o druhé straně, pokud by tímto druhé smluvní straně měla nebo mohla vzniknout jakákoli újma na majetku nebo pověsti. Obě strany této smlouvy jsou povinny zachovávat mlčenlivost také o všech skutečnostech, jejichž vyzrazení třetí osobě bez předchozího souhlasu druhé smluvní stranou by mohlo druhé smluvní straně, popřípadě třetí osobě s touto stranou jednající ve shodě, nebo jejich zaměstnancům, přivodit újmu. Vznikne‐li objednateli porušením této povinnosti škoda, je poskytovatel povinen ji objednateli uhradit v plné výši bez omezení.
9.2 Pracovníci poskytovatele byli seznámeni s povinností zachovat mlčenlivost o skutečnostech, o nichž se v průběhu poskytování služeb dozvědí, a to i v případě ukončení činnosti podle této smlouvy, nebo zaměstnaneckého poměru u poskytovatele po dobu nejméně 1 roku.
X. Další ujednání
10.1 Poskytovatel je na základě § 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě v platném znění a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole) osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly. Poskytovatel tímto bere na vědomí, že na osobu povinnou spolupůsobit se vztahují stejná práva a povinnosti jako na kontrolovanou osobu. Poskytovatel se dále zavazuje zajistit splnění této povinnosti u svých případných poddodavatelů.
10.2 Jednotlivá ustanovení této smlouvy jsou do nejvyšší přípustné možné míry podle právních předpisů oddělitelná od ostatního obsahu této smlouvy. Nevynutitelnost a/nebo neplatnost a/nebo neúčinnost kteréhokoli ujednání smlouvy neovlivní vynutitelnost a/nebo platnost a/nebo účinnost jejích ostatních jednání. V případě, že by jakékoli ujednání této smlouvy mělo pozbýt platnosti a/nebo účinnosti, zavazují se tímto smluvní strany zahájit jednání a v co možná nejkratším termínu se dohodnout na přijatelném způsobu provedení záměrů obsažených v takovém ujednání této smlouvy, jež platnosti a/nebo účinnosti a/nebo vynutitelnosti pozbyla.
XI. Doba trvání, možnost ukončení a zánik smlouvy
11.1 Tato smlouva se sjednává na dobu určitou, a to
a) buď na období 24 měsíců ode dne účinnosti smlouvy,
b) nebo na období tak, aby součet všech skutečně uhrazených cen poskytovateli za dobu trvání
smlouvy činil maximálně 5 700 000,‐ Kč bez DPH,
podle toho, která skutečnost nastane dříve.
11.2 Tuto smlouvu lze ukončit
x. xxxxxxxx dohodou obou smluvních stran,
b. písemnou výpovědí s dvouměsíční výpovědní dobou, která počne běžet prvým dnem, měsíce následujícího po doručení výpovědi adresátovi.
11.3 Smluvní strany sjednávají, že jestliže poskytovatel opakovaně poruší povinnosti uvedené v příloze č. 1 a/nebo v příloze č. 2 této smlouvy, je objednatel oprávněn od této smlouvy odstoupit, protože takové jednání poskytovatele je pro účely této smlouvy považováno za její podstatné porušení poskytovatelem. Za opakované porušení povinnosti jsou považovány minimálně tři jednotlivé a spolu nesouvisející případy. Poskytovatel musí být na porušení povinností vždy písemně upozorněn. Výpovědní lhůta v tomto případě činí jeden měsíc a počíná běžet prvním dnem následujícím po doručení výpovědi poskytovateli.
11.4 Nedostatek písemné formy dohody o ukončení smlouvy a/nebo výpovědi zakládá její neplatnost.
Nejpozději do 30 dnů od data skončení smlouvy jsou smluvní strany povinny vypořádat veškeré závazky vzniklé za trvání smlouvy do okamžiku jejího skončení.
XII. Závěrečná ustanovení
12.1. Tato smlouva nabývá platnosti dnem podpisu smlouvy a účinnosti dnem jejího uveřejnění v registru smluv.
12.2. Obě smluvní strany se zavazují ke dni ukončení platnosti této smlouvy vrátit druhé smluvní straně veškeré písemnosti a věci, které obdržela v souvislosti s plněním ustanovení této smlouvy nebo které jí náleží.
12.3. Smluvní strany se dohodly, že případné spory vzniklé ze vztahů založených touto smlouvou, budou přednostně řešit smírně, vzájemným jednáním a dohodou. Teprve v případě, že do 30 dnů od prvého společného projednání sporné věci nebude dosaženo oboustranně přijatelného řešení, bude věc prostřednictvím návrhu kterékoliv ze smluvních stran předložena k rozhodnutí věcně a místně příslušnému soudu.
12.4. Ve smyslu zákoníku práce č. 262/2006 Sb. § 101 odst. 3 jsou zaměstnavatelé povinni vzájemně se písemně informovat o rizicích a přijatých opatřeních k ochraně před jejich působením, která se týkají výkonu práce na pracovišti a spolupracovat při zajišťování bezpečnosti a ochrany zdraví při práci pro všechny zaměstnance na pracovišti.
12.5. V ostatních věcech se tento smluvní vztah řídí ustanoveními zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, příp. dalších příslušných předpisů.
12.6. Tuto smlouvu lze měnit nebo doplňovat pouze písemnými dodatky číslovanými vzestupnou číselnou řadou odsouhlasenými oběma smluvními stranami na stejné listině.
12.7. Smluvní strany berou na vědomí, že objednatel je ve smyslu § 2, odst.1, písm. e) osobou, na níž se vztahuje povinnost uveřejnění smluv v registru smluv ve smyslu zákona č. 340/2015 Sb. v platném znění. Smluvní strany souhlasí se zveřejněním této smlouvy v registru smluv v plném znění. Xxxxxxx zveřejní objednatel do 15 dní od jejího uzavření.
12.8. Poskytovatel prohlašuje, že je seznámen s povinnostmi stanovenými § 219 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů a zavazuje se poskytnout objednateli potřebnou součinnost.
12.9. Tato smlouva se vyhotovuje v čtyřech stejnopisech s platností originálu, z nichž dva obdrží poskytovatel a dva objednatel.
12.10. Smluvní strany prohlašují, že si tuto smlouvu přečetly, jejímu obsahu porozuměly, a že tato smlouva je výrazem jejich pravé a svobodné vůle, a že není uzavírána v tísni ani za nápadně nevýhodných podmínek. Na důkaz toho připojují své podpisy.
Přílohy:
Příloha č. 1: Rozpis činností poskytovatele
Příloha č. 2: Požadavky objednatele na zaměstnance poskytovatele
Příloha č. 3: Prováděcí předpis – činnosti dle smlouvy
V ……………………….. dne
Za objednatele :za poskytovatele
…………………………………………………… ……………………………………
doc. RNDr. Xxxxxx Xxxxx, Ph.D.
rektor
Příloha č. 1 smlouva ‐ Rozpis činností poskytovatele
Ostraha PCO (dále jen PCO)
1. Nepřetržitá služba s centrálním stanovištěm na recepci v budově sálu v objektu MFC
2. Nepřetržitá ochrana a ostraha majetku spočívá v těchto činnostech: zabraňovat krádežím, ztrátě, zneužití, poškození a zničení majetku, zabraňovat neoprávněnému vstupu/odchodu osob do/z jednotlivých objektů, zabraňovat neoprávněnému vjezdu/výjezdu dopravních prostředků do/z areálu, provádět neodkladné úkony, v případech, kdy byla v objektu páchána trestná činnost, podezření z jejího páchání nebo činnost poškozující majetek a zájmy objednatele
3. Výdej klíčů kompetentním osobám, příjem klíčů a vedení záznamů o zapůjčení klíčů.
4. Vydávání docházkových čipových karet návštěvám areálu a pracovníkům úklidu, vedení evidence
zapůjčených karet.
5. Evidence vydávání systémových klíčů a karet osobám (firmám), které provádějí činnosti v budovách
UJEP,
6. Provoz a ostraha svěřených objektů Provozní doba objektu MFC je v pracovní dny od 5:00 hod do 21:00 hod v této době jsou hlavní i vedlejší vstupy do objektů odstřeženy. Mimo provozní dobu v pracovní dny a celodenně ve dnech pracovního klidu a o státních svátcích je vstup do objektů možný pouze po schválení vedoucím OHS, nebo členům vedení UJEP. Další objekty předají provozní doby při podpisu smlouvy. Tyto doby se mohou měnit na základě písemného podkladu.
7. Obsluha a sledování elektronického požárního systému (EPS), v případě vzniku požáru, úrazu, mimořádné události, přivolání dle požární poplachové směrnice jednotky HZS (hasičské záchranné
služby), Policie ČR, popřípadě záchranné služby. O přivolání neprodleně informovat své nadřízené a odpovědné pracovníky objednatele. Při vyhlášení požáru ústřednou EPS, zajistit ovládání příslušných systémů, nebo předat signál o poplachu pro navazující profese, které zajistí ovládání příslušných systémů, mimo jiné také:
a. Akustický signál vyhlášení poplachu – aktivace požárních sirén/zvonů,
b. Ovládání výtahů ‐ dojezd, blokování (neevakuační výtahy),
8. Obsluha a sledování elektronického zabezpečovacího systému (EZS), tj. provádět zastřežení a odstřežení objektů a místností dle požadavků objednatele a provozního řádu objektů a reagovat na signály z těchto výstupů.
9. Obsluha a sledování výstupů z kamerového systému (CCTV), pravidelně kontrolovat funkčnost kamer, reagovat na signály z těchto výstupů.
10. Monitoring parkovacího režimu v areálu, ovládání závory k vjezdům/výjezdům na parkoviště do areálu a garáže
11. Monitoring a pravidelná kontrola funkčnosti výtahů. V případě uvíznutí osoby ve výtahu přivolat servis a osobu z výtahu vyprostit.
12. Evidence zjištěných nebo nahlášených závad na budově a celém areálu. Povinnost závady zadat do elektronického systému AMI.
13. Zhasnutí světel v době denního světla na schodištích, chodbách ‐průběžně během dne.
14. Provádět pochůzkové činnosti dle potřeb objednatele UJEP
15. Při zjištění jakékoli havárie v budově objednatele (prasklá voda, nefunkční topný systém apod.)
bezodkladně informovat zástupce objednatele a učinit všechna možná opatření k minimalizaci škod
Recepce (dále jen R)
1. Vstřícné vystupování a podávání informací v českém jazyce pro návštěvníky a pracovníky areálu
2. Základní dovednosti s počítačem (MS outlook, word, excel). Předávání klíčů, karet a materiálů a jejich evidence.
3. Vykonávání činnosti telefonní ústředny, tj. přepojení příchozího hovoru na příslušnou telefonní klapku dle seznamu.
4. V době povinných pochůzek pracovníka ostrahy či v době jeho pracovních přestávek převzít odpovědnost a zajistit v nezbytně nutném rozsahu činnosti ostrahy.
5. Přijímání finanční hotovost, pracovat s EET
6. Práce s ubytovacím systémem. „AT KOLEJE“
Podatelna dále jen P
Zajištění služeb podatelny ‐ pošty
Převzetí a zapisování příchozí a odchozí pošty včetně balíkové pošty (např. od kurýrních služeb) do programu IFIS (interní evidenční systém objednatele)
Xxxxx odchozí firemní korespondence na poštu k odeslání. dle xxxxxxx s objednatelem.
Chystání pošty k odeslání, tj. nadepsání obálek, vložení připravených dokumentů do obálek.
Příjem, označování a třídění došlých poštovních zásilek dle spisového a skartačního řádu
Příjem balíkových zásilek od přepravců a jejich třídění a evidence v analogové a elektronické podobě
Komunikace s fakultami univerzity a se všemi odděleními rektorátu
Evidence poštovních zásilek v programu IFIS v modulu Spisová služba a postoupení dokumentů na fakulty a oddělení rektorátu
Zpracování datových zpráv a jejich elektronické rozesílání na fakulty a oddělení univerzity
Skenování a evidence daňových dokladů a spolupráce s ekonomickým oddělením
Rozvoz a svoz dokumentů v rámci univerzity
Ukládání a archivace dokumentů
Spolupráce s Českou poštou a sledování změn cenové politiky
Kontrola náležitostí poštovních zásilek před odesláním
Spolupráce se společností Evrofin
Frankování poštovních zásilek výplatním strojem
Dodržování mlčenlivosti a ochrany osobních údajů
Příloha č. 2 smlouvy – požadavky objednatele na zaměstnance poskytovatele
1. Zaměstnanci poskytovatele budou v pracovněprávním vztahu k poskytovateli.
2.. Zaměstnanci budou fyzicky zdatní, bez významných fyzických omezení. Jakákoli fyzická omezení je nutno předem konzultovat s objednatelem, který rozhodne, zda je dané fyzické omezení překážkou pro výkon požadovaného druhu práce či nikoli, přičemž rozhodnutí objednatele je nepřezkoumatelné,
neodvolatelné a nelze proti němu podat jakýchkoli námitek.
3. Zaměstnanci musí být zdatnými uživateli PC, minimálně MS Office, MS Outlook, a zdatnými uživateli mobilního telefonu i pevné telefonní linky.
4. Zaměstnanci budou bez psychických omezení, tj. v případě problémů či havárií pomohou zachovat klid a pořádek v areálu, nezazmatkují a budou se řídit příslušnými předpisy pro případ havárií.
5. Zaměstnanci nesmí mít v trestním rejstříku záznam o spáchání úmyslného trestného činu. V případě jakéhokoli jiného záznamu v trestním rejstříku bude tento záznam předem konzultován s objednatelem, který rozhodne, zda je tento záznam překážkou pro výkon požadovaného druhu práce či nikoli, přičemž rozhodnutí objednatele je nepřezkoumatelné, neodvolatelné a nelze proti němu podat jakýchkoli námitek.
6. Zaměstnanci nesmí být po celou dobu výkonu práce pod vlivem alkoholu nebo omamných látek a v
průběhu služby nesmí používat alkoholické nápoje ani jiné návykové látky.
7. Zaměstnanci budou po celou dobu výkonu práce řádně upraveni. Řádnou úpravou je v tomto případě myšlen čistý oděv, čisté tělo (nezapáchající) včetně upraveného a čistého vlasového porostu hlavy a vousů.
8. Zaměstnanci po celou dobu práce dodržují příslušné bezpečnostní předpisy.
9. Po celou dobu výkonu práce není v prostorách recepce dovoleno provozovat hlučnou či jinou činnost působící rušivě na výkon služby.
10. Výkonní zaměstnanci ostrahy poskytovatele jsou zásadně řízeni pokyny poskytovatele. Veškeré
připomínky a organizační požadavky vyřizuje poskytovatel prostřednictvím své kontaktní osoby: ………………., tel. +420……………….. e‐mail…………… . Každý zaměstnanec poskytovatele musí
být schopen provést práce specifikované touto smlouvou, aniž by očekával od objednatele, že bude
jeho práci řídit.
11..Pracovníci podatelny musí mít platný řidičský průkaz a minimálně nejvyšší dosažené vzdělání maturitní zkouška.
Příloha č. 3 smlouvy – Prováděcí předpis činností dle smlouvy ‐
Ostraha dále jen O
Seznam kompetentních osob pro výdej klíčů bude předložen objednatelem – OHS.
Seznam kompetentních osob pro výdej systémových klíčů není vytvořen. Osoby (firmy), které provádějí v budovách UJEP činnosti, budou vždy doprovázet zástupci OHS UJEP.
Výdej systémových klíčů bude tedy probíhat vždy a pouze na pokyn OHS.
Mimo provozní dobu objektů UJEP bude povolena přítomnost zaměstnanců UJEP pouze po předchozím osobním nahlášení na recepci. Nahlášenými údaji jsou jméno a prostor, kde se bude uživatel pohybovat.
V případě vzniku požáru, úrazu, mimořádné události, přivolání dle požární poplachové směrnice jednotky HZS (hasičské záchranné služby), policie ČR, popřípadě záchranné služby budou informováni odpovědní pracovníci objednatele – OHS, jejichž seznam bude předložen objednatelem – OHS.
Požární poplachová směrnice a seznam kompetentních osob pro ovládání příslušných systémů budou dodány objednatelem – OHS při zahájení činnosti poskytovatele.
Seznam požadavků na obsluhu EZS a časů na zastřežení a odstřežení objektů a místností bude předložen objednatelem – OHS
Četnost kontrol funkčnosti výtahů a seznam kompetentních osob pro ohlášení poruchy bude dodán objednatelem – OHS při zahájení činnosti poskytovatele
Objednatel zajistí proškolení systému evidence zjištěných nebo nahlášených závad v systému AMI, Účet bude založen pro pracovníka recepce objednatelem ‐ OHS
Zhasnutí světel v době denního světla na schodištích, chodbách a respiriích bude probíhat obchůzkou, jejíž trasa bude dodána objednatelem – OHS.
Objednatel – OHS upřesní, jakým způsobem bude probíhat zjišťování poruch při provádění pochůzky.
Objednatel – OHS předloží poskytovateli seznam osob pro ohlášení jakékoli havárie v budově objednatele (prasklá voda, nefunkční topný systém apod.) včetně možnosti volání na pohotovostní telefon OHS.
Objednatel – OHS předloží poskytovateli seznam a umístění hlavních uzávěrů, popř. vypínačů. Tato místa budou poskytovateli fyzicky předvedena a provedeno zaškolení obsluhy objednatelem – OHS.
Podatelna dále jen P
Objednatel – OHS zajistí založení účtu a zaškolení pracovníků podatelny do programu AMI,FIS,IMIS
První Pracovnice:
1. Doporučená pošta, datové zprávy, e-maily z REJECTED
2. Zaevidování (PID) (PF, PŘF,FF,FSE A HOŘENÍ)
3. Rozvoz pošty po fakultách
4. VNITŘNÍ POŠTA Z FAKULT, EO-faktury i z „vyřizuje se“
5. Frankování obyčejné pošty vč součtů a lepení „R“+pytel a odvoz pošty na recepci, vyřízení odpoledních balíků
6. Součty frankování
Druhá pracovnice:
Obyčejná pošta, faktury z „vyřizuje se“
Zaevidování (PID) FZS,FŽP,FUD, FSI,SKM,HOŘENÍ
Ranní faktury+faktury z „vyřizuje se“,rektorát, ranní+dopolední balíky
Vnitřní pošta z fakult, .ZAMO, ,Rektorát schránky
Frankování doporučené pošty včetně součtů, dopisy ze schránek k odeslání, výtisk podacích archů+lepení „R“
Faktury i z „vyřizuje se“
Recepce dále jen R
Vydává klíče od kanceláří zaměstnanců dle seznamu pracovníků
Kontroluje obsazenost aul dle rozvrhu a vydává a kontroluje navrácení klíčů
Dle vydaných požadavků na služební vozy a vydává klíče od vozidel
Kontroluje správnost zápisu údajů po návratu vozidel
Vyřizuje a rozděluje telefonní hovory
Kontroluje průchod návštěv a podává informace o budově
Spolupracuje s ostrahou při pohybu vozidel a osob.
Recepce vysokoškolských kolejí
Kontroluje oprávnění vstupu do kolejí UJEP.
Odpovídá za svěřený inventář včetně klíčů.
Stanoveným způsobem eviduje ubytování hostů, ubytování cizinců včetně oznámení pro Cizineckou policii ČR, návštěvy ubytovaných studentů, zaměstnanců a hostů, výdej prádla a inventáře SKM, doporučenou poštu a balíky, přidělené klíče a na základě příslušných dokladů je zapůjčuje studentům, ostatním ubytovaným a dalším pověřeným osobám, závady k zajištění nutných oprav.
Od přechodně ubytovaných osob zajišťuje inkaso stanovených poplatků a provádí vyúčtování pro ubytovací kancelář.
Má hmotnou zodpovědnost za finanční hotovost a svěřený majetek SKM.
Je povinen znát Kolejní řád, bezpečnostní předpisy a protipožární předpisy a dbá na jejich dodržování.
Umí zacházet s hasicími přístroji a protipožárním zařízením na koleji.
Zabezpečuje řádné osvětlení objektu včetně areálu kolejí UJEP.
V nočních hodinách provádí obchůzky celé budovy a provádí kontrolu uzavření chodbových oken, kontrolu uzamčení všech vstupů do budovy, kontrolu společných kuchyněk a prádelen atd.
V případě zjištění trestné činnosti či důvodného podezření na trestnou činnost (podezřelé osoby, krádeže, násilné vniknutí cizí osoby do prostoru kolejí atd.) informuje o této skutečnosti Policii ČR a nadřízeného pracovníka.
Pomáhá vyřešit případné závažné zdravotní komplikace ubytovaných.
Při předávání služeb je povinen informovat novou směnu o důležitých událostech, které během směny nastaly, provést záznam o předání služby, provést kontrolu úplnosti klíčů a předat hotovostní tržbu za ubytování a služby s ubytováním spojené.
V případě poruchy na výtazích zajistí vyproštění osob a nahlásí poruchu na příslušné telefonní číslo (pohotovost výtahářů).
Zdržuje se na vrátnici a opouští ji pouze v nejnutnějších případech.
Plní funkci osoby pověřené zabezpečením požární ochrany mj. v době sníženého provozu a v mimopracovní době, přičemž tato funkce zahrnuje zejména následující činnosti a úkony:
koná pravidelné pochůzky a dohlíží na dodržování předpisů o požární ochraně;
v případě vzniku požáru provádí nutná opatření k záchraně ohrožených osob:
vybíhá do 13 podlaží, kontroluje prostory budovy a pomáhá při evakuaci osob, zvířat, případně materiálu;
pokouší se (pokud to lze) uhasit vlastními silami vzniklý požár;
přivolává jednotku požární ochrany;
účastní se likvidace požáru a v případě pokynu velitele požární hlídky poskytuje osobní a věcnou pomoc;
zajišťuje vypnutí určených médií (plyn, elektrický proud aj.).
Dle pokynů určeného vedoucího zaměstnance SKM UJEP vykonává další potřebné práce, které nejsou v tomto rámcovém popisu uvedeny, avšak vyplynou z provozu SKM UJEP.
Fakulta-FF, MFC-multifunkční centrum (rektorát), Pedagogická Fakulta-PF, Přírodovědecká Fakulta-PŘF, Fakulta sociálně ekonomická-FSE, Fakulta životního prostředí-FŽP, Fakulta strojního inženýrství-FSI, Fakulta umění a designu-FUD, Správa kolejí a menz-SKM, Fakulta zdravotnických studií-FZS