SMLOUVA O NÁJMU
SMLOUVA O NÁJMU
TISKOVÝCH A REPROGRAFICKÝCH ZAŘÍZENÍ
A O POSKYTOVÁNÍ SOUVISEJÍCÍCH DODÁVEK A SLUŽEB
uzavřená v souladu se zákonem č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZZVZ“) a dle ust. § 2201 a násl. a § 2316 a násl. zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „občanský zákoník“) (dále jen „Smlouva“)
mezi
Městská část Praha 14
se sídlem: Bratří Venclíků 1073/8, PSČ 198 00 Praha 9
zastoupená: Xxxxx Xxxxxxx, starostou MČ Praha 14 IČO: 00231312
DIČ: CZ00231312
bankovní spojení: PPF banka, a.s.
číslo účtu: 27–9800050998/6000
(dále jen „Nájemce“) na straně jedné
a
TOTAL SERVICE a.s.
se sídlem: U Xxxxxx 000/00, Xxxxxxxxxx, XXX 000 00 Xxxxx 0
zastoupený/-á: Xxxxx Xxxxxxxxx, členem představenstva IČO: 25618067
DIČ: CZ25618067
zapsaný/-á: v OR vedeném MS v Praze, oddíl B, vložka 23580
bankovní spojení: ČSOB, a.s.
číslo účtu: 579579583/0300 (dále jen „Pronajímatel“) na straně druhé (společně také dále jen „smluvní strany“)
I.
Úvodní ustanovení
Tato Xxxxxxx je uzavírána na základě výsledku zadávacího řízení (otevřené řízení) k zadání nadlimitní
veřejné zakázky na dodávky pod názvem: „Outsourcing tiskových řešení pro městskou část Praha 14“.
II.
Předmět a účel smlouvy
2.1. Předmětem Smlouvy je:
2.1.1. nájem tiskových a reprografických zařízení (dále jen „tisková zařízení“),
2.1.2. nájem systému pro řízení a správu tisků a software pro vytěžování dat z dokumentů
(dále jen „SW“), blíže specifikovaných v Příloze č. 1 a 2 Smlouvy a
2.1.3. poskytování dalších dodávek a služeb souvisejících s nájmem tiskových zařízení a SW,
to vše za podmínek a rozsahu stanovených ve Smlouvě, kdy specifikace a kategorizace dodávek a služeb dle Smlouvy je uvedena v Příloze č. 1 - Technické požadavky (Příloha č. 1 zadávací dokumentace) a v Příloze č. 2 - Kategorizace tiskových zařízení (Příloha č. 2 zadávací dokumentace) a cena za dodávky a služby dle Xxxxxxx je uvedena v Příloze č. 3 - Tabulkový rozpočet (cenová nabídka) (Příloha č. 3 zadávací dokumentace),
(společně dále také jen „Předmět smlouvy“).
2.2. Přílohy č. 1, č. 2 a č. 3 uvedené v odst. 2.1. tohoto článku tvoří nedílnou součást Smlouvy.
2.3. Pronajatá tisková zařízení a SW jsou po celou dobu trvání této Smlouvy ve vlastnictví Pronajímatele.
2.4. Pronajímatel se zavazuje po dobu trvání Smlouvy:
2.4.1. instalovat nová tisková zařízení a SW na místa plnění dle Smlouvy a udržovat je
v provozuschopném stavu,
2.4.2. z důvodu kybernetické bezpečnosti, technologických, servisních a logistických důvodů apod., aktualizovat nebo obměňovat tisková zařízení a SW dle dohody s Nájemcem tak, aby byly minimalizovány dopady na provoz Nájemce a poskytovat potřebnou součinnost při řešení bezpečnostních hrozeb a incidentů.
2.5. Pronajímatel se dále zavazuje poskytovat Nájemci další dodávky a služby související s nájmem
tiskových zařízení a SW dle požadavků Nájemce.
2.6. Nájemce si vyhrazuje právo odebírat a používat papíry do tiskových zařízení i od jiných dodavatelů než od Pronajímatele, s čímž Xxxxxxxxxxxx souhlasí.
2.7. Účelem Smlouvy je optimální využití tiskových zařízení a SW Nájemcem.
III.
Doba a místo plnění smlouvy
3.1. Nájem tiskových zařízení a SW, jakožto i poskytování dodávek a služeb dle Xxxxxxx se sjednává na dobu neurčitou, a to od 1. 5. 2022. Pokud Smlouva nabude účinnosti později, bude počátkem plnění ze Smlouvy datum její účinnosti (viz čl. X. odst. 10.1. Smlouvy).
3.2. Pronajímatel je povinen nejpozději do 15 kalendářních dnů od účinnosti Smlouvy, protokolárně předat Nájemci tisková zařízení a plně funkční a zprovozněný SW. Nájemce je povinen je převzít.
3.3. Nárok Xxxxxxxxxxxxx na úhradu nájemného dle Smlouvy vzniká nejdříve od prvního dne následujícího poté, co byla Pronajímatelem protokolárně předána Nájemci zprovozněná tisková zařízení a plně funkční a též zprovozněný SW.
3.4. Místem plnění Smlouvy jsou tato pracoviště Nájemce:
3.4.1. Úřad městské části Praha 14, Bratří Venclíků 1073, Praha 9, PSČ 198 21,
3.4.2. Úřad městské části Praha 14, Bratří Venclíků 1072, Praha 9, PSČ 198 21,
3.4.3. Úřad městské části Praha 14, Bratří Venclíků 1070, Praha 9, PSČ 198 21,
3.4.4. další pracoviště Nájemce na území městské části Praha 14, dle požadavků Nájemce
v průběhu plnění Smlouvy, případně pracoviště organizací zřízených Nájemcem.
IV.
Ceny a platební podmínky
4.1. Cenami se dle Smlouvy rozumí ceny za plnění Předmětu smlouvy, tedy za nájem tiskových zařízení a SW včetně souvisejících dodávek a služeb uvedených v čl. II. odst. 2.1. Smlouvy. Cena Předmětu smlouvy je stanovena v Příloze č. 3 Smlouvy.
4.2. Ceny jsou konečné a zahrnují veškeré náklady Pronajímatele včetně ceny za dopravu tiskových zařízení, instalace, deinstalace, proškolení určených zaměstnanců Nájemce a ceny za kompletní servis pronajatých tiskových zařízení a SW po celou dobu trvání Smlouvy. Tyto ceny je možné překročit jen v případě změny (zvýšení) sazby DPH.
4.3. Nájemné a cena poskytnutých souvisejících dodávek a služeb budou hrazeny měsíčně (za celý kalendářní měsíc) na základě daňových dokladů (dále jen „faktury“) vystavených Pronajímatelem vždy k prvnímu dni kalendářního měsíce, následujícího za měsícem, za které se nájemné, dodávky a služby účtují.
4.4. Faktury musí být doručeny Nájemci do 5. dne měsíce následujícího po měsíci, ve kterém byly Pronajímatelem požadované služby a dodávky Nájemci poskytnuty. Z vystavených faktur Pronajímatelem musí být zřejmé, jaká částka je fakturována za nájemné, jaká za související dodávky a jaká za související služby.
4.5. Cena za dodávku čipových karet a potiskovacího zařízení bude Nájemcem uhrazena Pronajímateli jednorázově v rámci první fakturace.
4.6. Faktury budou obsahovat náležitosti běžné v obchodním styku a musí naplňovat charakter daňového dokladu podle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů a náležitosti obchodní listiny ve smyslu ustanovení § 435 OZ. Přílohou jednotlivých faktur bude výše nájemného, služeb a dodávek rozčleněná na jednotlivá pracoviště Nájemce a jejich součástí bude podrobný rozpis poskytovaných služeb a dodávek jednotlivým pracovištím Nájemce, částka za nájem tiskových zařízení, SW a souvisejících dodávek a služeb, částka za skutečně zhotovené tisky/kopie, částka za skutečně odebraný papír a zároveň bude tato příloha poskytnuta Nájemci v elektronické podobě (ve formátu vhodném k dalšímu automatizovanému zpracování, např. Microsoft Excel, ISDOC).
4.7. Splatnost faktur se sjednává na 15 kalendářních dnů ode dne jejich doručení Nájemci. Faktura je uhrazena dnem odepsání příslušné částky z účtu Nájemce. Platba bude provedena na účet Pronajímatele uvedený ve Smlouvě, pokud se smluvní strany nedohodnou jinak.
4.8. Pokud faktury a jejich přílohy nebudou obsahovat výše uvedené náležitosti, je Nájemce oprávněn vrátit je Pronajímateli k jejich doplnění či opravě. V takovém případě nastane splatnost doplněné či opravené faktury až dnem, který je jako den splatnosti vyznačen v dodatečně doručené řádné faktuře, ne však dříve než uplynutím 14 dnů ode dne jejich doručení Nájemci.
V.
Práva a povinnosti smluvních stran
5.1. Pronajímatel je povinen:
5.1.1. poskytovat po celou dobu platnosti Smlouvy kvalitní služby tak, aby zajistil provozuschopnost tiskových zařízení a SW;
5.1.2. plnit požadovanou úroveň servisní podpory tiskových zařízení a SW (SLA) specifikovanou v Příloze č. 1;
5.1.3. poskytovat služby v pracovních dnech v době od 8:00 do 18:00 hodin;
5.1.4. dostavit se k servisnímu zásahu od nahlášení požadavku na servisní zásah Nájemcem ve lhůtách stanovených v čl. 7. odst. 7.2. Přílohy č. 1 Smlouvy (Nájemce nahlásí Pronajímateli požadavek na servisní zásah prostřednictvím svého helpdeskového systému (dále jen „HD systém“) a tímto HD systémem bude odeslán email nebo v případě nefunkčnosti HD systému prostřednictvím jiných telekomunikačních prostředků, tj. zejména telefonicky nebo prostřednictvím elektronické pošty);
5.1.5. odstranit závady na tiskových zařízeních a SW ve lhůtách stanovených v čl. 7. odst. 7.2. Přílohy č. 1 Smlouvy;
5.1.6. neprodleně informovat určené pracovníky Nájemce telefonicky na tel. č.: x000000000000 nebo e-mailem na: xxxxxxxx@xxxxx00.xx, jakmile nezávisle na Nájemci zjistí, že je aplikace HD systému nedostupná;
5.1.7. udržovat SW ve funkčním stavu, v případě jeho nedostupnosti zajistit jeho urychlenou obnovu nebo jeho obejití, tak, aby Nájemce mohl využívat tiskové a reprografické služby, a to v souladu s požadovanou úrovní servisní podpory SW (viz Příloha č. 1);
5.1.8. dodávat spotřební materiál tak, aby nedošlo k zablokování provozu tiskových zařízení z důvodu nedostatku tohoto materiálu; podrobnější požadavky na dodávky spotřebního materiálu jsou uvedeny v Příloze č. 2.
5.2. Pronajímatel se zavazuje dodržovat pokyny odpovědných zaměstnanců Nájemce, týkající se zejména:
5.2.1. bezpečnostních norem;
5.2.2. směrnice o pohybu osob v prostorách pracovišť Nájemce;
(Nájemce provede bezplatné proškolení určených zaměstnanců Pronajímatele v potřebném
rozsahu).
5.3. Prioritní kanál pro hlášení závad a požadavků je HD systém. V případě předání požadavku na Pronajímatele je tento v HD systému evidován a na vznik tohoto požadavku je Pronajímatel upozorněn prostřednictvím automaticky zasílaného strukturovaného e-mailu. V případě nefunkčnosti nebo nedostupnosti HD systému, bude Nájemce hlásit závady Pronajímateli na tel. čísle: x000 000 000 800nebo e-mailu xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx.
5.4. Pronajímatel plně odpovídá za škody způsobené jeho činností na pracovištích Nájemce a dále za škody způsobené v důsledku porušení jeho povinností, vyplývajících ze Smlouvy. Pronajímatel je povinen mít po dobu trvání Smlouvy sjednáno pojištění odpovědnosti za škody způsobené jeho činností, a to v minimální výši 10.000.000, - Kč.
5.5. Nájemce je povinen Pronajímateli poskytnout odpovídající součinnost při plnění Předmětu
smlouvy a dodržovat veškeré povinnosti stanovené mu touto Smlouvou.
VI.
Smluvní pokuty
6.1. V případě, že bude Pronajímatel v prodlení se splněním povinnosti protokolárně Nájemci předat plně funkční a zprovozněná tisková zařízení a SW dle čl. III. odst. 3.2. Smlouvy, zavazuje se Pronajímatel uhradit Nájemci smluvní pokutu ve výši 5.000, - Kč za každý započatý kalendářní den prodlení.
6.2. V případě, že bude Pronajímatel v prodlení se splněním povinnosti:
6.2.1. dle čl. V. odst. 5.1. bod 5.1.4. Smlouvy, zavazuje se uhradit Nájemci smluvní pokutu ve výši 250,- Kč za každou započatou hodinu prodlení od maximální doby pro započetí zásahu uvedené v čl. 7. odst. 7.2. Přílohy č. 1 Smlouvy;
6.2.2. dle čl. V. odst. 5.1. bod 5.1.5. Smlouvy, zavazuje se uhradit Nájemci smluvní pokutu ve výši 1.000, - Kč za každou započatou hodinu prodlení od maximální doby pro odstranění závady uvedené v čl. 7. odst. 7.2. Přílohy č. 1 Smlouvy.
6.3. Zaplacením jakékoli smluvní pokuty dle této Smlouvy není dotčen nárok Nájemce na náhradu škody. Nájemce je oprávněn započítat smluvní pokuty proti jakékoli pohledávce Pronajímatele, zpravidla formou snížení výše nájemného o výši smluvních pokut v rámci měsíční fakturace za Předmět smlouvy.
7.1. Smluvní strany sjednávají, že:
VII.
Inflační doložka
7.1.1. jednotkové ceny dle Přílohy č. 3 Smlouvy lze každoročně navýšit o inflaci, a to vždy k 1. 5.
příslušného roku, počínaje dnem 1. 5. 2023;
7.1.2. při počítání inflace smluvní strany vycházejí z údajů o průměrné roční míře inflace za předchozí kalendářní rok uveřejněných Českým statistickým úřadem;
7.1.3. zvýšení jednotkových cen dle Přílohy č. 3 Smlouvy o inflaci je Pronajímatel povinen Nájemci oznámit nejpozději do 15. 4. příslušného kalendářního roku, jinak toto právo navýšit jednotkové ceny dle Přílohy č. 3 Smlouvy v příslušném roce zaniká;
7.1.4. ustanovení bodu 7.1.1. tohoto článku Smlouvy se použije pouze v případě, že průměrná roční míra inflace za předchozí kalendářní rok bude vyšší nebo rovna 5 %.
VIII.
Ukončení smlouvy
8.1. Smlouva může být ukončena odstoupením od Smlouvy, výpovědí nebo dohodou smluvních stran.
8.2. Odstoupení od Xxxxxxx musí být učiněno písemně a nabývá účinnosti dnem jeho doručení druhé smluvní straně. Smluvní strany mají právo od Smlouvy odstoupit z důvodu závažného porušení smluvních podmínek druhou smluvní stranou. Za závažné porušení Smlouvy se považují tyto skutečnosti:
8.2.1. smluvní strana porušuje podmínky Xxxxxxx a neprovede nápravu ani do 30 dnů od obdržení písemného vyrozumění od druhé smluvní strany,
8.2.2. úpadek Pronajímatele ve smyslu zák. č. 182/2006 Sb., insolvenční zákon, ve znění pozdějších předpisů.
8.3. Smlouvu lze vypovědět i bez uvedení důvodu. Výpověď musí být učiněna písemně a musí být doručena druhé smluvní straně. Výpovědní doba činí 6 měsíců a počíná běžet od prvního dne následujícího měsíce, kdy byla výpověď doručena druhé smluvní straně.
8.4. Smluvní strany se mohou dohodnout na ukončení Smlouvy. Dohoda musí být písemná a musí být
podepsána oběma smluvními stranami.
IX.
Ostatní ujednání
9.1. Nájemce je oprávněn v průběhu trvání Smlouvy požadovat po Pronajímateli snížení počtu pronajatých tiskových zařízení až o 15 %, aniž by to bylo považováno za změnu obsahu Smlouvy. Za toto snížení není Pronajímatel oprávněn nárokovat po Nájemci žádné platby a je povinen Nájemci vyhovět.
9.2. Oznámení o snížení počtu pronajatých tiskových zařízení je Nájemce povinen Pronajímateli doručit min. 2 měsíce předem.
9.3. Nájemce je rovněž oprávněn v průběhu trvání Smlouvy požadovat po Pronajímateli navýšení počtu pronajatých tiskových zařízení až o 15 %, aniž by to bylo považováno za změnu obsahu Smlouvy. Pronajímatel je povinen Nájemci vyhovět.
9.4. Oznámení o navýšení počtu pronajatých tiskových zařízení je Nájemce povinen Pronajímateli doručit min. 2 měsíce předem.
X.
Závěrečná ustanovení
10.1. Platnost Xxxxxxx nastává jejím podpisem oběma smluvními stranami a účinnost nejdříve dnem jejího uveřejnění v registru smluv, v souladu se zákonem č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších předpisů. Uveřejnění Xxxxxxx v registru smluv zajistí Nájemce.
10.2. Tato Smlouva se řídí právním řádem České republiky, zejména občanským zákoníkem.
10.3. Případná neplatnost některého ustanovení této Smlouvy nemá za následek neplatnost ostatních ustanovení.
10.4. Smlouvu lze měnit pouze číslovanými dodatky, podepsanými oběma smluvními stranami.
10.5. Smluvní strany prohlašují, že skutečnosti uvedené ve Xxxxxxx nepovažují za obchodní tajemství ve smyslu občanského zákoníku a udělují souhlas k jejich užití a zveřejnění bez stanovení jakýchkoliv dalších podmínek.
10.6. Smluvní strany se dohodly, že případné spory budou přednostně řešeny dohodou. V případě, že nedojde k dohodě smluvních stran, bude spor řešen místně a věcně příslušným soudem.
10.7. Smluvní strany prohlašují, že si Xxxxxxx přečetly, s jejím obsahem souhlasí a že byla sepsána na základě jejich pravé a svobodné vůle prosté omylů.
10.8. Smlouva je vyhotovena v jednom stejnopise v elektronické podobě.
10.9. Uzavření Smlouvy schválila Rada městské části Praha 14 svým usnesením č. 91/RMČ/2022 ze dne 21. 2. 2022.
10.10.Nedílnou součástí Smlouvy jsou následující přílohy:
Příloha č. 1 – Technické požadavky (Příloha č. 1 zadávací dokumentace);
Příloha č. 2 – Kategorizace tiskových zařízení (Příloha č. 2 zadávací dokumentace); Příloha č. 3 – Tabulkový rozpočet (cenová nabídka) (Příloha č. 3 zadávací dokumentace).
V Praze V Praze
Jiř
x Xxxxx
Digitálně podepsal
ř
Ji
x Xxxxx
Datum: 2022.03.23
09:24:42 +01'00'
Xxxx
Xxxxxxxx
Digitálně podepsal Xxxx Xxxxxxxx Datum: 2022.03.18
14:44:43 +01'00'
Za Nájemce Za Pronajímatele
Xxxx Xxxxx, starosta Xxxx Xxxxxxxx, člen představenstva
Potvrzujeme, že ve smyslu § 43 odst. 1 zákona č. 131/2000 Sb., o hlavním městě Praze, ve znění pozdějších předpisů, byly splněny podmínky pro platnost tohoto právního jednání.
Pověření členové Zastupitelstva městské části Praha 14:
člen Zastupitelstva městské části Praha 14 člen Zastupitelstva městské části Praha 14
Příloha č. 1 zadávací dokumentace – Technické požadavky (VZ „Outsourcing tiskových řešení pro městskou část Praha 14“)
Technické požadavky
na multifunkční zařízení a tiskárny (dále jen „tisková zařízení“) a další požadavky na zpracování nabídky
1. Základní požadavky na tisková řešení
1.1. Multifunkční zařízení a tiskárny (tisková zařízení) budou dodávány s originálním spotřebním materiálem od výrobce tiskového zařízení a v průběhu trvání smlouvy musí být vždy dodáván originální spotřební materiál výrobce tiskového zařízení.
1.2. Všechna tisková zařízení musí být nová, nepoužitá, nerepasovaná.
1.3. Všechna tisková zařízení musí být od 1 výrobce (stejné značky).
1.4. Pronajímatel musí být autorizovaným partnerem výrobce tiskových zařízení pro dodávky i servis nabízených tiskových zařízení. Toto doloží Pronajímatel příslušnými certifikáty vydanými výrobcem tiskových zařízení na jméno Pronajímatele.
1.5. V případě obměn nebo doplňování tiskových zařízení v průběhu trvání smlouvy, mohou být tisková zařízení nahrazena novějšími modely, ale musí být zachována minimálně stejná funkčnost a parametry jako u předchozího modelu tiskového zařízení.
1.6. Před podpisem smlouvy může Nájemce požadovat funkční test pro kontrolu splnění jednotlivých požadavků tiskových zařízení i systému zabezpečení a monitoringu tisků.
2. Požadavky na systém zabezpečení a monitoring tisku (SW)
2.1. Jednoduché a uživatelsky přívětivé webové ovládací rozhraní s možností přizpůsobení obsahu a způsobu zobrazení administrátorem centrálního tiskového řešení a s možností náhledů a smazání pouze svých tiskových úloh pro každého uživatele.
2.2. Funkce účtování tisků, kopií a skenů a možnost rozúčtování na jednotlivé uživatele, tisková zařízení, tiskové subsystémy, organizační složky atd. Možnost účtování tisků v jednotkách (strany) i v peněžních jednotkách.
2.3. Administrátor musí mít možnost jednoduše upravit generované reporty. Reporty také musí být možné odesílat automaticky emailem.
2.4. Funkce zabezpečeného a odloženého tisku – tiskové úlohy jsou uživateli přístupné až po jeho autorizaci (ID kartou, PIN, přihlašovacím jménem a heslem z AD – možnost kombinace způsobů přihlášení) u autorizačního terminálu. Používané typy karet jsou MIFARE DESFire, bezkontaktní dle ISO/IEC 14443. Autorizační terminál musí být SW – vestavěný v panelu multifunkce a dodaný včetně čtečky uvedených karet. Autorizace bude ověřována oproti Active Directory / LDAP.
2.5. Nájemce zároveň požaduje možnost autorizace prostřednictvím mobilního telefonu (Android / iOS) – přiložením ke čtečce jako v případě bezkontaktní karty. Vestavěná čtečka musí podporovat obě metody autorizace. Celkový počet mobilních zařízení, která bude třeba autorizovat je 200 kusů.
2.6. Funkce pokročilých tiskových pravidel, která může vytvářet uživatel nebo administrátor v jednoduchém konfigurátoru bez znalosti programování. Příklad: vynucení oboustranného
+ černobílého tisku dokumentu z konkrétní aplikace (např. MS Outlook).
2.7. Funkce náhledu tiskových úloh na autorizačním terminálu a možnost dalších operací s tiskovými úlohami přímo na autorizačním terminálu – uživatel má možnost tiskové úlohy smazat nebo je znovu vytisknout bez nutnosti znovu je poslat ze stanice uživatele.
2.8. Funkce jednoduchého skenování do osobní složky a e-mailu oprávněného uživatele.
2.9. U zařízení kategorie II., III., IV., V. musí multifunkce umožňovat i skenování do systému MS Sharepoint Online v rámci Office 365.
2.10. Tiskový systém musí umožňovat funkcionalitu aplikačního clusteru v režimu Active – Active. Tato funkce zajistí, že při výpadku jednoho nodu centrálního tiskového serveru
Příloha č. 1 zadávací dokumentace – Technické požadavky (VZ „Outsourcing tiskových řešení pro městskou část Praha 14“)
převezme úlohu tiskového serveru druhý nod a nedojde tak k výpadku služeb tiskového
serveru.
2.11. Systém musí do budoucna podporovat napojení dalších lokalit a strojů z nich tak, aby bylo možné z jednoho místa administrovat celou distribuovanou architekturu, a aby byly reporty za všechny lokality přístupné na centrálním serveru.
2.12. Do budoucna (po připojení dalších lokalit) funkce „Follow Me“ napříč lokalitami v rámci jednoho tiskového subsystému – tiskové úlohy si může uživatel po autorizaci vytisknout na libovolném zařízení vybaveném autorizačním terminálem, a to i v rámci různých lokalit v rámci jednoho tiskového subsystému.
2.13. Součástí ceny musí být také SW podpora (support + upgrady na novější verze) a SLA přímo od výrobce monitorovacího systému na dobu minimálně 48 měsíců.
2.14. Podpora a implementace šifrování přenosu dat, https, certifikátů pro zařízení.
2.15. Podpora a implementace šifrování disků dodaných tiskových zařízení.
2.16. Pronajímatel zajistí potřebnou podporu implementaci zabezpečení celého řešení dle aktuálních požadavků Nájemce v době instalace a rovněž podporu v průběhu celého plnění, a to zejména ve vazbě na aktuální bezpečnostní hrozby a standardy.
2.17. Pronajímatel zajistí import všech stávajících statistických dat z dosud používaného systému správy tiskového prostředí Nájemce do systému nového, tak aby nebyla narušena konzistence dat starých a nových. Nájemce pro správu tiskového prostředí používá systém SafeQ 5.0.
3. Administrace a reporting
3.1. Spojení požadovaných tiskových zařízení Nájemce se servisním centrem Pronajímatele, které zajistí automatické hlášení vzniklých požadavků na servis, dodávky základního spotřebního materiálu a pravidelné odečty podkladů pro vyúčtování v režimu 24/7.
3.2. Automatická emailová notifikace na email Nájemce o vzniklých hlášeních a požadavcích
tiskového zařízení.
3.3. Automatické dodávky a udržování smluvených zásob základního spotřebního materiálu pro tisková zařízení Nájemce.
3.4. Online evidence a zpětně plná auditovatelnost záznamů veškerých požadavků Nájemce na servisní zásahy i dodávky spotřebního materiálu po celou dobu provozu zařízení.
3.5. Automatická e-mailová notifikace o změně stavů požadavků: především při založení nových požadavků, zahájení zakázky a při ukončení požadavku.
3.6. Centrální online přehled tiskových zařízení včetně odpovědných osob za jejich provoz na všech pobočkách v ČR. Možnost seskupování zařízení do kategorií a filtrování např. podle pobočky a oblasti.
4. Požadavek na digitalizaci naskenovaných dokumentů
4.1. Systém musí na všech tiskových zařízeních umožnit skenování s OCR do editovatelných formátů MS Word, MS Excel, MS Powerpoint a také skenování do PDF a PDF/A s textovou vrstvou, umožňující indexování a prohledávání. Nájemce aktuálně požadujeme možnost zpracovat tímto způsobem až 25 000 stran měsíčně.
4.2. Součástí dodávky musí být řešení pro univerzální vytěžování dokumentů. Do budoucna Nájemce zvažuje vytěžování více typů dokumentů (většinou formulářového typu), ale aktuální implementace musí zahrnovat nasazení tohoto řešení pro vytěžování faktur.
4.3. Součástí nabídky musí být Instalace vytěžovacího SW na infrastrukturu Nájemce.
4.4. Nastavení vytěžování faktur:
4.4.1. postačí vytěžování hlavičkových údajů;
4.4.2. validace vytěžených údajů o dodavatelích proti DB dodavatelů v systému MS SQL
/ Oracle;
4.4.3. schopnost SW generovat kontrolní součty vytěžených částek;
Příloha č. 1 zadávací dokumentace – Technické požadavky (VZ „Outsourcing tiskových řešení pro městskou část Praha 14“)
4.4.4. školení skupiny až 4 administrátorů v rozsahu 4 hodin (prezenčně, online nebo
elektronicky);
4.4.5. školení skupiny až 8 uživatelů v rozsahu 8 hodin (prezenčně, online nebo
elektronicky);
4.4.6. řešení musí dále umožňovat:
4.4.6.1. zpracovat 2500 stran faktur ročně včetně příloh;
4.4.6.2. zpracovat faktury naskenované na dokumentovém skeneru/MFZ nebo přijmout faktury přímo z emailu;
4.4.6.3. vyexportovat vytěžená data k dalšímu zpracování do adresáře ve formátu
ISDOC;
4.4.6.4. nabídnuté řešení musí mít k dispozici mechanismus učení, kdy po opravě nesprávně vytěžených údajů operátorem, dojde k zaučení této opravy, a systém v budoucnu podobné chyby minimalizuje;
4.4.6.5. aplikace pro opravu vytěžených dat musí být k dispozici jak formou tlustého klienta (instalovaného ve Windows) i tenkého klienta (webová aplikace).
5. Další funkční požadavky
5.1. Kopírování ID karet: Multifunkční tiskárna s oboustranným podavačem musí umožňovat uživatelsky jednoduché kopírování oboustranných dokumentů formátu menšího než A5 (typicky řidičské průkazy, občanské průkazy, jiné ID karty apod.). Tento oboustranný dokument se musí vytisknout v jednom kroku na 1 stranu A4 po naskenování obou stran karty.
5.2. Tisk formulářů: Tiskové zařízení musí umožňovat vytištění libovolných formulářů nebo jiných často tištěných dokumentů uložených v síťovém prostředí nájemce, a to jednoduchým vyvoláním funkce na displeji, vyhledáním potřebného formuláře, jeho výběrem a vytištěním. Formuláře musí mít možnost ochrany před vytištěním neoprávněným uživatelem. Každý uživatel může mít definované vlastní „oblíbené formuláře".
5.3. Možnost instalace „embedded“ sw do tiskárny: Multifunkční tiskárna musí umožňovat instalaci do paměti a/nebo na interní disk tiskárny přídavných softwarových řešení, která jsou vytvářena a nabízena výrobcem tiskárny nebo certifikovaným partnerem výrobce. Tato softwarová řešení jsou průběžně vytvářena pro účely snižování nákladů na tisk, zvyšování produktivitu práce uživatelů a komfortu obsluhy.
5.4. Tisk z mobilních zařízení: Možnost doplnění rozhraní u multifunkčních zařízení pro tisk z mobilních zařízení iOS a Android. V případě, že je toto rozhraní k dispozici standardně, musí být tato volba ve výchozím nastavení vypnuta.
6. Součásti plnění Xxxxxxx xxxxxxx
6.1. Součástí plnění Xxxxxxx xxxxxxx je:
6.1.1. vlastní dodávka tiskových zařízení a zajištění jejich dopravy na určené místo provozování (pracoviště Nájemce),
6.1.2. instalace a nakonfigurování jednotlivých tiskových zařízení v místě provozu
(pracovišti Nájemce),
6.1.3. demontáž, zabalení a odvoz jednotlivých tiskových zařízení po ukončení smlouvy,
6.1.4. instalace a nakonfigurování celého systému včetně monitoringu,
6.1.5. zprovoznění celého systému včetně monitoringu,
6.1.6. školení skupiny až 4 administrátorů v rozsahu 4 hodin (prezenčně, online nebo
elektronicky),
6.1.7. průběžné dodávky originálního spotřebních materiálů (tonery, papír),
6.1.8. zajištění servisu tiskových zařízení v místě jeho instalace (pracovišti Nájemce),
Příloha č. 1 zadávací dokumentace – Technické požadavky (VZ „Outsourcing tiskových řešení pro městskou část Praha 14“)
6.1.9. spotřební materiál:
6.1.9.1. dodávka papíru:
6.1.9.1.1. Nájemce požaduje po Pronajímateli zajištění dodávky papíru pro provoz tiskových zařízení s minimálními parametry uvedenými v Příloze č. 2 ZD;
6.1.9.1.2. Pronajímatel zajistí dodávky papíru na místo instalace (pracoviště Nájemce) tiskového zařízení dle požadavků Nájemce.
6.1.9.2. ostatní spotřební materiál:
6.1.9.2.1. Nájemce požaduje pro zajištění provozu tiskových zařízení dodávky originálního spotřebního materiálu vyráběného výrobcem tiskového zařízení. Spotřebním materiálem jsou myšleny tonery, foto válce, odpadní nádobky, kity pro údržbu apod.;
6.1.9.2.2. dodávky spotřebního materiálu budou prováděny bez objednávek Nájemce, automatickým vyhodnocováním potřebného spotřebního materiálu Pronajímatelem na základě vzdáleného monitoringu tiskových zařízení.
6.2. Nájemce je oprávněn poptávat služby vymezené touto Veřejnou zakázkou podle svých aktuálních potřeb, a to za podmínek stanovených v Zadávací dokumentaci a jejích přílohách.
6.3. Součástí plnění Veřejné zakázky není:
6.3.1. provedení prací nutných pro připojení zařízení: LAN, el. připojení, přidělení IP adres zařízením a přístupových práv do LAN Nájemce,
6.3.2. výměna tonerů a doplňování spotřebního materiálu do tiskových zařízení v místě
jeho provozu (pracoviště Nájemce),
6.3.3. případné stavební úpravy, které by bylo nutné provést pro zprovoznění tiskových zařízení,
6.3.4. likvidace starých tiskových zařízení v majetku Nájemce,
6.3.5. dodávka náplní pro sešívačky,
6.3.6. dodávka tiskových serverů – Tiskové servery (HW + operační systémy) pro instalaci Systému pro řízení a správu tisků nejsou předmětem této zakázky. Servery s aktuálním operačním systémem (MS Windows Server) zajišťuje Nájemce.
7. Úroveň požadované servisní péče – SLA
7.1. Pronajímatel zpřístupní svůj systém pro hlášení závad Nájemci:
7.1.1. prostřednictvím webové aplikace a/nebo využije API systému helpdesk/servicedesk
Nájemce (dále jen „HD systém“),
7.1.2. zajistí telefonický a e-mailový servisní kontakt.
7.2. Reakční doba:
7.2.1. do 8 hodin a odstranění závady do 72 hodin – kategorie závad A = nefunkční stroj;
7.2.2. do 16 hodin a odstranění závady do 5 pracovních dní – kategorie závad B
= omezená funkce;
7.2.3. do 16 hodin a odstranění závady do 10 pracovních dní – kategorie závad C
= závada neomezuje funkčnost.
7.3. Kategorie závad jsou definovány následovně:
Kategorie závad A | znemožňuje používání tiskového systému, např.: |
stroj nejde zapnout / na displeji svítí chybový kód, který nejde resetovat / je zaseklý papír, který nelze odstranit / nefunguje displej / nekomunikuje s PC / nekomunikuje s autentifikačním systémem dodaným ke stroji / stroj je zablokovaný z důvodu PM |
Příloha č. 1 zadávací dokumentace – Technické požadavky (VZ „Outsourcing tiskových řešení pro městskou část Praha 14“)
atd./ nefixuje toner / nefunkční systém řízení tisku – skenování / bezpečnostní incidenty / bezpečnostní hrozby. | |
Kategorie závad B | částečně znemožňuje či omezuje používání tiskového systému, např.: |
opakovaně zasekává papíry v kazetách, duplexu nebo podavači originálů / rachotí / nedetekuje papír nebo originál / špatně podává papír nebo jich bere více najednou / nefunguje skenování / nelze vyměnit toner / je poškozený foto válec / zálohovaná chyba A v dostupné vzdálenosti pro uživatele (bez bariery do 12 metrů). | |
Kategorie závad C | nezpůsobuje žádné závažné problémy s provozem tiskového systému: |
stroj píská nebo skřípe / nesešívá nebo neděruje / vyžaduje údržbu / vykazuje zhoršenou kvalitu tisku nebo kopírování / vykazuje šedé nebo tmavé výtisky, kopie / zákazník požaduje další nastavení stroje nebo ovladače / Upgrade FW / je vysypaný toner uvnitř stroje / vyžaduje výměnu SPMT. |
8. Místo plnění veřejné zakázky
8.1. Místem plnění zakázky pro dodávky tiskových zařízení, SW a jejich servisního zabezpečení jsou pracoviště Nájemce na adresách:
8.1.1. Úřad městské části Praha 14, Bratří Venclíků 1073, Praha 9, PSČ 198 21;
8.1.2. Úřad městské části Praha 14, Bratří Venclíků 1072, Praha 9, PSČ 198 21;
8.1.3. Úřad městské části Praha 14, Bratří Venclíků 1070, Praha 9, PSČ 198 21;
8.1.4. další pracoviště Nájemce na území městské části Praha 14, dle požadavků Nájemce v průběhu plnění zakázky, případně pracoviště organizací zřízených Nájemcem.
9. Počet tiskových zařízení dle kategorií
9.1. Níže uvedená tabulka obsahuje údaje o počtu požadovaných tiskových zařízení. Tisková zařízení jsou členěna do kategorií, které jsou požadovány v rámci této veřejné zakázky. Všechna tisková a multifunkční zařízení ve stejné kategorii musí být shodného typu.
Kategorie | Poptávaný počet (ks) | Popis |
I. | 36 | Tiskárna A4 BW Desktop |
II. | 15 | Multifunkce A4 BW Office |
III. | 4 | Multifunkce A4 Color Office |
IV. | 19 | Multifunkce A3 Color Office |
V. | 2 | Multifunkce A3 Color Produkce |
76 | Celkový počet zařízení |
10. Další požadavky na zpracování nabídek
10.1. Pronajímatel vyplní v tabulkách Přílohy č. 2 zadávací dokumentace – Kategorizace tiskových zařízení všechna zeleně označená pole, ve kterých uvede přesně jakým způsobem plní požadavky Nájemce na jednotlivé kategorie zařízení a dodávky papíru.
10.2. Pronajímatel vyplní v tabulkách Přílohy č. 3 zadávací dokumentace – Tabulkový rozpočet (Cenová nabídka) všechna žlutě označená pole, ve které mj. uvede paušální náklady na HW, SW, papír, ceny za vytištěnou stranu A4 pro každou kategorii zařízení, u tiskových zařízení s možností barevného tisku samostatně cenu za A4 stranu barevného tisku. Obdobně bude postupovat u formátu A3 u zařízení Kategorie IV.
10.3. Pronajímatel ve své nabídce uvede celkové náklady za dobu 48 měsíců.
Příloha č. 1 zadávací dokumentace – Technické požadavky (VZ „Outsourcing tiskových řešení pro městskou část Praha 14“)
10.4. Pro účely této kalkulace Nájemce uvádí předpokládané počty vytištěných stran na tiskových zařízeních v jednotlivých kategoriích v následující tabulce:
Kategorie | Poptávaný počet (ks) | Popis | Počet výtisků měsíčně A4 černobílé | Počet výtisků měsíčně A4 barevné | Počet výtisků měsíčně A3 černobílé | Počet výtisků měsíčně A3 barevné |
I. | 36 | Tiskárna A4 BW Desktop | 500 | ---- | ---- | ---- |
II. | 15 | Multifunkce A4 BW Office | 2000 | ---- | ---- | ---- |
III. | 4 | Multifunkce A4 Color Office | 2000 | 500 | ---- | ---- |
IV. | 19 | Multifunkce A3 Color Office | 7000 | 3000 | 500 | 300 |
V. | 2 | Multifunkce A3 Color Produkce | 11000 | 5000 | 1000 | 500 |
76 | Celkový počet zařízení |
10.5. Pronajímatel dále uvede v odpovídající formě:
10.5.1. kompletní specifikaci dodávaného hardware;
10.5.2. kompletní specifikaci dodávaného software;
10.5.3. způsob licencování Systému, druhy a počty použitých licencí pro zajištění požadované funkcionality;
10.5.4. hodinové sazby pracovních pozic obvyklé pro plnění objednávek nad rámec smlouvy (například stěhování tiskových zařízení, servis mimo záruční podmínky apod.);
10.5.5. ceny spotřebního materiálu nezahrnutého do smlouvy (spony do sešívaček apod.).
11. Celkové náklady
11.1. Cena provozu tiskové a reprografické techniky (tiskových zařízení) a služeb s tím související se bude skládat z následujících položek:
11.1.1. z fixního měsíčního paušálu za nájem tiskových zařízení dle kategorie;
11.1.2. z fixního měsíčního paušálu za provoz systému pro řízení a správu tisku;
11.1.3. z fixního měsíčního paušálu za provoz řešení pro vytěžování dokumentů;
11.1.4. z ceny za realizované tisky;
11.1.5. z ceny za skutečně odebraný papír;
11.1.6. z ceny za samostatně objednané servisní úkony / spotřební materiál mimo rámec této smlouvy.
11.2. V ceně měsíčního paušálu za nájem tiskových zařízení, resp. ceně za realizované tisky musí být zahrnuty veškeré náklady na provoz, servisní zabezpečení, kity pro údržbu apod., a to po celou dobu platnosti smlouvy.
11.3. Měsíční paušály zahrnují i kompletní a konečné náklady na dopravu, instalaci a konfiguraci tiskových zařízení v místě instalace (pracovišti Nájemce), včetně zaškolení správců a uživatelů na veškerý HW a SW v rozsahu funkčnosti vyplývající ze zadávací dokumentace.
11.4. Paušální měsíční částky i skutečně realizované tisky/kopie budou účtovány měsíčně
na základě provedeného odečtu počitadel strojů a údajů ze Systému pro řízení a správu tisků.
11.5. Platební podmínky budou uvedeny ve smlouvě (Příloha č. 4 zadávací dokumentace – Návrh
smlouvy).
Dušek
Date: 2022.03.18