Koordinační dohoda

Koordinační dohoda

uzavřená dle § 1746 zák. č. 89/2012 Sb., občanský zákoník

Knihovna AV ČR, v. v. i.

se sídlem: Národní 1009/3, 115 22 Praha 1

IČ: 67985971

e-mail: xxxxxxx@xxxx.xx

veřejná výzkumná instituce, zapsaná v rejstříku veřejných výzkumných institucí

vedeném Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy ČR

zastoupená: Xxx. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx, ředitelkou

(dále jen „zadavatel č. 1“)

Ústav pro českou literaturu AV ČR, v. v. i.

se sídlem: Na Florenci 0000/0, 000 00 Xxxxx 0

IČ: 68378068

e-mail: xxx@xxx.xxx.xx

veřejná výzkumná instituce, zapsaná v rejstříku veřejných výzkumných institucí

vedeném Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy ČR

zastoupená: Ing. Xxxxxx Xxxxxxxx, Ph.D., ředitelem

(dále jen „zadavatel č. 2“)

Matematický ústav AV ČR, v. v. i.

se sídlem: Žitná 609/25, 115 67 Praha 1

IČ: 67985840

e-mail: xxxxxxxx@xxxx.xxx.xx

veřejná výzkumná instituce, zapsaná v rejstříku veřejných výzkumných institucí vedeném Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy ČR

zastoupená: doc. RNDr. Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx, Ph.D., ředitelem

(dále jen „zadavatel č. 3“)

Orientální ústav AV ČR, v. v. i.

se sídlem: Pod vodárenskou věží 1143/4, 182 08 Praha 8

IČ: 68378009

e-mail: xxxx@xxxxxx.xxx.xx

veřejná výzkumná instituce, zapsaná v rejstříku veřejných výzkumných institucí vedeném Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy ČR

zastoupená: Mgr. Xxxxxxxx Xxxxxxxx, Ph.D., ředitelem

(dále jen „zadavatel č. 4“)

Ústav státu a práva AV ČR, v. v. i.

se sídlem: Národní 117/18, 116 00 Praha 1

IČ: 68378122

e-mail: xxx@xxxx.xxx.xx

veřejná výzkumná instituce, zapsaná v rejstříku veřejných výzkumných institucí vedeném Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy ČR

zastoupená: JUDr. Xxxxx Xxxxxxxx, Ph.D., ředitelem

(dále jen „zadavatel č. 5“)

Dále společně jen jako „zadavatelé“ uzavírají níže uvedeného dne tuto koordinační dohodu dále jen „dohoda“.

I.

Předmět dohody

1. Zadavatelé uzavřeli dne 26.6.2019 smlouvu o sdružení zadavatelů (dále jen „smlouva“), jejímž předmětem je úprava vzájemných práv a povinností zadavatelů k třetím osobám a k sobě navzájem v souvislosti se společným zadáním veřejné zakázky s názvem „Dodávka Ekonomického informačního systému včetně implementace a zajištění služeb provozní podpory a rozvoje“ (dále také jen jako „veřejná zakázka“), jejímž předmětem je dodání, instalace a implementace ekonomického informačního systému (EIS), který bude plně odpovídat všem funkčním, technickým, legislativním a procesním požadavkům zadavatelů, včetně poskytnutí práv k jeho užití (licencí) a souvisejících služeb dle potřeb zadavatele, a dále zajištění souvisejících služeb provozní podpory, údržby a rozvoje, včetně zajištění služeb součinnosti při případném budoucím přechodu na jiný informační systém.

2. V rámci veřejné zakázky bude vybrán vítězný uchazeč, se kterým zadavatelé uzavřou smlouvu o dodávce a implementaci ekonomického informačního systému (dále jen „implementační smlouva“) a smlouvu o poskytování provozní podpory, údržby a rozvoje (dále jen „servisní smlouva“). Předmětem této dohody je vzájemné uspořádání práv a povinností, které budou zadavatelům jako objednatelům z uvedené implementační a servisní smlouvy plynout.

II.

Uspořádání práv a povinností zadavatelů jako objednatelů z implementační smlouvy

1. Zadavatelé si jsou vědomi, že jako účastníci implementační smlouvy na straně objedna­tele budou dodavateli solidárně odpovědni za závazky z implementační smlouvy. Zadava­telé se dohodli, že závazky vůči dodavateli dle čl. VIII. implementační smlouvy, tedy uhrazení ceny plnění, bude hradit zadavatel č. 1 (dále jen „zadavatel – koordinátor“).

2. Zadavatelé se dohodli, že poté, co zadavatel – koordinátor obdrží od dodavatele přísluš­nou fakturu dle čl. VIII. implementační smlouvy, vystaví a následně zašle na e-mailové adresy uvedené v záhlaví této dohody ostatním zadavatelům faktury na částky odpoví­dajícím poměrům uvedeným v odst. 3 tohoto článku z fakturované částky dodava­telem. Splatnost faktur je dle dohody zadavatelů 14 dnů.

3. Zadavatelé se dohodli na následujících poměrech na uhrazené ceně plnění dle implemen­tační smlouvy pro jednotlivé zadavatele:

• poměr zadavatele č. 1 činí 24%

• poměr zadavatele č. 2 činí 27%

• poměr zadavatele č. 3 činí 26%

• poměr zadavatele č. 4 činí 9%

• poměr zadavatele č. 5 činí 14%

Pokud se u jakéhokoliv zadavatele změní stav jeho zaměstnanců minimálně o 20 %, je kterýkoliv zadavatel oprávněn navrhnout změnu výše uvedených poměrů pro následující období počínaje od výročí servisní smlouvy.

4. Zadavatelé současně berou na vědomí, že případné smluvní pokuty, které budou dodavateli účtovány dle implementační smlouvy, započte zadavatel – koordinátor vůči nároku dodavatele na uhrazení části ceny plnění dle implementační smlouvy, čímž se rovnou sníží uhrazená částka. V případě, že by dodavatel požadoval uhrazení smluvní pokuty za prodlení s uhrazením části ceny plnění, půjde tato smluvní pokuta plně k tíži zadavatele – koordinátora. Pokud ovšem důvodem pozdní úhrady ze strany zadavatele – koordinátora bude (i) pozdní uhrazení dotace ze strany AV ČR nebo (ii) pozdní propla­cení faktur ze strany ostatních zadavatelů, bude tato smluvní pokuta po uhrazení zada­vatelem – koordinátorem (i) rozpočtena mezi všechny zadavatele rovněž dle uvedeného poměru v odst. 3., resp. (ii) bude plně přefakturována tomu zadavateli, který pozdě uhra­dil fakturovanou částku, tedy svůj poměr na platbě dodavateli.

III.

Uspořádání práv a povinností zadavatelů jako objednatelů ze servisní smlouvy – paušální Servisní služby

1. Zadavatelé jsou si vědomi, že jako účastníci servisní smlouvy na straně objednatele budou poskytovateli solidárně odpovědni za závazky ze servisní smlouvy. Zadavatelé se dohodli, že závazky vůči poskytovateli za poskytnuté paušální servisní služby dle čl. 6.1. servisní smlouvy bude hradit zadavatel – koordinátor.

2. Vzhledem k tomu, že úhrady za paušální servisní služby budou vždy po celý kalendářní rok probíhat v měsíční frekvenci a ve stejné výši, dohodli se zadavatelé, že zadavatel – koordinátor vystaví vždy do 10. dne každého kalendářního čtvrtletí fakturu každému z dalších zadavatelů, a to ve výši odpovídající poměru dle čl. II. této dohody z částky rovnající se ceně paušálních servisních služeb za tři měsíce. Zadavatelé se dohodli, že splatnost těchto faktur bude 14 dnů.

3. Zadavatelé jsou si vědomi, že případná deaktivace či aktivace již deaktivované paušální servisní služby musí být předem jednomyslně schválena všemi zadavateli, a to buď e‑mailem, nebo na koordinační schůzce, avšak v obou případech do konce měsíce září každého kalendářního roku. Rozhodnutí o deaktivaci či aktivaci již deaktivované paušální servisní služby sděluje poskytovateli zadavatel – koordinátor.

VI.

Uspořádání práv a povinností zadavatelů jako objednatelů ze servisní smlouvy – ad-hoc Servisní služby

1. Zadavatelé se dohodli, že na každého ze zadavatelů připadá z ročního počtu hodin ad-hoc servisních služeb podíl ve výši 100 hodin. Kromě ad-hoc servisní služby – „školení uživatelů“, kterou si může každý ze zadavatelů objednat a rovněž uhradit sám, budou veškeré ostatní ad-hoc servisní služby objednávány výhradně prostřednictvím zadavatele – koordinátora, který je bude rovněž následně hradit a evidovat jejich čerpání. Následně zadavatel – koordinátor zašle těm zadavatelům, kteří si ad-hoc servisní služby přes zada­vatele – koordinátora objednali, faktury na částku odpovídající poměru za objednané ad-hoc servisní služby dle dohody mezi zadavateli.

2. Předchozí odstavec nevylučuje možnost dohody zadavatelů, že v objednávání ad-hoc servisních služeb budou postupovat společně tak, aby bylo dosaženo efektivního využití celého počtu hodin, se kterými zadavatelé mohou po dobu platnosti servisní smlouvy disponovat.

3. Zadavatelé jsou povinni se vzájemně prostřednictvím e-mailů informovat o čerpání ad‑hoc servisních služeb. Evidenci čerpání ad-hoc servisních služeb provádí zadavatel – koordinátor.

4. Zadavatelé se rovněž mezi sebou mohou dohodnout, že některý ze zadavatelů umožní čerpat ostatním zadavatelům ad-hoc servisní služby ze svého podílu hodin na ad-hoc servisních službách pro daný kalendářní rok. I tento přesun hodin mezi jednotlivými zadavateli podléhá evidenci dle odst. 1 tohoto článku a dotčení zadavatelé jsou povinni o své dohodě informovat ostatní zadavatele.

V.

Uspořádání práv a povinností zadavatelů jako objednatelů ze servisní smlouvy –rozvoj

1. Zadavatelé se dohodli, že rozvoj v rámci servisní smlouvy bude probíhat na základě objednávky ze strany zadavatele – koordinátora. Zadavatel – koordinátor rovněž eviduje finanční prostředky, které byly na rozvoj vynaloženy.

2. Zadavatel – koordinátor je oprávněn objednat rozvoj jedině po jednomyslném schválení daného požadavku na konkrétní rozvoj a následném jednomyslném schválení předložené nabídky ze strany poskytovatele, a to všemi zadavateli.

3. Každý ze zadavatelů může navrhnout požadavek na rozvoj dané funkcionality EIS, a to buď na pravidelné koordinační schůzce či prostřednictvím e-mailové komunikace. Požadavek na rozvoj je schválený, jestliže jej odsouhlasili všichni zadavatelé. V dohodě zadavatelů musí být obsažen i poměr, podle kterého se budou zadavatelé podílet na úhradě za rozvoj dané funkcionality.

4. Zadavatelé se rovněž mohou dohodnout, že daný požadavek na rozvoj sice schvalují, nicméně s výhradou, že na úhradě se budou podílet pouze někteří zadavatelé či pouze jeden ze zadavatelů. Předchozí věta nic nemění na pravidlu, že úhradu a evidenci rozvoje provádí zadavatel – koordinátor.

VI.

Komunikace mezi zadavateli

1. Zadavatelé spolu komunikují prostřednictvím e-mailů uvedených v záhlaví této dohody či na koordinačních schůzkách. Pokud v této dohodě není výslovně uvedeno jinak, musí se zadavatelé jednomyslně shodnout na jakémkoliv jednání vůči dodavateli či poskytovateli a k přímému jednání s dodavatelem a poskytovatelem je oprávněn zadavatel – koordi­nátor.

2. Pravidelné koordinační schůzky se konají vždy první středu měsíce září každého kalendářního roku, a to v prostorách zadavatele – koordinátora na adrese Xxxxxxx 0, 000 00 Xxxxx 0. Přesný čas, změnu termínu či místo si zadavatelé dohodnou prostřed­nictvím e-mailu minimálně 14 dnů před předpokládaným termínem koordinační schůzky.

3. Na pravidelné koordinační schůzce se zejména prodiskutuje dosavadní fungování EIS, přístup poskytovatele a spokojenost se službami jím poskytovanými, zadavatelé prověří evidenci uvedených hodin za poskytnuté ad-hoc servisní služby a finančních prostředků uhrazených za rozvoj. Zadavatelé na koordinační schůzce rovněž rozhodnou o deaktivaci či aktivaci již deaktivované paušální servisní služby v následujícím roce od výročí ser­visní smlouvy. Případně zadavatelé rozhodnou o odstoupení od implementační či servisní smlouvy anebo o podání výpovědi ze servisní smlouvy. Zadavatelé rovněž mohou roz­hodnout o změně na pozici zadavatele – koordinátora; ke změně je potřeba nadpoloviční poměr hlasů, kdy pro tento typ hlasování má každý ze zadavatelů takovou váhu hlasu, jako je jeho poměr k povinnosti hradit cenu plnění dle čl. II. odst. 3 této dohody.

4. Každý ze zadavatelů je oprávněn svolat mimořádnou koordinační schůzku prostřed­nictvím e-mailové komunikace. V návrhu na svolání mimořádné koordinační schůzky musí být uveden důvod pro svolání mimořádné koordinační schůzky a navrhovaný termín. Ostatní zadavatelé mají právo navrhnout další program pro jednání a jiný termín ovšem s tím, že mimořádná koordinační schůzka se musí uskutečnit nejpozději do 14 dnů od jejího svolání.

5. Zadavatelé jsou povinni reagovat na zaslaný e-mail od ostatních zadavatelů nejpozději do pěti pracovních dnů ode dne odeslání e-mailu; nevyjádří-li se k zaslanému návrhu v uvedené lhůtě, má se za to, že se zaslaným návrhem souhlasí. Každý zadavatel je povi­nen bez zbytečného odkladu zaslat ostatním zadavatelům změnu veškerých údajů uvede­ných v záhlaví této dohody včetně e-mailové adresy; pokud tak neučiní, mají e-mailové zprávy odeslané na stávající e-mailovou adresu důsledky uvedené v této dohodě.

6. Zadavatele na koordinačních schůzkách zastupují vedoucí THS, pokud není konkrétním zadavatelem rozhodnuto jinak. Stejně tak v rámci e-mailové komunikace se mohou za zadavatele vyjadřovat a činit jednotlivá rozhodnutí pouze vedoucí THS či jimi nebo za ně určení zástupci.

7. Pokud se zadavatelé na úrovni vedoucích THS nedohodnou v záležitosti, ke které je dle této dohody zapotřebí jednomyslný souhlas všech zadavatelů, bude se daná otázka eskalovat na ředitele zadavatelů, kteří o dané otázce musejí jednat nejpozději do 1 měsíce od neúspěšného jednání vedoucích THS.

VII.

Závěrečná ustanovení

1. Zadavatelé se dohodli, že ostatní skutečnosti neupravené touto dohodou se řídí občanským zákoníkem.

2. Dohodu lze měnit a doplňovat pouze písemnými vzestupně číslovanými dodatky se souhlasem všech zadavatelů.

3. Tato dohoda je vyhotovena v pěti stejnopisech s platností originálu, z nichž po jejím podpisu obdrží každý zadavatel jeden.

4. Tato dohoda nabývá platnosti okamžikem jejího podpisu všemi smluvními stranami a účinnosti dnem uveřejnění v registru smluv. Zadavatelé se dohodli, že dohodu zveřejní v registru smluv zadavatel – koordinátor.

5. Tato dohoda je platná po dobu platnosti servisní smlouvy.

V Praze dne 11.6.2020

…………………………………………………………

Knihovna AV ČR, v. v. i.

zastoupená: Xxx. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx, ředitelkou

…………………………………………………………

Ústav pro českou literaturu AV ČR, v. v. i.

zastoupená: Ing. Xxxxxx Xxxxxxxx, Ph.D., ředitelem

………………………………………………………..

Matematický ústav AV ČR, v. v. i.

zastoupená: doc. RNDr. Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx, Ph.D., ředitelem

……………………………………………………….

Orientální ústav AV ČR, v. v. i.

zastoupená: Mgr. Xxxxxxxx Xxxxxxxx, Ph.D., ředitelem

……………………………………………………….

Ústav státu a práva AV ČR, v. v. i.

zastoupená: JUDr. Xxxxx Xxxxxxxx, Ph.D., ředitelem

6