Čl. I.
SMLOUVA O POSKYTOVÁNÍ SLUŽEB - ZPRACOVÁNÍ MZDOVÉ AGENDY
dle § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, ve znění pozdějších předpisi (dále jen „občanský zákoník“)
Čl. I.
Smluvní strany
1. Objednatel: Domov U Biřičky
se sídlem: K Biřičce 1240, 500 08 Hradec Králové
IČ: 00579033
DIČ: CZ00579033
zastoupen: Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxx, MPA, ředitelka
zápis v OR: zapsána v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Hradci Králové, oddíl Pr, vložka 683 tel.: x000 000 000 000
bank. spojení: č. ú.: 25535511/0100, banka: Komerční banka a.s. (dále jen „objednatel“)
a
2. Poskytovatel: CESORG a.s.
se sídlem: Xxxxxxxxxx 000 /00, Xxxxxx Xxxxxxx , XXX 000 00 IČ: 08633061
DIČ: CZ08633061
zastoupen: Xxx. Xxxxxx Xxxxxxx, předseda představenstva
zápis v OR: zapsána v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Hradci Králové, oddíl B, vložka 3689
tel.: x000 000 000 000
e-mail: xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxx.xx
bank. spojení: č. ú.: 2701723286 / 2010 , banka: Fio banka a.s. (dále jen „poskytovatel“)
(společně také jako „smluvní strany“)
tímto uzavírají níže uvedeného dne, měsíce a roku tuto
SMLOUVU O POSKYTOVÁNÍ SLUŽEB - ZPRACOVÁNÍ MZDOVÉ AGENDY
(dále jen „Smlouva“)
Čl. II.
Preambule
1. Objednatel uzavírá tuto smlouvu s poskytovatelem jako logický krok následující po výběrovém řízení veřejné zakázky s názvem:
„Zpracování mezd a mzdové agendy“ (dále jen „výběrové řízení“)
Výběrové řízení bylo zadáno jako veřejná zakázka malého rozsahu mimo režim zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, a dále zadáno v souladu se Směrnicí Rady Královéhradeckého kraje č. 3, kterou se stanovuje postup při zadávání veřejných zakázek. Všechny podmínky uvedené ve výběrovém řízení (zadávací dokumentaci včetně příloh apod.), jakož i údaje v nabídce účastníka, jsou platné a závazné pro plnění veřejné zakázky i když nejsou výslovně uvedeny v této Smlouvě.
2. Smluvní strany prohlašují, že se před uzavřením této Smlouvy nedopustily v souvislosti s výběrovým řízením samy nebo prostřednictvím jiné osoby žádného jednání, jež by odporovalo předpisům o zadávání veřejných zakázek či dobrým mravům nebo tyto pravidla obcházelo. Dále smluvní strany prohlašují, že nenabízely žádné výhody osobám podílejícím se na zadání veřejné zakázky ve výběrovém řízení, na základě kterého byla uzavřena tato Smlouva, a že se zejména ve vztahu k ostatním účastníkům výběrového řízení nedopustily žádného jednání narušujícího hospodářskou soutěž.
Čl. III.
Předmět Smlouvy
1. Na základě této Xxxxxxx se poskytovatel zavazuje na účet objednatele a jeho jménem zajistit výkon činností dle této Smlouvy spočívající v poskytování komplexního poradenství v oblasti mzdové agendy související s činností objednatele.
2. Předmětem této Smlouvy je zpracovávání a vedení mzdové agendy poskytovatelem pro objednatele (outsourcing mzdové agendy), a to provedení a zajištění těchto služeb pro příspěvkovou organizaci Domov U Biřičky spočívající v kompletním zpracování platové agendy zaměstnanců, kteří jsou v pracovním i mimopracovním poměru u zadavatele dle zákoníku práce, a to v rozsahu min. 200 zaměstnanců a zajištění případných dalších služeb, poradenství a úkonů spojených s kompletním vedením mzdové agendy.
Předmětem této Smlouvy je dále úprava práv a povinností smluvních stran při plnění závazku poskytovatele poskytnout na svůj náklad a nebezpečí pro objednatele poskytování služeb zpracování a vedení mzdové agendy zahrnující zejména činnosti spočívající v pravidelném měsíčním zpracování mzdové agendy zaměstnanců, poskytování poradenství v rámci zadavatelem určených a vymezených hodin, roční zúčtování mezd zaměstnanců a vyúčtování zálohové a srážkové daně a zároveň také poskytnutí (či zajištění poskytnutí) licence k použitému personálnímu a mzdovému systému, který poskytovatel zajití pro objednatele za účelem řádného plnění služeb zpracování a vedení mzdové agendy.
(dále také jako „služby“).
3. Bližší specifikace a parametry služeb včetně bližšího popisu činností a výkonů poskytovaných poskytovatelem jsou stanoveny ve Specifikaci služeb mzdové agendy, která tvoří Přílohu č. 1 této Smlouvy (dále jen „Specifikace služeb“).
4. Způsob výkonu poskytovaných služeb ze strany poskytovatele bude spočívat zejména v následujícím:
1) Služby Měsíčního zpracování mzdové agendy zaměstnanců
2) Služby Hodinového poskytování dalšího poradenství
3) Služby Ročního zúčtování mezd zaměstnanců a vyúčtování zálohové a srážkové daně
4) Roční poskytnutí licence k použitému personálnímu a mzdovému systému
5. Poskytovatel se zavazuje služby podle této Xxxxxxx zajišťovat prostřednictvím vedoucí účetní, která splňuje Kvalifikační předpoklady podle této Smlouvy a souvisejícího výběrového řízení (dále také „Vedoucí účetní“), kdy tato Vedoucí účetní se bude garantem poskytování veškerých služeb dle této Smlouvy.
6. Poskytovatel se zavazuje poskytovat služby v rozsahu specifikovaném touto Smlouvou, nicméně dále je poskytovatel povinen provádět i další činnosti, jichž je za účelem dosažení předmětu této Smlouvy zapotřebí.
7. Poskytovatel se zavazuje konat služby a vykonávat jednotlivé činnosti za podmínek obecně závazných právních předpisů a ustanovení této Smlouvy. Objednatel se zavazuje poskytnout nezbytnou součinnost pro plnění této Smlouvy a za poskytnuté služby zaplatit sjednanou cenu.
8. Objednatel se za činnost poskytovatele dle této Smlouvy zavazuje zaplatit poskytovateli sjednanou odměnu dle této Smlouvy.
Čl. III.
Realizace předmětu této Smlouvy
Rozsah činností a poskytování služeb v rámci této smlouvy bude vykonáván ve formě:
1. Služby Měsíčního zpracování mzdové agendy zaměstnanců:
a) Tyto služby a poradenství na základě ujednání smluvní stran zahrnují pravidelné zpracování a vedení komplexní mzdové agendy zaměstnanců objednatele v rámci provozu Domova U Biřičky, a to v každém kalendářním měsíci včetně veškerých mzdových účetních úkonů nezbytných ke zpracovávání v každém měsíci v rámci mzdové agendy.
b) Bližší závazný rozsah, specifikace a popis těchto služeb je definován v Bodě č. 1) ve Specifikaci služeb
jako Přílohy č. 1 této Smlouvy, tj. 1) Služby Měsíčního zpracování mzdové agendy zaměstnanců.
2. Služby Hodinového poskytování dalšího poradenství:
a) Tyto služby a poradenství na základě ujednání smluvní stran zahrnují pravidelné poskytování poradenství v rámci mzdové agendy, a to formou osobní konzultace v sídle Domova U Biřičky a zajištěním účasti Vedoucí účetní na těchto osobních konzultacích v pravidelných časových intervalech 1x týdně minimálně od 8 do 10 hodin ve sjednaný den v týdnu dle dohody stran.
b) Bližší závazný rozsah, specifikace a popis těchto služeb je definován v Bodě č. 2) ve Specifikaci služeb jako Přílohy č. 1 této Smlouvy, tj. 2) Služby Hodinového poskytování dalšího poradenství.
3. Služby Ročního zúčtování mezd zaměstnanců a vyúčtování zálohové a srážkové daně:
a) Tyto služby a poradenství na základě ujednání smluvní stran zahrnují pravidelná roční zúčtování a závěrky v rámci zpracovávání a vedení komplexní mzdové agendy zaměstnanců objednatele v rámci provozu Domova U Biřičky, a to včetně veškerých mzdových účetních úkonů nezbytných ke zpracovávání ročních zúčtování a závěrek v rámci mzdové agendy.
b) Bližší závazný rozsah, specifikace a popis těchto služeb je definován v Bodě č. 3) ve Specifikaci služeb jako Přílohy č. 1 této Smlouvy, tj. 3) Služby Ročního zúčtování mezd zaměstnanců a vyúčtování zálohové a srážkové daně.
4. Roční poskytnutí licence k použitému personálnímu a mzdovému systému:
a) Tyto služby a poradenství na základě ujednání smluvní stran zahrnují poskytnutí příslušné licence k použitému personálnímu a mzdovému systému, vedení a správu tohoto systému zpracování dat (software), který splňuje požadavky na požadované výstupy, a který je v souladu s platnou legislativou.
b) Bližší závazný rozsah, specifikace a popis těchto služeb je definován v Bodě č.4) ve Specifikaci služeb jako Přílohy č. 1 této Smlouvy, tj. 4) Roční poskytnutí licence k použitému personálnímu a mzdovému systému.
Čl. IV.
Práva a povinnosti poskytovatele
1. Poskytovatel bude při zabezpečování veškerých činností podle této Smlouvy postupovat s odbornou péčí, v souladu se svými povinnostmi stanovenými touto Smlouvou, v souladu s obecně závaznými právními předpisy, relevantní judikaturou a výkladovou praxí, interními předpisy objednatele a ostatními právními dokumenty, jimiž je objednatel vázán. Výkon své činnosti a poskytování služeb bude poskytovatel uskutečňovat v souladu se zájmy objednatele a podle jeho pokynů.
2. Poskytovatel je povinen při poskytování sjednaných služeb podle této Xxxxxxx dodržovat vnitřní předpisy objednatele a objednatel za tímto účelem umožní poskytovateli se s těmito předpisy seznámit.
3. Poskytovatel je povinen informovat objednatele o otázkách postupu při poskytování služeb a zařizování záležitostí podle této Smlouvy. Poskytovatel je dále povinen informovat objednatele o svém postupu ve všech případech, kdy o to bude objednatelem požádán.
4. Poskytovatel je dále povinen bez zbytečného odkladu oznámit objednateli všechny okolnosti, které zjistil při uskutečňování výkonu činnosti a poskytování služeb pro objednatele, a které mohou mít vliv na změnu pokynů nebo zájmů objednatele. Od pokynů objednatele se smí poskytovatel odchýlit, jen je- li to naléhavě nezbytné v zájmu objednatele a poskytovatel nemůže včas obdržet jeho souhlas. O takové skutečnosti, tj. odchýlení se od pokynů objednatele, je poskytovatel povinen informovat objednatele bez zbytečného odkladu, a to nejpozději do 3 dnů ode dne vykonání činnosti či provedení úkonu, který je odchylný od pokynů objednatele.
5. Zjistí-li poskytovatel, že pokyny objednatele jsou nevhodné či neúčelné nebo jsou v rozporu se zákonem nebo jinými právními předpisy, je poskytovatel povinen na tuto skutečnost objednatele upozornit. Bude-li objednatel přes toto upozornění na splnění svých pokynů trvat, má poskytovatel právo:
a) požádat o písemné potvrzení pokynu;
b) přerušit poskytování konkrétní jednotlivé služby či pokynu za předpokladu, že pokyny objednatele jsou v rozporu s touto Smlouvou, zákony či právními předpisy a poskytovatel na takový nesoulad či nevhodnost pokynu objednatele upozornil.
6. Poskytovatel se zavazuje, že na veškeré informace, které od objednatele obdrží v průběhu plnění této Smlouvy bude odpovědně a řádně uplatňovat závazek mlčenlivosti vůči třetím stranám (s výjimkou použití informací k účelu plnění této Smlouvy, tj. poskytování služeb zpracování mezd a mzdové agendy). Poskytovatel se zavazuje, že veškeré předané informace, podklady a doklady, které obdrží či získá od objednatele, bude používat výhradně jen za účelem plnění této Smlouvy.
7. Poskytovatel je povinen po celou dobu platnosti této Smlouvy disponovat platným zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu a na vyžádání objednatele komunikovat prostřednictvím datové schránky, a to jak s objednatelem, tak i s veškerými dalšími stranami (zejména orgány veřejné správy).
8. Poskytovatel je povinen archivovat veškeré doklady, podklady a jinou dokumentaci, kterou získá v průběhu plnění činností a poskytování služeb dle této Smlouvy a předat je objednateli při ukončení této Smlouvy.
9. Poskytovatel poskytuje služby v písemné formě (v podobě listinné či elektronické), formou telefonických konzultací, osobních porad či účasti na jednání, vždy však v souladu s podmínkami této Smlouvy, případně podmínkami, které objednatel určí v objednávce příslušné činnosti či služby.
10. Poskytovatel je povinen předávat objednateli pravidelně výsledky činnosti a poskytování služeb dle této Smlouvy, a to bez zbytečného odkladu nejpozději do 7 dnů ode dne uskutečnění příslušné činnosti, výkonu či úkonů, nebude-li sjednáno jinak.
11. Poskytovatel poskytuje služby osobně, a to zejména prostřednictvím osoby Vedoucí účetní. Poskytovatel je povinen zajistit, aby Vedoucí účetní vykonávající službu dle této Smlouvy disponoval/a následujícími kvalifikačními předpoklady:
a) min. středoškolské vzdělání s maturitou
b) min. 5 let praxe v oboru vedení mzdové agendy;
c) odborná kvalifikace, tj. praxe v oblasti výkonu funkce účetní při minimálně 2 realizacích referenčních služeb za poslední 5 let před zahájením tohoto výběrového řízení, a to:
I. odborná kvalifikace v rámci realizace služeb spočívajících v poskytování služeb mzdové agendy pro veřejnosprávní subjekt, který je poskytovatelem sociálních či zdravotních služeb s minimálně 200 zaměstnanci, a to s využitím kompatibilních softwarových nástrojů se mzdovým a personálním informačním systémem a v hodnotě poskytované služby min. 1.000.0000,- kč bez DPH;
a zároveň
II. odborná kvalifikace v rámci realizace služeb spočívajících v poskytování služeb mzdové agendy pro subjekt, který funguje v nepřetržitém provozu, a to s využitím kompatibilních softwarových nástrojů se mzdovým a personálním informačním systémem a v hodnotě poskytované služby min. 200.000,- kč bez DPH.
Poskytovatel je oprávněn učinit výměnu či změnu Vedoucí účetní v odůvodněných případech, které objednateli sdělí písemně a řádně odůvodnění, a/nebo v případě opakovaných (min. 2x) odůvodněných výhrad objednatele ke konkrétní Vedoucí účetní sdělených poskytovateli nebo v případě ztráty či porušení kvalifikačních předpokladů dle shora uvedených písm. a) až c) tohoto odstavce stávající Vedoucí účetní. O každé takové změně či výměně Vedoucí účetní je v termínu do tří (3) pracovních dnů poskytovatel povinen informovat objednatele a zároveň mu předat doklady a údaje o nové Vedoucí účetní, která splňuje shora uvedené kvalifikační předpoklady dle písm. a) až c) tohoto odstavce včetně doložení informací a dokladů o naplnění kvalifikačních předpokladů dle písm. a) až c) tohoto odstavce.
12. Poskytovatel je oprávněn pověřit plněním předmětu této Smlouvy či jeho části jinou (třetí) osobu (dále jen „poddodavatel“). V takovém případě odpovídá poskytovatel objednateli, jako by plnil sám, kdy je v rámci plnění prostřednictvím poddodavatele poskytovatel povinen dodržet ustanovení o poddodavatelském systému dle této Smlouvy.
Čl. V.
Práva a povinnosti poskytovatele
1. Objednatel se zavazuje poskytnout poskytovateli, popřípadě poskytovatelem zmocněné osobě úplné, pravdivé a včasné informace potřebné k řádnému plnění závazků poskytovatele a zavazuje se pravidelně předávat poskytovateli vyžádané informace, podklady a doklady k řádnému výkonu činnosti a poskytování služeb poskytovatele dle této Smlouvy.
2. Objednatel poskytne poskytovateli, popřípadě poskytovatelem zmocněné osobě veškerou součinnost, která se v průběhu plnění závazků poskytovatele dle této Smlouvy projeví jako potřebná a zavazuje se zajistit dostatečnou spolupráci ze strany zaměstnanců objednatele.
3. Objednatel se zavazuje seznámit poskytovatele se všemi relevantními skutečnostmi, které jsou nezbytné pro poskytnutí každé jednotlivé služby.
4. Objednatel je oprávněn v průběhu trvání a plnění této Smlouvy provádět kontrolu plnění smluvních povinností poskytovatele prostřednictvím osoby, kterou za tímto účelem určí a případně zmocní.
Čl. VI.
Cena za služby a platební podmínky
1. Smluvní strany se dohodly na odměně poskytovatele za výkon činnosti a poskytování služeb dle této Smlouvy následujících výších:
a) Služby Měsíčního zpracování mzdové agendy zaměstnanců
1. | Cena za Měsíční zpracování mzdové agendy zaměstnanců (v Kč bez DPH / měsíčně) (v Kč bez DPH) | 39.000,- Kč |
2. | DPH | 8.190- Kč |
3. | Cena za Měsíční zpracování mzdové agendy zaměstnanců (v Kč včetně DPH / měsíčně) | 47.190,- Kč |
b) Služby Hodinového poskytování dalšího poradenství
1. | Cena za Hodinové poskytování dalšího poradenství (v Kč bez DPH / hodina) | 780,- Kč |
2. | DPH | 164,- Kč |
3. | Cena za Hodinové poskytování dalšího poradenství (v Kč včetně DPH / hodina) | 944,- Kč |
c) Služby Ročního zúčtování mezd zaměstnanců a vyúčtování zálohové a srážkové daně
1. | Cena za Roční zúčtování mezd zaměstnanců a vyúčtování zálohové a srážkové daně (v Kč bez DPH / ročně) | 26.000,- Kč |
2. | DPH | 5.460,- Kč |
3. | Cena za Roční zúčtování mezd zaměstnanců a vyúčtování zálohové a srážkové daně (v Kč včetně DPH / ročně) | 31.460,- Kč |
d) Roční poskytnutí licence k použitému personálnímu a mzdovému systému
1. | Cena za Roční poskytnutí licence k použitému personálnímu a mzdovému systému (v Kč bez DPH / ročně) | 36.000,- Kč |
2. | DPH | 7.560 ,- Kč |
3. | Cena za Roční poskytnutí licence k použitému personálnímu a mzdovému systému (v Kč včetně DPH / ročně) | 43.560 ,- Kč |
2. K částkám odměny dle tohoto článku se objednatel zavazuje ve prospěch poskytovatele zaplatit vždy příslušnou částku odpovídající aktuální procentuální sazbě DPH dle platných a účinných právních předpisů.
3. Shora uvedené částky odměny jsou sjednány jako částky odměny nejvyšší možné a jako takové jsou závazné po celou dobu plnění této Smlouvy. Poskytovatel je oprávněn požadovat sjednanou výši odměny dle shora uvedeného pouze ve vztahu ke skutečně odvedeným činnostem, službám a poradenství. Součástí ceny služeb je poskytnutí odpovědnosti za řádnost poskytovaných služeb, a to za podmínek níže uvedených v této Smlouvě, a dále veškeré související činnosti a plnění stanovené dle této Smlouvy.
4. Smluvní strany tímto sjednávají, že v částce odměny jsou sjednány včetně veškerých poplatků, obchodních a jiných přirážek, daní, pojištění, licenčních poplatků a jsou v nich zároveň započítány i částky cestovného a dopravného do místa plnění v sídle objednatele, a poskytovatel není oprávněn navyšovat odměny o částky cestovného a dopravného do/z sídla objednatele.
5. Za účelem evidence rozsahu poskytnutých služeb a poradenství či dalších činností dle této Smlouvy smluvní strany sjednávají, že přílohou každého daňového dokladu (faktury), na základě kterého budou poskytovatelem fakturovány objednateli vykonané služby, bude také Výkaz služeb, který bude povinně obsahovat minimálně následující informace:
a) označení „Výkaz služeb“ a označení daňového dokladu (faktury), jejíž je přílohou;
b) identifikační údaje objednatele a poskytovatele (zejména název, sídlo, IČ, DIČ);
c) stručný popis každé jednotlivé služby, tj. co bylo obsahem této služby a jaký byl její rozsah;
d) datum vykonání či poskytnutí každé jednotlivé služby, úkonu či mzdové účetní operace;
e) výši dílčí odměny (ceny) za poskytnutí jednotlivé služby (tj. částka v Kč bez DPH); (dále jen „Výkaz služeb“)
6. Odměna za jednotlivé služby poskytované poskytovatelem dle odst. 1 této smlouvy bude objednatelem poskytovateli hrazena při splnění následujících podmínek:
a) Odměna za Měsíční zpracování mzdové agendy zaměstnanců:
Tato odměna ve výši sjednané ceny za Měsíční zpracování mzdové agendy zaměstnanců bude objednatelem poskytovali uhrazena na základě faktury (daňového dokladu) vystaveného poskytovatelem vždy po skončení příslušného kalendářního měsíce, a to nejpozději do 15. dne následujícího kalendářního měsíce po poskytnutém poradenství v rámci služeb měsíčního zpracování mzdové agendy zaměstnanců.
b) Odměna za Hodinové poskytování dalšího poradenství:
Tato odměna ve výši sjednané ceny za Hodinové poskytování dalšího poradenství bude objednatelem poskytovali uhrazena na základě faktury (daňového dokladu) vystaveného poskytovatelem vždy po skončení příslušného kalendářního měsíce, a to nejpozději do 15. dne následujícího kalendářního měsíce, a to na základě skutečně vykonaných a poskytnutých hodin poradenství v rámci těchto služeb dle této Smlouvy.
c) Odměna za Roční zúčtování mezd zaměstnanců a vyúčtování zálohové a srážkové daně:
Tato odměna ve výši sjednané ceny za Roční zúčtování mezd zaměstnanců a vyúčtování zálohové a srážkové daně bude objednatelem poskytovali uhrazena na základě faktury (daňového dokladu) vystaveného poskytovatelem vždy po skončení příslušného ročního zúčtovacího období, a to nejpozději do 15. dne následujícího kalendářního měsíce po poskytnutém poradenství v rámci služeb ročního zúčtování mezd zaměstnanců a vyúčtování zálohové a srážkové daně.
d) Odměna za Roční poskytnutí licence k použitému personálnímu a mzdovému systému:
Tato odměna ve výši sjednané ceny za Roční poskytnutí licence k použitému personálnímu a mzdovému systému bude objednatelem poskytovali uhrazena na základě faktury (daňového dokladu) vystaveného poskytovatelem vždy na příslušné ročního období předem, a to nejpozději do
15. dne následujícího kalendářního měsíce po poskytnutí licence k použitému personálnímu a mzdovému systému a následně v pravidelných ročních intervalech při každém prodloužení licence.
7. Úhrada částky ceny služby za řádné poskytnuté služby bude provedena vždy na základě faktury s náležitostmi daňového dokladu dle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon č. 235/2004 Sb.“) a dle příslušných ustanovení občanského zákoníku (dále jen „faktura“).
8. Právo na vystavení faktury a zaplacení ceny služby vzniká poskytovateli vždy zpětně, a to dle rozsahu služeb poskytnutých objednateli v daném sjednaném období (měsíce či roku). Poskytovatel je oprávněn vystavit fakturu nejdříve po skončení sjednaného období (měsíce či roku), ve kterém byly účtované služby skutečně a řádně objednateli poskytnuty. Přílohou příslušné faktury na úhradu ceny služby bude Výkaz služeb dle této Smlouvy.
9. Příslušnou fakturu vystavenou v souladu s tímto článkem Smlouvy (včetně všech nezbytných příloh) se poskytovatel zavazuje zaslat v elektronické podobě ve formě PDF dokumentu na e-mailovou adresu Kontaktní osoby na straně objednatele.
10. Objednatel se zavazuje uhradit veškeré řádně vystavené faktury dle této Smlouvy bezhotovostní platbou na účet poskytovatele specifikovaný v této Smlouvě s vyznačením sjednaného variabilního symbolu, a to ve lhůtě splatnosti 30 dní od doručení příslušné faktury objednateli.
11. Objednatel je oprávněn vadnou fakturu před uplynutím lhůty splatnosti vrátit druhé smluvní straně bez zaplacení k provedení opravy nebude-li faktura obsahovat některou povinnou součást dle příslušných právních předpisů nebo dohodnutou náležitost dle této Smlouvy nebo bude-li chybně vyúčtována cena služby. Ve vrácené faktuře objednatel vyznačí důvod vrácení. Poskytovatel provede opravu vystavením nové faktury. Vrátí-li objednatel vadnou fakturu poskytovateli, přestává běžet původní lhůta splatnosti. Celá lhůta splatnosti běží opět ode dne doručení nově vyhotovené faktury objednateli.
12. Termínem úhrady řádně vystaveného faktury dle této Smlouvy se rozumí den, kdy jsou finanční prostředky na úhradu faktury odepsány z účtu objednatele.
13. V případě, že o poskytovateli jako o poskytovateli zdanitelného plnění je zveřejněna informace (záznam), a to i způsobem umožňujícím dálkový přístup, že je nespolehlivým plátcem DPH, v souladu se zněním zákona č. 235/2004 Sb., bude považováno za splnění závazku objednatele i zaplacení částky ve výši DPH na účet příslušného správce daně (pokud k tomu bude objednatel vyzván) a zbývající část kupní ceny o DPH poníženou poskytovatelem.
Čl. VII.
Doba trvání smlouvy a místo plnění
1. Smluvní strany sjednávají uzavření této smlouvy na dobu určitou, a to následovně:
a) termín zahájení plnění Smlouvy: od 1. dne měsíce následujícího po uzavření a účinnosti této Smlouvy;
b) termín ukončení plnění Smlouvy: uplynutím 36 měsíců ode dne uzavření smlouvy či do okamžiku
dosažení (vyčerpání) částky za provedené dodávky materiálu ve výši 1.990.000,- Kč bez DPH, dle toho, která z těchto skutečností nastane dříve.
2. Smluvní strany tímto berou na vědomí specifické podmínky ukončení či prodloužení trvání této Smlouvy s ohledem na shora sjednané termíny, a to následující:
a) účinnosti této Smlouvy (celkové doby trvání Smlouvy) bude ukončena i před uplynutím doby 36 měsíců ode dne uzavření Smlouvy, a to v případě, že před tímto okamžikem dojde k dosažení (vyčerpání) mezní částky za provedené služby ve výši 1.990.000,- Kč bez DPH; v takovém případě účinnost této Smlouvy končí dříve než uplynutím shora uvedené doby, a to dosažením výše specifikované mezní částky; nebo
b) účinnost této Smlouvy (celkové doby trvání Smlouvy) bude prodloužena i po uplynutí doby 36 měsíců ode dne uzavření Smlouvy, a to v případě, že k tomuto okamžiku nedojde k dosažení (vyčerpání) mezní částky za provedené služby ve výši 1.990.000,- Kč bez DPH; v takovém případě účinnost této Smlouvy pokračuje i po uplynutí shora uvedené doby, a to až do doby dosažení výše specifikované mezní částky.
3. Místem plnění předmětu této Smlouvy, nebude-li smluvními stranami sjednáno jiné místo plnění, je sídlo objednatele, tj. budovy, ve kterých objednatel vykonává svou činnost, na adrese: Domov U Biřičky, K Biřičce 1240, 500 08 Hradec Králové, a to zejména v rámci poradenství a služeb definovaných jako Hodinové poskytování dalšího poradenství a dále i na jiných místech, případně na vyžádání objednatele i na místech objednatelem určených.
Čl. VIII.
Zajištění licence k mzdovému a personálními systému
1. Poskytovatel se tímto zavazuje zajistit pro objednatele poskytnutí licence či adekvátní podlicence k mzdovému a personálnímu systému použitému poskytovatelem v rámci poskytování služeb dle této Smlouvy, a to v souladu s ustanovením § 2360 občanského zákoníku (dále jen „licence“). Poskytovatel se zavazuje, že na základě této Smlouvy poskytne či zprostředkuje poskytnutí shora uvedené licence pro objednatele, a to v časově, množstevně a místně přiměřeném rozsahu práv užívat a využívat příslušný mzdový a personální systém dle výše uvedeného adekvátními způsoby užití uvedenými v
§ 12 odst. 4 zákona č. 121/2000 Sb., autorský zákon v platném znění (dále jen „autorský zákon“) nezbytnými pro řádné zajištění poskytování služeb dle této Smlouvy.
2. Poskytovatel je povinen informovat objednatele o zajištěné licenci k mzdovému a personálnímu systému použitému poskytovatelem v rámci poskytování služeb dle této Smlouvy, a to nejpozději ke dni zahájení poskytování služeb dle této Smlouvy.
3. Poskytovatel je povinen zajistit řádné proškolení osob určených objednatelem z řad pracovníků objednatele v počtu min. 2 osob, a to s potřebnými funkcionalitami, způsobem ovládání, přístupy a užíváním mzdového a personálního systému použitého poskytovatelem v rámci poskytování služeb dle této Smlouvy. Poskytovatel je povinen zajistit řádné provedení školení dle předchozí věty nejpozději do 14 dnů ode dne uzavření této Smlouvy, a to v rozsahu nezbytném k tomu, aby byly osoby určené objednatelem schopny plně ovládat potřebné funkcionality a přístupy nezbytné k řádnému fungování služeb dle této Smlouvy. Poskytovatel je povinen pravidelně zajišťovat pro objednatele, resp. jeho pověřené a určené pracovníky, aktualizaci školení týkajících se ovládání, užívání a práce s příslušným mzdovým a personálním systémem v rámci poskytované licence.
4. Smluvní strany sjednávají, že cena a veškeré náklady na poskytnutí licence k mzdovému a personálnímu systému použitému poskytovatelem v rámci poskytování služeb dle této Smlouvy včetně jeho aktualizace, udržování provozuschopnosti a funkčnosti a zaškolení pracovníků objednatele (včetně pravidelné aktualizace těchto školení) je zahrnuta v Odměně za Roční poskytnutí licence k použitému personálnímu a mzdovému systému dle čl. VI. této Smlouvy.
5. Objednatel je oprávněn užívat příslušný personální a mzdový sytém v rámci udělené licence v rozsahu nezbytném pro fungování služeb dle této Smlouvy poskytovaných poskytovatelem a dále je oprávněn jej užívat v rozsahu funkcionalit a přístupů, které jsou nezbytné ke kontrole činností a služeb poskytovaných poskytovatelem.
Čl. IX.
Ochrana informací
1. Právní vztahy vznikající mezi smluvními stranami v oblasti obchodního tajemství se řídí příslušnými ustanoveními zákona. Obě smluvní strany se zavazují, že zachovají jako neveřejné informace a zprávy týkající se vlastní spolupráce a vnitřních záležitostí smluvních stran, pokud by jejich zveřejnění mohlo poškodit druhou smluvní stranu. Povinnost poskytovat informace podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů tím není dotčena. (dále také jako
„Povinnost mlčenlivosti“)
2. Smluvní strany budou za neveřejné informace považovat též veškeré informace vzájemně poskytnuté v jakékoliv objektivně vnímatelné formě ústně, v listinné, elektronické, vizuální nebo jiné podobě, jakož i know-how, a které mají skutečnou nebo alespoň potenciální hodnotu a které nejsou v příslušných obchodních kruzích běžně dostupné nebo u kterých se z povahy dá předpokládat, že se jedná o
informace neveřejné, resp. podléhající závazku mlčenlivosti, a které se dozvěděly v souvislosti s plněním této Smlouvy.
3. Smluvní strany se zavazují, že neuvolní třetí osobě neveřejné informace druhé smluvní strany bez jejího souhlasu, a to v jakékoliv formě, a že podniknou všechny nezbytné kroky k zabezpečení těchto informací. To neplatí, mají-li být za účelem plnění této Smlouvy potřebné informace zpřístupněny zaměstnancům, statutárním orgánům nebo jejich členům nebo třetím osobám, které se podílejí na plnění předmětu této Smlouvy.
4. Smluvní strany se zavazují, že o povinnosti utajovat neveřejné informace poučí své zaměstnance a případné své dodavatele, kterým budou neveřejné informace zpřístupněny.
5. Ochrana neveřejných informací se nevztahuje zejména na případy, kdy:
a) smluvní strana prokáže, že je tato informace veřejně dostupná, aniž by tuto dostupnost způsobila sama smluvní strana;
b) smluvní strana prokáže, že měla tuto informaci k dispozici ještě před datem zpřístupnění druhou stranou, a že ji nenabyla v rozporu se zákonem;
c) smluvní strana obdrží od zpřístupňující strany písemný souhlas zpřístupňovat danou informaci;
d) je zpřístupnění informace vyžadováno zákonem nebo závazným rozhodnutím příslušného orgánu státní správy či samosprávy;
e) auditor provádí u některé ze smluvních stran audit na základě oprávnění vyplývajícího z příslušných právních předpisů.
6. V případě, že se kterákoli smluvní strana hodnověrným způsobem dozví, popř. bude mít odůvodněné podezření, že došlo k zpřístupnění neveřejných informací neoprávněného osobě, je povinna o tom informovat druhou smluvní stranu.
7. Závazek mlčenlivosti není časově omezen. Povinnost zachovávat mlčenlivost o neveřejných informacích získaných v rámci spolupráce s druhou smluvní stranou trvá po ukončení spolupráce, popř. po ukončení platnosti této Smlouvy.
Čl. X.
Odpovědnost za škodu
1. Poskytovatel odpovídá za řádné, odborné a včasné poskytnutí činností a právního poradenství dle této Smlouvy. V případě chyby nebo vady v poskytnuté činností či službě na straně poskytovatele je tento povinen bez odkladu tuto chybu či vadu odstranit na vlastní náklady a předat objednateli bezchybné vyřízení věci (služby).
2. V případě, že objednateli či poskytovatel zjistí dodatečné chyby či nepřesnosti ve vykonaných činnostech a službách poskytovatele dle této Smlouvy, které vznikly v důsledku zavinění, opomenutí či nepřesností v činnosti poskytovatele, je poskytovatel povinen ihned od zjištění či oznámení objednatelem (reklamace) takové chyby, nedostatku či vady zajistit její opravení a nápravu. Totéž platí i v případě, kdy bude poskytovatel na chybu, nedostatek či vadu upozorněn ze strany třetích subjektů, zejména orgánů veřejné správy. V případě, že chyby, nedostatky či vady zjistí sám poskytovatel, informuje o tom bez zbytečného odkladu objednatele.
3. Poskytovatel odpovídá za veškeré škody vzniklé objednateli či jeho zaměstnancům v případě porušení smluvních povinností dle této Smlouvy, které zavinil, včetně škod zaviněných jeho pasivitou, tj. nečinností v rozporu s povinnostmi a účelem této Smlouvy, a je povinen tyto škody poškozeným subjektům uhradit ve skutečné výši a v plném rozsahu. Za škody zaviněné poskytovatelem se považují také škody zapříčiněné jeho zaměstnanci či jinými pracovníky pověřenými plněním služeb dle této Smlouvy poskytovatelem (např. poddodavatelé). Poskytovatel se zavazuje učinit veškerá opatření potřebná k odvrácení takovéto škody nebo k jejich zmírnění.
4. Povinnosti poskytovatele uhradit škody podle odst. 1 tohoto článku je poskytovatel zproštěn pouze v případě, prokáže-li, že porušení povinnosti bylo způsobenou okolnostmi vylučující odpovědnost nebo prokáže-li, že škodu nezavinil nebo tato škoda vznikla jednáním poškozené strany.
Čl. XI.
Poddodavatelský systém
1. Poskytovatel je oprávněn pověřit plněním částí předmětu této Smlouvy třetí osobu, tj. poddodavatele. Poskytovatel odpovídá za činnost poddodavatele tak, jako by předmět této Smlouvy plnil sám. Poskytovatel je povinen zabezpečit ve svých poddodavatelských smlouvách s poddodavateli splnění veškerých povinností poddodavatele tak, jak vyplývají poskytovateli z příslušných právních předpisů a dále z této Smlouvy, a to přiměřeně k povaze a rozsahu poddodávky. Poskytovatel se zavazuje, že poddodavatel bude po celou dobu provádění poddodávky v rámci plnění předmětu této Smlouvy splňovat požadavky stanovené zákonem. Poskytovatel je dále povinen zabezpečit, že poddodavatel bude seznámen se skutečností, že své činnosti musí provádět v souladu se zněním této Smlouvy.
2. V případě plnění dle této Smlouvy prostřednictvím poddodavatele je poskytovatel povinen na žádost objednatele specifikovat části předmětu plnění, které plní pro poskytovatele jeho poddodavatelé, a to do 7 dnů od doručení takové žádosti objednatele. Poskytovatel tak učiní písemně, kdy v takovém přípisu řádně a pravdivě uvede poddodavatelský systém společně s uvedením identifikačních údajů každého poddodavatele, rozsahu poddodávky, kterou bude tento poddodavatel provádět, a dále uvedením věcného a procentuálního podílu činnosti poddodavatele na předmětu plnění dle této Smlouvy.
3. Poskytovatel není oprávněn v průběhu trvání této Smlouvy změnit či doplnit dalšího poddodavatele bez předchozího písemného souhlasu objednatele (dále jen „Změna poddodavatele“). Objednatel souhlas se Změnou poddodavatele dle tohoto článku nevydá, pokud:
a) prostřednictvím původního poddodavatele poskytovatel v příslušném výběrovém řízení veřejné zakázky, na základě kterého byla uzavřena tato smlouva, prokazoval kvalifikaci a nový poddodavatel nebude mít odpovídající kvalifikaci či nebude naplňovat příslušná kvalifikační kritéria zadávacího řízení v rozsahu, v jakém tato kvalifikace byla poddodavatelsky prokázána; nebo
b) nový poddodavatel nebude splňovat požadavky vyplývající z právních předpisů.
4. V případě, že poskytovatel nemá v úmyslu zadat určitou část plnění této Smlouvy některému poddodavateli, je poskytovatel povinen na žádost objednatele předložit písemné čestné prohlášení, ve kterém tuto skutečnost uvede, a to do 7 dnů od doručení takové žádosti objednatele. V takovém případě však poskytovatel dále není oprávněn žádnou část realizace plnění dle této Smlouvy jakémukoliv poddodavateli následně zadat, nebude-li s objednatelem sjednáno jinak.
5. Poskytovatel si je vědom skutečnosti, že objednatel má zájem o plnění předmětu této Smlouvy dle zásad sociálně odpovědného zadávání veřejných zakázek. Poskytovatel je povinen zajistit řádné a včasné plnění finančních závazků vůči svým poddodavatelům, kdy za řádné a včasné plnění se považuje plné uhrazení poddodavatelem vystavených faktur za plnění poskytnutá k plnění veřejné zakázky, a to vždy do 5 pracovních dnů od obdržení platby ze strany objednatele za konkrétní plnění. Poskytovatel se zavazuje přenést totožnou povinnost do dalších úrovní dodavatelského řetězce a zavázat své poddodavatele k plnění a šíření této povinnosti též do nižších úrovní dodavatelského řetězce. Objednatel je oprávněn požadovat předložení smlouvy uzavřené mezi poskytovatelem a jeho poddodavatelem k nahlédnutí.
Čl. XII.
Ostatní ujednání
1. Smluvní strany jsou povinny poskytovat si součinnost potřebnou pro dosažení účelu této Smlouvy, zejména se vzájemně informovat o veškerých (i potenciálních) překážkách a okolnostech, které mají, anebo by mohly mít vliv na plnění předmětu této Smlouvy a dosažení účelu této Smlouvy.
2. Poskytovatel je povinen provádět plnění předmětu Smlouvy v úzké součinnosti s objednatelem či objednatelem pověřenými osobami. Poskytovatel je zejména povinen s dostatečným předstihem informovat objednatele o všech nových zjištěních, které mají vliv na průběh plnění této Smlouvy.
3. V souladu s ustanovením § 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě je poskytovatel osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly. Toto ustanovení platí pro poskytovatele samotného i veškeré případné poddodavatele poskytovatele.
Čl. XIII.
Kontaktní osoby pro plnění Smlouvy
1. Pro zajištění poskytování služeb dle této Smlouvy určuje poskytovatel závazně osobu VEDOUCÍ ÚČETNÍ:
Poskytovatel není oprávněn v průběhu trvání této Smlouvy jednostranně změnit osobu VEDOUCÍ ÚČETNÍ dle tohoto odstavce, ale ke změně této osoby je vyžadováno oznámení objednateli a souhlas objednatele. Objednatel poskytovateli udělí souhlas ke změně Vedoucí účetní, a to při naplnění podmínek dle ustanovení IV. odst. 11 této Smlouvy.
Objednatel souhlas s pověřením či změnou Vedoucí účetní poskytovatele nevydá, pokud:
a) prostřednictvím původní kontaktní osoby poskytovatele ve věcech realizačních poskytovatel v příslušném zadávacím řízení veřejné zakázky, na základě které byla uzavřena tato Smlouva, prokazoval kvalifikaci a nová kontaktní osoba poskytovatele ve věcech realizačních nebude mít odpovídající kvalifikaci či nebude naplňovat příslušná kvalifikační kritéria zadávacího řízení v rozsahu, v jakém tato kvalifikace byla původní kontaktní osobou ve věcech realizačních uvedenou v odst. 9.2 písm. b) či c) tohoto článku prokázána, nebo
b) nová kontaktní osoba ve věcech realizačních nebude splňovat požadavky vyplývající z právních předpisů.
2. Pro další jednání ve věci plnění dle této Xxxxxxx a poskytování služeb, pověřují smluvní strany následující ostatní kontaktní osoby:
Kontaktní osoby pro poskytování služeb – za stranu objednatele: Kontaktní osoby pro poskytování služeb – za stranu poskytovatele:
Smluvní strany jsou oprávněny výše uvedené kontaktní osoby odst. 2 tohoto článku jednostranně změnit. O této změně, včetně uvedení nových kontaktních údajů, jsou smluvní strany povinny vždy písemně nejpozději do 3 dnů od takové změny vyrozumět druhou smluvní stranu (také e-mailem).
Čl. XIV.
Smluvní pokuty
1. V případě prodlení objednatele s úhradou faktur dle této Smlouvy za skutečně řádně poskytnuté služby se objednatel zavazuje zaplatit poskytovateli smluvní úrok z prodlení ve výši 0,02% z dlužné částky v Kč včetně DPH, a to za každý i započatý den prodlení.
2. V případě porušení některé z povinností poskytovatele spojené dodržením příslušných lhůt v rámci poskytování služeb ve stanovené době výkonu služby dle této Smlouvy (zejména pozdní plnění jednotlivých účetních úkonů, operací a pokynů v rámci zajištění mzdové agendy a poskytování služeb dle této Smlouvy), a to lhůt určených touto smlouvou či závaznými právními předpisy, se poskytovatel zavazuje zaplatit objednateli smluvní pokutu ve výši 3.000,- Kč bez DPH, a to za každý zjištěný případ porušení této povinnosti.
3. V případě porušení některé povinností poskytovatele spojené se zajišťováním Kvalifikačních předpokladů Vedoucí účetní, se poskytovatel zavazuje zaplatit objednateli smluvní pokutu ve výši 20.000,- Kč bez DPH, a to za každý zjištěný případ porušení této povinnosti.
4. V případě porušení povinností poskytovatele spojených s dodržením Povinnosti mlčenlivosti dle této Smlouvy, se poskytovatel zavazuje zaplatit objednateli sjednanou smluvní pokutu ve výši 50.000,- Kč bez DPH, a to za každý zjištěný případ porušení této povinnosti.
5. V případě porušení povinností poskytovatele spojených s plněním služeb prostřednictvím poddodavatele dle této Smlouvy, zejména v případě porušení Změny poddodavatele, se poskytovatel zavazuje zaplatit objednateli smluvní pokutu ve výši 20.000,- Kč bez DPH, a to za každý zjištěný případ porušení této povinnosti.
6. V případě porušení dalších shora neuvedených povinností poskytovatele dle čl. IV. této Smlouvy (zejména neposkytování součinnosti poskytovatelem, neoznamování podstatných zjištění a upozornění objednateli v rámci poskytování služeb, nepředávání dokladů, informací a výstupů z poskytovaných služeb objednateli apod.) se poskytovatel zavazuje zaplatit objednateli smluvní pokutu ve výši 2.000,- Kč za každý případ porušení.
7. Smluvní pokuty a smluvní úroky dle této Smlouvy jsou splatné dnem, kdy na ně oprávněné straně vznikne nárok. Výše smluvních úroků či smluvních pokut bude oznámena na základě výzvy k jejich zaplacení doručené povinné straně, včetně vyčíslení jejich požadované výše.
8. Ustanovením o smluvních pokutách není dotčen nárok kterékoliv smluvní strany na případnou náhradu škody a ušlého zisku, které jí vznikly nesplněním povinnosti druhé smluvní strany. Smluvní pokuty se nezapočítávají na náhradu případně vzniklé škody.
Čl. XV.
Ukončení Smlouvy
1. Účinnost této Smlouvy může být ukončena na základě následujícího:
a) uplynutím sjednané doby určité, na kterou byla tato Xxxxxxx sjednána;
b) dohodou smluvních stran, a to ke dni podpisu takové dohody či ke sjednanému dni dle takové dohody;
c) odstoupením ze zákonných důvodů či z důvodů specifikovaných touto Smlouvou;
d) výpovědí kterékoliv ze smluvních stran, a to i bez udání důvodu, s výpovědní dobou 6 měsíců, která začíná běžet prvním dnem kalendářního měsíce následujícího po doručení výpovědi druhé smluvní straně a končí uplynutím posledního dne příslušného kalendářního měsíce.
2. Objednatel má právo dále od této Smlouvy odstoupit, v případě podstatného porušení této Smlouvy ze strany poskytovatele, kdy za podstatné porušení této smlouvy se považuje zejména následující:
a) opakované (min. 2x) poskytovatele s plněním služeb dle této Smlouvy v zákonných či smluvených termínech;
b) opakované (min. 2x) porušení povinností ze strany poskytovatele, na které byl poskytovatel ze strany objednatele upozorněn výzvou k nápravě a poskytovatel nesplnil svou povinnost (nenapravil své jednání) ani v objednatelem poskytnuté přiměřeně lhůtě;
c) závažné porušení ustanovení této Smlouvy ze strany poskytovatele, za které se považuje nedodržení či porušení podmínek této Smlouvy vedoucí k ohrožení zabezpečení činností vykonávaných objednatelem.
3. Poskytovatel má právo dále od této Smlouvy odstoupit, v případě podstatného porušení této Smlouvy ze strany objednatele, kdy za podstatné porušení této Smlouvy se považuje zejména následující:
a) Opakované (min. 2x) prodlení objednatele s úhradou řádně vystavených faktur na úhradu poskytovatelem skutečně a řádně poskytnutých služeb, a to v délce min. 30 dní po splatnosti příslušné faktury.
b) opakované (min. 2x) porušení povinností ze strany objednatele, na které byl objednatel ze strany poskytovatele upozorněn výzvou k nápravě a objednatel nesplnil svou povinnost (nenapravil své jednání) ani v objednatelem poskytnuté přiměřeně lhůtě.
4. Dojde-li k ukončení Smlouvy dohodou, výpovědí či odstoupením, je objednatel povinen uhradit poskytovateli poměrnou část odměny za řádně vykonané a dokončené činnosti a poskytnuté služby ke dni ukončení této Smlouvy, nebude-li smluvními stranami sjednáno jinak.
Čl. XVI.
Uveřejnění smlouvy
1. Ve smyslu zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o registru smluv“) berou smluvní strany na vědomí, že prostřednictvím registru smluv se povinně uveřejňuje tímto zákonem vymezená soukromoprávní smlouva či jiná obdobná smlouva, jejíž stranou je objednatel jako subjekt povinný takové smlouvy uveřejňovat. Ve smyslu zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších přepisů (dále jen „ZZVZ“) berou smluvní strany na vědomí, že prostřednictvím profilu zadavatele se povinně uveřejňuje tímto zákonem vymezená smlouva uzavřená na veřejnou zakázku, jejíž stranou je objednatel (zadavatel) povinný takové smlouvy uveřejňovat. Souladu se zákonem o registru smluv a ZZVZ podléhá také režim této Smlouvy.
2. Poskytovatel výslovně souhlasí s tím, aby tato Smlouva včetně jejich případných změn a dodatků byla vedena v evidenci smluv ve smyslu zákona o registru smluv a ZZVZ. Poskytovatel tímto dále bere na vědomí a souhlasí s tím, že ve smyslu tohoto článku bude tato Smlouva veřejně přístupná v příslušné evidenci smluv dle zákona o registru smluv, ZZVZ či veřejně přístupná na webových stránkách určených objednatelem (např. profil zadavatele), kdy budou uveřejněny zejména údaje o identifikaci smluvních stran, vymezení předmětu smlouvy, ceně či hodnotě plnění a datu uzavření smlouvy. Poskytovatel prohlašuje, že skutečnosti a údaje výslovně uvedené v této Smlouvě nepovažuje za své obchodní tajemství a důvěrné informace a uděluje tímto objednateli svolení k jejich užití a zveřejnění bez stanovení jakýchkoliv dalších podmínek či výhrad. Smluvní strany prohlašují, že žádná část této Smlouvy nenaplňuje znaky obchodního tajemství (ve smyslu § 504 občanského zákoníku). Pro případ, kdy by Smlouva obsahovala osobní údaje, které nejsou zahrnuty ve výše uvedeném výčtu a které zároveň nepodléhají uveřejnění dle příslušných právních předpisů, poskytovatel uděluje svůj souhlas se zpracováním těchto údajů, konkrétně s jejich zveřejněním v registru smluv ve smyslu tohoto článku.
3. Poskytovatel uděluje souhlasy objednateli ve smyslu tohoto článku na dobu neurčitou.
Článek XVII. Ochrana osobních údajů
1. Smluvní strany se zavazují dodržovat příslušná ustanovení týkající se dodržování ochrany osobních údajů, budou-li na základě této smlouvy zpracovávány, uchovávány a používány, a to zejména ve smyslu zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů či dle obecného nařízení o ochraně osobních údajů Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů.
2. Veškeré osobní údaje, budou-li na základě této Smlouvy shromažďovány, budou získávány a zpracovávány pouze z provozních důvodů a pro účely zajištění realizace prací, dodávek a služeb a výkonů, které jsou předmětem této smlouvy a naplnění veškerých závazků souvisejících s plněním této Smlouvy. V rámci zpracovávání, uchovávání či použití veškerých osobních údajů uvedených v této smlouvě každou ze smluvních stran, případně získaných v rámci plnění předmětu této Smlouvy sdělením jakékoliv ze smluvních stran, budou tyto shromažďovány, zpracovávány a uchovávány pouze v nezbytném rozsahu pro naplnění stanoveného účelu a po nezbytně nutnou dobu k naplnění stanoveného účelu této Smlouvy. Bude-li nezbytné ujednat bližší či specifičtější ujednání o ochraně osobních údajů, jejich shromažďování, zpracovávání, uchovávání a užívání, bude takové ujednání mezi smluvními stranami případně upraveno v rámci písemného souhlasu se zpracováním a ochranou osobních údajů.
Čl. XVIII.
Závěrečná ustanovení
1. Práva a povinnosti smluvních stran výslovně touto smlouvou neupravené se řídí příslušnými ustanoveními zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů.
2. Pro řešení sporů smluvních stran z této smlouvy sjednávají smluvní strany ve smyslu ustanovení § 89a zákona č. 99/1963 Sb., ve znění pozdějších předpisů, účinného v době uzavření této smlouvy místní příslušnost věcně příslušného soudu v místě sídla objednatele.
3. Poskytovatel není oprávněn bez souhlasu objednatele postoupit svá práva a povinnosti plynoucí ze smlouvy třetí osobě.
4. Tato Smlouva je sepsána ve dvou vyhotoveních, z nichž po podpisu obdrží každá ze smluvních stran po jednom vyhotovení.
5. Tuto Smlouvu lze měnit či doplňovat pouze formou písemného dodatku podepsané smluvními stranami.
6. V případě, že se některé ustanovení této Smlouvy, které je oddělitelné od ostatního obsahu této Smlouvy, stalo nebo stane neplatným, neúčinným nebo nevymahatelným, ať již zčásti nebo celku, platnost ostatních ustanovení této Smlouvy nebude dotčena. Namísto takového neplatného, neúčinného či nevymahatelného ustanovení budou ostatní ustanovení této Smlouvy vykládána přiměřeným způsobem tak, aby v mezích zákona bylo co možná nejvíce dosaženo smyslu této Smlouvy podle původního záměru a vůle Smluvních stran.
7. Smlouva nabývá platnosti dnem podpisu oběma smluvními stranami, v případě, že je smlouva podepisována smluvními stranami v různém čase, nabývá platnosti a účinnosti dnem podpisu té smluvní strany, která ji podepíše později.
8. Tato Smlouva nabývá účinnosti dnem uveřejnění v registru smluv v souladu se zákonem č. 340/2015 Sb., o registru smluv, v platném a účinném znění.
9. Smluvní strany shodně prohlašují, že jim nejsou známy žádné okolnosti, které by bránily uzavření této Smlouvy, že si tuto Smlouvu před jejím podpisem přečetly a jejímu obsahu porozuměly. Dále prohlašují, že Smlouva byla uzavřena po vzájemném projednání podle jejich pravé a svobodné vůle, vážně a srozumitelně, nikoliv v tísni a za nápadně nevýhodných podmínek.
10. Fyzické osoby, které tuto Smlouvu uzavírají za jednotlivé Smluvní strany, tímto prohlašují, že jsou plně oprávněny k platnému uzavření Smlouvy.
11. Příloha, která tvoří nedílnou součást této Smlouvy:
Příloha č. 1 - Specifikace služeb mzdové agendy
Za stranu poskytovatele: Za stranu objednatele:
V Hradci Králové, dne . .
V Hradci Králové, dne . .
Xxx. Xxxxxx Xxxxxxx, předseda představenstva Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxx, MPA, ředitelka
XXXXXX x.x. Xxxxx U Biřičky
Příloha č. 1: Specifikace služeb mzdové agendy
SPECIFIKACE SLUŽEB MZDOVÉ AGENDY
Název veřejné zakázky | Zpracování mezd a mzdové agendy |
Druh řízení | výběrové řízení veřejné zakázky malého rozsahu |
Zadavatel: | Domov U Biřičky |
sídlo: | X Xxxxxxx 0000, 000 00 Xxxxxx Xxxxxxx |
IČ: | 00579033 |
DIČ: | CZ00579033 |
zástupce: | Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxx, MPA, ředitel |
Zpracování mzdové agenty externím subjektem (outsourcing mzdové agendy) zahrnuje zejména provedení a zajištění služeb pro organizaci zadavatele (Domov U Biřičky) spočívající v kompletním zpracování platové agendy zaměstnanců, kteří jsou v pracovním i mimopracovním poměru u zadavatele dle zákoníku práce, a to v rozsahu min. 200 zaměstnanců.
Předmětem plnění jsou zejména služby mzdové agendy zahrnující následující:
1) Služby Měsíčního zpracování mzdové agendy zaměstnanců
− Přebírání podkladů od Domova U Biřičky pro výpočet mezd
− Vedení platové agendy a měsíční zpracování platů zaměstnanců objednatele (průměrně 207 osob/měsíc včetně DPP a DPČ), tj.:
- Vedení a tisk mzdových listů všech zaměstnanců
- Zpracování výplatních pásek a mzdové rekapitulace do 8. dne následujícího měsíce a odesílání elektronicky na soukromé emailové adresy zaměstnanců, přičemž bude dodržen výplatní termín k 10. dni následujícího měsíce
- Vyhotovení podkladů pro odvody daně z příjmu do 10. dne následujícího měsíce
- Zpracování převodních příkazů pro převody mezd na účty zaměstnanců
- Zpracování převodních příkazů pro ostatní odvodové povinnosti (OSSZ/ČSSZ, zdravotní pojišťovny, povinné pojištění)
- Zpracování účetního dokladu za běžné měsíce a jeho předání k zaúčtování
− V rámci zajištění služeb kompletního zpracovávání mezd zaměstnanců je zahrnuto zejména následující:
- Zadání nového pracovníka do sytému, výpočet odborné praxe a zaslání platového výměru zaměstnavateli (Domov U Biřičky), ukončení pracovníka a následný výstup (potvrzení o zaměstnaní, potvrzení o zdanitelných příjmech a ELDP)
- Agenda pracovní neschopnosti, OČR, pracovní a nepracovní úrazy včetně zadávání do systému, odesílání nemocenských dávek na příslušnou ČSSZ/OSSZ
- Zadání podkladů pro výpočet mezd, přesčasů, pracovní pohotovosti, mimořádných odměn, obědů, cestovného atp.
- Výpočet náhrady za ztrátu na výdělku po ukončení pracovní neschopnosti (pracovní úraz, nemoc z povolání)
- Poskytování součinnosti a veškerého poradenství pro řešení situací exekuce či insolvence zaměstnanců a výpočtu příslušných odvodů/srážek a souvisejících mzdových opatření
- Přihlášky, odhlášky, změny týkající se zdravotních pojišťoven či ČSSZ/OSSZ
- Kontrola mezd a výstupy ze zpracování mezd (sestavy z personálního a mzdového systému, hromadné příkazy k úhradě, oznámení o platbách na zdravotní pojišťovny a ČSSZ/OSSZ) včetně umožnění náhledů a tisků sestav (vzdálený přístup)
− Pravidelné a průběžné vedení a vypracování osobní evidence (výstupy, nástupy, zpracování
evidenčních listů důchodového pojištění) včetně oznámení o změnách na příslušné úřady
− Pravidelné a průběžné vedení a vyhotovování přehledů pro odvody sociálního a zdravotního pojišní a jejich elektronické podání dodavatelem
− Vypracování podkladů a rekapitulací pro zaúčtování platů dle nákladových oblastí pro účetnictví
− Oznamování občanů EÚ na ÚP
− Zpracování přihlášek a odhlášek zaměstnanců na OSSZ/ČSSZ a zdravotních pojišťovnách
− Vedení a zpracování ELDZ
− Zpracování statistik
− Zpracování dalších vyžádaných přehledů a výkazů pro potřeby Domova U Biřičky, jeho zřizovatele a státních orgánů, zejména:
- Výstup - šetření o platech (ISP)
- Výstup pro UZIS – výkaznictví pro zdravotnictví
- Rozborové výstupy dle jednotlivých kategorií zaměstnanců
- Výstup na jednotlivá střediska v návaznosti na kategorizaci zaměstnanců (administrativní, zaměstnanec v sociální oblasti, zdravotníci, ostatní)
− Pravidelné měsíční vedení a vyhledávání v archivu Domova U Biřičky, zejména pro důchodové účely
2) Služby Hodinového poskytování dalšího poradenství
− Pravidelné poskytování poradenství v rámci mzdové agendy, a to formou osobní konzultace v sídle Domova U Biřičky a zajištěním účasti vedoucí účetní na těchto osobních konzultacích v pravidelných časových intervalech 1x týdně minimálně od 8 do 10 hodin ve sjednaný den v týdnu (předpokladem je čtvrtek či pátek, nebo dle dohody stran)
− Účast na kontrolách týkajících se platové a personální agendy, jakož i veškerý další nutný styk s příslušnými úřady, a to zejména:
- Příprava, účast a zastupování v případě kontroly příslušného orgánu finančního úřadu
- Příprava, účast a zastupování v případě kontroly příslušné orgánu správy sociálního zabezpečení
- Příprava, účast a zastupování v případě kontroly příslušného orgánu ze strany zdravotních pojišťoven
− Poskytování dalšího poradenství v rámci mzdové agendy (nad rámec měsíčního zpracování mzdové agendy zaměstnanců dle shora uvedeného) a zastupování Domova U Biřičky ve vztahu ke třetím osobám v rámci vedení a zpracování mzdové agendy
− Spolupráce s vedením (vedoucími pracovníky) Domova U Biřičky na personálních projektech, a to dle požadavků Domova U Biřičky
3) Služby Ročního zúčtování mezd zaměstnanců a vyúčtování zálohové a srážkové daně
− Roční zúčtování záloh na daň z příjmů ze závislé činnosti a funkčních požitků a srážkové daně
− Roční zúčtování za zaměstnance, požádá-li zaměstnanec do 15.2 příslušného kalendářního roku o roční zúčtování daní, a to prostřednictvím daňového prohlášení, včetně přípravy kompletních podkladů pro podání
− Zpracování závěrkových prací – zálohová daň
− Zpracování závěrkových prací – srážková daň
− Uzávěrka ročních evidenčních listů
− Roční zúčtování (zpracování ročního vyúčtování zálohové a srážkové daně) za právnickou osobu Domova U Biřičky včetně přípravy kompletních podkladů pro podání
− Vedení a vypracování osobní evidence (výstupy, nástup, důchody včetně vedení evidenčních listů
sociálního pojištění)
4) Roční poskytnutí licence k použitému personálnímu a mzdovému systému
− Vedení mzdové agendy zahrnuje vedení a správu vhodného systému zpracování dat (software), který splňuje požadavky na požadované výstupy, a který je v souladu s platnou legislativou. Tento systém musí dodavatel udržovat v aktivním stavu, musí jej průběžně upgradovat tak, aby odpovídal platné
legislativě, a musí zajistit možnost výstupu v elektronické podobě v požadovaném formátu a tvaru dat.
− Dodavatel se zavazuje poskytnout licenci (zajistit poskytnutí této licence) k použitému personálnímu
a mzdovému systému pro účelné a řádné zajištění služeb vedení mzdové agendy dle shora uvedeného
− Domov U Biřičky v současné době využívá Mzdový a personální systém Solitea VEMA a požaduje