Smlouva

Smlouva

o pořádání Her VIII. zimní olympiády dětí a mládeže ČR 2018

v souladu s §1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (dále jen „Smlouva“)

a to v následujícím znění:

uzavřená

mezi stranami

1. Český olympijský výbor

se sídlem na adrese Xxxxxxxxxx 0, Xxxxx 00, PSČ: 101 00

IČO: 48 54 66 07

zapsaný ve spolkovém rejstříku u Městského soudu v Praze, oddíl L, vložka 4600

zastoupený: Xxxxx Xxxxxxxx, předsedou Českého olympijského výboru (dále také jen „ČOV“)

2. Česká olympijská a.s.

se sídlem na adrese Xxxxxxxxxx 0, Xxxxx 00, PSČ: 101 00

IČO: 25 26 87 08

DIČ: CZ 25 26 87 08

zapsaná v obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze, oddíl B, vložka 5522

zastoupená: Liborem Varhaníkem, předsedou představenstva Xxxxxx Xxxxxxx, členem představenstva

(dále také jen „ČO“)

na straně jedné (oba společně dále jen „zadavatel“)

a

1. Pardubický kraj

se sídlem na adrese Xxxxxxxxxx xxxxxxx 000, Xxxxxxxxx, XXX: 000 00

IČO: 708 92 822

DIČ: CZ70892822

číslo účtu: 43-3870090277/0100

zastoupený: Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx, hejtmanem

na straně druhé (dále jen „pořadatel“)

Preambule

1. ČOV je na základě uznání Mezinárodního olympijského výboru (dále jen „MOV“) jediným zástupcem olympijského hnutí oprávněným jej řídit na území České republiky ve smyslu ustanovení § 5 zákona č. 60/2000 Sb., o ochraně olympijských symbolik, v platném znění. XXX je ustaven a vyvíjí činnost podle Olympijské charty, v souladu s právním řádem České republiky a se svými stanovami. ČOV zastupuje Českou republiku v mezinárodním olympijském hnutí a zabezpečuje reprezentaci České republiky na olympijských hrách a dalších akcích organizovaných MOV a národními olympijskými výbory. ČOV spolčuje sportovní svazy, federace, asociace, unie a další obdobné a podobné tělovýchovné a sportovní subjekty s působností na území České republiky, které jsou členy mezinárodních sportovních federací řídících sporty, jejichž disciplíny jsou začleněné do programu olympijských her a další sportovní svazy, členy mezinárodních sportovních federací uznaných MOV. ČOV dále spolčuje občany České republiky, jakož i právnické osoby se sídlem v České republice, podporující olympijské hnutí.

2. ČO je akciovou společností existující a podnikající podle práva České republiky, řádně zapsanou v obchodním rejstříku, založenou ČOV jakožto jejím jediným akcionářem. ČO jakožto výhradní marketingová a servisní organizace ČOV je na základě výslovného zmocnění ČOV mj. oprávněna realizovat jeho jménem projekty ČOV včetně rozhodování o užívání olympijských symbolik, a to i v oblasti reklamy a marketingu.

3. Olympiáda dětí a mládeže (dále také jen „ODM“) je projekt, který slouží k praktické prezentaci olympijských myšlenek a ve větší míře k vlastní sportovní aktivitě dětí a mládeže na území České republiky, který začal ČOV rozvíjet v roce 2001. Hry ODM se konají pod přímou patronací ČOV jednou za rok, samostatně letní a zimní. Jejich program tvoří především sportovní a také umělecké soutěže ve vymezených kategoriích žáků základních škol, může se zařadit i program pro osoby se specifickými potřebami. Sportovní část musí respektovat soutěžní pravidla a řády sportovních svazů.

4. Pořadatel projevil zájem na spolupráci při realizaci projektu ODM v roce 2018 (viz Přihláška, kterou schválilo Zastupitelstvo Pardubického kraje usnesením číslo Z/399/16 dne 18. února 2016).

5. S ohledem na výše uvedené se smluvní strany této Smlouvy dohodly na vzájemné spolupráci

na realizaci projektu ODM za podmínek dále definovaných v této smlouvě.

Čl. I.

Předmět Smlouvy

1. Předmětem této smlouvy je závazek pořadatele uspořádat Xxx XXXX. zimní olympiády dětí a mládeže ČR 2018 (dále jen „Hry“) za podmínek v této smlouvě dále uvedených a v souladu s pokyny zadavatele, vyplývajících z práv a povinností pořadatele uvedených v této Smlouvě a na základě doporučení a v rozsahu povinností pořadatele definovaných Manuálem ODM, ve dnech 28. 1. 2018 (neděle) – 2. 2. 2018 (pátek) na území Pardubického kraje. Zadavatel se zavazuje pořadateli za řádné plnění závazků pořadatele dle této Smlouvy poskytnout příspěvek uvedený v čl. V. této Smlouvy.

Čl. II.

Práva a povinnosti pořadatele

1. Pořadatel se zavazuje zajistit a zrealizovat plnění dle této Smlouvy v kvalitě srovnatelné s vrcholnými soutěžemi jednotlivých sportů na elitní mládežnické úrovni, a to ve sportech a disciplínách specifikovaných v příloze č. 1 této Smlouvy. Příloha č. 1 dále definuje počty sportovců a doprovodů v jednotlivých sportech a lokality sportovišť.

2. Pořadatel je povinen postupovat při organizaci Her dle VI. vydání Manuálu Olympiády dětí a mládeže (dále jen „Manuál“) vydaným zadavatelem v roce 2015, s výhradou povinnosti předložení návrhu organizačního výboru ke schválení ČOV do tří měsíců od zvolení (str. 14, bod

4.2 Organizační výbor Manuálu).

3. Pořadatel se zavazuje uspořádat v rámci Her zejména tyto akce: slavnostní zahájení a slavnostní zakončení Her, medailové a květinové ceremoniály pro každou ze sportovních disciplín. Harmonogram a místa konání jednotlivých akcí budou předem písemně odsouhlasena zadavatelem. Pořadatel je povinen informovat o návrhu míst konání jednotlivých akcí zadavatele nejpozději do 31. 12. 2016. Zadavatel zašle svůj souhlas, případné své připomínky k návrhu pořadateli nejpozději do 5 pracovních dnů od jejich obdržení. Pořadatel se tyto připomínky pokusí maximálně zohlednit v novém návrhu a předloží jej zadavateli nejpozději do 5 pracovních dnů od obdržení připomínek a zadavatel se zavazuje k novému návrhu vyjádřit, respektive jej schválit, a to nejpozději do 5 pracovních dnů od jeho obdržení. Tento postup hledání optimálního řešení může být za stejných podmínek vícekrát opakován, tak aby došlo co nejdříve a bez zbytečných odkladů a současně včas ke shodě stran (dále „Postup pro dosažení

vzájemné shody“). Pokud se zadavatel nevyjádří k podanému návrhu pořadatele do 5 pracovních dnů a byl na tuto skutečnost alespoň jedenkrát telefonicky či písemně upozorněn, tak se považuje podaný návrh za schválený zadavatelem. Obsah jednotlivých akcí je předmětem Manuálu.

4. Pořadatel je povinen zajistit pro akreditované účastníky Her doprovodný kulturní a společenský program v rozsahu odpovídajícím počtu akreditovaných účastníků. Vhodnými akcemi jsou například volné vstupy do sportovních a kulturních zařízení, atd. Pořadatel předloží návrh doprovodného programu zadavateli nejpozději do 30. 6. 2017. Zadavatel zašle svůj písemný souhlas, případně své připomínky k návrhu doprovodného programu pořadateli nejpozději do 5 pracovních dnů od jeho obdržení. Pro další postup stran se použijí obdobně pravidla v ustanovení čl. II odst. 3 této smlouvy o postupu stran k dosažení vzájemné shody.

5. Pořadatel se zavazuje zřídit na dobu trvání Her Olympijský dům kapacitně odpovídající potřebám Her a vyhovující veškerým závazným právním předpisům. Olympijský dům slouží zejména k prezentaci ODM, k informačním účelům a k umístění tiskového střediska dle Manuálu. Účastnické kraje a budoucí pořadatelské kraje mohou Olympijský dům přiměřeně k jeho kapacitě využít také k prezentaci svého kraje. V Olympijském domě jsou vyvěšeny vlajky všech krajů ČR a vlajka ČOV. Prezentace jiných subjektů je v Olympijském domě možná jen po předchozím písemném souhlasu zadavatele. Olympijský dům bude otevřen veřejnosti a účastníkům Her každý den od 8 do 23 hod. K dispozici jim je zde především informační a výsledkový servis formou 4 PC s přístupem na web ODM. Pořadatel předpokládá zřízení Olympijského domu v Evropském školícím centru v Litomyšli.

6. Pořadatel zajistí pro jednotlivé soutěže Her sportoviště v místě konání Her ve stavu, vybavení a personálním zabezpečení odpovídajícím potřebám Her, kdy každé jednotlivé sportoviště musí splňovat podmínky vyhovující danému sportovnímu odvětví a stanovené platnou právní úpravou, zejména z oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví účastníků Her. Pořadatel sportoviště vybaví internetovým připojením pro live streaming a výsledkový systém. Pořadatel je povinen konzultovat výběr nejlepšího sportoviště se svazovým koordinátorem příslušného sportu.

7. Pořadatel se zavazuje vyvinout rozumnou míru úsilí, aby zajistil všechna sportoviště pro potřeby organizace Her zdarma či za režijní ceny, a pokud to nebude možné, za obvyklé ceny.

8. Pořadatel zajistí možnost odstranění či překrytí reklam na všech sportovištích, které budou pro potřeby Her využívány. Pořadatel se zavazuje uhradit náklady na odstranění či zakrytí reklam na všech sportovištích do výše maximálně 100.000,- Kč. Případné náklady na odstranění či zakrytí reklam na sportovištích nad výše uvedenou částku jdou k tíži zadavatele. Na finální podobě sportovišť budou spolupracovat všechny smluvní strany.

9. Pořadatel je povinen vypracovat návrh podrobného písemného harmonogramu Her a míst konání jednotlivých akcí, který se zavazuje předat zadavateli nejpozději do 31. 3. 2017. Zadavatel zašle svůj písemný souhlas, popřípadě své připomínky k návrhu harmonogramu Her a míst konání jednotlivých akcí pořadateli nejpozději do 5 pracovních dnů od jeho obdržení. Pro další postup stran se použijí obdobně pravidla v ustanovení čl. II odst. 3 této smlouvy o postupu stran k dosažení vzájemné shody, s tím že lhůta pro pořadatele na zapracování připomínek zadavatele a jejich předložení se prodlužuje na 10 pracovních dnů. Pořadatel při vypracování harmonogramu Her a míst konání jednotlivých akcí dbá především na to, aby se co nejméně překrývaly divácky atraktivní soutěže a finálové části jednotlivých soutěží a daly se tak v maximální možné míře využít k co nejlepší medializaci Her.

10. Pořadatel je povinen vypracovat podrobný písemný harmonogram příprav pro jednotlivé organizační úseky pro období leden 2017 – březen 2018, který se zavazuje předat zadavateli k odsouhlasení nejpozději do 30. 11. 2016. ČOV dodá pořadateli vzorový harmonogram pro toto období. Zadavatel zašle svůj písemný souhlas, popřípadě své připomínky k návrhu harmonogramu příprav pro jednotlivé úseky pořadateli nejpozději do 5 pracovních dnů od jeho obdržení. Pro další postup stran se použijí obdobně pravidla v ustanovení čl. II odst. 3 této smlouvy o postupu stran k dosažení vzájemné shody. Do 31. 12. 2016 se pořadatel řídí termíny

stanovenými ČOV dle písemného harmonogramu příprav pro období červenec 2016 – prosinec 2016, který tvoří přílohu č. 2 této smlouvy.

11. Pořadatel je povinen prezentovat v souladu s Manuálem a pokyny zadavatele před a v průběhu konání Her partnery Českého olympijského týmu (dále jen „ČOT“) a partnery akce, kteří mají uzavřenou smlouvu s ČO. Seznam partnerů ČOT a jejich loga dodá zadavatel pořadateli nejpozději do 31. 12. 2016, seznam partnerů akce a jejich loga dodá zadavatel pořadateli nejpozději do 30. 6. 2017. O případných dalších partnerech ČOT a partnerech akce po výše uvedených datech bude zadavatel pořadatele neprodleně informovat.

12. Marketingové plnění směrem k partnerům ČOT realizované pořadatelem je definováno Manuálem a shrnuto v příloze č. 3 této Smlouvy. Veškeré použití log partnerů ČOT a partnerů akce podléhá předchozímu písemnému schválení zadavatelem, přičemž zadavatel udělí písemný souhlas, popřípadě své připomínky k použití log pořadateli vždy nejpozději do 5 pracovních dnů od obdržení finálních tiskových návrhů na použití log. Pro další postup stran se použijí obdobně pravidla v ustanovení čl. II odst. 3 této smlouvy o postupu stran k dosažení vzájemné shody.

13. Manuál upravuje marketingová plnění partnerům akce. Marketingová plnění nad rámec Manuálu mohou strany upravit vzájemnou dohodou.

14. Pořadatel se zavazuje, že při svých marketingových aktivitách dle této Smlouvy nebudou jakýmkoliv způsobem prezentovány jiné subjekty (tj. zejména jejich obchodní firmy, výrobky, služby či jakékoliv označení způsobilé identifikovat takový subjekt) než subjekty předem písemně schválené ze strany zadavatele. Pořadatel je v této souvislosti povinen informovat zadavatele o úmyslu případné spolupráce se svými partnery, označovanými jako partnery kraje. Partnery kraje mohou být společnosti/jednotlivci, jejichž předmět činnosti není v konkurenčním vztahu s předmětem činnosti partnerů Českého olympijského týmu, partnerů akce a partnerů MOV. Návrh partnerů kraje musí být vždy předem předložen z důvodu možných konkurenčních vztahů k písemnému schválení zadavateli, bez kterého není pořadatel oprávněn spojovat žádné své partnery s Xxxxx. Zadavatel se zavazuje předat pořadateli své písemné vyjádření nejpozději do 10 pracovních dnů. V případě, že partneři akce nebudou do 30. 6. 2017 dlouhodobě obsazeni, uvolní zadavatel až dvě pozice partnerů akce k využití pořadateli na základě podmínek odsouhlasených zadavatelem.

15. Pořadatel je povinen zajistit komunikaci a propagaci Her a projektu ODM v rozsahu dle podmínek uvedených v Manuálu. Video streamingy z ceremoniálů a sportovišť budou zajištěny v odpovídající kvalitě s přihlédnutím k zásadám účelnosti a hospodárnosti. Návrh propagačního a komunikačního plánu předloží pořadatel ke schválení nejpozději do 31. 1. 2017. Zadavatel zašle svůj písemný souhlas, popřípadě své připomínky k návrhu propagačního a komunikačního plánu pořadateli vždy nejpozději do 5 pracovních dnů po jeho obdržení. Pro další postup stran se použijí obdobně pravidla v ustanovení čl. II odst. 3 této smlouvy o postupu stran k dosažení vzájemné shody. Zadavatel Komunikační plán nejpozději do 28. 2. 2017 doplní o své komunikační aktivity. Po stanovených termínech mohou obě strany průběžně komunikační plán na základě vzájemné dohody doplňovat. Vedle propagace Her a projektu zaměří pořadatel komunikaci na prezentaci Pardubického kraje a myšlenek olympismu.

16. Pořadatel se zavazuje zajistit v místě konání Her dopravu akreditovaných účastníků Her na sportoviště zdarma. A dále zajistí potřebný počet parkovacích míst pro VIP hosty na slavnostním zahájení a ukončení Her. V případě nepříznivých sněhových podmínek (sněhová kalamita), vynaloží pořadatel rozumnou míru úsilí, aby byla ve spolupráci se Správou a údržbou silnic Pardubického kraje učiněna taková opatření, aby průběh Her byl ovlivněn co nejméně.

17. Pořadatel je povinen zajistit v místě konání Her ubytování na standardní úrovni a celodenní stravování (plná penze) pro všechny akreditované účastníky Her, akreditované členy doprovodu a vedoucí výprav, včetně pitného režimu (nealkoholické nápoje). Pitný režim zajistí

pořadatel také na všech sportovištích. Pořadatel zajistí, aby maximální dojezdová vzdálenost na sportoviště od ubytování účastníků nepřesáhla 25 km. Celkové náklady krajských výprav na ubytování a stravování nepřesáhnou 430,- Kč na osobu a den včetně DPH.

18. Pořadatel se zavazuje zajistit vhodné ubytování pro 15 osob z programu „Mladí novináři“ (14 novinářů + lektor) a zajistit možnost dopravy na sportoviště zdarma. Ubytování a stravování osob účastnících se programu „Mladí novináři“ hradí zadavatel.

19. Pořadatel se zavazuje sportoviště a místa ceremoniálů vyzdobit grafikou Her pro zajištění vhodné atmosféry. Vedle sportovišť a míst ceremoniálů se pořadatel pokusí přiměřeně vyzdobit také radnice měst a vybrané hlavní ulice pořadatelských měst. Přesná podoba výzdoby sportovišť bude projednána předem se zadavatelem, a to nejpozději do 30. 9. 2017. Zadavatel dodá část výzdoby. Pořadatel vrátí zadavateli zapůjčený branding a výzdobu nejpozději do 30 dní po skončení akce.

20. Pořadatel se zavazuje vyvinout snahu k zajištění plných hledišť na sportovištích a během slavnostních ceremoniálů ve spolupráci se základními a středními školami v Pardubickém kraji a prostřednictvím propagace Her směrem k široké veřejnosti.

21. Pořadatel se zavazuje připravit a distribuovat speciální nabídky ubytování pro návštěvníky Her jednotlivých sportů nejpozději do 31. 10. 2017. Zadavatel spolupracuje při distribuci těchto nabídek.

22. Pořadatel se zavazuje při zajištění pořadatelů jednotlivých sportů a při finalizaci propozic jednotlivých sportů a soutěží postupovat v souladu s Manuálem. Během celé doby příprav sportovní části bude pořadatel intenzivně spolupracovat s koordinátory ODM v jednotlivých národních sportovních svazech a s ČOV.

23. Pořadatel se zavazuje sjednat úrazové pojištění a pojištění odpovědnosti za škodu z pořádání Her minimálně na dobu konání Her. Toto pojištění se vztahuje pouze na všechny akreditované účastníky Her, akreditované členy doprovodu a akreditované vedoucí výprav.

24. Pořadatel může převést některá práva a povinnosti plynoucí z této Smlouvy na třetí subjekt/subdodavatele vybraný pořadatelem za účelem organizace Her. Pořadatel se zavazuje informovat předem zadavatele o úmyslu převést některá práva a povinnosti na třetí subjekt/subdodavatele a zavazuje se se zadavatelem předem konzultovat návrh rozsahu převáděných práv a povinností. V případě připomínek zadavatele se pořadatel tyto připomínky pokusí maximálně zohlednit v novém fakticky sjednaném rozsahu převáděných práv a povinností. Pořadatel se zavazuje při převodu některých práv a povinností plynoucích z této smlouvy na třetí subjekt/subdodavatele dodržovat veškeré závazné právní předpisy, zejména pak Zákon o veřejných zakázkách. Současně je v takovém případě povinen pořadatel zajistit, aby případný třetí subjekt/subdodavatel plnil všechny závazky pořadatele vyplývající z této Smlouvy v souladu s touto Smlouvou, a za toto plnění odpovídá přímo zadavateli tak, jako by tyto závazky plnil sám pořadatel.

25. Pořadatel zajistí v Olympijském domě a v ubytovacích zařízeních zajištěných dle této Smlouvy a na všech sportovištích pro potřeby Her přístup k internetu minimálně k zajištění stabilního a kvalitního fungování pro centrální informační systém Her (dále jen „CIS“).

26. Grafické návrhy, veškeré tiskoviny a materiály související s Hrami vždy podléhají předchozímu písemnému schválení zadavatele, přičemž zadavatel udělí písemný souhlas, popřípadě své připomínky pořadateli vždy nejpozději do 5 pracovních dnů od obdržení finálních grafických podkladů. Pro další postup stran se použijí obdobně pravidla v ustanovení čl. II odst. 3 této Smlouvy o postupu stran k dosažení vzájemné shody.

27. Pořadatel zváží možnost výroby propagačních a merchandising předmětů k ODM 2018.

Případné návrhy předloží zadavateli k odsouhlasení.

28. Pořadatel se zavazuje pro správu a webovou prezentaci Her využívat výhradně centrální informační systém Her (CIS) na základě nevýhradní licenční smlouvy uzavřené v souladu

s Manuálem. CIS se skládá z akreditačního, výsledkového a webového modulu a je

komplexním nástrojem pro správu a pořádání Her.

29. Pořadatel odpovídá zadavateli v plné šíři za plnění povinností a závazků vyplývajících z této Smlouvy. Není-li touto smlouvou stanoveno jinak, použijí se při vzájemné komunikaci stran a při hledání vzájemné shody pravidla uvedená v ustanovení čl. II odst. 3 této smlouvy o postupu stran k dosažení vzájemné shody.

Čl. III.

Řídící a organizační výbor

1. Pořadatel jmenuje nejpozději do 31. 12. 2016 Organizační výbor a Řídící výbor Her v souladu s podmínkami uvedenými v Manuálu. Pořadatel se zavazuje jmenovat až tři členy do každého výboru, kteří budou navrženi zadavatelem. Kandidáti navržení pořadatelem musí být před svým jmenováním odsouhlaseni zadavatelem, a to do 10 pracovních dnů po obdržení návrhu adresovaného tajemníku komise ODM, panu Xxxx Xxxxxxxx (xxxxxx@xxxxxxx.xx). Nevyjádří-li se zadavatel v této lhůtě, je pořadatel oprávněn své kandidáty jmenovat do jednotlivého výboru. Pořadatel bude svolávat schůze Organizačního výboru minimálně jednou za měsíc nejpozději od ledna 2017. Schůze Řídícího výboru budou svolány minimálně třikrát do začátku Her.

2. Každá ze smluvních stran je oprávněna kdykoliv změnit svého zástupce v Řídícím a/nebo Organizačním výboru a jmenovat na jeho místo nového člena. Pro změnu zástupce současně platí pravidla uvedená v odst. 1 tohoto článku Smlouvy.

3. Zasedání Řídícího a Organizačního výboru svolává předseda daného výboru, a to písemnou pozvánkou, v níž je uvedeno místo, datum a hodina konání a program zasedání. Termíny zasedání budou vždy projednány se zadavatelem. Pozvánka musí být členům výboru doručena nejméně 14 dní před zasedáním. První zasedání daného výboru svolává pořadatel, daný výbor na prvním zasedání stanoví předsedu výboru.

4. O zasedání každého výboru se pořizuje bodový zápis obsahující úkoly a odpovědnosti, a to nejdéle do dvou dnů od jeho konání. O osobě zapisovatele rozhoduje příslušný výbor. Zápis ze zasedání výboru musí být odsouhlasen každou ze smluvních stran. Zapisovatel odešle zápis z výboru elektronickou poštou všem jeho členům na adresy sdělené při jejich jmenování. Pro účely odsouhlasení zápisu postačí, že ho za každou stranu elektronicky odsouhlasí jeden z jejích zástupců. V případě, že se některá ze smluvních stran nevyjádří k obsahu zápisu nejdéle do tří pracovních dnů od jeho doručení, považuje se zápis z její strany za schválený.

Čl. IV

Práva a povinnosti zadavatele

1. Zadavatel se zavazuje poskytnout pořadateli komunikační podporu a to zejména díky svým mediálním partnerům, programu Mladí novináři a svým digitálním platformám, poradenskou činnost vyplývající ze zkušeností s předchozími ročníky ODM a dalšími projekty Česko sportuje a marketingovou pomoc zejména díky partnerům ČOT a partnerů akce nezbytnou pro řádné zajištění Her. Zadavatel se bude dále podílet na propagaci Her v ostatních krajích ČR.

2. Zadavatel se zavazuje poskytnout pořadateli 10 ks Manuálu, logo Českého olympijského výboru, logo projektu ODM, loga partnerů ČOT, loga partnerů akce, vlajky Českého olympijského výboru, olympijskou hymnu a znělku ODM. Manuál, loga, grafickou podobu vlajky, hymnu a znělku poskytne zadavatel také v elektronické podobě. Xxxx XXX, logo projektu a 10ks Manuálu budou zadavateli poskytnuty při podpisu smlouvy. Ostatní poskytne zadavatel pořadateli s dostatečným časovým předstihem, nejpozději však do 5 dní od zažádání pořadatele popř. v termínech stanovených v této Smlouvě.

3. Zadavatel se zavazuje k účelům uspořádání a prezentace Her poskytnout pořadateli bezplatně, nevýhradní licenci k centrálnímu informačnímu systému Her (CIS) na dobu nezbytně nutnou před, po dobu a po skončení Her, nejdéle však na dobu od 1. 10. 2016 do 28. 2. 2018, CIS se skládá z akreditačního, výsledkového a webového modulu a je komplexním nástrojem pro správu a pořádání Her. Zadavatel na svoje náklady zaškolí v říjnu 2016 v Pardubicích zástupce pořadatele pro práci s CIS.

Čl. V.

Finanční ujednání

1. Při řádném plnění závazků vyplývajících z této smlouvy s pořadatelem se zadavatel zavazuje poskytnout pořadateli smluvní příspěvek ve výši 2.000.000 Kč (slovy: dva miliony korun českých) na účet pořadatele uvedený v záhlaví smlouvy.

2. Smluvní příspěvek bude rozdělen na dvě části. I. část příspěvku ve výši 1.500.000 Kč bude vyplacena zadavatelem do 31. 10. 2017 bankovním převodem na účet pořadatele uvedený v záhlaví smlouvy, II. část příspěvku ve výši 500.000 Kč bude vyplacena na účet pořadatele uvedený v záhlaví smlouvy po skončení Her, a to do 31. 3. 2018. Pořadatel je oprávněn finanční prostředek použít pouze k úhradě nákladů za pořádání Her dle této smlouvy.

3. Pořadatel se zavazuje vést řádně v účetní evidenci záznamy o využití příspěvku na krytí nákladů účelně vynaložených v souladu s ustanoveními této smlouvy a uvedených v čl. V. odst. 1 této smlouvy a umožnit zadavateli nahlédnout do těchto záznamů týkajících se příspěvku a pořizovat si z nich výpisy či opisy. Pořadatel provede neprodleně po skončení Her závěrečné vyúčtování nákladů Her uplatněných za příspěvek uvedeným v 1. odstavci a nejpozději do 31. 5. 2018 jej předloží ke schválení zadavateli, přičemž zadavatel udělí písemný souhlas, popřípadě své připomínky k závěrečnému vyúčtování pořadateli nejpozději do 15 pracovních dnů od jeho obdržení. Pro další postup stran se použijí obdobně pravidla v ustanovení čl. II odst. 3 této smlouvy o postupu stran k dosažení vzájemné shody. Následně, nejpozději do 15 dní od doručení schválení zadavatelem, vystaví pořadatel konečné vyúčtování za příspěvek v 1. odstavci, jehož přílohou budou kopie dokladů k jednotlivým vyúčtovaným položkám, které pokrývají příspěvek zadavatele.

4. Český olympijský výbor se zavazuje požádat Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy České republiky (dále jen „MŠMT“) o poskytnutí dotace na Hry nad rámec příspěvku uvedeného v čl. V. odst. 1. Poskytnutí finančních prostředků uvedených v tomto odstavci pořadateli a jejich využití bude upraveno samostatnou písemnou smlouvou o dotaci, která se řídí směrnicemi pro čerpání dotací MŠMT. Tyto směrnice předá ČOV pořadateli, za předpokladu kladného rozhodnutí MŠMT, při podpisu této samostatné smlouvy o dotaci.

5. Pořadatel se zavazuje předložit do 31. 1. 2017 návrh detailního rozpočtu Her včetně výše plnění partnerů Her ke schválení zadavateli a uvolnit na pořádání Her ze svého rozpočtu (rozpočtu kraje) v průběhu let 2017-2018 částku minimálně ve výši 8.000.000 Kč (slovy osm milionů korun českých).

6. Návrh detailního rozpočtu Her dle odstavce 5. podléhá schválení zadavatele, který jej schválí, popřípadě předá pořadateli své připomínky k návrhu, a to do 5 pracovních dnů od jejich obdržení. Pro další postup stran se použijí obdobně pravidla v ustanovení čl. II odst. 3 této smlouvy o postupu stran k dosažení vzájemné shody, s tím rozdílem, že lhůta pro pořadatele na zapracování připomínek zadavatele a jejich předložení se prodlužuje na 10 pracovních dnů.

Čl. VI.

Smluvní pokuta

1. Pořadatel se zavazuje v případě, že se Hry neuskuteční či jejich průběh bude vážně narušen výlučně z důvodů na straně pořadatele, vrátit zadavateli veškeré platby provedené zadavatelem dle čl. V této Xxxxxxx a dále zaplatit zadavateli smluvní pokutu a to do 60 dní

ode dne, kdy byl zadavatelem k zaplacení smluvní pokuty prokazatelně písemně vyzván s uvedením důvodu, na základě kterých zadavatel smluvní pokutu nárokuje. Vážným narušením průběhu Her se přitom rozumí opakované a závažné nerespektování doporučeních daných Manuálem ODM tam, kde tato Xxxxxxx nestanoví odlišnou úpravu, dále neuskutečnění jedné z vyjmenovaných soutěží v příloze č. 1 této Smlouvy, nedodržení finančních ujednání směrem k akreditovaným účastníkům Her uvedených v čl. II. odst. 16 této Smlouvy, porušení práv a povinností v této smlouvě či porušení účelu, pro který jsou finanční příspěvky v čl. V. poskytnuty. Smluvní pokuta činí 1 000 000,- Kč, došlo-li k neuskutečnění Her z důvodu na straně pořadatele, v případě jiných vážných narušení průběhu Her z důvodu na straně pořadatele činí smluvní pokuta 150 000,- Kč za jednotlivý případ, přičemž souhrnná celková výše smluvních pokut za vážné narušení průběhu Her je nejvýše 300 000,- Kč a souhrnná celková výše smluvních pokut dle tohoto odstavce nemůže přesáhnout výši 1 000 000,- Kč. Na smluvní pokutu nemá zadavatel nárok v případě, že pořadateli neposkytoval potřebnou součinnost v souladu s ustanoveními této Smlouvy a Manuálem.

2. Zadavatel se zavazuje v případě porušení kterékoliv z povinností zadavatele uvedených v ustanovení čl. V odstavec 2. zaplatit pořadateli smluvní pokutu v celkové výši 50 000,- Kč za každý i započatý týden, který je v prodlení, a to do 60 dní ode dne, kdy byl pořadatelem k zaplacení této smluvní pokuty prokazatelně písemně vyzván s uvedením důvodu, na základě kterých pořadatel smluvní pokutu nárokuje. Souhrnná celková výše smluvních pokut je nejvýše 500 000,- Kč.

3. Ujednáním výše uvedených smluvních pokut není dotčeno právo na náhradu škody, která by kterékoliv straně vznikla porušením povinností druhé strany uvedených v této Smlouvě.

Čl. VII.

Závěrečná ustanovení

1. Tato smlouva nabývá účinnosti dnem podpisu smluvními stranami a je uzavřena na dobu určitou

do 31. 12. 2018.

2. Smluvní strany se dohodly, že pořadatel uveřejní tuto smlouvu a její případné dodatky v registru smluv do 30 dnů od jejich uzavření dle zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv).

3. Doložka platnosti smlouvy dle § 23 zák. č. 129/2000Sb., o krajích, v platném znění: Tato smlouva byla schválena Zastupitelstvem Pardubického kraje dne 22. 9. 2016 usnesením č. Z/491/16.

4. Kontaktní osobou za pořadatele ve věcech plnění předmětu Smlouvy je Xxx. Xxxxx Xxxxxxxxxx, tel.: x000 000 000 000, email: xxxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx. Kontaktní osobou za zadavatele je Xxx. Xxxx Xxxxxxxxx, X.Xx. tel.: x000 000 000 000, email: xxxxxxxxx@xxxxxxx.xx s výjimkou osoby tajemníka ODM dle čl. III. odst. 1 této smlouvy.

5. Smluvní strany se dohodly, že tato smlouva smí být měněna a doplňována pouze na základě písemných očíslovaných dodatků podepsaných oběma smluvními stranami.

6. Každá ze Stran je oprávněna tuto Smlouvu ukončit odstoupením, a to ze zákonem stanovených důvodů a z důvodů uvedených v této Smlouvě. Účinky odstoupení (zrušení závazku) nastávají ke dni doručení písemného oznámení o odstoupení druhé Smluvní straně. Každá ze stran může dále od smlouvy odstoupit také v případě, že druhá strana závažným způsobem narušila přípravu nebo průběh Her tím, že opakovaně a v podstatné míře neposkytuje potřebnou součinnost v souladu s ustanoveními této Smlouvy a Manuálem, zejména tím, že nedodržuje touto Smlouvou stanovené lhůty, a na toto porušení byla stranou, která není v prodlení, písemně upozorněna, a ani poté ve lhůtě 20 pracovních dnů od tohoto upozornění nesjednala nápravu.

7. Zadavatel je oprávněn od této Smlouvy odstoupit z důvodů, pro které mu náleží smluvní pokuta dle čl. VI odst. 1. a k nápravě nedojde ani do 10 pracovních dnů po písemné a odůvodněné výzvě zadavatele. Zadavatel je oprávněn od této smlouvy odstoupit také v případě, že opakovaně, nejméně však dvakrát, neudělil souhlas pořadateli či neschválil návrh pořadatele tam, kde to tato Xxxxxxx vyžaduje, a pořadatel ani poté nejednal v souladu s připomínkami zadavatele.

8. Pořadatel je oprávněn od této Smlouvy odstoupit z důvodu porušení ustanovení čl. V. odstavec

2. z důvodů na straně zadavatele, pokud doba, po kterou je zadavatel v prodlení s poskytnutím příspěvku, přesáhne dobu 30 dnů a pořadatel zadavatele po uplynutí této doby písemně a odůvodněně vyzval k poskytnutí příspěvku a dal mu k tomu přiměřenou lhůtu, která nesmí být kratší než 10 pracovních dnů.

9. Je-li nebo stane-li se některé ustanovení této Smlouvy neplatné či neúčinné, smluvní strany se v tomto případě zavazují bezodkladně dohodou nahradit ustanovení neplatné či neúčinné novým ustanovením platným nebo účinným, které nejlépe odpovídá původně zamýšlenému účelu ustanovení neplatného či neúčinného.

10. Není-li v této Smlouvě uvedeno jinak, řídí se zák. č. 89/2012 Sb., občanským zákoníkem.

11. V případě rozporu mezi zněním této Smlouvy a zněním Manuálu má Smlouva přednost.

12. Smluvní strany si tuto smlouvu přečetly a prohlašují, že nebyla uzavřena v tísni či za nápadně nevýhodných podmínek na důkaz čehož připojují své podpisy.

13. Tato Xxxxxxx je sepsána ve čtyřech vyhotoveních s platností originálu, přičemž pořadatel obdrží dvě vyhotovení, ostatní smluvní strany obdrží po jednom vyhotovení. Přílohy této Smlouvy jsou:

• Příloha č. 1 - Specifikace sportů a disciplín Her, počty sportovců a doprovodů

v jednotlivých sportech a lokality sportovišť

• Příloha č. 2 - Harmonogram příprav ODM 2017 v Pardubickém kraji

• Příloha č. 3 - Marketingové plnění pro partnery ČOT realizované pořadatelem

V Praze, dne 4. 10. 2016 V Pardubicích dne 20. 10. 2016

…………………………………………... ……………………………………….

Český olympijský výbor Pardubický kraj

Xxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx

Předseda Hejtman

……………………………………………

Česká olympijská a.s.

Xxxxx Xxxxxxxx

Předseda představenstva

…………………………………………….

Česká olympijská a.s.

Xxxxx Xxxxx

Člen představenstva

Příloha č. 1 - Specifikace sportů a disciplín Her, počty sportovců a doprovodů v jednotlivých sportech

ODM Pardubický kraj 2018 - počty účastníků
SPORTY NAVRHOVANÉ		HOŠI/DÍVKY	POČET SPORTOVCŮ		POČET TRENÉRŮ/SERVISMANŮ	CELKEM	SPORTOVIŠTĚ
1	Alpské lyžování	H+D	12		3+1	16	Ski resort Buková hora
2	Běžecké lyžování	H+D	8		2+1	11	Letohrad
3	Biatlon	H+D	8		2+1	11	Letohrad
4	Krasobruslení	H+D	4		1	5	zimní stadion Litomyšl
5	Lední hokej	H	22		4	26	zimní stadiony Česká Třebová a Choceň
6	Lyžařský orientační běh	H+D	8		2+1	11	Letohrad
7	Rychlobruslení	H+D	8		2	10	zimní stadion Litomyšl
8	Snowboarding	H+D	8		2+1	11	Ski areál Větrný vrch, Dolní Morava
9	Skicross	H+D	8		2+1	11	Ski areál Větrný vrch, Dolní Morava
10	Šachy	H+D	4		1	5	Evropské školící centrum Litomyšl
11	Taneční soutěž	H+D	2		1	3	Smetanův dům Litomyšl
	VEDOUCÍ VÝPRAVY					3
	CELKEM ZA KRAJ		92		28	123

CELKEM VŠECH

1288 1722

V Praze, dne 4. 10. 2016 V Pardubicích, dne 20. 10. 2016

…………………………………………... ……………………………………….

Český olympijský výbor Pardubický kraj

Xxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx

Předseda Hejtman

……………………………………………

Česká olympijská a.s.

Xxxxx Xxxxxxxx

Předseda představenstva

…………………………………………….

Česká olympijská a.s.

Xxxxx Xxxxx

Člen představenstva

Příloha č. 2 - Harmonogram příprav ODM 2018 v Pardubickém kraji

Období červenec – prosinec 2016

Červenec – září 2016

• Příprava smlouvy o pořádání

• Prezentace ODM 2018 v Olympijském parku Rio – Pardubice

• Nastavení spolupráce s národními sportovními svazy

Říjen - Prosinec 2016

• Seznámení práce s CIS

• Nastavení spolupráce se sportovními svazy – lokální garanti

• Rozhodnutí o zapojení externích subjektů

• Ustanovení řídícího a organizačního výboru Her

• Finalizace organigramu obsahující konkrétní osoby a jejich kontakty, nastavení informačních toků

• Finalizace lokalit pro slavnostní ceremoniály

• První setkání řídícího a organizačního výboru

• První schůzky se sportovišti a garanty sportovních soutěží

• Návrh harmonogramu příprav pro období leden 2017 – březen 2018

• 1. Návrh časového programu slavnostních akcí v rámci ODM

• Příprava vizuální podoby Her: logo akce, základní grafické motivy (kompozitní logo ODM)

• Příprava komunikačně – propagačního plánu pořadatele

• Příprava marketingového konceptu, seznam potenciálních partnerů kraje, příprava marketingových prezentací

• Spuštění pravidelného setkávání organizačního výboru Her 1x měsíčně

• Finalizace ubytovacích a stravovacích zařízení, návrh řešení dopravního systému

• Návrhy smluv se sporty

• Návrh detailního rozpočtu Her

• Příprava grafického Manuálu akce

Za plnění harmonogramu příprav pro období do konce roku 2016 byl ustanoven Xxxx Xxxxx.

V Praze, dne 4. 10. 2016 V Pardubicích dne 20. 10. 2016

…………………………………………... ……………………………………….

Český olympijský výbor Pardubický kraj

Xxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx

Předseda Hejtman

……………………………………………

Česká olympijská a.s.

Xxxxx Xxxxxxxx

Předseda představenstva

…………………………………………….

Česká olympijská a.s.

Xxxxx Xxxxx

Člen představenstva

Příloha č. 3 - Marketingové plnění pro partnery ČOT realizované pořadatelem

ODM 2018 v Pardubickém kraji

Tištěné materiály

• Loga partnerů ČOT v brožuře akce

• Loga partnerů ČOT na tištěném programu ODM

• Loga partnerů ČOT na VIP pozvánce

Prezentace v kampaních kraje

• Loga partnerů ČOT v rámci inzertní kampaně realizované pořadatelem, a to zejména na nosičích typu outdoor

Prezentace na tiskové konferenci a dalších oficiálních akcích

• Loga partnerů ČOT na samostatném panelu (např. typu roll-up) prezentovaném na tiskových konferencích a dalších oficiálních akcích před a během ODM (př. VIP raut)

Prezentace v průběhu konání ODM

• Prezentace na zahájení a zakončení - loga partnerů ČOT prezentovaná dle svých kategorií na slavnostním zahájení a zakončení (př. formou velké plachty s logy, projekce log atd.)

• Prezentace na medailových ceremoniálech - loga partnerů ČOT prezentovaná v rámci kompletní hierarchie partnerských log na souhrnných plachtách vedle pódia (pokud bude realizováno)

• Prezentace na sportovištích - loga partnerů ČOT prezentovaná v rámci kompletní hierarchie partnerských log na souhrnných plachtách

Další formy prezentace partnerů ČOT

• V případě zájmu některého z partnerů ČOT o přídavnou samostatnou prezentaci na náklady partnera ČOT (př. umístění letáků či reklamního panelu v prostorách ODM, realizace promo aktivity partnera v místech konání ODM) umožní pořadatel partnerovi na základě společné dohody s Českou olympijskou a.s. tuto prezentaci.

V Praze, dne 4. 10. 2016 V Pardubicích dne 20. 10. 2016

…………………………………………... ……………………………………….

Český olympijský výbor Pardubický kraj

Xxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx

Předseda Hejtman

……………………………………………

Česká olympijská a.s.

Xxxxx Xxxxxxxx

Předseda představenstva

…………………………………………….

Česká olympijská a.s.

Xxxxx Xxxxx

Člen představenstva